Je datatemplate voor inkoopfactuurverwerking (AP)

SAP S/4HANA
Je datatemplate voor inkoopfactuurverwerking (AP)

Je datatemplate voor inkoopfactuurverwerking (AP)

Deze template is je praktische gids voor het verzamelen van de gegevens die je nodig hebt om je inkoopfactuurverwerking te analyseren. Hij beschrijft de essentiële attributen en activiteiten om een betrouwbaar event log op te bouwen. Je vindt ook praktische aanwijzingen voor het extraheren van deze gegevens uit je bronsystemen, zodat je vlot met je process mining-traject kunt starten.
  • Aanbevolen attributen voor grondige analyse
  • Belangrijkste procesactiviteiten om effectief te monitoren
  • Stapsgewijze hulp bij data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen voor inkoopfactuurverwerking

Dit zijn de benodigde datavelden in je event log voor een grondige en heldere analyse van je crediteurenproces.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifiek gebeurtenis of een stap in de levenscyclus van de factuurverwerking.
Omschrijving

De activiteit staat voor een duidelijke fase of handeling binnen het crediteurenproces, zoals 'Factuur ontvangen', 'Factuur geboekt' of 'Betaling uitgevoerd'. Dit zijn de bouwstenen van de proceskaart.

Activiteiten analyseren is de basis van Process Mining. Het helpt het procesverloop te visualiseren, veelvoorkomende paden te herkennen, afwijkingen van de standaard te signaleren en de frequentie en duur van elke stap te meten. De volgorde van deze activiteiten voor een specifieke factuur vormt het procespad van die factuur.

Het belang

Het definieert de processtappen, zodat je het procesverloop kunt visualiseren en analyseren, knelpunten kunt vinden en herstelwerk-loops kunt detecteren.

Vindplaats

Afgeleid uit verschillende bronnen zoals documentstatuswijzigingen (bijv. BKPF‑BSTAT), wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR/CDPOS) of workflow-logs. Dit vereist doorgaans maatwerk in de extractielogica.

Voorbeelden
Factuur ontvangenFactuur GoedgekeurdBetaling UitgevoerdFactuur geblokkeerd voor betaling
Factuur
Invoice
De unieke ID van een factuurdocument; dit is de primaire case-ID voor het crediteurenproces.
Omschrijving

De factuur is het centrale object dat alle gerelateerde activiteiten verbindt, van ontvangst tot betaling. In SAP S/4HANA is dit doorgaans een samengestelde sleutel van de bedrijfscode (BUKRS), het unieke documentnummer (BELNR) en het boekjaar (GJAHR).

Analyseren op factuur biedt een volledig end-to-end beeld van de levenscyclus van de factuur. Dit is belangrijk voor het berekenen van belangrijke kengetallen zoals de totale doorlooptijd, het vinden van knelpunten per factuur en het begrijpen van de verschillende paden die een factuur in het proces kan doorlopen.

Het belang

Het identificeert de route van elke factuur eenduidig, waardoor je de volledige levenscyclus kunt volgen en prestaties per factuur kunt analyseren.

Vindplaats

Dit is een samengestelde sleutel, afgeleid uit de tabellen BKPF (Boekhouding Document Header) of RBKP (Document Header: Invoice Receipt) met de velden BUKRS, BELNR en GJAHR.

Voorbeelden
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Event Time is de timestamp die bij elke activiteit hoort en de chronologische volgorde van gebeurtenissen voor een factuur vastlegt. Deze gegevens zijn belangrijk om de processtroom te begrijpen en elke tijdsgebonden analyse uit te voeren.

In analyses gebruiken we Event Time om activiteiten correct te ordenen, doorlooptijden tussen stappen te berekenen, wachttijden te herkennen en prestaties over verschillende perioden (bijv. per maand) te analyseren. Het vormt de basis voor alle duurgebaseerde KPI’s.

Het belang

Deze timestamp is belangrijk voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen en voor het berekenen van alle tijdsgebonden kengetallen, zoals doorlooptijden en andere tijdsmetingen, die de basis vormen voor process mining.

Vindplaats

Afkomstig uit diverse datum-/tijdvelden in SAP-tabellen, zoals aanmaakdatum (BKPF-CPUDT), boekingsdatum (BKPF-BUDAT), afletterdatum (BSAK-AUGDT) of tijdstempels uit changelogs (CDHDR-UDATE/UTIME).

Voorbeelden
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de herkomst van de procesgegevens aan. Voor deze view is de waarde doorgaans 'SAP S/4HANA'.

In omgevingen met meerdere ERP-systemen of geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk voor herkomstbepaling en scheiding van gegevens. Het zorgt ervoor dat de analyse op de juiste dataset plaatsvindt en helpt datakwaliteitsproblemen op te sporen door ze naar de bron te herleiden.

Het belang

Geeft de herkomst van de data aan, belangrijk voor data governance, probleemoplossing en in omgevingen met meerdere systemen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een vaste waarde die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de datum en tijd van de meest recente extractie of update uit SAP S/4HANA. Het is een metadataveld dat belangrijk is om de relevantie van de geanalyseerde gegevens te begrijpen.

Deze Informatie laat zien hoe actueel de procesanalyse is. Ze helpt om verwachtingen over datalatentie te beheren en is belangrijk voor het plannen van dataverversingen en het borgen van dataintegriteit.

Het belang

Geeft de relevantie van de data aan, zodat gebruikers weten hoe up-to-date hun procesanalyse is.

Vindplaats

Deze waarde wordt bij elk record gegenereerd en vastgelegd zodra de gegevens uit het bronsysteem worden opgehaald.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De onderdeel waarvoor de factuur wordt verwerkt.
Omschrijving

Een bedrijfscode (Company Code) is de kleinste onderdeel waarvoor een volledige, op zichzelf staande boekhouding kan worden opgesteld voor externe rapportage. In de context van AP staat dit voor de rechtspersoon die geld verschuldigd is aan de leverancier.

Analyseren op bedrijfscode maakt het mogelijk de procesprestaties van verschillende rechtspersonen binnen de organisatie te vergelijken. Zo zie je welke onderdelen volgens de standaard werken en waar de efficiëntie hoger is, de doorlooptijden langer zijn of het reworkpercentage oploopt.

Het belang

Maakt het mogelijk procesprestaties tussen juridische entiteiten te vergelijken en zo regiogebonden of businessunit-specifieke problemen en best practices te herkennen.

Vindplaats

Te vinden in tabellen voor documentkoppen, voornamelijk BKPF-BUKRS voor FI-facturen en RBKP-BUKRS voor MM-facturen.

Voorbeelden
10001710US01DE01
Factuurbedrag
InvoiceAmount
Het totale brutobedrag van de factuur in de oorspronkelijke documentvaluta.
Omschrijving

Dit is de totale waarde van de factuur zoals aangeleverd door de leverancier. Inclusief kosten van goederen of diensten, belastingen en overige toeslagen, vóór aftrek van eventuele kortingen.

Het factuurbedrag is een belangrijk financieel attribuut voor tal van analyses. Het helpt om facturen van hoogwaardige te prioriteren, de financiële impact van procesvertragingen te begrijpen (bijv. rente of boetes bij te late betaling op grote facturen) en het proces te segmenteren (bijv. 'Volgen facturen van hoogwaardige een andere goedkeuringsroute?'). Het is ook belangrijk om mogelijke dubbele betalingen te vinden.

Het belang

Geeft financiële context aan het proces, maakt analyses op basis van waarde mogelijk, helpt hoge factuurbedragen prioriteren en kwantificeert financiële impact.

Vindplaats

Te vinden in tabellen zoals RBKP-RMWWR (bruto factuurbedrag) voor MM-facturen, of berekend op basis van posten in BSEG (veld WRBTR) voor FI-facturen.

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Gebruikersnaam
UserName
De user-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de SAP-gebruikers-id die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke activiteit, zoals boeken, goedkeuren of het afletteren van een factuur. Het koppelt processtappen aan individuele gebruikers.

Analyseren op gebruikersnaam is belangrijk om de werkverdeling te begrijpen, best presterende medewerkers te vinden en gebruikers te vinden die extra training nodig hebben. Het is ook belangrijk voor het analyseren van knelpunten in goedkeuring in dashboards, omdat je zo ziet welke specifieke goedkeurders voor vertraging zorgen.

Het belang

Koppelt activiteiten aan specifieke medewerkers en maakt analyse van prestaties, werkdruk en naleving van het functiescheidingsbeleid mogelijk.

Vindplaats

Meestal te vinden in koptabellen zoals BKPF-USNAM (Ingevoerd door) of in wijzigingsdocumenttabellen, zoals CDHDR-USERNAME (Gewijzigd door).

Voorbeelden
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De unieke ID van de inkooporder (PO) die aan de factuur is gekoppeld, indien van toepassing.
Omschrijving

Dit attribuut koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurde inkooporder (PO). De aanwezigheid van een PO-nummer vormt de basis voor het 3-way match-proces (PO-factuur-goederenontvangst).

Dit is een onmisbaar attribuut voor compliance- en efficiëntieanalyses. Het wordt gebruikt om de KPI 'Percentage facturen zonder PO' te berekenen, die de naleving van het inkoopbeleid meet. Het vormt ook de basis van het dashboard '3-Way Matching Performance', waarmee je de matching voor facturen met PO kunt analyseren.

Het belang

Cruciaal om de efficiëntie van 3‑way matching te analyseren en de naleving van het inkoopbeleid te meten door facturen te vinden die zonder inkooporder (PO) zijn verwerkt.

Vindplaats

Te vinden in de tabellen met factuurposten, zoals RSEG-EBELN (voor MM-facturen) of BSEG-EBELN (voor FI-facturen).

Voorbeelden
45000012344500005678
Naam Leverancier
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Omschrijving

Dit attribuut bevat de officiële naam van de leverancier. De koppeling verloopt via het leveranciersnummer dat op het factuurdocument is opgeslagen.

Leveranciersanalyse is belangrijk om relaties te beheren en om procesproblemen te vinden die specifiek bij bepaalde leveranciers spelen. Het helpt vragen te beantwoorden als: 'Welke leveranciers sturen de meeste facturen met afwijkingen?' of 'Betalen we bepaalde strategische leveranciers consequent op tijd?'. Samen met factuurnummer en bedrag is dit ook een sleutelveld voor het opsporen van mogelijke dubbele betalingen.

Het belang

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk, helpt probleemleveranciers te vinden en strategische leveranciersrelaties effectief te beheren.

Vindplaats

Wordt opgehaald uit de leveranciersstamdatatabel LFA1 (veld NAME1), via koppeling op leveranciersnummer (LIFNR) zoals aanwezig in BKPF of RBKP.

Voorbeelden
Office Supplies B.V.Wereldwijd Consulting GroupMachine Parts GmbH
Vervaldatum factuur
InvoiceDueDate
De datum waarop de factuur aan de leverancier betaald moet zijn.
Omschrijving

De vervaldatum van de factuur is de uiterste betaaldatum om te voorkomen dat je te laat betaalt en om een goede leveranciersrelatie te behouden. Deze datum wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de afgesproken betalingsvoorwaarden met de leverancier.

Deze datum is belangrijk voor het dashboard 'Payment Compliance & Aging' en de KPI 'On-Time Payment Rate'. Door de vervaldatum te vergelijken met de werkelijke betaaldatum wordt duidelijk of er op tijd, te vroeg of te laat wordt betaald, met directe financiële én relationele gevolgen.

Het belang

Dit is de belangrijkste factor voor de analyse van tijdig betalen. Zo kun je de betaalprestaties meten en de impact op leveranciersrelaties en kosten of boetes bij te late betaling bepalen.

Vindplaats

Deze datum wordt vaak berekend. De netto vervaldatum staat in veld BSEG-NETDT. Die kan ook worden afgeleid van de basisdatum voor betaling (BSEG-ZFBDT) en betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Voorbeelden
2023-10-312023-11-152024-01-10
Betaling te laat
IsLatePayment
Een boolean die aangeeft of de factuur na de vervaldatum is betaald.
Omschrijving

Dit berekende attribuut is een eenvoudige ja/nee-indicator die aangeeft of een factuur ná de officiële vervaldatum is betaald. Het wordt bepaald door de 'Afletterdatum' te vergelijken met de 'Vervaldatum van de factuur'.

Deze indicator vereenvoudigt de analyse in het dashboard 'Betalingscompliance & ouderdomsanalyse' en de KPI 'Percentage tijdige betalingen'. Je kunt er laatbetalingen eenvoudig mee tellen, het percentage tijdige betalingen berekenen en leveranciers of bedrijfscodes met veel te late betalingen vinden.

Het belang

Meet rechtstreeks de naleving van betalingstermijnen, vereenvoudigt de berekening van de KPI voor tijdige betaling en helpt gebieden met zwakke betaalprestaties te vinden.

Vindplaats

Berekend attribuut. Logica: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Betalingstermijnen
PaymentTerms
De met de leverancier afgesproken betalingsvoorwaarden voor een factuur, vaak inclusief kortingsmogelijkheden.
Omschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen de regels voor vervaldata en eventuele vroegbetalingskortingen. Zo kan een code als 'Z001' staan voor: 'Betaalbaar binnen 30 dagen, 2% korting bij betaling binnen 10 dagen'.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Benutting vroegbetalingskorting'. Door de betalingsvoorwaarden te analyseren, identificeer je alle facturen die in aanmerking kwamen voor korting. Vergelijk dit met de daadwerkelijk genomen kortingen om gemiste besparingen zichtbaar te maken en de efficiëntie van het betalingsproces te meten.

Het belang

Essentieel om kansen op vroegbetalingskorting te analyseren, de financiële prestaties van het betaalproces te meten en gemiste besparingen te vinden.

Vindplaats

Te vinden in leveranciersposten, tabel BSEG-ZTERM, of op de factuurkop in RBKP-ZTERM.

Voorbeelden
Z0010001NT30
Blokkeringsreden
BlockingReason
De reden waarom een factuur voor betaling is geblokkeerd; dit wijst op een afwijking.
Omschrijving

Als een factuur een validatiecontrole niet doorstaat tijdens de 3-way match of andere controles, wordt de betaling geblokkeerd. De blokkeringsreden geeft aan wat er mis is, bijvoorbeeld een afwijking in hoeveelheid, een prijsverschil of een ontbrekende goederenontvangst.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Invoice Discrepancy Rework Analysis'-dashboard. Door de frequentie van de verschillende blokkeringsredenen te analyseren, achterhaal je de oorzaken van inefficiënties in het proces. Als 'Price variance' bijvoorbeeld vaak voorkomt, kan dat wijzen op problemen met stamgegevens in het inkoopsysteem.

Het belang

Biedt rechtstreeks inzicht in de oorzaken van factuurafwijkingen en herstelwerk, zodat je gericht aan procesverbetering kunt werken.

Vindplaats

Opgeslagen in tabellen voor factuurregels zoals RSEG, in velden die beginnen met SPGR* (bijv. SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Is ook te vinden in RBKP_BLOCKED.

Voorbeelden
PrijsafwijkingHoeveelheidsafwijkingOntbrekende goederenontvangst
Factuurdocumenttype
InvoiceDocumentType
Een classificatie van het factuurdocument die bepaalt hoe het in SAP wordt verwerkt.
Omschrijving

Het documenttype is een belangrijk configuratie-element in SAP waarmee boekingsdocumenten worden gecategoriseerd. Zo wordt 'KR' doorgaans gebruikt voor leveranciersfacturen, 'RE' voor MM-facturen en 'KG' voor leverancierscreditnota's. Het type bepaalt zaken zoals de nummerreeks en welke velden verplicht zijn.

In procesanalyse kun je op documenttype filteren om de procesverlopen van verschillende factuursoorten te vergelijken. Zo kan het goedkeuringsproces voor een creditnota afwijken van dat van een standaardfactuur. Dit is nuttig voor het dashboard 'Invoice Approval Routing Variants'.

Het belang

Maakt segmentatie van het proces mogelijk op basis van de afhandeling van verschillende factuurtypes, waardoor variaties in procespaden en doorlooptijden zichtbaar worden.

Vindplaats

Rechtstreeks uit de documentkoptabel, veld BKPF‑BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Factuurnummer leverancier
VendorInvoiceNumber
Het factuurnummer dat de leverancier op het document vermeldt.
Omschrijving

Dit is het referentienummer uit het boekhoudsysteem van de leverancier, zoals vermeld op de fysieke of elektronische factuur. Het wordt handmatig ingevoerd of via OCR uitgelezen bij ontvangst van de factuur.

Dit veld is uiterst belangrijk voor de operatie én voor analyses, met name in het dashboard 'Mogelijke dubbele factuurbetalingen'. Een gebruikelijke methode om dubbelen te vinden is zoeken naar meerdere interne factuurdocumenten met dezelfde leverancier, hetzelfde leveranciersfactuurnummer en hetzelfde factuurbedrag. Dit is de primaire externe referentie van een factuur.

Het belang

Het is een kernveld om mogelijke dubbele betalingen op te sporen en dient als primaire externe referentie in de communicatie met leveranciers.

Vindplaats

Opgeslagen in het veld 'Referentie' in de documentkop, doorgaans BKPF-XBLNR.

Voorbeelden
INV-2023-9876733401120231015-001
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
De valutacode van het factuurbedrag (bijv. USD, EUR).
Omschrijving

Dit attribuut geeft de valuta aan waarin het factuurbedrag is uitgedrukt. Het biedt belangrijke context bij alle financiële waarden.

In een multinationale organisatie kan het misleidend zijn om facturen te analyseren zonder de valuta mee te nemen. Dit veld maakt een correcte verwerking van financiële gegevens mogelijk: door bedragen te converteren naar één rapportagevaluta of door de analyse per valuta op te delen om inzicht te krijgen in regionale financiële activiteiten.

Het belang

Levert de noodzakelijke context bij het factuurbedrag, voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage, zeker in een multinationale context.

Vindplaats

Te vinden in tabellen voor documentkoppen, voornamelijk BKPF-WAERS of RBKP-WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of de activiteit automatisch door het systeem is uitgevoerd in plaats van door een menselijke gebruiker.
Omschrijving

Deze vlag maakt onderscheid tussen door mensen gestarte activiteiten en stappen die door systeemjobs, workflows of bots worden uitgevoerd. Een geautomatiseerde betalingsrun of een systeemgegenereerde boeking wordt bijvoorbeeld als geautomatiseerd gemarkeerd.

Het analyseren van dit attribuut helpt om het automatiseringsniveau in het crediteurenproces te begrijpen. Je kunt er het succes van automatiseringsinitiatieven mee meten, de efficiëntie van geautomatiseerde tegenover handmatige stappen vergelijken en nieuwe automatiseringskansen vinden.

Het belang

Helpt de mate van automatisering in het proces te meten, zodat je de effectiviteit ervan kunt analyseren en kansen voor verdere verbetering ziet.

Vindplaats

Afgeleid op basis van de gebruikersnaam (bijv. systeemgebruikers zoals 'SAP_SYSTEM' of 'BATCHUSER') of van specifieke transactiecodes die aan geautomatiseerde jobs zijn gekoppeld.

Voorbeelden
truefalse
Korting Genomen
DiscountTaken
Een boolean die aangeeft of een vroegbetalerskorting succesvol is toegepast.
Omschrijving

Dit attribuut geeft aan of er bij het betalen van de factuur daadwerkelijk kassakorting is toegepast. Het is een belangrijk onderdeel om de financiële efficiëntie in het AP-proces te meten.

Deze indicator is de basis van de KPI 'Benuttingsgraad kassakorting'. Door te filteren op facturen waarop korting mogelijk was (op basis van betalingsvoorwaarden) en vervolgens deze indicator te analyseren, kan een organisatie precies berekenen hoeveel geld is bespaard en hoeveel kansen zijn gemist. Dit levert een duidelijke, kwantificeerbare maatstaf op voor de AP-prestaties.

Het belang

Meet direct het succes in het gebruiken van beschikbare vroegbetalingskortingen, met directe impact op het bedrijfsresultaat.

Vindplaats

Afgeleid door te controleren of het veld voor het kortingsbedrag (BSEG‑SKNTO) in het betalingsdocument groter is dan nul.

Voorbeelden
truefalse
Valutadatum
ClearingDate
De datum waarop de betaling is gedaan en de factuur is afgeletterd op de openstaande posten.
Omschrijving

De afletterdatum markeert de financiële afwikkeling van de factuur. Dit is de datum waarop de activiteit 'Payment Cleared' plaatsvindt en voor de meeste facturen de laatste stap vormt.

Deze datum wordt gebruikt om de daadwerkelijke betaaldatum te bepalen en te vergelijken met de vervaldatum van de factuur. Die is dus belangrijk voor de KPI 'On-Time Payment Rate' en voor elke analyse rond betaalgedrag. De datum vormt ook het eindpunt voor de berekening van de end-to-end doorlooptijd van een factuur.

Het belang

Markeert de definitieve afhandeling van een factuur en vormt zowel het eindpunt voor doorlooptijdberekeningen als de basis voor analyse van tijdig betalen.

Vindplaats

Te vinden in de tabellen voor afgeletterde posten, zoals BSAK-AUGDT voor leveranciers.

Voorbeelden
2023-10-282023-11-142024-01-09
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor inkoopfactuurverwerking

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor nauwkeurige process discovery en optimalisatie.
7 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Betaling uitgevoerd
Deze activiteit markeert de definitieve afsluiting van de factuur, waarbij betaling en factuur in het subgrootboek tegen elkaar worden afgeletterd. Dit geeft aan dat het proces is voltooid.
Het belang

Omdat dit het definitieve eindpunt van het proces is, is deze activiteit belangrijk voor een correcte end‑to‑end‑doorlooptijdberekening. Het bevestigt dat de verplichting is voldaan.

Vindplaats

Dit is een expliciet gebeurtenis: het veld Afletterdatum (AUGDT) wordt gevuld op de leverancierspost van het factuurdocument (tabel BSEG).

Vastleggen

Gebruik de afletterdatum (BSEG-AUGDT) van de factuurregel.

Gebeurtenistype explicit
Betaling Uitgevoerd
Er is een betaling op de factuur verricht. Dit wordt vastgelegd zodra de betaalrun is afgerond en er een betalingsdocument is aangemaakt en geboekt.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor cashflowanalyse en voor het meten van de KPI 'On-Time Payment Rate' door deze datum te vergelijken met de vervaldatum van de factuur.

Vindplaats

Dit wordt afgeleid van de boekingsdatum van het betalingsdocument waarmee de factuur wordt afgeletterd. Het nummer van het betalingsdocument is gelinkt in het veld voor afletterdocument (AUGBL) van de factuurregel (BSEG).

Vastleggen

Bepaal de boekingsdatum (BUDAT) van het betalingsdocument dat de factuurpost aflettert.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geannuleerd
Het factuurdocument is teruggeboekt (gestorneerd), waardoor de financiële impact wordt geneutraliseerd. Dit is een alternatieve eindstatus van het proces, vaak door foutieve boekingen of geschillen met de leverancier.
Het belang

Het bijhouden van annuleringen helpt de oorzaken van procesfouten te achterhalen, zoals dubbele indieningen of onjuiste factuurgegevens. Dat wijst vaak op problemen hogerop in de keten.

Vindplaats

Dit wordt expliciet geregistreerd wanneer een stornodocument wordt aangemaakt. In de oorspronkelijke documentkop (BKPF) worden het stornodocumentnummer (STBLG) en de stornoreden gevuld.

Vastleggen

Bepaal de boekingsdatum van het stornodocument, dat in de kop van het herkomstele document is gekoppeld (BKPF-STBLG).

Gebeurtenistype explicit
Factuur geblokkeerd voor betaling
Het systeem heeft automatisch of handmatig een blokkade op de factuur gezet, waardoor betaling niet mogelijk is. Oorzaken zijn meestal prijs- of hoeveelheidsverschillen of ontbrekende goedkeuringen.
Het belang

Dit is een belangrijke indicator voor problemen en rework. Analyse van blokkaderedenen en -duur helpt de oorzaken van betalingsvertragingen en inefficiënties in het proces te vinden.

Vindplaats

Dit is een expliciete status die wordt vastgelegd in het veld Payment Block Key (ZLSPR) op de leverancierspost van het boekingsdocument (tabel BSEG).

Vastleggen

Gelogd via wijzigingsdocumenten wanneer het veld BSEG-ZLSPR is ingevuld met een blokkadereden.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
De factuur is formeel in het grootboek vastgelegd en creëert daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt een geboekt document, of er wordt direct geboekt.
Het belang

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal. Het bevestigt de betalingsverplichting van het bedrijf en is vaak een voorwaarde om betaling in te plannen.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt bepaald door de boekingsdatum (BUDAT) in de documentkop (BKPF). Een geboekt document heeft een documentstatus (BKPF-BSTAT) die leeg is.

Vastleggen

Gebruik de boekingstimestamp (BKPF-BUDAT) voor documenten die niet geparkeerd zijn (BKPF-BSTAT is leeg).

Gebeurtenistype explicit
Factuur Goedgekeurd
De factuur heeft alle vereiste goedkeuringen in het workflowsysteem gekregen. Dit is vaak de laatste stap voordat een factuur kan worden geboekt of gedeblokkeerd voor betaling.
Het belang

Deze mijlpaal markeert het einde van de goedkeuringscyclus. De doorlooptijd tussen doorsturen en goedkeuren is een belangrijke maatstaf voor efficiëntie.

Vindplaats

Vastgelegd in SAP Business Workflow-logs als voltooiing of definitieve vrijgave. Of af te leiden uit het verwijderen van een betalingsblokkade na routing.

Vastleggen

Haal gebeurtenissen voor workflowvoltooiing uit SAP-workflowlogs of identificeer het laatste 'release'-gebeurtenis.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ontvangen
Deze activiteit markeert het aanmaken van een factuurdocument in SAP, handmatig of via een geautomatiseerde interface zoals OCR/VIM. Dit gebeurtenis wordt doorgaans afgeleid uit de aanmaakdatum en -tijd van de kop van het boekingsdocument.
Het belang

Als startpunt van het proces is deze activiteit belangrijk om de end-to-end doorlooptijd van facturen te berekenen en de doorvoer van het hele AP-proces te meten.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd vanuit de documentkop van het boekingsdocument (BKPF), met de aanmaakdatum (CPUDT) en -tijd (CPUTM).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) voor het factuurdocument.

Gebeurtenistype explicit
Afwijking opgelost
Deze activiteit geeft aan dat een eerder vastgesteld probleem – vaak de oorzaak van een betalingsblokkade – is onderzocht en opgelost. Dit wordt vastgelegd wanneer de betalingsblokkade op een factuur wordt verwijderd.
Het belang

Het volgen van deze reworkloop is belangrijk voor het 'Invoice Discrepancy Rework Analysis'-dashboard. Hiermee kun je de tijd en inspanning kwantificeren die in het herstellen van fouten gaat zitten.

Vindplaats

Dit wordt afgeleid uit wijzigingsdocumenten die het verwijderen van een betalingsblokkade tonen. Het wijzigingslog van veld BSEG-ZLSPR is de primaire bron.

Vastleggen

Identificeer wijzigingsdocumenten voor tabel BSEG waarbij het veld ZLSPR is gewijzigd van een waarde naar leeg.

Gebeurtenistype inferred
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur is opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun (bijv. F110). De factuur staat ingepland voor betaling, in afwachting van de definitieve uitvoering van de run.
Het belang

Deze activiteit toont de overgang van een openstaande verplichting naar een post die actief voor betaling wordt klaargezet, wat helpt om de efficiëntie van het betaalproces te analyseren.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt expliciet gelogd in de tabellen voor de betalingsrun, namelijk REGUP (verwerkte posten uit het betalingsprogramma) en REGUH (kopgegevens).

Vastleggen

Bepaal wanneer een factuur voorkomt in tabel REGUP voor een betaalrun die in REGUH is vastgelegd.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgewezen
Een fiatteur heeft de factuur afgekeurd in de goedkeuringsworkflow. De factuur gaat daarbij meestal terug naar de verwerker voor correctie of toelichting.
Het belang

Het registreren van afwijzingen maakt herstelwerk-loops in het goedkeuringsproces zichtbaar en kan duiden op problemen met de naleving van het beleid of onjuiste factuurcodering.

Vindplaats

Dit wordt vastgelegd als een specifiek uitkomst-gebeurtenis in de SAP Business Workflow-logs die aan de factuur zijn gekoppeld.

Vastleggen

Haal gebeurtenissen met de status 'rejected' uit SAP-workflowlogs.

Gebeurtenistype explicit
Factuur doorgestuurd voor goedkeuring
De factuur is op basis van business rules ingediend in een workflow voor de vereiste goedkeuringen. Dit markeert de start van het goedkeuringssubproces.
Het belang

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de KPI 'Average Invoice Approval Time' en voor het analyseren van knelpunten in het goedkeuringsproces.

Vindplaats

Kan worden opgehaald uit SAP Business Workflow-logs (SWW*-tabellen) die de start registreren van een workflowinstantie gekoppeld aan het factuurobject (bijv. BUS2081).

Vastleggen

Haal startgebeurtenissen voor de workflow uit SAP-workflowlogs (bijv. tabel SWW_WIHEAD) die aan het factuurdocument zijn gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geparkeerd
Staat voor een factuur die wel is ingevoerd maar nog niet op het grootboek is geboekt. Vaak is dat bewust, om een onvolledig document later af te ronden of goed te laten keuren.
Het belang

Het volgen van geparkeerde facturen maakt vertragingen zichtbaar voordat de formele boeking begint en kan problemen blootleggen met de volledigheid van gegevens of de eerste controle.

Vindplaats

Deze status wordt afgeleid uit het documentstatusveld in de documentkop (BKPF-BSTAT = 'V' voor Parked). Het gebeurtenis vindt plaats zodra de status wordt gezet.

Vastleggen

Identificeer wijzigingsdocumenten voor tabel BKPF waarbij het veld BSTAT is ingesteld op 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Gebeurtenistype inferred
Gematcht met inkooporder
Deze activiteit geeft aan dat de factuur succesvol is gematcht met de bijbehorende inkooporder. Dit is een belangrijke stap in het 3-way matching-proces voor inkoopgerelateerde facturen.
Het belang

Met de analyse van deze activiteit meet je de efficiëntie van het matching‑proces; dit is belangrijk voor de KPI’s "3‑Way Matching Performance" en "PO‑Less Invoice Percentage".

Vindplaats

Dit wordt afgeleid wanneer een factuurregel in tabel BSEG of ACDOCA een geldig inkoopordernummer (EBELN) en -positie (EBELP) bevat.

Vastleggen

Afgeleid uit de aanwezigheid van een referentie naar een inkooporder (PO) in BSEG-EBELN op het factuurdocument bij aanmaak.

Gebeurtenistype inferred
Ontvangstbon gematcht
Deze activiteit geeft aan dat de aantallen en bedragen op de factuur succesvol zijn gematcht met de bijbehorende goederenontvangst. Dit is de laatste validatie in een 3-way matching-scenario.
Het belang

Door dit te volgen kun je inefficiënties in het 3-way matching-proces exact lokaliseren en verschillen bekijken tussen ontvangen goederen en wat de leverancier factureert.

Vindplaats

Dit wordt afgeleid uit de aanwezigheid van een verwijzing naar een materiaaldocument (goederenontvangst) op de factuurregel, vaak gekoppeld via de positiehistorie van de inkooporder.

Vastleggen

Afgeleid uit de aanwezigheid van een referentie naar een Goods Receipt (GR)-document op de factuurregel (bijv. in RSEG voor MIRO-facturen).

Gebeurtenistype inferred
Vervaldatum factuur verstreken
Een berekend gebeurtenis dat aangeeft dat de netto vervaldatum van de factuur is verstreken zonder dat er een betaling op is afgeboekt. Dit duidt op een te late of achterstallige betaling.
Het belang

Essentieel voor het dashboard 'Payment Compliance & Aging'. Deze activiteit helpt achterstallige facturen proactief te signaleren en te beheren, en grondoorzaken van te late betalingen te analyseren.

Vindplaats

Dit is geen expliciet gebeurtenis in SAP. Het wordt berekend door de huidige systeemdatum te vergelijken met de netto vervaldatum (berekend vanuit BSEG-ZFBDT of basisdatum en betalingsvoorwaarden).

Vastleggen

Berekend gebeurtenis dat wordt getriggerd wanneer de timestamp van het gebeurtenis later is dan de netto vervaldatum van de factuur.

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA