Was ist Process Modeling und warum ist es wichtig?

Was ist Process Modeling?

Process Modeling ist ein visuelles Tool, das zeigt, wie Aufgaben erledigt werden – von der ersten Aktion bis zum Ergebnis. Auch als Flowchart oder Workflow-Diagramm bekannt, hilft es Unternehmen, Verbesserungspotenziale zu entdecken. In diesem Leitfaden erfährst du alles zu MAPs, wichtigsten Typen und Vorteilen sowie Best Practices für erfolgreiches Process Modeling. Zum Schluss vergleichen wir Process Modeling und Process Mining und stellen vor, wie du beide Methoden für eine fundierte Prozessanalyse und kontinuierliche Verbesserung kombinierst.

Business Process Modeling (BPM)

1921 stellte Frank Gilbreth auf der ASME-Konferenz seine Präsentation „Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“ vor. Daraus entstand das heutige Business Process Modeling (BPM), das seit den 1990er Jahren in Unternehmen stark an Bedeutung gewonnen hat.

Arten von Prozesskarten

Es gibt mehrere Arten von Prozesskarten, die jeweils für einen bestimmten Zweck entworfen sind. Die Wahl der Prozesskarte hängt von der Komplexität des Prozesses, dem erforderlichen Detailgrad und dem beabsichtigten Publikum ab. Hier sind einige gängige Arten von Prozesskarten:

1. Flowchart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Schritte eines Prozesses nacheinander mit Symbolen für Inputs, Outputs und Entscheidungen. Einsatzbereiche: Kontinuierliche Verbesserung, Informationsaustausch, Integrationsprojekte.

2. BPMN 2.0 Diagram [Wiki]

Beschreibung: Verwendet standardisierte Symbole zur detaillierten Abbildung von Geschäftsprozessen. Einsatzbereiche: Business Process Management, Software-Entwicklung, Systems Engineering.

Das ist der Standard von ProcessMind. Mehr dazu im ultimativen BPMN 2.0 Guide .

3. Value Stream Map [Wiki]

Beschreibung: Verknüpft Arbeit mit dem Kundennutzen und zeigt Schritte von der Idee oder dem Rohmaterial bis zum Kunden. Einsatzbereiche: Lean Management, Produktion, kontinuierliche Verbesserung.

4. SIPOC Diagram [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden für zentrale Prozesse. Einsatzbereiche: Projektumfang festlegen, Prozesse mit vielen Stakeholdern.

5. Swimlane Diagram [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die nötigen Schritte eines Prozesses über mehrere Bereiche, jede Lane steht für einen Funktionsbereich. Einsatzbereiche: Sprint-Planung, abteilungsübergreifende Prozesse.

Swimlanes gibt es auch in BPMN 2.0 Diagrammen als Participants und Lanes. Mehr dazu: Was ist BPMN 2.0?

6. Gantt Chart [Wiki]

Beschreibung: Verdeutlicht Projektzeitpläne mit Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten. Einsatzbereiche: Projektmanagement, Terminplanung.

7. PERT Chart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Aufgaben eines Projekts inklusive Dauer und Abhängigkeiten. Einsatzbereiche: Projektplanung, Zeitmanagement.

8. Cause and Effect Diagram (Fishbone) [Wiki]

Beschreibung: Zeigt mögliche Ursachen eines Problems, sortiert nach Kategorien. Einsatzbereiche: Root Cause Analysis, Problemlösung.

9. Workflow Diagram [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert den Ablauf von Tasks und Aktivitäten im Prozess. Einsatzbereiche: Workflow Optimisation, Prozessverbesserung.

10. Mind Map [Wiki]

Beschreibung: Stellt Ideen und Konzepte um ein zentrales Thema dar. Einsatzbereiche: Brainstorming, Ideengenerierung.

11. Organizational Chart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Struktur, Rollen und Beziehungen im Unternehmen. Einsatzbereiche: Organisationsplanung, HR-Management.

12. Decision Tree [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Entscheidungspunkte und mögliche Ergebnisse. Einsatzbereiche: Entscheidungsfindung, Risikoanalyse.

Der ultimative Leitfaden: Process Map erstellen & nutzen

Process Modeling bietet einen strukturierten Ansatz, um Prozesse vom Start bis zum Ergebnis übersichtlich darzustellen. Dabei werden Arbeitsschritte, Inputs, Outputs und Entscheidungspunkte identifiziert und verständlich visualisiert. So entsteht deine optimale Process Map – Schritt für Schritt:

Nutze diese Liste flexibel: Passe sie auf deine Anforderungen an, bleibe klar bei deinen Zielen und offen für Feedback. Process Modeling ist ein Tool für kontinuierliche Verbesserung und nachhaltigen Erfolg.

Die größten Fehler im Process Modeling – und wie du sie vermeidest

Process Modeling ist ein effektives Tool, um Geschäftsprozesse sichtbar zu machen und zu verbessern. Es gibt jedoch typische Fehler, die die Wirksamkeit von MAPs einschränken können. Das sind die Top-Stolperfallen, die du vermeiden solltest:

1. MAP nicht überladen
   Unnötige Details weglassen – das erhöht Übersicht und Verständlichkeit.

2. Alle wichtigen Stakeholder einbinden
   Alle relevanten Teammitglieder und Stakeholder ins Process Modeling einbeziehen – nur so bleibt nichts Wesentliches außen vor.

3. Feedback einholen
   Rückmeldungen von Stakeholdern aufnehmen – sonst kann die MAP unvollständig oder fehlerhaft werden.

4. Symbole einheitlich nutzen
   Immer die gleichen Symbole für gleiche Elemente auswählen, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Validierung durchführen
   Die Process Map immer gemeinsam prüfen und validieren, bevor sie eingesetzt wird.

6. Keine Annahmen treffen
   Nicht davon ausgehen, alles zu wissen – Input von denen holen, die die Aufgaben ausführen.

7. MAP aktuell halten
   Bei Änderungen die Process Map zeitnah aktualisieren, sonst verliert sie an Wert.

8. Wichtige Details nicht auslassen
   Alle entscheidenden Schritte und Entscheidungspunkte aufnehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

9. Team schulen
   Teammitglieder trainieren, damit sie MAPs richtig lesen und anwenden.

10. MAP nicht isoliert erstellen
    Immer im Team arbeiten – so wird der Prozess vollständig erfasst.

Process Modeling vs Process Mining

Schauen wir uns die Unterschiede zwischen Process Modeling und Process Mining an. Beide Methoden sind für das Verständnis und die Verbesserung von Geschäftsprozessen entscheidend, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele und Methoden.

Hier die Definitionen von Process Modeling und Process Mining:

Process Modeling

Process Modeling ist ein Visualisierungstool, das zeigt, wie Arbeitsschritte ablaufen und zum Endergebnis führen. Es unterstützt Unternehmen dabei, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Process Maps helfen, wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, Workflows zu visualisieren und Engpässe oder Ineffizienzen sichtbar zu machen. So können Teams Inputs, Entscheidungspunkte und Prozessschritte besser koordinieren und verständlich dokumentieren. Process Modeling ist eine praktische Methode, um Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln und wird oft für Projekte im Bereich Continuous Improvement genutzt.

Prozess Mining

Process Mining ist eine Methode zur Analyse und Überwachung von Geschäftsprozessen basierend auf Event-Logs. Es beinhaltet das Extrahieren von Wissen aus Event-Logs, die in den heutigen Informationssystemen leicht verfügbar sind, um die tatsächlichen Prozesse wie sie ausgeführt werden, zu visualisieren und zu analysieren. Process Mining liefert Einblicke in die tatsächliche Leistung von Prozessen, deckt Abweichungen vom beabsichtigten Prozessfluss auf, identifiziert Engpässe und hebt Bereiche hervor, die verbessert werden müssen. Es verwendet datenbasierte Techniken, um ein detailliertes und genaues Bild davon zu schaffen, wie Prozesse in der Realität ablaufen.

Zentrale Unterschiede

Wie Process Modeling das Process Mining unterstützt

Process Modeling gibt dem Process Mining durch ein strukturiertes Framework klare Orientierung. So hilft Process Modeling gezielt beim Process Mining:

1. Scope festlegen: Process Maps helfen, den Scope von Process Mining zu definieren. Sie zeigen die wichtigsten Prozesse und Aktivitäten, die analysiert werden sollen. Dadurch bleibt die Analyse fokussiert und relevant.

2. Zentrale Kennzahlen bestimmen: Process Maps helfen, die wichtigsten KPIs und Performance-Indikatoren festzulegen, die im Process Mining überwacht werden. So ist die Analyse auf die Ziele Ihrer Organisation abgestimmt.

3. Kontext liefern: Process Maps geben Kontext zu Ihren Daten im Process Mining. Sie helfen, Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten und dem gesamten Prozessflow besser zu verstehen. Dadurch werden die Analysen greifbarer und relevanter.

4. Kommunikation erleichtern: Process Maps unterstützen den Austausch zwischen Data Analysts und Process Ownern durch die visuelle Darstellung der Prozesse. So stellen Sie sicher, dass Analysen und Erwartungen übereinstimmen.

5. Verbesserungsinitiativen unterstützen: Process Maps dienen als Basis für Vergleich und Weiterentwicklung. Die Erkenntnisse aus dem Process Mining können genutzt werden, um die Maps aktuell und praxisnah zu halten – für mehr Wirkung.

Das Beste aus beiden Welten: Process Modeling & Process Mining kombinieren

Die Kombination aus Process Modeling und Process Mining liefert einen ganzheitlichen Ansatz für Prozessanalyse und -optimierung. Diese Methode sorgt für mehr Genauigkeit: Ihre Process Maps spiegeln echte Prozesse wider und sind damit zuverlässiger – das unterstützt bessere Entscheidungen. Die Verbindung von visuellen Darstellungen und datengetriebenen Insights ermöglicht eine ausführliche Analyse und ein umfassendes Prozessverständnis sowie die Erkennung von Verbesserungspotenzialen.

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Kommunikation, da sowohl visuelle als auch datengetriebene Insights die Abstimmung aller Beteiligten fördern. Auch die kontinuierliche Verbesserung wird unterstützt: Sie erhalten Echtzeit-Insights zur Prozess-Performance und können Maps stetig anpassen. So bleiben Ihre Prozesse optimal und sind auf Unternehmensziele ausgerichtet.

Informed Decision-Making wird enorm gestärkt, weil Sie Prozesse ganzheitlich kennen und auf verlässlichen Daten basieren. Fazit: Process Modeling und Process Mining ergänzen sich perfekt und bilden zusammen eine starke Basis für Analyse und Verbesserung. Das steigert Effizienz, Kommunikation und die Ausrichtung am Unternehmensziel.

Weitere Infos zu Process Mining und Process Modeling finden Sie auf ProcessMind.