Uw Inkoop tot betaling - Factuurverwerking datatemplate

De activiteitsnaam (activiteitsnaam) beschrijft een single step binnen de invoice processing workflow, such as 'Invoice Received', 'Invoice Approved', or 'Payment Executed'. Each activity represents een business gebeurtenis dat de invoice closer to completion beweegt.

In process mining, the sequence van these activiteiten forms de procesmap. Analyzing these activiteiten helps identify the most veelvoorkomende procespaden, deviations from the standard procedure, herstelwerk-loops like discrepancy handling, en automatisering kansen.

Dit attribuut is de foundation voor visualizing de procesmap, discovering process variants, en identifying herstelwerk of knelpunten.

Gegenereerd uit systeem event logs, statuswijzigingen of gebruikersacties vastgelegd binnen SAP Ariba. Deze data komt vaak uit workflow of documenthistorie tabellen.

Het Invoice Number is de unique reference assigned door een leverancier aan een invoice document. In process mining, this attribuut is critical as het functions as de Case-ID, linking all related activiteiten from invoice receipt to final payment.

Door deze kenmerk te tracking, kunnen analisten de complete, end-to-end levenscyclus van every invoice reconstrueren. This enables detailed analysis van processtromen, identification van knelpunten, en measurement van key prestaties indicators like doorlooptijd voor individual invoices.

Het is de onmisbaar die alle processtappen voor een enkele factuur verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end verwerkingstijd en het pad te analyseren.

Dit is een primary veld on de invoice document en within de SAP Ariba Invoicing solution. Het is typically found in invoice headertabels of transaction data.

De Het tijdstip van de gebeurtenis (timestamp) records when een specific activity took place. This data is fundamental for prestaties analysis, as het allows for the calculation of duurs between activiteiten en de overall case doorlooptijd.

Process mining-tools use these tijdstempels om gebeurtenissen chronologisch te orderen en een accurate representation van de processtroom te bouwen. Het is essential for measuring KPI's like Invoice Approval Cycle Time en Payment Block Resolution Time, enabling analysis van delays en efficiency.

Het maakt de berekening mogelijk van alle tijdsgebonden metrieken, zoals cyclustijden en doorlooptijden, die belangrijk zijn voor het vinden van procesvertragingen.

Automatisch gelogd door SAP Ariba voor elke statuswijziging, gebruikersactie of systeem gebeurtenis. Het is doorgaans te vinden naast de activiteitsnaam in event logs of historietabellen.

De Invoice Bedrag vertegenwoordigt de total payment requested door de leverancier. Dit is een fundamental financial attribuut for analyzing de invoice processing workload.

In process mining, this attribuut is used to filter analyses voor high-waarde invoices, which may follow different approval paths of have stricter controls. Het kan also be used to prioritize process improvement efforts on invoices dat represent de highest financial impact. Dashboards often use this om de total waarde van invoices in different stages of the process te tonen.

Dit allows for financial impact analysis, such as filtering voor high-waarde invoices of understanding de monetary waarde tied up in process knelpunten.

Een standaardveld in de factuurkopdata binnen SAP Ariba.

De Invoice Status provides een snapshot van where de invoice is in its levenscyclus at the time van data-extractie, of its final outcome. This is een case-level attribuut dat de overall state van de invoice samenvat.

In process mining, this attribuut is useful for filtering cases om only completed (Paid) of problematic (Rejected) invoices te analyseren. Het helps in understanding de final resultaten van different process variants en kan be used to measure de proportion van invoices dat een successful conclusion bereikt.

Het biedt het uiteindelijke resultaat van het factuurproces, waardoor analyse gericht op succesvol betaalde versus afgewezen facturen mogelijk is.

Dit is een standard status veld on de invoice header in SAP Ariba.

De Approver is de individual of user group assigned om een invoice te reviewen en te approven. Invoices often require one or more levels van approval depending on their waarde of type.

Dit attribuut helpt de prestaties van de approval workflow te analyseren. Door de 'Invoice Approval Cycle Time' te segmenteren per approver of approval group, is het possible om individuen of teams te vinden die knelpunten zijn in het proces. This Informapakketmation is key om workloads te balanceren en approval efficiency te verbeteren.

Het helpt knelpunten in het goedkeuringsproces te vinden door te tonen welke gebruikers of teams de langste goedkeuringscyclustijden hebben.

Vastgelegd in de workflow of goedkeuringshistorie logs voor een factuur in SAP Ariba. Het kan worden vastgelegd als een gebruikers-id.

Het Purchase Order (PO) Number links een invoice aan de corresponding purchasing document dat de procurement of goods or services authorized. Not all invoices are PO-backed, but voor those dat are, this link is vital.

Analyzing invoices by PO Number helps in understanding three-way matching prestaties (PO, Goods Receipt, Invoice). Het is key to identifying discrepancies en supports analysis van PO-based versus non-PO-based invoice processing, which often follow different paths en have different efficiency levels.

Het verbindt de factuur met het inkoopproces, wat analyse van matching-afwijkingen en vergelijking van PO versus non-PO factuurstromen mogelijk maakt.

Beschikbaar als een standaardveld op PO-gekoppelde facturen binnen SAP Ariba. Te vinden in factuurregelitem of header data.

De Vendor Naam identificeert de supplier dat is requesting payment. Dit is een primary dimension voor analysis, allowing teams om invoice processing prestaties by leverancier te segmenteren.

Dit attribuut is used to create dashboards dat track leverancier payment prestaties, identify leveranciers met high discrepancy rates, of analyze verwerkingstijds voor strategic suppliers. Understanding leverancier-specific issues kan helpen supplier relationships te improve en collaboration te streamline.

Het maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, en helpt te vinden welke leveranciers frequente factuurproblemen of vertraagde betalingen hebben.

Een standaardveld in de factuurkopdata, gekoppeld vanuit de leveranciersstamdata binnen SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Wanneer een invoice is blocked from payment, this attribuut provides de reason, such as 'Price Discrepancy', 'Aantal Mismatch', of 'Missing Goods Receipt'. These reasons are often standardized codes of descriptions within het system.

Analyzing de frequency of different block reasons helps to pinpoint de grondoorzaken van payment delays. For example, een high number of 'Price Discrepancy' blocks might indicate issues met stamdata accuracy. This attribuut is crucial for de 'Payment Block Resolution Time' dashboard om priority te geven aan fixing de most common en time-consuming issues.

Het biedt de hoofdoorzaak voor betalingsvertragingen, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om veelvoorkomende problemen zoals prijs- of kwantiteitsverschillen te voorkomen.

Deze Informapakketmation is set when een payment block is applied to een invoice in SAP Ariba of de connected ERP.

De Payment Due Date is de contractually agreed-upon date voor settling een invoice. This date is typically calculated based on de invoice document date en de agreed payment terms (e.g., Net 30).

Dit attribuut is essential for de 'On-Time Payment Rate' KPI. Door de 'Payment Executed' timestamp te comparing met de Payment Due Date, kan de analysis late payments vinden, leverancier payment prestaties meten, en organizations helpen late fees te avoiden en good supplier relationships te maintainen.

Het is de basislijn voor het berekenen van de on-time payment rate, een kritieke KPI voor leveranciersrelatiebeheer en financiële compliance.

Deze date is either present on de invoice document of calculated based on de 'DocumentDate' en 'PaymentTerms' velden in SAP Ariba.

De Company Code is een standard organizational unit in SAP omgevings, representing een independent legal entity waarvoor financial statements zijn prepared. Invoices are always booked to a specific company code.

Dit attribuut allows for procesprestaties om te worden compared across different bedrijfsonderdelen of legal entities. Het helps identify if certain entities are more efficient dan others en supports de standardization van processes across een global organization.

Het maakt prestatievergelijking mogelijk over verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen, en helpt regionale of afdelingsinefficiënties te vinden.

Een fundamenteel organisatieveld op het factuurdocument in SAP Ariba, geërfd van de inkooporder of ingevoerd tijdens het aanmaken van non-PO facturen.

De Payment Terms (betalingsvoorwaarden) definiëren de regels voor het betalen van de leverancier, zoals 'Netto 30' (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of '2% 10, Netto 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders verschuldigd binnen 30). Deze Informatie komt uit de leverancier stamdata of de purchase order.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Early Payment Discount Opportunities' dashboard en de gerelateerde KPI. De analyse gebruikt deze terms om invoices te vinden die in aanmerking komen voor een discount en bepaalt of de payment werd executed binnen de discount window, wat kansen voor cost savings benadrukt.

Het is belangrijk voor het vinden van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten, wat kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Opgeslagen in de leverancier stamdata en gekopieerd naar de invoice details binnen SAP Ariba of het ERP system.

Dit attribuut identificeert het herkomstating system voor each gebeurtenis, such as 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA', of een third-party scanning solution. In modern grote organisaties, invoice processing kan span multiple applications.

Understanding the bronsysteem is valuable for diagnosing datakwaliteit issues en for analyzing process overdrachten between different platforms. Het helps clarify where specific activiteiten, like invoice scanning versus invoice approval, worden performed.

Het helpt activiteiten te onderscheiden die in verschillende systemen plaatsvinden, wat belangrijk is voor het begrijpen van integratiepunten en systeem-specifieke knelpunten.

Dit is typically added during de ETL-proces (data-extractie, transformation, and loading)s, where een static waarde is assigned based on de data source.

De Document Date is de date de leverancier de invoice created. Het is distinct van de 'Invoice Received' date, which is when de invoice entered de processing system. De lag between these two dates kan significant zijn.

Dit attribuut helps in analyzing leveranciersprestaties en identifying delays in invoice submission. Een long delay between de document date en de received date kan de effective time available to process de invoice en capture early payment discounts verkorten. Het is ook often de starting point for calculating de Payment Due Date.

Het helpt vertragingen te analyseren tussen het moment dat een leverancier een factuur verstuurt en het moment dat deze wordt ontvangen, wat van invloed kan zijn op de mogelijkheid om op tijd te betalen.

Een standaardveld in de factuurkopdata, vastgelegd vanuit het fysieke of digitale factuurdocument.

Deze berekende metriek measures de duur van de approval subproces. Het is calculated as de time difference tussen de 'Invoice Sent for Approval' activity en de corresponding 'Invoice Approved' of 'Invoice Rejected' activity.

Dit attribuut is een direct measure van de 'Invoice Approval Cycle Time' KPI en is vital for de associated dashboard. Het helps to isolate en quantify delays specifically within de approval stage van het process, which is often een major contributor to overall verwerkingstijd. Het kan be analyzed by approver, department, of invoice amount om specific knelpunten te find.

Het isoleert de prestaties van de goedkeuringsworkflow, waardoor het gemakkelijk is om knelpunten te vinden die worden veroorzaakt door goedkeurders of complexe goedkeuringsketens.

Berekend tijdens datatransformatie door de relevante goedkeuringsstart- en eind gebeurtenissen voor elke factuur te vinden en het tijdsverschil te berekenen.

Het Invoice Type classificeert invoices in different categories dat often follow distinct processes. De most common distinction is between PO-backed invoices, which can be matched against een pre-approved order, en Non-PO invoices, which require more extensive coding en approval.

Dit attribuut is crucial for procesanalyse because PO en Non-PO invoice processes are fundamentally different. Separating them allows for een more accurate view van prestaties voor each path, prgebeurtenising misleading aggregated meetwaarden. Het helps in understanding de efficiency en compliance van each distinct flow.

Het scheidt facturen in afzonderlijke processtromen (bijv. PO vs. Non-PO), wat belangrijk is voor nauwkeurige prestatiemeting en analyse.

Dit is often een standard veld on de invoice document in SAP Ariba of kan worden derived based on de presence van een 'PurchaseOrderNumber'.

Dit attribuut is het resultaat van een calculation dat first identifies if een invoice was eligible for een early payment discount based on its 'PaymentTerms'. Then, het checks if de 'Payment Executed' gebeurtenis occurred within de specified discount period.

Deze flag is crucial for measuring de 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI. Het directly quantifies de financial success van de treasury en accounts payable functions in optimizing working capital. Analyzing cases waar this flag is false helps uncover de reasons for missed savings, such as slow approvals of other process knelpunten.

Meet direct het succes bij het realiseren van kostenbesparingen en helpt redenen voor gemiste kortingskansen te vinden.

Berekend tijdens datatransformatie door 'PaymentTerms' te parsen en de 'Payment Executed' timestamp te vergelijken met de berekende kortingsdeadline.

Het Land attribuut provides een geographical dimension voor de analysis. Het is usually derived from de company code to which de invoice is posted of from de leverancier's address.

Analyzing de process by country helps om regional differences in prestaties, compliance, en process execution te uncoveren. Het kan highlighten whether certain country offices are facing unique challenges of have adopted best practices dat could be shared globally. This is valuable for standardizing processes in een global shared services omgeving.

Het maakt geografische analyse mogelijk om procesprestaties en compliance te vergelijken tussen verschillende landen of regio's.

Afgeleid van de Company Code stamdata of Leveranciersstamdata in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Wanneer een approver een invoice rejects, they typically provide een reason. This attribuut captures that Informapakketmation, which could be waardes like 'Incorrect Price', 'Dupliceren Invoice', of 'Policy Violation'.

Dit is een key attribuut voor het 'Invoice Rejection Analysis' dashboard. Door de most common rejection reasons te analyzing, kunnen organizations upstream issues vinden, such as problems met leverancier invoice quality of internal data inconsistencies. This insight helps reduce herstelwerk en improve de first-time-right rate voor invoice processing.

Het verklaart waarom herstelwerk optreedt, en biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van procesinefficiënties en factuurkwaliteitsproblemen.

Vastgelegd vanuit de workflow log of het notitieveld wanneer een 'Factuur Afgewezen' activiteit optreedt in SAP Ariba.

Dit berekende attribuut compares de timestamp van de 'Payment Executed' activity with de 'PaymentDueDate'. If de payment date is on of before de due date, de waarde is true; otherwise, het is false.

Deze flag simplifies de analysis van payment prestaties. Het allows for easy filtering en aggregation to calculate de 'On-Time Payment Rate' KPI. Dashboards can use this attribuut om quickly prestaties by leverancier, country, of company code te visualize, helping to identify areas met chronic late payment problems.

Het vereenvoudigt de berekening van de on-time payment rate KPI en maakt eenvoudig filteren van late facturen voor hoofdoorzaakanalyse mogelijk.

Berekend tijdens datatransformatie door de 'EventTime' van de betalingsactiviteit te vergelijken met de 'PaymentDueDate' attribuut.

Dit attribuut provides de date en time van de most recent data-extractie from de bronsysteem. Het is een metadataveld dat is essential for data governance en for understanding de actualiteit van de analysis.

Analysts use this Informapakketmation om te confirm ze are working with up-to-date data en om de potential lag between een gebeurtenis occurring in de bronsysteem en its appearance in de process mining-tool te understanden. Het is critical for managing data refresh cycles en ensuring de reliability van de inzichten.

Het biedt belangrijke context over de relevantie van de data, wat ervoor zorgt dat analyses gebaseerd zijn op actuele en relevante Informatie.

Deze timestamp is typically generated en appended to de dataset during de data-extractieproces (ETL).

Dit attribuut specifies de currency in which de Invoice Bedrag is denominated. Voor global organizations, invoices worden received in many different currencies.

Having de currency is crucial for any financial analysis to ensure amounts worden compared correctly. In process mining-dashboards, het allows for proper aggregation of financial waardes, often requiring conversion to een single reporting currency. Het provides necessary context for de 'Invoice Bedrag' attribuut.

Het biedt essentiële context voor de 'Factuurbedrag' attribuut, wat ervoor zorgt dat financiële waarden correct worden geïnterpreteerd, vooral in een multinationale context.

Een standaardveld in de factuurkopdata, doorgaans naast het factuurbedragveld in SAP Ariba geplaatst.