Data Template: Werknemerslevenscyclus (Hire to Retire)

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in het Aanname tot Uitdiensttreding-proces, zoals 'Aanbod Geaccepteerd', 'Achtergrondscreening Voltooid' of 'Promotie Goedgekeurd'. Deze activiteiten vormen de knopen van de proceskaart, die de opeenvolging van events weergeven die de medewerkersreis vormen.

Het analyseren van deze activiteiten helpt organisaties de processtroom te begrijpen, veelvoorkomende en zeldzame paden te identificeren en stadia te detecteren waar vertragingen of herstelwerk optreden. Consistente en duidelijke naamgeving van activiteiten is cruciaal voor het opbouwen van een nauwkeurig en begrijpelijk procesmodel.

Het definieert de stappen in de proceskaart, wat de basis vormt voor alle process mining analyse en visualisatie.

Afgeleid van de Business Process Step of Event Name binnen Workday transactielogboeken.

Dit attribute biedt de temporele context voor elke activity (activiteit), en registreert wanneer deze plaatsvond. De volgorde en timing van deze timestamps worden gebruikt om de process flow (processtroom) te construeren en alle tijdsgebonden metrics (statistieken) te berekenen, zoals cycle times (doorlooptijden) en looptijden.

Binnen analysis (analyse) is de Event Timestamp fundamenteel voor het begrijpen van procesprestaties. Het maakt het mogelijk om de tijd tussen stappen te berekenen, vertragingen te identificeren en procesgedrag over verschillende tijdsperioden te analyseren, zoals het vergelijken van de aanstellingssnelheid per kwartaal.

Dit attribute is cruciaal voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle performance metrics (prestatiestatistieken) zoals cycle time (doorlooptijd) en bottlenecks (knelpunten).

Dit is een standaard onderdeel van elk logboek van business process transacties in Workday, vaak aangeduid als de 'Effective Date' of 'Completed Moment'.

De Werknemer-ID is de hoeksteen van de analyse van het Aanname tot Uitdiensttreding-proces. Het koppelt alle gerelateerde events, van de initiële sollicitatie tot de uiteindelijke uitdiensttreding, tot één samenhangende reis. Door deze ID te volgen, kunnen organisaties een complete geschiedenis opbouwen van het dienstverband van een werknemer, inclusief rolwisselingen, functioneringsgesprekken en onboardingstappen.

In process mining wordt elke activiteit geassocieerd met een Werknemer-ID, waardoor een uitgebreid beeld ontstaat van individuele en geaggregeerde werknemerslevenscycli. Dit maakt het mogelijk om de duur van processen te analyseren, veelvoorkomende paden te identificeren en knelpunten te ontdekken die van invloed zijn op werknemers in verschillende fasen van hun loopbaan.

Dit attribute is essentieel voor het samenvoegen van alle levenscyclus-events voor één medewerker, waardoor een compleet end-to-end procesoverzicht mogelijk wordt.

Dit is een kernveld in Workday HCM, doorgaans te vinden in werknemersprofielen en business process transacties.

Dit attribute vertegenwoordigt de toegewezen afdeling van de medewerker, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Human Resources'. Het is een cruciale dimensie voor het segmenteren en vergelijken van procesprestaties over verschillende delen van de organisatie.

Binnen process analysis (procesanalyse) maakt het filteren op 'Department' (Afdeling) het mogelijk om vragen te beantwoorden zoals: 'Is de time-to-hire langer voor de Engineering afdeling dan voor Sales?' of 'Welke afdelingen hebben het hoogste aantal afwijkingen in onboarding?'. Dit helpt bij het opsporen van gelokaliseerde problemen en het afstemmen van procesverbeteringen.

Het maakt krachtige vergelijkende analyse mogelijk en helpt te identificeren of procesinefficiënties geconcentreerd zijn in specifieke bedrijfsonderdelen.

Dit maakt deel uit van de kernfunctie- en organisatiegegevens van de medewerker in Workday HCM, gekoppeld aan hun functie.

Waar StartTime aangeeft wanneer een activiteit begon, markeert Event End Time de voltooiing ervan. Het verschil tussen beide vertegenwoordigt de verwerkingstijd van de activiteit. Dit is bijzonder nuttig voor taken die niet ogenblikkelijk zijn, zoals 'Achtergrondscreening' of 'Prestatiebeoordeling'.

Bij analyse is dit attribute cruciaal voor het berekenen van de ProcessingTime metric. Het helpt onderscheid te maken tussen de wachttijd tussen activiteiten en de werkelijk bestede tijd aan een activiteit, wat leidt tot een nauwkeuriger inzicht in waar tijd wordt besteed in het proces.

Het maakt de berekening van de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit mogelijk, wat helpt om actieve werktijd te onderscheiden van inactieve wachttijd.

Voor sommige business processen in Workday worden zowel initiatie- als voltooiings-timestamps gelogd. Dit kan het samenvoegen van events vereisen.

De Vacature-ID koppelt alle vroege wervingsactiviteiten, zoals het plaatsen van een vacature, het screenen van kandidaten en het genereren van aanbiedingen, aan een specifieke zakelijke behoefte. Het fungeert als een secundaire case-ID voor de wervingsfase van de werknemerslevenscyclus.

Analyseren op basis van de Vacature-ID kan inzichten bieden in de efficiëntie van het aannameproces voor verschillende rollen of afdelingen. Het helpt bij het volgen van de hele funnel, van de creatie van de aanvraag tot de acceptatie van het aanbod, en ondersteunt KPI's zoals 'Gemiddelde Doorlooptijd Aanname'.

Het groepeert alle pre-aanwervingsactiviteiten onder één enkele identifier, wat een gedetailleerde analyse van het wervingsgedeelte van het proces mogelijk maakt.

Te vinden binnen de Recruiting module van Workday. Het is gekoppeld aan de sollicitatie van de kandidaat en de daaropvolgende hiring-event.

Dit attribute biedt een classificatie op hoog niveau voor verschillende trajecten binnen het algehele 'Hire-to-Retire' proces. Door elke case te taggen als Onboarding, 'Internal Mobility' (Interne Mobiliteit) of 'Termination' (Beëindiging), wordt het veel eenvoudiger om de proceskaart te filteren en deze afzonderlijke subprocessen geïsoleerd te analyseren.

Om bijvoorbeeld het 'Internal Mobility & Promotion Time' dashboard te analyseren, zou men filteren op cases waarbij het 'Lifecycle Event Type' 'Internal Mobility' of 'Promotion' is. Deze segmentatie is cruciaal voor het creëren van gerichte analyses en dashboards die specifieke bedrijfsvragen beantwoorden.

Het maakt het mogelijk de algehele medewerkerreis te segmenteren in afzonderlijke subprocessen, wat een gerichte analyse van onboarding, offboarding of promoties mogelijk maakt.

Dit wordt doorgaans afgeleid door specifieke Workday Business Process-namen (bijv. 'Hire', 'Change Job', 'Terminate') te koppelen aan deze categorieën tijdens datatransformatie.

Dit attribute identificeert de persoon, rol of het systeem dat verantwoordelijk is voor het voltooien van een task. Dit kan een hiring manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-specialist die onboarding initieert, of een systeemproces dat een notificatie genereert.

Het analyseren van de 'Event Performer' is cruciaal voor het begrijpen van resource allocatie, werkbelastingverdeling en gebruikersadoptie. Het kan helpen overbelaste teams te identificeren, kansen voor automation (automatisering) te benadrukken daar waar handmatige gebruikers repetitieve tasks uitvoeren, en prestatieverschillen tussen individuen of afdelingen te analyseren.

Dit attribute helpt bij het analyseren van de werkbelastingverdeling, gebruikersprestaties en identificeert wie betrokken is bij het proces, wat essentieel is voor gerichte verbeteringen.

Beschikbaar in de transactielogboeken van Workday Business Processes, vaak gekoppeld aan de gebruiker die een stap heeft voltooid.

Deze metriek berekent de verstreken tijd tussen de start en het einde van een activiteit (EventEndTime - StartTime). Het vertegenwoordigt de daadwerkelijke werkduur, in tegenstelling tot de wachttijd tussen activiteiten. Het kan bijvoorbeeld meten hoe lang een achtergrondcontrole actief werd verwerkt.

Het analyseren van de Processing Time helpt te identificeren welke specifieke taken de meeste inspanning kosten, in plaats van alleen welke procesfasen de langste vertragingen hebben. Dit maakt meer gerichte verbeteringen mogelijk, gericht op het efficiënter maken van het werk zelf.

Het isoleert de tijd besteed aan waardetoevoegend werk van inactieve tijd, wat een duidelijk doelwit biedt voor efficiëntieverbeteringen op taakniveau.

Berekend veld: EventEndTime min EventTimestamp.

Dit attribute identificeert de herkomst van de data. Hoewel we in dit overzicht focussen op Workday Onboarding, kan een volledig 'Hire-to-Retire' proces data omvatten van andere systemen, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een aparte payroll provider. Het specificeren van het source system (bronsysteem) is essentieel voor data governance en om de context van de event te begrijpen.

In een multisysteem analysis (analyse) maakt dit veld het mogelijk om de procesweergave te filteren op events van een specifiek systeem of om de handoffs (overdrachten) tussen verschillende systemen te analyseren.

Het biedt cruciale context over de herkomst van data, wat essentieel is voor data-validatie en voor analyses die data uit meerdere systemen combineren.

Dit is doorgaans een statische waarde ('Workday Onboarding') die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces.

Dit attribute geeft de huidige status van de medewerker binnen de organisatie aan. Het is een dynamisch veld dat verandert naarmate de medewerker door zijn levenscyclus beweegt. Zo start een nieuwe aanwinst als 'Pre-Hire' of Onboarding en wordt 'Active' (actief) na voltooiing.

Binnen process mining levert dit attribute waardevolle state information (statusinformatie). Het kan worden gebruikt om process compliance te controleren, bijvoorbeeld door te zorgen dat payroll alleen wordt ingesteld voor 'Active' medewerkers. Het helpt ook bij het filteren op specifieke populaties, zoals het analyseren van het offboarding proces voor alle 'Terminated' (beëindigde) medewerkers.

Biedt een momentopname van de huidige status van de medewerker, wat nuttig is voor het valideren van proceslogica en voor het filteren van analyses op specifieke medewerkerspopulaties.

Een kernveld op het profiel van de medewerker in Workday HCM.

Dit attribute classificeert de aard van de arbeidsovereenkomst. Verschillende soorten dienstverbanden volgen vaak verschillende procesvarianten voor onboarding, salarisverwerking en de inrichting van secundaire arbeidsvoorwaarden.

Door dit attribute als filter te gebruiken, kunnen organisaties de levenscyclusprocessen voor verschillende werknemerscategorieën vergelijken. Dit kan bijvoorbeeld aantonen of het onboarding proces voor contractors aanzienlijk sneller of minder compliant is dan dat voor vaste medewerkers, wat gerichte procesaanpassingen mogelijk maakt.

Helpt bij het vergelijken van procesvariaties tussen verschillende werknemerscategorieën, zoals fulltime werknemers en contractanten, die mogelijk verschillende procedures volgen.

Een standaardveld in de functiegegevens van de medewerker in Workday HCM.

De Positie-ID identificeert de specifieke rol die een werknemer bekleedt binnen de organisatiestructuur. Elke positie heeft attributes, zoals een functieprofiel, locatie en rapportagestructuur. Het is specifieker dan een functietitel, aangezien meerdere posities dezelfde titel kunnen delen.

Analyseren op basis van Positie-ID helpt bij het begrijpen van processen die verband houden met specifieke rollen. Zo zou men de onboarding-reis voor alle 'Senior Software Engineer'-posities kunnen analyseren om te zien of er gemeenschappelijke patronen of vertragingen zijn die uniek zijn voor die rol.

Maakt gedetailleerde analyse mogelijk op basis van specifieke rollen, wat inzicht geeft in hoe processen verschillen voor diverse functies binnen het bedrijf.

Een standaardveld gekoppeld aan de functie van de medewerker in Workday HCM.

Deze markering identificeert activiteiten die cruciaal zijn voor wettelijke, regelgevende of beleidsmatige compliance, zoals het ondertekenen van een beleidsverklaring of het voltooien van verplichte training. Het helpt deze kritieke taken te scheiden van reguliere administratieve taken.

In de analyse maakt dit attribute het mogelijk om dashboards en KPIs te creëren die specifiek gericht zijn op compliance, zoals de 'Critical Compliance Activity Rate'. Het helpt organisaties te monitoren en te waarborgen dat de belangrijkste regelgevende stappen tijdig worden voltooid voor alle medewerkers, waardoor organisatierisico's worden verminderd.

Maakt gerichte monitoring van kritieke compliance-stappen mogelijk om naleving van regelgeving te waarborgen en risico's te verminderen.

Dit is een afgeleide attribute, doorgaans gecreëerd tijdens datatransformatie door een lijst van bekende compliance-gerelateerde activiteitsnamen te koppelen aan een waar/onwaar indicator.

Dit attribute identificeert gevallen van rework (herbewerking), waarbij een task meer dan eens moet worden uitgevoerd voor dezelfde medewerker. Voorbeelden hiervan zijn het opnieuw indienen van incorrecte documenten of het opnieuw uitvoeren van een mislukt antecedentenonderzoek. Het wordt doorgaans geïdentificeerd doordat dezelfde activity naam meerdere keren verschijnt binnen de event log van een case.

Het analyseren van rework is cruciaal voor het verbeteren van de procesefficiëntie en kwaliteit. De 'IsRework' flag (indicator) maakt het eenvoudig om de hoeveelheid rework te kwantificeren, de hoofdoorzaken ervan te identificeren en de impact te meten van verbeteringen die gericht zijn op dingen in één keer goed doen. Het ondersteunt direct het 'Rework & Repetition Analysis' dashboard.

Helpt bij het kwantificeren van procesinefficiëntie en verspilling door activiteiten te markeren die worden herhaald, wijzend op kwaliteits- of communicatieproblemen.

Dit is een berekende indicator. De logica wordt toegepast tijdens process mining-analyse door het detecteren van herhaalde activiteiten binnen dezelfde case.

Dit berekende attribute biedt een eenvoudige true/false indicator die aangeeft of een processtap voldeed aan de Service Level Agreement. Het wordt afgeleid door de voltooiingstimestamp (EventTimestamp) van de activity te vergelijken met de deadline (SlaTargetDate).

Deze flag (indicator) is uiterst nuttig voor dashboards en reporting (rapportage), aangezien het het eenvoudig tellen en visualiseren van SLA overtredingen mogelijk maakt. Het voedt KPI's zoals 'Performance Review Timeliness' en vereenvoudigt het creëren van alerts (meldingen) of reports (rapporten) over achterstallige tasks, waardoor teams zich kunnen richten op de meest kritieke vertragingen.

Vereenvoudigt prestatiebewaking door alle gevallen duidelijk te flaggen waarin overeengekomen termijnen niet zijn nageleefd.

Berekend veld: true als EventTimestamp > SlaTargetDate, anders false.

Dit attribute markeert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het biedt transparantie over de actualiteit van de geanalyseerde data, wat cruciaal is voor het nemen van tijdige en relevante zakelijke beslissingen op basis van de process mining inzichten.

Voor dashboards en continue monitoring helpt deze timestamp gebruikers te begrijpen of zij naar de meest actuele data kijken. Het is een essentieel stuk metadata voor het handhaven van data integriteit en gebruikersvertrouwen in de analysis (analyse).

Zorgt ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de actualiteit van de data, wat cruciaal is voor de relevantie en nauwkeurigheid van de procesanalyse.

Dit is een metadataveld dat wordt gegenereerd en aan de dataset wordt toegevoegd tijdens het data-inname- of ETL (Extract, Transform, Load)-proces.

Het Locatie-attribuut geeft het land, de staat of de stad aan waar de werknemer is gevestigd. Deze geografische dimensie is essentieel voor het vergelijken van procesprestaties en compliance in verschillende regio's.

Analyse op basis van Locatie kan regionale variaties in aannametijden, onboarding-efficiëntie of uitdiensttredingsprocedures aan het licht brengen. Het helpt bij het beantwoorden van vragen zoals: 'Duren achtergrondscreenings langer in Duitsland dan in de Verenigde Staten?' en ondersteunt toezicht op compliance voor regiospecifieke regelgeving.

Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesvariaties te identificeren, die kunnen worden beïnvloed door lokaal management, regelgeving of cultuur.

Onderdeel van de functie- en organisatorische toewijzingsdata van de medewerker binnen Workday HCM.

Workday maakt het mogelijk om verschillende onboardingplannen te creëren, afgestemd op diverse rollen, locaties of senioriteitsniveaus. Dit attribute identificeert welk specifiek plan werd gebruikt voor een nieuwe medewerker.

Analyse op basis van Onboarding Plan Name helpt de effectiviteit en efficiëntie van verschillende onboardingstrategieën te evalueren. Het maakt directe vergelijking mogelijk, bijvoorbeeld tussen een 'Executive Onboarding Plan' en een 'Standard Employee Onboarding Plan', om te zien welk plan een hogere voltooiingsgraad van taken of snellere cycle times heeft.

Dit helpt bij het evalueren van de prestaties van verschillende onboarding programma's om best practices en verbeterpunten te identificeren.

Deze informatie is waarschijnlijk beschikbaar binnen de Onboarding module van Workday, gekoppeld aan het Hire business process.

Dit attribute legt vast waarom de dienstbetrekking van een medewerker is beëindigd, zoals 'Voluntary Resignation' (Vrijwillig ontslag), 'Involuntary - Performance' (Niet-vrijwillig - Prestaties), of 'Retirement' (Pensioen). Deze informatie is cruciaal voor het analyseren van personeelsverloop en het offboarding proces.

Binnen process mining geeft 'Termination Reason' context aan het offboarding traject. Het kan worden gebruikt om te analyseren of verschillende typen beëindigingen verschillende offboarding procedures volgen of verschillende hoeveelheden tijd in beslag nemen. Dit helpt bij het begrijpen van personeelsverloop en zorgt ervoor dat het offboarding proces op de juiste wijze wordt afgehandeld voor elke situatie.

Biedt cruciale context voor het analyseren van het offboarding-proces en helpt procesproblemen te correleren met redenen voor attrition.

Vastgelegd tijdens het 'Werknemer Uit Dienst Melden' business process in Workday.

Dit attribute definieert de Service Level Agreement (SLA) deadline voor een specifieke task. Het bepaalt hoe lang bepaalde processen mogen duren en dient als benchmark voor het meten van prestaties.

Dit is essentieel voor KPI's zoals 'Performance Review Timeliness' en dashboards die gericht zijn op SLA compliance. Door de daadwerkelijke voltooiingsdatum (EventTimestamp) te vergelijken met de SlaTargetDate, is het mogelijk om automatisch overtredingen te identificeren, de punctualiteit te meten en proactief vertragingen te beheren.

Biedt een duidelijke benchmark voor het meten van tijdige prestaties en is essentieel voor het berekenen van SLA adherence KPI's.

Voor processen zoals 'Prestatiebeoordelingen' in Workday wordt vaak een uiterste datum geconfigureerd. Deze data zou samen met de proces-events moeten worden geëxtraheerd.

Time to Hire is een cruciale wervings-KPI die de efficiëntie van de gehele wervingsfunnel meet. Het wordt berekend als de duur tussen de 'Job Requisition Created' event en de 'Offer Accepted' event voor dezelfde medewerker of vacatureaanvraag.

Dit berekende attribute vormt de basis voor de 'Average Time-to-Hire' KPI en gerelateerde dashboards. Het monitoren hiervan over tijd stelt HR-afdelingen in staat de impact van procesverbeteringen te meten, knelpunten in werving of interviews te identificeren, en realistische wervingstermijnen in te stellen voor managers.

Meet direct de efficiëntie van het wervingsproces, een cruciale KPI voor elke HR-organisatie.

Berekend op case-niveau door de tijdsduur te bepalen tussen de timestamp van de activiteit 'Vacature Aanmaken' en de activiteit 'Aanbod Geaccepteerd'.