Cómo BPMN 2.0 transforma los procesos empresariales

BPMN 2.0

La guía definitiva de BPMN 2.0: todos los elementos, beneficios y casos de uso

¿Te sientes abrumado por la complejidad de tus procesos empresariales? Gestionar múltiples tareas, rastrear varios pasos y asegurar operaciones fluidas puede ser un desafío. Aquí es donde entra BPMN 2.0. BPMN 2.0 es una herramienta poderosa que te ayuda a visualizar, entender y optimizar la gestión de tus procesos de negocio. Al mapear tus flujos de trabajo, puedes identificar ineficiencias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia general.

¿Qué es BPMN 2.0?

Imagine que BPMN 2.0 es el lenguaje universal para mapear procesos de negocio. Eso es exactamente lo que ofrece. Creado y supervisado por el Object Management Group (OMG), proporciona una notación estándar para diseñar diagramas de procesos de negocio claros y directos sobre sus operaciones. La gran ventaja de BPMN 2.0 es su neutralidad respecto al fabricante, lo que permite que cualquier persona, sin importar el software que utilice, pueda entender e interpretar un diagrama BPMN 2.0.

Nuestra solución SaaS de inteligencia de procesos incorpora BPMN 2.0 para unificar el Process Mining, el diseño y la simulación, optimizando así la gestión de procesos de negocio. Con este software, usted puede monitorizar, evaluar y mejorar sus workflows, logrando avances significativos en eficiencia y productividad.

¿Por qué usar BPMN 2.0?

Los beneficios de usar BPMN 2.0 en la gestión de procesos empresariales son numerosos. Aquí algunos:

• Mejora en la Comunicación y Colaboración: BPMN 2.0 establece un lenguaje común entre analistas de negocio, desarrolladores, gestores y todos los interesados en un proceso. Esto mejora la comunicación y el trabajo en equipo, generando una gestión más eficiente.
• Claridad en los Procesos: Visualizar procesos a través de diagramas BPMN 2.0 ayuda a identificar rápidamente cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora. Esta claridad permite la optimización del proceso para lograr máxima eficiencia.
• Documentación y Análisis Simplificados: Los diagramas BPMN 2.0 sirven como fuente central de información para tus procesos empresariales, eliminando la necesidad de una documentación extensa y simplificando el análisis del proceso.
• Mayor Eficiencia y Menos Errores: Procesos bien definidos se traducen en menos errores y mayor eficiencia. BPMN 2.0 ayuda a lograr esto al ofrecer un marco estructurado para el diseño e implementación de procesos.

Descubre los fundamentos de los diagramas BPMN 2.0

Imagina un diagrama BPMN 2.0 como el plano de tus procesos empresariales, construido con bloques clave:

BPMN usa estos cuatro tipos de elementos para mapear procesos de negocio:

• Flow Objects: Event, Gateway y Activity
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow y Association
• Swimlanes: Pool y Lane
• Artifacts: Data Object, Group y Text Annotation

Veamos en detalle cada elemento esencial y su función.

Events

Los events son disparadores clave que inician, modifican o completan un proceso de negocio. Se representan como círculos con símbolos dentro; cada símbolo corresponde a un tipo de event:

• Un start event es un círculo con borde fino.
• Un end event es un círculo con borde grueso.
• Un intermediate event es un círculo con doble borde.

Start Event

Los diagramas BPMN pueden tener varios start events. Solo se activan los eventos vinculados al start event correspondiente. Por ejemplo, imagina un proceso de pedido según el canal de recibo —web, teléfono o presencial. El start event adecuado iniciará el proceso.

End Event

Un End Event representa el cierre de un proceso y ocurre una vez completadas todas las etapas del diagrama. Dado que un proceso puede tener distintas salidas, como el éxito o el error, es habitual utilizar varios End Event para reflejar cada resultado. Por ejemplo, un pedido procesado correctamente finaliza con un evento de éxito, mientras que un fallo en el pago por datos de tarjeta incorrectos termina en un pedido fallido.

Este ejemplo muestra cómo se visualizan los distintos desenlaces mediante categorías de End Event. Recuerde asignar nombres específicos a cada uno para evitar ambigüedades.

Intermediate Event

Situado entre el inicio y el fin, un Intermediate Event sirve para capturar o enviar (“throws”) información. Su función exacta se identifica fácilmente analizando las conexiones del diagrama.

En este diagrama, el proceso arranca con la recepción de un Message. A continuación, las Task correspondientes verifican el stock y, tras confirmar la disponibilidad, se envía un Link de confirmación mediante un Intermediate Event. El pedido no avanza hasta recibir dicho Link, concluyendo finalmente en un End Event.

Los Intermediate Event activan diversos símbolos que condicionan el flujo de los eventos. Entre estos disparadores se incluyen Message, Timer, Error, Compensation, Conditional, Signal, Multiple, Escalation y procesos paralelos; cada uno representa una interacción o condición de negocio específica.

Actividades

En BPMN, las actividades representan las tareas específicas que deben completarse dentro del proceso, como verificar un pedido o enviar un producto. Estas actividades pueden detallarse aún más para indicar acciones repetitivas como bucles.

Tasks

Las tareas se clasifican según la participación y los objetos que se usan, consumen o generan en el proceso.

Generic Task

Es el tipo básico de tarea en tu modelado. Se implementa rápido y luego puede detallarse en subtipos.

Manual Task

Realizada por personas, sin interacción directa con el motor de procesos. Ejemplos: ordenar documentos, resolver incidencias de facturación por teléfono, o atención presencial al cliente.

User Task

Realizadas por personas y asignadas directamente por el motor de procesos, ubicando la tarea en la bandeja de usuario. Al finalizar requiere confirmación, como ingresar data o hacer click. Son clave en Human Workflow Management.

Ejemplos: revisión de facturas, aprobación de vacaciones y gestión de tickets de soporte.

Receive Task

Modela la recepción de un mensaje como tarea propia. Alternativa al event de recepción con el icono de sobre vacío en BPMN 2.0.

Receive Task (Instantiating)

Indicada con un pequeño icono de event arriba a la izquierda, estas tareas inician procesos nuevos y sustituyen a los message start event.

Send Task

Ejecutadas por el motor de procesos, gestionan envíos vía web services en forma asíncrona usando message queues para tareas técnicas.

Script Task

Ejecutadas directamente en el motor de procesos, deben estar en un lenguaje que el motor pueda interpretar.

Service Task

Son operaciones hechas por software, ejecutadas automáticamente como parte del workflow. Por lo general en BPMN son web services, aunque hay otras opciones. Son esenciales en la integración orientada a procesos y arquitecturas SOA.

Business Rule Task

Incluida desde BPMN 2.0, permite aplicar reglas comerciales concretas dentro del proceso.

Otros Tipos de Actividad

Explora tipos clave de actividades como subprocesos colapsados, tareas multi-instance y ad-hoc, para mayor claridad en tus procesos.

Subproceso Colapsado

Un subproceso colapsado agrupa varias tareas dentro de un proceso principal para mayor claridad y simpleza. Este subproceso muestra varios pasos como una sola entidad, y se detalla por separado en otra parte del diagrama.

Subproceso Ad-hoc

Los subprocesos ad-hoc destacan por su orden flexible de ejecución, sin secuencia fija. Así, las tareas pueden realizarse en cualquier orden o saltarse si el proceso lo requiere.

Loop Task

Las loop tasks están diseñadas para repetirse en ciclos, parecido a un “do while” en programación. La tarea o sus actividades se ejecutan una vez y luego se evalúa la condición de salida. Si no se cumple, se repite. Al cumplirse, el proceso sigue a las siguientes actividades.

Multi-instance

Una actividad multi-instance indica que la tarea se repite para una cantidad definida de ítems, según el conteo configurado. Funciona como un ciclo for-each: la tarea se ejecuta para cada elemento de la colección y la actividad termina solo al finalizar todas las instancias. Las líneas verticales indican ejecución en paralelo; las horizontales indican que es secuencial.

Compensation

Las compensation tasks gestionan eventos de compensación en el workflow. Siempre se conectan al diagrama de proceso mediante Association, nunca usando Sequence Flow.

Compensación Combinada

Las compensation tasks pueden combinarse con loops y multi-instance. En estos casos, los marcadores se presentan juntos. Además, pueden usarse con cualquier tipo de tarea ya visto. Así, por ejemplo, una manual compensation puede repetirse hasta lograr el éxito o ejecutarse en paralelo cuando sea posible.

Gateways

Los gateways son puntos de decisión esenciales en un proceso, guiando el flujo según condiciones o events. Se representan como rombos en los diagramas BPMN y pueden ser inclusive, exclusive, parallel o complejos. También pueden trabajar según data o disparadores event.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Representado como un rombo, con o sin una “X” en su interior, el exclusive gateway dirige el flujo del proceso hacia solo una de las rutas de salida posibles.

Inclusive Gateway

Caracterizado por un rombo con un círculo dentro, el inclusive gateway permite que el flujo del proceso se divida en varias ramas al mismo tiempo. Todas las rutas iniciadas deben completarse antes de unirse en otro gateway.

Parallel Gateway

Representado por un rombo con un signo de suma (”+”) en su interior, el parallel gateway activa todas las rutas de salida a la vez al dividir el flujo. Para rutas que se unen, asegura que todas las ramas estén terminadas antes de continuar con el flujo.

Event Gateway

El event gateway se muestra como un rombo con un círculo de doble borde y un hexágono adentro, representando un punto de decisión basado en event. Este gateway dirige el workflow según el primer event o task que ocurra, como la recepción de un message u otro trigger similar.

Objetos de Conexión

Sequence Flow

Message Flow

Association

Estos elementos muestran las relaciones clave en un proceso. Distingue los tres tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow y Association.

Sequence Flow

Representa el orden en que las tareas se ejecutan. Se muestra como una línea recta con una punta de flecha. Puede indicar un camino condicional o el flujo por defecto.

Message Flow

El conector Message Flow indica comunicación entre pools o áreas de la organización (como departamentos). No se usa para conectar events o actividades dentro del mismo pool. Este conector es una línea discontinua, que inicia con un círculo y termina en una flecha abierta.

Association

Las líneas punteadas conectan actividades y artefactos, dando claridad sin cambiar la secuencia del proceso.

Pools y Swimlanes

Los Pools son componentes clave que representan a los principales grupos de participantes en un proceso, como empresas o departamentos. Las Swimlanes dentro de estos pools ayudan a organizar las actividades según roles o responsabilidades, creando lo que suele llamarse un mapa de procesos de swimlanes. Una swimlane puede incluso representar un sistema, yendo más allá de simples departamentos o funciones.

Collapsed Pool

En BPMN 2.0, un collapsed pool representa un participante o entidad externa, ocultando sus actividades y procesos internos. Un pool normalmente se refiere a un participante como una organización, departamento o sistema dentro del proceso.

• Collapsed Pool: El flujo interno de actividades dentro del pool no se muestra, solo se visualiza el contorno. Es útil cuando no hace falta detallar procesos internos, pero sí reconocer la intervención del participante.

• Caso de uso: El collapsed pool ayuda a mostrar interacciones entre varios participantes sin revelar toda la información interna de algunos.

En definitiva, el collapsed pool en BPMN 2.0 es ideal cuando el foco está en las interacciones y no en los detalles internos de cada participante.

Artefactos

Los artefactos enriquecen los diagramas BPMN al proporcionar detalles esenciales, divididos en data objects, grupos y anotaciones, mejorando así la comprensión del proceso por parte de los participantes.

Data Objects

Estos elementos son clave para definir la data clave requerida en cada actividad de un proceso. Un data store es un repositorio esencial para almacenar información, asegurando que la data se conserve después de terminar el proceso. Además, la gestión de datos se divide en Data Input y Data Output, definiendo necesidades y registrando los datos generados.

Group

Sirve para categorizar actividades lógicamente, facilitando la claridad y comprensión del diagrama sin modificar el flujo.

Text Annotation

Las text annotations aportan aclaraciones o información extra sobre partes concretas del diagrama, facilitando su comprensión.

Construcción de un Diagrama BPMN

El principio fundamental de BPMN gira en torno al concepto de un proceso. Para elaborar eficazmente un diagrama BPMN, es mejor captar inicialmente el proceso en pasos básicos y luego incorporar progresivamente detalles adicionales para desarrollar el proceso.

Aquí tienes una guía paso a paso para principiantes para construir un diagrama BPMN:

1. Identificar Pasos Esenciales: Comienza por identificar los pasos clave, junto con los puntos de inicio y fin. Por ejemplo, en un diagrama dado, cuando se realiza un pedido, se deben identificar acciones cruciales como recibir el pedido, verificar el crédito, cumplir el pedido y emitir una factura.

2. Explorar Rutas Alternativas: Luego, investiga cualquier posible ruta alternativa que pueda surgir, que lleve a diferentes resultados como la finalización del pedido. Esto implica integrar varios gateways para facilitar procesos y direcciones alternativas.

3. Implementar Pools y Swimlanes: Esta fase implica reconocer a los actores clave, departamentos y roles dentro de cada entidad, y organizar las actividades en sus respectivos pools y swimlanes para delinear claramente las responsabilidades.

4. Facilitar Comunicación de Mensajes: Introduce cualquier intercambio de mensajes necesario entre diferentes pools o dentro del mismo pool para garantizar un flujo de información fluido.

5. Agregar Artefactos y Detalles: Introduce los artefactos necesarios, incluyendo documentos y roles de actores. Desglosa tareas complejas en subprocessos.

6. Tratar Errores: Finalmente, identifica e incorpora mecanismos para gestionar cualquier potencial error que pueda ocurrir como parte del proceso.

Resumen

• Events: Indican puntos de inicio y fin del proceso o acciones significativas (por ejemplo, la realización de un pedido o un pago).
• Activities: Representan tareas específicas dentro del proceso (por ejemplo, verificar pedidos o enviar productos).
• Gateways: Puntos de decisión que dirigen el flujo del proceso según ciertos criterios (por ejemplo, la comprobación del importe de un pedido).
• Sequence Flows: Flechas que muestran el orden de las actividades.
• Data Objects: Información utilizada o generada, como los datos de clientes o los detalles de pedidos.

Al comprender estos elementos básicos y cómo interactúan entre sí, podrá crear un modelo BPMN que capture fielmente la esencia de sus procesos de negocio.

BPMN 2.0 es una herramienta transformadora para diseñar, documentar y gestionar cualquier workflow. Ofrece un enfoque de modelado visual estandarizado que mejora la comunicación, la claridad y la eficiencia operativa.

Le animamos a explorar BPMN 2.0 más a fondo para ver cómo puede beneficiar a su organización. Existen multitud de recursos en línea, incluyendo el sitio oficial de BPMN (https://www.bpmn.org/), para ayudarle a dar los primeros pasos.

ProcessMind integra el Process Mining, el diseño y la simulación para perfeccionar la gestión de procesos de negocio. Aproveche nuestro software para monitorizar, analizar y optimizar sus flujos de trabajo, impulsando grandes mejoras en eficiencia y productividad.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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Agradecimientos

Este póster fue creado en 2010 y traducido por investigadores y profesionistas de todo el mundo. Muchas gracias a las instituciones y personas que apoyaron esta iniciativa y permitieron compartir este póster contigo.

En especial, queremos agradecer a las siguientes personas e instituciones:

Autores originales: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Traducciones realizadas por las siguientes personas/organizaciones: Francés: Trisotech; Español: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Ruso: Business Process Technology Group en Hasso-Plattner-Institute; Sueco: Birger Andersson y Petia Wohed; Neerlandés: Thauris.nl; Portugués: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polaco: MGX Infoservice; Hebreo: Ofir Nimitz y Iftah Peretz; Ucraniano: Oleksandr Maistrenko y Artem Polyvyanyy; Chino: A/Prof Zhang y Ms Bai de la School of Software Engineering en Beijing Jiaotong University; Húngaro: Istvan Gerecs; Persa: Hamidreza Sarabadani.

fuente: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/