買掛金プロセスを見える化するガイド

買掛金プロセスの遅延を見つける

イベントログをアップロードして、買掛金業務の実態を把握しましょう。請求書の滞留箇所や処理経路、作業の繰り返しや中断の頻度を確認できます。イベントデータから請求書の処理時間、自動処理率、例外率を測定し、承認ルールの変更やキャパシティの追加といった選択肢を比較できます。

買掛金を分析する理由

買掛金チームは、大量の請求書、承認、例外処理、支払いを管理しています。遅延は支払いの遅れや仕入先との関係悪化、手戻りにつながることがあります。標準的なレポートでは合計値は分かっても、どこに時間がかかっているのか、どの請求書経路で例外が多く発生しているのかまでは分からないことがあります。

プロセスに関する知識は、手順書、システムレポート、チームの経験に分散している場合があります。プロセスマイニングではイベントデータをまとめて、業務の実際の流れを可視化します。推測ではなく、根拠に基づいて遅延を調べられます。

買掛金で追跡すべき3つの指標

まずは、財務チームが理解し、改善に役立てられる次の3つの指標から始めます。

結果を比較する前に、開始点、終了点、対象となるアクティビティの定義を統一してください。たとえば、サイクルタイムの終了を承認時点と支払い時点のどちらにするか、どのアクティビティを手作業による介入とみなすかを決めます。定義を統一すると、チーム間や報告期間をまたいで指標を比較しやすくなります。

買掛金と売掛金：2つの業務サイクルの違い

買掛金管理では、組織が仕入先に支払う債務と、その支払いに関わる業務を管理します。売掛金管理では、顧客が組織に支払う債務と、その回収に関わる業務を管理します。どちらも同じ書類とルール（発注書または売上請求書、照合、承認、支払い）に基づきますが、流れは逆方向です。また、いずれも合意した支払条件に照らして管理されます。

プロセスマイニングでは、2つの業務サイクルを同じ方法で分析します。各請求書がたどる経路を再構成し、設定した条件と実際の処理時間を比較することで、待ち時間、手戻り、例外がどこに集中しているかを確認できます。売掛金管理のプロセスマイニングでは、回収業務を分析します。

請求書のサイクルタイムはどこで費やされるのか

サイクルタイムには、実作業の時間と待ち時間の両方が含まれます。買掛金のプロセスマイニングでは、記録されたアクティビティをたどり、どこで待ち行列が発生しているかを確認できます。

調査の際は、次のようなパターンを確認します。

• **承認待ち：**承認作業自体は数分でも、承認者を待つ間に請求書が数日滞留することがあります。
• **ブロックまたは保留中の請求書：**発注書との不一致があると、システム上は有効なステータスで記録されていても、請求書の処理が止まることがあります。
• **仕入先マスターデータの問題：**仕入先情報の不足や不一致があると、処理を続ける前に手作業での修正が必要になることがあります。
• **重複した提出：**複数の経路から同じ請求書が提出されると、追加確認や手戻りが発生することがあります。
• **三点照合の例外：**仕入先、請求書の種類、その他の利用可能な属性で例外を比較し、どこに集中しているかを確認します。

例外率が高いだけでは、原因は分かりません。請求書の経路とタイムスタンプを使って、どの例外が長い待ち時間や繰り返し作業につながっているかを調べます。

自動処理と例外を調べる方法

イベントログを使い、想定経路をたどる請求書と、介入が必要な請求書を区別します。各ケースに記録された検証、照合、承認、ブロック、支払いなどのアクティビティを確認します。

三点照合の例外については、初回で照合できた請求書と、修正や追加確認が必要な請求書を比較します。例外がどこで発生するのか、その後どれくらい待つのか、特定の仕入先や請求書の種類で繰り返し発生するのかを確認します。すべての例外を同じように扱うのではなく、サイクルタイムに影響する例外に絞って調べられます。

必要なデータ

まず、ERPまたは請求書管理システムからイベントログを用意します。各行には、請求書を識別するケースID、アクティビティ名、タイムスタンプを含めます。利用できる場合は、仕入先、請求書の種類、金額、承認状況、支払日などの関連属性も追加します。

同じ請求書に属するアクティビティを関連付け、時系列順に並べられるデータを用意してください。ソースシステムでステータスやタイムスタンプがどのように記録されるかも確認します。これらの定義は、算出する指標に影響します。

必要なデータを確認

イベントログの準備と確認方法については、プロセスマイニングのデータ文書をご覧ください。

承認や人員配置の変更を比較する方法

現在の流れを把握したら、プロセスシミュレーションで変更案を事前に比較できます。たとえば、現在の承認ルールと承認経路を変更するシナリオを比較したり、現在のキャパシティと、制約のある工程にキャパシティを追加するシナリオを比較したりできます。

サイクルタイム、自動処理率、例外率など、同じ指標を使って各シナリオを確認します。結果は、前提条件に基づく比較であり、確実な成果を示すものではありません。比較結果を参考に、どの変更を詳しく調べるかを判断し、変更に伴うトレードオフを把握できます。

買掛金のプロセスマイニングを始める方法

支払条件に間に合わない請求書が発生する理由や、どこで手戻りが起きるのかなど、調べたいことを1つ決めます。請求書ID、アクティビティ、タイムスタンプ、調査内容に関係する属性を含むイベントログを用意します。データをProcessMindにアップロードし、主なプロセス経路、待ち行列、例外を確認します。

調査結果をもとに、次に確認することを決めたり、目標プロセスを文書化したり、シナリオを比較したりできます。プロセスマイニングで分かるのは、記録されたデータから確認できる内容です。結果は、使用するデータと前提条件によって異なります。

分析の流れを順を追って確認

買掛金データを1つアップロードして流れを確認

買掛金のデータは、すでにERPにあります。まずデータを1つ抽出し、トライアルで請求書がプロセスをどのように進むか確認してください。

買掛金データを1件アップロードして、業務の流れを確認