Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

De Activity Name (activiteitsnaam) beschrijft een single step binnen de invoice processing workflow, such as 'Invoice Received', 'Invoice Approved', or 'Payment Executed'. Each activity represents een business event dat de invoice closer to completion beweegt.

In process mining, the sequence van these activities forms de process map. Analyzing these activities helps identify the most common process paths, deviations from the standard procedure, rework loops like discrepancy handling, en automation opportunities.

Dit attribuut is de foundation voor visualizing de process map, discovering process variants, en identifying rework of knelpunten.

Gegenereerd uit systeem event logs, statuswijzigingen of gebruikersacties vastgelegd binnen SAP Ariba. Deze data komt vaak uit workflow of documenthistorie tabellen.

Het Invoice Number is de unique reference assigned door een vendor aan een invoice document. In process mining, this attribute is critical as het functions as de Case ID, linking all related activities from invoice receipt to final payment.

Door deze identifier te tracking, kunnen analysts de complete, end-to-end lifecycle van every invoice reconstrueren. This enables detailed analysis van process flows, identification van bottlenecks, en measurement van key performance indicators like cycle time voor individual invoices.

Het is de essentiële sleutel die alle processtappen voor een enkele factuur verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end verwerkingstijd en het pad te analyseren.

Dit is een primary field on de invoice document en within de SAP Ariba Invoicing solution. Het is typically found in invoice header tables of transaction data.

De Event Time, of timestamp, records when een specific activity took place. This data is fundamental for performance analysis, as het allows for the calculation of durations between activities en de overall case cycle time.

Process mining tools use these timestamps om events chronologisch te orderen en een accurate representation van de process flow te bouwen. Het is essential for measuring KPI's like Invoice Approval Cycle Time en Payment Block Resolution Time, enabling analysis van delays en efficiency.

Het maakt de berekening mogelijk van alle tijdsgebonden metrieken, zoals cyclustijden en doorlooptijden, die cruciaal zijn voor het identificeren van procesvertragingen.

Automatisch gelogd door SAP Ariba voor elke statuswijziging, gebruikersactie of systeem event. Het is doorgaans te vinden naast de activiteitsnaam in event logs of historietabellen.

De Invoice Amount vertegenwoordigt de total payment requested door de vendor. Dit is een fundamental financial attribute for analyzing de invoice processing workload.

In process mining, this attribute is used to filter analyses voor high-value invoices, which may follow different approval paths of have stricter controls. Het kan also be used to prioritize process improvement efforts on invoices dat represent de highest financial impact. Dashboards often use this om de total value van invoices in different stages of the process te tonen.

Dit allows for financial impact analysis, such as filtering voor high-value invoices of understanding de monetary value tied up in process knelpunten.

Een standaardveld in de factuurkopdata binnen SAP Ariba.

De Invoice Status provides een snapshot van where de invoice is in its lifecycle at the time van data extraction, of its final outcome. This is een case-level attribuut dat de overall state van de invoice samenvat.

In process mining, this attribuut is useful for filtering cases om only completed (Paid) of problematic (Rejected) invoices te analyseren. Het helps in understanding de final outcomes van different process variants en kan be used to measure de proportion van invoices dat een successful conclusion bereikt.

Het biedt het uiteindelijke resultaat van het factuurproces, waardoor analyse gericht op succesvol betaalde versus afgewezen facturen mogelijk is.

Dit is een standard status field on de invoice header in SAP Ariba.

De Approver is de individual of user group assigned om een invoice te reviewen en te approven. Invoices often require one or more levels van approval depending on their value of type.

Dit attribuut helpt de performance van de approval workflow te analyseren. Door de 'Invoice Approval Cycle Time' te segmenteren per approver of approval group, is het possible om individuals of teams te identificeren die bottlenecks zijn in het process. This information is key om workloads te balanceren en approval efficiency te verbeteren.

Het helpt knelpunten in het goedkeuringsproces te identificeren door te tonen welke gebruikers of teams de langste goedkeuringscyclustijden hebben.

Vastgelegd in de workflow of goedkeuringshistorie logs voor een factuur in SAP Ariba. Het kan worden vastgelegd als een gebruikers-ID.

Het Purchase Order (PO) Number links een invoice aan de corresponding purchasing document dat de procurement of goods or services authorized. Not all invoices are PO-backed, but voor those dat are, this link is vital.

Analyzing invoices by PO Number helps in understanding three-way matching performance (PO, Goods Receipt, Invoice). Het is key to identifying discrepancies en supports analysis van PO-based versus non-PO-based invoice processing, which often follow different paths en have different efficiency levels.

Het verbindt de factuur met het inkoopproces, wat analyse van matching-afwijkingen en vergelijking van PO versus non-PO factuurstromen mogelijk maakt.

Beschikbaar als een standaardveld op PO-gekoppelde facturen binnen SAP Ariba. Te vinden in factuurregelitem of header data.

De Vendor Name identificeert de supplier dat is requesting payment. Dit is een primary dimension voor analysis, allowing teams om invoice processing performance by vendor te segmenteren.

Dit attribuut is used to create dashboards dat track vendor payment performance, identify vendors met high discrepancy rates, of analyze processing times voor strategic suppliers. Understanding vendor-specific issues kan helpen supplier relationships te improve en collaboration te streamline.

Het maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, en helpt te identificeren welke leveranciers frequente factuurproblemen of vertraagde betalingen hebben.

Een standaardveld in de factuurkopdata, gekoppeld vanuit de leveranciersstamdata binnen SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Wanneer een invoice is blocked from payment, this attribuut provides de reason, such as 'Price Discrepancy', 'Quantity Mismatch', of 'Missing Goods Receipt'. These reasons are often standardized codes of descriptions within het system.

Analyzing de frequency of different block reasons helps to pinpoint de root causes van payment delays. For example, een high number of 'Price Discrepancy' blocks might indicate issues met master data accuracy. This attribuut is crucial for de 'Payment Block Resolution Time' dashboard om priority te geven aan fixing de most common en time-consuming issues.

Het biedt de hoofdoorzaak voor betalingsvertragingen, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om veelvoorkomende problemen zoals prijs- of kwantiteitsverschillen te voorkomen.

Deze information is set when een payment block is applied to een invoice in SAP Ariba of de connected ERP.

De Payment Due Date is de contractually agreed-upon date voor settling een invoice. This date is typically calculated based on de invoice document date en de agreed payment terms (e.g., Net 30).

Dit attribuut is essential for de 'On-Time Payment Rate' KPI. Door de 'Payment Executed' timestamp te comparing met de Payment Due Date, kan de analysis late payments identificeren, vendor payment performance meten, en organizations helpen late fees te avoiden en good supplier relationships te maintainen.

Het is de basislijn voor het berekenen van de on-time payment rate, een kritieke KPI voor leveranciersrelatiebeheer en financiële compliance.

Deze date is either present on de invoice document of calculated based on de 'DocumentDate' en 'PaymentTerms' fields in SAP Ariba.

De Company Code is een standard organizational unit in SAP environments, representing een independent legal entity waarvoor financial statements zijn prepared. Invoices are always booked to a specific company code.

Dit attribuut allows for process performance om te worden compared across different business units of legal entities. Het helps identify if certain entities are more efficient dan others en supports de standardization van processes across een global organization.

Het maakt prestatievergelijking mogelijk over verschillende juridische entiteiten of business units, en helpt regionale of afdelingsinefficiënties te identificeren.

Een fundamenteel organisatieveld op het factuurdocument in SAP Ariba, geërfd van de inkooporder of ingevoerd tijdens het aanmaken van non-PO facturen.

De Payment Terms (betalingsvoorwaarden) definiëren de regels voor het betalen van de vendor, zoals 'Netto 30' (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of '2% 10, Netto 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders verschuldigd binnen 30). Deze informatie komt uit de vendor master data of de purchase order.

Dit attribuut is essentieel voor het 'Early Payment Discount Opportunities' dashboard en de gerelateerde KPI. De analyse gebruikt deze terms om invoices te identificeren die in aanmerking komen voor een discount en bepaalt of de payment werd executed binnen de discount window, wat opportunities voor cost savings benadrukt.

Het is essentieel voor het identificeren van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten, wat kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Opgeslagen in de vendor master data en gekopieerd naar de invoice details binnen SAP Ariba of het ERP system.

Dit attribuut identificeert het originating system voor each event, such as 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA', of een third-party scanning solution. In modern enterprises, invoice processing kan span multiple applications.

Understanding the source system is valuable for diagnosing data quality issues en for analyzing process handoffs between different platforms. Het helps clarify where specific activities, like invoice scanning versus invoice approval, worden performed.

Het helpt activiteiten te onderscheiden die in verschillende systemen plaatsvinden, wat cruciaal is voor het begrijpen van integratiepunten en systeem-specifieke knelpunten.

Dit is typically added during de data extraction, transformation, and loading (ETL) process, where een static value is assigned based on de data source.

De Document Date is de date de vendor de invoice created. Het is distinct van de 'Invoice Received' date, which is when de invoice entered de processing system. De lag between these two dates kan significant zijn.

Dit attribuut helps in analyzing supplier performance en identifying delays in invoice submission. Een long delay between de document date en de received date kan de effective time available to process de invoice en capture early payment discounts verkorten. Het is ook often de starting point for calculating de Payment Due Date.

Het helpt vertragingen te analyseren tussen het moment dat een leverancier een factuur verstuurt en het moment dat deze wordt ontvangen, wat van invloed kan zijn op de mogelijkheid om op tijd te betalen.

Een standaardveld in de factuurkopdata, vastgelegd vanuit het fysieke of digitale factuurdocument.

Deze berekende metric measures de duration van de approval subprocess. Het is calculated as de time difference tussen de 'Invoice Sent for Approval' activity en de corresponding 'Invoice Approved' of 'Invoice Rejected' activity.

Dit attribuut is een direct measure van de 'Invoice Approval Cycle Time' KPI en is vital for de associated dashboard. Het helps to isolate en quantify delays specifically within de approval stage van het process, which is often een major contributor to overall processing time. Het kan be analyzed by approver, department, of invoice amount om specific bottlenecks te find.

Het isoleert de prestaties van de goedkeuringsworkflow, waardoor het gemakkelijk is om knelpunten te identificeren die worden veroorzaakt door goedkeurders of complexe goedkeuringsketens.

Berekend tijdens datatransformatie door de relevante goedkeuringsstart- en eind events voor elke factuur te vinden en het tijdsverschil te berekenen.

Het Invoice Type classificeert invoices in different categories dat often follow distinct processes. De most common distinction is between PO-backed invoices, which can be matched against een pre-approved order, en Non-PO invoices, which require more extensive coding en approval.

Dit attribuut is crucial for process analysis because PO en Non-PO invoice processes are fundamentally different. Separating them allows for een more accurate view van performance voor each path, preventing misleading aggregated metrics. Het helps in understanding de efficiency en compliance van each distinct flow.

Het scheidt facturen in afzonderlijke processtromen (bijv. PO vs. Non-PO), wat cruciaal is voor nauwkeurige prestatiemeting en analyse.

Dit is often een standard field on de invoice document in SAP Ariba of kan worden derived based on de presence van een 'PurchaseOrderNumber'.

Deze metric measures de end-to-end cycle time voor each invoice case. Het is calculated by taking de difference between de timestamp van de first activity (e.g., 'Invoice Received') en de last activity (e.g., 'Payment Executed').

As een primary Key Performance Indicator (KPI), het provides een high-level measure van de overall efficiency van de invoice processing operation. Analyzing this duration helps identify which types of invoices of which vendors are associated with longer processing times, guiding process improvement initiatives.

Dit is een critical KPI for measuring overall process efficiency en its impact on working capital en vendor relationships.

Berekend tijdens datatransformatie door de minimale 'EventTime' af te trekken van de maximale 'EventTime' voor elk 'InvoiceNumber'.

Dit attribuut is het resultaat van een calculation dat first identifies if een invoice was eligible for een early payment discount based on its 'PaymentTerms'. Then, het checks if de 'Payment Executed' event occurred within de specified discount period.

Deze flag is crucial for measuring de 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI. Het directly quantifies de financial success van de treasury en accounts payable functions in optimizing working capital. Analyzing cases waar this flag is false helps uncover de reasons for missed savings, such as slow approvals of other process knelpunten.

Meet direct het succes bij het realiseren van kostenbesparingen en helpt redenen voor gemiste kortingskansen te identificeren.

Berekend tijdens datatransformatie door 'PaymentTerms' te parsen en de 'Payment Executed' timestamp te vergelijken met de berekende kortingsdeadline.

Dit attribuut provides de date en time van de most recent data pull from de source system. Het is een metadata field dat is essential for data governance en for understanding de freshness van de analysis.

Analysts use this information om te confirm ze are working with up-to-date data en om de potential lag between een event occurring in de source system en its appearance in de process mining tool te understanden. Het is critical for managing data refresh cycles en ensuring de reliability van de insights.

Het biedt cruciale context over data freshness, wat ervoor zorgt dat analyses gebaseerd zijn op actuele en relevante informatie.

Deze timestamp is typically generated en appended to de dataset during de data extraction (ETL) process.

Het Country attribuut provides een geographical dimension voor de analysis. Het is usually derived from de company code to which de invoice is posted of from de vendor's address.

Analyzing de process by country helps om regional differences in performance, compliance, en process execution te uncoveren. Het kan highlighten whether certain country offices are facing unique challenges of have adopted best practices dat could be shared globally. This is valuable for standardizing processes in een global shared services environment.

Het maakt geografische analyse mogelijk om procesprestaties en compliance te vergelijken tussen verschillende landen of regio's.

Afgeleid van de Company Code stamdata of Leveranciersstamdata in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Wanneer een approver een invoice rejects, they typically provide een reason. This attribuut captures that information, which could be values like 'Incorrect Price', 'Duplicate Invoice', of 'Policy Violation'.

Dit is een key attribuut voor het 'Invoice Rejection Analysis' dashboard. Door de most common rejection reasons te analyzing, kunnen organizations upstream issues identificeren, such as problems met vendor invoice quality of internal data inconsistencies. This insight helps reduce rework en improve de first-time-right rate voor invoice processing.

Het verklaart waarom herstelwerk optreedt, en biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van procesinefficiënties en factuurkwaliteitsproblemen.

Vastgelegd vanuit de workflow log of het notitieveld wanneer een 'Factuur Afgewezen' activiteit optreedt in SAP Ariba.

Dit berekende attribuut compares de timestamp van de 'Payment Executed' activity with de 'PaymentDueDate'. If de payment date is on of before de due date, de value is true; otherwise, het is false.

Deze flag simplifies de analysis van payment performance. Het allows for easy filtering en aggregation to calculate de 'On-Time Payment Rate' KPI. Dashboards can use this attribuut om quickly performance by vendor, country, of company code te visualize, helping to identify areas met chronic late payment problems.

Het vereenvoudigt de berekening van de on-time payment rate KPI en maakt eenvoudig filteren van late facturen voor hoofdoorzaakanalyse mogelijk.

Berekend tijdens datatransformatie door de 'EventTime' van de betalingsactiviteit te vergelijken met de 'PaymentDueDate' attribute.

Dit attribuut specifies de currency in which de Invoice Amount is denominated. Voor global organizations, invoices worden received in many different currencies.

Having de currency is crucial for any financial analysis to ensure amounts worden compared correctly. In process mining dashboards, het allows for proper aggregation of financial values, often requiring conversion to een single reporting currency. Het provides necessary context for de 'Invoice Amount' attribuut.

Het biedt essentiële context voor de 'Factuurbedrag' attribute, wat ervoor zorgt dat financiële waarden correct worden geïnterpreteerd, vooral in een multinationale context.

Een standaardveld in de factuurkopdata, doorgaans naast het factuurbedragveld in SAP Ariba geplaatst.