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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour l'optimisation des processus
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat
Défis (8) Objectifs (8) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Achats-Paiements - Bon de commande
Système: Tout système
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Optimisez le processus d'achat au paiement : Fluidifiez votre processus de commande

Notre plateforme vous aide à découvrir les inefficacités cachées et les goulots d'étranglement dans votre processus de bons de commande. Elle visualise les variations de processus, identifie les causes profondes des retards et met en évidence les opportunités d'automatisation et d'amélioration de la conformité. Obtenez des informations claires sur les points où votre processus peut être rationalisé et optimisé pour une meilleure performance.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Le processus d'Achats-Paiement (P2P) est un pilier fondamental des opérations de toute organisation, et son sous-processus de Bon de Commande (BC) est souvent l'endroit où les gains d'efficacité ou les inefficacités significatives prennent racine. Bien que vous puissiez avoir un flux de processus idéalement conçu, la réalité sur le terrain peut être très différente, émaillée d'interventions manuelles, de contournements et de complexités cachées. Les capacités de process mining de ProcessMind offrent une vision inégalée de l'exécution réelle de vos opérations de Bon de Commande. Nous révélons le véritable parcours de chaque bon de commande, de la demande initiale à la réception finale, quels que soient votre ERP existant ou tout autre système source que vous utilisez. Notre plateforme identifie les retards cachés qui allongent les temps de cycle, en ciblant les goulots d'étranglement dans les workflows d'approbation ou les étapes d'approvisionnement. Nous mettons en évidence les étapes non conformes, où les politiques établies ou les accords contractuels sont contournés, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts ou des risques de conformité. De plus, ProcessMind découvre les boucles de retravail et les activités inutiles, exposant les domaines où les ressources sont gaspillées en raison d'erreurs, d'informations incomplètes ou de tâches répétées. En éclairant ces aspects auparavant opaques, vous obtenez une compréhension claire et basée sur les données du fonctionnement réel de votre processus BC, jetant les bases d'une transformation significative.

De nombreuses organisations sont confrontées à des défis courants au sein de leurs processus de Bon de Commande, quelle que soit la technologie sous-jacente. Ceux-ci incluent souvent de nombreux points de contact manuels, qui introduisent des erreurs et ralentissent le traitement. Les workflows d'approbation peuvent devenir des goulots d'étranglement importants, surtout lorsqu'ils reposent sur des approbations séquentielles ou lorsque les approbateurs ne sont pas disponibles, retardant ainsi les achats critiques. Les achats sauvages, c'est-à-dire les achats effectués en dehors des canaux approuvés ou sans autorisation appropriée, peuvent entraîner des prix plus élevés, une réduction de l'influence auprès des fournisseurs et des difficultés à suivre les dépenses. La non-conformité aux contrats, où les termes ou les fournisseurs privilégiés sont ignorés, érode davantage les économies de coûts et augmente les risques. Des problèmes tels que les commandes en double, les réceptions de marchandises incorrectes ou les écarts entre les bons de commande et les factures sont également fréquents, entraînant des efforts de rapprochement fastidieux. Ces problèmes systémiques non seulement augmentent les coûts opérationnels et prolongent les temps de cycle, mais contribuent également aux frictions avec les fournisseurs, entravent la gestion des flux de trésorerie et exposent votre organisation à des risques financiers et réglementaires inutiles. Comprendre ces problématiques universelles est la première étape pour les corriger et créer un environnement d'approvisionnement plus robuste et efficace.

L'analyse de votre processus de Bon de Commande avec ProcessMind offre une multitude d'avantages tangibles, permettant à votre organisation d'atteindre l'excellence opérationnelle. Premièrement, vous obtenez une efficacité considérablement améliorée en identifiant et en éliminant les étapes du processus qui n'ajoutent aucune valeur. Cela conduit à des opérations rationalisées, à des temps de cycle BC réduits et au potentiel d'une plus grande automatisation des tâches routinières, libérant ainsi votre équipe pour se concentrer sur les activités d'approvisionnement stratégiques. Deuxièmement, ProcessMind contribue à une rentabilité accrue. En découvrant les achats sauvages, en optimisant les conditions de paiement et en garantissant le respect des contrats négociés, vous pouvez réaliser des économies significatives. L'élimination des retravaux et l'amélioration du traitement dès la première fois réduisent également directement les dépenses opérationnelles. Troisièmement, notre plateforme renforce votre conformité. En cartographiant visuellement chaque écart par rapport à vos procédures opérationnelles standard, vous pouvez appliquer les politiques plus efficacement, atténuer les risques et garantir le respect de la réglementation. La transparence fournie par ProcessMind permet des décisions basées sur les données, vous permettant de standardiser les meilleures pratiques dans tous les départements, d'améliorer continuellement vos processus et de favoriser une culture d'efficacité et de responsabilité au sein de votre fonction d'approvisionnement.

L'optimisation de votre processus de Bon de Commande avec ProcessMind est conçue pour être simple et accessible. Notre plateforme ingère en toute transparence les données de vos systèmes existants, qu'il s'agisse de votre ERP principal, d'un système d'approvisionnement spécialisé ou de toute autre source qui génère des journaux d'événements pour votre processus BC. Il n'est pas nécessaire de procéder à des intégrations complexes ou à des changements perturbateurs de votre environnement informatique actuel. Pour faciliter cette étape initiale et vous assurer que vous pouvez rapidement découvrir des informations précieuses, nous fournissons un modèle de données complet. Ce modèle vous guide à travers les données nécessaires, vous aidant à préparer et à soumettre les informations requises pour construire une carte détaillée et interactive de votre processus de Bon de Commande. En tirant parti de ce modèle, vous pouvez rapidement transformer les données brutes en renseignements exploitables, révélant des opportunités d'amélioration en quelques jours. Commencez dès aujourd'hui et libérez tout le potentiel de vos opérations P2P, transformant les défis en avantages stratégiques et générant une valeur mesurable pour votre organisation.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards d'approbation des bons de commande constituent un goulot d'étranglement fréquent : ils freinent l'efficacité opérationnelle et entraînent des dates de livraison non tenues. Cette lenteur immobilise le fonds de roulement, retarde des achats critiques et peut, à terme, détériorer la relation fournisseur lorsque les commandes sont émises tardivement.

ProcessMind analyse le cycle de vie de vos bons de commande pour cartographier chaque étape d'approbation enregistrée dans votre système source. La solution repère précisément où les bons de commande se bloquent, quels approbateurs ou quels services créent les délais et quels circuits d'approbation sont les moins performants, afin de cibler les améliorations de workflow.

Un volume élevé de modifications apportées aux commandes après leur création initiale révèle des problèmes en amont et entraîne des reprises importantes, des erreurs potentielles et des retards. Chaque modification consomme des ressources précieuses, ajoute une charge administrative et prolonge le cycle d'approvisionnement global.

ProcessMind suit chaque événement de modification au sein de votre processus de commande, quel que soit le système que vous utilisez. Il quantifie la fréquence des changements, identifie les points de modification courants et aide à cerner les causes profondes telles que des exigences peu claires, vous permettant ainsi de stabiliser le processus et de réduire les altérations coûteuses.

L'enregistrement lent ou inexact des réceptions de marchandises crée une déconnexion entre l'inventaire physique et les registres du système, bloquant souvent les paiements fournisseurs et générant des goulots d'étranglement en aval. Cela contribue à l'inefficacité opérationnelle, aux écarts d'inventaire et à des relations tendues avec les fournisseurs.

ProcessMind cartographie le parcours complet, de la création du bon de commande à l'enregistrement final de la réception de marchandises dans votre ERP. Il met en évidence les étapes, les lieux ou les types de commandes spécifiques où les retards se produisent systématiquement, révélant les inefficacités du processus et les opportunités d'une réception plus rapide et plus précise.

Les bons de commande créés en dehors des politiques établies, ou sans demande et approbation adéquates, entraînent des risques de conformité importants et une exposition financière. Ce manque de contrôle conduit à des dépenses incontrôlées et empêche l'organisation de tirer parti des remises fournisseurs négociées.

ProcessMind utilise les données d'événements de votre système pour tracer le chemin exact de chaque bon de commande. Il découvre automatiquement les cas où les bons de commande contournent les étapes d'approbation critiques ou s'écartent des procédures standard, mettant en évidence les comportements non conformes qui doivent être traités.

Une forte variabilité des délais de livraison fournisseurs complique considérablement la planification des stocks et l'ordonnancement de la production, avec à la clé des ruptures, des commandes en urgence ou des coûts de possession excessifs. Cette imprévisibilité nuit à la réactivité opérationnelle et complique la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

En analysant le temps écoulé entre l'envoi d'un bon de commande et la réception des marchandises, ProcessMind mesure et compare précisément les délais par fournisseur. Vous identifiez ainsi ceux qui génèrent régulièrement des retards et disposez de données objectives pour vos choix d'achat et vos négociations.

Un long délai entre une demande d'achat interne et la création d'une commande officielle entraîne des goulots d'étranglement en amont qui impactent l'ensemble du calendrier d'approvisionnement. Cette inefficacité initiale empêche la passation rapide des commandes et peut mener à des achats urgents de dernière minute à des coûts plus élevés.

ProcessMind mesure spécifiquement le temps de cycle entre la création de la demande d'achat et l'approbation de la commande, en utilisant les données de vos systèmes existants. Nous identifions les étapes exactes, les transferts et les rôles contribuant aux retards, vous aidant ainsi à fluidifier vos workflows d'approvisionnement en amont.

Un nombre significatif de marchandises retournées aux fournisseurs signale des problèmes sous-jacents liés à l'exactitude des commandes, à la qualité des fournisseurs ou aux processus de livraison. Cela entraîne des frais d'expédition supplémentaires, des coûts administratifs pour les reprises et peut tendre les relations précieuses avec les fournisseurs.

ProcessMind suit tous les événements de "Marchandises Retournées" au sein du cycle de vie de la commande tel qu'enregistré dans votre système. En corrélant les retours avec les activités précédentes et les attributs comme le fournisseur ou le demandeur, nous aidons à découvrir les causes profondes des problèmes de qualité ou d'exécution des commandes.

Sans une visibilité claire et en temps réel sur l'état de chaque commande d'achat, les parties prenantes ont du mal à fournir des mises à jour précises, à anticiper les problèmes de livraison ou à gérer les dépendances. Ce manque de transparence entraîne un suivi manuel excessif, une surcharge de communication et une résolution réactive des problèmes.

ProcessMind offre une représentation visuelle complète du parcours de chaque commande d'achat, de la demande à la clôture. En cartographiant toutes les activités de votre système source, vous obtenez une transparence totale sur l'avancement des commandes, éliminant les conjectures et favorisant une gestion proactive.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des délais d'approbation prolongés pour les bons de commande peuvent retarder considérablement les achats et affecter les délais des projets. Atteindre cet objectif signifie réduire le temps moyen entre la soumission du bon de commande et l'approbation finale, garantissant une acquisition plus rapide des ressources et le maintien de la continuité opérationnelle. Cela se traduit directement par une meilleure satisfaction des parties prenantes et une réduction des coûts d'attente.

ProcessMind identifie les goulots d'étranglement d'approbation en visualisant les chemins exacts et les durées que prend chaque bon de commande. Il met en évidence les approbateurs, les départements ou les étapes spécifiques qui causent des retards, permettant une réingénierie ciblée des processus, telle que la mise en œuvre de workflows d'approbation automatisés ou l'établissement de chemins d'escalade clairs basés sur les données de votre système source.

Les achats non conformes, souvent appelés "achats sauvages", créent des risques financiers et opérationnels importants, compromettent les contrats négociés et peuvent entraîner des échecs d'audit. Améliorer la conformité signifie s'assurer que chaque achat respecte les politiques établies, renforcer les contrôles internes et réduire les responsabilités potentielles dans un environnement d'approvisionnement sécurisé.

ProcessMind cartographie automatiquement les flux réels des bons de commande par rapport aux modèles conformes prédéfinis, mettant instantanément en évidence chaque déviation et activité non conforme. Il identifie précisément où, quand et par qui les actions non conformes sont effectuées. Cette visibilité détaillée permet des interventions ciblées, un renforcement des politiques et des ajustements de configuration du système.

Modifier fréquemment des bons de commande après leur émission crée de fortes inefficacités, alourdit la charge administrative et peut générer des erreurs ou des litiges avec les fournisseurs. Réduire ce retravail améliore la fiabilité et la stabilité des commandes, fluidifie les relations fournisseurs et diminue les coûts opérationnels sur l'ensemble du procure-to-pay (P2P).

ProcessMind met au jour les causes profondes des modifications de bons de commande en analysant les journaux d'événements de votre système. La solution identifie quand et pourquoi ces changements surviennent, en pointant les services, types de demandes ou problèmes de saisie qui contribuent le plus au retravail. Vous pouvez ainsi agir en amont : formation, contrôles ou protocoles de communication renforcés.

Des délais de livraison fournisseurs imprévisibles ou prolongés impactent directement les niveaux de stock, les plannings de production et la réactivité opérationnelle globale. Améliorer la performance des fournisseurs signifie réduire les durées de livraison et augmenter les taux de livraison à temps, ce qui améliore la prévisibilité de la chaîne d'approvisionnement et réduit le besoin d'expéditions coûteuses et urgentes.

ProcessMind analyse la durée entre l'envoi d'une commande d'achat à un fournisseur et la réception des marchandises correspondantes. Il permet des comparaisons détaillées, basées sur les données, entre différents fournisseurs, catégories ou régions. Cette information facilite les négociations factuelles avec les fournisseurs et l'identification de stratégies d'approvisionnement plus efficaces.

Une conversion lente d'une demande d'achat approuvée en une commande formelle retarde l'ensemble du processus d'approvisionnement, impactant l'agilité opérationnelle et la satisfaction client interne. Raccourcir ce cycle garantit que les besoins approuvés sont rapidement convertis en commandes exécutables, accélérant ainsi l'acquisition des biens et services nécessaires.

ProcessMind visualise le parcours complet depuis la création de la demande jusqu'à l'envoi de la commande au fournisseur. Il identifie les retards de transfert spécifiques, les goulots d'étranglement ou les étapes manuelles qui prolongent cette phase cruciale. Cette analyse permet des améliorations ciblées des processus, telles que l'automatisation de la création des commandes ou la rationalisation des processus de révision.

Des retards dans le processus de réception affectent directement l'exactitude des stocks, les cycles de paiement et la disponibilité des biens ou services pour les utilisateurs internes. Accélérer cette étape permet de vérifier et d'enregistrer rapidement les articles reçus dans le système, d'optimiser la trésorerie et d'assurer un accès en temps voulu aux ressources achetées.

ProcessMind offre une vision claire du parcours complet de réception pour chaque bon de commande, en identifiant les étapes, sites ou rôles où les retards surviennent le plus souvent. La solution met en évidence les dépendances, contraintes de ressources ou interventions manuelles qui freinent l'efficacité. Ces informations factuelles permettent de repenser le processus, d'améliorer la formation ou de recourir à l'automatisation.

Un taux élevé de retours de marchandises aux fournisseurs signale des problèmes sous-jacents liés à l'exactitude des commandes, à la qualité des produits ou à la performance des fournisseurs, entraînant une augmentation des coûts logistiques et de l'insatisfaction. La diminution de ce taux améliore la qualité dès la première fois, réduit les reprises et renforce les relations avec les fournisseurs, contribuant ainsi à un processus d'approvisionnement plus efficace et plus rentable.

ProcessMind analyse l'intégralité du cycle de vie des commandes qui donnent lieu à des retours de marchandises, identifiant les activités précédentes courantes, les fournisseurs spécifiques ou les catégories de produits fréquemment impliqués. Cela révèle des schémas liés à des commandes inexactes ou à une faible qualité des fournisseurs, favorisant une meilleure gestion de la performance et des procédures de commande améliorées.

Une visibilité limitée sur l'état des bons de commande crée de l'incertitude pour les parties prenantes, ce qui entraîne des demandes constantes et une gestion réactive. Atteindre cet objectif garantit que toutes les parties concernées disposent d'informations à jour sur l'avancement de leurs commandes, réduisant les suivis manuels et permettant une prise de décision proactive.

ProcessMind offre une vue de bout en bout, au niveau des événements, de chaque bon de commande, permettant à l'organisation de suivre son état exact, de la demande à l'achèvement. Il révèle les temps d'attente typiques entre les activités et peut prédire les retards potentiels, offrant des perspectives prédictives. Cette clarté permet d'établir de meilleurs protocoles de communication et de développer des dashboards.

Le guide en 6 étapes pour optimiser votre processus de bons de commande

1

Connecter et découvrir les données

2

Cartographiez votre processus

3

Identifier les goulots d'étranglement

4

Analyser les Causes Racines

5

Concevoir des améliorations

6

Surveiller & Itérer

1

Connecter et découvrir les données

Que faire

Connectez-vous à vos sources de données et importez les journaux d'événements de votre ERP ou d'autres systèmes. Assurez la qualité et l'exhaustivité des données pour une analyse précise.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Des données précises et complètes sont la base pour révéler l'état réel de votre processus de commande et identifier les opportunités d'amélioration.

Résultat attendu

Des données d'événements propres et structurées, prêtes pour l'analyse des processus.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Dévoilez les informations précieuses de vos processus métier

ProcessMind éclaire le flux réel de vos opérations, dévoilant les inefficacités et les opportunités d'optimisation. Obtenez une perspective claire, basée sur les données, de la performance réelle de vos processus.
  • Visualisez votre flux de processus réel
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards
  • Éliminez le retravail et les interventions manuelles
  • Optimiser l'allocation des ressources
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Débloquez l'efficacité et les économies des commandes d'achat

Ces résultats représentent les améliorations mesurables et les gains d'efficacité que les organisations atteignent généralement en appliquant le process mining pour analyser et optimiser leurs processus de Bon de Commande, en identifiant les goulots d'étranglement, les problèmes de conformité et les opportunités d'automatisation.

0 %
Approbations de commandes d'achat plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

En identifiant les goulots d'étranglement et les inefficacités dans les workflows d'approbation, les organisations peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour obtenir l'autorisation des commandes. Cela accélère l'approvisionnement et assure la passation des commandes en temps voulu.

0 %
Réduction des reprises de bons de commande

Réduction des modifications après la création

Identifier les causes profondes des modifications de bons de commande après leur création ou leur approbation réduit le retravail manuel, améliore la qualité des données et allège la charge administrative. À la clé : plus d'efficacité.

0 %
Conformité des bons de commande renforcée

Meilleur respect des politiques internes

Le Process Mining révèle les déviations par rapport aux procédures d'achat établies, permettant aux entreprises de faire appliquer plus efficacement leurs politiques de conformité et de réduire les bons de commande non conformes. Cela minimise les risques et améliore la préparation à l'audit.

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Cycle de bout en bout plus court

Accélération globale des processus

La rationalisation de l'ensemble du cycle de vie des bons de commande, de la demande initiale à l'achèvement final, élimine les retards cachés et les transferts inefficaces. Cela renforce la vitesse et l'agilité opérationnelles globales.

0 %
Livraison dans les délais améliorée

Meilleure performance des fournisseurs

Obtenez une vision claire des écarts de performance des fournisseurs pour garantir des réceptions à la date demandée ou plus tôt. Vous améliorez la planification, réduisez les risques de rupture de stock et renforcez les relations fournisseurs.

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Réception des marchandises plus rapide

Traitement accéléré des marchandises entrantes

En analysant le processus de réception des marchandises, les organisations peuvent identifier et éliminer les retards, accélérant la disponibilité des biens, améliorant la gestion des stocks et accélérant les cycles de paiement. Cela optimise la trésorerie.

Les résultats, bien entendu, varient en fonction de la complexité spécifique du processus, de la qualité des données et du contexte organisationnel. Les chiffres présentés ici représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'un document de bon de commande. Il sert d'identifiant de cas principal pour le processus.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut fondamental qui relie tous les événements liés à un cas de processus unique, permettant l'analyse de bout en bout du cycle de vie du bon de commande.

Le nom de l'événement métier ou de la tâche spécifique qui s'est produit(e) à un moment donné du cycle de vie du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il constitue la colonne vertébrale de la carte des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux des processus, de ses variations et de ses inefficacités.

L'horodatage exact indiquant quand une activité ou un événement s'est produit.

Pourquoi c'est important

Cela rend possibles toutes les analyses temporelles : calcul des temps de cycle, identification des goulots d'étranglement et suivi des performances par rapport à des références.

Le nom ou l'identifiant de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique, telle que la création, l'approbation ou la modification du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il relie les activités de processus à des individus spécifiques, permettant l'analyse de la charge de travail, de la performance et de la conformité au niveau de l'utilisateur.

Le service commercial, le centre de coûts ou le domaine fonctionnel auquel le bon de commande est imputé ou associé.

Pourquoi c'est important

Cela permet de segmenter l'analyse du processus par entité ou service, de comparer les performances et d'identifier les problèmes spécifiques ou les bonnes pratiques.

Le nom du fournisseur ou du vendeur auprès de qui les biens ou services sont achetés.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse de la performance des fournisseurs, en comparant les délais de livraison, la qualité et les points de friction des processus entre différents fournisseurs.

La valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Il apporte une dimension financière au processus, permettant une analyse basée sur la valeur pour prioriser les améliorations et comprendre les inducteurs de coûts.

La classification des biens ou services achetés, tels que Matériel Informatique, Services professionnels ou Fournitures de bureau.

Pourquoi c'est important

Cela permet d'analyser la performance du processus et les dépenses par catégorie, pour comprendre comment les différents types d'achats impactent l'efficacité.

La date à laquelle l'entreprise a demandé au fournisseur de livrer les biens ou services.

Pourquoi c'est important

C'est la référence pour mesurer la performance de livraison des fournisseurs et il est crucial pour le calcul du KPI du Taux de Livraison à Temps.

Le statut actuel ou final du bon de commande dans son cycle de vie, tel que 'Ouvert', 'Clos', 'Annulé'.

Pourquoi c'est important

Cela permet de filtrer les cas selon leur étape du cycle de vie et de concentrer l'analyse sur les commandes ouvertes, fermées ou problématiques.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité représente la création initiale du document de bon de commande dans le système. Elle marque le début formel de l'engagement d'approvisionnement, souvent généré à partir d'une demande approuvée.

Pourquoi c'est important

En tant que principal événement de début de cas, cette activité est fondamentale pour mesurer le temps de cycle de bout en bout d'une commande. Elle établit la ligne de base pour toutes les étapes de processus ultérieures.

Ce jalon clé signifie que le bon de commande a terminé son workflow d'approbation interne. Le bon de commande est maintenant autorisé à être émis au fournisseur, représentant un engagement financier officiel.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon crucial pour mesurer l'efficacité de l'approbation interne. Les retards d'approbation impactent directement le délai global et peuvent tendre les relations avec les fournisseurs.

Cette activité marque le moment où le bon de commande approuvé est officiellement transmis au fournisseur. Cela peut se faire via différents canaux tels que l'EDI, un portail fournisseur ou un email.

Pourquoi c'est important

C'est le premier point de contact externe et marque le début du délai de livraison du fournisseur. Les retards entre l'approbation interne et l'envoi du bon de commande au fournisseur représentent du temps perdu dans le cycle d'approvisionnement.

Cette activité représente l'enregistrement formel des marchandises reçues par rapport au bon de commande. Elle confirme qu'une livraison est arrivée et a été saisie dans le système, mettant souvent à jour les niveaux de stock.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un jalon critique qui marque l'exécution de la commande d'un point de vue logistique. L'analyse de la performance de livraison à temps dépend fortement de la précision et de la ponctualité de cet événement.

Cet événement marque la réception et la saisie d'une facture fournisseur qui fait référence au bon de commande. Il signifie le début de la phase facture-paiement du cycle Purchase to Pay.

Pourquoi c'est important

Cette activité établit un lien entre le processus d'approvisionnement et la comptabilité fournisseurs. Le temps écoulé entre la réception des marchandises et la réception de la facture est essentiel pour la gestion des provisions et les prévisions financières.

C'est l'activité finale, signifiant que le bon de commande est considéré comme complet. Un bon de commande est généralement clôturé lorsqu'il est entièrement reçu et entièrement facturé, et qu'aucune autre transaction n'est attendue.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la fin du cycle de vie du bon de commande. Le délai de clôture est une métrique clé du débit global du processus et aide à identifier les commandes en suspens ou inactives.

Pour des recommandations de données personnalisées, choisissez votre processus spécifique.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining offre une radiographie basée sur les données de votre flux réel de bons de commande, identifiant les goulots d'étranglement, les activités non conformes et les inefficacités telles que les longs temps de cycle d'approbation. Il révèle où le processus s'écarte du chemin idéal, mettant en évidence les zones d'optimisation et d'automatisation. Cela aide à visualiser le flux réel des processus et à identifier les domaines d'amélioration de l'efficacité et de réduction des coûts dans vos opérations de bons de commande.

Pour chaque bon de commande, nous avons besoin d'un identifiant de cas unique, d'un nom d'activité et d'un horodatage (timestamp) pour chaque événement survenu. Ces données proviennent généralement des tables qui enregistrent la création, l'approbation, la modification, la réception des marchandises et la finalisation des bons de commande dans votre système d'achats. Des attributs complémentaires comme le demandeur, l'approbateur, la valeur et les détails des articles enrichissent l'analyse.

Les données sont généralement extraites via les fonctionnalités de reporting de votre système, ses API, ou par export dans des formats structurés comme le CSV. L'approche retenue dépend de la configuration de votre système et du volume de données. Nos experts vous accompagnent pour mettre en place des méthodes d'extraction efficaces et sécurisées afin de garantir l'exhaustivité des données.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations tangibles telles qu'une réduction significative des temps d'approbation des commandes d'achat et des temps de cycle globaux, ainsi qu'une meilleure adhésion aux réglementations de conformité. Ceci entraîne une diminution notable des taux de modification des commandes d'achat, des conversions de demandes en commandes (PO) plus rationalisées, et de plus grandes opportunités d'automatisation des tâches. En fin de compte, le Process Mining mène à un processus Achats au Paiement plus efficace, conforme et transparent.

La configuration initiale, incluant l'extraction des données et la configuration du modèle, prend généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois configuré, vous pouvez souvent obtenir les premiers aperçus et identifier les principaux goulots d'étranglement en quelques jours. Un suivi continu assure ensuite une visibilité constante sur la performance et la conformité.

Oui, le Process Mining excelle à identifier les causes profondes sous-jacentes, et non pas seulement les symptômes, des bottlenecks de commande d'achat. En corrélant les déviations de processus avec des attributs spécifiques, il peut identifier pourquoi certaines étapes prennent plus de temps. Cette vision granulaire permet des interventions ciblées qui résolvent les problèmes fondamentaux, conduisant à des améliorations durables des processus.

Absolument, le Process Mining est très efficace pour identifier les achats non approuvés et les écarts par rapport aux politiques d'approvisionnement établies. En visualisant l'exécution réelle des processus, il met en évidence les cas où les contrôles sont contournés, vous permettant d'en identifier les causes profondes. Cette perspicacité est essentielle pour renforcer la conformité et réduire les incidents de dépenses non conformes.

L'exigence technique principale est un accès sécurisé aux données de votre système source, généralement via ses fonctionnalités de reporting natives ou des API, pour exporter le journal d'événements nécessaire. Aucune intégration directe ni modification complexe de votre système en production n'est habituellement requise pour la phase d'analyse. Les données doivent être fournies dans un format structuré, tel que CSV ou des tables de base de données.

Process Mining complète, plutôt que de remplacer, les outils de reporting traditionnels et de BI. Alors que la BI montre typiquement "ce qui s'est passé", souvent sous forme de résumés agrégés, le Process Mining visualise "comment et pourquoi cela s'est produit" en cartographiant le flux réel de bout en bout de chaque bon de commande. Cela révèle les variations et déviations cachées, offrant des vues plus approfondies et centrées sur les processus pour des améliorations ciblées.

Bien qu'un support informatique initial pour l'extraction de données soit bénéfique, les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métier. Ils offrent des interfaces intuitives qui permettent à vos équipes d'approvisionnement et de processus d'analyser les informations sans avoir une formation approfondie en science des données. Une formation et un support sont généralement fournis pour assurer le succès de votre équipe.

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