Seu Template de Dados de Purchase to Pay - Processamento de Faturas

O Nome da Atividade descreve uma etapa única no workflow de processamento de faturas, como 'Fatura Recebida', 'Fatura Aprovada' ou 'Pagamento Executado'. Cada atividade representa um evento de negócio que aproxima a fatura da sua conclusão.

No Process Mining, a sequência dessas atividades forma o mapa do processo. A análise dessas atividades ajuda a identificar os caminhos mais comuns, desvios do procedimento padrão, loops de retrabalho (como tratamento de divergências) e oportunidades de automação.

Este atributo é a base para visualizar o mapa do processo, descobrir variantes e identificar retrabalho ou gargalos.

Gerado a partir de logs de eventos do sistema, mudanças de status ou ações de usuários capturadas no SAP Ariba. Esses dados costumam vir de tabelas de histórico de documentos ou workflows.

O Número da Fatura é a referência única atribuída por um fornecedor a um documento de fatura. No Process Mining, este atributo é crítico pois funciona como o Case ID, vinculando todas as atividades relacionadas, desde o recebimento da fatura até o pagamento final.

Ao rastrear esse identificador, os analistas podem reconstruir o ciclo de vida completo de cada fatura. Isso permite uma análise detalhada dos fluxos de processo, identificação de gargalos e medição de indicadores-chave de desempenho (KPIs), como o tempo de ciclo de faturas individuais.

É a chave essencial que conecta todas as etapas de uma única fatura, permitindo analisar o tempo e o caminho do processamento de ponta a ponta.

Este é um campo principal no documento da fatura e dentro da solução de faturamento do SAP Ariba. Geralmente é encontrado nas tabelas de cabeçalho da fatura ou nos dados de transação.

O Horário do Evento, ou timestamp, registra quando uma atividade específica ocorreu. Esse dado é fundamental para a análise de desempenho, pois permite o cálculo das durações entre as atividades e o tempo de ciclo total do caso.

As ferramentas de Process Mining usam esses timestamps para ordenar os eventos cronologicamente e construir uma representação precisa do fluxo do processo. É essencial para medir KPIs como o Tempo de Ciclo de Aprovação de Faturas e o Tempo de Resolução de Bloqueio de Pagamento, permitindo a análise de atrasos e eficiência.

Permite calcular todas as métricas de tempo, como durações e tempos de ciclo, que são fundamentais para identificar atrasos no processo.

Registrado automaticamente pelo SAP Ariba para cada mudança de status, ação de usuário ou evento do sistema. Geralmente é encontrado ao lado do nome da atividade em event logs ou tabelas de histórico.

O Aprovador é o indivíduo ou grupo de usuários designado para revisar e aprovar uma fatura. As faturas geralmente exigem um ou mais níveis de aprovação, dependendo do valor ou tipo.

Este atributo ajuda a analisar o desempenho do workflow de aprovação. Ao segmentar o 'Tempo de Ciclo de Aprovação de Fatura' por aprovador ou grupo de aprovação, é possível identificar pessoas ou equipes que são gargalos no processo. Essa informação é fundamental para equilibrar cargas de trabalho e melhorar a eficiência das aprovações.

Ajuda a identificar gargalos na aprovação, mostrando quais usuários ou equipes têm os maiores tempos de ciclo.

Capturado no workflow ou nos logs de histórico de aprovação de uma fatura no SAP Ariba. Pode estar registrado como um ID de usuário.

A Data de Vencimento do Pagamento é a data acordada contratualmente para a liquidação de uma fatura. Essa data é geralmente calculada com base na data do documento da fatura e nas condições de pagamento acordadas (ex: Net 30).

Este atributo é essencial para o KPI de 'Taxa de Pagamento no Prazo'. Ao comparar o timestamp de 'Pagamento Executado' com a Data de Vencimento, a análise pode identificar pagamentos em atraso, medir o desempenho de pagamento aos fornecedores e ajudar as empresas a evitar multas e manter bons relacionamentos com fornecedores.

É a base para calcular a taxa de pagamento no prazo, um KPI crítico para a gestão de fornecedores e conformidade financeira.

Esta data está presente no documento da fatura ou é calculada com base nos campos 'Data do Documento' e 'Condições de Pagamento' no SAP Ariba.

O Nome do Fornecedor identifica quem está solicitando o pagamento. Esta é uma dimensão primária para análise, permitindo que as equipes segmentem o desempenho do processamento de faturas por fornecedor.

Este atributo é usado para criar dashboards que acompanham o desempenho de pagamentos, identificam fornecedores com altas taxas de divergência ou analisam tempos de processamento para fornecedores estratégicos. Entender problemas específicos de fornecedores ajuda a melhorar o relacionamento e agilizar a colaboração.

Permite analisar o desempenho por fornecedor, ajudando a identificar quem tem problemas frequentes em faturas ou atrasos nos pagamentos.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura, vinculado aos dados mestre do fornecedor no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

O Número do Pedido de Compra (PO) vincula uma fatura ao documento de compra correspondente que autorizou a aquisição de bens ou serviços. Nem todas as faturas possuem pedido, mas para aquelas que possuem, esse vínculo é vital.

Analisar faturas por Número de Pedido ajuda a entender o desempenho da conciliação de três vias (three-way matching: Pedido, Recebimento de Mercadoria, Fatura). É fundamental para identificar divergências e apoia a análise do processamento de faturas com pedido versus sem pedido, que geralmente seguem caminhos e níveis de eficiência diferentes.

Conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar discrepâncias de conciliação e comparar os fluxos de faturas com pedido (PO) versus sem pedido.

Disponível como um campo padrão em faturas vinculadas a pedidos (PO) no SAP Ariba. Encontrado nos itens de linha ou nos dados de cabeçalho da fatura.

Quando uma fatura é bloqueada para pagamento, este atributo informa o motivo, como 'Divergência de Preço', 'Inconsistência de Quantidade' ou 'Falta de Recebimento de Mercadoria'. Esses motivos geralmente são códigos ou descrições padronizados no sistema.

Analisar a frequência de diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos. Por exemplo, um alto número de bloqueios por 'Divergência de Preço' pode indicar problemas com a precisão dos dados mestres. Este atributo é crucial para o dashboard de 'Tempo de Resolução de Bloqueio de Pagamento' para priorizar a correção dos problemas mais comuns e demorados.

Apresenta a causa raiz dos atrasos, permitindo melhorias focadas para evitar problemas comuns como divergências de preço ou quantidade.

Esta informação é definida quando um bloqueio de pagamento é aplicado a uma fatura no SAP Ariba ou no ERP conectado.

O Status da Fatura fornece uma visão instantânea de onde a fatura está em seu ciclo de vida no momento da extração dos dados ou seu resultado final. Este é um atributo de nível de caso que resume o estado geral da fatura.

No Process Mining, este atributo é útil para filtrar casos e analisar apenas faturas concluídas (Pagas) ou problemáticas (Rejeitadas). Ajuda a entender os resultados finais de diferentes variantes do processo e pode ser usado para medir a proporção de faturas que chegam a uma conclusão bem-sucedida.

Fornece o resultado final do processo, permitindo análises focadas em faturas pagas versus faturas rejeitadas.

Este é um campo de status padrão no cabeçalho da fatura no SAP Ariba.

O Valor da Fatura representa o pagamento total solicitado pelo fornecedor. Este é um atributo financeiro fundamental para analisar a carga de trabalho de processamento de faturas.

No Process Mining, esse atributo é usado para filtrar análises de faturas de alto valor, que podem seguir caminhos de aprovação diferentes ou ter controles mais rígidos. Também pode ser usado para priorizar esforços de melhoria em faturas que representam o maior impacto financeiro. Dashboards costumam usar isso para mostrar o valor total das faturas em diferentes estágios do processo.

Isso permite a análise de impacto financeiro, como filtrar faturas de alto valor ou entender o valor monetário retido em gargalos do processo.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura dentro do SAP Ariba.

O Código da Empresa (Company Code) é uma unidade organizacional padrão em ambientes SAP, representando uma entidade legal independente para a qual as demonstrações financeiras são preparadas. As faturas são sempre lançadas em um código de empresa específico.

Este atributo permite comparar o desempenho do processo entre diferentes unidades de negócio ou entidades legais. Ele ajuda a identificar se certas unidades são mais eficientes que outras e apoia a padronização de processos em uma organização global.

Permite comparar o desempenho entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio, ajudando a identificar ineficiências regionais ou departamentais.

Um campo organizacional fundamental no documento de fatura no SAP Ariba, herdado do pedido de compra ou inserido durante a criação de faturas sem pedido.

As Condições de Pagamento definem as regras para pagar o fornecedor, como 'Net 30' (pagamento em 30 dias) ou '2% 10, Net 30' (desconto de 2% se pago em 10 dias, caso contrário, vencimento em 30). Essas informações vêm do cadastro do fornecedor ou do pedido de compra.

Este atributo é essencial para o dashboard de 'Oportunidades de Desconto por Antecipação' e para o KPI relacionado. A análise utiliza esses termos para identificar faturas elegíveis para desconto e determina se o pagamento foi executado dentro do prazo, destacando oportunidades de redução de custos.

É essencial para identificar chances de obter descontos por antecipação, o que pode gerar economias significativas.

Armazenado no cadastro de fornecedores e copiado para os detalhes da fatura no SAP Ariba ou no sistema ERP.

A Data do Documento é a data em que o fornecedor criou a fatura. Ela é diferente da data de 'Fatura Recebida', que é quando a fatura entrou no sistema de processamento. O atraso entre essas duas datas pode ser significativo.

Este atributo ajuda a analisar o desempenho do fornecedor e a identificar atrasos no envio das faturas. Um longo intervalo entre a data do documento e a data de recebimento pode reduzir o tempo efetivo disponível para processar a fatura e aproveitar descontos por antecipação. Também costuma ser o ponto de partida para calcular a Data de Vencimento do Pagamento.

Ajuda a analisar atrasos entre a emissão da fatura pelo fornecedor e o recebimento, o que pode afetar a pontualidade do pagamento.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura, capturado do documento de fatura físico ou digital.

Este atributo é o resultado de um cálculo que primeiro identifica se uma fatura era elegível para um desconto por antecipação com base em suas 'Condições de Pagamento'. Em seguida, verifica se o evento 'Pagamento Executado' ocorreu dentro do período de desconto especificado.

Este indicador é crucial para medir o KPI de 'Taxa de Captura de Desconto por Antecipação'. Ele quantifica diretamente o sucesso financeiro das funções de tesouraria e contas a pagar na otimização do capital de giro. Analisar casos onde este indicador é falso ajuda a descobrir os motivos das economias perdidas, como aprovações lentas ou outros gargalos do processo.

Mede diretamente o sucesso na obtenção de economias e ajuda a identificar por que oportunidades de desconto foram perdidas.

Calculado durante a transformação de dados ao analisar os 'PaymentTerms' e comparar o timestamp de 'Pagamento Efetuado' com o prazo de desconto calculado.

Este atributo calculado compara o timestamp da atividade 'Pagamento Executado' com a 'Data de Vencimento do Pagamento'. Se a data de pagamento for igual ou anterior à data de vencimento, o valor é verdadeiro; caso contrário, é falso.

Este indicador simplifica a análise do desempenho de pagamentos. Permite filtrar e agregar facilmente para calcular o KPI de 'Taxa de Pagamento no Prazo'. Os dashboards podem usar este atributo para visualizar rapidamente o desempenho por fornecedor, país ou código de empresa, ajudando a identificar áreas com problemas crônicos de atraso no pagamento.

Simplifica o cálculo do KPI de pagamento no prazo e permite filtrar facilmente faturas atrasadas para análise de causa raiz.

Calculado durante a transformação de dados comparando o 'EventTime' da atividade de pagamento com o atributo 'PaymentDueDate'.

Este atributo especifica a moeda em que o Valor da Fatura está denominado. Para organizações globais, as faturas são recebidas em muitas moedas diferentes.

Ter a moeda é crucial para qualquer análise financeira, garantindo que os valores sejam comparados corretamente. Nos dashboards de Process Mining, permite a agregação adequada de valores financeiros, muitas vezes exigindo a conversão para uma única moeda de relatório. Fornece o contexto necessário para o atributo 'Valor da Fatura'.

Fornece o contexto essencial para o valor da fatura, garantindo que os dados financeiros sejam interpretados corretamente, especialmente em contextos multinacionais.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura, geralmente localizado ao lado do campo de valor da fatura no SAP Ariba.

Quando um aprovador rejeita uma fatura, ele geralmente fornece um motivo. Este atributo captura essa informação, que pode incluir valores como 'Preço Incorreto', 'Fatura Duplicada' ou 'Violação de Política'.

Este é um atributo fundamental para o dashboard de 'Análise de Rejeição de Faturas'. Ao analisar os motivos de rejeição mais comuns, as empresas podem identificar problemas na origem, como falhas na qualidade das faturas dos fornecedores ou inconsistências de dados internos. Esse insight ajuda a reduzir o retrabalho e a melhorar a taxa de acerto na primeira tentativa (first-time-right) no processamento de faturas.

Explica por que o retrabalho ocorre, oferecendo um insight direto sobre as causas raiz das ineficiências e problemas de qualidade nas faturas.

Capturado do log do workflow ou campo de notas quando ocorre uma atividade de 'Fatura Rejeitada' no SAP Ariba.

O atributo País fornece uma dimensão geográfica para a análise. Geralmente é derivado do código da empresa onde a fatura é lançada ou do endereço do fornecedor.

Analisar o processo por país ajuda a descobrir diferenças regionais de desempenho, conformidade e execução. Pode destacar se escritórios de certos países enfrentam desafios únicos ou adotaram melhores práticas que poderiam ser compartilhadas globalmente. Isso é valioso para padronizar processos em um ambiente global de serviços compartilhados.

Possibilita a análise geográfica para comparar o desempenho e a conformidade do processo em diferentes países ou regiões.

Derivado dos dados mestre do Código da Empresa ou do Fornecedor no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

Este atributo identifica o sistema de origem de cada evento, como 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' ou uma solução de digitalização de terceiros. Em empresas modernas, o processamento de faturas pode abranger vários aplicativos.

Entender o sistema de origem é valioso para diagnosticar problemas de qualidade de dados e para analisar transferências de processos entre diferentes plataformas. Ajuda a esclarecer onde atividades específicas, como digitalização de faturas versus aprovação de faturas, são realizadas.

Ajuda a diferenciar atividades em sistemas distintos, o que é vital para entender pontos de integração e gargalos específicos de cada sistema.

Isso é geralmente adicionado durante o processo de extração, transformação e carga (ETL), onde um valor estático é atribuído com base na fonte de dados.

Esta métrica calculada mede a duração do subprocesso de aprovação. É calculada como a diferença de tempo entre a atividade 'Fatura Enviada para Aprovação' e a atividade correspondente 'Fatura Aprovada' ou 'Fatura Rejeitada'.

Este atributo é uma medida direta do KPI de 'Tempo de Ciclo de Aprovação de Fatura' e é vital para o dashboard associado. Ajuda a isolar e quantificar atrasos especificamente dentro da fase de aprovação do processo, que muitas vezes é um grande contribuinte para o tempo total de processamento. Pode ser analisado por aprovador, departamento ou valor da fatura para encontrar gargalos específicos.

Isola o desempenho do workflow de aprovação, facilitando a identificação de gargalos causados por aprovadores ou cadeias complexas.

Calculado durante a transformação de dados ao encontrar os eventos de início e fim da aprovação para cada fatura e calcular a diferença de tempo.

Esta métrica mede o tempo de ciclo de ponta a ponta para cada caso de fatura. É calculada pela diferença entre o timestamp da primeira atividade (ex: 'Fatura Recebida') e da última atividade (ex: 'Pagamento Executado').

Como um Indicador-Chave de Desempenho (KPI) primário, fornece uma medida de alto nível da eficiência geral da operação de processamento de faturas. Analisar essa duração ajuda a identificar quais tipos de faturas ou quais fornecedores estão associados a tempos de processamento mais longos, orientando iniciativas de melhoria de processos.

Este é um KPI crítico para medir a eficiência geral do processo e seu impacto no capital de giro e nos relacionamentos com fornecedores.

Calculado durante a transformação de dados subtraindo o 'EventTime' mínimo do 'EventTime' máximo para cada 'InvoiceNumber'.

O Tipo de Fatura classifica as faturas em diferentes categorias que costumam seguir processos distintos. A distinção mais comum é entre faturas com pedido (PO), que podem ser conciliadas com um pedido pré-aprovado, e faturas sem pedido (Non-PO), que exigem codificação e aprovação mais extensas.

Este atributo é crucial para a análise de processos porque os fluxos de faturas com e sem pedido são fundamentalmente diferentes. Separá-los permite uma visão mais precisa do desempenho de cada caminho, evitando métricas agregadas enganosas. Ajuda a entender a eficiência e a conformidade de cada fluxo distinto.

Separa as faturas em fluxos distintos (ex: Com pedido vs. Sem pedido), o que é vital para uma medição de desempenho precisa.

Isso costuma ser um campo padrão no documento da fatura no SAP Ariba ou pode ser derivado com base na presença de um 'Número do Pedido de Compra'.

Este atributo fornece a data e a hora da extração de dados mais recente do sistema de origem. É um campo de metadados essencial para a governança de dados e para entender a atualidade da análise.

Os analistas usam essa informação para confirmar que estão trabalhando com dados atualizados e para entender o possível atraso entre a ocorrência de um evento no sistema de origem e sua aparição na ferramenta de Process Mining. É crítico para gerenciar ciclos de atualização de dados e garantir a confiabilidade dos insights.

Oferece contexto crucial sobre a atualização dos dados, garantindo que as análises sejam baseadas em informações recentes.

Este timestamp é geralmente gerado e anexado ao conjunto de dados durante o processo de extração de dados (ETL).