เทมเพลต RACI Matrix: ดาวน์โหลด กรอกข้อมูล และนำเข้า

เทมเพลต RACI matrix เป็นตารางเดียว โดยแสดงขั้นตอนหรือการตัดสินใจของกระบวนการไว้ด้านข้าง บทบาทไว้ด้านบน และ R, A, C หรือ I ในแต่ละช่อง หน้านี้มีตารางให้ดาวน์โหลดไปกรอก พร้อมกฎที่ช่วยให้ใช้งานได้จริง และวิธีดูแลให้ข้อมูลตรงกับกระบวนการแทนที่จะปล่อยไว้ในโฟลเดอร์.

หากต้องการทราบความหมายของอักษรทั้งสี่และวิธีใช้ อ่านคำอธิบาย RACI หน้านี้เน้นที่ตัวตารางและวิธีดูแลให้ข้อมูลถูกต้อง.

เทมเพลต RACI matrix มีอะไรบ้าง?

ไฟล์มีแถวหัวตารางหนึ่งแถวและ 6 คอลัมน์ หัวตารางนี้ไม่ได้มีไว้ตกแต่ง แต่เป็นรูปแบบเดียวกับที่ ProcessMind สร้างเมื่อส่งออก RACI matrix คุณจึงนำไฟล์ที่จัดทำจากเทมเพลตนี้กลับเข้าไปได้โดยไม่ต้องแก้ไขเพิ่ม.

ในแต่ละช่องให้ใส่ชื่อบทบาทหรือคำย่อ หากขั้นตอนหนึ่งมีหลายบทบาทในหน้าที่เดียวกัน ให้คั่นแต่ละรายการด้วยอัฒภาค: AP manager; Buyer ชื่อมีความสำคัญกว่ารูปแบบ เพราะเมื่อนำเข้า ระบบจะค้นหาชื่อแต่ละรายการในคลังบทบาท และข้ามชื่อที่ไม่รู้จัก.

ในเทมเพลตมีตัวอย่างขั้นตอนอนุมัติใบแจ้งหนี้และการรับพนักงานใหม่เข้าทำงานจากหน้านี้กรอกไว้แล้ว คุณจึงเห็นรูปแบบก่อนแทนที่แถวด้วยข้อมูลกระบวนการของคุณ ให้คงหัวตารางไว้ แล้วเขียนทับข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ด้านล่าง.

ไฟล์นี้เก็บการกำหนดบทบาท ไม่ได้เก็บข้อมูลกระบวนการทั้งหมด ขอบเขต จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ระบบที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน และเงื่อนไขเริ่มต้น ล้วนอยู่ในเอกสารกระบวนการ ซึ่งเป็นตำแหน่งที่แสดงเมทริกซ์อยู่แล้ว สเปรดชีตจะเก็บข้อมูลเหล่านี้ได้เช่นกัน แต่เมื่อกระบวนการเปลี่ยน ก็ไม่มีอะไรช่วยให้ข้อมูลในไฟล์ตรงกับโมเดล.

จะเรียกว่า RACI chart, RACI diagram หรือ RACI matrix ดี

แต่ละทีมอาจเรียกสิ่งนี้ต่างกัน เช่น RACI template, RACI matrix format, RACI diagram หรือ RACI diagram template, RACI chart template, RACI model template, RACI analysis template หรือ responsibility matrix แต่ทั้งหมดคือสิ่งเดียวกัน เป็นตารางเดียว มีอักษรสี่ตัว และมีกฎว่าใครเป็นผู้อนุมัติ เลือกใช้ชื่อที่ทีมของคุณค้นหา แล้วคงชื่อคอลัมน์ตามเดิม เพื่อให้ใช้ไฟล์แทนกันได้.

กรอกข้อมูลอย่างไร?

เริ่มจากสร้างแถว โดยเรียงขั้นตอนและการตัดสินใจตามลำดับการทำงาน อาจอ้างอิงจากแผนผังกระบวนการ การไล่ดูกรณีจริงหนึ่งกรณี หรือการวิเคราะห์บันทึกเหตุการณ์ ไม่ควรใช้ชื่อแผนกเป็นแถว เพราะคำว่า “การเงิน” หรือ “กฎหมาย” บอกว่ามีแผนกใด แต่ไม่ได้บอกว่าใครทำอะไร.

จากนั้นอ่านทีละแถว แล้วถามคำถามตามตัวอักษรแต่ละตัว

มีกฎสองข้อที่ช่วยให้ใช้เมทริกซ์ได้จริง แต่ละแถวต้องมีผู้รับผิดชอบสูงสุดเพียงหนึ่งบทบาท หากมีสองบทบาท ความรับผิดชอบจะไม่ชัดเจน แต่ถ้าไม่มีเลย ก็ไม่มีใครรับผิดชอบผลลัพธ์ และให้ระบุ C เฉพาะเมื่อข้อมูลนั้นเปลี่ยนวิธีทำงานได้ เพราะบทบาท Consulted ทุกคนเพิ่มภาระในการประสานงาน สำหรับการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบสูงสุดมักเป็นผู้ดูแลงบประมาณหรือความเสี่ยง ไม่ใช่คนที่อาวุโสที่สุดในห้อง.

แยกขั้นตอนที่กว้างเกินไปออกเป็นหลายแถว เมื่อบทบาทต่างๆ ตัดสินใจคนละส่วนได้ ตัวอย่างเช่น “ฝ่ายกฎหมายตรวจสัญญา” อาจรวมเรื่องความรับผิด เงื่อนไขการชำระเงิน และกฎหมายที่ใช้บังคับ หากมีสามบทบาทที่ยกเว้นข้อกำหนดเหล่านี้ได้ ก็ควรแยกเป็นสามแถว แล้วเมทริกซ์จะบอกข้อมูลบางอย่างที่โมเดลกระบวนการไม่ได้แสดง.

อย่าใส่ชื่อบุคคลลงในไฟล์ คุณเปลี่ยนชื่อ รวม หรือมอบหมายบทบาทใหม่ได้โดยไม่ต้องแก้เมทริกซ์ ใน ProcessMind ผู้ที่รับบทบาทจะถูกระบุเป็นผู้ได้รับมอบหมายในคลังบทบาท หากต้องใส่ชื่อบุคคลในแถวสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่ง ให้บันทึกไว้ในหมายเหตุแยกต่างหาก และใช้เมทริกซ์แสดงเฉพาะบทบาท.

RACI matrix ที่กรอกข้อมูลแล้วหน้าตาเป็นอย่างไร?

ตัวอย่างทั้งสองด้านล่างกรอกไว้ในเทมเพลตแล้ว คุณจึงเห็นรูปแบบก่อนแทนที่ด้วยข้อมูลกระบวนการของคุณ ตัวอย่างแรกคือ RACI matrix ที่ใช้ตลอดหน้านี้ เป็นกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ 3 ขั้นตอนและ 5 บทบาท ทั้งสองตัวอย่างใช้หลักเดียวกัน คือแต่ละแถวมีผู้รับผิดชอบสูงสุดหนึ่งบทบาท และระบุ Consulted เฉพาะเมื่อข้อมูลมีผลต่อวิธีทำงาน.

เจ้าหน้าที่ AP เป็นผู้ทำงาน แต่ไม่ได้รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ผู้ซื้อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบใบแจ้งหนี้และส่วนต่าง เพราะการจัดซื้อเกี่ยวข้องกับทั้งสองบทบาท ส่วน CFO อนุมัติส่วนต่างที่มีนัยสำคัญ.

เส้นทางกรณียกเว้นนี้ชวนให้ถามคำถามสำคัญเกี่ยวกับการอนุมัติทุกประเภทว่า เกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน หากการอนุมัติส่วนต่างเกิดขึ้นไม่บ่อย ก็เป็นกรณียกเว้นจริงและเกณฑ์ที่กำหนดก็ทำหน้าที่ได้ดี แต่หากเกิดขึ้นบ่อย ควรตรวจสอบเกณฑ์หรือกระบวนการให้ละเอียดขึ้น บันทึกเหตุการณ์จะแสดงให้เห็นว่าควรดูจุดไหน.

การรับพนักงานใหม่

การรับพนักงานใหม่เข้าทำงานเกี่ยวข้องกับฝ่าย HR, IT, Facilities และผู้จัดการที่รับพนักงาน การใช้เมทริกซ์เป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำให้เห็นการส่งต่องาน.

เมทริกซ์กำหนดผู้รับผิดชอบการสร้างบัญชีและกำหนดสิทธิ์เข้าถึง แต่ไม่ได้รับประกันว่างานจะเสร็จตรงเวลา อย่างไรก็ตาม เมทริกซ์ระบุชัดเจนว่าใครควรชี้แจงเมื่อไม่มีสิทธิ์เข้าถึง และควรตรวจสอบการส่งต่องานนี้กับข้อมูลกระบวนการ เพราะความล่าช้าอาจเกิดขึ้นระหว่างสองขั้นตอน ไม่ใช่ภายในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง.

นำเข้าเทมเพลตใน ProcessMind อย่างไร?

1. ส่งออกเมทริกซ์ปัจจุบันก่อน

   เปิดกระบวนการ แล้วเปิดแผง เอกสารประกอบ จากนั้นเลือก เมทริกซ์ RACI แล้วคลิก ส่งออก RACI ระบบจะสร้างไฟล์ชื่อ raci-matrix- ตามด้วยเวลา โดยมี 6 คอลัมน์เหมือนเทมเพลต ใช้ไฟล์นี้เป็นข้อมูลสำรองและใช้เปรียบเทียบ

2. กรอกข้อมูลในไฟล์

   แทนที่แถวตัวอย่างด้วยขั้นตอนและบทบาทในกระบวนการของคุณ โดยคงแถวหัวตารางไว้ตามเดิมทุกประการ ตั้งชื่อแต่ละกิจกรรมให้ตรงกับชื่อในโมเดล เพราะระบบใช้ชื่อกิจกรรมจับคู่ตอนนำเข้า

3. นำเข้าไฟล์

   ในเมนูเมทริกซ์ RACI เดิม ให้เลือก นำเข้า RACI แล้วเลือกไฟล์ CSV ระบบจะจับคู่กิจกรรมกับกระบวนการที่เปิดอยู่ตามชื่อ และจับคู่แต่ละช่องบทบาทกับคลังบทบาทตามชื่อหรือตัวย่อ

4. ตรวจสอบข้อมูลที่นำเข้า

   ตรวจสอบเมทริกซ์ในรูปแบบ บทบาท หรือ RACI หากชื่อใดจับคู่ไม่ได้ ช่องในแถวนั้นจะว่าง ซึ่งช่วยให้เห็นความแตกต่างระหว่างไฟล์กับโมเดลได้อย่างรวดเร็ว

ส่งออก RACI จะเขียนข้อมูลลงในหกคอลัมน์เดิม ทำให้ไฟล์กับโมเดลใช้แทนกันได้: ส่งออก แก้ไขในสเปรดชีต แล้วนำเข้ากลับ วิธีไปกลับนี้ยังช่วยเปรียบเทียบสิ่งที่ระบุไว้ในกระบวนการกับสิ่งที่ทีมตกลงกันได้อย่างตรงไปตรงมา.

คุณใช้ไฟล์ก่อนการประชุมเชิงปฏิบัติการได้ ไม่จำเป็นต้องรอจนจบ ส่งเทมเพลตที่กรอกขั้นตอนของกระบวนการไว้แล้วให้เจ้าของแต่ละบทบาทกรอกข้อมูลในคอลัมน์ของตน ความเห็นที่ไม่ตรงกันจะปรากฏในไฟล์ก่อนที่ใครจะจองห้องประชุม และเมื่อนำเข้าในตอนท้าย ก็อัปเดตกระบวนการได้ในขั้นตอนเดียว.

ทำ RACI ในเครื่องมือแทน Excel หรือ Word ดีอย่างไร?

สเปรดชีตเหมาะสำหรับร่างเมทริกซ์ แต่ไม่เหมาะสำหรับเก็บฉบับใช้งานจริง ไฟล์ไม่ได้เชื่อมกับกระบวนการ จึงค่อยๆ ล้าสมัยโดยไม่มีใครสังเกต กระบวนการเปลี่ยนแต่ไฟล์ไม่เปลี่ยน และเมื่อมีคนใช้เอกสาร RACI ในไดรฟ์ที่แชร์ร่วมกันตัดสินใจ ไฟล์นั้นก็อาจมีอายุเป็นปีแล้ว.

ความแตกต่างเห็นได้จากงานทั่วไป เมื่อเปลี่ยนชื่อบทบาท คลังบทบาทจะทำให้ทุกกระบวนการใช้ข้อมูลตรงกัน แต่สเปรดชีต 6 ไฟล์ยังคงใช้ชื่อเดิม 6 แบบ เมื่อลบขั้นตอน โมเดลจะลบแถวนั้นด้วย แต่ไฟล์ยังแสดงงานที่ไม่มีใครทำแล้ว เมื่อเปลี่ยนเจ้าของ เอกสารก็จะแสดงข้อมูลใหม่เมื่อมีคนเปิด โดยไม่ต้องมีใครคัดลอกตาราง สิ่งที่คนมักนึกถึงเมื่อสายเกินไปคือประวัติ หากใช้ไฟล์ จะไม่มีใครบอกได้ว่าใครลบบทบาทผู้รับผิดชอบสูงสุด หรือทำเมื่อใด.

ProcessMind สร้าง RACI จากกระบวนการอย่างไร?

มี 4 ขั้นตอน โดยเรียงตามลำดับที่มักทำกัน.

1. เพิ่มบทบาทในคลัง บทบาททั้งหมดอยู่ในที่เดียว พร้อมชื่อ คำย่อ ระดับสถาปัตยกรรมที่สังกัด คำอธิบาย ความรับผิดชอบใน Markdown แท็ก และผู้ได้รับมอบหมาย หากเริ่มจากศูนย์ ตัวช่วยสร้างบทบาทจะสร้างชุดบทบาทจากแผนกที่คุณเลือก โดยเลือกให้ใช้ไฟล์ของคุณเป็นข้อมูลประกอบได้ คลังบทบาทนำเข้าและส่งออกเป็น JSON หรือ CSV ได้ ช่วยประหยัดเวลากว่าการพิมพ์รายชื่อบทบาทซ้ำสองครั้ง ชื่อที่คุณกำหนดไว้ตรงนี้จะเป็นชื่อที่ใช้ในเทมเพลต ดังนั้นเมื่อคลังมีชื่อที่สอดคล้องกัน การนำเข้าและส่งออกครั้งต่อๆ ไปก็ทำได้ราบรื่น หากยังไม่มีบทบาทใด ให้เพิ่มเพียงครั้งเดียว แล้วใช้ได้กับทุกกระบวนการ.

2. กำหนดบทบาทและระดับ RACI ให้แต่ละกิจกรรม แต่ละกิจกรรมมีแท็บ เอกสารประกอบ สำหรับกำหนดบทบาท ข้อมูลเหล่านี้ผูกอยู่กับกิจกรรม จึงช่วยให้เมทริกซ์กับกระบวนการไม่ขัดแย้งกัน.

3. เปิดเมทริกซ์ ในแผง เอกสารประกอบ ของกระบวนการ เลือก เมทริกซ์ RACI เพื่อดูภาพรวมทั้งหมด คุณเลือกให้คอลัมน์แสดงบทบาทหรือตัวอักษร R/A/C/I ขยายมุมมองเพื่อแชร์หน้าจอ เรียงแถวตามลำดับกระบวนการหรือชื่อองค์ประกอบ และเพิ่ม ลบ หรือจัดเรียงคอลัมน์บทบาทได้.

4. ทำให้โมเดลกับเมทริกซ์สอดคล้องกัน ใช้เป็น Lane จะปรับโครงสร้างโมเดลให้แต่ละบทบาทเป็น Lane ซึ่งเป็นรูปแบบ RACI ที่ผู้ใช้แผนภาพแบบ swimlane คุ้นเคย ประวัติบทบาทจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในคลัง และคุณสามารถคืนค่าเป็นสถานะก่อนหน้าได้.

Figure 1 — RACI matrix ใน ProcessMind แสดงบทบาทไว้ด้านบน กิจกรรมไว้ด้านข้าง และแถวระดับกระบวนการสำหรับความรับผิดชอบที่อยู่เหนือขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง.

การกำหนดบทบาทให้กับองค์ประกอบเป็นส่วนหนึ่งของโมเดล มุมมองเมทริกซ์ เอกสารที่แสดงเมทริกซ์ และ Process Portal มาพร้อม Process Architecture seat รวมถึงระดับลำดับชั้นและการกำกับดูแล ดูรายละเอียดของแต่ละแผน.

ตรวจสอบเมทริกซ์กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างไร?

เมทริกซ์เป็นข้อสันนิษฐานเกี่ยวกับงาน โดยระบุว่าใครควรทำอะไรตามที่ผู้เกี่ยวข้องตกลงกันไว้ ส่วนระบบของคุณบันทึกอยู่แล้วว่าใครทำอะไร คุณจึงนำข้อมูลทั้งสองมาเปรียบเทียบกันได้ แทนที่จะเชื่อข้อมูลในเมทริกซ์.

• ใครทำแต่ละขั้นตอน? หากข้อมูลแสดงว่ามีหลายบทบาททำขั้นตอนที่เมทริกซ์กำหนดให้บทบาทเดียว การกำหนดบทบาทอาจล้าสมัย หรืออาจยังไม่ได้บันทึกงานไว้
• งานค้างอยู่ตรงไหน? ความล่าช้าระหว่างขั้นตอนอาจชี้ไปที่การอนุมัติหรือการส่งต่องาน และบ่อยครั้งอาจเป็นขั้นตอนที่ไม่มีผู้รับผิดชอบสูงสุด
• กรณียกเว้นเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน? หากมีการอนุมัติส่วนต่างในกรณีส่วนใหญ่ ก็ไม่ใช่กรณียกเว้น ไม่ว่าเมทริกซ์จะระบุไว้อย่างไรก็ตาม.

รูปแบบย่อยของกระบวนการแสดงว่ากรณีต่างๆ ใช้เส้นทางที่แตกต่างกันตรงไหน ส่วนการตรวจสอบความสอดคล้องจะเปรียบเทียบกระบวนการที่คุณตั้งใจไว้กับกระบวนการที่บันทึกอยู่ในบันทึกเหตุการณ์.

เมื่อข้อมูลทั้งสองไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดผิด เมทริกซ์อาจระบุบทบาทที่ไม่ได้ทำขั้นตอนนั้นแล้ว หรืออาจเป็นขั้นตอนที่ไม่เคยระบุเจ้าของไว้ ทั้งสองกรณีเป็นสิ่งที่ควรแก้ไข และแก้ตอนนี้ย่อมใช้เวลาน้อยกว่ารอจนถึงสัปดาห์ก่อนการตรวจสอบ.

RACI แสดงอยู่ในเอกสารกระบวนการอย่างไร?

เมทริกซ์ไม่ใช่ไฟล์แยกที่ต้องคอยอัปเดตให้ตรงกัน แต่จะแสดงเป็นหัวข้อที่มีหมายเลขอยู่ในเอกสารกระบวนการ โดยปกติคือหัวข้อ 3.2 RACI อยู่หลังส่วนความเสี่ยงและการควบคุม และก่อนส่วนอ้างอิง โดยใช้กิจกรรมเป็นแถวและบทบาทเป็นคอลัมน์เหมือนเดิม.

Figure 2 — RACI matrix แสดงเป็นหัวข้อ 3.2 ในเอกสารกระบวนการ โดยอยู่ข้างหัวข้อที่ผู้อ่านต้องใช้ก่อนและหลังจากนั้น.

จากนั้นนำเอกสารไปใช้ต่อได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่

• ส่งออกเป็น Word, PDF, Markdown หรือสั่งพิมพ์ได้ ทุกครั้งที่ส่งออกจะแสดงข้อมูลกระบวนการล่าสุด รวมถึง RACI matrix และไฟล์แนบ ในไฟล์ Word เมทริกซ์จะอยู่ในรูปแบบตารางจริง ไม่ใช่รูปภาพ
• แนบไฟล์วางแบบฟอร์ม เช็กลิสต์ และวิธีปฏิบัติงานไว้ข้างส่วนที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ที่เปิดดู RACI พบคำแนะนำได้ในจุดเดียวกัน
• เผยแพร่ เอกสารที่เผยแพร่เปิดให้ผู้ชมอ่านได้ใน Process Portal จึงช่วยให้เมทริกซ์เข้าถึงผู้ที่ต้องปฏิบัติตามได้

Roles and RACIอธิบายขั้นตอนทั้งหมด ส่วนเอกสารกระบวนการอธิบายข้อมูลอื่นๆ ที่อยู่ในเอกสาร.

ข้อมูลนี้มีประโยชน์มากในสัปดาห์ก่อนการตรวจสอบ เมทริกซ์ในชุดเอกสารเป็นข้อมูลเดียวกับที่อยู่ในกระบวนการ แยกตามกิจกรรม จึงไม่ต้องเทียบสเปรดชีตกับโมเดลเพื่อหาคำตอบว่าใครอนุมัติอะไร.

ข้อผิดพลาดใดทำให้ใช้ RACI matrix ได้ยาก?

มี 5 ข้อ และหลีกเลี่ยงได้ไม่ยาก

1. มี A มากกว่าหนึ่งคน หรือไม่มีเลย กำหนดผู้รับผิดชอบสูงสุดหนึ่งบทบาทในทุกแถว
2. ระบุ C ให้คนที่ต้องการเพียงรับทราบ กรณีนี้ควรเป็น I การระบุเป็น C ทำให้งานช้าลง
3. ใช้แผนกเป็นแถว ระบุขั้นตอนและการตัดสินใจของกระบวนการ เพื่อให้แถวแสดงงาน ไม่ใช่โครงสร้างองค์กร
4. ใส่ชื่อบุคคลในคอลัมน์บทบาท ใช้ชื่อบทบาท เพื่อไม่ให้การปรับโครงสร้างองค์กรหรือการเลื่อนตำแหน่งทำให้เมทริกซ์ใช้ไม่ได้
5. ไม่ทบทวนข้อมูล เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแต่เมทริกซ์ไม่เปลี่ยน ผู้ใช้ก็จะเลิกเชื่อถือข้อมูล.

ข้อสุดท้ายต้องอาศัยระบบช่วย ไม่ใช่แค่วินัย ทบทวนเมทริกซ์เมื่อกระบวนการหรือเจ้าของงานเปลี่ยน ก่อนการตรวจสอบ และตามวันที่ทบทวนที่กำหนด ส่งออกและนำไฟล์กลับเข้าไป พร้อมตรวจสอบการกำหนดบทบาทกับบันทึกเหตุการณ์ เมทริกซ์ก็จะยังอธิบายงานที่ทำอยู่ ไม่ใช่แค่บันทึกความทรงจำ การกำกับดูแลกระบวนการอธิบายเรื่องการทบทวนเพิ่มเติม.