Seu Template de Dados para Processamento de Faturas Purchase to Pay
Seu Template de Dados para Processamento de Faturas Purchase to Pay
- Atributos recomendados para coletar
- Atividades-chave a monitorizar
- Orientação de extração para NetSuite
Atributos de Processamento de Faturas P2P
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Número da fatura
InvoiceNumber
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O identificador exclusivo de uma fatura de fornecedor no sistema. | ||
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Descrição
O Número da Fatura serve como o identificador principal do caso, vinculando todas as atividades e eventos relacionados a uma única fatura de fornecedor, desde sua criação até o pagamento final. Este atributo é crucial para rastrear a jornada de ponta a ponta de cada fatura. Na análise de processos, esse número permite ao sistema reconstruir todo o ciclo de vida da fatura. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob este identificador comum, os analistas podem visualizar o fluxo do processo, medir tempos de ciclo e identificar variações ou gargalos que afetam faturas individuais.
Por que é importante
É a chave essencial para rastrear a jornada de cada fatura pelo processo de pagamento, permitindo uma análise completa em nível de caso.
Onde obter
Normalmente é o campo 'ID da Transação' ou 'Nº da Fatura' no registro da Fatura de Fornecedor no NetSuite.
Exemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Atividade
ActivityName
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O nome da etapa do processo de negócio que foi executada. | ||
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Descrição
Este atributo descreve uma ação ou evento específico que ocorreu no ciclo de vida do processamento da fatura, como 'Fatura de Fornecedor Criada', 'Fatura Aprovada' ou 'Fatura Paga Integralmente'. Cada atividade representa um ponto distinto no processo. As atividades são os blocos de construção do mapa do processo. Analisar a sequência e a frequência dessas atividades ajuda a entender o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar loops de retrabalho comuns ou etapas ineficientes.
Por que é importante
Ela forma a base do mapa do processo, permitindo a visualização e análise da sequência de eventos no ciclo de vida da fatura.
Onde obter
Derivado de logs do sistema, mudanças de status no registro da fatura ou ações específicas de usuários registradas no histórico.
Exemplos
Fatura de Fornecedor CriadaFatura AprovadaPagamento Agendado em Lote
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Hora de Início
EventTime
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O registro de data e hora (timestamp) que indica quando uma atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Este atributo captura a data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico foi registrado no sistema. Ele fornece o contexto cronológico para todo o processo. Os timestamps são fundamentais para qualquer análise de processo baseada em tempo. Eles são usados para calcular durações entre atividades, medir tempos de ciclo totais e analisar o desempenho em relação aos acordos de nível de serviço (SLAs). Timestamps precisos são essenciais para identificar gargalos e entender atrasos no processo.
Por que é importante
Fornece os dados cronológicos necessários para calcular durações, tempos de ciclo e métricas de desempenho, servindo de base para a análise temporal do processo.
Onde obter
Originado de campos de data ou logs do sistema no registro da Fatura de Fornecedor e transações relacionadas, como 'Data de Criação', 'Data da Última Modificação' ou campos de aprovação.
Exemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Sistema de Origem
SourceSystem
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Identifica o sistema de origem dos dados. | ||
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Descrição
Este atributo especifica a aplicação de origem onde os dados do evento foram gerados. Para este processo, normalmente será 'NetSuite'. Em ambientes com múltiplos sistemas integrados, este campo é crucial para entender a linhagem dos dados e avaliar sua qualidade. Ajuda a diferenciar atividades que ocorrem em sistemas distintos e é importante para construir uma visão holística do processo de ponta a ponta.
Por que é importante
Oferece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial em ambientes com múltiplos sistemas para resolução de problemas e validação.
Onde obter
Geralmente é um valor estático ('NetSuite') adicionado durante o processo de extração de dados.
Exemplos
NetSuite
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Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
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O registro de data/hora de quando os dados foram atualizados ou extraídos pela última vez do sistema de origem. | ||
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Descrição
Este atributo indica a data e hora da extração de dados mais recente do sistema de origem. Ele fornece contexto sobre o quão atuais são os dados analisados. Saber o horário da última atualização é essencial para que os usuários entendam se estão visualizando as informações mais recentes. Isso ajuda a gerir expectativas sobre a latência dos dados e garante que as decisões sejam baseadas em dados de idade conhecida.
Por que é importante
Informa aos analistas se os dados são recentes, garantindo que estejam cientes da atualidade das informações ao tomar decisões.
Onde obter
Este timestamp é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carga (ETL) de dados.
Exemplos
2024-05-21T02:00:00Z
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Aprovador
Approver
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O usuário responsável por aprovar ou rejeitar a fatura. | ||
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Descrição
Este atributo identifica o funcionário ou gestor que realizou a etapa de aprovação de uma fatura. Em workflows com vários níveis, ele pode capturar o aprovador mais recente ou o final. Acompanhar o aprovador é essencial para analisar o ciclo de aprovação. Ajuda a identificar gargalos no processo, mostrando quais indivíduos ou departamentos têm os maiores tempos médios de aprovação. Essa informação pode ser usada para equilibrar as cargas de trabalho ou fornecer treinamento adicional.
Por que é importante
Ajuda a identificar gargalos no processo de aprovação e analisar o desempenho por pessoa ou departamento, permitindo melhorias focadas.
Onde obter
Originado dos logs de histórico de aprovação ou workflow associados à transação da Fatura de Fornecedor. Isso pode estar nas 'System Notes' ou em um log de aprovação personalizado.
Exemplos
John SmithJane DoeDiretor Financeiro
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Data de Vencimento do Pagamento
PaymentDueDate
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A data em que a fatura deve ser paga para cumprir os termos de pagamento acordados. | ||
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Descrição
A Data de Vencimento do Pagamento é calculada com base na data da fatura e nos termos de pagamento negociados com o fornecedor (ex: Net 30, Net 60). Ela serve como o prazo principal para a execução do pagamento. Esta data é crucial para medir o desempenho de pagamentos no prazo, um KPI fundamental para o relacionamento com fornecedores e para a saúde financeira. Ao comparar a data real do pagamento com a data de vencimento, as empresas podem monitorar sua pontualidade, identificar fornecedores pagos com atraso recorrente e gerir o fluxo de caixa de forma mais eficaz.
Por que é importante
É a referência para medir o desempenho de pagamentos no prazo, o que impacta diretamente o relacionamento com fornecedores e ajuda a evitar multas por atraso.
Onde obter
Este é o campo 'Data de Vencimento' (Due Date) no registro da Fatura de Fornecedor, que muitas vezes é calculado automaticamente com base no campo 'Termos'.
Exemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
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É pago no prazo
IsPaidOnTime
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Um sinalizador indicando se a fatura foi paga na data de vencimento ou antes. | ||
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Descrição
Este atributo booleano calculado compara o timestamp da atividade 'Fatura Paga Integralmente' com a 'Data de Vencimento do Pagamento'. É 'verdadeiro' se o pagamento foi feito no prazo e 'falso' caso contrário. Este atributo suporta diretamente o KPI 'Taxa de Pagamento no Prazo', uma medida crítica de disciplina financeira e gestão de relacionamento com fornecedores. Ele permite analisar pagamentos em atraso para identificar causas raiz, como demoras na aprovação ou problemas no agendamento de pagamentos.
Por que é importante
Mede diretamente a adesão aos prazos de pagamento, essencial para o relacionamento com fornecedores, evitar multas e planejamento financeiro.
Onde obter
Campo calculado: TRUE se o timestamp do pagamento final for menor ou igual à 'PaymentDueDate'.
Exemplos
verdadeirofalse
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Está Conciliado Automaticamente
IsAutoMatched
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Um sinalizador indicando se a fatura foi conciliada com um pedido de compra automaticamente, sem intervenção manual. | ||
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Descrição
Este atributo booleano indica se o sistema foi capaz de realizar a conferência automática da fatura com um pedido de compra e o recebimento de mercadorias (three-way match) com base em regras predefinidas. Um valor 'verdadeiro' significa um processo touchless. Este atributo é a base do KPI 'Taxa de Conferência Automática de Faturas'. Uma alta taxa de conferência automática é um indicador chave de um sistema eficiente e automatizado. Analisar os casos 'falsos' ajuda a identificar os motivos de falhas e oportunidades de melhoria na automação.
Por que é importante
Mede o nível de automação e eficiência na conciliação de faturas, destacando chances de reduzir o trabalho manual.
Onde obter
Este costuma ser um atributo derivado. Pode ser inferido pela ausência de uma atividade de 'Discrepância de Conferência Identificada' ou verificando se a conta foi aprovada por um usuário do sistema em um tempo curtíssimo.
Exemplos
verdadeirofalse
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Nome do Fornecedor
VendorName
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O nome do fornecedor que submeteu a fatura. | ||
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Descrição
Este atributo identifica o nome legal do fornecedor associado à fatura. O fornecedor é uma entidade central no processo Purchase-to-Pay. Analisar o processo por fornecedor é crítico para identificar problemas específicos relacionados a parceiros. Ajuda a responder quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação, quais enviam faturas que exigem mais retrabalho e quais são pagos com atraso mais frequentemente. Essa segmentação é fundamental para a gestão de relacionamento com fornecedores e análise de desempenho.
Por que é importante
Permite segmentações críticas para identificar gargalos por fornecedor, desempenho de pagamento e problemas de conformidade.
Onde obter
Originado do campo 'Fornecedor' no registro da Fatura de Fornecedor, vinculado aos dados mestres do fornecedor.
Exemplos
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesAgência de Marketing Criativa
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Status da Fatura
InvoiceStatus
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O status de processamento atual da fatura. | ||
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Descrição
Este atributo reflete o estado atual da fatura do fornecedor em seu ciclo de vida, como 'Pendente de Aprovação', 'Aprovado', 'Pago Integralmente' ou 'Rejeitado'. O status fornece uma visão instantânea de onde a fatura está no processo em um determinado momento. É usado em dashboards operacionais para monitorar a carga de trabalho atual e a vazão. Analisar as transições de status também é uma parte fundamental do Process Mining, pois muitas vezes forma a base para a definição das atividades.
Por que é importante
Oferece uma visão em tempo real do progresso das faturas, permitindo a gestão da carga de trabalho e análise de vazão (throughput).
Onde obter
Este é o campo 'Status' no registro da Fatura de Fornecedor no NetSuite.
Exemplos
AbertoPendente de AprovaçãoAprovadoPago na Íntegra
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Valor da Fatura
InvoiceAmount
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O valor monetário total da fatura do fornecedor. | ||
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Descrição
Este atributo representa o valor total devido conforme declarado na fatura, incluindo impostos ou outras taxas. É uma métrica financeira fundamental para cada caso. O Valor da Fatura é usado para diversos fins analíticos, incluindo a segmentação de faturas em faixas de valor (ex: alto valor vs. baixo valor) para ver se os tempos de processamento ou caminhos de aprovação diferem. Também é essencial para relatórios financeiros, cálculo do valor em diferentes etapas e análise do impacto financeiro de atrasos.
Por que é importante
Permite análise financeira e segmentação por valor, ajudando a priorizar faturas de alto montante e a entender os direcionadores de custo.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Total' ou 'Valor' (Amount) no cabeçalho do registro da Fatura de Fornecedor no NetSuite.
Exemplos
1500.75250,0012500.50
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Data do Desconto
DiscountDate
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O prazo limite para pagar uma fatura e ter direito a um desconto por pagamento antecipado. | ||
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Descrição
Este atributo especifica a data até a qual uma fatura deve ser paga para aproveitar quaisquer descontos por pagamento antecipado oferecidos pelo fornecedor, conforme definido nos termos de pagamento. Esta data é essencial para calcular o KPI de 'Taxa de Aproveitamento de Descontos por Pagamento Antecipado'. Acompanhar o desempenho em relação a esta data permite que a organização identifique oportunidades de economia perdidas e otimize sua estratégia de pagamentos para maximizar descontos, impactando positivamente a lucratividade.
Por que é importante
É a data fundamental para identificar e aproveitar descontos por pagamento antecipado, impactando diretamente na economia de custos e na lucratividade.
Onde obter
Esta data é derivada da data da fatura e do campo 'Termos' no registro da Fatura de Fornecedor. O NetSuite calcula isso como a 'Data do Desconto'.
Exemplos
2023-04-252023-05-10
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Desconto Obtido
DiscountTaken
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Um sinalizador (flag) indicando se um desconto disponível para pagamento antecipado foi aproveitado com sucesso. | ||
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Descrição
Este atributo booleano calculado verifica se uma fatura com desconto disponível foi paga na data do desconto ou antes dela. É 'verdadeiro' se o desconto foi aproveitado e 'falso' se a oportunidade foi perdida. Este atributo é essencial para o KPI 'Taxa de Aproveitamento de Descontos por Pagamento Antecipado'. Ele ajuda os departamentos financeiros a quantificar economias perdidas e identificar gargalos no processo, como aprovações lentas, que impedem o aproveitamento de termos favoráveis.
Por que é importante
Mede a eficácia do processo em aproveitar oportunidades de economia de custos, impactando diretamente o resultado final da empresa.
Onde obter
Campo calculado: TRUE se a fatura tinha 'DiscountDate' e o pagamento final ocorreu no prazo ou antes.
Exemplos
verdadeirofalse
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Moeda
Currency
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A moeda do valor da fatura. | ||
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Descrição
Este atributo especifica a moeda em que a fatura está denominada, como BRL, USD ou EUR. Isso é especialmente importante para empresas que operam em múltiplos países. A moeda fornece o contexto essencial para todos os valores monetários. Na análise, ela garante que os dados financeiros sejam interpretados corretamente e permite a conversão adequada de moedas ao agregar métricas financeiras de diferentes regiões.
Por que é importante
Fornece o contexto necessário para todos os valores financeiros, garantindo análises precisas em ambientes com múltiplas moedas.
Onde obter
Este é o campo 'Moeda' (Currency) no registro da Fatura de Fornecedor, geralmente preenchido por padrão a partir do cadastro do fornecedor.
Exemplos
USDEURGBP
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Motivo da Rejeição
RejectionReason
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O motivo fornecido quando uma fatura é rejeitada durante o processo de aprovação. | ||
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Descrição
Quando um aprovador rejeita uma fatura, geralmente fornece um motivo, como 'Valor Incorreto', 'Fatura Duplicada' ou 'PO Ausente'. Este atributo captura esse motivo. Essa informação é vital para a análise de causa raiz. Ao categorizar e analisar as tendências dos motivos de rejeição, as empresas podem identificar problemas recorrentes, como falhas com fornecedores específicos ou erros de entrada de dados, e implementar ações corretivas para reduzir retrabalho e atrasos.
Por que é importante
Fornece insights diretos sobre as causas raiz de retrabalho e falhas no processo, ajudando a melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa (first-time-right).
Onde obter
Estes dados são geralmente capturados em um campo de observação ou comentário durante a etapa de rejeição de um workflow de aprovação. Podem estar nas 'System Notes' ou em um campo personalizado.
Exemplos
Quantidade incorretaFatura duplicadaDivergência de preço em relação ao PO
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Número do Pedido de Compra
PurchaseOrderNumber
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O identificador do pedido de compra relacionado à fatura. | ||
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Descrição
Este atributo vincula uma fatura de fornecedor ao pedido de compra (PO) correspondente que autorizou a aquisição dos bens ou serviços. As faturas podem ser baseadas em PO ou sem PO. A análise por PO oferece um contexto crucial para a eficiência da conferência de faturas. Ajuda a determinar a taxa de conferência automática versus intervenção manual e a identificar discrepâncias entre a fatura, o PO e o recebimento de mercadorias. Uma alta taxa de divergências pode indicar problemas no processo de compras.
Por que é importante
Vincula a fatura ao processo de compras, o que é essencial para analisar a eficiência da conferência de faturas e a conformidade com o three-way match.
Onde obter
Disponível no registro Vendor Bill, geralmente nos itens de linha ou em um campo de cabeçalho vinculado a um PO.
Exemplos
PO-005678PO-005891N/D
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Razão de Bloqueio de Pagamento
PaymentBlockReason
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O motivo pelo qual o pagamento de uma fatura aprovada foi bloqueado. | ||
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Descrição
Uma fatura aprovada ainda pode sofrer um bloqueio de pagamento por motivos como disputa com fornecedor, problemas de qualidade ou decisões de tesouraria. Este atributo captura o motivo específico do bloqueio. Analisar esses motivos e o tempo de resolução é fundamental para otimizar o fluxo de caixa e manter boas relações comerciais. Isso ajuda a identificar problemas recorrentes que atrasam pagamentos mesmo após o processamento bem-sucedido da fatura.
Por que é importante
Explica por que faturas aprovadas não estão sendo pagas, destacando problemas operacionais ou financeiros que causam atraso.
Onde obter
Isso costuma ser gerenciado através de uma caixa de seleção personalizada de 'Retenção de Pagamento' e uma lista de motivos ou campo de texto correspondente na Fatura de Fornecedor.
Exemplos
Conta de Fornecedor em RetençãoInspeção de Qualidade PendenteAguardando Nota de Crédito
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Subsidiária
Subsidiary
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A empresa ou entidade legal dentro da organização que é responsável pela fatura. | ||
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Descrição
Em empresas multi-entidade, o atributo Subsidiary identifica a qual entidade legal a fatura pertence. É um dado fundamental em contas NetSuite OneWorld. Analisar o processo por subsidiária permite comparar o desempenho entre unidades de negócio ou regiões, ajudando a identificar onde estão as melhores práticas e onde existem problemas específicos.
Por que é importante
Permite benchmarking e análise de desempenho entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio da organização.
Onde obter
Este é o campo padrão de 'Subsidiária' em todos os registros de transação em uma conta NetSuite OneWorld.
Exemplos
US WestSede EMEAAPAC Services
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Tempo de Ciclo da Fatura
InvoiceCycleTime
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O tempo total decorrido desde a criação da fatura até o pagamento integral. | ||
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Descrição
Esta métrica calculada mede a duração total do ciclo de vida do processamento de faturas. Geralmente é calculada como a diferença de tempo entre a atividade 'Fatura de Fornecedor Criada' e 'Fatura Paga Integralmente'. Como um KPI principal, o tempo médio de ciclo fornece uma medida de alto nível da eficiência geral do processo de Contas a Pagar. Analisar esta métrica ajuda a identificar áreas de ineficiência e acompanhar o impacto de iniciativas de melhoria ao longo do tempo.
Por que é importante
Mede a eficiência de ponta a ponta do workflow de processamento de faturas, impactando diretamente o relacionamento com fornecedores e o capital de giro.
Onde obter
Campo calculado baseado nos timestamps do primeiro e último evento de cada caso (fatura).
Exemplos
25 dias e 4 horas15 dias e 11 horas45 dias e 2 horas
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Atividades de Processamento de Faturas P2P
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura Aprovada
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Marca a aprovação final da fatura do fornecedor, autorizando o pagamento. Este é um marco importante, geralmente capturado como uma alteração de status explícita para 'Aprovado' no workflow de aprovação do sistema. | ||
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Por que é importante
Este é um marco crítico que controla o processo de pagamento. Atrasos aqui são um gargalo comum, e rastrear esta atividade é essencial para gerir a pontualidade dos pagamentos e o fluxo de caixa.
Onde obter
Capturado das notas do sistema ou trilha de auditoria da fatura (Vendor Bill), especificamente o timestamp quando o campo 'Approval Status' é definido como 'Approved'.
Captura
Registro de data e hora da mudança de status para 'Aprovado' na trilha de auditoria da Fatura do Fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Fatura de Fornecedor Criada
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Esta atividade marca a criação de um registro de fatura de fornecedor no NetSuite, servindo como o ponto de partida para a jornada de processamento. Isso é capturado a partir da data de criação do registro da Fatura do Fornecedor. | ||
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Por que é importante
Este é o principal evento de início para o ciclo de vida da fatura. Analisar o tempo desta atividade em relação a outras revela o tempo total de processamento e destaca atrasos iniciais na entrada de dados.
Onde obter
Do campo 'Date Created' ou data da transação no registro Vendor Bill. Cada conta possui um ID interno e número de transação únicos.
Captura
Registro de data e hora da criação da transação da Fatura de Fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Fatura Lançada no GL
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Esta atividade representa o momento em que a fatura de fornecedor aprovada impacta o livro-razão (GL). Nas configurações padrão do NetSuite, isso ocorre automaticamente após a aprovação final da fatura. | ||
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Por que é importante
Este é um ponto de controle financeiro fundamental, garantindo que os passivos sejam reconhecidos corretamente. Monitorar desvios, como pagamentos feitos antes do lançamento, é crítico para a análise de conformidade.
Onde obter
A flag de 'Lançamento' (Posting) na Fatura do Fornecedor é definida como verdadeira. O timestamp pode ser extraído da data do evento de aprovação, já que o lançamento geralmente ocorre de forma síncrona com a aprovação.
Captura
Registro de data e hora da ação de aprovação final que aciona o lançamento no GL (razão).
Tipo de evento
explicit
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Fatura Paga Integralmente
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Esta atividade indica que a fatura do fornecedor foi totalmente paga e seu status foi atualizado adequadamente. Este é o encerramento bem-sucedido do processo, inferido por uma mudança de status na própria fatura. | ||
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Por que é importante
Este é o principal evento final do "caminho feliz" para o ciclo de vida da fatura. Medir o tempo total para atingir este estado fornece o tempo de ciclo de ponta a ponta do processo.
Onde obter
Inferido das notas do sistema ou trilha de auditoria, especificamente o timestamp quando o status muda para 'Paid in Full'.
Captura
Registro de data e hora da mudança de status para 'Pago Integralmente' na Fatura do Fornecedor.
Tipo de evento
inferred
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Pagamento ao Fornecedor Criado
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Esta atividade marca a criação da transação de pagamento que liquida a fatura do fornecedor. Este é um evento explícito capturado a partir da criação de um registro de Pagamento de Fornecedor vinculado à fatura. | ||
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Por que é importante
Representa a execução do pagamento, uma etapa crítica para análise de pontualidade e previsão de fluxo de caixa. É um marco fundamental antes do fim do processo.
Onde obter
Da data de criação do registro Vendor Payment. O registro de pagamento terá uma referência na sublista 'Apply' para a fatura correspondente.
Captura
Registro de data e hora da criação da transação de Pagamento ao Fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueio de Pagamento Ativado
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Um bloqueio de pagamento é aplicado ativamente em uma fatura aprovada, impedindo o pagamento. Isso geralmente é identificado por uma caixa de seleção marcada ou um status personalizado de 'Hold'. | ||
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Por que é importante
Esta atividade é crucial para o dashboard de 'Análise de Resolução de Bloqueio de Pagamento'. Ela identifica atrasos entre a aprovação e a prontidão para o pagamento, o que pode prejudicar o relacionamento com fornecedores.
Onde obter
Inferido da trilha de auditoria para a caixa de seleção 'Payment Hold' ou um campo de status personalizado na transação da fatura.
Captura
Registro de data e hora do evento de alteração para um campo de 'Retenção de Pagamento' ou similar.
Tipo de evento
inferred
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Bloqueio de Pagamento Liberado
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O bloqueio de pagamento em uma fatura é removido, tornando-a elegível para pagamento novamente. Isso é inferido ao desmarcar a caixa de seleção 'Retenção de Pagamento' ou por uma mudança de status que saia do estado de 'Retenção'. | ||
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Por que é importante
Medir o tempo entre 'Payment Block Set' e esta atividade revela a eficiência do processo de resolução. Ajuda a identificar motivos comuns de bloqueios e agilizar sua remoção.
Onde obter
Inferido da trilha de auditoria para a desmarcação de 'Payment Hold' ou atualização de status personalizado na fatura.
Captura
Registro de data e hora da alteração quando um campo de 'Retenção de Pagamento' ou similar é desmarcado.
Tipo de evento
inferred
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Desconto por Pagamento Antecipado Perdido
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Evento calculado que indica que o pagamento de uma fatura com termos de desconto por antecipação disponíveis não foi realizado dentro do prazo. Este evento é derivado da comparação entre a data de pagamento e a data limite para o desconto. | ||
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Por que é importante
Apoia o KPI de 'Taxa de Captura de Descontos' quantificando as economias perdidas, ajudando a identificar falhas no processo ou no fluxo de caixa.
Onde obter
Este é um evento calculado. Requer a comparação da 'Data' da transação de Pagamento ao Fornecedor aplicada com o campo 'Data do Desconto' no registro da Fatura de Fornecedor de origem.
Captura
Compara a data do Vendor Payment com a data de desconto do Vendor Bill. Se a data de pagamento > data de desconto, o evento ocorre.
Tipo de evento
calculated
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Discrepância na Conferência Identificada
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Esta atividade ocorre quando uma fatura que deveria corresponder a um pedido de compra falha nas regras de conferência automática, exigindo revisão manual. Geralmente é inferida quando a fatura entra em um status específico de 'Retenção de Conferência' ou 'Discrepância'. | ||
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Por que é importante
Destaque ineficiências nas compras e recebimentos que geram retrabalho manual. Alimenta o dashboard de Eficiência de Conciliação e o KPI de taxa de retrabalho.
Onde obter
Inferido de uma mudança de status na fatura indicando retenção/exceção, ou identificando faturas vinculadas a um PO que exigiram edições manuais antes da aprovação.
Captura
Registro de data e hora da mudança de status para 'retenção' ou 'discrepância'. Pode exigir análise de campos personalizados ou workflows.
Tipo de evento
inferred
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Fatura Enviada para Aprovação
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Representa o momento em que a fatura de fornecedor criada é formalmente submetida a um workflow de aprovação. Isso é geralmente inferido por uma mudança no status da fatura de 'Aberta' ou 'Pendente de Envio' para 'Pendente de Aprovação'. | ||
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Por que é importante
Inicia o ciclo de aprovação. Medir o tempo deste evento até 'Fatura Aprovada' ou 'Rejeitada' é vital para a análise de tempo de ciclo.
Onde obter
Inferido das notas do sistema ou trilha de auditoria, rastreando mudanças no campo 'Approval Status'.
Captura
Registro de data e hora da mudança de status para 'Pendente de Aprovação' na trilha de auditoria da Fatura do Fornecedor.
Tipo de evento
inferred
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Fatura Enviada para Retrabalho
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Ocorre quando um aprovador ou revisor devolve a fatura ao originador para correção. Isso é inferido por uma mudança de status que retrocede a conta no workflow — por exemplo, de 'Pendente de Aprovação' de volta para 'Pendente de Envio'. | ||
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Por que é importante
Identifica loops de retrabalho que prolongam o processamento e aumentam o esforço manual. Ajuda a achar causas comuns de erros, como classificação incorreta.
Onde obter
Inferido das notas do sistema ou trilha de auditoria, buscando regressão de status ou um status específico de 'Rework'.
Captura
Registro de data e hora de uma mudança de status indicando um retrocesso no workflow de aprovação.
Tipo de evento
inferred
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Fatura Rejeitada
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A fatura do fornecedor é rejeitada por um aprovador e removida da fila de processamento ativa. Isso é capturado por uma mudança explícita de status para 'Rejeitado' e geralmente representa um estado terminal, a menos que seja reenviada. | ||
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Por que é importante
Destaque falhas como faturas duplicadas ou dados incorretos de fornecedores. Rastrear rejeições ajuda a melhorar a precisão na primeira tentativa e evita desperdícios.
Onde obter
Capturado das notas do sistema ou trilha de auditoria da fatura (Vendor Bill), registrando o timestamp quando o campo 'Approval Status' é alterado para 'Rejected'.
Captura
Registro de data e hora da mudança de status para 'Rejeitado' na trilha de auditoria da Fatura do Fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Nota de Crédito Aplicada
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Representa a aplicação de uma nota de crédito de fornecedor a uma fatura, reduzindo o valor devido. Este é um evento explícito capturado do registro de aplicação da transação de Crédito do Fornecedor. | ||
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Por que é importante
Mostra um caminho alternativo para resolver uma fatura que não envolve pagamento direto. Notas de crédito frequentes podem indicar problemas na precisão do pedido inicial ou no desempenho do fornecedor.
Onde obter
Do registro de aplicação que vincula um Vendor Credit a um Vendor Bill. A data da aplicação serve como timestamp do evento.
Captura
Registro de data e hora da aplicação de uma transação de Crédito do Fornecedor à Fatura do Fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Pagamento Agendado em Lote
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A fatura aprovada é selecionada e incluída em um lote de pagamento para execução futura. Esta é uma ação explícita onde as faturas são adicionadas a um Lote de Pagamento de Fornecedor ou processadas através da página 'Pagar Faturas'. | ||
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Por que é importante
Mostra a transição de um passivo aprovado para uma saída de caixa planejada. Analisar atrasos entre a aprovação e o agendamento pode revelar estratégias de gestão de caixa ou ineficiências no processo de execução de pagamentos.
Onde obter
Isso pode ser difícil de capturar como um evento distinto. Frequentemente faz parte do próprio processo de criação do pagamento. Pode ser inferido a partir da data de criação de um registro de lote de pagamento que inclua a fatura.
Captura
Timestamp de criação de um registro de lote de pagamento (payment batch) que referencia a fatura.
Tipo de evento
inferred
|
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