เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

SAP S/4HANA
เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

เทมเพลตนี้แนะนำวิธีรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวิเคราะห์กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ โดยระบุแอตทริบิวต์และกิจกรรมสำคัญที่ต้องใช้สร้างบันทึกเหตุการณ์ พร้อมคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับดึงข้อมูลจากระบบต้นทาง เพื่อให้คุณเริ่มทำ process mining ได้อย่างราบรื่น.
  • แอตทริบิวต์ที่แนะนำสำหรับการวิเคราะห์อย่างละเอียด
  • กิจกรรมสำคัญในกระบวนการที่ควรติดตาม
  • คำแนะนำทีละขั้นตอนในการดึงข้อมูล
เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์ของกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

ฟิลด์ข้อมูลสำคัญที่ควรใส่ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อวิเคราะห์กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างละเอียดและเห็นข้อมูลเชิงลึก.
5 จำเป็น 6 แนะนำ 9 ไม่บังคับ
ชื่อ คำอธิบาย
กิจกรรม
ActivityName
ชื่อของเหตุการณ์หรือขั้นตอนทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในวงจรการประมวลผลใบแจ้งหนี้.
คำอธิบาย

กิจกรรมหมายถึงขั้นตอนหรือการดำเนินการที่แยกจากกันในกระบวนการเจ้าหนี้การค้า เช่น 'รับใบแจ้งหนี้' 'ลงบัญชีใบแจ้งหนี้แล้ว' หรือ 'ดำเนินการจ่ายเงินแล้ว' กิจกรรมเหล่านี้เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของแผนผังกระบวนการ

การวิเคราะห์กิจกรรมเป็นหัวใจสำคัญของ process mining ช่วยให้เห็นภาพการไหลของกระบวนการ ระบุเส้นทางที่เกิดขึ้นบ่อย ตรวจจับความเบี่ยงเบนจากกระบวนการมาตรฐาน และวัดความถี่กับระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน ลำดับกิจกรรมของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการแสดงเส้นทางที่ผ่านในกระบวนการ.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุขั้นตอนของกระบวนการ ช่วยให้เห็นภาพและวิเคราะห์การไหลของกระบวนการ ระบุคอขวด และตรวจจับวงจรการแก้ไขงานซ้ำ.

แหล่งข้อมูล

ได้จากแหล่งข้อมูลหลายแห่ง เช่น การเปลี่ยนสถานะเอกสาร (เช่น BKPF-BSTAT) เอกสารการเปลี่ยนแปลง (ตาราง CDHDR/CDPOS) หรือบันทึกเวิร์กโฟลว์ โดยทั่วไปต้องกำหนดตรรกะการดึงข้อมูลเอง.

ตัวอย่าง
รับใบแจ้งหนี้อนุมัติใบแจ้งหนี้แล้วดำเนินการจ่ายเงินแล้วระงับการจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้
Invoice
รหัสเฉพาะของเอกสารใบแจ้งหนี้ ซึ่งใช้เป็นรหัสกรณีหลักของกระบวนการเจ้าหนี้การค้า.
คำอธิบาย

ใบแจ้งหนี้เป็นออบเจ็กต์หลักที่เชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมด ตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงจ่ายเงินใน SAP S/4HANA โดยทั่วไปจะใช้คีย์ผสมจากรหัสบริษัท (BUKRS) หมายเลขเอกสารเฉพาะ (BELNR) และปีบัญชี (GJAHR).

การวิเคราะห์ตามใบแจ้งหนี้ช่วยให้เห็นวงจรชีวิตของใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการคำนวณตัวชี้วัด เช่น ระยะเวลารวมของวงจร ค้นหาคอขวดของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ และทำความเข้าใจเส้นทางต่าง ๆ ที่ใบแจ้งหนี้อาจผ่านในกระบวนการ.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุเส้นทางของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการได้อย่างเฉพาะเจาะจง จึงติดตามวงจรชีวิตทั้งหมดและวิเคราะห์ประสิทธิภาพกระบวนการแยกเป็นรายกรณีได้.

แหล่งข้อมูล

คีย์ผสมนี้ได้จากตาราง BKPF (ส่วนหัวเอกสารบัญชี) หรือ RBKP (ส่วนหัวเอกสาร: การรับใบแจ้งหนี้) โดยใช้ฟิลด์ BUKRS, BELNR และ GJAHR.

ตัวอย่าง
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
เวลาที่เกิดเหตุการณ์
EventTime
วันที่และเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ.
คำอธิบาย

เวลาที่เกิดเหตุการณ์คือเวลาประทับของแต่ละกิจกรรม ซึ่งแสดงลำดับเหตุการณ์ของใบแจ้งหนี้ตามเวลา ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการทำความเข้าใจการไหลของกระบวนการและการวิเคราะห์ตามช่วงเวลา

ในการวิเคราะห์ ใช้เวลาที่เกิดเหตุการณ์เพื่อเรียงกิจกรรมให้ถูกต้อง คำนวณระยะเวลาระหว่างขั้นตอน ระบุเวลารอ และวิเคราะห์ประสิทธิภาพกระบวนการในช่วงเวลาต่าง ๆ เช่น เปรียบเทียบรายเดือน ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานของ KPI ที่วัดระยะเวลาทั้งหมด.

เหตุผลที่สำคัญ

เวลาประทับนี้สำคัญต่อการเรียงเหตุการณ์ตามลำดับเวลาและคำนวณตัวชี้วัดตามเวลา เช่น ระยะเวลาของวงจรและช่วงเวลาต่าง ๆ ซึ่งเป็นพื้นฐานของ process mining.

แหล่งข้อมูล

ได้จากฟิลด์วันที่และเวลาในตาราง SAP หลายแห่ง เช่น วันที่สร้าง (BKPF-CPUDT) วันที่ลงบัญชี (BKPF-BUDAT) วันที่ล้างยอด (BSAK-AUGDT) หรือเวลาประทับในบันทึกการเปลี่ยนแปลง (CDHDR-UDATE/UTIME).

ตัวอย่าง
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
ระบบต้นทาง
SourceSystem
ระบบที่ใช้ดึงข้อมูล.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุแหล่งที่มาของข้อมูลกระบวนการ สำหรับมุมมองนี้ โดยทั่วไปจะเป็น 'SAP S/4HANA'

ในสภาพแวดล้อมที่มี ERP หลายระบบหรือระบบที่เชื่อมต่อกัน ฟิลด์นี้สำคัญต่อการติดตามที่มาของข้อมูลและการแยกข้อมูล ช่วยให้วิเคราะห์ชุดข้อมูลที่ถูกต้อง และตรวจสอบปัญหาคุณภาพข้อมูลย้อนกลับไปยังแหล่งที่มาได้.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุแหล่งที่มาของข้อมูล ซึ่งสำคัญต่อการกำกับดูแลข้อมูล การแก้ไขปัญหา และการทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีหลายระบบ.

แหล่งข้อมูล

โดยทั่วไปจะกำหนดค่าแบบคงที่ระหว่างการดึงข้อมูล เพื่อระบุแหล่งที่มาของชุดข้อมูล.

ตัวอย่าง
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
อัปเดตข้อมูลล่าสุด
LastDataUpdate
เวลาประทับที่ระบุว่ามีการดึงข้อมูลของระเบียนนี้จากระบบต้นทางมาอัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อใด.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุวันที่และเวลาที่ดึงหรืออัปเดตข้อมูลจาก SAP S/4HANA ล่าสุด เป็นฟิลด์ข้อมูลกำกับที่สำคัญต่อการตรวจสอบว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นปัจจุบันเพียงใด

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าการวิเคราะห์กระบวนการเป็นปัจจุบันแค่ไหน และช่วยกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับความล่าช้าของข้อมูล รวมถึงวางแผนการอัปเดตข้อมูลและรักษาความถูกต้องของข้อมูล.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุความใหม่ของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าการวิเคราะห์กระบวนการเป็นปัจจุบันเพียงใด.

แหล่งข้อมูล

ระบบสร้างและประทับค่านี้ในแต่ละระเบียนขณะดึงข้อมูลจากระบบต้นทาง.

ตัวอย่าง
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
ชื่อผู้ขาย
VendorName
ชื่อผู้ขายที่ส่งใบแจ้งหนี้.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุชื่อทางการของซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย โดยเชื่อมโยงผ่านหมายเลขผู้ขายที่จัดเก็บไว้ในเอกสารใบแจ้งหนี้

การวิเคราะห์ผู้ขายช่วยจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และค้นหาปัญหาในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายแต่ละราย เช่น ผู้ขายรายใดส่งใบแจ้งหนี้ที่มีข้อแตกต่างบ่อยที่สุด หรือเราจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์ตรงเวลาสม่ำเสมอหรือไม่ นอกจากนี้ยังใช้ร่วมกับหมายเลขใบแจ้งหนี้และยอดเงินเพื่อค้นหาการจ่ายเงินซ้ำที่อาจเกิดขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพกระบวนการแยกตามซัพพลายเออร์ เพื่อค้นหาผู้ขายที่มีปัญหาและจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

แหล่งข้อมูล

ดึงจากตารางข้อมูลหลักผู้ขาย LFA1 (ฟิลด์ NAME1) โดยเชื่อมโยงผ่านหมายเลขผู้ขาย (LIFNR) ใน BKPF หรือ RBKP.

ตัวอย่าง
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
ชื่อผู้ใช้
UserName
รหัสผู้ใช้ของผู้ที่ดำเนินกิจกรรม.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้บันทึกรหัสผู้ใช้ SAP ที่รับผิดชอบกิจกรรม เช่น ลงบัญชี อนุมัติ หรือล้างยอดใบแจ้งหนี้ จึงเชื่อมโยงขั้นตอนในกระบวนการกับผู้ใช้แต่ละราย

การวิเคราะห์ตามชื่อผู้ใช้ช่วยให้เข้าใจการกระจายภาระงาน ระบุผู้ที่ทำงานได้ดี และค้นหาผู้ใช้ที่อาจต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม อีกทั้งยังช่วยวิเคราะห์คอขวดในการอนุมัติบนแดชบอร์ด โดยระบุได้ว่าผู้อนุมัติรายใดทำให้กระบวนการล่าช้า.

เหตุผลที่สำคัญ

เชื่อมโยงกิจกรรมกับบุคคลที่ดำเนินการแต่ละราย ทำให้วิเคราะห์ประสิทธิภาพ ภาระงาน และการปฏิบัติตามนโยบายการแบ่งแยกหน้าที่ของผู้ใช้ได้.

แหล่งข้อมูล

โดยทั่วไปพบในตารางส่วนหัว เช่น BKPF-USNAM (ผู้ป้อนข้อมูล) หรือตารางเอกสารการเปลี่ยนแปลง CDHDR-USERNAME (ผู้เปลี่ยนแปลง).

ตัวอย่าง
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
ยอดเงินในใบแจ้งหนี้
InvoiceAmount
ยอดรวมก่อนหักรายการใด ๆ ของใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินของเอกสารต้นฉบับ.
คำอธิบาย

มูลค่ารวมของใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายส่งมา ซึ่งรวมค่าสินค้าหรือบริการ ภาษี และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ก่อนหักรายการหรือส่วนลด

ยอดเงินในใบแจ้งหนี้เป็นแอตทริบิวต์ทางการเงินสำคัญที่ใช้วิเคราะห์ได้หลายด้าน ช่วยจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ยอดสูง ทำความเข้าใจผลกระทบทางการเงินจากความล่าช้าของกระบวนการ เช่น ค่าปรับชำระล่าช้าสำหรับใบแจ้งหนี้ยอดสูง และแบ่งกลุ่มกระบวนการ เช่น ใบแจ้งหนี้ยอดสูงมีเส้นทางอนุมัติต่างจากรายการอื่นหรือไม่ นอกจากนี้ยังจำเป็นต่อการค้นหาการจ่ายเงินซ้ำที่อาจเกิดขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ให้ข้อมูลด้านการเงินประกอบกระบวนการ ช่วยวิเคราะห์ตามมูลค่า จัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ยอดสูง และประเมินผลกระทบทางการเงิน.

แหล่งข้อมูล

พบในตาราง เช่น RBKP-RMWWR (ยอดรวมใบแจ้งหนี้) สำหรับใบแจ้งหนี้ MM หรือคำนวณจากรายการใน BSEG (ฟิลด์ WRBTR) สำหรับใบแจ้งหนี้ FI.

ตัวอย่าง
1500.00250.7512345.50
รหัสบริษัท
CompanyCode
หน่วยงานที่รับผิดชอบประมวลผลใบแจ้งหนี้.
คำอธิบาย

รหัสบริษัทคือหน่วยงานระดับเล็กที่สุดที่สามารถจัดทำชุดบัญชีที่สมบูรณ์และแยกเป็นอิสระเพื่อรายงานภายนอกได้ ในบริบทของเจ้าหนี้การค้า รหัสนี้หมายถึงนิติบุคคลที่มีหนี้ต้องชำระให้ผู้ขาย

การวิเคราะห์ตามรหัสบริษัทช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการระหว่างนิติบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร และช่วยระบุว่าส่วนใดดำเนินงานตามกระบวนการมาตรฐาน ส่วนใดมีประสิทธิภาพสูงกว่า ใช้เวลานานกว่า หรือมีอัตราการแก้ไขงานซ้ำสูงกว่า.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพกระบวนการระหว่างนิติบุคคลต่าง ๆ และค้นหาปัญหาหรือแนวทางปฏิบัติที่ดีเฉพาะภูมิภาคหรือหน่วยธุรกิจ.

แหล่งข้อมูล

พบในตารางส่วนหัวเอกสาร โดยหลักคือ BKPF-BUKRS สำหรับใบแจ้งหนี้ FI และ RBKP-BUKRS สำหรับใบแจ้งหนี้ MM.

ตัวอย่าง
10001710US01DE01
วันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้
InvoiceDueDate
วันที่ต้องชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ให้ผู้ขาย.
คำอธิบาย

วันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้คือกำหนดเวลาที่ต้องจ่ายเงินให้ผู้ขาย เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับชำระล่าช้าและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ วันที่นี้คำนวณจากวันที่ฐานของใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการจ่ายเงินที่ตกลงกับผู้ขาย

วันที่นี้จำเป็นต่อแดชบอร์ด 'การปฏิบัติตามข้อกำหนดและอายุหนี้ด้านการจ่ายเงิน' และ KPI 'อัตราการจ่ายเงินตรงเวลา' เมื่อนำวันครบกำหนดมาเปรียบเทียบกับวันที่จ่ายเงินจริง จะเห็นได้ว่าจ่ายเงินตรงเวลา ก่อนกำหนด หรือล่าช้า ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการเงินและความสัมพันธ์กับผู้ขาย.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นข้อมูลหลักสำหรับวิเคราะห์การจ่ายเงินตรงเวลา ช่วยวัดประสิทธิภาพการจ่ายเงินและผลกระทบต่อความสัมพันธ์กับผู้ขายและค่าปรับชำระล่าช้า.

แหล่งข้อมูล

วันที่นี้มักคำนวณขึ้น โดยวันครบกำหนดสุทธิอยู่ในฟิลด์ BSEG-NETDT นอกจากนี้ยังคำนวณได้จากวันที่ฐานสำหรับการจ่ายเงิน (BSEG-ZFBDT) และเงื่อนไขการจ่ายเงิน (BSEG-ZTERM).

ตัวอย่าง
2023-10-312023-11-152024-01-10
หมายเลขใบสั่งซื้อ
PurchaseOrderNumber
รหัสเฉพาะของใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ หากมี.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ (PO) ที่อนุมัติไว้ล่วงหน้า การมีหมายเลข PO เป็นพื้นฐานของกระบวนการจับคู่ 3 ทาง (PO-ใบแจ้งหนี้-ใบรับสินค้า)

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพ ใช้คำนวณ KPI 'สัดส่วนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ' เพื่อวัดการปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อ และเป็นข้อมูลพื้นฐานของแดชบอร์ด 'ประสิทธิภาพการจับคู่ 3 ทาง' ซึ่งใช้วิเคราะห์การจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่มี PO รองรับ.

เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการจับคู่ 3 ทางและวัดการปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อ โดยช่วยระบุใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผลโดยไม่มี PO.

แหล่งข้อมูล

พบในตารางรายการใบแจ้งหนี้ เช่น RSEG-EBELN (สำหรับใบแจ้งหนี้ MM) หรือ BSEG-EBELN (สำหรับใบแจ้งหนี้ FI).

ตัวอย่าง
45000012344500005678
เงื่อนไขการชำระเงิน
PaymentTerms
ข้อตกลงกับผู้ขายเกี่ยวกับการชำระใบแจ้งหนี้ ซึ่งมักรวมส่วนลดไว้ด้วย.
คำอธิบาย

เงื่อนไขการชำระเงินกำหนดวันครบกำหนดชำระและส่วนลดที่อาจได้รับเมื่อชำระก่อนกำหนด ตัวอย่างเช่น เงื่อนไข 'Z001' อาจหมายถึง 'ชำระภายใน 30 วัน รับส่วนลด 2% หากชำระภายใน 10 วัน'

แอตทริบิวต์นี้เป็นข้อมูลพื้นฐานของแดชบอร์ด 'อัตราการรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด' เมื่อวิเคราะห์เงื่อนไขการชำระเงิน คุณจะระบุใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ได้รับส่วนลดได้ จากนั้นเปรียบเทียบกับส่วนลดที่ได้รับจริง เพื่อหาส่วนลดที่พลาดไปและวัดประสิทธิภาพของกระบวนการชำระเงิน.

เหตุผลที่สำคัญ

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการวิเคราะห์โอกาสรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด การวัดผลด้านการเงินของกระบวนการชำระเงิน และการระบุโอกาสประหยัดที่พลาดไป.

แหล่งข้อมูล

พบได้ในรายการบัญชีผู้ขาย ตาราง BSEG-ZTERM หรือส่วนหัวใบแจ้งหนี้ใน RBKP-ZTERM.

ตัวอย่าง
Z0010001NT30
ชำระเงินล่าช้าหรือไม่
IsLatePayment
ค่าบูลีนที่ระบุว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระหลังวันครบกำหนดหรือไม่.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์ที่คำนวณนี้เป็นค่าจริง/เท็จที่ระบุว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระหลังวันครบกำหนดอย่างเป็นทางการหรือไม่ โดยคำนวณจากการเปรียบเทียบ 'วันที่ตัดบัญชี' กับ 'วันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้'

ค่านี้ช่วยให้วิเคราะห์แดชบอร์ด 'การปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินและอายุหนี้' และ KPI 'อัตราการชำระตรงเวลา' ได้ง่ายขึ้น คุณสามารถกรองและสรุปข้อมูลเพื่อนับจำนวนการชำระล่าช้า คำนวณสัดส่วนการชำระตรงเวลา และระบุผู้ขายหรือรหัสบริษัทที่มีอัตราการชำระล่าช้าสูงได้.

เหตุผลที่สำคัญ

วัดการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินโดยตรง ช่วยคำนวณ KPI การชำระตรงเวลา และระบุจุดที่ผลการชำระเงินยังไม่ดี.

แหล่งข้อมูล

แอตทริบิวต์ที่คำนวณ โดยใช้เงื่อนไข: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

ตัวอย่าง
truefalse
ดำเนินการอัตโนมัติหรือไม่
IsAutomated
ตัวบ่งชี้ว่าระบบดำเนินกิจกรรมโดยอัตโนมัติ แทนการดำเนินการโดยผู้ใช้.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์แบบค่าจริง/เท็จนี้ใช้แยกกิจกรรมที่ผู้ใช้เริ่มดำเนินการกับกิจกรรมที่ระบบทำผ่านงาน เวิร์กโฟลว์ หรือบอต เช่น รอบการจ่ายเงินอัตโนมัติหรือการลงบัญชีใบแจ้งหนี้ที่ระบบสร้างจะถูกระบุว่าเป็นการดำเนินการอัตโนมัติ

การวิเคราะห์แอตทริบิวต์นี้ช่วยให้เข้าใจระดับการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการเจ้าหนี้การค้า ใช้วัดผลของโครงการระบบอัตโนมัติ เปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างขั้นตอนอัตโนมัติกับขั้นตอนที่ทำด้วยตนเอง และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงเพิ่มเติม.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวัดระดับการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการ เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิผลและค้นหาโอกาสในการปรับปรุงเพิ่มเติม.

แหล่งข้อมูล

อนุมานจากชื่อผู้ใช้ เช่น รหัสผู้ใช้ระบบอย่าง 'SAP_SYSTEM' หรือ 'BATCHUSER' หรือจากรหัสธุรกรรมเฉพาะที่เชื่อมโยงกับงานอัตโนมัติ.

ตัวอย่าง
truefalse
ได้รับส่วนลดหรือไม่
DiscountTaken
ค่าบูลีนที่ระบุว่าได้รับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนดหรือไม่.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุว่าได้รับส่วนลดเงินสดจริงเมื่อชำระใบแจ้งหนี้หรือไม่ เป็นข้อมูลสำคัญในการวัดประสิทธิภาพทางการเงินของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้

ค่านี้เป็นหัวใจของ KPI 'อัตราการรับส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนด' เมื่อกรองใบแจ้งหนี้ที่มีสิทธิ์ได้รับส่วนลดตามเงื่อนไขการชำระเงิน แล้ววิเคราะห์ค่านี้ องค์กรจะคำนวณได้อย่างแม่นยำว่าประหยัดเงินได้เท่าใด และพลาดโอกาสประหยัดไปกี่ครั้ง จึงใช้วัดผลการดำเนินงานด้านบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างชัดเจน.

เหตุผลที่สำคัญ

วัดผลการใช้ส่วนลดเมื่อชำระก่อนกำหนดที่มีสิทธิ์ได้รับโดยตรง ซึ่งส่งผลต่อกำไรสุทธิของบริษัท.

แหล่งข้อมูล

คำนวณโดยตรวจว่าฟิลด์ยอดส่วนลด (BSEG-SKNTO) ในเอกสารการชำระเงินมีค่ามากกว่าศูนย์หรือไม่.

ตัวอย่าง
truefalse
ประเภทเอกสารใบแจ้งหนี้
InvoiceDocumentType
การจัดประเภทเอกสารใบแจ้งหนี้ ซึ่งกำหนดวิธีประมวลผลใน SAP.
คำอธิบาย

ประเภทเอกสารเป็นองค์ประกอบการกำหนดค่าที่สำคัญใน SAP ใช้จัดหมวดหมู่เอกสารบัญชี เช่น โดยทั่วไปใช้ 'KR' สำหรับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย 'RE' สำหรับใบแจ้งหนี้ MM และ 'KG' สำหรับใบลดหนี้จากผู้ขาย ประเภทนี้กำหนดรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ช่วงหมายเลขเอกสารและฟิลด์ที่ต้องระบุ

ในการวิเคราะห์กระบวนการ การกรองตามประเภทเอกสารช่วยเปรียบเทียบเส้นทางของใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทได้ เช่น ขั้นตอนอนุมัติใบลดหนี้อาจต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไป ข้อมูลนี้ใช้กับแดชบอร์ด 'รูปแบบเส้นทางการอนุมัติใบแจ้งหนี้'.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งกลุ่มกระบวนการตามวิธีจัดการใบแจ้งหนี้แต่ละประเภท เพื่อให้เห็นความแตกต่างของเส้นทางการประมวลผลและระยะเวลาของวงจร.

แหล่งข้อมูล

ดึงโดยตรงจากฟิลด์ BKPF-BLART ในตารางส่วนหัวเอกสาร.

ตัวอย่าง
KRREKG
เลขที่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
VendorInvoiceNumber
เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายระบุในเอกสาร.
คำอธิบาย

หมายเลขอ้างอิงจากระบบบัญชีของผู้ขาย ซึ่งพิมพ์อยู่บนใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลนี้ป้อนด้วยตนเองหรือบันทึกด้วย OCR เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้

ฟิลด์นี้สำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติงานและการวิเคราะห์ โดยเฉพาะแดชบอร์ด 'การชำระใบแจ้งหนี้ซ้ำที่อาจเกิดขึ้น' วิธีตรวจหารายการซ้ำที่ใช้กันทั่วไปคือค้นหาเอกสารใบแจ้งหนี้ภายในหลายรายการที่มีชื่อผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และยอดใบแจ้งหนี้ตรงกัน ฟิลด์นี้เป็นหมายเลขอ้างอิงหลักจากภายนอกสำหรับใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นฟิลด์สำคัญสำหรับตรวจหารายการชำระเงินซ้ำที่อาจเกิดขึ้น และเป็นหมายเลขอ้างอิงหลักเมื่อติดต่อกับผู้ขาย.

แหล่งข้อมูล

จัดเก็บในฟิลด์ 'Reference' ที่ส่วนหัวเอกสาร โดยทั่วไปคือ BKPF-XBLNR.

ตัวอย่าง
INV-2023-9876733401120231015-001
วันที่ตัดบัญชี
ClearingDate
วันที่ชำระเงินและตัดใบแจ้งหนี้ออกจากรายการค้างชำระ.
คำอธิบาย

วันที่ตัดบัญชีแสดงว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว โดยเป็นวันที่เกิดกิจกรรม 'Payment Cleared' ซึ่งถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของเส้นทางใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ที่ดำเนินการสำเร็จ

ใช้วันที่นี้คำนวณวันที่ชำระเงินจริง แล้วนำไปเปรียบเทียบกับวันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้ จึงจำเป็นต่อการคำนวณ KPI 'อัตราการชำระตรงเวลา' และการวิเคราะห์ผลการชำระเงิน นอกจากนี้ยังใช้เป็นจุดสิ้นสุดในการคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของกระบวนการใบแจ้งหนี้.

เหตุผลที่สำคัญ

ระบุวันที่ชำระใบแจ้งหนี้เสร็จสิ้น ใช้เป็นจุดสิ้นสุดในการคำนวณระยะเวลากระบวนการและเป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับวิเคราะห์การชำระตรงเวลา.

แหล่งข้อมูล

พบได้ในตารางรายการที่ตัดบัญชีแล้ว เช่น BSAK-AUGDT สำหรับผู้ขาย.

ตัวอย่าง
2023-10-282023-11-142024-01-09
สกุลเงินของใบแจ้งหนี้
InvoiceCurrency
รหัสสกุลเงินของยอดใบแจ้งหนี้ เช่น USD หรือ EUR.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุสกุลเงินที่ใช้แสดงยอดใบแจ้งหนี้ และให้บริบทที่จำเป็นสำหรับข้อมูลทางการเงิน

สำหรับองค์กรที่ดำเนินงานในหลายประเทศ การวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้โดยไม่คำนึงถึงสกุลเงินอาจทำให้เข้าใจผิดได้ ฟิลด์นี้ช่วยให้จัดการข้อมูลทางการเงินได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการแปลงยอดทั้งหมดเป็นสกุลเงินเดียวสำหรับรายงาน หรือแยกวิเคราะห์ตามสกุลเงินเพื่อทำความเข้าใจกิจกรรมทางการเงินในแต่ละภูมิภาค.

เหตุผลที่สำคัญ

ให้บริบทที่จำเป็นสำหรับยอดใบแจ้งหนี้ ช่วยให้วิเคราะห์และรายงานข้อมูลทางการเงินได้ถูกต้อง โดยเฉพาะในองค์กรที่ดำเนินงานหลายประเทศ.

แหล่งข้อมูล

พบในตารางส่วนหัวเอกสาร โดยหลักคือ BKPF-WAERS หรือ RBKP-WAERS.

ตัวอย่าง
USDEURGBPJPY
เหตุผลที่ระงับการชำระเงิน
BlockingReason
เหตุผลที่ระงับการชำระใบแจ้งหนี้ ซึ่งบ่งชี้ว่ามีข้อมูลไม่ตรงกัน.
คำอธิบาย

หากใบแจ้งหนี้ไม่ผ่านการตรวจสอบระหว่างการจับคู่ 3 ทางหรือขั้นตอนตรวจสอบอื่น ระบบจะระงับการชำระเงิน โดยระบุเหตุผลไว้ เช่น จำนวนไม่ตรง ราคาแตกต่าง หรือไม่มีใบรับสินค้า

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'การวิเคราะห์งานแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ข้อมูลไม่ตรงกัน' การวิเคราะห์ความถี่ของเหตุผลที่ระงับการชำระเงินแต่ละประเภทช่วยให้ค้นหาสาเหตุหลักของความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการได้ เช่น หากพบเหตุผล 'ราคาแตกต่าง' บ่อยครั้ง อาจเป็นสัญญาณว่าข้อมูลหลักในระบบจัดซื้อมีปัญหา.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้เห็นสาเหตุของข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกันและงานแก้ไขได้โดยตรง เพื่อให้คุณปรับปรุงกระบวนการได้ตรงจุด.

แหล่งข้อมูล

จัดเก็บในตารางรายการใบแจ้งหนี้ เช่น RSEG ในฟิลด์ที่ขึ้นต้นด้วย SPGR* (เช่น SPGRP, SPGRQ, SPGRT) และอาจพบได้ใน RBKP_BLOCKED.

ตัวอย่าง
ราคาไม่ตรงกันจำนวนไม่ตรงกันไม่มีใบรับสินค้า
จำเป็น แนะนำ ไม่บังคับ

กิจกรรมในกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

ขั้นตอนและจุดสำคัญของกระบวนการที่ควรบันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อค้นหาและปรับปรุงกระบวนการได้อย่างแม่นยำ.
7 แนะนำ 8 ไม่บังคับ
กิจกรรม คำอธิบาย
ดำเนินการจ่ายเงินแล้ว
มีการจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว โดยบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อรอบการจ่ายเงินเสร็จสมบูรณ์และสร้างพร้อมลงบัญชีเอกสารการจ่ายเงิน.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้สำคัญต่อการวิเคราะห์กระแสเงินสดและวัด KPI 'อัตราการจ่ายเงินตรงเวลา' โดยเปรียบเทียบวันที่จ่ายกับวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้.

แหล่งข้อมูล

บันทึกจากวันที่ลงบัญชีของเอกสารการจ่ายเงินที่ล้างยอดใบแจ้งหนี้ หมายเลขเอกสารการจ่ายเงินเชื่อมโยงอยู่ในฟิลด์เอกสารล้างยอด (AUGBL) ของรายการใบแจ้งหนี้ (BSEG).

บันทึก

ระบุวันที่ลงบัญชี (BUDAT) ของเอกสารการจ่ายเงินที่ล้างยอดรายการใบแจ้งหนี้.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
ยกเลิกใบแจ้งหนี้
กลับรายการเอกสารใบแจ้งหนี้ ทำให้ผลกระทบทางการเงินเป็นโมฆะ นี่เป็นสถานะสิ้นสุดอีกแบบหนึ่งของกระบวนการ ซึ่งมักเกิดจากการป้อนข้อมูลผิดหรือข้อโต้แย้งกับซัพพลายเออร์.
เหตุผลที่สำคัญ

การติดตามการยกเลิกช่วยค้นหาสาเหตุที่กระบวนการไม่สำเร็จ เช่น ส่งเอกสารซ้ำหรือข้อมูลใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจชี้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนหน้าในกระบวนการ.

แหล่งข้อมูล

บันทึกเหตุการณ์นี้อย่างชัดเจนเมื่อสร้างเอกสารกลับรายการ ส่วนหัวเอกสารต้นฉบับ (BKPF) จะมีการระบุหมายเลขเอกสารกลับรายการ (STBLG) และเหตุผลในการกลับรายการ.

บันทึก

ระบุวันที่ลงบัญชีของเอกสารกลับรายการ ซึ่งเชื่อมโยงอยู่ในส่วนหัวของเอกสารต้นฉบับ (BKPF-STBLG).

ประเภทเหตุการณ์ explicit
ระงับการจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้
ระบบหรือผู้ใช้ระงับใบแจ้งหนี้ไว้ ทำให้ไม่สามารถจ่ายเงินได้ โดยทั่วไปเกิดจากข้อแตกต่างด้านราคา ปริมาณ หรือการอนุมัติที่ยังไม่ครบ.
เหตุผลที่สำคัญ

สถานะนี้เป็นตัวบ่งชี้สำคัญของปัญหาและการแก้ไขงานซ้ำ การวิเคราะห์เหตุผลและระยะเวลาที่ระงับช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าในการจ่ายเงินและความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ.

แหล่งข้อมูล

สถานะนี้บันทึกไว้อย่างชัดเจนในฟิลด์รหัสระงับการจ่ายเงิน (ZLSPR) ของรายการเจ้าหนี้ในเอกสารบัญชี (ตาราง BSEG).

บันทึก

บันทึกผ่านเอกสารการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการระบุเหตุผลการระงับในฟิลด์ BSEG-ZLSPR.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
รับใบแจ้งหนี้
กิจกรรมนี้หมายถึงการสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ใน SAP ไม่ว่าจะป้อนด้วยตนเองหรือผ่านอินเทอร์เฟซอัตโนมัติ เช่น OCR/VIM โดยทั่วไปจะบันทึกเหตุการณ์จากวันที่และเวลาที่สร้างส่วนหัวเอกสารบัญชี.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ จึงจำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของวงจรใบแจ้งหนี้ และวัดปริมาณงานที่ดำเนินการได้ของกระบวนการเจ้าหนี้การค้าทั้งหมด.

แหล่งข้อมูล

บันทึกเหตุการณ์นี้จากตารางส่วนหัวเอกสารบัญชี (BKPF) โดยใช้วันที่สร้างเอกสาร (CPUDT) และเวลา (CPUTM).

บันทึก

ใช้เวลาประทับการสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

ประเภทเหตุการณ์ explicit
ลงบัญชีใบแจ้งหนี้แล้ว
บันทึกใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างเป็นทางการ ทำให้เกิดหนี้สินทางการเงิน เอกสารที่พักไว้จะเปลี่ยนเป็นเอกสารที่ลงบัญชีแล้ว หรืออาจลงบัญชีโดยตรง.
เหตุผลที่สำคัญ

นี่คือหมุดหมายสำคัญทางการเงินที่ยืนยันว่าบริษัทมีภาระต้องชำระเงิน และมักเป็นเงื่อนไขก่อนจัดตารางการจ่ายเงิน.

แหล่งข้อมูล

ระบุเหตุการณ์นี้จากวันที่ลงบัญชี (BUDAT) ในส่วนหัวเอกสาร (BKPF) เอกสารที่ลงบัญชีแล้วจะมีสถานะเอกสาร (BKPF-BSTAT) เป็นค่าว่าง.

บันทึก

ใช้วันที่ลงบัญชี (BKPF-BUDAT) สำหรับเอกสารที่ไม่ได้พักไว้ (BKPF-BSTAT เป็นค่าว่าง).

ประเภทเหตุการณ์ explicit
ล้างยอดการจ่ายเงินแล้ว
กิจกรรมนี้เป็นการปิดใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย โดยกระทบยอดการจ่ายเงินกับใบแจ้งหนี้ในบัญชีย่อย แสดงว่ากระบวนการเสร็จสมบูรณ์แล้ว.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนของกระบวนการ จึงจำเป็นต่อการคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบอย่างแม่นยำ และยืนยันว่าชำระหนี้สินแล้ว.

แหล่งข้อมูล

เหตุการณ์นี้บันทึกไว้อย่างชัดเจนเมื่อมีการระบุวันที่ล้างยอด (AUGDT) ในรายการเจ้าหนี้ของเอกสารใบแจ้งหนี้ (ตาราง BSEG).

บันทึก

ใช้วันที่ล้างยอด (BSEG-AUGDT) จากรายการใบแจ้งหนี้.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
อนุมัติใบแจ้งหนี้แล้ว
ใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติครบตามที่กำหนดในระบบเวิร์กโฟลว์แล้ว โดยมักเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนลงบัญชีหรือยกเลิกการระงับการจ่ายเงิน.
เหตุผลที่สำคัญ

หมุดหมายสำคัญนี้เป็นจุดสิ้นสุดของรอบการอนุมัติ ระยะเวลาตั้งแต่ส่งขออนุมัติจนถึงได้รับอนุมัติเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ.

แหล่งข้อมูล

บันทึกจาก SAP Business Workflow เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์หรือมีการอนุมัติขั้นสุดท้าย อีกทางหนึ่ง อาจอนุมานจากการยกเลิกการระงับการจ่ายเงินหลังส่งขออนุมัติ.

บันทึก

ดึงเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์จากบันทึก SAP workflow หรือค้นหาเหตุการณ์ 'อนุมัติให้ดำเนินการ' ขั้นสุดท้าย.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
แก้ไขข้อแตกต่างแล้ว
กิจกรรมนี้หมายถึงการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาที่พบก่อนหน้านี้ ซึ่งอาจทำให้ระงับการจ่ายเงิน โดยบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อยกเลิกการระงับใบแจ้งหนี้.
เหตุผลที่สำคัญ

การติดตามวงจรการแก้ไขงานซ้ำนี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'การวิเคราะห์การแก้ไขข้อแตกต่างในใบแจ้งหนี้' เพราะช่วยวัดเวลาและแรงงานที่ใช้แก้ข้อผิดพลาด.

แหล่งข้อมูล

อนุมานจากเอกสารการเปลี่ยนแปลงที่แสดงการยกเลิกการระงับการจ่ายเงิน โดยใช้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของฟิลด์ BSEG-ZLSPR เป็นแหล่งข้อมูลหลัก.

บันทึก

ค้นหาเอกสารการเปลี่ยนแปลงของตาราง BSEG ที่ฟิลด์ ZLSPR เปลี่ยนจากมีค่าเป็นค่าว่าง.

ประเภทเหตุการณ์ inferred
จับคู่ใบรับสินค้าแล้ว
กิจกรรมนี้หมายถึงการจับคู่ปริมาณและมูลค่าในใบแจ้งหนี้กับเอกสารใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้องสำเร็จ ซึ่งเป็นขั้นตอนตรวจสอบขั้นสุดท้ายของการจับคู่ 3 ทาง.
เหตุผลที่สำคัญ

การติดตามกิจกรรมนี้ช่วยระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพในการจับคู่ 3 ทาง และค้นหาข้อแตกต่างระหว่างสินค้าที่รับเข้ากับรายการที่ซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงิน.

แหล่งข้อมูล

อนุมานจากการมีข้อมูลอ้างอิงเอกสารวัสดุ (ใบรับสินค้า) ในรายการใบแจ้งหนี้ ซึ่งมักเชื่อมโยงผ่านประวัติรายการใบสั่งซื้อ.

บันทึก

อนุมานจากการมีข้อมูลอ้างอิงเอกสารใบรับสินค้าในรายการใบแจ้งหนี้ เช่น ใน RSEG สำหรับใบแจ้งหนี้ MIRO.

ประเภทเหตุการณ์ inferred
จับคู่ใบสั่งซื้อแล้ว
กิจกรรมนี้หมายถึงการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องสำเร็จ ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญของการจับคู่ 3 ทางสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ.
เหตุผลที่สำคัญ

การวิเคราะห์กิจกรรมนี้ช่วยวัดประสิทธิภาพของกระบวนการจับคู่ และเป็นพื้นฐานของ KPI 'ประสิทธิภาพการจับคู่ 3 ทาง' และ 'สัดส่วนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ'.

แหล่งข้อมูล

อนุมานได้เมื่อรายการใบแจ้งหนี้ในตาราง BSEG หรือ ACDOCA มีหมายเลขใบสั่งซื้อ (EBELN) และรายการ (EBELP) ที่ถูกต้อง.

บันทึก

อนุมานจากการมีข้อมูลอ้างอิงใบสั่งซื้อ (BSEG-EBELN) ในเอกสารใบแจ้งหนี้ขณะสร้างเอกสาร.

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ปฏิเสธใบแจ้งหนี้
ผู้อนุมัติปฏิเสธใบแจ้งหนี้ระหว่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยทั่วไปการดำเนินการนี้จะส่งใบแจ้งหนี้กลับไปยังผู้ประมวลผลเพื่อแก้ไขหรือชี้แจง.
เหตุผลที่สำคัญ

การติดตามรายการที่ถูกปฏิเสธช่วยให้เห็นวงจรการแก้ไขงานซ้ำในกระบวนการอนุมัติ และอาจบ่งชี้ปัญหาการปฏิบัติตามนโยบายหรือการลงรหัสใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง.

แหล่งข้อมูล

บันทึกเป็นเหตุการณ์ผลลัพธ์เฉพาะในบันทึก SAP Business Workflow ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้.

บันทึก

ดึงเหตุการณ์สถานะ 'ปฏิเสธ' ของเวิร์กโฟลว์จากบันทึก SAP workflow.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
พักใบแจ้งหนี้
หมายถึงใบแจ้งหนี้ที่ป้อนเข้าระบบแล้ว แต่ยังไม่ได้ลงบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยมักเป็นขั้นตอนที่ตั้งใจพักเอกสารที่ยังไม่สมบูรณ์ไว้ เพื่อดำเนินการหรือขออนุมัติภายหลัง.
เหตุผลที่สำคัญ

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่พักไว้ช่วยให้เห็นความล่าช้าก่อนเริ่มลงบัญชีอย่างเป็นทางการ และอาจชี้ให้เห็นปัญหาข้อมูลไม่ครบหรือการตรวจสอบเบื้องต้น.

แหล่งข้อมูล

อนุมานสถานะนี้จากฟิลด์สถานะเอกสารในส่วนหัวเอกสารบัญชี (BKPF-BSTAT = 'V' สำหรับสถานะพักเอกสาร) เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อมีการกำหนดสถานะนี้.

บันทึก

ค้นหาเอกสารการเปลี่ยนแปลงของตาราง BKPF ที่กำหนดฟิลด์ BSTAT เป็น 'V' (Vor-erfasst/ป้อนข้อมูลล่วงหน้า).

ประเภทเหตุการณ์ inferred
เลยวันครบกำหนดชำระใบแจ้งหนี้
เหตุการณ์ที่คำนวณขึ้นเพื่อระบุว่าเลยวันครบกำหนดสุทธิของใบแจ้งหนี้แล้ว โดยยังไม่มีการล้างยอดการจ่ายเงิน ซึ่งหมายถึงการจ่ายเงินล่าช้าหรือเกินกำหนด.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้จำเป็นต่อแดชบอร์ด 'การปฏิบัติตามข้อกำหนดและอายุหนี้ด้านการจ่ายเงิน' ช่วยให้พบและจัดการใบแจ้งหนี้เกินกำหนดได้ล่วงหน้า พร้อมวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงของการจ่ายเงินล่าช้า.

แหล่งข้อมูล

SAP ไม่มีเหตุการณ์นี้โดยตรง แต่คำนวณโดยเปรียบเทียบวันที่ปัจจุบันของระบบกับวันครบกำหนดสุทธิ (คำนวณจาก BSEG-ZFBDT หรือวันที่ฐานและเงื่อนไขการจ่ายเงิน).

บันทึก

เหตุการณ์ที่คำนวณขึ้นเมื่อเวลาประทับของเหตุการณ์อยู่หลังวันครบกำหนดสุทธิของใบแจ้งหนี้.

ประเภทเหตุการณ์ calculated
ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ
ส่งใบแจ้งหนี้เข้าสู่เวิร์กโฟลว์เพื่อขออนุมัติตามกฎทางธุรกิจ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการย่อยด้านการอนุมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการวัด KPI 'เวลาเฉลี่ยในการอนุมัติใบแจ้งหนี้' และวิเคราะห์คอขวดในขั้นตอนอนุมัติ.

แหล่งข้อมูล

บันทึกข้อมูลนี้ได้จากบันทึก SAP Business Workflow (ตาราง SWW*) ซึ่งระบุการเริ่มต้นอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยงกับออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ เช่น BUS2081.

บันทึก

ดึงเหตุการณ์เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์จากบันทึก SAP workflow เช่น ตาราง SWW_WIHEAD ที่เชื่อมโยงกับเอกสารใบแจ้งหนี้.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
สร้างข้อเสนอการจ่ายเงิน
เพิ่มใบแจ้งหนี้ในข้อเสนอการจ่ายเงินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของรอบการจ่ายเงิน เช่น F110 ขณะนี้กำหนดให้จ่ายเงินแล้ว โดยรอการดำเนินการรอบจ่ายเงินขั้นสุดท้าย.
เหตุผลที่สำคัญ

กิจกรรมนี้แสดงการเปลี่ยนจากหนี้สินคงค้างไปสู่รายการที่กำลังเตรียมจ่ายเงิน ช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพการปฏิบัติการด้านการจ่ายเงิน.

แหล่งข้อมูล

บันทึกเหตุการณ์นี้ไว้อย่างชัดเจนในตารางข้อมูลรอบการจ่ายเงิน โดยเฉพาะ REGUP (รายการที่ประมวลผลโดยโปรแกรมการจ่ายเงิน) และ REGUH (ส่วนหัว).

บันทึก

ตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ปรากฏในตาราง REGUP เมื่อใด โดยอ้างอิงรอบการจ่ายเงินใน REGUH.

ประเภทเหตุการณ์ explicit
แนะนำ ไม่บังคับ

คู่มือการดึงข้อมูล

วิธีดึงข้อมูลจาก SAP S/4HANA

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

ใช้เทมเพลตนี้เพื่อเริ่มโครงการ process mining และเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานด้านเจ้าหนี้การค้า เริ่มปรับปรุงกระบวนการให้คล่องตัวและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้วันนี้.

ลดค่าธรรมเนียมชำระล่าช้า ด้วยการปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้

ลดต้นทุนการประมวลผลได้ 60% และจัดการรายการชำระเงินซ้ำได้ง่ายขึ้น.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เริ่มต้นใช้งานได้ภายในไม่กี่นาที.