Wie BPMN 2.0 Geschäftsprozesse revolutioniert

BPMN 2.0

Der ultimative Leitfaden für BPMN 2.0: alle Elemente, Vorteile und Anwendungsfälle

Fühlen Sie sich von der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse überwältigt? Mehrere Aufgaben zu verwalten, verschiedene Schritte zu verfolgen und problemlose Abläufe zu sicherstellen, kann herausfordernd sein. Hier kommt die Business Prozessmodell and Notation (BPMN) 2.0 ins Spiel. BPMN 2.0 ist eine bewährte Methode, das Sie hilft, Ihr Geschäftsprozessmanagement zu visualisieren, zu verstehen und zu optimieren. Indem Sie Ihre Workflows abbilden, können Sie Ineffizienzen erkennen, Prozesse optimieren und die Effizienz insgesamt verbessern.

Was ist BPMN 2.0?

Betrachten Sie BPMN 2.0 als eine universelle Sprache für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Genau das bietet dieser Standard. Entwickelt und verwaltet von der Object Management Group (OMG), liefert BPMN 2.0 eine standardisierte Notation, um klare und verständliche Prozessdiagramme Ihrer Abläufe zu erstellen. Der entscheidende Vorteil von BPMN 2.0 ist die Herstellerunabhängigkeit. Das bedeutet, dass jeder – unabhängig von der verwendeten Software – ein BPMN 2.0-Diagramm verstehen und interpretieren kann.

Unsere SaaS-Lösung für Prozess-Erkenntnisse verbindet BPMN 2.0 mit Process Mining, Design und Simulation, um Ihr Business Process Management zu stärken. Mit dieser Software können Sie Ihre Workflows überwachen, auswerten und verbessern, was zu spürbaren Steigerungen bei Effizienz und Produktivität führt.

Warum BPMN 2.0 einsetzen?

Die Vorteile der Nutzung von BPMN 2.0 im Geschäftsprozessmanagement (BPM) sind vielfältig. Hier einige davon:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: BPMN 2.0 schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Business-Analysten, Entwicklern, Managern und allen Beteiligten in einem Prozess. Dies verbessert die Kommunikation und Teamarbeit und führt zu effizienterem Management.
• Erhöhte Prozessklarheit: Durch die Visualisierung von Prozessen mit BPMN 2.0-Diagrammen können Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale schnell erkannt werden. Diese Klarheit ermöglicht die Prozessoptimierung für maximale Effizienz.
• Vereinfachte Dokumentation und Analyse: BPMN 2.0-Diagramme dienen als zentrale Informationsquelle für Ihre Geschäftsprozesse. Dies eliminiert die Notwendigkeit langer textbasierter Dokumentationen und vereinfacht die Prozessanalyse.
• Erhöhte Effizienz und reduzierte Fehler: Gut definierte Prozesse führen zu weniger Fehlern und größerer Effizienz. BPMN 2.0 unterstützt dies durch ein strukturiertes Framework für das Prozessdesign und die Implementierung.

Die Bausteine von BPMN 2.0-Diagrammmen verstehen

Stellen Sie sich ein BPMN 2.0-Diagrammm als den Bauplan Ihres Geschäftsprozesses vor: aufgebaut aus zentralen Elementen:

BPMN verwendet diese vier Elementtypen, um Geschäftsprozesse abzubilden:

• Flow Objects: Event, Gateway und Activity
• Connecting Objects: Sequence Flow, Nachricht Flow und Association
• Swimlanes: Pool und Lane
• Artifacts: Daten Object, Group und Text-Annotationen

Schauen wir uns die einzelnen Elemente und ihre jeweilige Funktion an.

Ereignisse

Ereignisse sind Auslöser, die einen Geschäftsprozess starten, verändern oder abschließen. Sie werden als Kreise mit Symbolen dargestellt, wobei jedes Symbol einen bestimmten Event-Typ beschreibt:

• Ein Start Event ist ein Kreis mit dünnem Rand.
• Ein End Event ist ein Kreis mit dickem Rand.
• Ein Intermediate Event ist ein Kreis mit doppeltem Rand.

Start Event

In BPMN-Diagrammen können mehrere Start Ereignisse geverwendet werden. Nur mit einem passenden Start Event verbundene Abläufe werden aktiviert. Zum Beispiel startet eine Bestellung je nach Eingangskanal: Website, Telefon oder vor Ort: durch das entsprechende Start Event.

End Event

Ein End Event markiert den Abschluss eines Prozesses und tritt ein, sobald alle Schritte im Diagramm durchlaufen wurden. Da Prozesse verschiedene Ergebnisse liefern können – wie Erfolg oder Misserfolg – lassen sich mehrere End Events einsetzen, um diese Resultate darzustellen. Beispielsweise endet eine erfolgreich bearbeitete Bestellung mit einem positiven Event, während fehlerhafte Zahlungsdaten zu einem fehlgeschlagenen Auftrag führen.

Dieses Beispiel zeigt verschiedene Ergebnistypen innerhalb der End-Event-Kategorien. Werden mehrere End Events verwendet, sollten diese eindeutig benannt werden, um Klarheit zu schaffen.

Intermediate Event

Ein Intermediate Event liegt zwischen dem Start- und dem Endpunkt eines Prozesses. Es dient dazu, Informationen zu erfassen oder zu senden („throws“). Ob die Funktion darin besteht, Daten zu empfangen oder weiterzugeben, ist an den Verbindungselementen im Diagramm ersichtlich.

In diesem Diagramm initiiert der Empfang einer Message den Prozess. Im nächsten Schritt wird der Lagerbestand geprüft. Ist die Ware verfügbar, wird über ein Intermediate Event ein Bestätigungslink versendet. Die weitere Bearbeitung erfolgt erst nach Erhalt dieses Links und führt schließlich zum Abschluss der Bestellung (End Event).

Intermediate Events können verschiedene Symbole enthalten, die den Prozessfluss beeinflussen. Zu diesen Triggern gehören Message, Timer, Error, Compensation, Conditional, Signal, Multiple, Escalation und Parallel Multiple. Jeder dieser Trigger repräsentiert spezifische Bedingungen oder Interaktionen.

Aktivitäten

In BPMN repräsentieren Aktivitäten die spezifischen Aufgaben, die innerhalb des Prozesses abgeschlossen werden müssen, wie z. B. das Überprüfen einer Bestellung oder den Antrag bearbeitet.as Versenden eines Produkts. Diese Aktivitäten können weiter detailliert werden, um wiederholte Aktionen wie Schleifen anzuzeigen.

Aufgaben

Aufgaben werden nach Beteiligung und den im Prozess geverwendeten, erzeugten oder konsumierten Objekten kategorisiert.

Generic Aufgabe

Basis-Aufgabe im Modell: beliebig einsetzbar, kann später einfach zu einem spezifischen Subtyp angepasst werden.

Manual Aufgabe

Von Personen ausgeführt: Manual Aufgaben haben keinen direkten Kontakt zur Process Engine. Beispiele: Dokumente ablegen, Rechnungen telefonisch klären, Kunden am Schalter beraten.

Benutzer Aufgabe

Benutzer Aufgaben werden einzelnen Personen von der Process Engine zugewiesen und landen direkt im Aufgabe-Queue des Nutzers. Nach Abschluss ist eine Bestätigung erforderlich, etwa durch Dateneingabe oder Klick. Benutzer Aufgaben sind typisch für Human Workflow Management.

Beispiele: Rechnungsprüfung, Urlaubsantrag freigeben, Support-Ticket bearbeiten.

Receive Aufgabe

Receive Aufgaben stehen für den Empfang von Nachrichten als eigene Aufgabe im Flow und sind das Pendant zum Nachricht Event (dargestellt durch offenen Umschlag).

Receive Aufgabe (Instantiating)

Erkennbar am Event-Icon oben links: Diese Aufgabe kann einen Prozess anstoßen und ersetzt das Nachricht Start Event.

Send Aufgabe

Send Aufgaben werden automatisch durch die Engine ausgelöst, etwa beim asynchronen Senden über Nachricht-Queues oder Webservices.

Script Aufgabe

Script Aufgaben führt die Workflow-Engine direkt mithilfe einer unterstützten Programmiersprache aus.

Service Aufgabe

Service Aufgaben stehen für automatisch ausgeführte Software-Funktionen: meist Webservices, aber auch andere Automatisierungen. Sie sind wichtig für Integration und SOA.

Business Rule Aufgabe

Mit BPMN 2.0 eingeführt: Business Rule Aufgaben setzen im Prozess spezifische Regeln automatisiert um.

Weitere Aktivitäts-Typn

Erfahren Sie mehr über zentrale Aktivitäts-Typn wie Collapsed Sub-Process, Multi-Instance Aufgabe und Ad-hoc Sub-Aufgabe für vollständige Übersicht Ihrer Prozesse.

Collapsed Sub-Process

Ein Collapsed Sub-Process fasst mehrere Aufgaben übersichtlich im übergeordneten Prozess zusammen. Die einzelnen Schritte werden als Einheit dargestellt und lassen sich in separaten Abschnitten des Diagramms detailliert zeigen.

Ad-hoc Sub-Process

Ad-hoc Sub-Processes zeichnen sich durch ihre flexible Ausführungsreihenfolge aus, ohne festgelegte Abfolge. Aufgaben können je nach Bedarf beliebig ausgeführt oder übersprungen werden.

Loop Aufgabe

Loop Aufgaben wiederholen sich zyklisch, ähnlich einer “do while”-Schleife beim Programmieren. Die Aktivität wird mindestens einmal ausgeführt und solange wiederholt, bis die festgelegte Bedingung erfüllt ist. Erst dann geht der Prozess zum nächsten Schritt über.

Multi-instance

Eine Multi-Instance-Aktivität bedeutet, dass ein Aufgabe für eine bestimmte Anzahl von Objekten oder Items wiederholt wird. Ähnlich einer for-each-Schleife beim Coding wird für jedes Element eine eigene Instanz verarbeitet. Die Aktivität gilt erst als abgeschlossen, wenn alle Instanzen fertig sind. Vertikale Linien () stehen für parallele Ausführung, horizontale Linien () zeigen sequentielle Verarbeitung an.

Compensation

Compensation Aufgaben sind darauf ausgelegt, Compensation Ereignisse im Workflow zu behandeln. Diese Aufgaben sind im Diagramm immer über Assoziationen, nicht über Sequenzflüsse verbunden.

Compensation Combined

Compensation Aufgaben lassen sich mit Loops und Multi-Instance kombinieren. In solchen Fällen stehen Compensation- und Loop/Multi-Instance-Marker nebeneinander. Auch eine Verbindung mit anderen Aufgabe-Typn ist möglich: etwa wiederholte manuelle Compensation Aufgaben bis zum Erfolg oder parallel ausgeführte Compensation Aufgaben.

Gateways

Gateways sind Entscheidungspunkte im Prozess. Sie steuern den Flow je nach Bedingung oder Event. Im BPMN-Diagramm sind sie als Rauten dargestellt und unterschieden sich in Inclusive, Exclusive, Parallel und komplexe Typn. Die Steuerung kann auch data- oder Eventbasiert erfolgen.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Dargestellt als Raute mit oder ohne “X” lenkt der Exclusive Gateway den Flow auf genau einen der möglichen Folgepfade.

Inclusive Gateway

Erkennbar an einer Raute mit Kreis erlaubt der Inclusive Gateway den Ablauf, sich gleichzeitig in mehrere Branches zu verzweigen. Alle gestarteten Pfade müssen abgeschlossen sein, bevor sie an einem späteren Gateway zusammengeführt werden.

Parallel Gateway

Der Parallel Gateway, dargestellt als Raute mit Pluszeichen, startet alle ausgehenden Pfade gleichzeitig. Beim Zusammenführen stellt er sicher, dass alle eingehenden Branches abgeschlossen sind, bevor es weitergeht.

Event Gateway

Der Event Gateway: eine Raute mit doppeltem Rand und Hexagon: steht für einen Event-basierten Entscheidungspunkt. Hier folgt der Prozess dem zuerst eintretenden Event oder Aufgabe, zum Beispiel Nachricht-Empfang oder Trigger.

Connecting Objects

Sequence Flow

Nachricht Flow

Association

Diese Elemente zeigen die wichtigsten Verbindungen in einem Prozess. Es gibt drei Connector-Typn: Sequence Flow, Nachricht Flow und Association.

Sequence Flow

Sequence Flow zeigt die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden, als einfache Linie mit Pfeilspitze. Sie kennzeichnet bedingte oder Standard-Wege.

Nachricht Flow

Nachricht Flow steht für die Kommunikation zwischen verschiedenen Pools oder über Organisationsgrenzen hinweg, etwa zwischen Abteilungen. Sie verbindet keine Ereignisse oder Aktivitäten im selben Pool. Die Darstellung: eine gestrichelte Linie, Beginn mit Kreis, Ende mit offener Pfeilspitze.

Association

Gepunktete Linien verbinden Aktivitäten und Artefakte. Sie schaffen Übersicht, ändern aber nicht die Prozessreihenfolge.

Pools und Swimlanes

Pools sind zentrale Komponenten, die wichtige Teilnehmergruppen in einem Prozess darstellen, zum Beispiel Unternehmen oder Abteilungen. Swimlanes innerhalb dieser Pools helfen dabei, Aktivitäten basierend auf Rollen oder Verantwortlichkeiten zu strukturieren. So entsteht eine Prozesslandkarte. Eine Swimlane kann dabei auch ein System repräsentieren und über reine Abteilungen oder Rollen hinausgehen.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0 steht ein Collapsed Pool für einen externen Teilnehmer oder eine Organisation, deren interne Abläufe nicht sichtbar sind. Ein Pool repräsentiert häufig einen Teilnehmer wie eine Organisation, Fachabteilung oder ein IT-System.

• Collapsed Pool: Die Prozesse und Aktivitäten innerhalb dieses Pools werden nicht angezeigt, sichtbar ist nur die Kontur. Das ist hilfreich, wenn keine Details zu den internen Abläufen benötigt werden, der Teilnehmer aber dennoch sichtbar sein soll.

• Anwendungsfall: Ein Collapsed Pool eignet sich zur Darstellung der Interaktion mehrerer Teilnehmer, ohne deren interne Prozesse im Diagramm zeigen zu müssen.

Kurzum: Ein Collapsed Pool in BPMN 2.0 richtet den Fokus auf die Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern: nicht auf die Details der Einzelschritte im Inneren.

Artefakte

Artefakte bereichern BPMN-Diagramme, indem sie wesentliche Details liefern, die in Datenobjekte, Gruppen und Anmerkungen unterteilt sind und somit das Verständnis der Teilnehmer für den Prozess verbessern.

Daten Objects

Daten Objects sind essenziell für die Definition aller im Prozess benötigten Daten. Ein Daten Store fungiert als dauerhaftes Repository für die Speicherung oder Ablage von Informationen: auch über das Prozessende hinaus. Die Datenerfassung unterteilt sich zudem in Daten Input und Daten Output, um Anforderungen klar zu machen und erzeugte Daten festzuhalten.

Group

Eine Group dient der logischen Gliederung von Aktivitäten und macht das Diagramm übersichtlicher, ohne den Ablauf zu beeinflussen.

Text-Annotationen

Text-Annotationens bieten ergänzende Hinweise oder Erklärungen zu bestimmten Diagrammelementen und ermöglichen so das Verständnis.

Konstruktion eines BPMN-Diagramms

Das grundlegende Prinzip von BPMN dreht sich um das Konzept eines Prozesses. Um ein BPMN-Diagramm effektiv zu entwerfen, ist es am besten, den Prozess zunächst in einfachen Schritten zu erfassen und dann schrittweise zusätzliche Details zu integrieren, um den Prozess zu vervollständigen.

Hier ist ein einsteigerfreundlicher, schrittweiser Leitfaden zur Erstellung eines BPMN-Diagramms:

1. Wesentliche Schritte identifizieren: Beginnen Sie damit, die Kernschritte sowie Start- und Endpunkte zu identifizieren. Beispielsweise sollten in einem gegebenen Diagramm, wenn eine Bestellung aufgegeben wird, wichtige Aktionen wie der Erhalt der Bestellung, die Kreditüberprüfung, das Erfüllen der Bestellung und das Ausstellen einer Rechnung erkannt werden.

2. Alternative Pfade erkunden: Untersuchen Sie als Nächstes potenzielle alternative Routen, die zu unterschiedlichen Resultaten wie der Fertigstellung der Bestellung führen können. Dies beinhaltet die Integration verschiedener Gateways zur Erleichterung alternativer Prozesse und Richtungen.

3. Pools und Swimlanes implementieren: Diese Phase beinhaltet die Erkennung der Schlüsselakteure, Abteilungen und Rollen innerhalb jeder Einheit und die Organisation der Aktivitäten in entsprechende Pools und Swimlanes, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

4. Nachrichtenkommunikation ermöglichen: Führen Sie notwendige Nachrichtenaustausche zwischen verschiedenen Pools oder innerhalb desselben Pools ein, um einen problemlosen Informationsfluss zu sicherstellen.

5. Artefakte und Details hinzufügen: Fügen Sie notwendige Artefakte ein, einschließlich Dokumenten und Akteursrollen. Gliedern Sie komplexe Aufgaben auf in Subprozesse.

6. Fehler beheben: Identifizieren und integrieren Sie schließlich Mechanismen zur Verwaltung potenzieller Fehler, die als Teil des Prozesses auftreten können.

Zusammenfassung

• Events: Markieren Start- und Endpunkte eines Prozesses oder wichtige Zwischenschritte (z. B. den Eingang einer Bestellung oder einer Zahlung).
• Activities: Repräsentieren spezifische Tasks innerhalb des Prozesses (z. B. Bestellung prüfen, Ware versenden).
• Gateways: Entscheidungspunkte, die den Prozessfluss basierend auf Kriterien steuern (z. B. Prüfung des Bestellwerts).
• Sequence Flows: Pfeile, welche die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigen.
• Data Objects: Informationen, die genutzt oder erzeugt werden, wie Kundendaten oder Bestelldetails.

Wenn Sie verstehen, wie diese Kernelemente zusammenspielen, können Sie ein BPMN-Modell erstellen, das den Kern Ihrer Geschäftsprozesse präzise abbildet.

BPMN 2.0 ist ein entscheidendes Werkzeug, um jeden BPMN-Workflow zu gestalten, zu dokumentieren und zu verwalten. Es bietet einen standardisierten, visuellen Modellierungsansatz, der die Kommunikation, Klarheit und operative Effizienz verbessert.

Wir laden Sie ein, BPMN 2.0 weiter zu entdecken und die Vorteile für Ihr Unternehmen zu nutzen. Viele Ressourcen im Internet, wie die offizielle BPMN-Website (https://www.bpmn.org/), helfen Ihnen beim Einstieg.

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BPMN 2.0 Business Prozessmodell and Notation

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Danksagung

Dieses Poster wurde 2010 erstellt und von Forscher:innen und Praktiker:innen weltweit übersetzt. Vielen Dank an alle Institutionen und Personen, die diese Initiative unterstützt und ermöglicht haben, dieses Poster zu teilen.

Wir danken besonders den folgenden Personen und Organisationen:

Original-Autor:innen: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Übersetzungen wurden bereitgestellt von: French: Trisotech; Spanisch: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russisch: Business Process Technology Group am Hasso-Plattner-Institut; Schwedisch: Birger Andersson und Petia Wohed; Niederländisch: Thauris.nl; Portugiesisch: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polnisch: MGX Infoservice; Hebräisch: Ofir Nimitz und Iftah Peretz; Ukrainisch: Oleksandr Maistrenko und Artem Polyvyanyy; Chinesisch: A/Prof Zhang und Dozentin Ms Bai von der School of Software Engineering der Beijing Jiaotong University; Ungarisch: Istvan Gerecs; Persisch: Hamidreza Sarabadani.

source: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/