BPMN 2.0: trasforma i tuoi processi aziendali

BPMN 2.0

La guida definitiva a BPMN 2.0: tutti gli elementi, i benefici e i casi d’uso

Ti senti sopraffatto dalla complessità dei tuoi processi aziendali? Gestire molteplici compiti, monitorare vari passaggi e assicurare operazioni fluide può essere una sfida. Qui entra in gioco il Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. BPMN 2.0 è un potente strumento che ti aiuta a visualizzare, comprendere e ottimizzare la gestione dei tuoi processi aziendali. Mappando i tuoi flussi di lavoro, puoi identificare inefficienze, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza complessiva.

Cos’è BPMN 2.0?

Pensa a BPMN 2.0 come a un linguaggio universale per mappare i processi aziendali. Questo è esattamente ciò che offre. Creato e supervisionato dall’Object Management Group (OMG), presenta una notazione standardizzata per creare diagrammi di flusso chiari e semplici delle tue operazioni aziendali. Il vero vantaggio di BPMN 2.0 è la sua natura indipendente dai fornitori, permettendo a chiunque, indipendentemente dal software utilizzato, di comprendere e interpretare un diagramma BPMN 2.0.

Il nostro prodotto SaaS di process insights incorpora BPMN 2.0 per unire Process Mining, design e simulazione, migliorando il business process management. Con questo software, puoi monitorare, valutare e migliorare i tuoi workflow, portando a significativi miglioramenti in efficienza e produttività.

Perché usare BPMN 2.0?

I vantaggi dell’uso di BPMN 2.0 nel business process management sono numerosi. Ecco solo alcuni:

• Migliorata comunicazione e collaborazione: BPMN 2.0 stabilisce un linguaggio comune tra analisti aziendali, sviluppatori, manager e tutti gli stakeholder coinvolti in un processo. Ciò migliora la comunicazione e il lavoro di squadra, portando a una gestione più efficiente.
• Maggiore chiarezza del processo: Visualizzare i processi attraverso i diagrammi di BPMN 2.0 aiuta a identificare rapidamente colli di bottiglia, ridondanze e opportunità di miglioramento. Questa chiarezza consente l’ottimizzazione dei processi per la massima efficienza.
• Documentazione e analisi semplificate: I diagrammi BPMN 2.0 servono come fonte centrale di verità per i tuoi processi aziendali. Questo elimina la necessità di documentazione estesa basata su testo e semplifica l’analisi dei processi.
• Migliore efficienza e riduzione degli errori: Processi ben definiti si traducono in meno errori e maggiore efficienza. BPMN 2.0 aiuta a raggiungere questo obiettivo offrendo un quadro strutturato per la progettazione e l’implementazione dei processi.

Capire le Basi dei Diagrammi BPMN 2.0

Considera un diagramma BPMN 2.0 come il blueprint dei tuoi processi aziendali, costruito con elementi fondamentali:

BPMN utilizza queste quattro tipologie di elementi per mappare un processo:

• Flow Objects: Event, Gateway e Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow e Association
• Swimlanes: Pool e Lane
• Artifacts: Data Object, Group e Text Annotation

Scopriamo da vicino questi elementi e i loro ruoli.

Events

Gli event sono elementi chiave che avviano, modificano o completano un processo aziendale. Sono raffigurati come cerchi con un simbolo all’interno, ciascuno legato a un tipo di event specifico:

• Uno start event è rappresentato da un cerchio con bordo sottile.
• Un end event da un cerchio con bordo spesso.
• Un intermediate event da un cerchio con doppio bordo.

Start Event

Nei diagrammi BPMN puoi avere più start event. Si attivano solo quelli collegati alla modalità di avvio scelta. Ad esempio, in un processo ordine, lo start event cambia se l’ordine arriva da sito web, telefono o di persona. Lo start event corrispondente avvia il flusso.

End Event

Un end event segna la fine di un processo, dopo il completamento di tutti gli step nel diagramma. Un processo può avere vari esiti, come successo o fallimento; per questo si usano più end event per mostrare ogni possibile risultato. Ad esempio, un ordine gestito correttamente si chiude con un evento di successo, mentre dati carta errati portano a un ordine non confermato.

Questo esempio mostra i diversi risultati possibili delle categorie di end event. È importante nominare ogni end event in modo chiaro per evitare confusione.

Un intermediate event, che si trova tra start ed end, può catturare o inviare (“throw”) informazioni. Il suo ruolo si capisce dai collegamenti nel diagramma.

Nel diagramma, la ricezione di un message avvia il processo. I task successivi controllano la disponibilità di stock, poi un intermediate event invia il link di conferma dopo la verifica. Il processo va avanti solo dopo aver ricevuto la conferma, concluso dal relativo end event.

Gli intermediate event attivano vari simboli che guidano il flow degli eventi. Questi trigger includono message, timer, error, compensation, conditional flow, signal, eventi multipli, escalation e processi paralleli: ognuno rappresenta condizioni o interazioni precise.

Attività

In BPMN, le attività rappresentano i compiti specifici che devono essere completati all’interno del processo, come verificare un ordine o spedire un prodotto. Queste attività possono essere ulteriormente dettagliate per indicare azioni ripetitive come i loop.

Task

I task sono classificati in base al participant coinvolto e agli oggetti che usano, consumano o generano nel processo.

Generic Task

È il tipo di task base nel process model: puoi usarlo subito e poi trasformarlo in sottotipi specifici.

Manual Task

Sono svolti manualmente da persone e non interagiscono col process engine. Esempi: organizzare documenti, risolvere problemi fatture al telefono, attività al front-office.

User Task

Gli user task sono assegnati a utenti dal process engine che li mette in task list personali. Alla fine, serve confermare via inserimento dati o click. Sono indispensabili nei sistemi Human Workflow Management.

Esempi: revisione fatture, approvazione ferie, gestione ticket supporto.

Receive Task

I receive task modellano la ricezione di un messaggio come task specifico. Alternativa al message event (busta vuota BPMN).

Receive Task (Instantiating)

Riconoscibili da una piccola icona evento in alto a sinistra, avviano un processo e sostituiscono il message start event.

Send Task

Eseguiti dal process engine, i send task invocano web service in modo asincrono tramite message queue, per gestire task tecnici.

Script Task

Sono eseguiti direttamente dal process engine, richiedono uno script in linguaggio compatibile con il motore.

Service Task

I service task sono svolti da software applicativi in automatico nel workflow. Solitamente BPMN li prevede tramite web services, ma sono possibili anche altri sistemi. Sono centrali nell’integrazione tra sistemi in ottica Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Introdotti da BPMN 2.0, i business rule task applicano regole specifiche nel processo.

Altri Tipi di Attività

Scopri i principali tipi di attività come sub-process collassati, task multi-instance e ad-hoc per processi più chiari.

Collapsed Sub-Process

Un sub-process collassato racchiude una serie di task all’interno di un processo maggiore, per chiarezza e semplicità. Questo sub-process rappresenta un insieme di passaggi come unica entità, espansa e dettagliata in un’altra sezione del diagramma.

Ad-hoc Sub-Process

I sub-process ad-hoc si caratterizzano per un ordine di esecuzione flessibile, senza una sequenza fissata. Questa flessibilità consente ai task di essere svolti in qualsiasi ordine o anche saltati, a seconda delle esigenze del processo.

Loop Task

I loop task sono pensati per ripetersi ciclicamente, simili al ciclo “do while” nei linguaggi di programmazione. Il task o le sotto-attività vengono svolte una volta prima di verificare le condizioni di uscita. Se la condizione non è soddisfatta, l’attività si ripete. Se la condizione è rispettata, il processo prosegue con le successive.

Multi-instance

Un’attività multi-instance indica che il task si ripete per un certo numero di oggetti o elementi, secondo una quantità impostata. Le attività multi-instance funzionano come un ciclo for-each: ogni elemento della collezione viene gestito in un’istanza separata, e l’attività si conclude solo una volta completate tutte le istanze. Le linee verticali indicano che gli elementi sono gestiti in parallelo, mentre le linee orizzontali indicano una sequenza uno dopo l’altro.

Compensation

I compensation task sono progettati per gestire eventi di compensazione all’interno di un workflow. Questi task sono sempre collegati al diagramma tramite association, non tramite sequence flow.

Compensation Combined

I compensation task possono essere combinati con loop e multi-instance. In questi casi, il marker di compensazione e quello di loop o multi-instance sono affiancati. I compensation task si possono integrare con qualsiasi tipo di task precedente, permettendo scenari come un compensation task manuale che si ripete fino al successo oppure eseguito più volte in parallelo quando possibile.

Gateways

I gateway sono nodi decisionali fondamentali nei processi, che indirizzano il flusso in base a condizioni o event specifici. Nei diagrammi BPMN sono rappresentati da rombi e possono essere inclusivi, esclusivi, paralleli o complessi. Possono agire anche in base a data o event trigger.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Rappresentata come un rombo, con o senza una “X” all’interno, la Exclusive Gateway indirizza il flusso di processo verso uno solo dei percorsi d’uscita possibili.

Inclusive Gateway

Contraddistinta da un rombo con un cerchio al centro, la Inclusive Gateway permette al flusso di processo di divergere in più rami allo stesso tempo. Tutti i percorsi avviati devono essere completati prima di unirsi in una gateway successiva.

Parallel Gateway

Rappresentata da un rombo con un simbolo “+” all’interno, la Parallel Gateway attiva tutti i percorsi in uscita simultaneamente quando divide il flusso. Per i percorsi convergenti, assicura che tutti i rami in ingresso siano completati prima di proseguire con il flusso.

Event Gateway

La Event Gateway è raffigurata come un rombo con un doppio cerchio esterno e un esagono interno, rappresentando un punto decisionale basato su eventi. Questa gateway guida il workflow in base al primo evento o task che si verifica, come una ricezione di message o un trigger simile.

Oggetti di Collegamento

Sequence Flow

Message Flow

Association

Questi elementi mostrano le principali associazioni in un processo. Riconosci i tre tipi di connettori: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Rappresenta l’ordine in cui svolgere le attività, mostrato come una linea retta con una freccia in punta. Può indicare un percorso condizionato o di default.

Message Flow

Il connettore message flow rappresenta la comunicazione tra diversi pool o tra confini organizzativi, come i reparti. Non collega event o attività nello stesso pool. Il connettore è una linea tratteggiata che inizia con un cerchio e termina con una freccia aperta.

Association

Le linee puntinate collegano attività e artifact, aggiungendo chiarezza senza cambiare la sequenza del processo.

Pool e Swimlanes

Le pool sono elementi chiave che rappresentano i principali gruppi partecipanti in un processo, come aziende o reparti. Le swimlanes aiutano a suddividere le attività per ruolo o responsabilità, dando chiarezza al workflow. Una swimlane può anche rappresentare un sistema, non solo reparti o ruoli.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0, una collapsed pool rappresenta un partecipante o un’entità esterna, con processi e attività interni nascosti. Un pool indica tipicamente un participant (come una azienda, un reparto o un sistema) nel processo.

• Collapsed Pool: Il flusso interno di attività e task del pool non viene mostrato, ma solo il contorno del pool. È utile quando non è necessario mostrare le attività interne del partecipante, ma bisogna comunque segnalarne la presenza.

• Use Case: Una collapsed pool è ideale per mostrare le interazioni tra più participant senza entrare nel dettaglio dei processi interni di alcuni di essi.

In sintesi, una collapsed pool in BPMN 2.0 è utile quando vuoi concentrare l’attenzione sulle interazioni tra partecipanti invece che sulle attività interne di ciascuno.

Artefatti

Gli artefatti arricchiscono i diagrammi BPMN fornendo dettagli essenziali, suddivisi in data objects, gruppi e annotazioni, migliorando così la comprensione del processo da parte dei partecipanti.

Data Objects

Questi elementi sono fondamentali per definire i dati necessari nelle attività di processo. Un data store funziona come repository centrale per raccogliere o depositare informazioni, assicurando la conservazione dei dati anche a fine processo. La raccolta dati si divide in Data Input e Data Output, per definire i dati richiesti e documentare quelli generati.

Group

Serve a raggruppare logicamente le attività, migliorando la chiarezza e la leggibilità del diagramma senza influire sul flusso.

Text Annotation

Le text annotation forniscono dettagli aggiuntivi o spiegazioni su parti specifiche del diagramma, facilitando la comprensione.

Creare un Diagramma BPMN

Il principio fondamentale del BPMN ruota attorno al concetto di processo. Per redigere efficacemente un diagramma BPMN, è meglio comprendere inizialmente il processo nei passaggi di base e poi incorporare progressivamente dettagli aggiuntivi per svilupparlo.

Ecco una guida passo-passo, adatta ai principianti, per creare un diagramma BPMN:

1. Identifica i Passaggi Essenziali: Inizia individuando i passaggi principali, insieme ai punti di inizio e fine. Ad esempio, in un dato diagramma, quando viene effettuato un ordine, azioni cruciali come ricevere l’ordine, verificare il credito, evadere l’ordine e emettere una fattura dovrebbero essere identificate.

2. Esplora Percorsi Alternativi: Successivamente, indaga su eventuali percorsi alternativi che potrebbero sorgere, portando a risultati diversi come il completamento dell’ordine. Ciò comporta l’integrazione di vari gateway per facilitare processi e direzioni alternativi.

3. Implementa Pool e Corsie: Questa fase comporta il riconoscimento dei principali stakeholder, dipartimenti e ruoli all’interno di ciascun ente, e l’organizzazione delle attività nei rispettivi pool e corsie per delineare chiaramente le responsabilità.

4. Facilita la Comunicazione di Messaggi: Introduci eventuali scambi di messaggi necessari tra pool diversi o all’interno dello stesso pool per garantire un flusso di informazioni fluido.

5. Aggiungi Artefatti e Dettagli: Introduci artefatti necessari, compresi documenti e ruoli degli attori. Sviscera compiti complessi in sottoprocessi.

6. Gestisci gli Errori: Infine, identifica e incorpora meccanismi per gestire eventuali errori potenziali che potrebbero verificarsi nel processo.

Sintesi

• Events: Indicano l’inizio, la fine o azioni importanti nel processo (es. inserimento ordine, ricevuta pagamento).
• Activities: Rappresentano task specifici del processo (es. verifica ordine, spedizione prodotti).
• Gateways: Decision point che guidano il flow in base a criteri (es. controllo importo ordine).
• Sequence Flows: Frecce che mostrano l’ordine delle attività.
• Data Objects: Informazioni usate o prodotte, come dati cliente o dettagli ordine.

Capendo questi elementi chiave e le loro interazioni, puoi disegnare diagrammi BPMN 2.0 efficaci e chiari per i tuoi processi aziendali.

BPMN 2.0 è un tool essenziale per organizzare i processi aziendali. Offre standardizzazione, chiarezza e comunicazione più efficace.

Scopri tutti i vantaggi di BPMN 2.0 per la tua azienda: online trovi risorse come il sito ufficiale BPMN (https://www.bpmn.org/).

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BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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