Przewodnik po process mining w procesie należności

Process mining w procesie należności: analiza DSO

DSO, czyli liczba dni sprzedaży do otrzymania płatności, szacuje średni czas między sprzedażą a otrzymaniem zapłaty. Na zmianę DSO może wpływać sezonowość. Znaczenie ma również przebieg procesu należności: faktury mogą czekać na przypomnienie o płatności, rozstrzygnięcie sporu może trwać długo, a ponowna praca może opóźniać rozliczenie płatności. Process mining pokazuje, które etapy wydłużają proces, nie zakładając, że jedyną przyczyną jest zachowanie klientów.

Co process mining może pokazać w procesie należności?

Procedury opisują, jak powinno przebiegać odzyskiwanie należności. Dziennik zdarzeń pokazuje rzeczywisty przebieg procesu: czynności, przekazania spraw, czas oczekiwania i ścieżki poszczególnych spraw.

ProcessMind pozwala analizować dane dotyczące należności i sprawdzać:

• Czas od wystawienia faktury do otrzymania płatności
• Czas oczekiwania między wysłaniem przypomnienia a innymi działaniami związanymi z odzyskiwaniem należności
• Odsetek sporów i czas ich rozstrzygania według klienta, regionu lub rodzaju faktury
• Ponowną pracę, na przykład ponowną obsługę lub korektę faktury
• Czynności ręczne i przekazania spraw
• Różnice między udokumentowanym procesem a jego rzeczywistym przebiegiem
• Sprawy, w których nie osiągnięto celów dotyczących odzyskania należności lub rozstrzygnięcia

Wyniki pomagają odróżnić opóźnienia procesowe od innych czynników wpływających na DSO. Nie dowodzą jednak, że zmiana procesu przyniesie określony wynik DSO.

Gdzie pojawiają się opóźnienia w odzyskiwaniu należności i ponowna praca?

Zacznij od etapów między wystawieniem faktury a otrzymaniem płatności. Mapa procesu pokazuje, gdzie sprawy czekają, które ścieżki trwają dłużej i gdzie zespoły powtarzają pracę. Filtruj dane według segmentu klientów, rodzaju faktury, statusu płatności lub przyczyny sporu, aby porównywać podobne sprawy.

Sprawdź na przykład, czy faktury objęte sporem dłużej czekają na rozstrzygnięcie, czy określone rodzaje faktur są obsługiwane wielokrotnie albo czy po przekazaniu sprawy następuje długie oczekiwanie. Dziennik zdarzeń pokazuje czas i kolejność czynności, ale sam nie wyjaśnia wszystkich przyczyn.

Poznaj process mining i sprawdź, jak mapy procesów, warianty i filtry mogą wesprzeć analizę.

Jak spory i rozliczanie płatności wpływają na obraz procesu?

Spory mogą wydłużać czas i zwiększać nakład pracy między wystawieniem faktury a otrzymaniem płatności. Porównaj rodzaje sporów, ścieżki ich rozstrzygania i czas trwania, aby sprawdzić, gdzie sprawy czekają lub wracają do wcześniejszych czynności. Ponowna praca również wydłuża proces, gdy faktury wymagają kolejnej kontroli lub korekty.

Warto przeanalizować także rozliczanie płatności. Sprawdź, kiedy odbywają się czynności związane z płatnością i jak łączą się z obsługą faktur oraz rozstrzyganiem sporów. Process mining analizuje zarejestrowane zdarzenia, ale nie pobiera płatności.

Jak interpretować wskaźnik rotacji należności?

Wskaźnik rotacji należności pokazuje, jak często należności są odzyskiwane w danym okresie. Daje inny obraz niż DSO: rotacja mierzy częstotliwość odzyskiwania należności, a DSO szacuje średni czas między sprzedażą a otrzymaniem płatności. Porównując te wskaźniki, należy stosować definicje i zasady obliczeń przyjęte przez zespół finansowy.

Process mining uzupełnia te wskaźniki finansowe o informacje o przebiegu pracy. Może pomóc sprawdzić, czy opóźnienia, spory lub ponowna praca zbiegają się ze zmianami skuteczności odzyskiwania należności, ale nie zastępuje definicji ani analiz księgowych zespołu finansowego.

Należności a zobowiązania: czym różnią się te procesy?

Proces należności obejmuje kwoty, które klienci są winni organizacji, oraz działania związane z ich odzyskiwaniem. Proces zobowiązań dotyczy kwot należnych dostawcom i pracy związanej z ich opłacaniem. Cele i zdarzenia w tych procesach są różne, ale w obu przypadkach warto wiedzieć, jak przebiegają rzeczywiste ścieżki, ile trwa oczekiwanie, gdzie przekazuje się sprawy i gdzie pojawia się ponowna praca.

Porównaj z przypadkiem użycia dotyczącym zobowiązań lub zobacz przypadek użycia dla finansów i usług wspólnych, aby poznać szersze możliwości analizy procesów finansowych.

Jak analizować proces odzyskiwania należności?

1. Analizuj: Przygotuj dziennik zdarzeń i przeanalizuj rzeczywisty przebieg procesu w ProcessMind. Porównuj ścieżki i filtruj dane według atrybutów, takich jak segment klientów, rodzaj faktury, status płatności lub przyczyna sporu.
2. Modeluj: Na podstawie wyników udokumentuj docelowy proces w BPMN. Określ czynności, przekazania spraw, ścieżki wyjątków i KPI, które zespół chce monitorować. Poznaj modelowanie BPMN, aby opisać obecny i przyszły przebieg procesu.
3. Symuluj: Porównaj proponowane scenariusze procesów przed wdrożeniem. Można na przykład ocenić różne terminy wysyłania przypomnień, kierowanie sporów, zasady akceptacji lub przekazywanie spraw. Dowiedz się więcej o symulacji procesów i sprawdź, jak scenariusze mogą wpłynąć na wyniki procesu.

ProcessMind analizuje i modeluje dane o procesach. Zespół decyduje, które zmiany wdrożyć, i monitoruje ich wyniki.

Jakich danych potrzeba na początek?

Zacznij od pytania dotyczącego odzyskiwania należności, na przykład gdzie wydłuża się czas od wystawienia faktury do otrzymania płatności albo które ścieżki sporów wymagają najwięcej ponownej pracy. Do wstępnej analizy wykorzystaj dziennik faktur i płatności, który można już wyeksportować z systemu ERP.

Przygotuj co najmniej:

• Identyfikator sprawy łączący zdarzenia z fakturą lub inną sprawą
• Nazwę czynności
• Znacznik czasu dla każdego zdarzenia

Jeśli są dostępne, dodaj atrybuty, takie jak klient, wartość faktury, status płatności, przyczyna sporu, zespół i region. Pozwalają one porównywać segmenty i badać różnice w przebiegu procesu.

Sprawdź wymagania dotyczące danych przed przygotowaniem dziennika zdarzeń.

Jakich wyników można się spodziewać?

Wyniki zależą od jakości i zakresu danych, złożoności procesu oraz zmian wprowadzonych przez zespół. Wykorzystaj dziennik zdarzeń, aby ustalić punkt odniesienia, znaleźć miejsca, w których gromadzą się opóźnienia i ponowna praca, a następnie monitorować przebieg procesu po wprowadzeniu zmian.

Process mining nie gwarantuje skrócenia DSO. Pokazuje przebieg pracy zapisany w danych i pomaga zespołowi analizować oraz ustalać priorytety możliwych usprawnień. Na wyniki finansowe wpływa wiele czynników.