Szablon danych dotyczących należności

Ten atrybut zapisuje datę ostatniej aktualizacji zbioru danych w aplikacji process mining. Jest to pole metadanych, które informuje o aktualności analizy.

Pomaga ustalić, czy analizowane są dane bieżące, czy migawka z wcześniejszego okresu. Ma to znaczenie dla rzetelności raportów i podejmowania decyzji na podstawie najnowszych dostępnych informacji.

Informuje o opóźnieniu w dostępności danych i ich wiarygodności.

Generowany w czasie działania przez potok danych lub narzędzie ETL.

Ten atrybut określa konkretny krok lub zmianę statusu w cyklu życia faktury. Przykłady: wystawienie faktury, zaksięgowanie płatności, otwarcie sporu lub wystawienie noty kredytowej.

Analiza kolejności tych czynności pozwala narzędziom process mining odtworzyć mapę procesu. Organizacja może dzięki temu wykryć wąskie gardła, pętle poprawek, na przykład wielokrotne aktualizacje sporu, oraz odstępstwa od standardowych procedur windykacyjnych.

To wymagane pole Activity, które określa kroki procesu.

Dane można znaleźć w dziennikach transakcji, dokumentach zmian lub tabelach historii statusów.

Ten atrybut pełni funkcję podstawowego identyfikatora sprawy w procesie obsługi należności. Pozwala odróżnić poszczególne transakcje rozliczeniowe i śledzić cykl życia należności od jej utworzenia do rozliczenia.

W analizie process mining atrybut ten służy do grupowania powiązanych zdarzeń, takich jak wystawienie faktury, jej aktualizacje, zgłoszenie sporu i płatności, w ramach jednej sprawy. Dzięki temu analitycy mogą prześledzić cały przebieg obsługi konkretnej należności i obliczać wskaźniki na poziomie transakcji.

To wymagany identyfikator sprawy (Case ID), niezbędny do odtworzenia przebiegu procesu.

Zwykle znajduje się w tabeli nagłówków transakcji lub głównej tabeli pomocniczej księgi należności.

Ten atrybut wskazuje aplikację lub środowisko, takie jak SAP, Oracle czy HighRadius, z którego pobrano rekord. W złożonym środowisku z wieloma systemami ERP pozwala rozróżnić źródła danych.

Przydaje się zwłaszcza przy porównywaniu wyników procesu w różnych regionach lub jednostkach biznesowych, które mogą korzystać z odmiennych technologii. Umożliwia prześledzenie pochodzenia danych.

Niezbędny do filtrowania i weryfikacji danych w środowiskach korzystających z wielu systemów.

Zwykle dodawany jako stały ciąg znaków podczas procesu ETL.

Ten atrybut zapisuje dokładny moment wykonania działania w systemie źródłowym. Jest niezbędny do ustalenia chronologicznej kolejności zdarzeń w ramach sprawy.

Analitycy wykorzystują te dane do obliczania czasu między krokami procesu, na przykład od wysłania faktury do zaksięgowania płatności. Pozwalają one również określić czas trwania poszczególnych czynności i wykryć opóźnienia w cyklu ściągania należności.

To wymagany początkowy znacznik czasu, który służy do porządkowania zdarzeń i obliczania czasu trwania.

Dane można znaleźć w dziennikach systemowych, znacznikach czasu wprowadzania transakcji lub tabelach historii zmian.

Ten atrybut logiczny odróżnia działania użytkowników od zdarzeń generowanych przez system. Często ustala się go, sprawdzając, czy identyfikator użytkownika znajduje się na liście znanych kont usługowych.

Jest podstawą obliczania poziomu automatyzacji. Pomaga ocenić zwrot z inwestycji w robotyzację procesów (RPA) i wykrywać powtarzalne czynności wykonywane ręcznie, które można zautomatyzować, takie jak rozliczanie płatności lub wysyłanie wezwań do zapłaty.

Niezbędny do pomiaru postępów cyfryzacji i poziomu automatyzacji procesu.

Ustalany na podstawie identyfikatora użytkownika lub określonych flag transakcji.

Ten atrybut zapisuje datę zamknięcia pozycji otwartej w systemie, zwykle po zaksięgowaniu płatności lub noty kredytowej. Oznacza koniec cyklu windykacji danej faktury.

Data ta ma zasadnicze znaczenie przy obliczaniu rzeczywistego czasu cyklu i wskaźnika DSO. Pozwala odróżnić faktury otwarte od zamkniętych i mierzyć sprawność procesu rozliczania płatności.

Niezbędna do obliczania czasu cyklu i rzeczywistego wskaźnika DSO.

Dane można znaleźć w pozycji dokumentu księgowego lub historii statusów.

Ten atrybut wskazuje jednostkę organizacyjną przedsiębiorstwa, do której należy należność. W systemach takich jak SAP odpowiada kodowi spółki (Company Code), a w NetSuite spółce zależnej (Subsidiary).

Umożliwia porównywanie wyników różnych oddziałów i działów. Kierownictwo może wykorzystać te dane do porównania skuteczności windykacji, przestrzegania standardowego przebiegu procesu i wskaźników DSO w różnych częściach organizacji.

Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek organizacyjnych.

Dane można znaleźć w nagłówku faktury lub nagłówku dokumentu księgowego.

Ten atrybut określa wartość finansową roszczenia wobec klienta. Zwykle obejmuje kwotę brutto wraz z podatkami i dopłatami.

W analizie pole to służy do obliczania finansowych KPI, takich jak DSO ważone wartością należności, wykrywania zagrożonych należności o wysokiej wartości i ustalania priorytetów działań windykacyjnych. Umożliwia podział procesów według ich wpływu finansowego.

Niezbędny do analizy wpływu finansowego i ustalania priorytetów przy ściąganiu należności o wysokiej wartości.

Dane można znaleźć w nagłówku faktury lub nagłówku dokumentu księgowego.

Ten atrybut wskazuje dłużnika powiązanego z fakturą. Umożliwia agregowanie danych na poziomie konta.

Jest niezbędny do analizy zachowań płatniczych poszczególnych klientów. Pozwala wykryć klientów strategicznych, którzy często płacą po terminie lub kwestionują faktury, a następnie odpowiednio dostosować obsługę relacji i działania windykacyjne.

Umożliwia analizę na poziomie konta i wykrywanie klientów, którzy mają problemy z terminowym regulowaniem płatności.

Dane można znaleźć w tabelach danych podstawowych klientów połączonych z nagłówkiem faktury.

Ten atrybut określa, dlaczego klient odmawia zapłaty całości lub części faktury. Typowe przyczyny to błędy cenowe, uszkodzony towar lub brak dokumentacji.

Dane te są niezbędne do analizy przyczyn źródłowych. Zestawienie powodów sporów pozwala wykryć problemy systemowe w procesach poprzedzających windykację, takich jak realizacja zamówień lub ustalanie cen, które opóźniają płatności i powodują dodatkową pracę administracyjną.

Pomaga wykrywać przyczyny opóźnień w płatnościach i dodatkowej pracy.

Dane można znaleźć w modułach zarządzania sporami lub dedykowanych tabelach spraw spornych.

Ten atrybut określa termin płatności uzgodniony w warunkach sprzedaży. Stanowi punkt odniesienia przy ustalaniu, czy faktura jest bieżąca, przeterminowana czy zaległa.

Analitycy wykorzystują tę datę do obliczania wskaźników płatności przed terminem lub po terminie. Porównanie faktycznej daty płatności z terminem płatności pokazuje, jak klienci wywiązują się z uzgodnień oraz jak skuteczne są działania windykacyjne.

Punkt odniesienia przy obliczaniu wieku należności, zaległości i terminowości płatności.

Dane można znaleźć w nagłówku faktury lub obliczyć na podstawie daty bazowej i warunków płatności.

Ten atrybut zawiera kod lub opis harmonogramu płatności, na przykład Net 30, Net 60 lub płatność natychmiastową. Określa umowne oczekiwania dotyczące przepływów pieniężnych.

Analiza tego atrybutu pomaga sprawdzić, czy stosowane są standardowe warunki, czy zespoły sprzedaży uzgadniają niekorzystne warunki, aby sfinalizować transakcję. Pozwala też porównać warunki płatności z faktycznymi zachowaniami płatniczymi i sprawdzić, czy są przestrzegane.

Uzupełnia informacje o terminie płatności i pomaga analizować przestrzeganie uzgodnionych warunków.

Dane można znaleźć w nagłówku faktury lub danych podstawowych klienta.

Ten atrybut wskazuje konkretnego pracownika lub zespół, któremu przydzielono obsługę konta klienta i dopilnowanie płatności. Łączy działania pracowników z wynikami procesu.

Umożliwia analizę wydajności i skuteczności windykatorów. Kierownicy mogą porównywać skuteczność ściągania należności, realizację obietnic zapłaty i obciążenie pracą poszczególnych osób, aby określić potrzeby szkoleniowe lub lepiej rozdzielić portfele klientów.

Umożliwia analizę wydajności zespołu i porównywanie wyników.

Dane można znaleźć w rekordzie podstawowym klienta lub tabelach zarządzania windykacją.

Ten atrybut dzieli klientów na kategorie, takie jak kluczowi klienci, małe i średnie firmy, klienci wysokiego ryzyka lub instytucje rządowe. Zwykle jest określany w danych podstawowych.

Podział analizy procesu według tego atrybutu pokazuje, jak obsługiwane są różne grupy klientów. Pomaga sprawdzić, czy klienci o wysokiej wartości otrzymują priorytetową obsługę i czy klienci wysokiego ryzyka są odpowiednio monitorowani.

Umożliwia analizę strategii stosowanych wobec różnych grup klientów.

Dane można znaleźć w danych podstawowych klientów lub tabelach partnerów biznesowych.