Uw Inkoop tot betaling - Factuurverwerking datatemplate

NetSuite
Uw Inkoop tot betaling - Factuurverwerking datatemplate

Uw Inkoop tot betaling - Factuurverwerking datatemplate

Deze template is een volledige gids voor het verzamelen van de juiste data om uw factuurverwerking binnen NetSuite te analyseren. Het schetst de benodigde datavelden, belangrijke processtappen en richtlijnen voor het effectief extraheren van deze Informatie. Door deze template te volgen, kun je ervoor zorgen dat jew event log compleet en klaar is voor krachtige process mining-analyse.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie uit NetSuite
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Inkoop tot betaling - Factuurverwerkings-attributen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor volledige purchase to pay - factuurverwerkingsanalyse, wat zorgt dat alle benodigde context wordt vastgelegd.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Omschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke kenmerk voor een leveranciersfactuur binnen het systeem.
Omschrijving

Het factuurnummer dient als de primaire case kenmerk, en koppelt alle activiteiten en gebeurtenissen gerelateerd aan één leveranciersfactuur, van creatie tot definitieve betaling. Dit attribuut is belangrijk voor het traceren van het end-to-end traject van elke factuur.

In procesanalyse stelt dit nummer het systeem in staat om de gehele levenscyclus van een factuur te reconstrueren. Door alle gerelateerde activiteiten onder deze gemeenschappelijke kenmerk te groeperen, kunnen analysesten de processtroom visualiseren, cyclustijden meten en variaties of knelpunten vinden die individuele facturen beïnvloeden.

Het belang

Dit is de onmisbaar om het traject van elke factuur door het betalingsproces te volgen, wat een complete analyse per case mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit is typisch het 'Transaction ID' of 'Invoice #' veld op de Vendor Bill record in NetSuite.

Voorbeelden
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Activiteit
ActivityName
De naam van de uitgevoerde processtap.
Omschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke actie of gebeurtenis dat plaatsvond binnen de factuurverwerkingslevenscyclus, zoals 'Vendor Bill Created', 'Bill Approved' of 'Bill Paid In Full'. Elke activiteit vertegenwoordigt een afzonderlijk punt in het proces.

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart. Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten helpt de daadwerkelijke processtroom te begrijpen, afwijkingen van de standaardprocedure te vinden en veelvoorkomende herstelwerk-loops of inefficiënte stappen te precies aanwijzen.

Het belang

Dit vormt de basis van de proceskaart, waardoor u de opeenvolging van gebeurtenissen in de factuurlevenscyclus kunt visualiseren en analyseren.

Vindplaats

Afgeleid uit systeemlogs, statuswijzigingen in het Vendor Bill record, of specifieke gebruikersacties vastgelegd in de systeemgeschiedenis.

Voorbeelden
Vendor Bill CreatedLeveranciersfactuur goedgekeurdBetaling ingepland in batch
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de bronapplicatie waar de gebeurtenis data werd gegenereerd. Voor dit proces zal dit typisch 'NetSuite' zijn.

In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk voor het begrijpen van data lineage en het beoordelen van datakwaliteit. Het helpt activiteiten die in verschillende systemen plaatsvinden te differentiëren en is belangrijk voor het opbouwen van een volledig beeld van het end-to-end proces.

Het belang

Het biedt context over de herkomst van de data, wat belangrijk is in complexe systeemomgevingen voor probleemoplossing en datavalidatie.

Vindplaats

Dit is typisch een statische waarde ('NetSuite') toegevoegd tijdens het data-extractieproces.

Voorbeelden
NetSuite
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Dit attribuut legt de precieze datum en tijd vast waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis in het systeem werd geregistreerd. Het biedt de chronologische context voor het gehele proces.

Timestamps zijn belangrijk voor elke tijdgebonden procesanalyse. Ze worden gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, totale case cyclustijden te meten en prestaties te analyseren tegen service level agreements. Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk voor het vinden van knelpunten en het begrijpen van procesvertragingen.

Het belang

Het levert de chronologische data die nodig is om alle doorlooptijden, cyclustijden en prestatiestatistieken te berekenen, en vormt de basis voor temporele procesanalyse.

Vindplaats

Afkomstig van datumvelden of systeemlogs op de Vendor Bill record en gerelateerde transacpakketecords, zoals 'Date Created', 'Last Modified Date' of goedkeuringsdatumvelden.

Voorbeelden
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het voor het laatst is bijgewerkt of opgehaald uit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de datum en tijd aan van de meest recente data-extractie uit het bronsysteem. Het biedt context over de relevantie van de geanalyseerde data.

Weten wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt, is belangrijk voor gebruikers om te begrijpen of zij de meest actuele Informatie bekijken. Het helpt verwachtingen over vertraging in de data te beheren en zorgt ervoor dat beslissingen worden gebaseerd op data van een bekende leeftijd.

Het belang

Dit Informapakketmeert analysesten over de relevantie van de data, zodat ze rekening houden met de tijdigheid ervan bij het nemen van beslissingen.

Vindplaats

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en laad (ETL) proces.

Voorbeelden
2024-05-21T02:00:00Z
Factuurbedrag
InvoiceAmount
De totale financiële waarde van de leveranciersfactuur.
Omschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt het totale verschuldigde bedrag zoals vermeld op de factuur, inclusief belastingen of andere kosten. Het is een belangrijke financiële metriek voor elke case.

Factuurbedrag wordt gebruikt voor verschillende analytische doeleinden, waaronder het segmenteren van facturen in waardecategorieën (bijv. hoogwaardige versus lage waarde) om te zien of verwerkingstijden of goedkeuringspaden verschillen. Het is ook belangrijk voor financiële rapportage, het berekenen van de waarde van facturen in verschillende stadia en het analyseren van de financiële impact van betalingsvertragingen.

Het belang

Maakt financiële analyse en waardegerichte segmentatie mogelijk, wat helpt bij het prioriteren van hoogwaardige facturen en het begrijpen van kostenfactoren.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'Total' of 'Bedrag' veld op de header van de Vendor Bill record in NetSuite.

Voorbeelden
1500.75250.0012500.50
Factuurstatus
InvoiceStatus
De huidige verwerkingsstatus van de factuur.
Omschrijving

Dit attribuut weerspiegelt de huidige staat van de leveranciersfactuur binnen zijn levenscyclus, zoals 'In afwachting van goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Volledig betaald' of 'Afgewezen'.

De status biedt een momentopname van waar een factuur zich op elk willekeurig moment in het proces bevindt. Het wordt gebruikt in operationele dashboards om de huidige werkbelasting en doorlooptijd te monitoren. Het analyseren van statusovergangen is ook een belangrijk onderdeel van process mining, aangezien het vaak de basis vormt voor het definiëren van activiteiten.

Het belang

Biedt een realtime momentopname van de factuurvoortgang, wat werkdrukbeheer en doorlooptijd analyse mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit is het 'Status' veld op de Vendor Bill record in NetSuite.

Voorbeelden
OpenIn afwachting van goedkeuringGoedgekeurdVolledig betaald
Goedkeurder
Approver
De gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van de factuur.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker of manager die de goedkeuringsstap voor een factuur heeft uitgevoerd. In workflows met meerdere goedkeuringsniveaus kan dit de meest recente of definitieve goedkeurder vastleggen.

Het bijhouden van de goedkeurder is belangrijk voor het analyseren van de goedkeuringscyclus. Het helpt knelpunten in het goedkeuringsproces te vinden door te laten zien welke individuen of afdelingen de langste gemiddelde goedkeuringstijden hebben. Deze Informatie kan worden gebruikt om werkbelastingen te balanceren of aanvullende training te bieden.

Het belang

Helpt knelpunten in het goedkeuringsproces vast te stellen en de prestaties per individu of afdeling te analyseren, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk worden.

Vindplaats

Afkomstig van de workflow- of goedkeuringshistorie logs geassocieerd met de Vendor Bill transactie. Dit kan zich bevinden in de 'System Notes' of een custom approval log.

Voorbeelden
John SmithJane DoeHoofd financiële afdeling
Is Auto Matched
IsAutoMatched
Een indicator die aangeeft of de factuur automatisch op een inkooporder is afgestemd zonder handmatige tussenkomst.
Omschrijving

Dit boolean attribuut geeft aan of het systeem de factuur automatisch kon matchen met een purchase order en goederenontvangst (in een three-way match scenario) op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties. Een 'true' waarde duidt op een touchless matchingproces.

Dit attribuut vormt de basis voor de 'Invoice Auto-Matching Rate' KPI. Een hoog percentage automatische matching is een belangrijke indicator van een zeer efficiënt en geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem. Het analyseren van de cases waarbij dit 'false' is, helpt de redenen voor matchingfouten en kansen voor automatiseringsverbetering te vinden.

Het belang

Meet direct de mate van automatisering en efficiëntie in het factuurafstemmingsproces, waarbij kansen om handmatig werk te verminderen worden benadrukt.

Vindplaats

Dit is typisch een afgeleid attribuut. Het kan worden afgeleid door de afwezigheid van een 'Matchingafwijking vastgesteld' activiteit of door te controleren of de factuur in zeer korte tijd door een systeemgebruiker werd gecreëerd en goedgekeurd.

Voorbeelden
truefalse
Naam Leverancier
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de wettelijke naam van de leverancier gekoppeld aan de factuur. De leverancier is een sleutelentiteit in het Purchase-to-Pay proces.

Het analyseren van het proces per leverancier is belangrijk voor het vinden van specifieke leveranciersgerelateerde problemen. Het helpt vragen te beantwoorden zoals welke leveranciers de langste goedkeuringstijden hebben, welke de meeste facturen indienen die herstelwerk vereisen, en welke het vaakst te laat worden betaald. Deze segmentatie is onmisbaar voor leveranciersrelatiebeheer en prestatieanalyse.

Het belang

Maakt kritische segmentatie van de procesdata mogelijk om leveranciersspecifieke knelpunten, betalingsprestaties en compliance-problemen te vinden.

Vindplaats

Afkomstig van het 'Vendor' of 'Leverancier' veld op de Vendor Bill record, gekoppeld aan de Vendor stamdata.

Voorbeelden
Office Supplies B.V.Wereldwijd Tech ServicesCreatief Marketingbureau
Tijdig betaald
IsPaidOnTime
Een indicator die aangeeft of de factuur op of voor de vervaldatum is betaald.
Omschrijving

Dit berekende boolean attribuut vergelijkt de timestamp van de 'Bill Paid In Full' activiteit met de 'Payment Due Date'. Het is 'true' als de betaling op tijd werd gedaan en 'false' anderszins.

Dit attribuut ondersteunt direct de 'On-Time Payment Rate' KPI, een belangrijke maatstaf voor financiële discipline en leveranciersrelatiebeheer. Het maakt eenvoudige filtering en analyse van late betalingen mogelijk om hoofdoorzaken te vinden, zoals goedkeuringsvertragingen of planningsproblemen met betalingsruns.

Het belang

Meet direct de naleving van betalingsvoorwaarden, wat belangrijk is voor leveranciersrelaties, het vermijden van boetes en financiële planning.

Vindplaats

Berekend veld: TRUE als de timestamp van de definitieve betalingsactiviteit kleiner dan of gelijk is aan de 'PaymentDueDate'.

Voorbeelden
truefalse
Uiterste betaaldatum
PaymentDueDate
De datum waarop de factuur moet worden betaald om aan de overeengekomen betalingstermijnen te voldoen.
Omschrijving

De vervaldatum van de betaling wordt berekend op basis van de factuurdatum en de met de leverancier overeengekomen betalingstermijnen (bijv. Netto 30, Netto 60). Het dient als de primaire deadline voor de uitvoering van de betaling.

Deze datum is belangrijk voor het meten van tijdige betalingsprestaties, een belangrijke KPI voor leveranciersrelaties en financiële gezondheid. Door de werkelijke betaaldatum te vergelijken met de vervaldatum, kunnen organisaties hun betalingstijdigheid volgen, leveranciers vinden die consistent te laat worden betaald en de cashflow effectiever beheren.

Het belang

Dit is de maatstaf voor het meten van tijdige betalingsprestaties. Dit heeft directe impact op de relaties met leveranciers en helpt boetes voor te late betalingen te voorkomen.

Vindplaats

Dit is het 'Due Date' veld op de Vendor Bill record, dat vaak automatisch wordt berekend op basis van het 'Terms' veld.

Voorbeelden
2023-05-152023-06-302023-07-01
Dochteronderneming
Subsidiary
Het bedrijf of de juridische entiteit binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor de factuur.
Omschrijving

In een multi-entiteit organisatie identificeert het attribuut Dochteronderneming tot welke rechtspersoon de leverancier bill behoort. Dit is een fundamenteel organisatorisch datapunt in NetSuite OneWorld-accounts.

Het analyseren van het proces per dochteronderneming maakt prestatievergelijking mogelijk tussen verschillende bedrijfseenheden of geografische locaties. Het helpt te vinden welke delen van de organisatie het meest efficiënt zijn en waar best practices kunnen worden gedeeld, of waar specifieke procesproblemen bestaan.

Het belang

Maakt prestatiebenchmarking en -analyse mogelijk over verschillende rechtspersonen of bedrijfseenheden binnen de organisatie.

Vindplaats

Dit is het standaard 'Subsidiary' veld op alle transacpakketecords in een NetSuite OneWorld account.

Voorbeelden
VS WestEMEA HoofdkantoorAPAC Services
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De kenmerk van de purchase order gerelateerd aan de factuur.
Omschrijving

Dit attribuut koppelt een leveranciersfactuur aan de corresponderende purchase order (PO) die de inkoop van de goederen of diensten autoriseerde. Facturen kunnen PO-backed of non-PO zijn.

Het analyseren per PO biedt belangrijke context voor de efficiëntie van factuurmatching. Het helpt het percentage auto-matching versus handmatige interventie te bepalen en verschillen tussen de factuur, PO en goederenontvangst te vinden. Een hoog aantal mismatches kan duiden op problemen in het inkoopproces.

Het belang

Dit koppelt de factuur aan het inkoopproces, wat belangrijk is voor het analyseren van de efficiëntie van factuurmatching en three-way match compliance.

Vindplaats

Beschikbaar op het Vendor Bill record, doorgaans op de regelitems of in een kopveld dat het koppelt aan een inkooporder.

Voorbeelden
PO-005678PO-005891N/A
Korting Genomen
DiscountTaken
Een indicator die aangeeft of een beschikbare korting voor vroegtijdige betaling succesvol is benut.
Omschrijving

Dit berekende boolean attribuut controleert of een factuur met een beschikbare korting op of vóór de 'Discount Date' werd betaald. Het is 'true' als de korting werd benut en 'false' als de kans werd gemist.

Dit attribuut is belangrijk voor de 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI. Het helpt financiële afdelingen gemiste besparingen te kwantificeren en procesknelpunten te vinden, zoals trage goedkeuringen, die hen beletten te profiteren van gunstige betalingstermijnen.

Het belang

Meet de effectiviteit van het proces in het benutten van kostenbesparende kansen, wat direct bijdraagt aan het bedrijfsresultaat.

Vindplaats

Berekend veld: TRUE als de factuur een 'DiscountDate' had en de definitieve betalingsactiviteit op of voor die datum plaatsvond.

Voorbeelden
truefalse
Kortingsdatum
DiscountDate
De deadline voor het betalen van een factuur om in aanmerking te komen voor een vroegbetalingskorting.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de datum waarop een factuur moet worden betaald om te profiteren van eventuele vroegbetalingskortingen aangeboden door de leverancier, zoals gedefinieerd in de betalingstermijnen (bijv. '2% 10, Netto 30').

Deze datum is belangrijk voor het berekenen van de 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI. Het volgen van de prestaties tegen deze datum stelt de organisatie in staat om gemiste besparingskansen te vinden en haar betalingsstrategie te optimaliseren om benutte kortingen te maximaliseren, wat een significant positief effect kan hebben op de winstgevendheid.

Het belang

Dit is de belangrijke datum voor het vinden en benutten van vroegbetalingskortingen, wat direct bijdraagt aan kostenbesparingen en winstgevendheid.

Vindplaats

Deze datum is afgeleid van de factuurdatum en het 'Terms' veld op de Vendor Bill record. NetSuite berekent dit als de 'Discount Date'.

Voorbeelden
2023-04-252023-05-10
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
De reden waarom een betaling voor een goedgekeurde factuur is geblokkeerd.
Omschrijving

Een factuur die is goedgekeurd voor betaling, kan om diverse redenen alsnog op een betalingsblokkade worden gezet, zoals een leveranciersgeschil, een kwaliteitsprobleem met ontvangen goederen of een cashmanagementbeslissing. Dit attribuut legt de specifieke reden voor de blokkade vast.

Het analyseren van redenen voor betalingsblokkades en hun oplossingstijden is belangrijk voor het optimaliseren van de cashflow en het onderhouden van goede leveranciersrelaties. Het helpt terugkerende problemen te vinden die leiden tot betalingsvertragingen, zelfs nadat een factuur succesvol is verwerkt en goedgekeurd.

Het belang

Verklaart waarom goedgekeurde facturen niet worden betaald, waarbij operationele of financiële problemen worden benadrukt die betalingen vertragen.

Vindplaats

Dit wordt vaak beheerd via een custom 'Payment Hold' of 'Payment Block' selectievakje en een corresponderende redenlijst of tekstveld op de Vendor Bill.

Voorbeelden
Leveranciersaccount in de wachtKwaliteitsinspectie in afwachtingWachtend op creditnota
Reden van afwijzing
RejectionReason
De reden die wordt opgegeven wanneer een factuur wordt afgewezen tijdens het approval proces.
Omschrijving

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geven zij doorgaans een reden op voor de afwijzing, zoals 'Incorrect bedrag', 'Dubbele factuur' of 'Ontbrekende PO'. Dit attribuut legt die reden vast.

Deze Informatie is belangrijk voor oorzaakanalyse van procesinefficiënties. Door afwijsredenen te categoriseren en te trenden, kunnen organisaties veelvoorkomende problemen vinden, zoals problemen met specifieke leveranciers of data-entry fouten, en corrigerende acties implementeren om herstelwerk en vertragingen te verminderen.

Het belang

Biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van herstelwerk en procesfouten, wat helpt de first-time-right rates te verbeteren.

Vindplaats

Deze data wordt doorgaans vastgelegd in een memo- of opmerkingenveld tijdens de afwijsstap van een goedkeuringsworkflow. Het kan worden opgeslagen in de 'System Notes' of een aangepast veld.

Voorbeelden
Incorrect aantalDubbele factuurPrijsmismatch met PO
Valuta
Currency
De valuta van het factuurbedrag.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de valuta waarin de factuur is gedenomineerd, zoals USD, EUR of GBP. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn.

Valuta biedt essentiële context voor alle financiële waarden. In analyse zorgt het ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd en maakt het een juiste valutaconversie mogelijk bij het aggregeren van financiële meetwaarden over verschillende regio's.

Het belang

Biedt noodzakelijke context voor alle financiële bedragen, wat zorgt voor een accurate financiële analyse in multi-valuta omgevingen.

Vindplaats

Dit is het 'Valuta' veld op de Vendor Bill record, typisch standaard ingesteld vanuit de Vendor master record.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Inkoop tot betaling - Factuurverwerkingsactiviteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesbekijkking en het vinden van knelpunten in uw factuurworkflow.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Factuur geboekt in GL
Deze activiteit vertegenwoordigt het moment waarop de goedgekeurde leveranciersfactuur de grootboekrekening beïnvloedt. In standaard NetSuite configuraties gebeurt dit automatisch bij definitieve goedkeuring van de factuur.
Het belang

Dit is een belangrijk financieel controlepunt, dat ervoor zorgt dat verplichtingen correct worden erkend. Het monitoren op afwijkingen, zoals betalingen gedaan vóór posting, is belangrijk voor compliance-analyse.

Vindplaats

De 'Posting' flag op de Vendor Bill is ingesteld op true. De timestamp kan worden afgeleid van de datum van het goedkeuringsgebeurtenis, aangezien posting doorgaans synchroon is met goedkeuring.

Vastleggen

Timestamp van de definitieve goedkeuringsactie die GL posting triggert.

Gebeurtenistype explicit
Factuur volledig betaald
Deze activiteit geeft aan dat de leveranciersfactuur volledig is betaald en de status dienovereenkomstig is bijgewerkt. Dit is de succesvolle voltooiing van het proces, afgeleid uit een statuswijziging op de factuur zelf.
Het belang

Dit is het primaire 'happy path' end gebeurtenis voor de factuurlevenscyclus. Het meten van de totale tijd om deze staat te bereiken, biedt de end-to-end cyclustijd voor het proces.

Vindplaats

Afgeleid uit de systeemnotities of het audittraject op het Vendor Bill record, specifiek de timestamp wanneer de status verandert naar 'Paid in Full'.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging naar 'Volledig betaald' op de Vendor Bill.

Gebeurtenistype inferred
Leveranciersbetaling Aangemaakt
Deze activiteit markeert de creatie van de betaaltransactie die de leveranciersfactuur vereffent. Dit is een expliciet gebeurtenis, vastgelegd vanuit de creatie van een Vendor Payment record gekoppeld aan de factuur.
Het belang

Vertegenwoordigt de uitvoering van de betaling, een belangrijke stap voor analyse van tijdige betalingen en cashflow prognoses. Het is een belangrijke mijlpaal vóór het einde van het proces.

Vindplaats

Vanaf de aanmaakdatum van het Vendor Payment transacpakketecord. Het betalingsrecord zal een referentie hebben in zijn 'Apply'-sublijst naar de Vendor Bill die het betaalt.

Vastleggen

Timestamp van creatie van Vendor Payment transactie.

Gebeurtenistype explicit
Leveranciersfactuur goedgekeurd
Markeert de definitieve goedkeuring van de leveranciersfactuur, waardoor deze is geautoriseerd voor betaling. Dit is een belangrijke mijlpaal, doorgaans vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Goedgekeurd' in de goedkeuringsworkflow van het systeem.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het betalingsproces bewaakt. Vertragingen hier zijn een veelvoorkomend knelpunt, en het volgen van deze activiteit is belangrijk voor het beheren van de betalingstijdigheid en cashflow.

Vindplaats

Vastgelegd uit de systeemnotities of het audittraject voor de Vendor Bill, specifiek de timestamp wanneer het veld 'Approval Status' is ingesteld op 'Approved'.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging naar 'Goedgekeurd' in de audit trail van de Vendor Bill.

Gebeurtenistype explicit
Vendor Bill Created
Deze activiteit markeert de creatie van een leveranciersfactuurrecord in NetSuite, wat dient als startpunt voor het factuurverwerkingstraject. Dit wordt vastgelegd vanuit de creatiedatum van de Vendor Bill transacpakketecord.
Het belang

Dit is het primaire start gebeurtenis voor de factuurlevenscyclus. Het analyseren van de tijd vanaf deze activiteit tot andere onthult de totale verwerkingstijd en benadrukt initiële data-entry vertragingen.

Vindplaats

Vanuit het veld 'Date Created' of transactiedatum op het Vendor Bill record. Elke Vendor Bill heeft een unieke interne ID en transactienummer.

Vastleggen

Timestamp van creatie van Vendor Bill transactie.

Gebeurtenistype explicit
Betaling ingepland in batch
De goedgekeurde factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsbatch voor toekomstige uitvoering. Dit is een expliciete actie waarbij facturen worden toegevoegd aan een Vendor Payment Batch of verwerkt via de 'Pay Bills' pagina.
Het belang

Toont de overgang van een goedgekeurde verplichting naar een beoogde cash outflow. Het analyseren van vertragingen tussen goedkeuring en planning kan cash management strategieën of inefficiënties in het betalingsuitvoeringsproces zichtbaar maken.

Vindplaats

Dit kan moeilijk zijn om vast te leggen als een afzonderlijk gebeurtenis. Het maakt vaak deel uit van het betalingscreatieproces zelf. Het kan worden afgeleid uit de creatiedatum van een betalingsbatchrecord die de factuur omvat.

Vastleggen

Aanmaak timestamp van een betalingsbatch record dat verwijst naar de factuur.

Gebeurtenistype inferred
Betalingsblokkade Ingesteld
Een betalingsblokkade wordt actief geplaatst op een goedgekeurde factuur, waardoor deze niet kan worden betaald. Dit wordt vaak afgeleid van een specifiek aangevinkt selectievakje of een aangepaste 'Hold'-status die wordt toegepast.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor het 'Payment Block Resolution Analysis' dashboard. Het identificeert vertragingen tussen goedkeuring en betalingsgereedheid, wat de leveranciersrelaties kan schaden.

Vindplaats

Afgeleid uit het audittraject voor een 'Payment Hold' selectievakje of een aangepast statusveld op de Vendor Bill transactie.

Vastleggen

Timestamp van een wijzigingsgebeurtenis voor een 'Payment Hold' of vergelijkbaar veld.

Gebeurtenistype inferred
Betalingsblokkade Opgeheven
De betalingsblokkering op een factuur wordt opgeheven, waardoor deze weer in aanmerking komt voor betaling. Dit wordt afgeleid uit het wissen van het 'Payment Hold' selectievakje of een statuswijziging weg van een 'Hold' status.
Het belang

Het meten van de duur tussen 'Betalingsblokkering ingesteld' en deze activiteit onthult de efficiëntie van het oplossingsproces. Het helpt veelvoorkomende redenen voor blokkades te vinden en de opheffing ervan te optimaliseren.

Vindplaats

Afgeleid uit het audittraject voor het 'Payment Hold' selectievakje dat wordt uitgeschakeld of een aangepast statusveld dat wordt bijgewerkt op de Vendor Bill.

Vastleggen

Timestamp van een wijzigingsgebeurtenis waarbij een 'Payment Hold' of vergelijkbaar veld wordt gewist.

Gebeurtenistype inferred
Creditnota verrekend
Vertegenwoordigt de toepassing van een leverancierscreditnota op een factuur, wat het verschuldigde bedrag vermindert. Dit is een expliciet gebeurtenis, vastgelegd vanuit de toepassing van de Vendor Credit transactie.
Het belang

Toont een alternatieve manier om een factuur af te handelen die geen directe contante betaling inhoudt. Frequente creditnota's kunnen wijzen op problemen met de initiële ordernauwkeurigheid of leveranciersprestaties.

Vindplaats

Vanuit het applicapakketecord dat een Vendor Credit aan een Vendor Bill koppelt. De datum van toepassing zou dienen als de gebeurtenis timestamp.

Vastleggen

Timestamp van het toepassen van een Vendor Credit transactie op de Vendor Bill.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ingediend voor goedkeuring
Vertegenwoordigt het punt waarop de gecreëerde leveranciersfactuur formeel wordt ingediend in een goedkeuringsworkflow. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in de status van de factuur van 'Open' of 'In afwachting van indiening' naar 'In afwachting van goedkeuring'.
Het belang

Start de goedkeuringscyclus. Het meten van de tijd vanaf dit gebeurtenis tot 'Bill Approved' of 'Bill Rejected' is belangrijk voor het Invoice Approval Cycle Time Analysis dashboard.

Vindplaats

Afgeleid uit de systeemnotities of het audittraject op het Vendor Bill record, specifiek het volgen van wijzigingen in het veld 'Approval Status'.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging naar 'In afwachting van goedkeuring' in de audit trail van de Vendor Bill.

Gebeurtenistype inferred
Factuur teruggestuurd voor reworking
Dit gebeurt wanneer een goedkeurder of beoordelaar de factuur terugstuurt naar de aanvrager voor correctie. Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging die de factuur achterwaarts in de workflow beweegt, bijvoorbeeld van 'In afwachting van goedkeuring' terug naar 'In afwachting van indiening'.
Het belang

Identificeert herstelwerk-loops die verwerkingstijden aanzienlijk verlengen en handmatige inspanning verhogen. Het bijhouden hiervan helpt veelvoorkomende oorzaken voor fouten vast te stellen, zoals onjuiste codering of data-invoerfouten.

Vindplaats

Afgeleid uit de systeemnotities of het audittraject op de Vendor Bill, zoekend naar een statusregressie of een specifieke 'Rework'-status.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging die een stap terug in de goedkeuringsworkflow aangeeft.

Gebeurtenistype inferred
Korting voor Vroege Betaling Gemist
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat de betaling voor een factuur met beschikbare kortingsvoorwaarden niet binnen de kortingstermijn is uitgevoerd. Dit gebeurtenis wordt afgeleid door de betalingsdatum te vergelijken met de vervaldatum van de korting.
Het belang

Ondersteunt direct de 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI door verloren besparingen te kwantificeren. Het helpt organisaties bij het vinden van proces- of cashflowproblemen die hen beletten kortingen te benutten.

Vindplaats

Dit is een berekend gebeurtenis. Het vereist het vergelijken van de 'Date' van de toegepaste Vendor Payment transactie met het 'Discount Date' veld op de bron Vendor Bill record.

Vastleggen

Vergelijk de Vendor Payment datum met de Vendor Bill kortingsdatum. Als betalingsdatum > kortingsdatum, vindt gebeurtenis plaats.

Gebeurtenistype calculated
Leveranciersfactuur afgewezen
De leveranciersfactuur wordt afgewezen door een goedkeurder en verwijderd uit de actieve verwerkingswachtrij. Dit wordt vastgelegd vanuit een expliciete statuswijziging naar 'Afgewezen' en vertegenwoordigt vaak een terminale staat, tenzij opnieuw ingediend.
Het belang

Benadrukt procesfouten, zoals dubbele facturen of onjuiste leveranciersInformatie. Het bijhouden van de frequentie en redenen voor afwijzing helpt de nauwkeurigheid bij de eerste poging te verbeteren en verspilde inspanning te verminderen.

Vindplaats

Vastgelegd uit de systeemnotities of het audittraject voor de Vendor Bill, waarbij de timestamp wordt geregistreerd wanneer het veld 'Approval Status' is ingesteld op 'Rejected'.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging naar 'Afgewezen' in de audit trail van de Vendor Bill.

Gebeurtenistype explicit
Matching Afwijking Geïdentificeerd
Deze activiteit treedt op wanneer een factuur die gekoppeld zou moeten worden aan een purchase order, faalt bij geautomatiseerde matchingregels, wat handmatige beoordeling vereist. Het wordt vaak afgeleid uit het feit dat de factuur een specifieke 'Matching Hold' of 'Discrepancy' status krijgt.
Het belang

Benadrukt inefficiënties in de inkoop- en ontvangstprocessen die leiden tot handmatige reworking. Dit ondersteunt direct het 'Invoice Matching Efficiency'-dashboard en de 'Matching Discrepancy Rework Rate' KPI.

Vindplaats

Afgeleid van een statuswijziging op de Vendor Bill die een hold of uitzondering aangeeft, of door bills te vinden die gekoppeld zijn aan een inkooporder en die aanzienlijke handmatige bewerkingen vereisten vóór goedkeuring.

Vastleggen

Timestamp van statuswijziging naar een 'hold' of 'mismatch' status. Kan analyse van aangepast velden of workflows vereisen.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Data uit NetSuite ophalen