Il Suo Template Dati per il Processo Dal Ciclo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture

Il Nome dell'Attività descrive un singolo passo all'interno del workflow di elaborazione delle fatture, come 'Fattura Ricevuta', 'Fattura Approvata' o 'Pagamento Eseguito'. Ogni attività rappresenta un evento di business che avvicina la fattura al completamento.

Nel Process Mining, la sequenza di queste attività forma la process map. L'analisi di queste attività aiuta a identificare i percorsi di processo più comuni, le deviazioni dalla procedura standard, i loop di rilavorazione come la gestione delle discrepanze e le opportunità di automazione.

Questo attributo è la base per la visualizzazione della process map, la scoperta delle varianti di processo e l'identificazione di rilavorazioni o colli di bottiglia.

Generato da Event Log di sistema, cambiamenti di stato o azioni utente acquisite all'interno di SAP Ariba. Questi dati provengono spesso da tabelle di cronologia del workflow o dei documenti.

Il Numero Fattura è il riferimento unico assegnato da un fornitore a un documento di fattura. Nel Process Mining, questo attributo è critico in quanto funziona come Case ID, collegando tutte le attività correlate dalla ricezione della fattura al pagamento finale.

Tracciando questo identificativo, gli analisti possono ricostruire il ciclo di vita completo end-to-end di ogni fattura. Ciò consente un'analisi dettagliata dei flussi di processo, l'identificazione dei colli di bottiglia e la misurazione degli indicatori chiave di prestazione come il tempo di ciclo per le singole fatture.

È la chiave essenziale che collega tutti i passaggi del processo per una singola fattura, rendendo possibile l'analisi del tempo e del percorso di gestione end-to-end.

Questo è un campo primario sul documento di fattura e all'interno della soluzione di fatturazione SAP Ariba. Di solito si trova nelle tabelle di intestazione della fattura o nei dati di transazione.

L'Event Time, o timestamp, registra quando una specifica attività ha avuto luogo. Questi dati sono fondamentali per l'analisi delle prestazioni, poiché consentono il calcolo delle durate tra le attività e il tempo di ciclo complessivo del caso.

Gli strumenti di Process Mining utilizzano questi timestamp per ordinare gli eventi cronologicamente e costruire una rappresentazione accurata del flusso di processo. È essenziale per la misurazione dei KPI come 'Tempo del Ciclo di Approvazione Fattura' e 'Tempo di Risoluzione Blocco Pagamento', consentendo l'analisi dei ritardi e dell'efficienza.

Consente il calcolo di tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, che sono critici per identificare i ritardi di processo.

Registrato automaticamente da SAP Ariba per ogni cambio di stato, azione utente o event di sistema. Si trova tipicamente accanto al nome dell'attività negli Event Log o nelle tabelle di cronologia.

L'Approvatore è l'individuo o il gruppo di utenti assegnato alla revisione e all'approvazione di una fattura. Le fatture spesso richiedono uno o più livelli di approvazione a seconda del loro valore o tipo.

Questo attributo aiuta ad analizzare le prestazioni del workflow di approvazione. Segmentando il 'Tempo del Ciclo di Approvazione Fattura' per approvatore o gruppo di approvazione, è possibile identificare individui o team che sono colli di bottiglia nel processo. Questa informazione è fondamentale per bilanciare i carichi di lavoro e migliorare l'efficienza di approvazione.

Aiuta a identificare i colli di bottiglia nel processo di approvazione mostrando quali utenti o team hanno i tempi di ciclo di approvazione più lunghi.

Acquisito nei log di cronologia del workflow o di approvazione per una fattura in SAP Ariba. Può essere registrato come ID utente.

La Data Scadenza Pagamento è la data concordata contrattualmente per il saldo di una fattura. Questa data viene tipicamente calcolata in base alla data del documento della fattura e ai termini di pagamento concordati (ad esempio, Net 30).

Questo attributo è essenziale per il KPI 'Tasso di Pagamento in Tempo'. Confrontando il timestamp 'Pagamento Eseguito' con la Data Scadenza Pagamento, l'analisi può identificare pagamenti in ritardo, misurare le prestazioni di pagamento dei fornitori e aiutare le organizzazioni a evitare penali per ritardato pagamento e a mantenere buone relazioni con i fornitori.

È la baseline per il calcolo del tasso di pagamento puntuale, un KPI critico per la gestione delle relazioni con i fornitori e la conformità finanziaria.

Questa data è presente sul documento di fattura o calcolata in base ai campi 'DocumentDate' e 'PaymentTerms' in SAP Ariba.

L'Importo Fattura rappresenta il pagamento totale richiesto dal fornitore. Questo è un attributo finanziario fondamentale per analizzare il carico di lavoro dell'elaborazione delle fatture.

Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per filtrare le analisi per le fatture di alto valore, che possono seguire percorsi di approvazione diversi o avere controlli più rigorosi. Può anche essere utilizzato per dare priorità agli sforzi di miglioramento del processo sulle fatture che rappresentano l'impatto finanziario più elevato. Le dashboard spesso lo utilizzano per mostrare il valore totale delle fatture in diverse fasi del processo.

Ciò consente l'analisi dell'impatto finanziario, come il filtraggio per fatture di alto valore o la comprensione del valore monetario bloccato nei colli di bottiglia del processo.

Un campo standard nei dati dell'intestazione della fattura all'interno di SAP Ariba.

Quando una fattura è bloccata per il pagamento, questo attributo fornisce il motivo, come 'Price Discrepancy', 'Quantity Mismatch' o 'Missing Goods Receipt'. Questi motivi sono spesso codici o descrizioni standardizzati all'interno del sistema.

L'analisi della frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi di pagamento. Ad esempio, un elevato numero di blocchi per 'Discrepanza di Prezzo' potrebbe indicare problemi con l'accuratezza dei dati anagrafici. Questo attributo è cruciale per la dashboard 'Tempo di Risoluzione Blocco Pagamento' per dare priorità alla risoluzione dei problemi più comuni e dispendiosi in termini di tempo.

Fornisce la causa radice dei ritardi nei pagamenti, consentendo miglioramenti mirati per prevenire problemi comuni come discrepanze di prezzo o quantità.

Queste informazioni vengono impostate quando un blocco di pagamento viene applicato a una fattura in SAP Ariba o nell'ERP collegato.

Il Nome Fornitore identifica il fornitore che richiede il pagamento. Questa è una dimensione primaria per l'analisi, consentendo ai team di segmentare le prestazioni di elaborazione delle fatture per fornitore.

Questo attributo viene utilizzato per creare dashboard che tracciano le prestazioni di pagamento dei fornitori, identificano i fornitori con alti tassi di discrepanza o analizzano i tempi di elaborazione per i fornitori strategici. Comprendere i problemi specifici del fornitore può aiutare a migliorare le relazioni con i fornitori e a ottimizzare la collaborazione.

Consente l'analisi delle performance per fornitore, aiutando a identificare quali fornitori presentano frequenti problemi di fatturazione o pagamenti ritardati.

Un campo standard nei dati dell'intestazione della fattura, collegato ai dati anagrafici del fornitore all'interno di SAP Ariba o del sistema ERP connesso.

Il Numero dell'Ordine di Acquisto (PO) collega una fattura al corrispondente documento di acquisto che ha autorizzato l'approvvigionamento di beni o servizi. Non tutte le fatture sono basate su PO, ma per quelle che lo sono, questo collegamento è vitale.

L'analisi delle fatture per Numero PO aiuta a comprendere le prestazioni del matching a tre vie (PO, Ricevimento Merci, Fattura). È fondamentale per l'identificazione delle discrepanze e supporta l'analisi dell'elaborazione delle fatture basate su PO rispetto a quelle non basate su PO, che spesso seguono percorsi diversi e hanno diversi livelli di efficienza.

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo l'analisi delle discrepanze di abbinamento e il confronto dei flussi di fattura con PO rispetto a quelli senza PO.

Disponibile come campo standard nelle fatture con riferimento a PO all'interno di SAP Ariba. Trovato nella riga di dettaglio della fattura o nei dati di intestazione.

Lo Stato Fattura fornisce un'istantanea di dove si trova la fattura nel suo ciclo di vita al momento dell'estrazione dei dati, o il suo esito finale. Questo è un attributo a livello di caso che riassume lo stato complessivo della fattura.

Nel Process Mining, questo attributo è utile per filtrare i casi e analizzare solo le fatture completate (Pagate) o problematiche (Rifiutate). Aiuta a comprendere gli esiti finali delle diverse varianti di processo e può essere utilizzato per misurare la proporzione di fatture che raggiungono una conclusione positiva.

Fornisce l'esito finale del processo di fatturazione, consentendo un'analisi focalizzata sulle fatture pagate con successo rispetto a quelle rifiutate.

Questo è un campo di stato standard nell'intestazione della fattura in SAP Ariba.

Il Codice Azienda è un'unità organizzativa standard negli ambienti SAP, che rappresenta un'entità legale indipendente per la quale vengono preparati i bilanci. Le fatture sono sempre registrate a un codice aziendale specifico.

Questo attributo consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali o entità legali. Aiuta a identificare se determinate entità sono più efficienti di altre e supporta la standardizzazione dei processi in un'organizzazione globale.

Consente il confronto delle performance tra diverse entità legali o unità aziendali, aiutando a identificare inefficienze regionali o dipartimentali.

Un campo organizzativo fondamentale sul documento di fattura in SAP Ariba, ereditato dall'ordine di acquisto o inserito durante la creazione di fatture non legate a PO.

La Data Documento è la data in cui il fornitore ha creato la fattura. È distinta dalla data 'Fattura Ricevuta', che è quando la fattura è entrata nel sistema di elaborazione. Il ritardo tra queste due date può essere significativo.

Questo attributo aiuta nell'analisi delle prestazioni del fornitore e nell'identificazione dei ritardi nella presentazione delle fatture. Un lungo ritardo tra la data del documento e la data di ricezione può abbreviare il tempo effettivo disponibile per elaborare la fattura e acquisire sconti per pagamento anticipato. È anche spesso il punto di partenza per il calcolo della Data Scadenza Pagamento.

Aiuta ad analizzare i ritardi tra il momento in cui un fornitore emette una fattura e il momento in cui essa viene ricevuta, il che può influire sulla capacità di pagare in tempo.

Un campo standard nei dati dell'intestazione della fattura, acquisito dal documento di fattura fisico o digitale.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, di solito fornisce una motivazione. Questo attributo cattura tali informazioni, che potrebbero essere valori come 'Prezzo Errato', 'Fattura Duplicata' o 'Violazione della Policy'.

Questo è un attributo chiave per la dashboard 'Analisi Rifiuto Fatture'. Analizzando i motivi di rifiuto più comuni, le organizzazioni possono identificare problemi a monte, come problemi di qualità delle fatture dei fornitori o incoerenze interne dei dati. Questo insight aiuta a ridurre le rilavorazioni e a migliorare il tasso di correttezza al primo tentativo per l'elaborazione delle fatture.

Spiega perché si verificano le rilavorazioni, fornendo un insight diretto sulle cause profonde delle inefficienze del processo e dei problemi di qualità delle fatture.

Acquisito dal workflow log o dal campo note quando si verifica un'attività 'Fattura Rifiutata' in SAP Ariba.

L'attributo Paese fornisce una dimensione geografica per l'analisi. Di solito è derivato dal codice aziendale a cui la fattura è registrata o dall'indirizzo del fornitore.

L'analisi del processo per paese aiuta a scoprire differenze regionali in termini di prestazioni, conformità ed esecuzione del processo. Può evidenziare se certi uffici nazionali stanno affrontando sfide uniche o hanno adottato best practice che potrebbero essere condivise a livello globale. Questo è prezioso per la standardizzazione dei processi in un ambiente di servizi condivisi globale.

Consente l'analisi geografica per confrontare le performance del processo e la conformità tra diversi paesi o regioni.

Derivato dai dati anagrafici del Codice Azienda o dai dati anagrafici del Fornitore in SAP Ariba o nel sistema ERP connesso.

Questo attributo calcolato confronta il timestamp dell'attività 'Pagamento Eseguito' con la 'PaymentDueDate'. Se la data di pagamento è uguale o precedente alla data di scadenza, il valore è true; altrimenti, è false.

Questo flag semplifica l'analisi delle prestazioni di pagamento. Consente un facile filtraggio e aggregazione per il calcolo del KPI 'Tasso di Pagamento in Tempo'. Le dashboard possono utilizzare questo attributo per visualizzare rapidamente le prestazioni per fornitore, paese o codice aziendale, aiutando a identificare le aree con problemi cronici di ritardo nei pagamenti.

Semplifica il calcolo del KPI del tasso di pagamento puntuale e consente un facile filtraggio delle fatture in ritardo per l'analisi delle cause radice.

Calcolato durante la trasformazione dei dati confrontando il EventTime dell'attività di pagamento con l'attribute PaymentDueDate.

Questo attributo è il risultato di un calcolo che identifica innanzitutto se una fattura era idonea per uno sconto per pagamento anticipato in base ai suoi 'PaymentTerms'. Quindi, controlla se l'evento 'Pagamento Eseguito' si è verificato entro il periodo di sconto specificato.

Questo flag è cruciale per la misurazione del KPI 'Tasso di Acquisizione Sconti per Pagamento Anticipato'. Quantifica direttamente il successo finanziario delle funzioni di tesoreria e contabilità fornitori nell'ottimizzazione del capitale circolante. L'analisi dei casi in cui questo flag è falso aiuta a scoprire le ragioni dei risparmi mancati, come approvazioni lente o altri colli di bottiglia del processo.

Misura direttamente il successo nell'ottenere risparmi sui costi e aiuta a identificare le ragioni delle opportunità di sconto mancate.

Calcolato durante la trasformazione dei dati analizzando i PaymentTerms e confrontando il timestamp di 'Pagamento Eseguito' con la scadenza dello sconto calcolata.

Questo attributo identifica il sistema di origine per ogni evento, come 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' o una soluzione di scansione di terze parti. Nelle aziende moderne, l'elaborazione delle fatture può estendersi su più applicazioni.

La comprensione del sistema sorgente è preziosa per la diagnosi dei problemi di qualità dei dati e per l'analisi dei passaggi di processo tra diverse piattaforme. Aiuta a chiarire dove vengono eseguite attività specifiche, come la scansione delle fatture rispetto all'approvazione delle fatture.

Aiuta a differenziare le attività che si verificano in sistemi diversi, il che è cruciale per comprendere i punti di integrazione e i colli di bottiglia specifici del sistema.

Questo viene tipicamente aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dati (ETL), dove un valore statico viene assegnato in base alla sorgente dati.

Questo indicatore calcolato misura la durata del subprocesso di approvazione. È calcolato come la differenza di tempo tra l'attività 'Fattura Inviata per Approvazione' e la corrispondente attività 'Fattura Approvata' o 'Fattura Rifiutata'.

Questo attributo è una misura diretta del KPI 'Tempo del Ciclo di Approvazione Fattura' ed è vitale per la dashboard associata. Aiuta a isolare e quantificare i ritardi specificamente all'interno della fase di approvazione del processo, che è spesso un contributore principale al tempo complessivo di elaborazione. Può essere analizzato per approvatore, dipartimento o importo fattura per trovare colli di bottiglia specifici.

Isola le performance del workflow di approvazione, facilitando l'identificazione dei colli di bottiglia causati dagli approvatori o da catene di approvazione complesse.

Calcolato durante la trasformazione dei dati trovando gli event di inizio e fine approvazione pertinenti per ogni fattura e calcolando la differenza di tempo.

Questo indicatore misura il tempo di ciclo end-to-end per ogni caso fattura. È calcolato prendendo la differenza tra il timestamp della prima attività (ad esempio, 'Fattura Ricevuta') e l'ultima attività (ad esempio, 'Pagamento Eseguito').

Come KPI primario, fornisce una misura di alto livello dell'efficienza complessiva dell'operazione di elaborazione delle fatture. L'analisi di questa durata aiuta a identificare quali tipi di fatture o quali fornitori sono associati a tempi di elaborazione più lunghi, guidando le iniziative di miglioramento del processo.

Questo è un KPI critico per la misurazione dell'efficienza complessiva del processo e del suo impatto sul capitale circolante e sulle relazioni con i fornitori.

Calcolato durante la trasformazione dei dati sottraendo il EventTime minimo dal EventTime massimo per ogni InvoiceNumber.

I Termini di pagamento definiscono le regole per il pagamento al fornitore, come 'Net 30' (pagamento dovuto in 30 giorni) o '2% 10, Net 30' (uno sconto del 2% se pagato in 10 giorni, altrimenti dovuto in 30). Queste informazioni provengono dai dati anagrafici del fornitore o dall'ordine di acquisto.

Questo attributo è essenziale per la dashboard 'Opportunità di Sconto per Pagamento Anticipato' e il relativo KPI. L'analisi utilizza questi termini per identificare le fatture idonee a uno sconto e determina se il pagamento è stato eseguito entro la finestra di sconto, evidenziando opportunità di risparmio sui costi.

È essenziale per identificare le opportunità di acquisire sconti per pagamenti anticipati, che possono portare a significativi risparmi sui costi.

Memorizzato nei dati anagrafici del fornitore e copiato nei dettagli della fattura all'interno di SAP Ariba o del sistema ERP.

Il Tipo di Fattura classifica le fatture in diverse categorie che spesso seguono processi distinti. La distinzione più comune è tra fatture con PO, che possono essere abbinate a un ordine pre-approvato, e fatture senza PO, che richiedono una codifica e un'approvazione più ampie.

Questo attributo è cruciale per l'analisi dei processi perché i processi delle fatture con PO e senza PO sono fondamentalmente diversi. Separandoli si ottiene una visione più accurata delle prestazioni per ogni percorso, prevenendo metriche aggregate fuorvianti. Aiuta a comprendere l'efficienza e la conformità di ogni flusso distinto.

Separa le fatture in flussi di processo distinti (ad esempio, PO vs. Non-PO), il che è cruciale per una misurazione e analisi accurata delle performance.

Questo è spesso un campo standard sul documento di fattura in SAP Ariba o può essere derivato in base alla presenza di un 'PurchaseOrderNumber'.

Questo attributo fornisce la data e l'ora dell'estrazione dati più recente dal sistema sorgente. È un campo di metadati essenziale per la data governance e per la comprensione della freschezza dell'analisi.

Gli analisti utilizzano queste informazioni per confermare di lavorare con dati aggiornati e per comprendere il potenziale ritardo tra un evento che si verifica nel sistema sorgente e la sua apparizione nello strumento di Process Mining. È critico per la gestione dei cicli di aggiornamento dei dati e per garantire l'affidabilità degli insight.

Fornisce un contesto cruciale sulla freschezza dei dati, garantendo che le analisi siano basate su informazioni attuali e pertinenti.

Questo timestamp è tipicamente generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione dati (ETL).

Questo attributo specifica la valuta in cui è denominato l'Importo Fattura. Per le organizzazioni globali, le fatture vengono ricevute in molte valute diverse.

Avere la valuta è cruciale per qualsiasi analisi finanziaria per assicurare che gli importi siano confrontati correttamente. Nelle dashboard di Process Mining, consente un'aggregazione corretta dei valori finanziari, spesso richiedendo la conversione in un'unica valuta di reporting. Fornisce il contesto necessario per l'attributo 'Importo Fattura'.

Fornisce un contesto essenziale per l'attribute 'Importo Fattura', garantendo che i valori finanziari siano interpretati correttamente, specialmente in un contesto multinazionale.

Un campo standard nei dati dell'intestazione della fattura, tipicamente posizionato accanto al campo dell'importo della fattura in SAP Ariba.