เทมเพลตข้อมูลกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงิน: ใบสั่งซื้อ

ชื่อกิจกรรมอธิบายขั้นตอนหรือการเปลี่ยนสถานะในกระบวนการใบสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น “สร้างใบสั่งซื้อ” “อนุมัติใบสั่งซื้อ” “บันทึกรับสินค้า” และ “ได้รับใบแจ้งหนี้” แต่ละกิจกรรมแสดงจุดหนึ่งในเส้นทางของกระบวนการ

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการสร้างแผนที่กระบวนการ ซึ่งแสดงลำดับกิจกรรมให้เห็นเป็นภาพ การวิเคราะห์ลำดับและความถี่ของกิจกรรมต่างๆ ช่วยระบุเส้นทางที่เกิดขึ้นบ่อย การเบี่ยงเบน คอขวด และการวนกลับไปแก้ไข เช่น การอนุมัติหรือแก้ไขซ้ำ.

ข้อมูลนี้เป็นโครงหลักของแผนที่กระบวนการ ช่วยให้เห็นภาพและวิเคราะห์ลำดับการทำงาน ความแตกต่าง และจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพได้.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้ได้มาจากรหัสธุรกรรม บันทึกการเปลี่ยนสถานะ ตารางเหตุการณ์ หรือตารางเอกสารการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ.

รหัสใบสั่งซื้อเป็นรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งกำหนดให้กับใบสั่งซื้อแต่ละรายการเพื่อแยกจากรายการอื่น รหัสนี้เป็นจุดอ้างอิงหลักสำหรับกิจกรรม เอกสาร และการสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมจัดซื้อรายการนั้น

ใน process mining รหัสนี้มีความสำคัญต่อการรวมเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น การสร้าง การอนุมัติ การรับสินค้า และการออกใบแจ้งหนี้ ให้เป็นกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบหรือ “เคส” เดียวกัน เมื่อนำรหัสนี้มาวิเคราะห์ จะสามารถสร้างภาพวงจรชีวิตทั้งหมดของใบสั่งซื้อแต่ละรายการ ตั้งแต่เริ่มต้นจนปิดรายการได้.

นี่คือข้อมูลพื้นฐานที่เชื่อมเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นเคสเดียว ทำให้วิเคราะห์วงจรชีวิตของใบสั่งซื้อตั้งแต่ต้นจนจบได้.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์คีย์หลักในตารางส่วนหัวหรือเอกสารใบสั่งซื้อ.

เวลาที่เกิดเหตุการณ์บันทึกวันที่และเวลาที่ดำเนินกิจกรรมหรือบันทึกการเปลี่ยนสถานะ ข้อมูลเวลานี้ช่วยระบุช่วงเวลาของแต่ละเหตุการณ์ในวงจรชีวิตใบสั่งซื้อ

ใน process mining การประทับเวลาเป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับคำนวณรอบเวลา ระยะเวลา และเวลารอระหว่างกิจกรรม เมื่อนำเหตุการณ์ของแต่ละเคสมาเรียงตามเวลา จะวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการ ระบุคอขวดที่ทำให้เสียเวลา และติดตามการปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) ได้.

ข้อมูลนี้ช่วยให้วิเคราะห์ทุกเรื่องที่เกี่ยวกับเวลาได้ ทั้งการคำนวณรอบเวลา การระบุคอขวด และการติดตามประสิทธิภาพเทียบกับเกณฑ์มาตรฐาน.

โดยทั่วไปพบข้อมูลนี้ในบันทึกเหตุการณ์ ตารางประวัติการเปลี่ยนแปลง หรือฟิลด์วันที่สร้างหรือวันที่ผ่านรายการในเอกสารธุรกรรม.

ข้อมูลระบบต้นทางระบุระบบสารสนเทศที่เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลเหตุการณ์ เช่น ERP แพลตฟอร์มจัดซื้อ หรือระบบเดิม ข้อมูลนี้สำคัญเป็นพิเศษเมื่อกระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินทำงานผ่านแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อกันหลายระบบ

การทราบระบบต้นทางช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แก้ไขปัญหา และทำความเข้าใจความแตกต่างของกระบวนการที่ขึ้นอยู่กับระบบ ตัวอย่างเช่น PO ที่สร้างจากระบบจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์อาจใช้เส้นทางที่ต่างออกไปและทำงานอัตโนมัติมากกว่า PO ที่สร้างด้วยมือใน ERP หลัก.

ข้อมูลนี้ช่วยให้ทราบที่มาของข้อมูล ซึ่งจำเป็นต่อการกำกับดูแลและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ความแตกต่างของกระบวนการในแต่ละระบบ.

อาจเป็นค่าคงที่ที่เพิ่มระหว่างการดึงข้อมูล หรือเป็นฟิลด์ในตารางต้นทางที่ระบุระบบที่ใช้บันทึกรายการ.

ข้อมูลนี้บันทึกวันที่และเวลาที่โหลดหรือรีเฟรชข้อมูลจากระบบต้นทางครั้งล่าสุด เป็นฟิลด์เมทาดาทาที่ใช้กับชุดข้อมูลทั้งหมด ไม่ใช่เหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อมูลที่กำลังวิเคราะห์เป็นข้อมูลล่าสุดเพียงใด และช่วยประเมินว่าข้อมูลเชิงลึกยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจหรือไม่ โดยพิจารณาจากความเป็นปัจจุบันที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์.

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทราบความใหม่ของข้อมูล เข้าใจว่าการวิเคราะห์ครอบคลุมช่วงเวลาใด และผลลัพธ์ยังเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่.

โดยทั่วไปเครื่องมือหรือกระบวนการดึงและแปลงข้อมูล (ETL) จะสร้างและจัดเก็บเวลานี้.

แอตทริบิวต์ชื่อผู้ขายระบุคู่ค้าภายนอกที่ทำสัญญาจัดหาสินค้าหรือบริการตามที่ระบุในใบสั่งซื้อ เป็นข้อมูลหลักสำคัญที่เชื่อมโยงกับข้อมูลธุรกรรมของใบสั่งซื้อ

การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามผู้ขายมีความสำคัญต่อการติดตามผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ ช่วยเปรียบเทียบผู้ขายจากตัวชี้วัด เช่น อัตราการส่งมอบตรงเวลา อัตราการคืนสินค้า และความถี่ในการแก้ไขใบสั่งซื้อ ข้อมูลเหล่านี้ใช้ประกอบการวางแผนจัดหา การเจรจากับผู้ขาย และการบริหารความสัมพันธ์ได้.

ช่วยวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของผู้ขาย โดยเปรียบเทียบระยะเวลาจัดส่ง คุณภาพ และปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการของซัพพลายเออร์แต่ละราย.

ข้อมูลนี้มาจากข้อมูลหลักของผู้ขายและเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อ โดยทั่วไปอยู่ในส่วนหัวเอกสาร.

แอตทริบิวต์ชื่อผู้ใช้ระบุบุคคลที่รับผิดชอบเหตุการณ์ในกระบวนการ เช่น ผู้สร้างใบขอซื้อ ผู้อนุมัติใบสั่งซื้อ หรือผู้บันทึกการรับสินค้า ข้อมูลนี้ช่วยระบุผู้รับผิดชอบและทำให้เห็นบทบาทของบุคคลในกระบวนการ

การวิเคราะห์กิจกรรมแยกตามผู้ใช้ช่วยให้เข้าใจการกระจายภาระงาน ระบุความต้องการในการฝึกอบรม และตรวจพบความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ เช่น ตรวจสอบว่าผู้ใช้บางรายเกี่ยวข้องกับการทำงานซ้ำหรืองานล่าช้าบ่อยหรือไม่ หรือมีการละเมิดการแบ่งแยกหน้าที่หรือไม่.

เชื่อมโยงกิจกรรมในกระบวนการกับบุคคลที่ทำงานนั้น เพื่อวิเคราะห์ภาระงาน ผลการปฏิบัติงาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับผู้ใช้.

มักพบในฟิลด์ 'Created By', 'Changed By' หรือ 'User ID' ในบันทึกธุรกรรมและส่วนหัวเอกสาร.

แอตทริบิวต์แผนกระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบการซื้อ โดยมักเป็นแผนกที่เริ่มคำขอหรือแผนกที่ใช้งบประมาณ เช่น 'ไอที', 'การตลาด' หรือ 'การปฏิบัติการ'

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการแบ่งกลุ่มและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกระบวนการในแต่ละส่วนของธุรกิจ การวิเคราะห์แยกตามแผนกช่วยให้เห็นว่าแผนกใดใช้เวลาดำเนินการนานที่สุด มีการแก้ไขบ่อยที่สุด หรือมีการซื้อนอกกระบวนการมากที่สุด ข้อมูลเหล่านี้ช่วยกำหนดแนวทางปรับปรุงให้เหมาะกับความต้องการและรูปแบบการทำงานของแต่ละแผนก.

ช่วยแบ่งการวิเคราะห์กระบวนการตามหน่วยธุรกิจ เพื่อเปรียบเทียบผลการดำเนินงานและระบุปัญหาหรือแนวปฏิบัติที่ดีของแต่ละแผนก.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้อยู่ในส่วนหัวใบสั่งซื้อหรือรายละเอียดรายการสินค้า และมักเชื่อมโยงกับฟิลด์ 'Cost Center' หรือ 'Department'.

ยอดเงินใบสั่งซื้อแสดงภาระผูกพันทางการเงินทั้งหมดของคำสั่งซื้อ สามารถวิเคราะห์ได้ทั้งในระดับเอกสารหรือแยกตามรายการสินค้า

แอตทริบิวต์นี้เป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการวิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญด้านการเงิน ช่วยกรองกระบวนการตามมูลค่า เช่น เลือกดูใบสั่งซื้อมูลค่าสูงที่อาจมีขั้นตอนอนุมัติซับซ้อนหรือส่งผลต่อธุรกิจมากกว่า เมื่อนำยอดเงินใบสั่งซื้อมาเปรียบเทียบกับระยะเวลาดำเนินการหรืออัตราการทำงานซ้ำ จะช่วยให้เห็นว่าใบสั่งซื้อมูลค่าสูงดำเนินการได้มีประสิทธิภาพน้อยกว่าใบสั่งซื้อมูลค่าต่ำหรือไม่.

เพิ่มมิติด้านการเงินให้กับกระบวนการ ช่วยวิเคราะห์ตามมูลค่าเพื่อจัดลำดับการปรับปรุงและทำความเข้าใจปัจจัยที่ทำให้เกิดต้นทุน.

ดูค่านี้ได้จากข้อมูลส่วนหัวใบสั่งซื้อ โดยมักคำนวณจากผลรวมของยอดเงินทุกรายการ.

วันที่ต้องการให้จัดส่งคือวันที่ระบุในใบสั่งซื้อ ซึ่งองค์กรคาดว่าจะได้รับสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย ใช้เป็นเกณฑ์อ้างอิงในการวัดผลการจัดส่งของผู้ขาย

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อการคำนวณ KPI อัตราการส่งมอบตรงเวลา เมื่อนำวันที่ต้องการให้จัดส่งมาเปรียบเทียบกับวันที่รับสินค้าจริง ธุรกิจจะประเมินความน่าเชื่อถือของผู้ขายได้ การวิเคราะห์วันที่คลาดเคลื่อนช่วยระบุปัญหาที่เกิดซ้ำกับผู้ขาย สินค้า หรือสถานที่จัดส่งบางแห่ง และใช้เป็นข้อมูลประกอบการหารือเรื่องผลการดำเนินงานได้.

ใช้เป็นเกณฑ์วัดผลการจัดส่งของผู้ขาย และจำเป็นต่อการคำนวณ KPI อัตราการส่งมอบตรงเวลา.

โดยทั่วไปเป็นฟิลด์มาตรฐานในส่วนหัวใบสั่งซื้อหรือรายละเอียดรายการสินค้า.

สถานะใบสั่งซื้อระบุขั้นตอนของใบสั่งซื้อในวงจรการทำงาน ณ เวลาหนึ่ง หรือผลลัพธ์สุดท้าย สถานะที่พบบ่อย ได้แก่ 'รออนุมัติ', 'อนุมัติแล้ว', 'ส่งให้ผู้ขายแล้ว', 'รับสินค้าแล้วบางส่วน', 'ปิด' หรือ 'ยกเลิก'

แอตทริบิวต์นี้ช่วยกรองและวิเคราะห์ใบสั่งซื้อเฉพาะกลุ่มได้ เช่น วิเคราะห์เฉพาะคำสั่งซื้อที่ยังเปิดอยู่เพื่อหาคอขวดในปัจจุบัน หรือดูคำสั่งซื้อที่ยกเลิกเพื่อทำความเข้าใจสาเหตุ การติดตามลำดับการเปลี่ยนสถานะยังใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดกิจกรรมในโมเดลกระบวนการได้.

ช่วยกรองเคสตามขั้นตอนในวงจรการทำงาน เพื่อวิเคราะห์คำสั่งซื้อที่เปิดอยู่ ปิดแล้ว หรือมีปัญหาได้ตรงจุด.

เป็นฟิลด์สถานะมาตรฐานที่พบในข้อมูลส่วนหัวใบสั่งซื้อ.

หมวดหมู่สินค้า หรือที่เรียกว่ากลุ่มวัสดุหรือหมวดหมู่การจัดซื้อ ใช้จำแนกประเภทสินค้าและบริการที่จัดซื้อ การจัดหมวดหมู่อย่างเป็นระบบช่วยจัดระเบียบและทำความเข้าใจค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ รวมถึงรูปแบบการดำเนินงานของกระบวนการ

การวิเคราะห์กระบวนการแยกตามหมวดหมู่สินค้าอาจเผยให้เห็นความแตกต่างที่สำคัญ เช่น การจัดซื้อบริการที่ซับซ้อนอาจมีรอบอนุมัตินานกว่าและมีการแก้ไขมากกว่าการซื้ออุปกรณ์สำนักงานทั่วไป การแบ่งกลุ่มเช่นนี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการและวางกลยุทธ์ให้เหมาะกับแต่ละหมวดหมู่.

ช่วยวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกระบวนการและค่าใช้จ่ายแยกตามหมวดหมู่ เพื่อให้เห็นว่าการซื้อแต่ละประเภทส่งผลต่อประสิทธิภาพของกระบวนการอย่างไร.

โดยทั่วไปจัดเก็บข้อมูลนี้ไว้ในระดับรายการของใบสั่งซื้อ.

ID ใบขอซื้อเป็นรหัสของเอกสารภายในที่เริ่มกระบวนการจัดซื้อ โดยแผนกจะส่งใบขอซื้ออย่างเป็นทางการไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อขอให้จัดหาสินค้าหรือบริการ

ID นี้ช่วยเชื่อมกระบวนการใบสั่งซื้อกับขั้นตอนการขอซื้อก่อนหน้า ทำให้วิเคราะห์กระบวนการตั้งแต่ขอซื้อจนถึงออกใบสั่งซื้อได้กว้างขึ้น และวัดเวลาตั้งแต่ยื่นคำขอจนสร้างใบสั่งซื้อได้ นอกจากนี้ยังช่วยระบุความล่าช้าในช่วงส่งต่องานระหว่างผู้ขอกับทีมจัดซื้อ.

เชื่อมใบสั่งซื้อกับคำขอต้นทาง เพื่อวิเคราะห์รอบเวลาดำเนินการตั้งแต่ขอซื้อจนถึงออกใบสั่งซื้อ.

โดยทั่วไปจัดเก็บเป็นฟิลด์อ้างอิงในส่วนหัวใบสั่งซื้อหรือข้อมูลรายการสินค้า.

ผู้ขอซื้อคือบุคคลในองค์กรที่เริ่มแจ้งความต้องการซื้อ โดยมักเป็นผู้สร้างใบขอซื้อก่อนหน้า ซึ่งต่างจากผู้ใช้ที่สร้างเอกสารใบสั่งซื้อในระบบ โดยทั่วไปผู้ใช้รายนั้นจะอยู่ในแผนกจัดซื้อ

การวิเคราะห์แยกตามผู้ขอซื้อช่วยให้เห็นรูปแบบการจัดซื้อ เช่น ผู้ขอบางรายอาจมีคำสั่งซื้อเร่งด่วนหรือมีการแก้ไขบ่อย ข้อมูลนี้นำไปใช้จัดการฝึกอบรมเรื่องนโยบายการจัดซื้อให้ตรงจุด หรือปรับปรุงการระบุความต้องการตั้งแต่ต้นทางได้.

ระบุผู้ใช้ในหน่วยธุรกิจที่เริ่มการซื้อ ช่วยวิเคราะห์รูปแบบการจัดซื้อและปรับปรุงการระบุความต้องการ.

โดยทั่วไปข้อมูลนี้มาจากใบขอซื้อที่เกี่ยวข้อง หรือจัดเก็บไว้ในฟิลด์ 'Requester' ของใบสั่งซื้อ.

แอตทริบิวต์ End Time ใช้บันทึกเวลาที่กิจกรรมเสร็จสิ้น เหตุการณ์ในกระบวนการหลายรายการเกิดขึ้นทันที จึงมีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดตรงกัน แต่บางกิจกรรม โดยเฉพาะงานที่ทำด้วยตนเองหรืองานที่วัดระยะเวลาได้ อาจมีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดต่างกัน

การมีเวลาสิ้นสุดช่วยให้คำนวณระยะเวลาที่ใช้ทำกิจกรรมแต่ละรายการได้อย่างแม่นยำ ทำให้ระบุขั้นตอนที่ใช้เวลานาน และแยกเวลาทำงานจริงออกจากเวลารอระหว่างกิจกรรมได้ชัดเจนขึ้น.

ช่วยคำนวณเวลาที่ใช้ทำกิจกรรมได้อย่างแม่นยำ และแยกเวลาทำงานจริงออกจากเวลารอในกระบวนการ.

พบข้อมูลนี้ได้ในบันทึกเหตุการณ์หรือข้อมูลธุรกรรม บางครั้งจัดเก็บไว้ในฟิลด์แยก เช่น 'เวลาสิ้นสุด' หรือ 'วันที่เสร็จสิ้น' หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว สามารถกำหนดให้มีค่าเดียวกับเวลาเหตุการณ์ได้.

แอตทริบิวต์สกุลเงินระบุหน่วยเงินที่ใช้กับยอดเงินใบสั่งซื้อและฟิลด์ทางการเงินอื่นๆ ข้อมูลนี้จำเป็นต่อการตีความและรวมข้อมูลทางการเงินอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในองค์กรข้ามชาติที่ใช้หลายสกุลเงิน

ในการวิเคราะห์ แอตทริบิวต์นี้ช่วยให้เปรียบเทียบตัวชี้วัดทางการเงินบนฐานเดียวกัน และจำเป็นสำหรับ dashboard หรือ KPI ที่เกี่ยวข้องกับมูลค่าเงิน เพื่อให้แปลงสกุลเงินและจัดทำรายงานได้ถูกต้อง และเห็นภาพทางการเงินของกระบวนการจัดซื้ออย่างแม่นยำ.

ให้บริบทที่จำเป็นสำหรับมูลค่าเงินทั้งหมด ช่วยให้จัดทำรายงานและเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินได้ถูกต้อง โดยเฉพาะในการปฏิบัติงานระดับโลก.

โดยทั่วไปจัดเก็บรหัสนี้ไว้ในส่วนหัวใบสั่งซื้อ พร้อมกับยอดเงินรวม.