Votre modèle de données Achats à la Payer - Traitement des Factures
Votre modèle de données Achats à la Payer - Traitement des Factures
- Attributs recommandés à collecter
- Activités clés à suivre
- Guide d'extraction pour NetSuite
Purchase to Pay - Attributs de Traitement des Factures
| Nom | Description | ||
|---|---|---|---|
|
Numéro de facture
InvoiceNumber
|
L'identifiant unique d'une facture fournisseur dans le système. | ||
|
Description
Le numéro de facture sert d'identifiant principal de dossier, reliant toutes les activités et événements liés à une seule facture fournisseur, de sa création à son paiement final. Cet attribut est crucial pour suivre le parcours complet de chaque facture. Dans l'analyse des processus, ce numéro permet au système de reconstituer le cycle de vie complet d'une facture. En regroupant toutes les activités connexes sous cet identifiant commun, les analystes peuvent visualiser le flux du processus, mesurer les temps de cycle et identifier les variations ou goulots d'étranglement qui affectent les factures individuelles.
Pourquoi c'est important
C'est la clé essentielle pour suivre le parcours de chaque facture tout au long du processus de paiement, permettant une analyse complète au niveau du dossier.
Où obtenir
Il s'agit généralement du champ 'ID de transaction' ou 'Numéro de facture' sur l'enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite.
Exemples
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Activité
ActivityName
|
Le nom de l'étape du processus métier qui a été effectuée. | ||
|
Description
Cet attribut décrit une action ou un événement spécifique survenu au cours du cycle de vie du traitement des factures, tel que 'Facture Fournisseur Créée', 'Facture Approuvée' ou 'Facture Payée Intégralement'. Chaque activité représente un point distinct dans le processus. Les activités sont les éléments constitutifs de la carte des processus. L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités aide à comprendre le flux de processus réel, à identifier les écarts par rapport à la procédure standard et à repérer les boucles de retravail courantes ou les étapes inefficaces.
Pourquoi c'est important
Il constitue l'épine dorsale de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse de la séquence des événements dans le cycle de vie des factures.
Où obtenir
Dérivé des journaux système, des changements de statut dans l'enregistrement de la facture fournisseur, ou des actions utilisateur spécifiques enregistrées dans l'historique du système.
Exemples
Facture fournisseur crééeFacture approuvéePaiement Planifié en Lot
|
|||
|
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
|
L'horodatage de la dernière actualisation ou extraction des données du système source. | ||
|
Description
Cet attribut indique la date et l'heure de la dernière extraction de données du système source. Il fournit un contexte sur la fraîcheur des données analysées. Connaître l'heure de la dernière mise à jour des données est essentiel pour que les utilisateurs comprennent s'ils consultent les informations les plus récentes. Cela aide à gérer les attentes concernant la latence des données et garantit que les décisions sont basées sur des données d'un âge connu.
Pourquoi c'est important
Il informe les analystes sur la fraîcheur des données, en s'assurant qu'ils sont conscients de l'actualité des données lorsqu'ils prennent des décisions.
Où obtenir
Cet horodatage est généré et ajouté pendant le processus d'extraction, transformation et chargement (ETL) des données.
Exemples
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Heure de début
EventTime
|
L'horodatage indiquant quand une activité s'est produite. | ||
|
Description
Cet attribut capture la date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique a été enregistré dans le système. Il fournit le contexte chronologique de l'ensemble du processus. Les horodatages sont fondamentaux pour toute analyse de processus basée sur le temps. Ils sont utilisés pour calculer les durées entre les activités, mesurer les temps de cycle globaux des dossiers et analyser la performance par rapport aux accords de niveau de service. Des horodatages précis sont essentiels pour identifier les goulots d'étranglement et comprendre les retards de processus.
Pourquoi c'est important
Il fournit les données chronologiques nécessaires au calcul de toutes les durées, des temps de cycle et des métriques de performance, constituant la base de l'analyse temporelle des processus.
Où obtenir
Provient des champs de date ou des journaux système de l'enregistrement de facture fournisseur et des enregistrements de transaction associés, tels que 'Date de création', 'Date de dernière modification' ou les champs de date d'approbation.
Exemples
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Système source
SourceSystem
|
Identifie le système d'où proviennent les données. | ||
|
Description
Cet attribut spécifie l'application source où les données d'événement ont été générées. Pour ce processus, il s'agira généralement de 'NetSuite'. Dans les environnements avec plusieurs systèmes intégrés, ce champ est crucial pour comprendre la lignée des données et évaluer la qualité des données. Il aide à différencier les activités qui se produisent dans différents systèmes et est important pour construire une vue holistique du processus de bout en bout.
Pourquoi c'est important
Il fournit un contexte sur l'origine des données, ce qui est crucial dans les environnements multi-systèmes pour le dépannage et la validation des données.
Où obtenir
Il s'agit généralement d'une valeur statique ('NetSuite') ajoutée pendant le processus d'extraction des données.
Exemples
NetSuite
|
|||
|
Approbateur
Approver
|
L'utilisateur responsable de l'approbation ou du rejet de la facture. | ||
|
Description
Cet attribut identifie l'employé ou le gestionnaire qui a effectué l'étape d'approbation d'une facture. Dans les workflows comportant plusieurs niveaux d'approbation, cela peut capturer l'approbateur le plus récent ou final. Le suivi de l'approbateur est essentiel pour analyser le cycle d'approbation. Il aide à identifier les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation en montrant quels individus ou départements ont les temps d'approbation moyens les plus longs. Cette information peut être utilisée pour équilibrer les charges de travail ou fournir une formation supplémentaire.
Pourquoi c'est important
Aide à identifier les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation et à analyser les performances par individu ou service, permettant des améliorations ciblées.
Où obtenir
Provient des journaux de workflow ou d'historique d'approbation associés à la transaction de facture fournisseur. Cela peut se trouver dans les 'Notes système' ou un journal d'approbation personnalisé.
Exemples
John SmithJane DoeChef du département financier
|
|||
|
Date d'échéance du paiement
PaymentDueDate
|
La date à laquelle la facture doit être payée pour respecter les conditions de paiement convenues. | ||
|
Description
La date d'échéance de paiement est calculée en fonction de la date de la facture et des conditions de paiement négociées avec le fournisseur (par exemple, Net 30, Net 60). Elle sert de date limite principale pour l'exécution du paiement. Cette date est cruciale pour mesurer la performance des paiements à temps, un KPI clé pour les relations avec les fournisseurs et la santé financière. En comparant la date de paiement réelle à la date d'échéance, les organisations peuvent suivre la ponctualité de leurs paiements, identifier les fournisseurs systématiquement payés en retard et gérer plus efficacement leur flux de trésorerie.
Pourquoi c'est important
C'est la référence pour mesurer la performance des paiements à temps, ce qui a un impact direct sur les relations avec les fournisseurs et peut aider à éviter les frais de retard.
Où obtenir
Ceci est le champ 'Date d'échéance' sur l'enregistrement de facture fournisseur, qui est souvent calculé automatiquement en fonction du champ 'Conditions'.
Exemples
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Est `payé à temps`
IsPaidOnTime
|
Un indicateur qui signale si la facture a été payée à ou avant sa date d'échéance. | ||
|
Description
Cet attribut booléen calculé compare l'horodatage de l'activité 'Facture entièrement payée' avec la 'Date d'échéance de paiement'. Il est 'vrai' si le paiement a été effectué à temps et 'faux' sinon. Cet attribut soutient directement le KPI 'Taux de paiement à temps', une mesure critique de la discipline financière et de la gestion des relations avec les fournisseurs. Il permet un filtrage et une analyse faciles des retards de paiement pour identifier les causes profondes, telles que les retards d'approbation ou les problèmes de planification des exécutions de paiement.
Pourquoi c'est important
Mesure directement le respect des conditions de paiement, ce qui est essentiel pour les relations avec les fournisseurs, l'évitement des pénalités et la planification financière.
Où obtenir
Champ calculé: VRAI si l'horodatage de l'activité de paiement finale est inférieur ou égal à la 'PaymentDueDate'.
Exemples
truefaux
|
|||
|
Est rapproché automatiquement
IsAutoMatched
|
Un indicateur signalant si la facture a été rapprochée d'un bon de commande automatiquement sans intervention manuelle. | ||
|
Description
Cet attribut booléen indique si le système a pu rapprocher automatiquement la facture d'une commande d'achat et d'un récépissé de marchandises (dans un scénario de rapprochement à trois voies) sur la base de règles et de tolérances prédéfinies. Une valeur 'vraie' signifie un processus de rapprochement sans intervention humaine. Cet attribut est la base de l'indicateur clé de performance 'Taux de rapprochement automatique des factures'. Un taux élevé de rapprochement automatique est un indicateur clé d'un système de traitement des factures hautement efficace et automatisé. L'analyse des cas où cet attribut est 'faux' aide à identifier les raisons des échecs de rapprochement et les opportunités d'amélioration de l'automatisation.
Pourquoi c'est important
Mesure directement le niveau d'automatisation et d'efficacité du processus de rapprochement des factures, mettant en évidence les opportunités de réduire le travail manuel.
Où obtenir
Ceci est généralement un attribut dérivé. Il peut être déduit de l'absence d'une activité 'Écart de correspondance identifié' ou en vérifiant si la facture a été créée et approuvée par un utilisateur système en très peu de temps.
Exemples
truefaux
|
|||
|
Montant de la facture
InvoiceAmount
|
La valeur monétaire totale de la facture fournisseur. | ||
|
Description
Cet attribut représente le montant total dû tel qu'indiqué sur la facture, y compris les taxes ou autres frais. C'est un indicateur financier clé pour chaque dossier. Le montant de la facture est utilisé à diverses fins analytiques, notamment pour segmenter les factures en tranches de valeur (par exemple, forte valeur vs faible valeur) afin de voir si les temps de traitement ou les parcours d'approbation diffèrent. Il est également essentiel pour les rapports financiers, le calcul de la valeur des factures à différentes étapes et l'analyse de l'impact financier des retards de paiement.
Pourquoi c'est important
Permet une analyse financière et une segmentation basée sur la valeur, aidant à prioriser les factures de grande valeur et à comprendre les facteurs de coût.
Où obtenir
Cela correspond au champ 'Total' ou 'Montant' dans l'en-tête de l'enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite.
Exemples
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Nom du fournisseur
VendorName
|
Le nom du fournisseur qui a soumis la facture. | ||
|
Description
Cet attribut identifie le nom légal du fournisseur associé à la facture. Le fournisseur est une entité clé dans le processus Purchase-to-Pay. L'analyse du processus par fournisseur est cruciale pour identifier les problèmes spécifiques liés aux fournisseurs. Elle aide à répondre à des questions telles que quels fournisseurs ont les temps d'approbation les plus longs, lesquels soumettent le plus de factures nécessitant un retravail, et lesquels sont les plus fréquemment payés en retard. Cette segmentation est fondamentale pour la gestion des relations avec les fournisseurs et l'analyse des performances.
Pourquoi c'est important
Il permet une segmentation critique des données de processus pour identifier les goulots d'étranglement spécifiques aux fournisseurs, la performance des paiements et les problèmes de conformité.
Où obtenir
Provient du champ 'Fournisseur' sur l'enregistrement de facture fournisseur, lié aux données de base du fournisseur.
Exemples
Fournitures de Bureau Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
|
|||
|
Statut de la facture
InvoiceStatus
|
L'état d'avancement actuel du traitement de la facture. | ||
|
Description
Cet attribut reflète l'état actuel de la facture fournisseur dans son cycle de vie, tel que 'En attente d'approbation', 'Approuvé', 'Payé intégralement' ou 'Rejeté'. Le statut fournit un aperçu de l'emplacement d'une facture dans le processus à un moment donné. Il est utilisé dans les tableaux de bord opérationnels pour surveiller la charge de travail actuelle et le débit. L'analyse des transitions de statut est également une partie clé du Process Mining, car elle constitue souvent la base de la définition des activités.
Pourquoi c'est important
Fournit un aperçu en temps réel de l'avancement des factures, permettant la gestion de la charge de travail et l'analyse du débit.
Où obtenir
Ceci est le champ 'Statut' sur l'enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite.
Exemples
OuvertEn attente d'approbationApprouvéEntièrement payée
|
|||
|
Date d'escompte
DiscountDate
|
La date limite de paiement d'une facture pour bénéficier d'un escompte de paiement anticipé. | ||
|
Description
Cet attribut spécifie la date à laquelle une facture doit être payée pour bénéficier de tout escompte de paiement anticipé offert par le fournisseur, tel que défini dans les conditions de paiement (par exemple, '2% 10, Net 30'). Cette date est essentielle pour le calcul de l'indicateur clé de performance 'Taux de capture des escomptes de paiement anticipé'. Le suivi des performances par rapport à cette date permet à l'organisation d'identifier les opportunités d'économies manquées et d'optimiser sa stratégie de paiement pour maximiser les escomptes capturés, ce qui peut avoir un impact positif significatif sur la rentabilité.
Pourquoi c'est important
C'est la date clé pour identifier et saisir les escomptes de paiement anticipé, ce qui a un impact direct sur les économies de coûts et la rentabilité.
Où obtenir
Cette date est dérivée de la date de la facture et du champ 'Conditions' sur l'enregistrement de facture fournisseur. NetSuite la calcule comme la 'Date d'escompte'.
Exemples
2023-04-252023-05-10
|
|||
|
Délai de cycle de la facture
InvoiceCycleTime
|
Le temps total écoulé entre la création de la facture et son paiement intégral. | ||
|
Description
Cette métrique calculée mesure la durée de bout en bout du cycle de vie du traitement des factures. Elle est généralement calculée comme la différence de temps entre l'activité 'Facture Fournisseur Créée' et l'activité 'Facture Entièrement Payée'. En tant que KPI principal, le temps de cycle moyen des factures fournit une mesure de haut niveau de l'efficacité globale du processus des comptes fournisseurs. L'analyse de cette métrique, segmentée par fournisseur ou filiale, aide à identifier de vastes domaines d'inefficacité et à suivre l'impact des initiatives d'amélioration des processus au fil du temps.
Pourquoi c'est important
Mesure l'efficacité de bout en bout du workflow de traitement des factures, impactant directement les relations avec les fournisseurs et le fonds de roulement.
Où obtenir
Champ calculé basé sur les horodatages du premier et du dernier événement pour chaque cas (facture).
Exemples
25 jours 4 heures15 jours 11 heures45 jours 2 heures
|
|||
|
Devise
Currency
|
La devise du montant de la facture. | ||
|
Description
Cet attribut spécifie la devise dans laquelle la facture est libellée, comme l'USD, l'EUR ou le GBP. C'est particulièrement important pour les entreprises opérant dans plusieurs pays. La devise fournit un contexte essentiel pour toutes les valeurs monétaires. En analyse, elle garantit que les données financières sont interprétées correctement et permet une conversion de devise appropriée lors de l'agrégation des métriques financières dans différentes régions.
Pourquoi c'est important
Fournit le contexte nécessaire à tous les montants financiers, garantissant une analyse financière précise dans les environnements multi-devises.
Où obtenir
Ceci est le champ 'Devise' sur l'enregistrement de facture fournisseur, généralement défini par défaut à partir de l'enregistrement principal du fournisseur.
Exemples
USDEURGBP
|
|||
|
Escompte saisi
DiscountTaken
|
Un indicateur signalant si une remise pour paiement anticipé disponible a été appliquée avec succès. | ||
|
Description
Cet attribut booléen calculé vérifie si une facture avec un escompte disponible a été payée à la date d'escompte ou avant. Il est 'vrai' si l'escompte a été capturé et 'faux' si l'opportunité a été manquée. Cet attribut est essentiel pour l'indicateur clé de performance 'Taux de capture des escomptes de paiement anticipé'. Il aide les départements financiers à quantifier les économies manquées et à identifier les goulots d'étranglement des processus, tels que des approbations lentes, qui les empêchent de profiter des conditions de paiement favorables.
Pourquoi c'est important
Mesure l'efficacité du processus à saisir les opportunités d'économies, impactant directement les résultats financiers de l'entreprise.
Où obtenir
Champ calculé: VRAI si la facture avait une 'DiscountDate' et que l'activité de paiement finale a eu lieu à ou avant cette date.
Exemples
truefaux
|
|||
|
Filiale
Subsidiary
|
L'entreprise ou l'entité juridique au sein de l'organisation qui est responsable de la facture. | ||
|
Description
Dans une organisation multi-entités, l'attribut Filiale identifie à quelle entité légale appartient la facture fournisseur. C'est un point de données organisationnel fondamental dans les comptes NetSuite OneWorld. L'analyse du processus par filiale permet de comparer les performances entre différentes unités commerciales ou emplacements géographiques. Elle aide à identifier les parties de l'organisation les plus efficaces et où les meilleures pratiques peuvent être partagées, ou où des problèmes de processus spécifiques existent.
Pourquoi c'est important
Permet l'analyse comparative des performances et l'analyse entre différentes entités légales ou unités commerciales au sein de l'organisation.
Où obtenir
Il s'agit du champ 'Filiale' standard sur tous les enregistrements de transaction dans un compte NetSuite OneWorld.
Exemples
Ouest des États-UnisSiège EMEAAPAC Services
|
|||
|
Motif de blocage de paiement
PaymentBlockReason
|
La raison pour laquelle un paiement pour une facture approuvée a été bloqué. | ||
|
Description
Une facture approuvée pour paiement peut toujours être soumise à un blocage de paiement pour diverses raisons, telles qu'un litige avec un fournisseur, un problème de qualité des marchandises reçues, ou une décision de gestion de trésorerie. Cet attribut capture la raison spécifique du blocage. L'analyse des raisons des blocages de paiement et de leurs délais de résolution est importante pour optimiser la trésorerie et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Elle aide à identifier les problèmes récurrents qui entraînent des retards de paiement, même après qu'une facture a été traitée et approuvée avec succès.
Pourquoi c'est important
Explique pourquoi les factures approuvées ne sont pas payées, mettant en évidence les problèmes opérationnels ou financiers qui retardent les paiements.
Où obtenir
Ceci est souvent géré via une case à cocher personnalisée 'Blocage de paiement' ou 'Mise en attente de paiement' et une liste de raisons ou un champ de texte correspondant sur la facture fournisseur.
Exemples
Compte Fournisseur en AttenteInspection Qualité en AttenteEn attente de note de crédit
|
|||
|
Motif de refus
RejectionReason
|
Le motif fourni lorsqu'une facture est rejetée pendant le processus d'approbation. | ||
|
Description
Lorsqu'un approbateur rejette une facture, il fournit généralement un motif de rejet, tel que 'Montant incorrect', 'Facture en double' ou 'PO manquante'. Cet attribut capture ce motif. Ces informations sont vitales pour l'analyse des causes profondes des inefficacités de processus. En catégorisant et en suivant les motifs de rejet, les organisations peuvent identifier les problèmes courants, comme les problèmes avec des fournisseurs spécifiques ou les erreurs de saisie de données, et mettre en œuvre des actions correctives pour réduire le retravail et les retards.
Pourquoi c'est important
Offre un aperçu direct des causes profondes du retravail et des échecs de processus, aidant à améliorer les taux de réussite dès la première fois.
Où obtenir
Ces données sont généralement capturées dans un champ de mémo ou de commentaire lors de l'étape de rejet d'un workflow d'approbation. Elles peuvent être stockées dans les 'Notes système' ou un champ personnalisé.
Exemples
Quantité incorrecteFacture en doubleNon-concordance de prix avec la PO
|
|||
|
Numéro de commande d'achat
PurchaseOrderNumber
|
L'identifiant de la commande d'achat liée à la facture. | ||
|
Description
Cet attribut lie une facture fournisseur à la commande d'achat (PO) correspondante qui a autorisé l'approvisionnement des biens ou services. Les factures peuvent être basées sur une PO ou non. L'analyse par PO fournit un contexte crucial pour l'efficacité de la réconciliation des factures. Elle aide à déterminer le taux de rapprochement automatique par rapport à l'intervention manuelle et à identifier les écarts entre la facture, la PO et la réception des marchandises. Un taux élevé de non-concordances peut indiquer des problèmes dans le processus d'approvisionnement.
Pourquoi c'est important
Lie la facture au processus d'approvisionnement, ce qui est essentiel pour analyser l'efficacité de la réconciliation des factures et la conformité à la triple correspondance.
Où obtenir
Disponible dans l'enregistrement de facture fournisseur, généralement sur les lignes de poste ou dans un champ d'en-tête le reliant à un bon de commande (PO).
Exemples
PO-005678PO-005891N/D
|
|||
Purchase to Pay - Activités de Traitement des Factures
| Activité | Description | ||
|---|---|---|---|
|
Facture approuvée
|
Marque l'approbation finale de la facture fournisseur, l'autorisant au paiement. C'est une étape clé, généralement enregistrée comme un changement de statut explicite à 'Approuvé' dans le workflow d'approbation du système. | ||
|
Pourquoi c'est important
C'est un jalon critique qui régule le processus de paiement. Les retards ici sont un goulot d'étranglement courant, et le suivi de cette activité est essentiel pour gérer la ponctualité des paiements et les flux de trésorerie.
Où obtenir
Capturé à partir des notes système ou de la piste d'audit de la facture fournisseur, spécifiquement l'horodatage lorsque le champ 'Statut d'approbation' est défini sur 'Approuvé'.
Capture
Horodatage du changement de statut à 'Approuvé' dans la piste d'audit de la facture fournisseur.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Facture comptabilisée au GL
|
Cette activité représente le moment où la facture fournisseur approuvée impacte le grand livre. Dans les configurations standard de NetSuite, cela se produit automatiquement dès l'approbation finale de la facture. | ||
|
Pourquoi c'est important
C'est un point de contrôle financier clé, garantissant que les passifs sont correctement reconnus. La surveillance des écarts, tels que les paiements effectués avant la comptabilisation, est essentielle pour l'analyse de la conformité.
Où obtenir
Le flag 'Comptabilisation' sur la facture fournisseur est réglé sur vrai. L'horodatage peut être extrait de la date de l'événement d'approbation, car la comptabilisation est généralement synchrone avec l'approbation.
Capture
Horodatage de l'action d'approbation finale qui déclenche la comptabilisation au grand livre.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Facture entièrement payée
|
Cette activité signifie que la facture fournisseur a été entièrement payée et que son statut est mis à jour en conséquence. C'est l'achèvement réussi du processus, déduit d'un changement de statut sur la facture elle-même. | ||
|
Pourquoi c'est important
C'est l'événement de fin principal du 'chemin heureux' pour le cycle de vie de la facture. La mesure du temps total pour atteindre cet état fournit le temps de cycle de bout en bout du processus.
Où obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d'audit sur l'enregistrement de la facture fournisseur, spécifiquement l'horodatage lorsque le statut passe à 'Entièrement payé'.
Capture
Horodatage du changement de statut à 'Payé intégralement' sur la facture fournisseur.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Facture fournisseur créée
|
Cette activité marque la création d'un enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite, qui sert de point de départ au parcours de traitement des factures. Cela est capturé à partir de la date de création de l'enregistrement de transaction de facture fournisseur. | ||
|
Pourquoi c'est important
C'est l'événement de démarrage principal du cycle de vie de la facture. L'analyse du temps écoulé entre cette activité et les autres révèle le temps de traitement total et met en évidence les retards initiaux de saisie des données.
Où obtenir
Du champ 'Date de création' ou date de transaction sur l'enregistrement de la facture fournisseur. Chaque facture fournisseur a un ID interne et un numéro de transaction uniques.
Capture
Horodatage de la création de la transaction de facture fournisseur.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Paiement Fournisseur Créé
|
Cette activité marque la création de la transaction de paiement qui règle la facture fournisseur. Il s'agit d'un événement explicite capturé à partir de la création d'un enregistrement de paiement fournisseur lié à la facture. | ||
|
Pourquoi c'est important
Représente l'exécution du paiement, une étape critique pour l'analyse des paiements à temps et la prévision des flux de trésorerie. C'est un jalon clé avant la fin du processus.
Où obtenir
De la date de création de l'enregistrement de transaction de paiement fournisseur. L'enregistrement de paiement aura une référence dans sa sous-liste 'Appliquer' à la facture fournisseur qu'il paie.
Capture
Horodatage de la création de la transaction de paiement fournisseur.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Blocage de paiement activé
|
Un blocage de paiement est activement appliqué à une facture approuvée, l'empêchant d'être payée. Ceci est souvent déduit du marquage d'une case à cocher spécifique ou de l'application d'un statut 'En attente' personnalisé. | ||
|
Pourquoi c'est important
Cette activité est cruciale pour le dashboard 'Analyse de la résolution des blocages de paiement'. Elle met en évidence les retards entre l'approbation et la préparation du paiement, ce qui peut nuire aux relations avec les fournisseurs.
Où obtenir
Déduit de la piste d'audit pour une case à cocher 'Blocage de paiement' ou un champ de statut personnalisé sur la transaction de facture fournisseur.
Capture
Horodatage de l'événement de changement pour un 'Blocage de paiement' ou un champ similaire.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Blocage de paiement levé
|
Le blocage de paiement sur une facture est levé, la rendant à nouveau éligible au paiement. Cela est déduit de la désactivation de la case à cocher 'Blocage de paiement' ou d'un changement de statut s'éloignant d'un état de 'Blocage'. | ||
|
Pourquoi c'est important
Mesurer la durée entre 'Blocage de paiement défini' et cette activité révèle l'efficacité du processus de résolution. Cela aide à identifier les raisons courantes des blocages et à rationaliser leur suppression.
Où obtenir
Déduit de la piste d'audit pour le fait que la case à cocher 'Blocage de paiement' est décochée ou qu'un champ de statut personnalisé est mis à jour sur la facture fournisseur.
Capture
Horodatage de l'événement de changement pour une levée de 'Blocage de paiement' ou d'un champ similaire.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Écart de rapprochement identifié
|
Cette activité se produit lorsqu'une facture censée correspondre à une commande d'achat échoue aux règles de rapprochement automatisées, nécessitant une révision manuelle. Elle est souvent déduite du fait que la facture entre dans un statut spécifique de 'Blocage de correspondance' ou de 'Divergence'. | ||
|
Pourquoi c'est important
Met en évidence les inefficacités dans les processus d'approvisionnement et de réception qui entraînent des retouches manuelles. Cela soutient directement le Dashboard 'Efficacité du rapprochement des factures' et le KPI 'Taux de retravail des écarts de rapprochement'.
Où obtenir
Déduit d'un changement de statut sur la facture fournisseur indiquant une retenue ou une exception, ou en identifiant les factures liées à un bon de commande qui ont nécessité des modifications manuelles importantes avant approbation.
Capture
Horodatage du changement de statut vers un état de 'retenue' ou de 'non-concordance'. Peut nécessiter une analyse des champs personnalisés ou des workflows.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Facture envoyée pour retravail
|
Se produit lorsqu'un approbateur ou un réviseur renvoie la facture à l'émetteur pour correction. Cela est déduit d'un changement de statut qui ramène la facture en arrière dans le workflow, par exemple de 'En attente d'approbation' à 'En attente de soumission'. | ||
|
Pourquoi c'est important
Identifie les boucles de retravail qui prolongent considérablement les temps de traitement et augmentent l'effort manuel. Le suivi de cela aide à identifier les causes courantes d'erreurs, telles que des codages incorrects ou des erreurs de saisie de données.
Où obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d'audit sur la facture fournisseur, recherchant une régression de statut ou un statut 'Retravail' spécifique.
Capture
Horodatage du changement de statut indiquant un retour en arrière dans le workflow d'approbation.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Facture rejetée
|
La facture fournisseur est rejetée par un approbateur et retirée de la file d'attente de traitement active. Ceci est capturé à partir d'un changement de statut explicite vers 'Rejetée' et représente souvent un état terminal à moins d'une nouvelle soumission. | ||
|
Pourquoi c'est important
Met en évidence les échecs de processus, tels que les factures en double ou les informations fournisseur incorrectes. Le suivi de la fréquence et des raisons du rejet aide à améliorer la précision dès la première fois et à réduire les efforts inutiles.
Où obtenir
Capturé à partir des notes système ou de la piste d'audit de la facture fournisseur, enregistrant l'horodatage lorsque le champ 'Statut d'approbation' est défini sur 'Rejeté'.
Capture
Horodatage du changement de statut à 'Rejeté' dans la piste d'audit de la facture fournisseur.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Facture soumise pour approbation
|
Représente le point où la facture fournisseur créée est officiellement soumise à un workflow d'approbation. Cela est généralement déduit d'un changement de statut de la facture de 'Ouvert' ou 'En attente de soumission' à 'En attente d'approbation'. | ||
|
Pourquoi c'est important
Initie le cycle d'approbation. La mesure du temps entre cet événement et 'Facture approuvée' ou 'Facture rejetée' est critique pour le Dashboard d'analyse du temps de cycle d'approbation des factures.
Où obtenir
Déduit des notes système ou de la piste d'audit sur l'enregistrement de la facture fournisseur, spécifiquement le suivi des changements du champ 'Statut d'approbation'.
Capture
Horodatage du changement de statut à 'En attente d'approbation' dans la piste d'audit de la facture fournisseur.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Note de crédit appliquée
|
Représente l'application d'un avoir fournisseur à une facture, réduisant le montant dû. C'est un événement explicite capturé à partir de l'enregistrement d'application de la transaction d'avoir fournisseur. | ||
|
Pourquoi c'est important
Présente une voie alternative pour résoudre une facture qui n'implique pas de paiement en espèces direct. Des avoirs fréquents peuvent indiquer des problèmes d'exactitude de la commande initiale ou de performance du fournisseur.
Où obtenir
De l'enregistrement d'application reliant une note de crédit fournisseur à une facture fournisseur. La date d'application servirait d'horodatage de l'événement.
Capture
Horodatage de l'application d'une transaction d'avoir fournisseur à la facture fournisseur.
Type d'événement
explicit
|
|||
|
Paiement Planifié en Lot
|
La facture approuvée est sélectionnée et incluse dans un lot de paiement pour exécution future. Il s'agit d'une action explicite où les factures sont ajoutées à un lot de paiement fournisseur ou traitées via la page 'Payer les factures'. | ||
|
Pourquoi c'est important
Montre la transition d'un passif approuvé vers une sortie de trésorerie prévue. L'analyse des retards entre l'approbation et la planification peut révéler des stratégies de gestion de trésorerie ou des inefficacités dans le processus d'exécution des paiements.
Où obtenir
Cela peut être difficile à capturer comme un événement distinct. Cela fait souvent partie du processus de création de paiement lui-même. Cela peut être déduit de la date de création d'un enregistrement de lot de paiement qui inclut la facture.
Capture
Horodatage de création d'un enregistrement de lot de paiement qui référence la facture.
Type d'événement
inferred
|
|||
|
Remise pour paiement anticipé manquée
|
Un événement calculé indiquant que le paiement d'une facture assortie de conditions de paiement anticipé n'a pas été exécuté dans la fenêtre de remise. Cet événement est dérivé en comparant la date de paiement à la date d'échéance de la remise. | ||
|
Pourquoi c'est important
Soutient directement le KPI 'Taux de capture des remises pour paiement anticipé' en quantifiant les économies perdues. Il aide les organisations à identifier les problèmes de processus ou de trésorerie qui les empêchent de capturer des remises.
Où obtenir
C'est un événement calculé. Il nécessite de comparer la 'Date' de la transaction de paiement fournisseur appliquée au champ 'Date d'escompte' sur l'enregistrement de facture fournisseur source.
Capture
Comparez la date de paiement fournisseur avec la date de remise de la facture fournisseur. Si la date de paiement > date de remise, l'événement se produit.
Type d'événement
calculated
|
|||