Como o BPMN 2.0 Transforma Processos de Negócio

BPMN 2.0

O guia definitivo para BPMN 2.0: todos os elementos, benefícios e casos de uso

Sentindo-se sobrecarregado pela complexidade dos seus processos de negócios? Gerenciar múltiplas tarefas, acompanhar diversas etapas e garantir operações sem falhas pode ser desafiador. É aí que entra o Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. O BPMN 2.0 é uma poderosa ferramenta que ajuda a visualizar, entender e otimizar a gestão de processos de negócios. Ao mapear seus workflows, é possível identificar ineficiências, otimizar processos e melhorar a eficiência geral.

O que é BPMN 2.0?

Pense no BPMN 2.0 como uma linguagem universal para o mapeamento de processos de negócio. É exatamente isso que ele oferece. Criado e mantido pelo Object Management Group (OMG), ele estabelece uma notação padronizada para a criação de diagramas claros e objetivos das suas operações. A grande vantagem do BPMN 2.0 é ser independente de fornecedor, permitindo que qualquer pessoa — independentemente do software que utilize — consiga entender e interpretar um diagrama BPMN 2.0.

Nosso produto SaaS de insights de processos incorpora o BPMN 2.0 para unir Process Mining, design e simulação, elevando a gestão de processos de negócio. Com este software, você pode monitorar, avaliar e aprimorar seus workflows, gerando ganhos significativos em eficiência e produtividade.

Por que Usar BPMN 2.0?

Os benefícios de usar BPMN 2.0 na gestão de processos de negócio são muitos. Aqui estão apenas alguns:

• Melhora na Comunicação e Colaboração: BPMN 2.0 estabelece uma linguagem comum entre analistas de negócios, desenvolvedores, gerentes e todos os stakeholders envolvidos em um processo. Isso melhora a comunicação e o trabalho em equipe, levando a uma gestão mais eficiente.
• Maior Clareza dos Processos: Visualizar processos através de diagramas BPMN 2.0 ajuda a identificar rapidamente gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Essa clareza possibilita a optimização dos processos para máxima eficiência.
• Documentação e Análise Simplificadas: Diagramas BPMN 2.0 servem como uma fonte central da verdade para seus processos empresariais. Isso elimina a necessidade de documentação extensa e simplifica a análise de processos.
• Maior Eficiência e Menos Erros: Processos bem definidos resultam em menos erros e maior eficiência. BPMN 2.0 ajuda a alcançar isso ao oferecer uma estrutura para o design e implementação de processos.

Entenda os Elementos Básicos dos Diagramas BPMN 2.0

Um diagrama BPMN 2.0 é o seu mapa visual do processo de negócio, construído com componentes essenciais:

BPMN utiliza quatro tipos de elementos para mapear processos de negócio:

• Flow Objects: Events, Gateways e Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow e Associations
• Swimlanes: Pools e Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups e Annotations

Veja a seguir cada elemento e sua função.

Events

Events são gatilhos importantes que iniciam, alteram ou terminam um processo de negócio. Eles aparecem como círculos com símbolos dentro, e cada símbolo representa um tipo específico de event:

• Um start event aparece como um círculo de borda fina.
• Um end event aparece como um círculo de borda grossa.
• Um intermediate event aparece como um círculo de borda dupla.

Start Event

Diagramas BPMN podem ter vários start events. Só ativam os eventos ligados ao start event certo. Por exemplo, um processo de pedido pode depender do canal de entrada — website, telefone ou presencial. O start event correspondente inicia o processo.

End Event

Um End Event marca a conclusão do processo, ocorrendo após a finalização de todas as etapas do diagrama. Os processos podem gerar diversos resultados, como sucesso ou falha; assim, múltiplos End Events podem ser usados para ilustrar essas variações. Por exemplo, um pedido processado com sucesso termina com um Event de sucesso, enquanto dados de cartão incorretos que causam uma falha na transação resultam em um pedido malsucedido.

Este exemplo ilustra os diversos resultados possíveis dentro das categorias de End Event. Quando houver múltiplos End Events, é necessário nomeá-los de forma distinta para evitar confusão.

Intermediate Event

Posicionado entre os pontos de início e fim, um Intermediate Event captura ou envia (“throws”) informações. Sua função, seja para capturar ou enviar, pode ser identificada ao observar os elementos de conexão do diagrama.

No diagrama, o recebimento de uma Message inicia o processo. As Tasks seguintes verificam o estoque dos itens, seguidas pelo envio de um Link de confirmação via Intermediate Event assim que a disponibilidade é confirmada. O processamento do pedido só avança após o recebimento do Link de confirmação, culminando na conclusão do pedido (End Event).

Intermediate Events acionam diversos símbolos que influenciam o fluxo. Esses gatilhos incluem Message, Timer, Error, Compensation, fluxos do tipo Conditional, Signal, múltiplos Events, Escalation e processos Parallel, cada um representando interações ou condições específicas.

Atividades

No BPMN, as atividades representam as tarefas específicas que precisam ser concluídas dentro do processo, como verificar um pedido ou enviar um produto. Estas atividades podem ser detalhadas para indicar ações repetitivas como loops.

Tasks

As tasks são classificadas conforme o envolvimento dos participantes e os objetos que utilizam, consomem ou geram no processo.

Generic Task

Uma tarefa básica do modelo, criada rapidamente e depois detalhada em subtipos específicos.

Manual Task

Realizada por pessoas, sem ligação direta com o engine do processo. Exemplos: organizar papéis, resolver pendências por telefone, atendimento ao cliente no balcão.

User Task

Executada por usuários específicos e atribuída pelo engine do processo, entrando na fila de tarefas para execução e confirmação, geralmente via preenchimento de dados ou clique em botão. Essencial no Human Workflow Management.

Exemplos: analisar faturas, aprovar férias, tratar tickets de suporte.

Receive Task

Modela o recebimento de mensagens como tarefa separada. Alternativa ao evento de mensagem (envelope vazio no BPMN 2.0).

Receive Task (Instantiating)

Indicada por ícone de evento no canto superior esquerdo, inicia processos substituindo eventos de início por mensagem.

Send Task

Executada pelo engine de processos, invoca web services de forma assíncrona via message queues para tarefas técnicas.

Script Task

Executada diretamente pelo engine e programada em linguagem que ele interpreta.

Service Task

Refere-se a operações realizadas por softwares e executadas de forma automática, geralmente via web services. Papel fundamental na integração orientada por processo e alinhada a Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Introduzidas no BPMN 2.0, aplicam regras de negócio automaticamente no processo.

Outros Tipos de Atividades

Conheça atividades essenciais como sub-processos colapsados, tarefas multi-instance e sub-tarefas ad-hoc para deixar os fluxos mais claros e eficientes.

Collapsed Sub-Process

O sub-processo colapsado reúne diversas tarefas dentro de um processo maior, trazendo simplicidade e clareza. Ele representa essas etapas como um só bloco e pode ser detalhado em outro ponto do diagrama, se preciso.

Ad-hoc Sub-Process

O sub-processo ad-hoc tem execução flexível, sem sequência rígida. Suas tarefas podem ser feitas em qualquer ordem, ou até puladas, conforme a necessidade.

Loop Task

As loop tasks servem para repetição em ciclo, como um “do while” em programação. A tarefa é executada pelo menos uma vez, e se a condição não for atingida, ela se repete até o critério ser cumprido, então o fluxo segue.

Multi-instance

Uma atividade multi-instance indica que a tarefa se repete conforme o número definido de itens. Funciona como um for-each, rodando a tarefa para cada item. Cada item é executado em sua instância, e só termina após todos serem finalizados. Linhas verticais mostram execução em paralelo, já as horizontais significam execução em sequência.

Compensation

Tarefas de compensation são usadas para tratar eventos específicos no workflow. Elas sempre se conectam ao diagrama por Association, e não por Sequence Flow.

Compensation Combined

Tarefas de compensation podem ser usadas junto com loops e multi-instance, ficando com marcadores lado a lado. Isso permite cenários como uma compensation manual repetida até dar certo ou rodando em paralelo, conforme o caso.

Gateways

Gateways são pontos de decisão essenciais em um processo, direcionando o fluxo conforme condições ou events. Eles são representados por losangos nos diagramas BPMN e podem ser inclusivos, exclusivos, paralelos ou complexos. Podem atuar com base em dados ou triggers de event.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Representado por um losango, com ou sem um “X” no centro, o exclusive gateway direciona o fluxo do processo para apenas um dos caminhos de saída possíveis.

Inclusive Gateway

Caracterizado por um losango com um círculo dentro, o inclusive gateway permite que o fluxo se divida em vários caminhos ao mesmo tempo. Todos os caminhos iniciados precisam ser concluídos antes de se unirem no próximo gateway.

Parallel Gateway

Representado por um losango com um sinal de “+” ao centro, o parallel gateway ativa todos os caminhos de saída de uma só vez ao dividir o fluxo. Para junções, garante que todos os ramos estejam concluídos antes do processo seguir adiante.

Event Gateway

O event gateway é mostrado como um losango com círculo duplo e um hexágono ao centro, representando ponto de decisão baseado em event. Esse gateway direciona o workflow de acordo com o primeiro event ou tarefa que ocorrer, como o recebimento de uma message ou outro gatilho parecido.

Objetos de Conexão

Sequence Flow

Message Flow

Association

Esses elementos mostram as conexões essenciais em um processo. Identifique os três tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Representa a ordem que as tarefas devem ser executadas, mostrado como uma linha reta com uma seta. Pode indicar um caminho condicional ou padrão.

Message Flow

O Message Flow mostra a comunicação entre pools diferentes ou entre áreas, como departamentos. Não deve ser usado para ligar eventos ou atividades no mesmo pool. Esse conector é uma linha tracejada, começa com um círculo e termina com uma seta aberta.

Association

Linhas pontilhadas indicam ligações entre atividades e artefatos, trazendo clareza sem mudar a sequência do processo.

Pools e Swimlanes

Pools são componentes fundamentais que representam os principais grupos de participantes em um processo, como empresas ou departamentos. As Swimlanes (raias) dentro desses Pools ajudam a organizar as atividades com base em funções ou responsabilidades, criando o que costumamos chamar de mapa de processos de raias. Uma Swimlane pode representar inclusive um sistema, indo além de simples departamentos ou cargos.

Collapsed Pool

No BPMN 2.0, um collapsed pool representa um participante externo ou entidade, mantendo ocultos seus processos e atividades internos. Pool normalmente identifica participantes como organização, departamento ou sistema no processo.

• Collapsed Pool: O fluxo interno deste pool não aparece, mostra-se apenas o contorno. Isso é útil quando não é necessário exibir detalhes internos, mas o envolvimento precisa ser reconhecido.

• Uso prático: Ajuda a mostrar interações entre vários participantes, sem necessidade de detalhar processos internos para todos no diagrama.

Ou seja, collapsed pool no BPMN 2.0 é ideal quando o foco está nas interações entre participantes, e não nas tarefas internas de cada um.

Artefatos

Artefatos enriquecem diagramas BPMN fornecendo detalhes essenciais, divididos em objetos de dados, grupos e anotações, assim ampliando a compreensão do processo pelos participantes.

Data Objects

Esses elementos são essenciais para definir os dados utilizados numa atividade do processo. O data store funciona como repositório para armazenar ou acessar informações, garantindo que os dados sejam preservados até o fim do processo. O detalhamento ocorre por meio de Data Input (dados para a atividade) e Data Output (dados gerados na execução).

Group

Agrupa atividades de modo lógico, dando mais clareza ao diagrama sem alterar o fluxo do processo.

Text Annotation

Anotações de texto explicam partes específicas do diagrama, facilitando o entendimento dos componentes.

Construindo um Diagrama BPMN

O princípio fundamental do BPMN gira em torno do conceito de um processo. Para elaborar efetivamente um diagrama BPMN, é melhor compreender inicialmente o processo em etapas básicas e, em seguida, incorporar progressivamente detalhes adicionais para complementar o processo.

Aqui está um guia passo a passo, amigável para iniciantes, para construir um diagrama BPMN:

1. Identificar Etapas Essenciais: Comece identificando as etapas principais, junto com os pontos de início e término. Por exemplo, em um dado diagrama, quando um pedido é feito, ações cruciais como receber o pedido, verificar crédito, atender o pedido e emitir uma fatura devem ser identificadas.

2. Explorar Caminhos Alternativos: Em seguida, investigar quaisquer rotas alternativas potenciais que possam surgir, levando a diferentes resultados como a conclusão do pedido. Isso envolve a integração de vários gateways para facilitar processos e direções alternativas.

3. Implementar Pools e Swimlanes: Esta fase envolve o reconhecimento dos principais envolvidos, departamentos e funções dentro de cada entidade, organizando as atividades em respectivos pools e swimlanes para delinear claramente as responsabilidades.

4. Facilitar Comunicação de Mensagens: Introduzir quaisquer trocas de mensagens necessárias entre diferentes pools ou dentro do mesmo pool para garantir um fluxo de informação suave.

5. Adicionar Artefatos e Detalhes: Introduzir artefatos necessários, incluindo documentos e papéis de atores. Descompactar tarefas complexas em subprocessos.

6. Lidar com Erros: Finalmente, identificar e incorporar mecanismos para gerenciar qualquer erro potencial que possa ocorrer como parte do processo.

Resumo

• Event: Indicam os pontos de início e fim do processo ou ações significativas (ex: a realização de um pedido ou o recebimento de um pagamento).
• Atividades: Representam tarefas específicas dentro do processo (ex: verificação de pedidos, envio de produtos).
• Gateway: Pontos de decisão que direcionam o fluxo do processo com base em critérios (ex: verificação do valor do pedido).
• Sequence Flow: Setas que mostram a ordem das atividades.
• Data Object: Informações utilizadas ou geradas, como dados de clientes ou detalhes do pedido.

Ao compreender esses elementos fundamentais e como eles interagem entre si, você pode criar um modelo BPMN que capture com precisão a essência dos seus processos de negócio.

O BPMN 2.0 é uma ferramenta transformadora para desenhar, documentar e gerenciar qualquer workflow BPMN. Ele oferece uma abordagem de modelagem visual padronizada que melhora a comunicação, a clareza e a eficiência operacional.

Incentivamos você a explorar mais o BPMN 2.0 e ver como ele pode beneficiar sua organização. Existem diversos recursos disponíveis online, incluindo o site oficial do BPMN (https://www.bpmn.org/), para ajudar você a dar os primeiros passos.

A ProcessMind integra Process Mining, design e simulação para refinar a gestão de processos de negócio. Aproveite nosso software para monitorar, analisar e otimizar workflows, impulsionando aumentos reais de eficiência e produtividade.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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Agradecimentos

Este poster foi criado em 2010 e traduzido por pesquisadores e profissionais do mundo todo. Agradecemos muito às instituições e pessoas que apoiaram esta iniciativa e tornaram possível compartilhar este poster com você.

Agradecemos especialmente às seguintes pessoas e instituições:

Autores originais: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Traduções feitas pelas seguintes pessoas/organizações: Francês: Trisotech; Espanhol: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russo: Business Process Technology Group do Hasso-Plattner-Institute; Sueco: Birger Andersson e Petia Wohed; Holandês: Thauris.nl; Português: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polonês: MGX Infoservice; Hebraico: Ofir Nimitz e Iftah Peretz; Ucraniano: Oleksandr Maistrenko e Artem Polyvyanyy; Chinês: A/Prof Zhang e Ms Bai da School of Software Engineering da Beijing Jiaotong University; Húngaro: Istvan Gerecs; Persa: Hamidreza Sarabadani.

fonte: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/