Su Plantilla de Datos de Compras a Pago - Procesamiento de Facturas
Su Plantilla de Datos de Compras a Pago - Procesamiento de Facturas
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave para el seguimiento
- Guía de extracción para NetSuite
Compras a Pago - ".Atributos." de Procesamiento de Facturas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Número de Factura
InvoiceNumber
|
El identificador único para una factura de proveedor dentro del sistema. | ||
|
Descripción
El Número de Factura sirve como el identificador principal del ".case.", vinculando todas las actividades y ".events." relacionados con una única factura de proveedor desde su creación hasta su pago final. Este ".Atributo." es crucial para rastrear el recorrido de principio a fin de cada factura. En el análisis de procesos, este número permite al sistema reconstruir el ciclo de vida completo de una factura. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo este identificador común, los analistas pueden visualizar el flujo del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella que afectan a las facturas individuales.
Por qué es importante
Es la clave esencial para rastrear el recorrido de cada factura a través del proceso de pago, permitiendo un análisis completo a nivel de ".case.".
Dónde obtener
Este es típicamente el campo 'Transaction ID' (ID de Transacción) o 'Invoice #' (Número de Factura) en el registro de Factura de Proveedor en NetSuite.
Ejemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Actividad
ActivityName
|
El nombre del paso del proceso de negocio que se realizó. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." describe una acción o ".event." específico que ocurrió dentro del ciclo de vida del procesamiento de facturas, como 'Vendor Bill Created' (Factura de Proveedor Creada), 'Bill Approved' (Factura Aprobada) o 'Bill Paid In Full' (Factura Pagada Completamente). Cada actividad representa un punto distinto en el proceso. Las actividades son los bloques de construcción del mapa de procesos. Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades ayuda a comprender el flujo real del proceso, identificar desviaciones del procedimiento estándar y señalar bucles de reproceso comunes o pasos ineficientes.
Por qué es importante
Constituye la columna vertebral del mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis de la secuencia de "events" en el ciclo de vida de la factura.
Dónde obtener
Derivado de los registros del sistema, cambios de estado en el registro de Factura de Proveedor o acciones específicas del usuario registradas en el historial del sistema.
Ejemplos
Factura de proveedor creadaFactura AprobadaPago Programado en Lote
|
|||
|
Hora de Inicio
EventTime
|
La ".timestamp." que indica cuándo ocurrió una actividad. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." captura la fecha y hora precisas en que una actividad o ".event." específico fue registrado en el sistema. Proporciona el contexto cronológico para todo el proceso. Las ".timestamps." son fundamentales para cualquier análisis de procesos basado en el tiempo. Se utilizan para calcular duraciones entre actividades, medir los tiempos de ciclo generales de los ".case." y analizar el rendimiento en comparación con los acuerdos de nivel de servicio. Las ".timestamps." precisas son esenciales para identificar cuellos de botella y comprender los retrasos del proceso.
Por qué es importante
Proporciona los ".data." cronológicos necesarios para calcular todas las duraciones, tiempos de ciclo y métricas de rendimiento, siendo la base del análisis temporal de procesos.
Dónde obtener
Obtenido de campos de fecha o registros del sistema en el registro de Facturas de Proveedores y registros de transacciones relacionados, como 'Date Created' (Fecha de Creación), 'Last Modified Date' (Fecha de Última Modificación) o campos de fecha de aprobación.
Ejemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Source System
SourceSystem
|
Identifica el sistema de donde se originaron los `datos`. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." especifica la aplicación de origen donde se generaron los ".data." del ".event.". Para este proceso, típicamente será 'NetSuite'. En entornos con múltiples sistemas integrados, este campo es crucial para comprender la trazabilidad de los ".data." y evaluar la calidad de los mismos. Ayuda a diferenciar las actividades que ocurren en diferentes sistemas y es importante para construir una visión holística del proceso de principio a fin.
Por qué es importante
Proporciona contexto sobre el origen de los ".data.", lo cual es crucial en entornos con múltiples sistemas para la resolución de problemas y la validación de ".data.".
Dónde obtener
Este es típicamente un valor estático ('NetSuite') añadido durante el proceso de extracción de ".data.".
Ejemplos
NetSuite
|
|||
|
Última actualización de datos
LastDataUpdate
|
El `timestamp` cuando los datos fueron actualizados por última vez o extraídos del sistema de origen. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." indica la fecha y hora de la extracción de ".data." más reciente del sistema de origen. Proporciona contexto sobre la actualidad de los ".data." que se están analizando. Conocer la última hora de actualización de los ".data." es esencial para que los usuarios entiendan si están viendo la información más actual. Ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los ".data." y asegura que las decisiones se basen en ".data." de una antigüedad conocida.
Por qué es importante
Informa a los analistas sobre la actualidad de los ".data.", asegurando que conozcan la vigencia de la información al tomar decisiones.
Dónde obtener
Esta ".timestamp." se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (".ETL.") de ".data.".
Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
¿Se pagó a tiempo?
IsPaidOnTime
|
Un indicador que señala si la factura se pagó en o antes de su fecha de vencimiento. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." booleano calculado compara la ".timestamp." de la actividad 'Bill Paid In Full' (Factura Pagada Completamente) con la 'Payment Due Date' (Fecha de Vencimiento de Pago). Es 'true' (verdadero) si el pago se realizó a tiempo y 'false' (falso) en caso contrario. Este ".Atributo." apoya directamente el KPI de 'Tasa de Pagos a Tiempo', una medida crítica de disciplina financiera y gestión de relaciones con proveedores. Permite un fácil filtrado y análisis de pagos atrasados para identificar las causas raíz, como retrasos en las aprobaciones o problemas de programación de la ejecución de pagos.
Por qué es importante
Mide directamente la adherencia a los términos de pago, lo cual es crítico para las relaciones con los proveedores, evitar penalizaciones y la planificación financiera.
Dónde obtener
Campo calculado: VERDADERO si la marca de tiempo de la actividad de pago final es menor o igual a la 'PaymentDueDate'.
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Aprobador
Approver
|
El usuario responsable de aprobar o rechazar la factura. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." identifica al empleado o gerente que realizó el paso de aprobación de una factura. En ".workflows." con múltiples niveles de aprobación, esto puede capturar al aprobador más reciente o final. El seguimiento del aprobador es esencial para analizar el ciclo de aprobación. Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación al mostrar qué individuos o departamentos tienen los tiempos de aprobación promedio más largos. Esta información se puede utilizar para equilibrar las cargas de trabajo o proporcionar capacitación adicional.
Por qué es importante
Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación y a analizar el rendimiento por individuo o departamento, permitiendo mejoras específicas.
Dónde obtener
Obtenido de los registros de ".workflow." o historial de aprobación asociados con la transacción de Factura de Proveedor. Esto puede encontrarse en las 'System Notes' (Notas del Sistema) o en un registro de aprobación personalizado.
Ejemplos
John SmithJane DoeJefe del Departamento de Finanzas
|
|||
|
Está Conciliado Automáticamente
IsAutoMatched
|
Un indicador que señala si la factura se concilió automáticamente con una orden de compra sin intervención manual. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." booleano indica si el sistema pudo conciliar automáticamente la factura con una orden de compra y un recibo de mercancías (en un escenario de triple coincidencia) basándose en reglas y tolerancias predefinidas. Un valor 'true' (verdadero) significa un proceso de conciliación sin intervención manual. Este ".Atributo." es la base para el KPI de 'Tasa de Conciliación Automática de Facturas'. Una alta tasa de conciliación automática es un indicador clave de un sistema de procesamiento de facturas altamente eficiente y automatizado. Analizar los ".case." donde esto es 'false' (falso) ayuda a identificar las razones de los fallos de conciliación y las oportunidades de mejora de la automatización.
Por qué es importante
Mide directamente el nivel de automatización y eficiencia en el proceso de conciliación de facturas, destacando oportunidades para reducir el trabajo manual.
Dónde obtener
Este es típicamente un ".Atributo." derivado. Se puede inferir por la ausencia de una actividad 'Matching Discrepancy Identified' (Discrepancia de Conciliación Identificada) o verificando si la factura fue creada y aprobada por un usuario del sistema en muy poco tiempo.
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Estado de la Factura
InvoiceStatus
|
El estado actual de procesamiento de la factura. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." refleja el estado actual de la factura del proveedor dentro de su ciclo de vida, como 'Pending Approval' (Pendiente de Aprobación), 'Approved' (Aprobada), 'Paid in Full' (Pagada Completamente) o 'Rejected' (Rechazada). El estado proporciona una instantánea de dónde se encuentra una factura en el proceso en un momento dado. Se utiliza en ".dashboards." operativos para monitorear la carga de trabajo actual y el rendimiento. El análisis de las transiciones de estado también es una parte clave del ".Process Mining.", ya que a menudo constituye la base para definir actividades.
Por qué es importante
Proporciona una instantánea en tiempo real del progreso de la factura, lo que permite la gestión de la carga de trabajo y el análisis del rendimiento.
Dónde obtener
Este es el campo 'Status' (Estado) en el registro de Factura del Proveedor en NetSuite.
Ejemplos
AbiertoPendiente de aprobaciónAprobadoPagada en su Totalidad
|
|||
|
Fecha de Vencimiento de Pago
PaymentDueDate
|
La fecha límite en la que debe pagarse la factura para cumplir con los términos de pago acordados. | ||
|
Descripción
La Fecha de Vencimiento de Pago se calcula en función de la fecha de la factura y los términos de pago negociados con el proveedor (por ejemplo, Neto 30, Neto 60). Sirve como la fecha límite principal para la ejecución del pago. Esta fecha es crucial para medir el rendimiento de los pagos a tiempo, un KPI clave para las relaciones con los proveedores y la salud financiera. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, las organizaciones pueden rastrear la puntualidad de sus pagos, identificar proveedores a los que se les paga tarde constantemente y gestionar el flujo de caja de manera más efectiva.
Por qué es importante
Es el punto de referencia para medir el rendimiento de los pagos a tiempo, lo que impacta directamente en las relaciones con los proveedores y puede ayudar a evitar recargos por mora.
Dónde obtener
Este es el campo 'Due Date' (Fecha de Vencimiento) en el registro de Factura del Proveedor, que a menudo se calcula automáticamente basándose en el campo 'Terms' (Términos).
Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Importe de Factura
InvoiceAmount
|
El valor monetario total de la factura del proveedor. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." representa el importe total adeudado según la factura, incluyendo impuestos u otros cargos. Es una métrica financiera clave para cada ".case.".
Por qué es importante
Permite el análisis financiero y la segmentación basada en el valor, ayudando a priorizar facturas de alto valor y comprender los impulsores de costos.
Dónde obtener
Esto corresponde al campo 'Total' o 'Amount' (Importe) en el encabezado del registro de Factura de Proveedor en NetSuite.
Ejemplos
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Nombre de Proveedor
VendorName
|
El nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." identifica el nombre legal del proveedor asociado a la factura. El proveedor es una entidad clave en el proceso de Compras a Pago. Analizar el proceso por proveedor es crítico para identificar problemas específicos relacionados con los proveedores. Ayuda a responder preguntas como qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos, cuáles presentan más facturas que requieren reprocesos y cuáles se pagan con mayor frecuencia con retraso. Esta segmentación es fundamental para la gestión de relaciones con proveedores y el análisis de rendimiento.
Por qué es importante
Permite una segmentación crítica de los datos del proceso para identificar cuellos de botella específicos del proveedor, el rendimiento de los pagos y los problemas de cumplimiento.
Dónde obtener
Obtenido del campo 'Vendor' (Proveedor) en el registro de Facturas de Proveedores, vinculado a los ".data." maestros del proveedor.
Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesAgencia de Marketing Creativo
|
|||
|
Descuento Aprovechado
DiscountTaken
|
Un indicador que señala si se aprovechó con éxito un descuento por pronto pago disponible. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." booleano calculado verifica si una factura con un descuento disponible se pagó en o antes de la 'Discount Date' (Fecha de Descuento). Es 'true' (verdadero) si el descuento fue capturado y 'false' (falso) si se perdió la oportunidad. Este ".Atributo." es esencial para el KPI de 'Tasa de Captura de Descuento por Pronto Pago'. Ayuda a los departamentos financieros a cuantificar los ahorros perdidos e identificar cuellos de botella en el proceso, como aprobaciones lentas, que les impiden aprovechar los términos de pago favorables.
Por qué es importante
Mide la eficacia del proceso para capturar oportunidades de ahorro de costes, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.
Dónde obtener
Campo calculado: VERDADERO si la factura tenía una 'DiscountDate' y la actividad de pago final ocurrió en o antes de esa fecha.
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Fecha de Descuento
DiscountDate
|
La fecha límite para pagar una factura y ser elegible para un descuento por pronto pago. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." especifica la fecha límite en la que debe pagarse una factura para aprovechar cualquier descuento por pronto pago ofrecido por el proveedor, tal como se define en los términos de pago (por ejemplo, '2% 10, Neto 30'). Esta fecha es esencial para calcular el KPI de 'Tasa de Captura de Descuento por Pronto Pago'. El seguimiento del rendimiento frente a esta fecha permite a la organización identificar oportunidades de ahorro perdidas y optimizar su estrategia de pago para maximizar los descuentos capturados, lo que puede tener un impacto positivo significativo en la rentabilidad.
Por qué es importante
Es la fecha clave para identificar y aprovechar los descuentos por pronto pago, lo que impacta directamente en el ahorro de costes y la rentabilidad.
Dónde obtener
Esta fecha se deriva de la fecha de la factura y del campo 'Terms' (Términos) en el registro de Factura del Proveedor. NetSuite la calcula como la 'Discount Date' (Fecha de Descuento).
Ejemplos
2023-04-252023-05-10
|
|||
|
Moneda
Currency
|
La moneda del importe de la factura. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." especifica la moneda en la que está denominada la factura, como USD, EUR o GBP. Esto es especialmente importante para empresas que operan en múltiples países. La moneda proporciona un contexto esencial para todos los valores monetarios. En el análisis, asegura que los ".data." financieros se interpreten correctamente y permite una conversión de moneda adecuada al agregar métricas financieras en diferentes regiones.
Por qué es importante
Proporciona el contexto necesario para todos los importes financieros, asegurando un análisis financiero preciso en entornos multidivisa.
Dónde obtener
Este es el campo 'Currency' (Moneda) en el registro de Factura de Proveedor, típicamente predeterminado desde el registro maestro del Proveedor.
Ejemplos
USDEURGBP
|
|||
|
Motivo de bloqueo de pago
PaymentBlockReason
|
El motivo por el cual se ha bloqueado un pago de una factura aprobada. | ||
|
Descripción
Una factura aprobada para pago aún puede ser objeto de un bloqueo de pago por diversas razones, como una disputa con el proveedor, un problema de calidad con los bienes recibidos o una decisión de gestión de efectivo. Este atributo captura la razón específica del bloqueo. Analizar las razones del bloqueo de pago y sus tiempos de resolución es importante para optimizar el flujo de caja y mantener buenas relaciones con los proveedores. Ayuda a identificar problemas recurrentes que conducen a retrasos en los pagos incluso después de que una factura haya sido procesada y aprobada con éxito.
Por qué es importante
Explica por qué las facturas aprobadas no se pagan, destacando problemas operativos o financieros que retrasan los pagos.
Dónde obtener
Esto a menudo se gestiona mediante una casilla de verificación personalizada 'Payment Hold' (Retención de Pago) o 'Payment Block' (Bloqueo de Pago) y una lista de razones o campo de texto correspondiente en la Factura del Proveedor.
Ejemplos
Cuenta de Proveedor en RetenciónInspección de Calidad PendienteEsperando Nota de Crédito
|
|||
|
Motivo de rechazo
RejectionReason
|
El motivo proporcionado cuando una factura es rechazada durante el proceso de aprobación. | ||
|
Descripción
Cuando un aprobador rechaza una factura, típicamente proporciona un motivo para el rechazo, como 'Incorrect Amount' (Importe Incorrecto), 'Duplicate Invoice' (Factura Duplicada) o 'Missing PO' (PO Faltante). Este ".Atributo." captura ese motivo. Esta información es vital para el análisis de la causa raíz de las ineficiencias del proceso. Al categorizar y analizar las tendencias de los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas comunes, como problemas con proveedores específicos o errores de entrada de ".data.", e implementar acciones correctivas para reducir el reproceso y los retrasos.
Por qué es importante
Ofrece una visión directa de las causas raíz de los reprocesos y fallos del proceso, ayudando a mejorar las tasas de acierto a la primera.
Dónde obtener
Estos ".data." se suelen capturar en un campo de memo o comentario durante el paso de rechazo de un ".workflow." de aprobación. Puede almacenarse en las 'System Notes' (Notas del Sistema) o en un campo personalizado.
Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaDiscrepancia de precio con PO
|
|||
|
Purchase Order Number
PurchaseOrderNumber
|
El identificador de la orden de compra relacionada con la factura. | ||
|
Descripción
Este ".Atributo." vincula una factura de proveedor a la orden de compra (PO) correspondiente que autorizó la adquisición de los bienes o servicios. Las facturas pueden estar respaldadas por PO o no. Analizar por PO proporciona un contexto crucial para la eficiencia de la conciliación de facturas. Ayuda a determinar la tasa de conciliación automática versus la intervención manual e identificar discrepancias entre la factura, la PO y el recibo de mercancías. Una alta tasa de discrepancias puede indicar problemas en el proceso de compras.
Por qué es importante
Vincula la factura al proceso de compras, lo cual es esencial para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas y el ".Compliance." de la triple coincidencia.
Dónde obtener
Disponible en el registro de Factura de Proveedor, típicamente en las partidas o en un campo de encabezado que la vincula a una Orden de Compra (PO).
Ejemplos
PO-005678PO-005891N/A
|
|||
|
Subsidiaria
Subsidiary
|
La empresa o entidad legal dentro de la organización responsable de la factura. | ||
|
Descripción
En una organización multi-entidad, el atributo Subsidiaria identifica a qué entidad legal pertenece la factura del proveedor. Este es un punto de datos organizativo fundamental en las cuentas de NetSuite OneWorld. Analizar el proceso por subsidiaria permite la comparación del rendimiento entre diferentes unidades de negocio o ubicaciones geográficas. Ayuda a identificar qué partes de la organización son más eficientes y dónde se pueden compartir las mejores prácticas, o dónde existen problemas de proceso específicos.
Por qué es importante
Permite la evaluación comparativa del rendimiento y el análisis entre diferentes entidades legales o unidades de negocio dentro de la organización.
Dónde obtener
Este es el campo estándar 'Subsidiary' (Subsidiaria) en todos los registros de transacción en una cuenta NetSuite OneWorld.
Ejemplos
Oeste de EE. UU.Sede EMEAAPAC Services
|
|||
|
Tiempo de Ciclo de la Factura
InvoiceCycleTime
|
El tiempo total transcurrido desde que se creó la factura hasta que fue pagada en su totalidad. | ||
|
Descripción
Esta métrica calculada mide la duración de principio a fin del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Típicamente se calcula como la diferencia de tiempo entre la actividad 'Vendor Bill Created' (Factura de Proveedor Creada) y la actividad 'Bill Paid In Full' (Factura Pagada Completamente). Como KPI principal, el tiempo promedio del ciclo de facturación proporciona una medida de alto nivel de la eficiencia general del proceso de Cuentas por Pagar. Analizar esta métrica, segmentada por proveedor o subsidiaria, ayuda a identificar áreas amplias de ineficiencia y a rastrear el impacto de las iniciativas de mejora de procesos a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
Mide la eficiencia de principio a fin del ".workflow." de procesamiento de facturas, impactando directamente en las relaciones con los proveedores y el capital de trabajo.
Dónde obtener
Campo calculado basado en las marcas de tiempo del primer y último evento para cada caso (factura).
Ejemplos
25 días 4 horas15 días 11 horas45 días 2 horas
|
|||
Compras a Pago - Actividades de Procesamiento de Facturas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Factura Aprobada
|
Marca la aprobación final de la factura del proveedor, autorizándola para el pago. Este es un hito clave, típicamente capturado como un cambio explícito de estado a 'Approved' (Aprobada) en el ".workflow." de aprobación del sistema. | ||
|
Por qué es importante
Este es un hito crítico que restringe el proceso de pago. Los retrasos aquí son un cuello de botella común, y el seguimiento de esta actividad es esencial para gestionar la puntualidad de los pagos y el flujo de caja.
Dónde obtener
Capturado de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura del proveedor, específicamente la marca de tiempo cuando el campo 'Estado de Aprobación' se establece en 'Aprobado'.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado a 'Approved' (Aprobada) en la pista de auditoría de la Factura del Proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Factura Contabilizada en el Mayor General
|
Esta actividad representa el momento en que la factura de proveedor aprobada impacta en el libro mayor. En las configuraciones estándar de NetSuite, esto ocurre automáticamente tras la aprobación final de la factura. | ||
|
Por qué es importante
Este es un punto de control financiero clave, que asegura que los pasivos se reconozcan correctamente. El monitoreo de desviaciones, como pagos realizados antes de la contabilización, es crítico para el análisis de ".Compliance.".
Dónde obtener
El indicador 'Posting' (Contabilización) en la Factura del Proveedor se establece en verdadero. La ".timestamp." se puede obtener de la fecha del ".event." de aprobación, ya que la contabilización suele ser sincrónica con la aprobación.
Capturar
".Timestamp." de la acción de aprobación final que desencadena la contabilización en el libro mayor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Factura de proveedor creada
|
Esta actividad marca la creación de un registro de factura de proveedor en NetSuite, que sirve como punto de partida para el recorrido del procesamiento de facturas. Esto se captura de la fecha de creación del registro de transacción de Factura de Proveedor. | ||
|
Por qué es importante
Este es el ".event." de inicio principal para el ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo desde esta actividad hasta otras revela el tiempo total de procesamiento y destaca los retrasos iniciales en la entrada de ".data.".
Dónde obtener
Del campo 'Fecha de Creación' o fecha de transacción en el registro de la Factura de Proveedor. Cada Factura de Proveedor tiene un ID interno y un número de transacción únicos.
Capturar
".Timestamp." de la creación de la transacción de Factura de Proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Factura Pagada en su Totalidad
|
Esta actividad significa que la factura del proveedor ha sido pagada en su totalidad y su estado se actualiza en consecuencia. Esta es la finalización exitosa del proceso, inferida de un cambio de estado en la propia factura. | ||
|
Por qué es importante
Este es el ".event." final principal del 'camino feliz' para el ciclo de vida de la factura. Medir el tiempo total para alcanzar este estado proporciona el tiempo de ciclo de principio a fin del proceso.
Dónde obtener
Inferido de las notas del sistema o del registro de auditoría en el registro de Factura de Proveedor, específicamente la marca de tiempo cuando el estado cambia a 'Pagado en su Totalidad'.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado a 'Paid in Full' (Pagada Completamente) en la Factura del Proveedor.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Pago a Proveedor Creado
|
Esta actividad marca la creación de la transacción de pago que liquida la factura del proveedor. Este es un ".event." explícito capturado de la creación de un registro de Pago a Proveedor vinculado a la factura. | ||
|
Por qué es importante
Representa la ejecución del pago, un paso crítico para el análisis de pagos a tiempo y la previsión del flujo de caja. Es un hito clave antes del final del proceso.
Dónde obtener
De la fecha de creación del registro de transacción de Pago de Proveedor. El registro de pago tendrá una referencia en su sublista 'Aplicar' a la Factura de Proveedor que está pagando.
Capturar
".Timestamp." de la creación de la transacción de Pago a Proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Bloqueo de Pago Establecido
|
Se aplica un bloqueo de pago de forma activa a una factura aprobada, impidiendo que se pague. Esto a menudo se infiere al marcar una casilla específica o al aplicar un estado personalizado de 'Retención'. | ||
|
Por qué es importante
Esta actividad es crucial para el ".dashboard." de 'Análisis de Resolución de Bloqueo de Pago'. Señala los retrasos entre la aprobación y la disponibilidad para el pago, lo que puede perjudicar las relaciones con los proveedores.
Dónde obtener
Inferido del rastro de auditoría de una casilla de verificación 'Retención de Pago' o un campo de estado personalizado en la transacción de Factura de Proveedor.
Capturar
".Timestamp." del ".event." de cambio para un campo 'Payment Hold' (Retención de Pago) o similar.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Bloqueo de Pago Liberado
|
El bloqueo de pago de una factura se elimina, lo que la hace elegible para el pago nuevamente. Esto se infiere de la desactivación de la casilla 'Payment Hold' (Retención de Pago) o de un cambio de estado que la aleja de un estado de 'Hold' (Retención). | ||
|
Por qué es importante
Medir la duración entre 'Bloqueo de Pago Establecido' y esta actividad revela la eficiencia del proceso de resolución. Ayuda a identificar las razones comunes de los bloqueos y a agilizar su eliminación.
Dónde obtener
Inferido del rastro de auditoría de la casilla de verificación 'Retención de Pago' desmarcada o un campo de estado personalizado actualizado en la Factura de Proveedor.
Capturar
".Timestamp." del ".event." de cambio para la eliminación de un campo 'Payment Hold' (Retención de Pago) o similar.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Descuento por Pronto Pago Perdido
|
Un evento calculado que indica que el pago de una factura con términos de pronto pago disponibles no se ejecutó dentro del plazo de descuento. Este evento se deriva comparando la fecha de pago con la fecha de vencimiento del descuento. | ||
|
Por qué es importante
Apoya directamente el KPI 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago' cuantificando los ahorros perdidos. Ayuda a las organizaciones a identificar problemas de proceso o de flujo de caja que les impiden capturar descuentos.
Dónde obtener
Este es un ".event." calculado. Requiere comparar la 'Date' (Fecha) de la transacción de Pago de Proveedor aplicada con el campo 'Discount Date' (Fecha de Descuento) en el registro de la Factura de Proveedor de origen.
Capturar
Compare la fecha de pago del proveedor con la fecha de descuento de la factura del proveedor. Si la fecha de pago > fecha de descuento, el evento ocurre.
Tipo de evento
calculated
|
|||
|
Discrepancia de Conciliación Identificada
|
Esta actividad ocurre cuando una factura que se supone debe coincidir con una orden de compra falla en las reglas de conciliación automatizadas, requiriendo revisión manual. A menudo se infiere por la entrada de la factura en un estado específico de 'Matching Hold' (Retención de Conciliación) o 'Discrepancy' (Discrepancia). | ||
|
Por qué es importante
Destaca ineficiencias en los procesos de adquisición y recepción que conducen a retrabajo manual. Esto apoya directamente el dashboard de 'Eficiencia en la Conciliación de Facturas' y el KPI de 'Tasa de Retrabajo por Discrepancias de Conciliación'.
Dónde obtener
Inferido de un cambio de estado en la Factura del Proveedor que indica una retención o excepción, o identificando facturas vinculadas a una Orden de Compra (PO) que requirieron ediciones manuales significativas antes de la aprobación.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado a 'hold' (retención) o 'mismatch' (discrepancia). Puede requerir análisis de campos personalizados o ".workflows.".
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura Enviada para Aprobación
|
Representa el punto en el que la factura de proveedor creada se envía formalmente a un ".workflow." de aprobación. Esto se infiere típicamente de un cambio en el estado de la factura de 'Open' (Abierta) o 'Pending Submission' (Pendiente de Envío) a 'Pending Approval' (Pendiente de Aprobación). | ||
|
Por qué es importante
Inicia el ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este evento hasta 'Factura Aprobada' o 'Factura Rechazada' es fundamental para el dashboard de Análisis del Tiempo del Ciclo de Aprobación de Facturas.
Dónde obtener
Inferido de las notas del sistema o del registro de auditoría en el registro de Factura de Proveedor, rastreando específicamente los cambios en el campo 'Estado de Aprobación'.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado a 'Pending Approval' (Pendiente de Aprobación) en la pista de auditoría de la Factura del Proveedor.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura Enviada para Retrabajo
|
Ocurre cuando un aprobador o revisor envía la factura de vuelta al originador para su corrección. Esto se infiere de un cambio de estado que retrocede la factura en el ".workflow.", por ejemplo, de 'Pending Approval' (Pendiente de Aprobación) a 'Pending Submission' (Pendiente de Envío). | ||
|
Por qué es importante
Identifica bucles de retrabajo que extienden significativamente los tiempos de procesamiento y aumentan el esfuerzo manual. El seguimiento de esto ayuda a identificar las causas comunes de errores, como codificación incorrecta o errores de entrada de datos.
Dónde obtener
Inferido de las notas del sistema o del registro de auditoría en la Factura de Proveedor, buscando una regresión de estado o un estado específico de 'Retrabajo'.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado que indica un paso atrás en el ".workflow." de aprobación.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura Rechazada
|
La factura del proveedor es rechazada por un aprobador y eliminada de la cola de procesamiento activa. Esto se captura de un cambio de estado explícito a 'Rejected' (Rechazada) y a menudo representa un estado terminal a menos que se vuelva a enviar. | ||
|
Por qué es importante
Destaca fallos en el proceso, como facturas duplicadas o información de proveedor incorrecta. El seguimiento de la frecuencia y las razones de los rechazos ayuda a mejorar la precisión a la primera y a reducir el esfuerzo desperdiciado.
Dónde obtener
Capturado de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura del proveedor, registrando la marca de tiempo cuando el campo 'Estado de Aprobación' se establece en 'Rechazado'.
Capturar
".Timestamp." del cambio de estado a 'Rejected' (Rechazada) en la pista de auditoría de la Factura del Proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Nota de Crédito Aplicada
|
Representa la aplicación de una nota de crédito de proveedor a una factura, reduciendo el importe adeudado. Este es un ".event." explícito capturado del registro de aplicación de la transacción de Nota de Crédito del Proveedor. | ||
|
Por qué es importante
Muestra un camino alternativo para resolver una factura que no implica un pago en efectivo directo. Las notas de crédito frecuentes pueden indicar problemas con la precisión del pedido inicial o el rendimiento del proveedor.
Dónde obtener
Del registro de aplicación que vincula una Nota de Crédito de Proveedor a una Factura de Proveedor. La fecha de aplicación serviría como la marca de tiempo del evento.
Capturar
".Timestamp." de la aplicación de una transacción de Nota de Crédito del Proveedor a la Factura del Proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Pago Programado en Lote
|
La factura aprobada se selecciona y se incluye en un lote de pago para su futura ejecución. Esta es una acción explícita donde las facturas se añaden a un Lote de Pago de Proveedores o se procesan a través de la página 'Pay Bills' (Pagar Facturas). | ||
|
Por qué es importante
Muestra la transición de una obligación aprobada a una salida de efectivo prevista. Analizar los retrasos entre la aprobación y la programación puede revelar estrategias de gestión de efectivo o ineficiencias en el proceso de ejecución de pagos.
Dónde obtener
Esto puede ser difícil de capturar como un ".event." distinto. A menudo forma parte del propio proceso de creación de pagos. Puede inferirse de la fecha de creación de un registro de lote de pago que incluya la factura.
Capturar
Marca de tiempo de creación de un registro de lote de pago que referencia la factura.
Tipo de evento
inferred
|
|||