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Améliorez votre traitement des factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les comptes fournisseurs dans Sage Intacct
Améliorez votre traitement des factures fournisseurs
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: Sage Intacct
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Optimiser la comptabilité fournisseurs dans Sage Intacct pour des paiements plus rapides

Les étapes manuelles et les retards créent souvent des goulots d'étranglement cachés dans vos flux de travail de facturation. Notre plateforme vous aide à identifier ces inefficacités, à analyser la conformité et à cibler les domaines d'amélioration. Découvrez comment rationaliser vos opérations et stimuler la productivité de votre équipe.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle qui a un impact direct sur la trésorerie de votre organisation, les relations avec vos fournisseurs et votre conformité financière. Les inefficacités dans ce processus, en particulier au sein d'un système comme Sage Intacct, peuvent entraîner des coûts cachés considérables. Ceux-ci incluent les pénalités de retard de paiement, les escomptes pour paiement anticipé manqués, l'augmentation des efforts manuels pour la saisie et le rapprochement des données, ainsi que le coût d'opportunité des ressources mobilisées pour la résolution des litiges. Au-delà des implications financières directes, un processus de comptabilité fournisseurs (AP) lent ou sujet aux erreurs peut nuire à la confiance des fournisseurs, compliquer les audits et masquer une image fidèle de votre santé financière. Comprendre et rationaliser comment améliorer le traitement des factures fournisseurs ne consiste pas seulement à réduire les coûts ; il s'agit de construire une opération financière plus robuste, conforme et agile qui soutient les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Comment le Process Mining optimise l'efficacité de la comptabilité fournisseurs dans Sage Intacct

Le Process Mining offre une approche puissante et basée sur les données pour réellement comprendre le traitement de vos factures fournisseurs au sein de Sage Intacct. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining utilise les données de journaux d'événements directement depuis votre système Sage Intacct – suivant chaque activité, de la « Réception de la facture » au « Paiement effectué » pour chaque facture unique. Cela offre une visibilité de bout en bout inégalée, vous permettant de reconstituer visuellement le flux de processus réel. Vous pouvez identifier précisément les goulots d'étranglement, découvrir les déviations inattendues par rapport au processus prévu et identifier les causes profondes des retards. Cela va au-delà du simple reporting en révélant les interdépendances complexes et les variations qui impactent le temps de cycle de traitement de vos factures fournisseurs. En analysant l'exécution réelle, vous obtenez des informations exploitables sur l'endroit précis où les efforts d' optimisation des processus produiront le meilleur rendement, que ce soit dans les flux d'approbation, les procédures de rapprochement ou la résolution des écarts.

Principaux domaines d'amélioration de votre flux de travail de comptabilité fournisseurs

Grâce au Process Mining, des domaines d'amélioration courants dans le traitement des factures fournisseurs au sein de Sage Intacct émergent souvent. Vous pourriez découvrir que les flux de travail d'approbation des factures ne sont pas aussi efficaces que supposé, avec des factures rebondissant fréquemment entre les approbateurs ou en attente d'action pendant de longues périodes. Une autre constatation fréquente concerne les écarts de rapprochement – des problèmes survenant lors du rapprochement des bons de commande (PO) ou des réceptions de marchandises (GR) qui nécessitent une intervention manuelle et prolongent considérablement le temps de cycle de traitement des factures fournisseurs. Le Process Mining peut mettre en évidence ces instances, identifiant quels fournisseurs, types de factures ou groupes d'utilisateurs contribuent le plus à ces retards. De plus, il peut révéler des déviations de processus où les factures contournent les vérifications standard ou sont acheminées incorrectement, présentant des risques de conformité. En identifiant ces points faibles spécifiques, vous pouvez développer des stratégies ciblées pour améliorer l'efficacité du traitement des factures fournisseurs, réduire les points de contact manuels et assurer le respect de vos conditions de paiement et politiques internes.

Résultats mesurables de l'optimisation des processus de comptabilité fournisseurs

L'application du Process Mining pour optimiser le traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct produit des avantages concrets et mesurables. Attendez-vous à une réduction significative du temps de cycle de traitement de vos factures fournisseurs, ce qui conduit à des paiements plus rapides et à une plus grande probabilité de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé. Cela contribue directement à la réduction des coûts en minimisant les frais de retard de paiement et en libérant le personnel des tâches de relance des factures en retard ou de résolution des problèmes récurrents. Une conformité des processus améliorée garantit que chaque facture respecte les politiques internes et les exigences réglementaires, atténuant ainsi les risques financiers. En fin de compte, l' optimisation des processus se traduit par une meilleure gestion des flux de trésorerie, des relations plus solides avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et une fonction de comptabilité fournisseurs plus prévisible et transparente. Cette approche basée sur les données offre une voie claire sur comment réduire le temps de cycle de traitement des factures fournisseurs et stimuler l'efficacité opérationnelle globale.

Démarrer votre parcours d'amélioration du processus de comptabilité fournisseurs

Faire le premier pas vers l'optimisation de votre traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct avec le Process Mining est plus simple que vous ne le pensez. En tirant parti de la puissance de vos données Sage Intacct existantes, vous pouvez rapidement obtenir des informations approfondies sur votre état actuel. Ces informations vous permettent de prendre des décisions éclairées, de mettre en œuvre des changements efficaces et de suivre en permanence l'impact de vos efforts d' optimisation des processus. Commencez dès aujourd'hui votre parcours vers une fonction de comptabilité fournisseurs plus efficace, conforme et rentable.

Traitement des factures fournisseurs Automatisation de la facturation Workflow de la comptabilité fournisseurs Conformité aux conditions de paiement Gestion des fournisseurs Opérations financières Approbation de facture Résolution de l'écart Optimisation des flux de trésorerie Efficacité de la comptabilité fournisseurs

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures sont souvent bloquées dans les files d'attente d'approbation, ce qui entraîne des retards importants dans leur traitement. Cette situation génère non seulement des pénalités de retard et des pertes de remises pour paiement anticipé, mais elle met également à rude épreuve les relations avec les fournisseurs et impacte la situation financière de l'organisation. ProcessMind révèle où les factures passent un temps excessif en attente d'approbation, identifiant les approbateurs ou les étapes d'approbation spécifiques qui créent des goulots d'étranglement. En visualisant le flux d'approbation pour le traitement des factures fournisseurs dans Sage Intacct, vous pouvez cibler des améliorations pour accélérer les approbations.

Les retards dans le cycle de Traitement des factures fournisseurs entraînent le paiement des factures après expiration du délai d'escompte pour paiement anticipé. Ceci a un impact direct sur la rentabilité et augmente le coût global des opérations, ce qui représente une occasion manquée de réaliser des économies significatives. ProcessMind analyse l'ensemble du cycle de vie des factures dans Sage Intacct, en comparant les dates d'exécution des paiements aux conditions des fournisseurs et à leur éligibilité aux escomptes. Il identifie les causes profondes des retards empêchant les paiements en temps voulu, vous permettant de récupérer les opportunités d'économies manquées.

Le traitement des factures fournisseurs (AP) implique souvent des saisies manuelles répétitives, des corrections et des étapes de re-validation, même avec des outils automatisés comme Sage Intacct. Cela augmente considérablement les coûts de traitement, introduit des erreurs humaines et détourne un temps précieux du personnel de tâches plus stratégiques. ProcessMind cartographie le flux réel des factures, identifiant les activités fréquemment répétées ou nécessitant une intervention manuelle. La plateforme met en évidence les boucles de retravail et les points de saisie manuelle des données, offrant des insights précieux pour automatiser et rationaliser vos processus AP dans Sage Intacct.

Il arrive que des paiements soient effectués en dehors des conditions fournisseurs définies ou des politiques internes de l'entreprise, ce qui engendre des risques de non-conformité, des pénalités potentielles et des problèmes d'audit. Sans une visibilité claire, il est difficile de s'assurer que chaque transaction de traitement des factures fournisseurs respecte les réglementations. ProcessMind utilise les données d'événement de Sage Intacct pour surveiller en temps réel la conformité aux conditions de paiement et le respect des politiques internes. L'outil signale les cas où les paiements s'écartent du calendrier prévu ou de la matrice d'approbation, contribuant ainsi à renforcer une gouvernance plus stricte.

Lorsque les factures ne correspondent pas aux bons de commande ou aux bons de réception, le processus de résolution peut être long et inefficace. Ces écarts interrompent le processus de traitement des factures fournisseurs, entraînant des retards de paiement et de la frustration tant pour les fournisseurs que pour les équipes internes. ProcessMind visualise la durée et la fréquence des activités de résolution des écarts au sein de Sage Intacct, identifiant les problèmes courants et les causes des retards prolongés. Cela permet des améliorations ciblées pour accélérer la résolution des litiges.

Il est difficile de suivre le statut exact d'une facture, de sa réception à son paiement, ce qui complique la réponse aux questions des fournisseurs, la prévision de la trésorerie et l'identification des goulots d'étranglement du processus. La nature opaque du traitement des factures fournisseurs entrave une gestion efficace. ProcessMind offre une carte visuelle complète du parcours de chaque facture dans Sage Intacct, garantissant une transparence totale sur son statut actuel et son historique. Cela permet une gestion proactive et une prise de décision éclairée au sein de vos opérations de comptabilité fournisseurs.

Malgré les contrôles, des paiements en double ou d'autres erreurs de traitement peuvent survenir dans le processus de traitement des factures fournisseurs, entraînant des pertes financières, des problèmes de réconciliation et pouvant nuire aux relations avec les fournisseurs. L'identification et le recouvrement de ces paiements sont chronophages. ProcessMind peut détecter les schémas de numéros de facture en double ou de transactions similaires traitées plusieurs fois au sein de Sage Intacct. Il met en évidence les étapes où ces erreurs se produisent, vous permettant de mettre en œuvre des mesures préventives et d'améliorer la précision des données.

Un manque de visibilité sur le moment réel de l'exécution des paiements par rapport à leur date d'échéance ou de planification rend difficile la prévision précise des flux de trésorerie. Cela peut entraîner une gestion sous-optimale des liquidités et des opportunités manquées pour la planification financière stratégique dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind fournit des insights précis sur le calendrier des paiements en comparant les dates d'échéance des factures aux activités de Paiement exécuté dans Sage Intacct. En comprenant les comportements de paiement réels, vous pouvez améliorer les prévisions de flux de trésorerie et optimiser votre fonds de roulement.

Une fréquence élevée de demandes de paiement « urgentes » ou manuelles perturbe les workflows standard de traitement des factures fournisseurs et augmente les coûts opérationnels. Cela révèle un processus réactif, masquant souvent des problèmes plus profonds dans les cycles de planification ou d'approbation au sein de Sage Intacct. ProcessMind identifie toutes les factures qui contournent les processus standard pour un paiement accéléré, révélant l'ampleur réelle de ce problème. Il aide à découvrir les raisons de ces demandes urgentes, vous permettant d'optimiser la planification proactive des paiements et de réduire les exceptions.

Certains fournisseurs connaissent constamment des délais de traitement plus longs pour leurs factures, ce qui peut nuire aux relations et entraîner la perte d'escomptes de paiement anticipé qui leur sont spécifiques. L'identification des fournisseurs concernés et des raisons de ces retards est un défi sans une analyse détaillée du processus de traitement des factures fournisseurs. ProcessMind vous permet d'analyser les délais de traitement des factures, segmentés par Nom du fournisseur, directement à partir de vos données Sage Intacct. Il identifie les fournisseurs ou groupes de fournisseurs où les retards sont les plus fréquents, vous aidant ainsi à résoudre les points de friction spécifiques dans vos relations avec les fournisseurs.

Différents centres de coûts ou départements peuvent adopter des approches variées pour le processus de traitement des factures fournisseurs, entraînant des incohérences en termes d'efficacité, de conformité et de performance globale. Cette approche fragmentée entrave la standardisation et l'adoption des meilleures pratiques. ProcessMind cartographie les parcours des factures, comparant les variations de processus et les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps de cycle et le retravail par Centre de coûts dans Sage Intacct. Ces informations aident à identifier les départements en difficulté et facilitent le déploiement de processus standardisés et optimisés.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Accélérer le processus d'approbation des factures est crucial pour bénéficier des escomptes de paiement anticipé et maintenir de solides relations avec les fournisseurs. Des cycles d'approbation longs entraînent directement des économies manquées et d'éventuels frais de retard, impactant la rentabilité et l'efficacité opérationnelle du traitement des factures fournisseurs. Cet objectif vise à simplifier et accélérer considérablement les approbations.
ProcessMind analyse les parcours et durées d'approbation réels, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques, les inefficacités de réacheminement et les approbateurs inactifs au sein de votre workflow Sage Intacct. La solution fournit des insights basés sur les data pour optimiser les règles d'acheminement, réduire les transferts et garantir des délais d'exécution plus rapides, démontrant ainsi des améliorations mesurables du temps de cycle d'approbation.

Maximiser les remises pour paiement anticipé contribue directement aux économies de coûts et à l'amélioration de la gestion de la trésorerie. Lorsque les factures sont traitées lentement, les organisations manquent des opportunités précieuses de réduire leurs dépenses. Cet objectif vise à garantir que les conditions de paiement favorables sont systématiquement respectées pour réaliser des avantages financiers.
ProcessMind suit les factures de la réception au paiement, mettant en évidence celles qui approchent leur fenêtre de remise pour paiement anticipé. Il identifie les retards précis qui empêchent la capture, qu'il s'agisse d'approbations lentes, de problèmes de saisie de données ou d'erreurs de rapprochement dans Sage Intacct, permettant ainsi des interventions ciblées et une augmentation mesurable de la réalisation des remises.

La saisie manuelle des données et le rapprochement sont sujets aux erreurs, consomment un temps considérable du personnel et augmentent les coûts opérationnels au sein des comptes fournisseurs. L'automatisation de ces étapes conduit à une plus grande précision, une efficacité accrue et permet à votre équipe de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cet objectif vise une réduction substantielle de l'effort manuel.
ProcessMind visualise toutes les interventions manuelles, les boucles de retravail et les écarts dans votre traitement des factures fournisseurs. Il identifie où l'automatisation peut avoir le plus grand impact en analysant les tâches manuelles répétées et les erreurs de transcription des données, guidant ainsi la mise en œuvre de solutions d'automatisation intelligentes au sein de Sage Intacct pour minimiser les points de contact humains.

Assurer un respect rigoureux des politiques de paiement internes et des exigences réglementaires est primordial pour la gouvernance financière, la gestion des risques et la préparation aux audits. Les paiements non conformes peuvent entraîner des pénalités, nuire à la réputation et générer des pertes financières. Cet objectif vise zéro écart par rapport aux règles de paiement établies.
ProcessMind audite le parcours de chaque facture par rapport aux règles prédéfinies, signalant automatiquement les écarts tels que les paiements non autorisés, l'application de conditions de paiement erronées ou le contournement des étapes d'approbation dans Sage Intacct. La solution fournit des preuves transparentes des non-conformités, permettant des actions correctives et un suivi continu pour garantir la pleine conformité de tous les paiements.

Les délais de résolution prolongés des écarts retardent les paiements de factures, mettent à rude épreuve les relations avec les fournisseurs et consomment de précieuses ressources. Résoudre rapidement des problèmes tels que les écarts de prix ou de quantité est crucial pour maintenir des opérations fluides et une trésorerie saine. Cet objectif vise à accélérer considérablement le processus de résolution.
ProcessMind cartographie les parcours des factures en cas d'écarts, identifiant les causes profondes, les étapes de résolution courantes et le temps moyen passé à chaque étape. Il met en évidence les goulots d'étranglement et les boucles de communication inefficaces au sein de Sage Intacct qui prolongent la résolution, permettant ainsi une refonte ciblée des processus pour réduire le temps moyen de résolution.

Un manque de visibilité claire et en temps réel sur l'ensemble du cycle de vie du traitement des factures fournisseurs empêche une prise de décision et une résolution de problèmes efficaces. Comprendre le véritable processus « tel quel » est le fondement de toute amélioration significative. Cet objectif offre une vue complète et transparente des opérations.
ProcessMind découvre et visualise automatiquement l'intégralité du parcours de traitement des factures, de la réception initiale au paiement final dans Sage Intacct. Il révèle toutes les variantes de processus réelles, les retards cachés et les boucles de reprise, offrant une transparence inégalée sur les métriques de performance et permettant l'identification basée sur les données des opportunités d'optimisation.

Les paiements en double et les erreurs de traitement entraînent directement des pertes financières, nécessitent une réconciliation chronophage et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. Un processus de comptes fournisseurs robuste doit prévenir ces problèmes. Cet objectif vise un environnement sans erreur et sans paiement en double. ProcessMind identifie les schémas et les activités spécifiques dans vos données Sage Intacct qui conduisent à des paiements en double ou à d'autres erreurs de traitement. En visualisant ces parcours sujets aux erreurs et en montrant où les interventions manuelles ou les écarts de données se produisent, il permet la mise en œuvre de contrôles préventifs et d'ajustements de processus pour éradiquer ces erreurs coûteuses.

Une gestion efficace des flux de trésorerie repose sur des cycles de paiement prévisibles et la capacité de planifier stratégiquement les décaissements. Des processus de comptes fournisseurs inefficaces peuvent entraîner des sorties de trésorerie inattendues ou des occasions manquées de conserver des liquidités plus longtemps. Cet objectif améliore la prévision et le contrôle financiers. ProcessMind offre des insights granulaires sur les délais de paiement réels, le nombre moyen de jours requis pour le paiement et le respect des conditions de paiement pour toutes les factures dans Sage Intacct. En comprenant ces dynamiques, les organisations peuvent mieux prévoir leurs besoins futurs en liquidités, identifier les opportunités de prolonger les délais de paiement sans encourir de pénalités, et aligner les paiements avec les objectifs stratégiques de flux de trésorerie.

Un volume élevé de paiements urgents ou manuels signale des inefficacités de processus sous-jacentes, souvent dues à des retards ou à des problèmes antérieurs dans le workflow de la comptabilité fournisseurs. Ces paiements sont coûteux à traiter et perturbent les procédures opérationnelles standard. Cet objectif vise à réduire considérablement leur fréquence.
ProcessMind révèle les causes profondes des paiements urgents et manuels en retraçant le parcours de chaque facture. Il identifie les goulets d'étranglement courants, tels que la réception tardive des factures ou les retards d'approbation dans Sage Intacct, qui nécessitent un traitement accéléré, permettant des mesures proactives pour passer à un calendrier de paiement plus standard et efficace.

Un traitement incohérent des factures entre différents fournisseurs peut engendrer de la confusion, des erreurs et des niveaux d'efficacité variables. La mise en place d'un workflow standardisé garantit la prévisibilité, réduit les coûts de formation et améliore la qualité opérationnelle globale. Cet objectif vise à créer un processus uniforme et efficace pour tous les fournisseurs.
ProcessMind analyse les variantes de processus basées sur les caractéristiques des fournisseurs, mettant en évidence les écarts par rapport au parcours idéal. La solution identifie quelles factures de fournisseurs suivent des parcours non standard ou inefficaces au sein de Sage Intacct, permettant aux organisations de définir et d'appliquer les meilleures pratiques à l'ensemble de leur base de fournisseurs, assurant ainsi un traitement cohérent et de haute qualité.

Les variations dans le processus de traitement des factures fournisseurs (AP) entre différents centres de coûts peuvent entraîner une performance incohérente, des difficultés d'établissement de benchmarks et une incapacité à appliquer les meilleures pratiques à l'échelle de l'entreprise. L'harmonisation de ces processus assure une efficacité et une conformité constantes. Cet objectif vise à unifier les workflows AP.
ProcessMind compare les flux réels de traitement des factures entre les différents centres de coûts au sein de Sage Intacct. Il identifie et quantifie les écarts en termes d'activités, de durées et de goulots d'étranglement spécifiques à chaque centre, fournissant ainsi les données nécessaires pour standardiser les processus, propager les meilleures pratiques et améliorer l'efficacité organisationnelle globale.

Le Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour le Traitement des Factures Fournisseurs

1

Obtenir le template de data AP

2

Exporter les data de Sage Intacct

3

Importez vos données de comptes fournisseurs

4

Analyser le flux du processus de comptabilité fournisseurs

5

Agir sur les insights et optimiser

6

Suivre les progrès et pérenniser

1

Obtenir le template de data AP

Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré et adapté aux données de traitement des factures fournisseurs. Cela garantit que vos données sont conformes aux exigences d'analyse de ProcessMind.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Utiliser la bonne structure est fondamental pour une analyse précise des processus. Cela prévient les erreurs d'importation de données et garantit la capture de tous les événements clés du traitement des factures.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être renseigné avec vos données de comptabilité fournisseurs provenant de Sage Intacct.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez des économies cachées dans le processus de traitement de vos factures fournisseurs.

ProcessMind révèle l'exécution réelle de votre traitement des factures fournisseurs, mettant en lumière les inefficacités cachées et les lacunes de conformité grâce à des visualisations intuitives et des insights basés sur les données. Comprenez chaque étape pour optimiser vos paiements et les accélérer.
  • Identifier précisément les goulots d'étranglement du traitement des factures
  • Analyser la conformité aux politiques de paiement
  • Réduire les étapes manuelles et les retards de paiement
  • Stimuler la productivité de l'équipe de comptabilité fournisseurs dans Sage Intacct
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Optimisez l'efficacité de vos comptes fournisseurs

En visualisant et en analysant le traitement de vos factures fournisseurs dans Sage Intacct, les organisations obtiennent des insights exploitables pour identifier les goulets d'étranglement, réduire les efforts manuels et améliorer significativement les indicateurs clés de performance. Ces résultats découlent directement d'une optimisation basée sur les données.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez vos workflows d'approbation. Réduisez le temps d'attente des factures, accélérez les paiements et améliorez l'efficacité.

0 x
Optimiser la saisie des escomptes

Augmentation des escomptes de paiement anticipé

Identifiez et résolvez les goulots d'étranglement qui empêchent les paiements anticipés, vous assurant ainsi de toujours bénéficier des précieuses réductions offertes par les fournisseurs et d'améliorer votre flux de trésorerie.

0 %
Meilleure conformité aux politiques

Amélioration de la conformité aux politiques

Obtenez une visibilité complète sur vos processus de paiement afin d'identifier et de corriger les activités non conformes, garantissant ainsi le respect des politiques internes et des normes réglementaires.

0 %
Moins de paiements urgents

Réduction des paiements manuels/urgents

Identifiez les causes profondes des paiements urgents afin de réduire leur fréquence, de diminuer les frais supplémentaires et d'améliorer la prévisibilité globale des flux de trésorerie.

0 %
Résolution des problèmes plus rapide

Réduction du temps de résolution des anomalies

Identifiez et résolvez rapidement les anomalies courantes des factures, minimisant ainsi les retards et améliorant l'efficacité globale de votre processus de comptabilité fournisseurs.

0 %
Augmentation du taux de traitement direct

Plus de factures traitées automatiquement

Augmenter le pourcentage de factures traitées sans intervention manuelle ni reprise, améliorant significativement l'efficacité et réduisant les coûts de traitement.

Les résultats individuels peuvent varier en fonction de la complexité spécifique de votre processus de comptabilité fournisseurs, de la qualité des data et de l'étendue des améliorations mises en œuvre. Les chiffres présentés illustrent les gains de performance typiques observés.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque facture fournisseur, servant d'ID de case principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement.

Pourquoi c'est important

Ceci est le Case ID essentiel qui connecte toutes les étapes du processus pour une seule facture, permettant ainsi d'analyser le temps de traitement et le chemin de bout en bout.

Le nom légal du fournisseur ou du prestataire qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet d'analyser les variations de processus et la performance par fournisseur, ce qui aide à identifier les goulots d'étranglement spécifiques aux fournisseurs ou les problèmes de qualité des factures.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse basée sur la valeur, par exemple pour identifier si les factures de grande valeur suivent des chemins différents ou prennent plus de temps, et est essentielle pour vérifier la conformité aux limites d'approbation.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû, conformément aux conditions de paiement.

Pourquoi c'est important

Cette date est essentielle pour analyser les taux de paiement à temps, gérer la trésorerie et identifier les opportunités de capture d'escomptes pour paiement anticipé.

La date à laquelle la transaction de la facture est comptabilisée dans le Grand Livre (GL).

Pourquoi c'est important

Indique quand une facture est officiellement enregistrée dans le système financier, ce qui est crucial pour mesurer les temps de cycle comptables et garantir la rapidité des rapports financiers.

L'identifiant du bon de commande (PO) associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c'est important

Distingue les factures avec bon de commande des factures sans bon de commande, qui suivent souvent des chemins de traitement différents et présentent des potentiels d'automatisation variés.

Le service ou l'unité commerciale spécifique auquel la dépense de la facture est allouée.

Pourquoi c'est important

Permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles, mettant en évidence les incohérences et les opportunités de standardisation des processus.

Le nom de l'employé ou de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique sur la facture.

Pourquoi c'est important

Suit l'utilisateur qui a effectué une action, ce qui est essentiel pour analyser la performance des approbateurs, la répartition de la charge de travail et identifier les besoins en formation.

L'état de traitement actuel de la facture au sein du workflow AP.

Pourquoi c'est important

Fournit un aperçu de l'état actuel d'une facture, essentiel pour surveiller les charges de travail et identifier les étapes où les factures restent bloquées.

Le statut actuel de la transaction de paiement associée à la facture.

Pourquoi c'est important

Suit le succès et l'état de l'étape de paiement finale, aidant à identifier et à résoudre rapidement les erreurs ou retards de paiement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du processus lorsqu'une facture est saisie dans Sage Intacct, soit manuellement, soit par le biais d'une solution de capture automatisée. Cet événement est généralement déduit du timestamp de création de l'enregistrement 'AP Bill'.

Pourquoi c'est important

Ceci établit le point de départ de tous les calculs de cycle time, ce qui est essentiel pour mesurer l'efficacité globale du processus et le débit des factures.

Confirme que les détails de la facture, tels que les quantités et les prix, ont été correctement rapprochés d'un bon de commande correspondant. Cette information est souvent capturée explicitement lorsqu'un utilisateur lie un bon de commande à un 'AP Bill'.

Pourquoi c'est important

Une étape cruciale pour les factures adossées à un bon de commande. Les échecs ou les délais prolongés dans la concordance indiquent des écarts potentiels et sont une source fréquente de goulets d'étranglement.

Soumission d'une facture validée et rapprochée au workflow d'approbation. Sage Intacct logue l'action et déclenche les notifications.

Pourquoi c'est important

Ceci marque le début du cycle d'approbation. Le suivi de cet événement est essentiel pour analyser le KPI 'Temps moyen d'approbation des factures' et identifier les retards.

Facture approuvée par l'autorité désignée, prête pour paiement. Événement capturé dans l'historique d'approbation ou la piste d'audit Sage Intacct.

Pourquoi c'est important

Une étape clé qui clôture le cycle d'approbation. Les retards avant cette étape signalent des goulets d'étranglement dans l'approbation, tandis qu'une approbation rapide est essentielle pour bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.

Marque la transaction par laquelle la facture approuvée est formellement comptabilisée au grand livre, créant ainsi un passif financier. Il s'agit d'un événement comptable explicite et central dans Sage Intacct.

Pourquoi c'est important

Ceci est un jalon financier clé qui fait de la facture une obligation officielle de l'entreprise, la préparant au paiement et impactant les états financiers.

Marque l'exécution de la transaction de paiement, où les fonds sont versés au fournisseur. Il s'agit d'un événement explicite avec une date de transaction spécifique.

Pourquoi c'est important

Une étape essentielle pour mesurer la conformité des paiements et le taux de saisie des escomptes pour paiement anticipé. Le délai entre l'approbation et cet événement révèle l'efficacité du traitement des paiements.

Confirmation du règlement bancaire et rapprochement de la transaction. Capturé lors du rapprochement bancaire du module Gestion de trésorerie Sage Intacct.

Pourquoi c'est important

Cet événement marque la véritable fin du cycle de vie de la facture. Le cycle time complet de bout en bout est mesuré jusqu'à ce point, offrant une image complète des sorties de trésorerie.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse vos données réelles de traitement des factures fournisseurs issues de Sage Intacct pour révéler les inefficacités, les goulots d'étranglement et les lacunes de conformité. Il visualise le flux de bout en bout, montrant où les retards surviennent, où le retravail manuel est courant ou lorsque les politiques ne sont pas respectées. Cela permet de prendre des décisions basées sur les données pour réduire les temps de cycle et maximiser les escomptes de paiement anticipé.

Pour faire du Process Mining pour les comptes fournisseurs, vous avez principalement besoin des journaux d'événements de Sage Intacct. Cela inclut des points de données tels que les dates de création de facture, les étapes d'approbation avec timestamps et approbateurs, les dates de paiement et les changements de statut pour chaque facture. L'objectif est de capturer chaque action pertinente par laquelle une facture passe.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives, telles qu'une réduction de 30 % du temps de cycle d'approbation des factures et une capture accrue des escomptes de paiement anticipé. Les premières analyses issues du Process Mining peuvent souvent être générées en quelques semaines, révélant des opportunités d'optimisation immédiates. Les améliorations durables sont généralement obtenues sur quelques mois grâce à des changements ciblés.

Oui, le Process Mining est conçu pour identifier les causes profondes réelles des goulots d'étranglement des comptes fournisseurs (AP), et non seulement leurs symptômes. En analysant le flux de milliers de factures, il identifie précisément les étapes, les équipes ou les fournisseurs où les retards se produisent systématiquement. Cette analyse approfondie vous permet d'aborder efficacement les problèmes fondamentaux plutôt que de faire des suppositions.

Généralement, les plateformes de Process Mining nécessitent un accès aux données transactionnelles historiques de Sage Intacct, souvent via des extractions de données sécurisées ou des intégrations API. Les données doivent être structurées au format event log, ce qui implique souvent une collaboration avec les équipes IT pour garantir leur précision et leur exhaustivité. Une intégration directe minimale avec le système live de Sage Intacct est habituellement requise, axée sur l'ingestion des données.

Non, le process mining est une approche analytique non-intrusive. Il fonctionne avec des données historiques exportées de Sage Intacct, ce qui signifie qu'il n'y a aucune interférence avec vos systèmes de comptabilité fournisseurs en production ni avec vos opérations en cours. L'analyse est effectuée de manière indépendante, fournissant des insights qui peuvent ensuite être utilisés pour orienter les améliorations.

Le process mining cartographie rigoureusement chaque étape du parcours d'une facture, identifiant les écarts par rapport au chemin standard et conforme qui conduisent souvent à des erreurs comme les paiements en double. Il met en évidence les points où les contrôles peuvent être faibles ou où les interventions manuelles introduisent des risques. Cette visibilité vous permet de mettre en œuvre des mesures préventives et de renforcer les contrôles internes.

Un journal d'événements est une collection structurée de données détaillant chaque étape, ou

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