Su Plantilla de Datos para el Proceso De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas

El Event Time, o timestamp, registra cuándo tuvo lugar una actividad específica. Estos datos son fundamentales para el análisis de rendimiento, ya que permiten el cálculo de duraciones entre actividades y el tiempo de ciclo general del case.

Las herramientas de Process mining utilizan estos timestamps para ordenar los events cronológicamente y construir una representación precisa del flujo del proceso. Es esencial para medir KPIs como el Invoice Approval Cycle Time y el Payment Block Resolution Time, permitiendo el análisis de retrasos y eficiencia.

Permite el cálculo de todas las métricas basadas en tiempo, como tiempos de ciclo y duraciones, que son críticas para identificar retrasos en el proceso.

Registrado automáticamente por SAP Ariba para cada cambio de estado, acción de usuario o evento del sistema. Típicamente se encuentra junto al nombre de la actividad en los registros de eventos o tablas de historial.

El Nombre de la Actividad describe un único paso dentro del workflow de procesamiento de facturas, como 'Factura Recibida', 'Factura Aprobada' o 'Pago Ejecutado'. Cada activity representa un event de negocio que acerca la factura a su finalización.

En process mining, la secuencia de estas activities forma el mapa del proceso. Analizar estas activities ayuda a identificar las rutas de proceso más comunes, las desviaciones del procedimiento estándar, los ciclos de reproceso como el manejo de discrepancias y las oportunidades de automatización.

Este atributo es la base para visualizar el mapa de proceso, descubrir variantes de proceso e identificar reprocesos o bottlenecks.

Generado a partir de registros de eventos del sistema, cambios de estado o acciones de usuario capturadas dentro de SAP Ariba. Estos datos a menudo provienen de tablas de historial de workflow o documentos.

El Número de Factura (Invoice Number) es la referencia única asignada por un proveedor a un documento de factura. En process mining, este atributo es crítico ya que funciona como el ID de Case, vinculando todas las actividades relacionadas desde la recepción de la factura hasta el pago final.

Al rastrear este identificador, los analistas pueden reconstruir el ciclo de vida completo y de extremo a extremo de cada factura. Esto permite un análisis detallado de los flujos de proceso, la identificación de bottlenecks y la medición de indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo de ciclo para facturas individuales.

Es la clave esencial que conecta todos los pasos del proceso para una sola factura, haciendo posible analizar el tiempo y la ruta de procesamiento de extremo a extremo.

Este es un campo principal en el documento de la factura y dentro de la solución de facturación de SAP Ariba. Se encuentra típicamente en las tablas de cabecera de la factura o en los data de transacción.

El Aprobador es el individuo o grupo de usuarios asignado para revisar y aprobar una factura. Las facturas a menudo requieren uno o más niveles de aprobación dependiendo de su valor o tipo.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento del workflow de aprobación. Al segmentar el 'Invoice Approval Cycle Time' por aprobador o grupo de aprobación, es posible identificar individuos o equipos que son bottlenecks en el proceso. Esta información es clave para equilibrar las cargas de trabajo y mejorar la eficiencia de la aprobación.

Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación mostrando qué usuarios o equipos tienen los tiempos de ciclo de aprobación más largos.

Capturado en los registros del workflow o historial de aprobación de una factura en SAP Ariba. Puede registrarse como un ID de usuario.

El Estado de la Factura (Invoice Status) proporciona una instantánea de dónde se encuentra la factura en su ciclo de vida en el momento de la extracción de data, o su resultado final. Este es un atributo a nivel de case que resume el estado general de la factura.

En process mining, este atributo es útil para filtrar cases y analizar solo facturas completadas (Pagadas) o problemáticas (Rechazadas). Ayuda a comprender los resultados finales de diferentes variantes de proceso y puede utilizarse para medir la proporción de facturas que llegan a una conclusión exitosa.

Proporciona el resultado final del proceso de factura, permitiendo un análisis enfocado en las facturas pagadas con éxito versus las rechazadas.

Este es un campo de estado estándar en el encabezado de la factura en SAP Ariba.

La Fecha de Vencimiento del Pago (Payment Due Date) es la fecha acordada contractualmente para saldar una factura. Esta fecha se calcula típicamente basándose en la fecha del documento de la factura y las condiciones de pago acordadas (por ejemplo, Net 30).

Este atributo es esencial para el KPI 'Tasa de Pago a Tiempo'. Al comparar el timestamp de 'Payment Executed' con la Payment Due Date, el análisis puede identificar pagos atrasados, medir el rendimiento de pago a proveedores y ayudar a las organizaciones a evitar recargos por mora y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Es la base para calcular la tasa de pago a tiempo, un KPI crítico para la gestión de relaciones con proveedores y el cumplimiento financiero.

Esta fecha está presente en el documento de la factura o se calcula basándose en los campos 'DocumentDate' y 'PaymentTerms' en SAP Ariba.

El Monto de la Factura (Invoice Amount) representa el pago total solicitado por el proveedor. Este es un atributo financiero fundamental para analizar la carga de trabajo del procesamiento de facturas.

En process mining, este atributo se utiliza para filtrar análisis de facturas de alto valor, que pueden seguir diferentes rutas de aprobación o tener controles más estrictos. También puede utilizarse para priorizar los esfuerzos de mejora de procesos en facturas que representan el mayor impacto financiero. Los dashboards a menudo lo utilizan para mostrar el valor total de las facturas en diferentes etapas del proceso.

Esto permite el análisis del impacto financiero, como filtrar facturas de alto valor o comprender el valor monetario inmovilizado en bottlenecks del proceso.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura dentro de SAP Ariba.

Cuando una factura está bloqueada para el pago, este atributo proporciona el motivo, como 'Diferencia de Precio', 'Discrepancia de Cantidad' o 'Falta de Recepción de Mercancía'. Estos motivos suelen ser códigos o descripciones estandarizados dentro del sistema.

Analizar la frecuencia de los diferentes motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, un alto número de bloqueos por 'Diferencia de Precio' podría indicar problemas con la precisión de los datos maestros. Este atributo es crucial para el dashboard 'Payment Block Resolution Time' para priorizar la solución de los problemas más comunes y que consumen más tiempo.

Proporciona la causa raíz de los retrasos en los pagos, permitiendo mejoras dirigidas para prevenir problemas comunes como discrepancias de precio o cantidad.

Esta información se establece cuando se aplica un Payment_Block a una factura en SAP Ariba o en el ERP conectado.

El Nombre del Proveedor (Vendor Name) identifica al proveedor que solicita el pago. Esta es una dimensión primaria para el análisis, permitiendo a los equipos segmentar el rendimiento del procesamiento de facturas por proveedor.

Este atributo se utiliza para crear dashboards que rastrean el rendimiento de pago a proveedores, identifican proveedores con altas tasas de discrepancia o analizan los tiempos de procesamiento para proveedores estratégicos. Comprender los problemas específicos del proveedor puede ayudar a mejorar las relaciones con los proveedores y agilizar la colaboración.

Permite el análisis de rendimiento por proveedor, ayudando a identificar qué proveedores tienen problemas de factura frecuentes o pagos atrasados.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura, vinculado desde los datos maestros del proveedor dentro de SAP Ariba o el sistema ERP conectado.

El Número de Orden de Compra (PO Number) vincula una factura con el documento de compra correspondiente que autorizó la adquisición de bienes o servicios. No todas las facturas están respaldadas por una OC, pero para aquellas que sí, este vínculo es vital.

Analizar las facturas por número de OC ayuda a comprender el rendimiento de la conciliación a tres vías (OC, Recepción de Mercancía, Factura). Es clave para identificar discrepancias y apoya el análisis del procesamiento de facturas basadas en OC versus las no basadas en OC, que a menudo siguen rutas diferentes y tienen distintos niveles de eficiencia.

Conecta la factura al proceso de adquisición, permitiendo el análisis de discrepancias de conciliación y comparando los flujos de facturas con OC frente a sin OC.

Disponible como campo estándar en facturas con respaldo de OC dentro de SAP Ariba. Se encuentra en los datos de la línea de factura o cabecera.

Este atributo calculado compara el timestamp de la actividad 'Payment Executed' con la 'PaymentDueDate'. Si la fecha de pago es igual o anterior a la fecha de vencimiento, el valor es verdadero; de lo contrario, es falso.

Este indicador simplifica el análisis del rendimiento de los pagos. Permite un fácil filtrado y agregación para calcular el KPI 'On-Time Payment Rate'. Los dashboards pueden utilizar este atributo para visualizar rápidamente el rendimiento por proveedor, país o código de sociedad, ayudando a identificar áreas con problemas crónicos de pagos atrasados.

Simplifica el cálculo del KPI de tasa de pago a tiempo y permite un fácil filtrado de facturas atrasadas para el análisis de la causa raíz.

Calculado durante la transformación de datos comparando el 'EventTime' de la actividad de pago con el atributo 'PaymentDueDate'.

Las condiciones de pago (Payment Terms) definen las reglas para pagar al proveedor, como 'Net 30' (pago en 30 días) o '2% 10, Net 30' (un 2% de descuento si se paga en 10 días, o en 30 días si no). Esta información proviene de los datos maestros del proveedor o de la orden de compra.

Este atributo es esencial para el dashboard 'Oportunidades de Descuento por Pronto Pago' y el KPI relacionado. El análisis utiliza estas condiciones para identificar las facturas elegibles para un descuento y determina si el pago se ejecutó dentro del plazo de descuento, destacando oportunidades de ahorro de costos.

Es esencial para identificar oportunidades de capturar descuentos por pronto pago, lo que puede generar ahorros significativos.

Almacenado en los datos maestros del proveedor y copiado a los detalles de la factura dentro de SAP Ariba o el sistema ERP.

La Fecha del Documento (Document Date) es la fecha en que el proveedor creó la factura. Es distinta de la fecha de 'Invoice Received', que es cuando la factura entró en el sistema de procesamiento. El retraso entre estas dos fechas puede ser significativo.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento del proveedor y a identificar retrasos en la presentación de facturas. Un largo retraso entre la fecha del documento y la fecha de recepción puede acortar el tiempo efectivo disponible para procesar la factura y capturar descuentos por pronto pago. También es a menudo el punto de partida para calcular la Payment Due Date.

Ayuda a analizar los retrasos entre el momento en que un proveedor emite una factura y el momento en que se recibe, lo que puede afectar la capacidad de pagar a tiempo.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura, capturado del documento de factura físico o digital.

Este atributo especifica la moneda en la que se denomina el Monto de la Factura (Invoice Amount). Para organizaciones globales, las facturas se reciben en muchas monedas diferentes.

Tener la moneda es crucial para cualquier análisis financiero para asegurar que los montos se comparen correctamente. En los dashboards de process mining, permite una agregación adecuada de valores financieros, a menudo requiriendo la conversión a una única moneda de informe. Proporciona el contexto necesario para el atributo 'Invoice Amount'.

Proporciona un contexto esencial para el atributo 'Invoice Amount', asegurando que los valores financieros se interpreten correctamente, especialmente en un contexto multinacional.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura, ubicado típicamente junto al campo del monto de la factura en SAP Ariba.

Cuando un aprobador rechaza una factura, típicamente proporciona un motivo. Este atributo captura esa información, que podría ser valores como 'Precio Incorrecto', 'Factura Duplicada' o 'Violación de Política'.

Este es un atributo clave para el dashboard de 'Invoice Rejection Analysis'. Al analizar los motivos de rechazo más comunes, las organizaciones pueden identificar problemas anteriores, como problemas con la calidad de las facturas del proveedor o inconsistencias internas en los datos. Este insight ayuda a reducir el reproceso y a mejorar la tasa de acierto a la primera para el procesamiento de facturas.

Explica por qué ocurre el retrabajo, proporcionando un insight directo sobre las causas raíz de las ineficiencias del proceso y los problemas de calidad de la factura.

Capturado del registro del workflow o del campo de notas cuando ocurre una actividad de 'Factura Rechazada' en SAP Ariba.

El atributo País (Country) proporciona una dimensión geográfica para el análisis. Generalmente se deriva del código de sociedad al que se contabiliza la factura o de la dirección del proveedor.

Analizar el proceso por país ayuda a descubrir diferencias regionales en el rendimiento, el compliance y la ejecución del proceso. Puede destacar si ciertas oficinas de país enfrentan desafíos únicos o han adoptado las mejores prácticas que podrían compartirse globalmente. Esto es valioso para estandarizar procesos en un entorno global de servicios compartidos.

Permite el análisis geográfico para comparar el rendimiento del proceso y el cumplimiento en diferentes países o regiones.

Derivado de los datos maestros del Código de Empresa o los datos maestros del Proveedor en SAP Ariba o el sistema ERP conectado.

Este atributo es el resultado de un cálculo que primero identifica si una factura era elegible para un descuento por pronto pago basándose en sus 'PaymentTerms'. Luego, verifica si el event 'Payment Executed' ocurrió dentro del período de descuento especificado.

Este indicador es crucial para medir el KPI 'Early Payment Discount Capture Rate'. Cuantifica directamente el éxito financiero de las funciones de tesorería y cuentas por pagar en la optimización del capital de trabajo. Analizar los cases en los que este indicador es falso ayuda a descubrir las razones de los ahorros perdidos, como aprobaciones lentas u otros bottlenecks del proceso.

Mide directamente el éxito en la captura de ahorros de costos y ayuda a identificar las razones de las oportunidades de descuento perdidas.

Calculado durante la transformación de datos analizando 'PaymentTerms' y comparando el timestamp de 'Payment Executed' con la fecha límite de descuento calculada.

El Código de Sociedad (Company Code) es una unidad organizativa estándar en entornos SAP, que representa una entidad legal independiente para la cual se preparan estados financieros. Las facturas siempre se contabilizan con un código de sociedad específico.

Este atributo permite comparar el rendimiento del proceso entre diferentes unidades de negocio o entidades legales. Ayuda a identificar si ciertas entidades son más eficientes que otras y apoya la estandarización de procesos en una organización global.

Permite la comparación del rendimiento entre diferentes entidades legales o unidades de negocio, ayudando a identificar ineficiencias regionales o departamentales.

Un campo organizativo fundamental en el documento de factura en SAP Ariba, heredado de la orden de compra o introducido durante la creación de facturas sin OC.

Este atributo identifica el sistema de origen para cada event, como 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' o una solución de escaneo de terceros. En las empresas modernas, el procesamiento de facturas puede abarcar múltiples aplicaciones.

Comprender el sistema de origen es valioso para diagnosticar problemas de calidad de data y para analizar las transferencias de procesos entre diferentes plataformas. Ayuda a clarificar dónde se realizan actividades específicas, como el escaneo de facturas frente a la aprobación de facturas.

Ayuda a diferenciar las actividades que ocurren en diferentes sistemas, lo cual es crucial para comprender los puntos de integración y los cuellos de botella específicos del sistema.

Esto se añade típicamente durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de data, donde se asigna un valor estático basado en la fuente de data.

Esta métrica mide el tiempo de ciclo de extremo a extremo para cada case de factura. Se calcula tomando la diferencia entre el timestamp de la primera actividad (por ejemplo, 'Invoice Received') y la última actividad (por ejemplo, 'Payment Executed').

Como un KPI primario, proporciona una medida de alto nivel de la eficiencia general de la operación de procesamiento de facturas. Analizar esta duración ayuda a identificar qué tipos de facturas o qué proveedores están asociados con tiempos de procesamiento más largos, guiando las iniciativas de mejora de procesos.

Este es un KPI crítico para medir la eficiencia general del proceso y su impacto en el capital de trabajo y las vendor relationships.

Calculado durante la transformación de datos restando el 'EventTime' mínimo del 'EventTime' máximo para cada 'InvoiceNumber'.

Esta métrica calculada mide la duración del subproceso de aprobación. Se calcula como la diferencia de tiempo entre la actividad 'Invoice Sent for Approval' y la actividad correspondiente 'Invoice Approved' o 'Invoice Rejected'.

Este atributo es una medida directa del KPI 'Invoice Approval Cycle Time' y es vital para el dashboard asociado. Ayuda a aislar y cuantificar los retrasos específicamente dentro de la etapa de aprobación del proceso, que a menudo es un factor importante que contribuye al tiempo total de procesamiento. Puede analizarse por aprobador, departamento o monto de la factura para encontrar bottlenecks específicos.

Aísla el rendimiento del workflow de aprobación, facilitando la identificación de cuellos de botella causados por aprobadores o cadenas de aprobación complejas.

Calculado durante la transformación de datos encontrando los eventos de inicio y fin de aprobación relevantes para cada factura y calculando la diferencia de tiempo.

El Tipo de Factura (Invoice Type) clasifica las facturas en diferentes categorías que a menudo siguen procesos distintos. La distinción más común es entre facturas respaldadas por una Orden de Compra (OC), que pueden conciliarse con un pedido previamente aprobado, y facturas sin OC, que requieren una codificación y aprobación más extensas.

Este atributo es crucial para el análisis de procesos porque los procesos de facturación con y sin OC son fundamentalmente diferentes. Separarlos permite una visión más precisa del rendimiento para cada ruta, evitando métricas agregadas engañosas. Ayuda a comprender la eficiencia y el compliance de cada flujo distinto.

Separa las facturas en flujos de proceso distintos (por ejemplo, con OC vs. sin OC), lo cual es crucial para una medición y análisis de rendimiento precisos.

Este es a menudo un campo estándar en el documento de la factura en SAP Ariba o puede derivarse basándose en la presencia de un 'PurchaseOrderNumber'.

Este atributo proporciona la fecha y hora de la extracción de data más reciente del sistema de origen. Es un campo de metadatos esencial para la gobernanza de data y para comprender la actualidad del análisis.

Los analistas utilizan esta información para confirmar que están trabajando con data actualizados y para comprender el posible retraso entre un event que ocurre en el sistema de origen y su aparición en la herramienta de process mining. Es crítico para gestionar los ciclos de actualización de data y asegurar la fiabilidad de los insights.

Proporciona un contexto crucial sobre la frescura de los datos, asegurando que los análisis se basen en información actual y relevante.

Este timestamp se genera y adjunta típicamente al conjunto de data durante el proceso de extracción de data (ETL).