プロセスエクセレンスを実現するプロセスマイニング

プロセスの担当者や健全性、ガバナンスを組織全体で明確に把握できます。ProcessMindでは、プロセスの役割を文書化し、実際の実行状況と文書化したプロセスを比較できます。役割のカバー状況とプロセス健全性スコアを確認して、チームが優先して取り組むべき課題を見つけられます。

プロセスエクセレンスで管理すること

プロセスエクセレンスチームに必要なのは、図のライブラリだけではありません。各プロセスの担当者、必要な役割がそろっているか、パフォーマンス、変更が承認手順に沿っているかを把握する必要があります。

こうした情報は、文書、業務システム、担当者の知識に分散しがちです。業務が変わるにつれて、文書化が実態に追いつかなくなることもあります。プロセスマイニングを使うと、イベントデータと文書化されたプロセスを比較できます。プロセスモデルは、役割、承認、品質要件をチームで共有するための基準になります。

役割の網羅状況とプロセス健全性スコアで分かること

役割の網羅状況では、プロセスオーナー、参加者、承認担当者など、必要な役割がそろっているかを確認できます。プロセス上の責任に不足や曖昧さがないかを見つけるのに役立ちます。個人のパフォーマンスを評価するものではなく、プロセス上の役割を対象としています。

プロセス健全性スコアは、CURESフレームワークの5つの品質項目に基づいて、プロセスの状態を要約します。見直しが必要な可能性のあるプロセスを特定できますが、スコアの有用性は、その基となる指標やデータによって異なります。結果を左右する要因を理解するための調査の手がかりとして使い、スコアだけで判断しないでください。

担当者や健全性に関する課題を見つける方法

まず、チームがすでに担当しているプロセスを1つ選びます。文書化された役割と承認箇所を確認し、利用できる業務上の記録と照らし合わせます。

プロセスに明確な担当者がいない、モデルに承認担当の役割が記載されていない、実際の実行状況が文書化された経路と異なる、といった点が見つかることがあります。重要業績評価指標（KPI）や品質指標が想定範囲を外れた場合、プロセス健全性スコアが見直しの必要性を示すこともあります。

プロセスマイニングを使うと、逸脱、手戻り、ボトルネック、サイクルタイムのばらつきを調べられます。結果をもとに、どこに注目すべきかを把握できます。変更内容を決めるのはチームです。

課題に対処し、ガバナンスを維持する方法

根拠をもとに、具体的な変更内容を合意します。プロセスモデルを更新し、役割と承認経路を明確にしたうえで、関連する品質要件と重要業績評価指標（KPI）を記録します。その後、ガバナンスの手順に沿って変更をレビューします。

Process Simulationを使うと、実施前に変更案のシナリオを比較できます。シミュレーションは意思決定を支援するものであり、変更を実施したり、結果を保証したりするものではありません。

担当者と意思決定権限を整理する方法については、RACIガイドをご覧ください。承認や変更管理の進め方については、プロセスガバナンスのガイドをご覧ください。

プロセスマイニングがプロセスエクセレンスを支える方法

プロセスマイニングではイベントデータを使って、業務の実際の流れを確認できます。プロセスの流れを調べ、逸脱やボトルネックを特定し、業務上の記録と文書化されたプロセスを比較できます。

これにより、プロセスエクセレンスのアナリストやコンサルタントは、プロセスオーナーや各チームと具体的な根拠に基づいて話し合えます。インタビューや古い図だけに頼らず、利用できるデータを使って、実行状況が異なる箇所や確認が必要な重要業績評価指標（KPI）を調べられます。

プロセスマイニングについて詳しく見る。プロセスの健全性を確認する方法については、プロセス健全性の文書をご覧ください。

部門をまたぐプロセスの管理方法

プロセスアーキテクチャを共有すると、部門間で担当者、モデル、ガバナンス情報の一貫性を保てます。ProcessMindはプロセスの文書化と業務上の記録をつなぎ、プロセスの役割、承認、モデル、変更をチームで共通して確認できるようにします。

まず1つのプロセスから始め、ガバナンスモデルの整備に合わせて、ほかの領域にも同じ方法を適用します。すべてのプロセスを同一とみなすことなく、各部門が業務の進め方について共通認識を築けます。

導入の進め方

担当者が不明確、パフォーマンスにばらつきがある、変更管理が難しいといった課題を抱えるエンドツーエンドのプロセスを1つ選びます。プロセスオーナー、主要な役割、承認箇所、重要な重要業績評価指標（KPI）を定義します。次に、利用可能なイベントデータを確認し、実際の実行状況を文書化されたプロセスと比較します。

確認した内容をもとに、役割の明確化、承認経路の更新、健全性指標の調査など、課題を1つ選んで対処します。ベースラインを設定し、合意した変更を文書化します。実施前にシナリオを比較する必要があれば、シミュレーションを利用します。ProcessMindでは、プロセスの担当者、品質、承認、パフォーマンスの追跡、継続的な改善を一元的に管理できます。

プロセスガバナンスのガイドでは、担当者と承認を、より広いガバナンスの取り組みの中でどう位置づけるかを説明しています。

継続的に追跡できる指標

この方法をほかのプロセスにも適用する際は、同じ指標を使って次の点を確認します。

• 各プロセスに明確な担当者が割り当てられ、必要な役割がそろっているか
• 承認経路とプロセスの文書化が、合意したガバナンスを反映しているか
• プロセスの重要業績評価指標（KPI）や品質指標が時間とともにどう変化しているか
• 実際の実行状況が文書化されたプロセスと異なる箇所
• さらに調査や改善が必要なプロセス

成果は、プロセスの範囲、データ品質、チームがプロセス情報をどれだけ継続的に更新するかによって異なります。まず対象を絞って確認し、組織内で担当者やプロセスの健全性を明確にするうえで役立つ領域に広げてください。

1つのプロセスで担当者と健全性を設定する