Was ist Process Mapping? Und warum ist es wichtig?

Was ist Process Mapping?

Process Mapping ist ein visuelles Tool, das zeigt, wie Arbeit erledigt wird, indem es eine Reihe von Ereignissen darstellt, die zu einem Endergebnis führen. Auch bekannt als Flussdiagramm oder Workflow-Diagramm, hilft es Unternehmen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Dieser Leitfaden behandelt Prozesskarten, deren Arten und Vorteile, und bietet Best Practices für die Nutzung von Process Mapping in Ihrem Unternehmen. Schließlich vergleichen wir Process Mapping und Process Mining und wie sie für einen umfassenden Ansatz zur Prozessanalyse und Verbesserung kombiniert werden können.

Business Process Modeling (BPM)

Eingeführt von Frank Gilbreth im Jahr 1921 vor Mitgliedern der ASME als Präsentation „Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“, hat sich das Process Mapping zum Business Process Modeling (BPM) entwickelt, das in den 1990er Jahren populär wurde.

Arten von Prozesskarten

Es gibt mehrere Arten von Prozesskarten, die jeweils für einen bestimmten Zweck entworfen sind. Die Wahl der Prozesskarte hängt von der Komplexität des Prozesses, dem erforderlichen Detailgrad und dem beabsichtigten Publikum ab. Hier sind einige gängige Arten von Prozesskarten:

1. Flussdiagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Schritte innerhalb eines Prozesses der Reihe nach und verwendet Mapping-Symbole zur Identifizierung von Eingaben, Ausgaben und Entscheidungspunkten.
Anwendungsfälle: Kontinuierliche Verbesserung, Informationsweitergabe, Integrationsprojekte.

2. BPMN 2.0 Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Nutzt standardisierte Symbole zur detaillierten Modellierung von Geschäftsprozessen.
Anwendungsfälle: Business Process Management, Softwareentwicklung, Systemtechnik.

Dies ist der von ProcessMind übernommene Standard. Siehe Was ist BPMN 2.0? für den ultimativen Leitfaden zu BPMN 2.0.

3. Wertstromkarte [Wiki]

Beschreibung: Verbindet die Arbeit mit dem Wert, den sie dem Kunden liefert, und zeigt die Schritte von Rohmaterial oder Idee bis zum Kunden.
Anwendungsfälle: Lean-Praktiken, Fertigung, kontinuierliche Verbesserung.

4. SIPOC Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ausgaben und Kunden für wesentliche Prozesselemente.
Anwendungsfälle: Projektumfang festlegen, Prozesse mit mehreren Beteiligten.

5. Swimlane Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die notwendigen Schritte in einem Prozess, der mehrere Funktionsbereiche umfasst, wobei jede Bahn sich auf einen bestimmten Bereich konzentriert.
Anwendungsfälle: Sprint-Planung, bereichsübergreifende Prozesse.

Swimlanes sind auch in BPMN 2.0 Diagrammen als Participants und Lanes verfügbar. Siehe Was ist BPMN 2.0? für mehr Informationen.

6. Gantt-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Projektpläne, zeigt Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten.
Anwendungsfälle: Projektmanagement, Terminplanung.

7. PERT-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Aufgaben in einem Projekt, deren Dauer und Abhängigkeiten.
Anwendungsfälle: Projektplanung, Zeitmanagement.

8. Ursache-Wirkungs-Diagramm (Fishbone) [Wiki]

Beschreibung: Identifiziert potenzielle Ursachen eines Problems und kategorisiert diese in Zweige.
Anwendungsfälle: Fehlerursachenanalyse, Problemlösung.

9. Workflow-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert den Ablauf von Aufgaben und Aktivitäten in einem Prozess.
Anwendungsfälle: Workflow-Optimierung, Prozessverbesserung.

10. Mind Map [Wiki]

Beschreibung: Stellt Ideen und Konzepte um ein zentrales Thema dar.
Anwendungsfälle: Brainstorming, Ideenentwicklung.

11. Organigramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Struktur einer Organisation, einschließlich Rollen und Beziehungen.
Anwendungsfälle: Organisationsplanung, Personalmanagement.

12. Entscheidungsbaum [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Entscheidungspunkte und mögliche Ergebnisse.
Anwendungsfälle: Entscheidungsfindung, Risikoanalyse.

Der ultimative Prozess zur Erstellung und Nutzung einer Prozesskarte

Process Mapping ist ein systematischer Ansatz zur Visualisierung eines Prozesses von Anfang bis Ende. Es umfasst die Identifikation der Schritte, Eingaben, Ausgaben und Entscheidungspunkte in einem Prozess und deren klare und prägnante Darstellung. Hier ist der ultimative Prozess zur Erstellung und Nutzung einer Prozesskarte:

Dies ist eine umfassende Liste. Wenden Sie sich daher an, was am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Seien Sie sich Ihrer Ziele klar und offen für Feedback. Denken Sie daran, Process Mapping ist ein Tool zur kontinuierlichen Verbesserung, das Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen und erfolgreich zu sein.

Die häufigsten Fehler im Process Mapping

Process Mapping ist ein kraftvolles Werkzeug zur Visualisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es gibt jedoch häufige Fehler, die die Effektivität von Prozesskarten beeinträchtigen können. Hier sind die häufigsten Fehler, die beim Process Mapping vermieden werden sollten:

1. Vermeiden Sie Überkomplizierung der Karte
   Nehmen Sie keine unnötigen Details auf, die die Karte verwirrend und schwer nachvollziehbar machen können.

2. Schließen Sie wichtige Stakeholder nicht aus
   Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Teammitglieder und Stakeholder in das Process Mapping einbezogen werden, um keine kritischen Informationen zu verpassen.

3. Ignorieren Sie kein Feedback
   Das Nichteinbeziehen von Feedback von Stakeholdern kann zu einer ungenauen oder unvollständigen Prozesskarte führen.

4. Vermeiden Sie inkonsistente Symbole
   Verwenden verschiedener Symbole für dieselben Elemente kann zu Verwirrung und Missinterpretation führen.

5. Überspringen Sie keinen Validierungsschritt
   Überprüfen und validieren Sie die Prozesskarte immer mit Stakeholdern, um Genauigkeit und Vollständigkeit vor der Implementierung zu gewährleisten.

6. Vermeiden Sie Annahmen
   Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie alle Schritte kennen; sammeln Sie Input von denen, die die Aufgaben ausführen.

7. Vernachlässigen Sie keine Updates
   Wenn die Prozesskarte nicht aktualisiert wird, wenn sich Prozesse ändern, kann sie obsolet werden.

8. Vermeiden Sie fehlende Details
   Lassen Sie keine kritischen Schritte oder Entscheidungspunkte aus, da dies zu Missverständnissen führen kann.

9. Übersehen Sie kein Training
   Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder geschult sind, wie man die Prozesskarte liest und effektiv nutzt.

10. Vermeiden Sie isolierte Erstellung
    Erstellen Sie die Prozesskarte nicht isoliert; Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur genauen Erfassung des gesamten Prozesses.

Process Mapping vs Process Mining

Lassen Sie uns nun die Unterschiede zwischen Process Mapping und Process Mining untersuchen. Beide sind entscheidend für das Verständnis und die Verbesserung von Geschäftsprozessen, haben jedoch unterschiedliche Zwecke und nutzen unterschiedliche Techniken.

Zunächst definieren wir Process Mapping und Process Mining:

Prozessabbildung

Die Prozessabbildung ist ein visuelles Werkzeug, das veranschaulicht, wie Arbeit erledigt wird, indem es eine Reihe von Ereignissen zeigt, die zu einem Endergebnis führen. Es wird häufig verwendet, um Verbesserungspotenziale innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu identifizieren. Prozesskarten helfen, sich wiederholende Aufgaben zu standardisieren, Workflows zu visualisieren und die Produktivität zu steigern, indem Engpässe und Ineffizienzen erkannt werden. Sie ermöglichen es Teams, Inputs und Entscheidungspunkte zu koordinieren und die Schritte und Abhängigkeiten in einem Prozess von Anfang bis Ende zu kommunizieren. Die Prozessabbildung ist ein praktischer Weg, um jeden Geschäftsprozess zu verfeinern und wird häufig in kontinuierlichen Verbesserungsprojekten eingesetzt.

Prozess Mining

Process Mining ist eine Methode zur Analyse und Überwachung von Geschäftsprozessen basierend auf Event-Logs. Es beinhaltet das Extrahieren von Wissen aus Event-Logs, die in den heutigen Informationssystemen leicht verfügbar sind, um die tatsächlichen Prozesse wie sie ausgeführt werden, zu visualisieren und zu analysieren. Process Mining liefert Einblicke in die tatsächliche Leistung von Prozessen, deckt Abweichungen vom beabsichtigten Prozessfluss auf, identifiziert Engpässe und hebt Bereiche hervor, die verbessert werden müssen. Es verwendet datenbasierte Techniken, um ein detailliertes und genaues Bild davon zu schaffen, wie Prozesse in der Realität ablaufen.

Hauptunterschiede

Wie Prozess-Mapping das Process Mining unterstützen kann

Prozess-Mapping kann Process Mining Bemühungen leiten, indem es einen strukturierten Rahmen für die Analyse bietet. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Prozess-Mapping das Process Mining unterstützen kann:

1. Umfang definieren: Prozesskarten können helfen, den Umfang der Process Mining Bemühungen zu definieren, indem die Schlüsselprozesse und Aktivitäten identifiziert werden, die analysiert werden sollen. Dies stellt sicher, dass die Process Mining Analyse fokussiert und relevant ist.

2. Wichtige Kennzahlen identifizieren: Prozesskarten können helfen, die wichtigsten Kennzahlen und Leistungsindikatoren zu identifizieren, die durch Process Mining überwacht werden sollen. Dies gewährleistet, dass die Analyse mit den Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmt.

3. Kontext bereitstellen: Prozesskarten bieten Kontext für die durch Process Mining analysierten Daten. Sie helfen, die Beziehungen zwischen verschiedenen Aktivitäten und dem gesamten Prozessfluss zu verstehen, was die Analyse sinnvoller macht.

4. Kommunikation erleichtern: Prozesskarten können die Kommunikation zwischen Datenanalysten und Prozesseigentümern erleichtern, indem sie eine visuelle Darstellung des Prozesses bieten. Dies hilft, sicherzustellen, dass die Analyse mit dem Verständnis und den Erwartungen der Prozesseigentümer übereinstimmt.

5. Verbesserungsinitiativen unterstützen: Prozesskarten können Verbesserungsinitiativen unterstützen, indem sie eine Basis für den Vergleich bieten. Die aus Process Mining gewonnenen Erkenntnisse können verwendet werden, um Prozesskarten zu aktualisieren und zu verfeinern, wodurch sie genauer und umsetzbarer werden.

Die besten beider Welten: Kombination von Process Mapping und Process Mining

Die Kombination von Process Mapping und Process Mining bietet einen umfassenden Ansatz zur Prozessanalyse und -verbesserung. Diese Kombination steigert die Genauigkeit, indem Prozesslandkarten zuverlässiger und repräsentativer für tatsächliche Prozesse werden, was zu besseren Entscheidungen beiträgt. Durch die Integration sowohl visueller Darstellungen als auch datenbasierter Einblicke bietet sie eine gründliche Analyse, die zu einem ganzheitlichen Verständnis und zur Identifizierung von Verbesserungschancen führt.

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Kommunikation, da sowohl visuelle als auch datenbasierte Einblicke eine bessere Abstimmung der Stakeholder erleichtern. Diese Kombination unterstützt auch die kontinuierliche Verbesserung, indem sie Echtzeit-Einblicke in die Prozessleistung bietet und regelmäßige Aktualisierungen der Prozesslandkarten ermöglicht, um sicherzustellen, dass Prozesse optimiert und auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.

Fundierte Entscheidungen werden erheblich verbessert, da ein umfassendes Verständnis der Prozesse und ihrer Leistung sicherstellt, dass Entscheidungen auf genauen und zuverlässigen Informationen basieren. Zusammenfassend sind Process Mapping und Process Mining komplementäre Techniken, die in Kombination einen mächtigen Ansatz zur Prozessanalyse und -verbesserung bieten. Gemeinsam steigern sie Effizienz, Kommunikation und Ausrichtung an Unternehmenszielen.

Um mehr über Process Mining und Process Mapping zu erfahren, besuchen Sie ProcessMind.