> การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง > บันทึกบัญชีถึงการรายงาน: รายการสมุดรายวัน > Workiva > เทมเพลตข้อมูล

เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

Workiva

แอตทริบิวต์ของรายการบัญชีในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน(18) กิจกรรมในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี(14) คู่มือการดึงข้อมูล(1)

เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

เทมเพลตนี้แนะนำวิธีรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวิเคราะห์กระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี โดยระบุฟิลด์ข้อมูลสำคัญ ขั้นตอนที่ควรติดตาม และแนวทางดึงข้อมูลจาก Workiva เมื่อนำเทมเพลตนี้ไปใช้ คุณจะมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเริ่มโครงการ process mining ได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

แอตทริบิวต์ที่แนะนำให้รวบรวม
กิจกรรมสำคัญที่ควรติดตาม
แนวทางดึงข้อมูลไปใช้จริง

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

ดาวน์โหลดเทมเพลต

แอตทริบิวต์ของรายการบัญชีในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน

ฟิลด์ข้อมูลเหล่านี้เป็นรายการที่แนะนำให้ใส่ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อวิเคราะห์กระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชีได้อย่างละเอียด.

5 จำเป็น 5 แนะนำ 8 ไม่บังคับ

	ชื่อ	คำอธิบาย
	กิจกรรม ActivityName	ชื่อขั้นตอนหรือเหตุการณ์เฉพาะที่เกิดขึ้นกับรายการบัญชี.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้อธิบายกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตรายการบัญชี โดยบันทึกเหตุการณ์สำคัญ เช่น 'สร้างรายการบัญชี' 'ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบ' 'อนุมัติรายการบัญชี' และ 'บันทึกรายการบัญชีลงบัญชีแยกประเภททั่วไป' การวิเคราะห์ลำดับและความถี่ของกิจกรรมเหล่านี้เป็นหัวใจของ process mining ช่วยให้เห็นภาพลำดับการทำงาน ระบุเส้นทางที่พบได้บ่อยและไม่บ่อย และค้นหาคอขวดที่ทำให้รายการใช้เวลานาน นอกจากนี้ยังใช้กำหนดจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับคำนวณ KPI สำคัญ เช่น ระยะเวลารอบการอนุมัติ. เหตุผลที่สำคัญ แอตทริบิวต์นี้กำหนดขั้นตอนในกระบวนการ ช่วยให้เห็นภาพและวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ของรายการบัญชี รวมถึงค้นหาคอขวดได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปได้ข้อมูลนี้จากบันทึกเหตุการณ์หรือระเบียนการเปลี่ยนสถานะใน Workiva อาจต้องจับคู่ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องจากรหัสสถานะหรือคำอธิบายเหตุการณ์ของระบบ. ตัวอย่าง สร้าง Journal Entryส่ง Journal Entry เพื่อตรวจสอบอนุมัติรายการบัญชีแล้วบันทึกรายการบัญชีลงบัญชีแยกประเภททั่วไป
	รหัสรายการบัญชี JournalEntryId	รหัสเฉพาะของรายการบัญชีแต่ละรายการ ใช้เป็นรหัสเคสหลักสำหรับวิเคราะห์กระบวนการ.
คำอธิบาย รหัสรายการบัญชีใช้ติดตามกิจกรรมและเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับชุดธุรกรรมทางการเงินหนึ่งชุด ตั้งแต่การสร้างจนถึงการบันทึกรายการและการกระทบยอดขั้นสุดท้าย รหัสนี้เชื่อมโยงทุกขั้นตอนเข้าด้วยกัน ตั้งแต่การสร้าง การส่ง การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการบันทึกรายการ ให้เป็นกระบวนการเดียวกัน ใน process mining แอตทริบิวต์นี้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับสร้างลำดับการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบของรายการบัญชีแต่ละรายการ ช่วยวิเคราะห์รูปแบบกระบวนการ ระยะเวลารอบงาน และการวนกลับไปแก้ไขของแต่ละรายการ ทำให้เห็นชัดเจนว่ารายการแต่ละรายการผ่านระบบอย่างไร. เหตุผลที่สำคัญ นี่คือคีย์สำคัญสำหรับติดตามวงจรชีวิตทั้งหมดของรายการบัญชี และใช้วิเคราะห์ลำดับขั้นตอน ระยะเวลา และความแตกต่างของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล นี่คือคีย์หลักของระเบียนรายการบัญชีใน Workiva โปรดดูเอกสารประกอบของ Workiva เพื่อค้นหาตารางหรือ API endpoint ที่เกี่ยวข้อง. ตัวอย่าง JE-2023-08-1001JE-2023-08-1002JE-2023-09-1003
	เวลาเริ่มต้น EventTime	เวลาที่ระบุว่ากิจกรรมหรือเหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อใด.
คำอธิบาย เวลาเกิดเหตุการณ์เป็นเวลาที่ระบุวันและเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์ให้ถูกต้องและการวิเคราะห์ตามเวลา ใน process mining ใช้แอตทริบิวต์นี้คำนวณระยะเวลาระหว่างกิจกรรม ระยะเวลารอบงานของเคสทั้งหมด และเวลารอ ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับแดชบอร์ดที่วิเคราะห์ระยะเวลารอบงาน เช่น 'ระยะเวลารอบการอนุมัติรายการบัญชี' และ 'ระยะเวลารอการแนบเอกสาร' อีกทั้งยังเป็นพื้นฐานในการระบุความล่าช้าและจุดที่กระบวนการไม่มีประสิทธิภาพ. เหตุผลที่สำคัญ เวลานี้สำคัญต่อการคำนวณระยะเวลาทั้งหมด การเรียงลำดับเหตุการณ์ให้ถูกต้อง และการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการในแต่ละช่วงเวลา. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลนี้จัดเก็บไว้พร้อมกับแต่ละเหตุการณ์หรือการเปลี่ยนสถานะในตารางธุรกรรมหรือบันทึกของ Workiva. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:05:00Z
	ระบบต้นทาง SourceSystem	ระบบบันทึกข้อมูลต้นทางที่ใช้ดึงข้อมูลรายการบัญชี.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุแอปพลิเคชันต้นทางของข้อมูลกระบวนการ สำหรับการวิเคราะห์นี้ ค่าจะเป็น 'Workiva' เสมอ แม้ค่าอาจไม่เปลี่ยนเมื่อวิเคราะห์ระบบเดียว แต่ข้อมูลเมตานี้สำคัญต่อการกำกับดูแลข้อมูลและการตรวจสอบย้อนกลับ ในองค์กรขนาดใหญ่ กระบวนการมักเกี่ยวข้องกับหลายระบบ ฟิลด์นี้จึงจำเป็นต่อการทำความเข้าใจที่มาของข้อมูลทั้งหมดและการรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ อย่างถูกต้อง. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยระบุที่มาของข้อมูลและบริบทที่จำเป็น ทำให้ทราบชัดเจนว่าข้อมูลกระบวนการมาจากไหน โดยเฉพาะเมื่อใช้งานหลายระบบ. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจะกำหนดค่านี้ไว้ระหว่างการดึงและแปลงข้อมูล เพื่อระบุแหล่งที่มาของข้อมูล. ตัวอย่าง Workiva
	อัปเดตข้อมูลล่าสุด LastDataUpdate	เวลาที่ระบุว่าดึงข้อมูลจากระบบต้นทางมาอัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อใด.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันที่และเวลาที่ดึงข้อมูลจาก Workiva ล่าสุด เพื่อให้ทราบว่าข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เป็นข้อมูลใหม่เพียงใด ข้อมูลนี้สำคัญในแดชบอร์ดวิเคราะห์กระบวนการ เพราะช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลเชิงลึกเป็นปัจจุบันแค่ไหน และกำลังดูข้อมูลแบบเรียลไทม์หรือภาพข้อมูล ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งจำเป็นต่อการตัดสินใจด้านการปฏิบัติการอย่างมีข้อมูล. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้ผู้ใช้ทราบความใหม่ของข้อมูล และเข้าใจว่าผลการวิเคราะห์สะท้อนสถานะกระบวนการล่าสุดหรือไม่. แหล่งข้อมูล ระบบสร้างและจัดเก็บเวลานี้ระหว่างกระบวนการดึง แปลง และโหลดข้อมูล (ETL). ตัวอย่าง 2023-10-27T02:00:00Z
	ประเภทรายการบัญชี JournalEntryType	การจัดประเภทของรายการบัญชี เช่น รายการทั่วไป รายการค้างรับค้างจ่าย หรือรายการแก้ไข.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้จัดหมวดหมู่รายการบัญชีตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ประเภทที่พบบ่อย ได้แก่ รายการทั่วไปสำหรับธุรกรรมประจำ รายการค้างรับค้างจ่ายเพื่อรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย รายการจัดประเภทรายการใหม่ และรายการแก้ไข ข้อมูลนี้สำคัญต่อการเปรียบเทียบ โดยช่วยแบ่งกระบวนการเพื่อดูว่ารายการบางประเภทใช้เวลานานกว่า มีอัตราการถูกปฏิเสธสูงกว่า หรือผ่านขั้นตอนต่างจากประเภทอื่นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น แดชบอร์ด 'แนวโน้มอัตราการกลับรายการบัญชี' ใช้วิเคราะห์การกลับรายการแยกตามประเภท เพื่อค้นหาปัญหาที่เกี่ยวข้องกับแนวปฏิบัติทางบัญชีบางประเภท. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแบ่งกระบวนการเพื่อดูว่ารายการบางประเภททำให้เกิดความล่าช้า การแก้ไขซ้ำ หรือความเบี่ยงเบนจากขั้นตอนมากกว่าประเภทอื่นหรือไม่. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้น่าจะเป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวรายการบัญชีของ Workiva. ตัวอย่าง รายการทั่วไปรายการค้างรับค้างจ่ายการจัดประเภทรายการใหม่รายการแก้ไข
	ผู้ใช้ User	รหัสผู้ใช้หรือชื่อของผู้ที่ดำเนินกิจกรรม.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุผู้รับผิดชอบกิจกรรม เช่น ผู้สร้าง ผู้ตรวจสอบ หรือผู้อนุมัติรายการบัญชี โดยอาจเป็นรหัสผู้ใช้เฉพาะ ชื่อ หรืออีเมล การวิเคราะห์ข้อมูลแยกตามผู้ใช้จำเป็นต่อการทำความเข้าใจการกระจายงาน ประสิทธิภาพ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ข้อมูลนี้ใช้ในแดชบอร์ด เช่น 'การกระจายภาระงานรายการบัญชี' และ 'การวิเคราะห์รายการบัญชีที่ถูกปฏิเสธ' โดยแยกกิจกรรมตามผู้ใช้ เพื่อให้เห็นความต้องการด้านการฝึกอบรมหรือความไม่สมดุลของทรัพยากร. เหตุผลที่สำคัญ แอตทริบิวต์นี้ช่วยวิเคราะห์การกระจายภาระงาน ระบุผู้ที่ทำผลงานได้ดี และทำความเข้าใจพฤติกรรมหรือคอขวดที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้แต่ละราย. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลนี้มีอยู่ในบันทึกเหตุการณ์หรือธุรกรรมของ Workiva และเชื่อมโยงกับกิจกรรมแต่ละรายการ. ตัวอย่าง asmithbjonescchen
	แผนก Department	แผนกธุรกิจหรือศูนย์ต้นทุนที่เริ่มสร้างรายการบัญชี.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับรายการบัญชี เช่น ฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย หรือฝ่ายการตลาด โดยมักพิจารณาจากศูนย์ต้นทุนหรือผู้สร้างรายการ การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามแผนกช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร และช่วยระบุว่าแผนกใดมีกระบวนการมีประสิทธิภาพที่สุด มีอัตราการแก้ไขซ้ำสูงที่สุด หรือใช้เวลาอนุมัตินานที่สุด ข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรแบ่งปันแนวปฏิบัติที่ดีหรือให้การสนับสนุนเฉพาะจุดได้. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างหน่วยธุรกิจ และค้นหาปัญหาหรือแนวปฏิบัติที่ดีเฉพาะของแต่ละแผนก. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้น่าจะอยู่ในส่วนหัวรายการบัญชี โดยอาจเชื่อมโยงจากโปรไฟล์ผู้สร้างหรือระบุเป็นศูนย์ต้นทุน. ตัวอย่าง การเงินฝ่ายขายอเมริกาเหนือฝ่ายปฏิบัติการยุโรป
	มูลค่ารายการบัญชี JournalEntryAmount	มูลค่ารวมของรายการบัญชี โดยทั่วไปคือผลรวมของเดบิตหรือเครดิต.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้แสดงมูลค่าทางการเงินหลักของรายการบัญชี ซึ่งอาจเป็นยอดเดบิตรวมที่ควรเท่ากับยอดเครดิตรวม การวิเคราะห์กระบวนการตามมูลค่าทางการเงินช่วยให้เห็นรูปแบบที่สำคัญ เช่น รายการบัญชีมูลค่าสูงอาจได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดและผ่านขั้นตอนอนุมัติที่เข้มงวดกว่า คุณใช้แอตทริบิวต์นี้กรองแดชบอร์ดและวิเคราะห์ได้ว่ามูลค่ารายการสัมพันธ์กับเวลาที่ใช้ดำเนินการ อัตราการแก้ไขซ้ำ หรือความล่าช้าในการอนุมัติหรือไม่. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยวิเคราะห์ตามผลกระทบทางการเงิน เพื่อดูว่ารายการมูลค่าสูงผ่านขั้นตอนต่างจากรายการอื่นหรือมีแนวโน้มล่าช้ามากกว่าหรือไม่. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์พื้นฐานในข้อมูลส่วนหัวรายการบัญชีของ Workiva. ตัวอย่าง 15000.00250.50125000.75
	สถานะรายการบัญชี JournalEntryStatus	สถานะปัจจุบันของรายการบัญชีในวงจรชีวิต.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้ระบุสถานะปัจจุบันของรายการบัญชี เช่น 'Draft' 'Submitted for Approval' 'Approved' 'Posted' หรือ 'Rejected' โดยแสดงภาพสถานะของรายการ ณ เวลาที่ดึงข้อมูล ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการติดตามการปฏิบัติการ และใช้ในแดชบอร์ด 'ภาพรวมสถานะรายการบัญชีปัจจุบัน' ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาระงานและงานค้างในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน เพื่อจัดสรรทรัพยากรและจัดลำดับความสำคัญได้เหมาะสม. เหตุผลที่สำคัญ แสดงสถานะปัจจุบันของรายการบัญชีในกระบวนการ ซึ่งสำคัญต่อการติดตามการปฏิบัติการและจัดการงานค้าง. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวรายการบัญชีของ Workiva ซึ่งแสดงสถานะปัจจุบัน. ตัวอย่าง ฉบับร่างรออนุมัติบันทึกรายการแล้วถูกปฏิเสธ
	ดำเนินการอัตโนมัติหรือไม่ IsAutomated	แฟล็กที่ระบุว่ากิจกรรมดำเนินการโดยระบบหรือผู้ใช้.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์แบบบูลีนนี้แยกกิจกรรมที่ระบบดำเนินการโดยอัตโนมัติ เช่น 'เรียกใช้การตรวจสอบอัตโนมัติ' ออกจากกิจกรรมที่ผู้ใช้ดำเนินการด้วยตนเอง เช่น 'ตรวจสอบรายการบัญชี' การแยกประเภทนี้จำเป็นต่อการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการและศักยภาพในการทำงานอัตโนมัติอย่างแม่นยำ ช่วยให้นักวิเคราะห์แยกคอขวดที่เกิดจากคนออกจากปัญหาของระบบ และคำนวณปริมาณงานที่ต้องทำด้วยตนเองได้อย่างแท้จริง ข้อมูลนี้สำคัญต่อแนวทางเพิ่มการทำงานอัตโนมัติและลดขั้นตอนที่ต้องให้คนดำเนินการ. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยแยกกิจกรรมที่ระบบดำเนินการออกจากกิจกรรมที่คนทำ ซึ่งจำเป็นต่อการวิเคราะห์ระดับการทำงานอัตโนมัติและค้นหาคอขวดที่เกิดจากงานที่ต้องทำด้วยตนเอง. แหล่งข้อมูล โดยมากแอตทริบิวต์นี้ได้จากการคำนวณ เช่น ตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่ระบุในฟิลด์ 'ผู้ใช้' เป็นบัญชีระบบหรือบัญชีบริการหรือไม่ หรือพิจารณาจากชื่อกิจกรรมที่สื่อว่าเป็นงานอัตโนมัติ. ตัวอย่าง truefalse
	มีการแก้ไขซ้ำหรือไม่ IsRework	แฟล็กที่ระบุว่ารายการบัญชีเคยถูกปฏิเสธหรือแก้ไขในช่วงใดช่วงหนึ่งของวงจรชีวิตหรือไม่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์แบบบูลีนนี้คำนวณแยกตามเคส โดยกำหนดเป็น 'true' หากลำดับกิจกรรมของรายการบัญชีมีเหตุการณ์ เช่น 'ปฏิเสธรายการบัญชี' หรือ 'แก้ไขรายการบัญชีแล้ว' แอตทริบิวต์นี้ช่วยให้วิเคราะห์การแก้ไขซ้ำได้ง่ายขึ้น โดยสร้างแฟล็กสองสถานะที่ชัดเจนสำหรับกรองและรวมข้อมูล เป็นข้อมูลพื้นฐานในการคำนวณ KPI 'อัตราการแก้ไขรายการบัญชี' และใช้ในแดชบอร์ด 'การวิเคราะห์การแก้ไขรายการบัญชี' เพื่อระบุเคสที่เบี่ยงเบนจากเส้นทางปกติและต้องใช้แรงงานเพิ่มเติมได้อย่างรวดเร็ว. เหตุผลที่สำคัญ เป็นแฟล็กที่ช่วยระบุและวิเคราะห์รายการบัญชีทั้งหมดที่ต้องแก้ไข ซึ่งสำคัญต่อการวัดคุณภาพกระบวนการและอัตราการทำถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก. แหล่งข้อมูล แอตทริบิวต์นี้ได้จากการคำนวณ โดยตรวจสอบว่ามีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขซ้ำ เช่น 'ปฏิเสธรายการบัญชี' ในบันทึกเหตุการณ์ของแต่ละเคสหรือไม่. ตัวอย่าง truefalse
	มีเอกสารประกอบหรือไม่ HasSupportingDocumentation	แฟล็กที่ระบุว่าแนบเอกสารประกอบก่อนส่งตรวจสอบหรือไม่.
คำอธิบาย แอตทริบิวต์นี้เป็นแฟล็กแบบบูลีนที่ตรวจสอบว่ามีกิจกรรม 'แนบเอกสารประกอบ' ก่อนกิจกรรม 'ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบ' สำหรับรายการบัญชีนั้นหรือไม่ แอตทริบิวต์นี้ใช้กับแดชบอร์ด 'การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเอกสารรายการบัญชี' และ KPI 'อัตราการแนบเอกสารรายการบัญชี' โดยตรง ทั้งยังสำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ เพราะรายการที่ไม่มีเอกสารประกอบที่เหมาะสมอาจถูกปฏิเสธ ล่าช้า หรือพบข้อสังเกตจากการตรวจสอบ การวิเคราะห์ข้อมูลนี้ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายและปรับขั้นตอนการตรวจสอบให้คล่องตัวขึ้น. เหตุผลที่สำคัญ วัดการปฏิบัติตามนโยบายด้านเอกสารโดยตรง ช่วยลดการแก้ไขซ้ำและความล่าช้าที่เกิดจากข้อมูลไม่ครบ. แหล่งข้อมูล แอตทริบิวต์นี้ได้จากการคำนวณ โดยตรวจสอบลำดับกิจกรรมในข้อมูลกระบวนการของแต่ละเคส. ตัวอย่าง truefalse
	รหัสบริษัท CompanyCode	รหัสนิติบุคคลเฉพาะที่ใช้บันทึกรายการบัญชี.
คำอธิบาย รหัสบริษัทใช้ระบุนิติบุคคลแต่ละแห่งภายในกลุ่มบริษัท โดยบันทึกธุรกรรมทางการเงินในระดับนี้เพื่อจัดทำรายงานตามกฎหมายและรวมงบการเงิน สำหรับองค์กรที่มีหลายบริษัท การวิเคราะห์กระบวนการรายการบัญชีแยกตามรหัสบริษัทเป็นสิ่งจำเป็น ช่วยให้เห็นความแตกต่างด้านประสิทธิภาพกระบวนการ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และประสิทธิผลของนิติบุคคลหรือภูมิภาคต่าง ๆ ทำให้กำหนดแนวทางปรับปรุงกระบวนการได้ตรงจุดยิ่งขึ้น. เหตุผลที่สำคัญ สำคัญต่อการวิเคราะห์และเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการระหว่างนิติบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์พื้นฐานที่จำเป็นในข้อมูลส่วนหัวรายการบัญชีของระบบบัญชีสำหรับองค์กร รวมถึง Workiva. ตัวอย่าง 1000US01DE01
	ระยะเวลารอบการอนุมัติ ApprovalCycleTime	เวลารวมตั้งแต่ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบจนถึงได้รับอนุมัติขั้นสุดท้าย.
คำอธิบาย เมตริกที่คำนวณนี้ใช้วัดระยะเวลาของขั้นตอนอนุมัติทั้งหมด โดยทั่วไปคำนวณจากเวลาระหว่างเหตุการณ์ 'ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบ' ครั้งแรกกับเหตุการณ์ 'อนุมัติรายการบัญชี' ครั้งสุดท้ายของแต่ละรายการ เมตริกนี้วัดประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบและอนุมัติโดยตรง และเป็น KPI หลักของฝ่ายการเงินหลายแห่ง ใช้ในแดชบอร์ด 'ระยะเวลารอบการอนุมัติรายการบัญชี' เพื่อค้นหาคอขวดและติดตามผลของแนวทางปรับปรุงกระบวนการที่มุ่งเร่งการอนุมัติ. เหตุผลที่สำคัญ นี่คือ KPI สำคัญที่วัดประสิทธิภาพของกระบวนการอนุมัติโดยตรง และช่วยระบุจุดที่ล่าช้า. แหล่งข้อมูล เมตริกนี้คำนวณจากเวลาของกิจกรรม 'ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบ' และ 'อนุมัติรายการบัญชี' ในบันทึกเหตุการณ์. ตัวอย่าง 25920086400604800
	วันที่บันทึกรายการ PostingDate	วันที่บันทึกรายการบัญชีลงบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างเป็นทางการ.
คำอธิบาย วันที่บันทึกรายการคือวันที่มีผลของธุรกรรมสำหรับการรายงานทางการเงิน ซึ่งกำหนดรอบบัญชีที่รายการจะแสดงในงบการเงิน วันที่นี้อาจไม่ตรงกับวันที่สร้างหรืออนุมัติรายการ แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อการวิเคราะห์ด้านการเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ช่วยวิเคราะห์ความตรงเวลาของการบันทึกรายการเทียบกับการปิดรอบบัญชี ความล่าช้าระหว่างการอนุมัติกับการบันทึกรายการอาจบ่งชี้ถึงคอขวดในระบบหรือกระบวนการ ซึ่งอาจกระทบต่อการปิดบัญชี. เหตุผลที่สำคัญ วันที่นี้สำคัญต่อการรายงานทางการเงิน และช่วยวิเคราะห์ความตรงเวลาของการบันทึกรายการกับผลกระทบต่อรอบการปิดบัญชี. แหล่งข้อมูล นี่คือฟิลด์วันที่มาตรฐานในข้อมูลส่วนหัวรายการบัญชีของ Workiva. ตัวอย่าง 2023-10-312023-11-302023-12-31
	เวลาสิ้นสุด EndTime	เวลาที่ระบุว่ากิจกรรมหรือเหตุการณ์เสร็จสิ้นเมื่อใด.
คำอธิบาย เวลาสิ้นสุดบันทึกเวลาที่กิจกรรมเสร็จสิ้นอย่างแม่นยำ เหตุการณ์ในกระบวนการหลายรายการเกิดขึ้นทันทีและมีเพียงเวลาเริ่มต้น แต่บางกิจกรรมมีระยะเวลาที่วัดได้ เช่น ขั้นตอนตรวจสอบที่เริ่มเมื่อผู้ใช้เปิดงานและสิ้นสุดเมื่อส่งงาน แอตทริบิวต์นี้ใช้หลัก ๆ เพื่อคำนวณเวลาที่ใช้ดำเนินกิจกรรมจริง หรือเวลาทำงาน โดยแยกออกจากเวลาว่างหรือเวลารอ ช่วยวิเคราะห์ว่าผู้ใช้ใช้เวลาทำงานแต่ละอย่างจริง ๆ นานเท่าใด เช่น กิจกรรม 'ตรวจสอบรายการบัญชี'. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยคำนวณเวลาที่ใช้ดำเนินกิจกรรมจริง โดยแยกเวลาทำงานออกจากเวลารอ เพื่อให้วิเคราะห์ประสิทธิภาพได้แม่นยำขึ้น. แหล่งข้อมูล โปรดดูเอกสารประกอบของ Workiva อาจต้องคำนวณค่านี้จากการบันทึกเหตุการณ์เริ่มต้นและเสร็จสิ้นของกิจกรรมเดียวกัน. ตัวอย่าง 2023-10-26T10:15:00Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T14:10:00Z
	เหตุผลที่ปฏิเสธ RejectionReason	รหัสหรือข้อความที่อธิบายสาเหตุที่รายการบัญชีถูกปฏิเสธระหว่างการตรวจสอบหรืออนุมัติ.
คำอธิบาย เมื่อรายการบัญชีถูกปฏิเสธ แอตทริบิวต์นี้จะบันทึกเหตุผลที่ผู้ตรวจสอบหรือผู้อนุมัติระบุ เช่น 'ใช้บัญชี GL ไม่ถูกต้อง' 'เอกสารประกอบไม่ครบ' 'คำนวณผิดพลาด' หรือ 'ไม่เป็นไปตามนโยบาย' ข้อมูลนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์สาเหตุของการแก้ไขซ้ำ การวิเคราะห์เหตุผลที่พบบ่อยที่สุดช่วยให้องค์กรระบุจุดที่ควรปรับปรุง เช่น การฝึกอบรมผู้ใช้เฉพาะด้าน คำแนะนำที่ชัดเจนขึ้น หรือการปรับปรุงการควบคุมในระบบ แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'การวิเคราะห์การแก้ไขรายการบัญชี' และ 'การวิเคราะห์รายการบัญชีที่ถูกปฏิเสธ'. เหตุผลที่สำคัญ ช่วยให้เห็นสาเหตุหลักของการแก้ไขซ้ำโดยตรง และปรับปรุงการฝึกอบรม เอกสาร และการควบคุมกระบวนการได้ตรงจุด. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อาจจัดเก็บไว้ในฟิลด์เฉพาะ หรือในฟิลด์ความคิดเห็น/หมายเหตุที่เชื่อมโยงกับกิจกรรม 'ปฏิเสธรายการบัญชี' ใน Workiva. ตัวอย่าง เอกสารประกอบไม่ครบใช้บัญชี GL ไม่ถูกต้องยอดเงินเกินเกณฑ์ที่กำหนด

จำเป็น แนะนำ ไม่บังคับ

กิจกรรมในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

ขั้นตอนและหมุดหมายสำคัญที่ควรบันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์ เพื่อค้นหาและวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์รายการบัญชีได้อย่างถูกต้อง.

6 แนะนำ 8 ไม่บังคับ

	กิจกรรม	คำอธิบาย
	ดำเนินการกลับรายการบัญชีแล้ว	กลับรายการบัญชีที่บันทึกไปแล้ว โดยสร้างรายการใหม่เพื่อหักล้างรายการเดิม ระบบจะบันทึกธุรกรรมประเภทนี้ไว้อย่างชัดเจน.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นสัญญาณสำคัญว่ารายการที่บันทึกไปแล้วอาจมีข้อผิดพลาด หากมีอัตราการกลับรายการสูง อาจสะท้อนปัญหาในขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติเบื้องต้น ซึ่งกระทบต่อความถูกต้องทางการเงินและทำให้ต้องทำงานเพิ่ม. แหล่งข้อมูล บันทึกจากข้อมูลธุรกรรมที่มีประเภทธุรกรรมหรือแฟล็กเฉพาะระบุว่าเป็นการกลับรายการ โดยรายการที่กลับรายการมักอ้างอิงถึงรหัสรายการบัญชีต้นฉบับ. บันทึก สร้างระเบียนรายการบัญชีใหม่ที่มีประเภท 'Reversal' และเชื่อมโยงกับรหัสรายการต้นฉบับ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	บันทึกรายการบัญชีลงบัญชีแยกประเภททั่วไป	กิจกรรมนี้ระบุว่ารายการบัญชีที่ได้รับอนุมัติถูกบันทึกลงบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างเป็นทางการแล้ว ถือเป็นการสิ้นสุดขั้นตอนหลักของกระบวนการ โดยปกติจะบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะครั้งสุดท้ายหรือรายการธุรกรรมการบันทึกรายการ.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นเหตุการณ์ 'สิ้นสุด' หลักของรายการบัญชีส่วนใหญ่ จึงสำคัญต่อการคำนวณระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบและปริมาณงานที่ดำเนินการได้ ทั้งยังระบุจุดที่รายการเริ่มส่งผลต่องบการเงิน. แหล่งข้อมูล ค้นหาข้อมูลนี้ได้จากบันทึกธุรกรรมการบันทึกรายการลงบัญชีแยกประเภททั่วไป หรือจากการเปลี่ยนสถานะของรายการบัญชีเป็น 'Posted' โดยปกติจะมีการกรอกวันที่บันทึกรายการในช่วงเวลาเดียวกัน. บันทึก บันทึกจากตารางการบันทึกรายการลงบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งมีเวลาและการอ้างอิงถึงรหัสรายการบัญชี หรือจากการเปลี่ยนสถานะเป็น 'Posted'. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ปฏิเสธรายการบัญชี	ผู้ตรวจสอบหรือผู้อนุมัติปฏิเสธรายการบัญชีเนื่องจากมีข้อผิดพลาด ข้อมูลไม่ครบ หรือไม่เป็นไปตามนโยบาย ระบบจะส่งรายการกลับไปให้ผู้สร้างแก้ไข และบันทึกการเปลี่ยนสถานะเป็น 'Rejected' หรือ 'Needs Rework'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดการวนกลับไปแก้ไข ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่ลดประสิทธิภาพของกระบวนการ การวิเคราะห์รายการที่ถูกปฏิเสธช่วยให้พบความต้องการด้านการฝึกอบรม ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และแนวทางปฏิบัติในกระบวนการที่ไม่ชัดเจน. แหล่งข้อมูล อนุมานจากการเปลี่ยนสถานะในประวัติรายการบัญชี โดยสถานะจะเปลี่ยนเป็น 'Rejected' และบันทึกเหตุการณ์พร้อมเวลาและผู้ใช้ที่ดำเนินการ. บันทึก เวลาที่ฟิลด์สถานะเปลี่ยนเป็น 'Rejected' หรือ 'Sent Back'. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ส่ง Journal Entry เพื่อตรวจสอบ	กิจกรรมนี้หมายถึงเวลาที่ผู้ใช้ส่งรายการบัญชีฉบับร่างพร้อมเอกสารเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ตรวจสอบและอนุมัติอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปจะบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะในแพลตฟอร์ม Workiva จาก 'Draft' หรือ 'New' เป็น 'In Review'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นจุดสำคัญที่เริ่มรอบการอนุมัติ การวัดเวลาตั้งแต่จุดนี้จนถึงอนุมัติขั้นสุดท้ายช่วยระบุคอขวดในกระบวนการตรวจสอบ และใช้คำนวณระยะเวลารอบการอนุมัติ. แหล่งข้อมูล อนุมานจากการเปลี่ยนสถานะของระเบียนรายการบัญชี เช่น จาก 'Draft' เป็น 'Submitted for Review' โดยบันทึกการเปลี่ยนแปลงและเวลาไว้ในตารางประวัติการเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกสถานะ. บันทึก อนุมานจากการติดตามการเปลี่ยนแปลงในช่องสถานะของรายการบัญชีเป็น 'Submitted' หรือค่าอื่นที่มีความหมายใกล้เคียง โดยใช้เวลาที่เปลี่ยนสถานะ. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	สร้าง Journal Entry	กิจกรรมนี้เป็นจุดเริ่มต้นของรายการบัญชีใหม่ใน Workiva โดยบันทึกเมื่อผู้ใช้สร้างระเบียนรายการบัญชีใหม่ ซึ่งจะสร้าง Journal Entry ID ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อใช้เป็นรหัสเคสของกระบวนการ.
เหตุผลที่สำคัญ ในฐานะจุดเริ่มต้นของกระบวนการ กิจกรรมนี้จำเป็นต่อการวัดระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของรายการบัญชีแต่ละรายการ การวิเคราะห์กิจกรรมนี้ช่วยให้เข้าใจจุดเริ่มต้นของภาระงานและวางแผนทรัพยากรได้. แหล่งข้อมูล โดยทั่วไปจะบันทึกกิจกรรมนี้จาก audit log หรือตารางธุรกรรมใน Workiva ซึ่งเก็บข้อมูลการสร้างรายการบัญชีใหม่ พร้อมเวลาที่สร้างและรหัสผู้ใช้. บันทึก บันทึกไว้ใน audit trail หรือตารางเมื่อสร้างระเบียนรายการบัญชีใหม่ โดยเชื่อมโยงกับเวลาที่ระบุใน 'Created On'. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	อนุมัติรายการบัญชีแล้ว	กิจกรรมนี้หมายถึงการที่ผู้ใช้ที่มีอำนาจอนุมัติรายการบัญชีขั้นสุดท้าย เพื่อให้สามารถบันทึกรายการได้ โดยปกติ Workiva จะบันทึกเหตุการณ์สำคัญนี้เป็นการเปลี่ยนสถานะอย่างชัดเจนเป็น 'Approved'.
เหตุผลที่สำคัญ ระบุว่ากระบวนการตรวจสอบและอนุมัติทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว เหตุการณ์นี้ใช้วัดระยะเวลารอบการอนุมัติและอัตราการอนุมัติผ่านตั้งแต่ครั้งแรก ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของกระบวนการ. แหล่งข้อมูล บันทึกไว้ในประวัติสถานะของรายการบัญชี โดยฟิลด์สถานะจะเปลี่ยนเป็น 'Approved' พร้อมเวลาที่เปลี่ยนและรหัสผู้ใช้ของผู้อนุมัติ. บันทึก เวลาที่ฟิลด์สถานะของรายการบัญชีเปลี่ยนเป็น 'Approved'. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	กระทบยอดรายการบัญชีแล้ว	กิจกรรมหลังการบันทึกรายการนี้เกิดขึ้นเมื่อจับคู่และเคลียร์รายการบัญชีระหว่างกระบวนการกระทบยอด โดยบันทึกไว้ในเครื่องมือกระทบยอดหรือรับรองบัญชีของ Workiva.
เหตุผลที่สำคัญ การวิเคราะห์ระยะเวลาตั้งแต่บันทึกรายการจนถึงการกระทบยอดช่วยให้เข้าใจประสิทธิภาพของกระบวนการปิดบัญชีได้ดีขึ้น หากล่าช้าอาจส่งผลต่อความตรงเวลาและความถูกต้องของรายงานทางการเงิน. แหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้น่าจะมาจากโมดูลหรือตารางกระทบยอดแยกต่างหากใน Workiva ซึ่งเชื่อมโยงรายการที่กระทบยอดแล้วกลับไปยังรหัสรายการบัญชีต้นทาง โดยใช้เวลาที่สถานะการกระทบยอดเปลี่ยนแปลง. บันทึก เวลาของเหตุการณ์หรือการเปลี่ยนสถานะในโมดูลกระทบยอดที่ระบุว่ารายการบัญชี 'Reconciled' แล้ว. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	การตรวจสอบอัตโนมัติไม่ผ่าน	ระบบตรวจสอบอัตโนมัติพบข้อผิดพลาด จึงไม่สามารถดำเนินรายการบัญชีต่อในเวิร์กโฟลว์ได้ ระบบจะเปลี่ยนสถานะรายการเป็นไม่ผ่านหรือต้องแก้ไขโดยอัตโนมัติ.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้แสดงให้เห็นการทำงานของการควบคุมคุณภาพอัตโนมัติ หากพบข้อผิดพลาดบ่อย อาจเป็นสัญญาณว่ามีปัญหาในการป้อนข้อมูลหรือกฎการตรวจสอบ ซึ่งทำให้ต้องวนกลับไปแก้ไขโดยไม่จำเป็น. แหล่งข้อมูล บันทึกข้อมูลนี้จากบันทึกของระบบหรือการเปลี่ยนสถานะที่เกิดจากกระบวนการตรวจสอบอัตโนมัติ สถานะรายการอาจเปลี่ยนเป็น 'Validation Error' หรือค่าใกล้เคียง. บันทึก เหตุการณ์ที่ระบบบันทึกไว้ หรือการเปลี่ยนสถานะเป็นสถานะข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติเมื่อกฎการตรวจสอบไม่ผ่าน. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	แก้ไขรายการบัญชีแล้ว	หลังจากรายการถูกปฏิเสธ ผู้สร้างหรือผู้ใช้อื่นจะแก้ไขรายการบัญชีเพื่อจัดการกับปัญหาที่พบ โดยปกติไม่มีการบันทึกเหตุการณ์นี้โดยตรง แต่อนุมานได้จากการตรวจพบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลังสถานะ 'Rejected'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้เป็นส่วนสำคัญของการวนกลับไปแก้ไข การวัดเวลาที่ใช้แก้ไขรายการช่วยให้ทราบว่าจัดการข้อผิดพลาดได้รวดเร็วเพียงใด และผู้ใช้หรือประเภทรายการใดใช้เวลาแก้ไขนานกว่า. แหล่งข้อมูล อนุมานกิจกรรมนี้จากการวิเคราะห์บันทึกการตรวจสอบ โดยค้นหาเหตุการณ์แก้ไขฟิลด์ของรายการบัญชีที่เกิดขึ้นระหว่างสถานะ 'Rejected' กับการส่งรายการอีกครั้ง. บันทึก ระบุได้จากบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกการตรวจสอบที่แสดงการแก้ไขข้อมูลรายการบัญชีหลังเวลาที่เกิดเหตุการณ์ 'Rejected'. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	ตรวจสอบ Journal Entry แล้ว	เหตุการณ์นี้หมายถึงผู้ตรวจสอบประเมินรายการบัญชีเสร็จและดำเนินการแล้ว เช่น ส่งต่อเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธ โดยทั่วไปอนุมานจากการเปลี่ยนสถานะที่เกิดขึ้นถัดมา.
เหตุผลที่สำคัญ ระบุว่าการตรวจสอบคุณภาพที่สำคัญเสร็จสิ้นแล้ว การวิเคราะห์ระยะเวลาของขั้นตอนการตรวจสอบช่วยให้จัดสรรงานในทีมได้เหมาะสม และมองเห็นโอกาสในการฝึกอบรมผู้ตรวจสอบหรือปรับขั้นตอนให้กระชับขึ้น. แหล่งข้อมูล อนุมานจากเวลาที่สถานะของรายการบัญชีเปลี่ยนจาก 'In Review' เป็นสถานะถัดไป เช่น 'Pending Approval' หรือ 'Rejected'. บันทึก เวลาที่สถานะเปลี่ยนจาก 'Review' ไปเป็นสถานะถัดไป. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	แนบเอกสารประกอบ	กิจกรรมนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้แนบเอกสารประกอบอย่างน้อยหนึ่งรายการ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือสัญญา เข้ากับระเบียนรายการบัญชี โดยทั่วไปจะติดตามจากฟังก์ชันจัดการเอกสารหรือไฟล์แนบใน Workiva.
เหตุผลที่สำคัญ การติดตามกิจกรรมนี้สำคัญต่อการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและค้นหาความล่าช้า ช่วงเวลาตั้งแต่สร้างรายการจนถึงแนบเอกสารอาจเป็นคอขวดสำคัญที่กระทบต่อรอบการตรวจสอบและอนุมัติ. แหล่งข้อมูล ดึงข้อมูลจากบันทึกที่เกี่ยวข้องกับฟีเจอร์จัดการเอกสารของ Workiva เพื่อติดตามเวลาที่เชื่อมโยงไฟล์กับ Journal Entry ID ที่ระบุ อาจใช้ event log โดยตรง หรืออนุมานจากวันที่สร้างลิงก์ไฟล์แนบ. บันทึก ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อผู้ใช้อัปโหลดหรือเชื่อมโยงเอกสารกับรายการบัญชีสำเร็จ. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	เริ่มตรวจสอบ Journal Entry	กิจกรรมนี้หมายถึงเวลาที่ผู้ตรวจสอบเริ่มตรวจรายการบัญชีที่ส่งมา อาจอนุมานได้เมื่อผู้ตรวจสอบเปิดหรือรับงานตรวจสอบจากรายการงานใน Workiva.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้ช่วยแยกเวลาที่รายการรออยู่ในคิวออกจากเวลาที่ใช้ตรวจสอบจริง จึงสำคัญต่อการวัดภาระงานของผู้ตรวจสอบและระบุคอขวดจากการรอคิวได้อย่างแม่นยำ. แหล่งข้อมูล กิจกรรมนี้มักไม่มีการบันทึกเหตุการณ์โดยตรง อาจอนุมานจากการที่ระบบมอบหมายงานให้ผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง หรือจากเวลาที่ผู้ใช้เปิดระเบียนรายการบัญชีเป็นครั้งแรกหลังส่งรายการ. บันทึก อนุมานจากเวลาที่สถานะงานเปลี่ยนเป็น 'In Progress' หรือเวลาที่ผู้ตรวจสอบซึ่งได้รับมอบหมายเปิดระเบียนเป็นครั้งแรกหลังส่งรายการ. ประเภทเหตุการณ์ inferred
	เรียกใช้การตรวจสอบอัตโนมัติ	หลังส่งรายการ ระบบจะตรวจสอบรายการบัญชีโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบฟิลด์ ยอดรวม หรือกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยทั่วไปเป็นกระบวนการเบื้องหลังที่ระบบบันทึกไว้.
เหตุผลที่สำคัญ ช่วยค้นหาปัญหาคุณภาพข้อมูลตั้งแต่เนิ่นๆ ลดงานแก้ไขด้วยมือในขั้นตอนถัดไป การวิเคราะห์รายการที่ตรวจสอบไม่ผ่านยังช่วยชี้ข้อผิดพลาดที่ผู้ใช้ทำบ่อยหรือจุดที่ควรปรับปรุงคำแนะนำในระบบ. แหล่งข้อมูล ค้นหากิจกรรมนี้ได้จากบันทึกของระบบหรือบันทึกธุรกรรมเฉพาะที่เชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์ Journal Entry ซึ่งบันทึกการเรียกใช้กฎตรวจสอบ. บันทึก ระบบบันทึกเหตุการณ์เมื่อกลไกตรวจสอบทำงานกับข้อมูลรายการบัญชี. ประเภทเหตุการณ์ explicit
	ส่งรายการบัญชีเพื่อขออนุมัติ	หลังจากตรวจสอบเบื้องต้นผ่านแล้ว ระบบจะส่งรายการบัญชีอย่างเป็นทางการไปยังผู้อนุมัติหรือกลุ่มผู้อนุมัติที่กำหนด โดยบันทึกเป็นการเปลี่ยนสถานะ เช่น จาก 'Reviewed' เป็น 'Pending Approval'.
เหตุผลที่สำคัญ กิจกรรมนี้แยกขั้นตอนการตรวจสอบเบื้องต้นออกจากขั้นตอนอนุมัติขั้นสุดท้าย ซึ่งอาจดำเนินการโดยผู้ใช้คนละบทบาท จึงช่วยแยกวิเคราะห์ความล่าช้าที่เกิดขึ้นเฉพาะในขั้นตอนอนุมัติระดับสูงได้. แหล่งข้อมูล อนุมานจากการเปลี่ยนสถานะในประวัติรายการบัญชีที่บันทึกไว้ในตารางประวัติการเปลี่ยนแปลง โดยสถานะจะเปลี่ยนจากขั้นตอนตรวจสอบไปเป็นขั้นตอนอนุมัติ. บันทึก ได้จากการติดตามการเปลี่ยนแปลงของฟิลด์สถานะเป็น 'Pending Approval' หรือค่าใกล้เคียง พร้อมเวลาที่เปลี่ยนแปลง. ประเภทเหตุการณ์ inferred

แนะนำ ไม่บังคับ

คู่มือการดึงข้อมูล

วิธีดึงข้อมูลจาก Workiva

ขั้นตอน

สร้าง API Client ใน Workiva: ไปที่คอนโซลผู้ดูแลระบบ Workiva ในการตั้งค่าองค์กร ให้เลือก 'API Clients' แล้วสร้างไคลเอ็นต์ OAuth2 ใหม่ กำหนดขอบเขตสิทธิ์ที่จำเป็น เช่น journals:read และ audittrail:read จัดเก็บ Client ID และ Client Secret ที่สร้างขึ้นอย่างปลอดภัย.
ตั้งค่าสภาพแวดล้อม Python: ตรวจสอบว่าติดตั้ง Python 3.6 หรือใหม่กว่า ติดตั้งไลบรารีที่จำเป็นสำหรับส่งคำขอ API และจัดการข้อมูล โดยเรียกใช้ pip install requests pandas ในเทอร์มินัล.
เขียนสคริปต์ยืนยันตัวตน: สร้างฟังก์ชันในสคริปต์ Python เพื่อจัดการการยืนยันตัวตน OAuth2 ฟังก์ชันนี้ควรรับ Client ID และ Client Secret ส่งคำขอ POST ไปยัง token endpoint ของ Workiva เช่น https://[YourWorkivaDomain].workiva.com/oauth2/v2/token แล้วรับ access token.
ระบุ API endpoint: ค้นหา REST API endpoint ที่ใช้ดึงรายการบัญชีและประวัติโดยละเอียด endpoint หลักอาจมีรูปแบบคล้าย https://[YourWorkivaDomain].workiva.com/api/v1/journals ส่วน endpoint สำหรับประวัติอาจมีรูปแบบ .../api/v1/journals/{journal_id}/history.
ดึงรายการบัญชี: เขียนส่วนของสคริปต์ที่เรียก endpoint หลักสำหรับรายการบัญชี ใช้พารามิเตอร์ query เพื่อกรองตามช่วงวันที่และเงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้อง การเรียกนี้จะแสดงรายการออบเจ็กต์รายการบัญชี ซึ่งแต่ละรายการมี ID เฉพาะ.
วนดึงประวัติของแต่ละรายการ: วนดูรายการบัญชีที่ดึงมาในขั้นตอนก่อนหน้า สำหรับแต่ละ JournalEntryId ให้เรียก API แยกกันไปยัง endpoint ประวัติหรือประวัติการตรวจสอบ เพื่อดึงลำดับเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง.
จับคู่เหตุการณ์ดิบกับกิจกรรม: ประมวลผลข้อมูลประวัติดิบจากการตอบกลับของ API แล้วสร้างตรรกะจับคู่ชื่อเหตุการณ์ภายในหรือการเปลี่ยนสถานะของ Workiva กับชื่อกิจกรรมที่ต้องใช้ เช่น การเปลี่ยนสถานะจาก 'Draft' เป็น 'In Review' จะตรงกับกิจกรรม 'ส่งรายการบัญชีเพื่อตรวจสอบ'.
สร้างแถวในบันทึกเหตุการณ์: สำหรับแต่ละเหตุการณ์ที่จับคู่แล้ว ให้สร้าง dictionary หรือออบเจ็กต์แทนหนึ่งแถวในบันทึกเหตุการณ์สุดท้าย กรอกแอตทริบิวต์ที่จำเป็น เช่น JournalEntryId, ActivityName, EventTime และ User รวมถึงแอตทริบิวต์แนะนำ เช่น JournalEntryAmount และ Department จากข้อมูลรายการบัญชีหลัก.
จัดการการแบ่งหน้า API: เขียนตรรกะเพื่อจัดการการตอบกลับ API ที่แบ่งหน้า ตรวจสอบลิงก์ 'next' หรือ page token ในส่วนหัวหรือเนื้อหาการตอบกลับ แล้วส่งคำขอเพิ่มเติมจนกว่าจะดึงข้อมูลทั้งหมดของช่วงเวลาที่กำหนดครบ.
รวบรวมและจัดรูปแบบข้อมูล: รวมแถวบันทึกเหตุการณ์ที่สร้างขึ้นทั้งหมดเป็นรายการเดียว แล้วแปลงรายการนี้เป็น pandas DataFrame เพื่อจัดการขั้นสุดท้าย.
เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลกำกับ: เพิ่มคอลัมน์ SourceSystem และ LastDataUpdate ลงใน DataFrame โดย SourceSystem ควรเป็นค่าคงที่ เช่น 'Workiva' ส่วน LastDataUpdate ให้ใช้เวลาปัจจุบันขณะเรียกใช้สคริปต์.
ส่งออกเป็น CSV: บันทึก DataFrame สุดท้ายเป็นไฟล์ CSV ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เข้ารหัส UTF-8 และมีโครงสร้างตามที่เครื่องมือ process mining กำหนด.

การกำหนดค่า

ข้อมูลรับรอง API: กำหนดค่า CLIENT_ID และ CLIENT_SECRET ที่ถูกต้องในสคริปต์ โดยรับข้อมูลจากคอนโซลผู้ดูแลระบบ Workiva ซึ่งจำเป็นสำหรับการยืนยันตัวตน OAuth2.
API endpoint: สคริปต์ต้องใช้ URL พื้นฐานของ Workiva เช่น https://[YourWorkivaDomain].workiva.com และ path เฉพาะสำหรับ token, รายการบัญชี และประวัติรายการบัญชี.
ช่วงวันที่: ระบุ START_DATE และ END_DATE เพื่อจำกัดขอบเขตการดึงข้อมูล โดยทั่วไปการวิเคราะห์ครั้งแรกควรใช้ช่วง 3 ถึง 6 เดือน เพื่อให้สมดุลระหว่างปริมาณข้อมูลกับข้อมูลเชิงลึก.
พารามิเตอร์การกรอง: ตั้งค่าสคริปต์ให้ใช้พารามิเตอร์ query ของ API เพื่อกรองรายการบัญชีได้ ตัวกรองที่ใช้บ่อย ได้แก่ journalEntryType หรือ department เพื่อจำกัดข้อมูลให้เหลือหน่วยธุรกิจหรือกระบวนการที่ต้องการ.
การจับคู่สถานะ: สคริปต์มี dictionary ชื่อ STATUS_TO_ACTIVITY_MAP สำหรับแปลงค่าสถานะดิบจาก Workiva API ให้เป็นชื่อกิจกรรมมาตรฐานในบันทึกเหตุการณ์ คุณอาจต้องปรับแต่งหากองค์กรใช้สถานะที่กำหนดเอง.
สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องมีบัญชี Workiva ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบเพื่อสร้าง API client และต้องติดตั้งไลบรารี requests และ pandas ในสภาพแวดล้อมที่ใช้เรียกสคริปต์ Python.

ตัวอย่างคำค้น python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva instance details and credentials
WORKIVA_DOMAIN = class="hl-string">"https://[YourWorkivaDomain].workiva.com"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your-Client-ID]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your-Client-Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the journal entry extraction
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Endpoint Definitions ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use the correct API version and paths for your instance
TOKEN_URL = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/oauth2/v2/token"
JOURNALS_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/api/v1/journals"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping from Workiva status changes to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># This may need adjustment based on your specific Workiva workflow configuration.
STATUS_TO_ACTIVITY_MAP = {
    (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'In Review'): class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Journal Entry Sent For Approval',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Journal Entry Approved',
    (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Journal Entry Posted to GL',
    (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Journal Entry Reconciled',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected'
}

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Workiva and retrieves an OAuth2 access token."""
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(TOKEN_URL, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated API endpoint."""
    all_data = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_data.extend(data.get(class="hl-string">'data', []))
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl') class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust based on actual API response structure
        params = {} class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full URL from nextPageUrl
        time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect rate limits
    return all_data

def map_history_to_activity(event, previous_event, journal_details):
    class="hl-string">"""Maps a single history event to a structured activity record."""
    activity_record = {
        class="hl-string">'JournalEntryId': journal_details.get(class="hl-string">'id'),
        class="hl-string">'EventTime': event.get(class="hl-string">'timestamp'),
        class="hl-string">'User': event.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'System'),
        class="hl-string">'JournalEntryType': journal_details.get(class="hl-string">'type'),
        class="hl-string">'JournalEntryAmount': journal_details.get(class="hl-string">'amount'),
        class="hl-string">'JournalEntryStatus': event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue'),
        class="hl-string">'Department': journal_details.get(class="hl-string">'department')
    }

    event_type = event.get(class="hl-string">'eventType')

    if event_type == class="hl-string">'CREATE':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Created'
        activity_record[class="hl-string">'JournalEntryStatus'] = class="hl-string">'Draft'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'ATTACHMENT_ADD':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Supporting Documentation Attached'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'REVERSAL_PROCESSED':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reversal Processed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'VALIDATION_RUN':
        status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'status')
        if status == class="hl-string">'SUCCESS':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Run'
        elif status == class="hl-string">'FAILURE':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Failed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        old_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue')
        new_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue')
        activity_tuple = (old_status, new_status)
        if activity_tuple in STATUS_TO_ACTIVITY_MAP:
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = STATUS_TO_ACTIVITY_MAP[activity_tuple]
            return activity_record
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer other activities based on status
        if new_status == class="hl-string">'In Review' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'ActivityName') != class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Review Started' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
            return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'JournalEntryStatus') == class="hl-string">'Rejected':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Corrected' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
        return activity_record
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback for unmapped status changes that might represent a review completion
    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        if event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue') == class="hl-string">'In Review':
             activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reviewed' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
             return activity_record

    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting extraction from Workiva API...")
    try:
        access_token = get_access_token()
        headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all journal entries within the specified date range
        print(fclass="hl-string">"Fetching journal entries from {START_DATE} to {END_DATE}...")
        journal_params = {class="hl-string">'createdAfter': START_DATE, class="hl-string">'createdBefore': END_DATE}
        journals = fetch_paginated_data(JOURNALS_API_ENDPOINT, headers, journal_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(journals)} journal entries.")

        event_log = []
        last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

        for i, journal in enumerate(journals):
            journal_id = journal.get(class="hl-string">'id')
            print(fclass="hl-string">"Processing journal {i+1}/{len(journals)}: {journal_id}")

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch the detailed history for each journal entry
            history_url = fclass="hl-string">"{JOURNALS_API_ENDPOINT}/{journal_id}/history"
            try:
                history_events = fetch_paginated_data(history_url, headers, {})
            except requests.exceptions.HTTPError as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch history for {journal_id}: {e}")
                continue

            processed_activities = []
            for idx, event in enumerate(history_events):
                previous_event = processed_activities[-1] if processed_activities else None
                activity_record = map_history_to_activity(event, previous_event, journal)
                if activity_record:
                    activity_record[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
                    activity_record[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update
                    processed_activities.append(activity_record)
            
            event_log.extend(processed_activities)

        if not event_log:
            print(class="hl-string">"No events were generated. The event log is empty.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
        df = pd.DataFrame(event_log)
        df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'JournalEntryId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'workiva_journal_entry_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An API error occurred: {e}")
    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"An unexpected error occurred: {e}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

เริ่มปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชีได้วันนี้ เทมเพลตนี้มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเริ่มดึงข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์.

กลับไปยังคู่มือการปรับปรุง

ดาวน์โหลดเทมเพลต

เริ่มปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชีวันนี้

ลดระยะเวลาของวงจรรายการบัญชีลง 30% เพื่อปิดบัญชีได้เร็วขึ้น.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ยกเลิกได้ทุกเมื่อ.

เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

เทมเพลตข้อมูลสำหรับกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

แอตทริบิวต์ของรายการบัญชีในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน

กิจกรรมในกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชี

คู่มือการดึงข้อมูล

ดึงข้อมูลด้วยสคริปต์ Python ผ่าน Workiva REST API

ขั้นตอน

การกำหนดค่า

ตัวอย่างคำค้น python

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

เริ่มปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีถึงรายงาน: รายการบัญชีวันนี้