Was ist Prozessmodelllierung und warum ist es wichtig?

Was ist Process Modeling?

Process Modeling ist ein visuelles Werkzeug, das zeigt, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird. Es stellt eine Abfolge von Ereignissen dar, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Auch bekannt als Business Process Mapping, Flussdiagramm oder Workflow-Diagramm, hilft es Unternehmen dabei, Optimierungspotenziale aufzudecken. Dieser Leitfaden führt Sie durch verschiedene Arten von Prozesslandkarten sowie deren Vorteile und zeigt Ihnen Best Practices für den Einsatz von Process Modeling in Ihrem Unternehmen. Abschließend vergleichen wir Process Modeling mit Process Mining und zeigen auf, wie beide Ansätze für eine umfassende Prozessanalyse und -verbesserung kombiniert werden können.

Business Prozessmodelllierung (BPM)

1921 stellte Frank Gilbreth auf der ASME-Konferenz seine Präsentation „Process Charts–First Steps in Finding the One Best Way“ vor. Daraus entstand das heutige Business Prozessmodelllierung (BPM), das seit den 1990er Jahren in Unternehmen stark an Bedeutung gewonnen hat.

Arten von Prozesslandkarten

Es gibt verschiedene Arten von Prozesslandkarten und Methoden für das Mapping, die jeweils auf spezifische Ziele zugeschnitten sind. Die Wahl der richtigen Darstellung hängt von der Komplexität des Prozesses, der benötigten Detailtiefe und der Zielgruppe ab. Hier sind einige gängige Methoden für das Process Modeling:

1. Flowchart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Schritte eines Prozesses nacheinander mit Symbolen für Inputs, Outputs und Entscheidungen. Einsatzbereiche: Kontinuierliche Verbesserung, Informationsaustausch, Integrationsprojekte.

2. BPMN 2.0-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Verwendet standardisierte Symbole zur detaillierten Abbildung von Geschäftsprozessen. Einsatzbereiche: Geschäftsprozessmanagement (BPM), Software-Entwicklung, Systems Engineering.

Das ist der Standard von ProcessMind. Mehr dazu im ultimativen BPMN 2.0 Guide .

3. Value Stream Map [Wiki]

Beschreibung: Verknüpft Arbeit mit dem Kundeneinsetzen und zeigt Schritte von der Idee oder den Antrag bearbeitet.em Rohmaterial bis zum Kunden. Einsatzbereiche: Lean Management, Produktion, kontinuierliche Verbesserung.

4. SIPOC Diagram [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden für zentrale Prozesse. Einsatzbereiche: Projektumfang festlegen, Prozesse mit vielen Stakeholdern.

5. Swimlane Diagram [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die nötigen Schritte eines Prozesses über mehrere Bereiche, jede Lane steht für einen Funktionsbereich. Einsatzbereiche: Sprint-Planung, abteilungsübergreifende Prozesse.

Swimlanes gibt es auch in BPMN 2.0-Diagrammmen als Participants und Lanes. Mehr dazu: Was ist BPMN 2.0?

6. Gantt Chart [Wiki]

Beschreibung: Verdeutlicht Projektzeitpläne mit Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten. Einsatzbereiche: Projektmanagement, Terminplanung.

7. PERT Chart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Aufgaben eines Projekts inklusive Dauer und Abhängigkeiten. Einsatzbereiche: Projektplanung, Zeitmanagement.

8. Cause and Effect Diagram (Fishbone) [Wiki]

Beschreibung: Zeigt mögliche Ursachen eines Problems, sortiert nach Kategorien. Einsatzbereiche: Ursachenanalyse, Problemlösung.

9. Workflow Diagram [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert den Ablauf von Aufgaben und Aktivitäten im Prozess. Einsatzbereiche: Workflow-Optimierung, Prozessoptimierung.

10. Mind Map [Wiki]

Beschreibung: Stellt Ideen und Konzepte um ein zentrales Thema dar. Einsatzbereiche: Brainstorming, Ideengenerierung.

11. Organizational Chart [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Struktur, Rollen und Beziehungen im Unternehmen. Einsatzbereiche: Organisationsplanung, HR-Management.

12. Decision Tree [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Entscheidungspunkte und mögliche Resultate. Einsatzbereiche: Entscheidungsfindung, Risikoanalyse.

Die optimale Vorgehensweise zur Erstellung und Nutzung von Prozesslandkarten

Process Modeling ist ein systematischer Ansatz, um Prozesse vom Anfang bis zum Ende zu visualisieren. Dabei werden einzelne Schritte, Inputs, Outputs und Entscheidungspunkte identifiziert und übersichtlich dargestellt. So gehen Sie bei der Erstellung und Nutzung einer Prozesslandkarte am besten vor:

Dies deckt die wichtigsten Techniken ab – nutzen Sie einfach die Methode, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Definieren Sie klare Ziele und bleiben Sie offen für Feedback. Denken Sie daran: Process Modeling ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung, das Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringt.

Die größten Fehler im Prozessmodelllierung: und wie du sie vermeidest

Prozessmodelllierung ist ein effektives Tool, um Geschäftsprozesse sichtbar zu machen und zu verbessern. Es gibt jedoch typische Fehler, die die Wirksamkeit von MAPs einschränken können. Das sind die Top-Stolperfallen, die du vermeiden solltest:

1. MAP nicht überladen
   Unnötige Details weglassen: das erhöht Übersicht und Verständlichkeit.

2. Alle wichtigen Stakeholder einbinden
   Alle relevanten Teammitglieder und Stakeholder ins Prozessmodelllierung einbeziehen: nur so bleibt nichts Wesentliches außen vor.

3. Feedback einholen
   Rückmeldungen von Stakeholdern aufnehmen: sonst kann die MAP unvollständig oder fehlerhaft werden.

4. Symbole einheitlich einsetzen
   Immer die gleichen Symbole für gleiche Elemente auswählen, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Validierung durchführen
   Die Prozessdarstellung (Process Map) immer gemeinsam prüfen und validieren, bevor sie eingesetzt wird.

6. Keine Annahmen treffen
   Nicht davon ausgehen, alles zu wissen: Input von denen holen, die die Aufgaben ausführen.

7. MAP aktuell halten
   Bei Änderungen die Prozessdarstellung (Process Map) zeitnah aktualisieren, sonst verliert sie an Wert.

8. Wichtige Details nicht auslassen
   Alle wichtigen Schritte und Entscheidungspunkte aufnehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

9. Team schulen
   Teammitglieder trainieren, damit sie MAPs richtig lesen und anwenden.

10. MAP nicht isoliert erstellen
    Immer im Team arbeiten: so wird der Prozess vollständig erfasst.

Prozessmodelllierung vs Process Mining

Schauen wir uns die Unterschiede zwischen Prozessmodelllierung und Process Mining an. Beide Methoden sind für das Verständnis und die Verbesserung von Geschäftsprozessen wichtig, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele und Methoden.

Hier die Definitionen von Prozessmodelllierung und Process Mining:

Prozessmodelllierung

Prozessmodelllierung ist ein Visualisierungstool, das zeigt, wie Arbeitsschritte ablaufen und zum Endergebnis führen. Es unterstützt Unternehmen dabei, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Prozessdarstellung (Process Map)s helfen, wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, Workflows zu visualisieren und Engpässe oder Ineffizienzen sichtbar zu machen. So können Teams Inputs, Entscheidungspunkte und Prozessschritte besser koordinieren und verständlich dokumentieren. Prozessmodelllierung ist eine praktische Methode, um Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln und wird oft für Projekte im Bereich Kontinuierliche Verbesserung geverwendet.

Prozess Mining

Process Mining ist eine Methode zur Analyse und Überwachung von Geschäftsprozessen basierend auf Event-Logs. Es beinhaltet das Extrahieren von Wissen aus Event-Logs, die in den heutigen Informationssystemen leicht verfügbar sind, um die tatsächlichen Prozesse wie sie ausgeführt werden, zu visualisieren und zu analysierenn. Process Mining liefert Einblicke in die tatsächliche Leistung von Prozessen, deckt Abweichungen vom beabsichtigten Prozessfluss auf, identifiziert Engpässe und hebt Bereiche hervor, die verbessert werden müssen. Es verwendet Datenbasierte Techniken, um ein detailliertes und genaues Bild davon zu schaffen, wie Prozesse in der Realität ablaufen.

Zentrale Unterschiede

Wie Prozessmodelllierung das Process Mining unterstützt

Prozessmodelllierung liefert dir einen strukturierten Rahmen für effektive Analysen im Process Mining. So hilft Prozessmodelllierung gezielt im Process Mining:

1. Scope festlegen: Prozessdarstellung (Process Map)s machen zentrale Prozesse und Aktivitäten sichtbar. Sie helfen, den Scope fürs Process Mining klar zu definieren. Deine Analyse bleibt so gezielt und relevant.

2. Zentrale Kennzahlen identifizieren: Mit Prozessdarstellung (Process Map)s findest du wichtige KPIs und Leistungsfähigkeit-Indikatoren, die du im Process Mining überwachen solltest. So passt die Analyse zu den Zielen deiner Organisation.

3. Kontext geben: Prozessdarstellung (Process Map)s zeigen die Beziehungen zwischen Prozessen und Aktivitäten auf. Damit wird sichtbar, wie alles zusammenhängt: für sinnvolle Analysen.

4. Kommunikation vereinfachen: Visualisierte Prozesse in Maps ermöglichen den Austausch zwischen Daten Analysts und Process Ownern. Alle sprechen über denselben Ablauf.

5. Verbesserung unterstützen: Prozessdarstellung (Process Map)s dienen als Ausgangsbasis für Verbesserungen. Die durch Process Mining gewonnenen Erkenntnisse helfen, Maps zu aktualisieren und noch praxisnäher zu machen.

Die Kombination beider Methoden: Prozessmodelllierung & Process Mining kombinieren

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Kommunikation, da sowohl visuelle als auch Datengetriebene Erkenntnisse die Abstimmung aller Beteiligten pflegen. Auch die kontinuierliche Verbesserung wird unterstützt: Sie erhalten Echtzeit-Transparenz zur Prozess-Leistungsfähigkeit und können Maps stetig anpassen. So bleiben Ihre Prozesse optimal und sind auf Unternehmensziele ausgerichtet.

Fundierte Entscheidungsfindung wird enorm gestärkt, weil Sie Prozesse vollständig kennen und auf verlässlichen Daten basieren. Fazit: Prozessmodelllierung und Process Mining ergänzen sich perfekt und bilden zusammen eine starke Basis für Analyse und Verbesserung. Das steigert Effizienz, Kommunikation und die Ausrichtung am Unternehmensziel.

Weitere Infos zu Process Mining und Prozessmodelllierung finden Sie auf ProcessMind.