Was ist Process Modeling? Warum ist es wichtig?

Was ist Process Modeling?

Process Modeling ist ein visuelles Tool, das zeigt, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird – als Abfolge von Events, die zum Ergebnis führen. Auch als Flowchart oder Workflow-Diagramm bekannt, hilft es Unternehmen, Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen. In diesem Leitfaden erfährst du alles über Process Maps, ihre Typen, Vorteile sowie Best Practices für den praktischen Einsatz. Am Ende vergleichen wir Process Modeling und Process Mining und zeigen, wie beide für eine umfassende Prozessanalyse und effiziente Verbesserung kombiniert werden können.

Business Process Modeling (BPM)

Eingeführt von Frank Gilbreth im Jahr 1921 bei der ASME als Präsentation „Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“, hat sich Process Modeling zum Business Process Modeling (BPM) entwickelt und wurde ab den 1990ern immer beliebter.

Arten von Prozesskarten

Es gibt mehrere Arten von Prozesskarten, die jeweils für einen bestimmten Zweck entworfen sind. Die Wahl der Prozesskarte hängt von der Komplexität des Prozesses, dem erforderlichen Detailgrad und dem beabsichtigten Publikum ab. Hier sind einige gängige Arten von Prozesskarten:

1. Flussdiagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Schritte innerhalb eines Prozesses der Reihe nach und verwendet Mapping-Symbole zur Identifizierung von Eingaben, Ausgaben und Entscheidungspunkten.
Anwendungsfälle: Kontinuierliche Verbesserung, Informationsweitergabe, Integrationsprojekte.

2. BPMN 2.0 Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Nutzt standardisierte Symbole zur detaillierten Modellierung von Geschäftsprozessen.
Anwendungsfälle: Business Process Management, Softwareentwicklung, Systemtechnik.

Dies ist der von ProcessMind übernommene Standard. Siehe Was ist BPMN 2.0? für den ultimativen Leitfaden zu BPMN 2.0.

3. Wertstromkarte [Wiki]

Beschreibung: Verbindet die Arbeit mit dem Wert, den sie dem Kunden liefert, und zeigt die Schritte von Rohmaterial oder Idee bis zum Kunden.
Anwendungsfälle: Lean-Praktiken, Fertigung, kontinuierliche Verbesserung.

4. SIPOC Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ausgaben und Kunden für wesentliche Prozesselemente.
Anwendungsfälle: Projektumfang festlegen, Prozesse mit mehreren Beteiligten.

5. Swimlane Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die notwendigen Schritte in einem Prozess, der mehrere Funktionsbereiche umfasst, wobei jede Bahn sich auf einen bestimmten Bereich konzentriert.
Anwendungsfälle: Sprint-Planung, bereichsübergreifende Prozesse.

Swimlanes sind auch in BPMN 2.0 Diagrammen als Participants und Lanes verfügbar. Siehe Was ist BPMN 2.0? für mehr Informationen.

6. Gantt-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Projektpläne, zeigt Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten.
Anwendungsfälle: Projektmanagement, Terminplanung.

7. PERT-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt Aufgaben in einem Projekt, deren Dauer und Abhängigkeiten.
Anwendungsfälle: Projektplanung, Zeitmanagement.

8. Ursache-Wirkungs-Diagramm (Fishbone) [Wiki]

Beschreibung: Identifiziert potenzielle Ursachen eines Problems und kategorisiert diese in Zweige.
Anwendungsfälle: Fehlerursachenanalyse, Problemlösung.

9. Workflow-Diagramm [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert den Ablauf von Aufgaben und Aktivitäten in einem Prozess.
Anwendungsfälle: Workflow-Optimierung, Prozessverbesserung.

10. Mind Map [Wiki]

Beschreibung: Stellt Ideen und Konzepte um ein zentrales Thema dar.
Anwendungsfälle: Brainstorming, Ideenentwicklung.

11. Organigramm [Wiki]

Beschreibung: Zeigt die Struktur einer Organisation, einschließlich Rollen und Beziehungen.
Anwendungsfälle: Organisationsplanung, Personalmanagement.

12. Entscheidungsbaum [Wiki]

Beschreibung: Visualisiert Entscheidungspunkte und mögliche Ergebnisse.
Anwendungsfälle: Entscheidungsfindung, Risikoanalyse.

Die ultimative Vorgehensweise zur Erstellung und Nutzung einer Process Map

Process Modeling ist ein strukturierter Ansatz, um Prozesse von Anfang bis Ende zu visualisieren. Dabei werden alle Schritte, Inputs, Outputs und Entscheidungspunkte erkannt und übersichtlich dargestellt. Hier ist der ideale Ablauf für die Erstellung und Anwendung einer Process Map:

Die Liste ist umfangreich – wende das an, was zu deinen Bedürfnissen passt. Sei klar in deinen Zielen und offen für Feedback. Process Modeling ist ein Tool zur kontinuierlichen Verbesserung und unterstützt nachhaltig Unternehmens­wachstum.

Typische Fehler beim Process Modeling und wie du sie vermeidest

Process Modeling ist ein hilfreiches Tool zur Visualisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es gibt jedoch typische Fehler, die den Nutzen deiner Process Maps schmälern können. Hier die wichtigsten Fehler, die du beim Process Modeling vermeiden solltest:

1. Zu komplexe Maps
   Verzichte auf überflüssige Details, die die Map unübersichtlich machen und die Lesbarkeit erschweren.

2. Stakeholder ausschließen
   Beziehe alle relevanten Team­mitglieder und Stakeholder ein, damit keine wichtigen Informationen fehlen.

3. Feedback ignorieren
   Ohne Feedback der Stakeholder kann die Process Map unvollständig oder fehlerhaft werden.

4. Unklare Symbole verwenden
   Verschiedene Symbole für gleiche Elemente sorgen für Verwirrung und Fehlinterpretationen.

5. Validierung überspringen
   Überprüfe und bestätige die Process Map immer mit Stakeholdern, damit sie korrekt und vollständig ist, bevor du sie nutzt.

6. Annahmen statt Fakten
   Denke nicht, du kennst alle Schritte – frage die, die die Arbeit wirklich machen.

7. Map nicht aktuell halten
   Aktualisiere die Process Map bei Änderungen, sonst wird sie schnell unbrauchbar.

8. Wichtige Details fehlen
   Lass keine entscheidenden Schritte oder Entscheidungspunkte weg, um Missverständnisse zu verhindern.

9. Schulungen vergessen
   Stelle sicher, dass das Team weiß, wie die Process Map zu lesen und zu nutzen ist.

10. Prozessmap isoliert erstellen
    Entwickle die Process Map nie allein – nur durch Zusammenarbeit wird der Prozess vollständig und korrekt abgebildet.

Process Modeling vs Process Mining

Im Folgenden betrachten wir die Unterschiede zwischen Process Modeling und Process Mining. Beide Methoden sind entscheidend, um Geschäftsprozesse zu verstehen und zu verbessern, verfolgen aber unterschiedliche Ziele und nutzen verschiedene Ansätze.

Zuerst definieren wir Process Modeling und Process Mining:

Process Modeling

Process Modeling ist ein visuelles Tool, das zeigt, wie Aufgaben ablaufen, indem es eine Abfolge von Events bis zum Endergebnis darstellt. Es wird genutzt, um Optimierungs­möglichkeiten im Unternehmen zu erkennen. Prozessmaps helfen, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, Workflows anschaulich zu machen und die Produktivität zu erhöhen, da Bottlenecks und Schwachstellen auffallen. Teams koordinieren Inputs und Entscheidungen und kommunizieren alle Prozessschritte und Abhängigkeiten transparent. Process Modeling ist ein praxisnaher Ansatz zur Optimierung jeder Art von Geschäftsprozess und wird oft für kontinuierliche Verbesserungen eingesetzt.

Prozess Mining

Process Mining ist eine Methode zur Analyse und Überwachung von Geschäftsprozessen basierend auf Event-Logs. Es beinhaltet das Extrahieren von Wissen aus Event-Logs, die in den heutigen Informationssystemen leicht verfügbar sind, um die tatsächlichen Prozesse wie sie ausgeführt werden, zu visualisieren und zu analysieren. Process Mining liefert Einblicke in die tatsächliche Leistung von Prozessen, deckt Abweichungen vom beabsichtigten Prozessfluss auf, identifiziert Engpässe und hebt Bereiche hervor, die verbessert werden müssen. Es verwendet datenbasierte Techniken, um ein detailliertes und genaues Bild davon zu schaffen, wie Prozesse in der Realität ablaufen.

Zentrale Unterschiede

Wie Process Modeling das Process Mining steuert

Process Modeling bietet die strukturierte Grundlage fürs Process Mining. So unterstützt Process Modeling das Process Mining:

1. Scope festlegen: Prozessmaps helfen, Analysebereiche und wichtige Abläufe für das Process Mining gezielt zu bestimmen. So bleibt Ihre Analyse klar und relevant.

2. Wichtige Kennzahlen bestimmen: Prozessmaps zeigen, welche KPIs und Performance-Indikatoren im Process Mining überwacht werden sollten – passend zu den Unternehmenszielen.

3. Kontext liefern: Prozessmaps verdeutlichen Zusammenhänge und Ablauflogik, sodass die Analyse mehr Sinn bekommt.

4. Kommunikation erleichtern: Prozessmaps schaffen eine gemeinsame visuelle Basis zwischen Datenanalysten und Prozesseignern und gleichen Erwartungen ab.

5. Verbesserungen unterstützen: Prozessmaps dienen als Vergleichsgrundlage. Erkenntnisse aus dem Process Mining helfen, Maps gezielt anzupassen und zu verbessern.

Die perfekte Kombination: Process Modeling und Process Mining gemeinsam nutzen

Die Verbindung von Process Modeling und Process Mining bietet einen ganzheitlichen Ansatz zur Analyse und Optimierung von Prozessen. Diese Mischung steigert die Genauigkeit – Prozessmaps werden zuverlässiger und bilden reale Abläufe besser ab, was zu besseren Entscheidungen führt. Durch die Verbindung visueller Darstellungen und data-driven Insights entsteht eine fundierte Analyse, die ein umfassendes Verständnis und die Identifikation von Verbesserungs­potenzialen ermöglicht.

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Kommunikation, da visuelle und datenbasierte Insights für mehr Transparenz und eine bessere Abstimmung der Stakeholder sorgen. Zusätzlich unterstützt die Kombination die kontinuierliche Verbesserung, indem sie Echtzeit-Insights zur Performance liefert und regelmäßige Updates der Prozessmaps ermöglicht – so werden Abläufe optimiert und an die Ziele des Unternehmens angepasst.

Fundierte Entscheidungen werden gefördert, da ein umfassendes Prozessverständnis sicherstellt, dass Entscheidungen auf verlässlichen Daten beruhen. Fazit: Process Modeling und Process Mining ergänzen sich ideal und führen gemeinsam zu einem starken Analyse- und Verbesserungsansatz. Zusammen steigern sie Effizienz, Kommunikation und Ausrichtung auf Unternehmensziele.

Weitere Infos zu Process Mining und Process Modeling gibt es bei ProcessMind.