Il Suo template dei dati per la gestione della qualità

L’ID evento di qualità è una chiave univoca che identifica uno specifico problema di qualità, ad esempio una non conformità, un reclamo del cliente, una deviazione o un rilievo di audit. Questo identificativo è fondamentale perché collega tutte le fasi, i documenti e i dati associati all’evento durante l’intero ciclo di vita.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il flusso del processo dall’inizio alla fine per ciascun evento di qualità. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un unico ID evento di qualità, gli analisti possono visualizzare la mappa del processo, calcolare la durata dei casi e analizzare le differenze tra i diversi percorsi degli eventi. In questo modo è possibile analizzare con chiarezza e precisione la gestione dei problemi di qualità, dall’inizio alla conclusione.

È la chiave primaria per il Process Mining, che consente di collegare tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo o in un unico caso.

Si trova in genere nell’intestazione o nella tabella principale delle notifiche di qualità, degli eventi o dei record di non conformità.

Il nome dell’attività descrive un’azione o una tappa specifica nel ciclo di vita di un evento di qualità. Alcuni esempi sono «Valutazione iniziale completata», «Indagine avviata» o «Azione correttiva attuata». Queste attività costituiscono i passaggi fondamentali del processo di gestione della qualità.

Nell’analisi dei processi, questo attributo è essenziale per creare la mappa del processo, che rappresenta visivamente la sequenza delle attività e il flusso dei casi. Consente agli analisti di individuare i colli di bottiglia, rilevare le varianti di processo più e meno frequenti e verificare la conformità alle procedure operative standard. Comprendere la sequenza delle attività è il primo passo per migliorare il processo.

Questo attributo definisce le fasi del processo, che costituiscono i nodi della mappa e consentono di analizzare il flusso e le varianti del processo.

Di solito si ricava dai log degli eventi, dai record delle modifiche di stato o dalle tabelle delle attività collegate all’oggetto principale dell’evento di qualità.

L’ora di inizio dell’evento è una data e ora che segna l’avvio di ogni attività nel ciclo di vita dell’evento di qualità. Fornisce il contesto temporale necessario per comprendere il flusso e le prestazioni del processo. È fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolarne la durata.

Nel Process Mining, questa data e ora serve a ordinare correttamente le attività di ciascun caso e a calcolare indicatori chiave di prestazione, come i tempi di ciclo, i tempi di attesa e i tempi di elaborazione. Analizzare queste date e ore aiuta a individuare i ritardi tra le fasi, misurare l’efficienza delle risorse e monitorare il rispetto degli accordi sul livello di servizio. È un elemento fondamentale per qualsiasi analisi temporale del processo.

Questa data e ora è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e di attesa e individuare i colli di bottiglia del processo.

Si trova comunemente nei log degli eventi o nei record delle transazioni, insieme al nome dell’attività. Può essere indicata come «Data di creazione», «Data dell’evento» o «Data e ora».

L’attributo Sistema di origine identifica l’applicazione o il database in cui sono stati registrati i dati sulla gestione della qualità. In ambienti IT complessi, i dati sugli eventi di qualità possono provenire da più sistemi, ad esempio da un ERP per i dati sui materiali e da un sistema dedicato alla gestione della qualità per i dati di processo.

Identificare il sistema di origine è importante per la governance dei dati, la convalida e la risoluzione dei problemi. Aiuta a comprendere il contesto dei dati e può essere utilizzato per segmentare l’analisi. Per esempio, un analista può confrontare i processi di qualità gestiti in sistemi o sedi diverse per individuare le buone pratiche o le incoerenze.

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, fondamentali per la convalida, la risoluzione dei problemi e l’analisi segmentata in ambienti con più sistemi.

Queste informazioni potrebbero non essere presenti nelle tabelle di origine, ma spesso vengono aggiunte durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

L’attributo Ultimo aggiornamento dei dati registra la data e l’ora dell’ultima sincronizzazione dei dati dal sistema di origine. Indica quanto sono aggiornate le informazioni utilizzate nell’analisi, un aspetto particolarmente importante per il monitoraggio continuo e per prendere decisioni quasi in tempo reale.

Questo attributo aiuta a capire quanto siano aggiornate le Dashboard e le analisi di Process Mining. Consente alle parti interessate di tenere conto dell’attualità dei dati quando interpretano i KPI e i modelli di processo, evitando decisioni basate su informazioni obsolete. È un metadato fondamentale per mantenere la fiducia nei dati.

Indica quanto sono aggiornati i dati, così da sapere quando sono stati aggiornati l’analisi del processo e i KPI.

Di norma, si tratta di metadati generati durante il processo di estrazione dei dati (ETL). In genere non sono presenti nelle tabelle transazionali del sistema di origine.

La categoria della causa profonda classifica il motivo fondamentale del problema di qualità, ad esempio «Errore umano», «Guasto delle apparecchiature», «Carenza del processo» o «Problema del fornitore». Questo attributo viene in genere compilato al termine dell’indagine e dell’analisi delle cause profonde.

Analizzare la frequenza delle diverse categorie consente di ottenere indicazioni utili per definire interventi di miglioramento strategici. Se la «Carenza del processo» è una causa ricorrente, può essere necessario riprogettare il processo. Se i «Guasti delle apparecchiature» sono frequenti, potrebbe essere opportuno rivedere i programmi di manutenzione. Il Process Mining può mettere in relazione queste categorie con l’andamento del processo, mostrando, ad esempio, se gli eventi causati da «Errore umano» richiedono più tempo per essere risolti.

È un dato essenziale per l’analisi strategica, perché consente di andare oltre il flusso del processo e di risalire alle ragioni alla base dei problemi, orientando interventi preventivi mirati.

Si trova nella sezione dedicata all’indagine o all’analisi delle cause profonde della scheda dell’evento di qualità. Può essere un codice o un testo libero.

L’attributo Gravità classifica gli eventi di qualità in base all’impatto sull’attività aziendale, al rischio o all’urgenza. Questa classificazione aiuta a destinare risorse e attenzione ai problemi più critici. I livelli di gravità sono in genere definiti dalla politica aziendale sulla qualità.

Nel Process Mining, questo attributo è utile per filtrare e segmentare i dati. Gli analisti possono confrontare i flussi di processo degli eventi «Critici» con quelli degli eventi «Lievi» per verificare che i problemi più gravi vengano gestiti con la priorità prevista. L’analisi può anche rivelare se i problemi «Lievi» assorbono una quantità sproporzionata di risorse o se quelli «Critici» restano bloccati nel processo. In questo modo è possibile ottimizzare il processo in base al livello di rischio.

Consente di analizzare il processo in base al rischio, aiutando a definire le priorità delle indagini e a verificare che gli eventi ad alto impatto siano gestiti con la dovuta urgenza.

È un campo standard nei dati di intestazione dell’evento di qualità, spesso denominato «Livello di gravità» o «Priorità».

L’ora di fine dell’evento è una data e ora che indica il completamento di un’attività. Insieme all’ora di inizio dell’evento, consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle singole attività del processo di gestione della qualità. Per gli eventi istantanei, l’ora di inizio e quella di fine possono coincidere.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni delle singole attività. Calcolando la durata di ciascuna attività, sottraendo l’ora di inizio da quella di fine, gli analisti possono individuare i passaggi che richiedono più tempo e che potrebbero essere ottimizzati. Consente inoltre di calcolare con maggiore precisione il tempo di ciclo complessivo del caso e fornisce i dati necessari per analizzare il carico di lavoro e l’efficienza delle risorse.

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, essenziali per un’analisi dettagliata delle prestazioni e per individuare le attività che richiedono più risorse.

Spesso si trova nello stesso log degli eventi o record della transazione dell’ora di inizio. In alcuni sistemi, può essere necessario dedurla dall’ora di inizio dell’evento successivo.

L’attributo Reparto responsabile indica l’unità organizzativa responsabile di un evento di qualità o di una specifica fase del processo. Può trattarsi, ad esempio, di «Produzione», «Assicurazione qualità», «Ricerca e sviluppo» o «Logistica».

Questo attributo è essenziale per l’analisi organizzativa. Consente ai responsabili di vedere come il lavoro passa da un reparto all’altro, misurare le prestazioni di ciascuna area funzionale e individuare attriti o ritardi tra funzioni diverse. Per esempio, l’analisi può rivelare che i passaggi di consegne tra Produzione e Assicurazione qualità sono una delle principali cause di ritardo. Segmentare i KPI per reparto aiuta a individuare le aree su cui concentrare gli interventi di miglioramento del processo.

Consente di analizzare le prestazioni del processo per unità organizzativa, mettendo in evidenza i ritardi tra funzioni diverse e aiutando ad assegnare responsabilità chiare.

Di solito si trova nei dati di intestazione del record dell’evento di qualità oppure si ricava dall’utente responsabile dell’attività.

L’attributo Risorsa identifica la persona o il sistema responsabile dell’esecuzione di un’attività. Può trattarsi di una persona incaricata dell’indagine, di chi approva la qualità o di un utente di sistema automatizzato. Sapere chi svolge ogni attività è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni dei team e le modalità di collaborazione.

Analizzare il processo per risorsa aiuta a individuare differenze di prestazioni tra persone o team, rilevare esigenze di formazione e bilanciare meglio il carico di lavoro. Può mettere in luce risorse sovraccariche che diventano colli di bottiglia o mostrare i passaggi di consegne tra persone diverse, spesso causa di ritardi nel processo. Questa analisi è fondamentale per migliorare l’efficienza dell’organizzazione.

Questo attributo è essenziale per le analisi basate sulle risorse, tra cui la distribuzione del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni e l’individuazione dei colli di bottiglia nell’organizzazione.

Di solito si trova nelle tabelle delle transazioni o dei log, spesso con etichette come «Nome utente», «Modificato da», «Proprietario» o «Assegnato a».

Il tipo di evento di qualità classifica la natura del problema affrontato. Eventi di tipo diverso seguono spesso processi distinti, hanno livelli di urgenza differenti e sono regolati da procedure operative standard diverse.

Filtrando e confrontando i processi in base a questo attributo, gli analisti possono individuare differenze significative. Per esempio, la gestione di un «Reclamo del cliente» può essere molto più rigorosa e urgente rispetto a quella di un «Problema interno». Comprendere queste differenze è fondamentale per valutare se ogni variante del processo opera in modo efficiente e nel rispetto dei requisiti specifici.

Consente di segmentare l’analisi e confrontare la gestione dei diversi tipi di problemi di qualità, mettendo in luce importanti varianti del processo.

Si trova nei dati di intestazione dell’evento di qualità, spesso in un campo denominato «Tipo di notifica», «Tipo di evento» o «Categoria».

La data prevista di risoluzione è la scadenza fissata per la chiusura di un evento di qualità. Spesso viene stabilita in base ai requisiti normativi, agli accordi sui livelli di servizio con i clienti o alle politiche interne, tenendo conto della gravità dell’evento.

Questo attributo è essenziale per monitorare le prestazioni e analizzare la conformità. Confrontando la data effettiva di chiusura con quella prevista, le organizzazioni possono calcolare un KPI relativo alla percentuale di risoluzioni puntuali. Il Process Mining permette di individuare i tipi di evento o le fasi del processo che più spesso causano ritardi e il mancato rispetto delle scadenze. In questo modo è possibile concentrare gli interventi di miglioramento sul raggiungimento degli obiettivi di puntualità.

Consente di misurare i risultati rispetto agli obiettivi di puntualità, calcolare la percentuale di risoluzioni entro i termini e individuare le cause dei ritardi.

Di solito si trova nell’intestazione o nei dati di pianificazione della scheda dell’evento di qualità.

L’esito della verifica di efficacia registra il risultato del controllo effettuato dopo l’attuazione delle azioni correttive. In genere l’esito è «Efficace» o «Non efficace» e indica se l’azione ha risolto la causa profonda del problema.

Questo attributo è fondamentale per misurare l’effettiva efficacia del processo di gestione della qualità. Un’elevata percentuale di esiti «Non efficace» segnala un problema sistemico nelle fasi di analisi delle cause profonde o di pianificazione delle azioni, che può comportare rilavorazioni e il ripetersi dei problemi. Il Process Mining permette di analizzare i cicli di rilavorazione. Ad esempio, i casi con esito «Non efficace» spesso tornano alla fase di indagine o di analisi delle cause profonde, aumentando notevolmente il tempo di ciclo e i costi.

Misura direttamente l’efficacia delle azioni correttive ed è essenziale per analizzare i cicli di rilavorazione e l’efficacia del processo di analisi delle cause profonde.

Si trova nei record relativi alla verifica o alla chiusura delle azioni correttive e preventive (CAPA).

L’attributo Prodotto interessato identifica l’articolo, il materiale o la linea di prodotto specifici coinvolti nel problema di qualità. Questo collegamento tra i dati di processo e quelli di prodotto è fondamentale per l’analisi delle cause profonde e la valutazione dell’impatto.

Analizzare gli eventi di qualità per prodotto consente alle aziende di individuare tendenze, ad esempio un numero insolitamente elevato di non conformità per un determinato prodotto. Ciò può portare ad approfondire la progettazione del prodotto o il processo di produzione. Aiuta inoltre a definire le priorità degli eventi di qualità in base all’importanza strategica o al volume di vendita del prodotto interessato, così da affrontare prima i problemi più critici.

Collega i dati di processo a quelli di prodotto, consentendo di analizzare i problemi di qualità per linea di prodotto, individuare tendenze e definire le priorità dei problemi con maggiore impatto.

Si trova nel record principale dell’evento di qualità, spesso in un campo denominato «Numero materiale», «ID prodotto» o «Numero parte».

Lo stato dell’evento di qualità indica lo stato corrente del caso. È un attributo dinamico, che cambia man mano che il caso avanza nel suo ciclo di vita e offre una panoramica della situazione in un dato momento.

Nel Process Mining, questo attributo è utile per analizzare il carico di lavoro corrente e le attività arretrate. Filtrando gli eventi con stato «Aperto» o «In corso», i responsabili possono monitorare il volume dei casi attivi. Aiuta inoltre nel controllo di conformità, consentendo di confrontare le modifiche di stato effettive con il flusso di processo previsto. Per esempio, un evento non dovrebbe essere «Chiuso» prima che sia stata attuata l’«Azione correttiva».

Fornisce una fotografia dello stato corrente di un caso, fondamentale per monitorare le attività arretrate e il carico di lavoro attivo e verificare la conformità del processo.

È un campo fondamentale nel record di intestazione dell’evento di qualità e viene aggiornato man mano che l’evento procede.

L’attributo Ubicazione indica la sede geografica o organizzativa associata all’evento di qualità. Può trattarsi di uno stabilimento di produzione, di una specifica linea produttiva, di un centro di distribuzione o di un’unità aziendale.

Analizzare le prestazioni dei processi per ubicazione è un modo efficace per confrontare i risultati e individuare le buone pratiche. L’analisi può mostrare se alcune sedi risolvono i problemi di qualità con maggiore efficienza o se determinate ubicazioni sono all’origine di problemi ricorrenti. Queste informazioni geografiche o relative alle sedi aiutano la direzione ad allocare le risorse in modo efficace e a diffondere nell’organizzazione i processi che ottengono i risultati migliori.

Consente di confrontare sedi e stabilimenti diversi, valutare le prestazioni e individuare problemi o buone pratiche specifici di ciascuna ubicazione.

Queste informazioni fanno in genere parte della scheda principale dell’evento di qualità e possono essere indicate come «Stabilimento», «Sede» o «Unità aziendale».