Il Suo Template Dati per il Processo Dal Ciclo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture
Il Suo Template Dati per il Processo Dal Ciclo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività chiave da tracciare
- Guida all'estrazione per NetSuite
Purchase to Pay - Attributi di Elaborazione Fatture
| Nome | Descrizione | ||
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Numero fattura
InvoiceNumber
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L'identificatore univoco per una fattura fornitore all'interno del sistema. | ||
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Descrizione
Il numero di fattura funge da identificatore primario del caso, collegando tutte le attività e gli eventi relativi a una singola fattura fornitore dalla sua creazione al suo pagamento finale. Questo attributo è cruciale per tracciare il percorso end-to-end di ogni fattura. Nell'analisi dei processi, questo numero consente al sistema di ricostruire l'intero ciclo di vita di una fattura. Raggruppando tutte le attività correlate sotto questo identificatore comune, gli analisti possono visualizzare il flusso di processo, misurare i tempi di ciclo e identificare variazioni o bottleneck che influenzano le singole fatture.
Perché è importante
È la chiave essenziale per tracciare il percorso di ogni fattura attraverso il processo di pagamento, consentendo un'analisi completa a livello di caso.
Dove trovare
Questo è tipicamente il campo 'ID Transazione' o 'Numero fattura' sul record della fattura del fornitore in NetSuite.
Esempi
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Activity
ActivityName
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Il nome della fase del processo aziendale che è stata eseguita. | ||
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Descrizione
Questo attributo descrive un'azione o un evento specifico che si è verificato all'interno del ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture, come 'Fattura Fornitore Creata', 'Fattura Approvata' o 'Fattura Pagata per Intero'. Ogni attività rappresenta un punto distinto nel processo. Le attività sono i mattoni della mappa di processo. Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività aiuta a comprendere il flusso di processo effettivo, identificare le deviazioni dalla procedura standard e individuare i cicli di rilavorazione comuni o i passaggi inefficienti.
Perché è importante
Costituisce la spina dorsale della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi della sequenza degli eventi nel ciclo di vita della fattura.
Dove trovare
Derivato dai log di sistema, dalle modifiche di stato nel record Vendor Bill o da azioni utente specifiche registrate nella cronologia di sistema.
Esempi
Fattura Fornitore CreataFattura ApprovataPagamento programmato in batch
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Ora di Inizio
EventTime
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Il timestamp che indica quando un'attività si è verificata. | ||
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Descrizione
Questo attributo cattura la data e l'ora precise in cui una specifica attività o evento è stato registrato nel sistema. Fornisce il contesto cronologico per l'intero processo. I timestamp sono fondamentali per qualsiasi analisi di processo basata sul tempo. Vengono utilizzati per calcolare le durate tra le attività, misurare i tempi di ciclo complessivi dei casi e analizzare le performance rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Timestamp accurati sono essenziali per identificare i bottleneck e comprendere i ritardi del processo.
Perché è importante
Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e le metriche di performance, costituendo la base dell'analisi temporale dei processi.
Dove trovare
Ricavato da campi data o log di sistema sul record della fattura del fornitore e dai record di transazione correlati, come 'Data creazione', 'Data ultima modifica' o campi data di approvazione.
Esempi
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Sistema di Origine
SourceSystem
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Identifica il sistema da cui provengono i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica l'applicazione sorgente dove sono stati generati i dati dell'evento. Per questo processo, sarà tipicamente 'NetSuite'. In ambienti con sistemi multipli integrati, questo campo è cruciale per comprendere la lineage dei dati e valutare la qualità dei dati. Aiuta a differenziare le attività che si verificano in sistemi diversi ed è importante per costruire una visione olistica del processo end-to-end.
Perché è importante
Fornisce il contesto sull'origine dei dati, cruciale in ambienti multi-sistema per la risoluzione dei problemi e la validazione dei dati.
Dove trovare
Questo è tipicamente un valore statico ('NetSuite') aggiunto durante il processo di estrazione dei dati.
Esempi
NetSuite
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Ultimo `Data Update`
LastDataUpdate
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Il timestamp di quando i dati sono stati aggiornati o estratti l'ultima volta dal sistema di origine. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la data e l'ora dell'estrazione dati più recente dal sistema sorgente. Fornisce contesto sull'attualità dei dati analizzati. Conoscere l'ultimo aggiornamento dei dati è essenziale affinché gli utenti comprendano se stanno visualizzando le informazioni più recenti. Aiuta a gestire le aspettative sulla latenza dei dati e garantisce che le decisioni siano basate su dati di età nota.
Perché è importante
Informa gli analisti sull'attualità dei dati, garantendo che siano consapevoli della tempestività delle informazioni quando prendono decisioni.
Dove trovare
Questo timestamp viene generato e aggiunto durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL).
Esempi
2024-05-21T02:00:00Z
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Approvatore
Approver
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L'utente responsabile dell'approvazione o del rifiuto della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il dipendente o il manager che ha eseguito il passaggio di approvazione per una fattura. Nei workflow con più livelli di approvazione, questo può catturare l'approvatore più recente o finale. Il tracciamento dell'approvatore è essenziale per analizzare il ciclo di approvazione. Aiuta a identificare i bottleneck nel processo di approvazione mostrando quali individui o dipartimenti hanno i tempi medi di approvazione più lunghi. Queste informazioni possono essere utilizzate per bilanciare i carichi di lavoro o fornire formazione aggiuntiva.
Perché è importante
Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e ad analizzare le prestazioni per individuo o dipartimento, consentendo miglioramenti mirati.
Dove trovare
Ricavato dai log del workflow o della cronologia delle approvazioni associati alla transazione della fattura del fornitore. Questo può trovarsi nelle 'Note di sistema' o in un log di approvazione personalizzato.
Esempi
John SmithJane DoeResponsabile Dipartimento Finanziario
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Data Scadenza Pagamento
PaymentDueDate
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La data entro cui la fattura deve essere pagata per rispettare i termini di pagamento concordati. | ||
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Descrizione
La data di scadenza del pagamento è calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento negoziati con il fornitore (ad esempio, Net 30, Net 60). Serve come scadenza primaria per l'esecuzione del pagamento. Questa data è cruciale per misurare la performance dei pagamenti puntuali, un KPI chiave per le relazioni con i fornitori e la salute finanziaria. Confrontando la data di pagamento effettiva con la data di scadenza, le organizzazioni possono monitorare la tempestività dei loro pagamenti, identificare i fornitori che vengono costantemente pagati in ritardo e gestire il flusso di cassa in modo più efficace.
Perché è importante
È il riferimento per misurare la performance dei pagamenti puntuali, influenzando direttamente le relazioni con i fornitori e aiutando a evitare penali per ritardato pagamento.
Dove trovare
Questo è il campo 'Data di scadenza' sul record della fattura del fornitore, che viene spesso calcolato automaticamente in base al campo 'Termini'.
Esempi
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Importo Fattura
InvoiceAmount
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Il valore monetario totale della fattura del fornitore. | ||
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Descrizione
Questo attributo rappresenta l'importo totale dovuto come indicato sulla fattura, incluse eventuali tasse o altri oneri. È una metrica finanziaria chiave per ogni caso. L'importo della fattura è utilizzato per vari scopi analitici, inclusa la segmentazione delle fatture in fasce di valore (ad esempio, alto valore vs. basso valore) per vedere se i tempi di elaborazione o i percorsi di approvazione differiscono. È anche essenziale per la rendicontazione finanziaria, il calcolo del valore delle fatture in diverse fasi e l'analisi dell'impatto finanziario dei ritardi nei pagamenti.
Perché è importante
Consente analisi finanziarie e segmentazione basata sul valore, aiutando a prioritizzare le fatture di alto valore e a comprendere i driver di costo.
Dove trovare
Questo corrisponde al campo 'Totale' o 'Importo' nell'intestazione del record della fattura del fornitore in NetSuite.
Esempi
1500.75250.0012500.50
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Is Auto Matched
IsAutoMatched
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Un flag che indica se la fattura è stata abbinata a un ordine di acquisto automaticamente senza intervento manuale. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano indica se il sistema è stato in grado di abbinare automaticamente la fattura a un ordine d'acquisto e a una ricevuta merci (in uno scenario di matching a tre vie) in base a regole e tolleranze predefinite. Un valore 'true' indica un processo di matching 'touchless'. Questo attributo è la base per il KPI 'Tasso di auto-matching delle fatture'. Un alto tasso di matching automatico è un indicatore chiave di un sistema di elaborazione delle fatture altamente efficiente e automatizzato. Analizzare i casi in cui questo è 'false' aiuta a identificare le ragioni dei fallimenti del matching e le opportunità di miglioramento dell'automazione.
Perché è importante
Misura direttamente il livello di automazione ed efficienza nel processo di corrispondenza delle fatture, evidenziando opportunità per ridurre il lavoro manuale.
Dove trovare
Questo è tipicamente un attributo derivato. Può essere dedotto dall'assenza di un'attività 'Discrepanza di matching identificata' o verificando se la fattura è stata creata e approvata da un utente di sistema in un tempo molto breve.
Esempi
truefalse
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Nome Fornitore
VendorName
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Il nome del fornitore o dell'azienda che ha emesso la fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il nome legale del fornitore associato alla fattura. Il fornitore è un'entità chiave nel processo Purchase-to-Pay. Analizzare il processo per fornitore è fondamentale per identificare problemi specifici legati al fornitore. Aiuta a rispondere a domande come quali fornitori hanno i tempi di approvazione più lunghi, quali presentano il maggior numero di fatture che richiedono rilavorazione e quali vengono pagati più frequentemente in ritardo. Questa segmentazione è fondamentale per la gestione delle relazioni con i fornitori e l'analisi delle performance.
Perché è importante
Consente una segmentazione critica dei dati di processo per identificare colli di bottiglia specifici dei fornitori, prestazioni di pagamento e problemi di conformità.
Dove trovare
Ricavato dal campo 'Fornitore' sul record della fattura del fornitore, collegato ai dati anagrafici del fornitore.
Esempi
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
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Pagato puntualmente
IsPaidOnTime
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Un flag che indica se la fattura è stata pagata alla data di scadenza o prima. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano calcolato confronta il timestamp dell'attività 'Fattura Pagata per Intero' con la 'Data di Scadenza del Pagamento'. È 'true' se il pagamento è stato effettuato in tempo e 'false' altrimenti. Questo attributo supporta direttamente il KPI 'Tasso di pagamenti puntuali', una misura critica della disciplina finanziaria e della gestione delle relazioni con i fornitori. Consente un facile filtraggio e analisi dei pagamenti in ritardo per identificare le cause alla radice, come ritardi nelle approvazioni o problemi di programmazione del ciclo di pagamento.
Perché è importante
Misura direttamente l'aderenza ai termini di pagamento, fondamentale per le relazioni con i fornitori, evitando penali e per la pianificazione finanziaria.
Dove trovare
Campo calcolato: TRUE se il timestamp dell'attività di pagamento finale è minore o uguale alla 'PaymentDueDate'.
Esempi
truefalse
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Stato Fattura
InvoiceStatus
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Lo stato di elaborazione attuale della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo riflette lo stato attuale della fattura del fornitore all'interno del suo ciclo di vita, come 'In attesa di approvazione', 'Approvata', 'Pagata per intero' o 'Rifiutata'. Lo stato fornisce un'istantanea di dove si trova una fattura nel processo in un dato momento. Viene utilizzato nei dashboard operativi per monitorare il carico di lavoro attuale e il throughput. L'analisi delle transizioni di stato è anche una parte chiave del Process Mining, poiché spesso costituisce la base per la definizione delle attività.
Perché è importante
Fornisce un'istantanea in tempo reale dello stato di avanzamento delle fatture, consentendo la gestione del carico di lavoro e l'analisi del throughput.
Dove trovare
Questo è il campo 'Stato' sul record della fattura del fornitore in NetSuite.
Esempi
ApertoIn Attesa di ApprovazioneApprovatoPagato per intero
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Data Sconto
DiscountDate
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La scadenza per pagare una fattura ed essere idonei a uno sconto per pagamento anticipato. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica la data entro cui una fattura deve essere pagata per usufruire di eventuali sconti per pagamento anticipato offerti dal fornitore, come definito nei termini di pagamento (ad esempio, '2% 10, Net 30'). Questa data è essenziale per calcolare il KPI 'Tasso di acquisizione sconti per pagamento anticipato'. Il monitoraggio delle performance rispetto a questa data consente all'organizzazione di identificare opportunità di risparmio mancate e di ottimizzare la propria strategia di pagamento per massimizzare gli sconti acquisiti, il che può avere un impatto positivo significativo sulla redditività.
Perché è importante
È la data chiave per identificare e cogliere gli sconti per pagamento anticipato, con un impatto diretto sul risparmio sui costi e sulla redditività.
Dove trovare
Questa data è derivata dalla data della fattura e dal campo 'Termini' sul record della fattura del fornitore. NetSuite la calcola come 'Data Sconto'.
Esempi
2023-04-252023-05-10
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Motivo Blocco Pagamento
PaymentBlockReason
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La ragione per cui un pagamento per una fattura approvata è stato bloccato. | ||
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Descrizione
Una fattura approvata per il pagamento può comunque essere soggetta a un blocco di pagamento per varie ragioni, come una disputa con il fornitore, un problema di qualità con le merci ricevute o una decisione di gestione della cassa. Questo attributo cattura la ragione specifica del blocco. L'analisi delle ragioni dei blocchi di pagamento e dei loro tempi di risoluzione è importante per ottimizzare il flusso di cassa e mantenere buone relazioni con i fornitori. Aiuta a identificare problemi ricorrenti che portano a ritardi nei pagamenti anche dopo che una fattura è stata elaborata e approvata con successo.
Perché è importante
Spiega perché le fatture approvate non vengono pagate, evidenziando problemi operativi o finanziari che ritardano i pagamenti.
Dove trovare
Questo è spesso gestito tramite una checkbox personalizzata 'Blocco Pagamento' e un elenco di ragioni o un campo di testo corrispondente sulla fattura del fornitore.
Esempi
Conto Fornitore in sospesoIspezione qualità in sospesoIn Attesa di Nota di Credito
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Motivo del Rigetto
RejectionReason
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La ragione fornita quando una fattura viene rifiutata durante il processo di approvazione. | ||
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Descrizione
Quando un approvatore rifiuta una fattura, tipicamente fornisce una ragione per il rifiuto, come 'Importo errato', 'Fattura duplicata' o 'PO mancante'. Questo attributo cattura quella ragione. Questa informazione è vitale per l'analisi delle cause alla radice delle inefficienze di processo. Categorizzando e tracciando le ragioni del rifiuto, le organizzazioni possono identificare problemi comuni, come problemi con fornitori specifici o errori di inserimento dati, e implementare azioni correttive per ridurre le rilavorazioni e i ritardi.
Perché è importante
Fornisce insight diretti sulle cause alla radice delle rilavorazioni e dei fallimenti dei processi, aiutando a migliorare i tassi di 'first-time-right'.
Dove trovare
Questi dati sono tipicamente catturati in un campo memo o commento durante il passaggio di rifiuto di un workflow di approvazione. Possono essere archiviati nelle 'Note di sistema' o in un campo personalizzato.
Esempi
Quantità errataFattura duplicataDiscrepanza di prezzo con l'ordine d'acquisto
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Numero Ordine d'Acquisto
PurchaseOrderNumber
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L'identificativo dell'ordine d'acquisto relativo alla fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo collega una fattura fornitore all'ordine d'acquisto (PO) corrispondente che ha autorizzato l'approvvigionamento dei beni o servizi. Le fatture possono essere basate su PO o non-PO. Analizzare per PO fornisce un contesto cruciale per l'efficienza della riconciliazione delle fatture. Aiuta a determinare il tasso di matching automatico rispetto all'intervento manuale e a identificare le discrepanze tra fattura, PO e ricezione merci. Un alto tasso di discrepanze può indicare problemi nel processo di approvvigionamento.
Perché è importante
Collega la fattura al processo di approvvigionamento, essenziale per analizzare l'efficienza della riconciliazione delle fatture e la conformità al matching a tre vie.
Dove trovare
Disponibile sul record Vendor Bill, tipicamente nelle righe di dettaglio o in un campo di intestazione che lo collega a un ordine di acquisto.
Esempi
PO-005678PO-005891N/D
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Sconto Usufruito
DiscountTaken
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Un flag che indica se uno sconto per pagamento anticipato disponibile è stato acquisito con successo. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano calcolato verifica se una fattura con uno sconto disponibile è stata pagata alla data di sconto o prima. È 'true' se lo sconto è stato acquisito e 'false' se l'opportunità è stata persa. Questo attributo è essenziale per il KPI 'Tasso di acquisizione sconti per pagamento anticipato'. Aiuta i dipartimenti finanziari a quantificare i risparmi mancati e a identificare i bottleneck del processo, come approvazioni lente, che impediscono loro di sfruttare termini di pagamento favorevoli.
Perché è importante
Misura l'efficacia del processo nel cogliere opportunità di risparmio sui costi, con un impatto diretto sui profitti dell'azienda.
Dove trovare
Campo calcolato: TRUE se la fattura aveva una 'DiscountDate' e l'attività di pagamento finale è avvenuta in o prima di quella data.
Esempi
truefalse
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Sussidiaria
Subsidiary
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L'azienda o l'entità legale all'interno dell'organizzazione responsabile della fattura. | ||
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Descrizione
In un'organizzazione multi-entità, l'attributo Subsidiary identifica a quale entità legale appartiene la fattura fornitore. Questo è un punto dati organizzativo fondamentale negli account NetSuite OneWorld. L'analisi del processo per sussidiaria consente il confronto delle prestazioni tra diverse unità aziendali o posizioni geografiche. Aiuta a identificare quali parti dell'organizzazione sono più efficienti e dove le migliori pratiche possono essere condivise, o dove esistono problemi di processo specifici.
Perché è importante
Consente il benchmarking delle prestazioni e l'analisi tra diverse entità legali o unità aziendali all'interno dell'organizzazione.
Dove trovare
Questo è il campo 'Subsidiaria' standard su tutti i record di transazione in un account NetSuite OneWorld.
Esempi
Stati Uniti OvestSede EMEAAPAC Services
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Tempo di Ciclo della Fattura
InvoiceCycleTime
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Il tempo totale trascorso dalla creazione della fattura al suo completo pagamento. | ||
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Descrizione
Questa metrica calcolata misura la durata end-to-end del ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture. È tipicamente calcolata come la differenza di tempo tra l'attività 'Fattura Fornitore Creata' e l'attività 'Fattura Pagata per Intero'. Come KPI primario, il tempo medio del ciclo di fatturazione fornisce una misura di alto livello dell'efficienza complessiva del processo AP. Analizzare questa metrica, segmentata per fornitore o filiale, aiuta a identificare ampie aree di inefficienza e a tracciare l'impatto delle iniziative di miglioramento dei processi nel tempo.
Perché è importante
Misura l'efficienza end-to-end del workflow di elaborazione delle fatture, con un impatto diretto sulle relazioni con i fornitori e sul capitale circolante.
Dove trovare
Campo calcolato basato sui timestamp del primo e dell'ultimo evento per ogni caso (fattura).
Esempi
25 giorni 4 ore15 giorni 11 ore45 giorni 2 ore
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Valuta
Currency
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La valuta dell'importo della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica la valuta in cui è denominata la fattura, come USD, EUR o GBP. Questo è particolarmente importante per le aziende che operano in più paesi. La valuta fornisce un contesto essenziale per tutti i valori monetari. Nell'analisi, garantisce che i dati finanziari siano interpretati correttamente e consente una corretta conversione di valuta quando si aggregano metriche finanziarie tra diverse regioni.
Perché è importante
Fornisce il contesto necessario per tutti gli importi finanziari, garantendo un'analisi finanziaria accurata in ambienti multi-valuta.
Dove trovare
Questo è il campo 'Valuta' sul record della fattura del fornitore, tipicamente preimpostato dal record anagrafico del fornitore.
Esempi
USDEURGBP
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Purchase to Pay - Attività di Elaborazione Fatture
| Activity | Descrizione | ||
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Fattura Approvata
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Segna l'approvazione finale della fattura del fornitore, autorizzandone il pagamento. Questo è un traguardo chiave, tipicamente acquisito come un cambiamento esplicito di stato in 'Approvata' nel workflow di approvazione del sistema. | ||
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Perché è importante
Questo è un traguardo critico che blocca il processo di pagamento. I ritardi qui sono un bottleneck comune e il tracciamento di questa attività è essenziale per gestire la tempestività dei pagamenti e il flusso di cassa.
Dove trovare
Catturato dalle note di sistema o dal registro di audit per la Vendor Bill, specificamente il timestamp quando il campo 'Approval Status' è impostato su 'Approved'.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato in 'Approvato' nel registro di audit della fattura del fornitore.
Tipo di evento
explicit
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Fattura Fornitore Creata
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Questa attività segna la creazione di un record di fattura fornitore in NetSuite, che funge da punto di partenza per il percorso di elaborazione della fattura. Questo è catturato dalla data di creazione del record di transazione della fattura del fornitore. | ||
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Perché è importante
Questo è l'evento iniziale primario per il ciclo di vita della fattura. L'analisi del tempo da questa attività ad altre rivela il tempo di elaborazione totale ed evidenzia i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati.
Dove trovare
Dal campo 'Date Created' o data di transazione sul record Vendor Bill. Ogni Vendor Bill ha un ID interno univoco e un numero di transazione.
Acquisisci
Timestamp della creazione della transazione della fattura del fornitore.
Tipo di evento
explicit
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Fattura Pagata per Intero
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Questa attività significa che la fattura del fornitore è stata completamente pagata e il suo stato è stato aggiornato di conseguenza. Questo è il completamento riuscito del processo, dedotto da un cambiamento di stato sulla fattura stessa. | ||
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Perché è importante
Questo è l'evento finale primario del 'percorso felice' per il ciclo di vita della fattura. Misurare il tempo totale per raggiungere questo stato fornisce il tempo di ciclo end-to-end per il processo.
Dove trovare
Deducibile dalle note di sistema o dal registro di audit sul record Vendor Bill, specificamente il timestamp quando lo stato cambia in 'Paid in Full'.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato a 'Pagata per Intero' sulla fattura del fornitore.
Tipo di evento
inferred
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Fattura Registrata nel GL
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Questa attività rappresenta il momento in cui la fattura fornitore approvata ha un impatto sul libro mastro generale. Nelle configurazioni standard di NetSuite, ciò avviene automaticamente dopo l'approvazione finale della fattura. | ||
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Perché è importante
Questo è un punto di controllo finanziario chiave, che assicura che le passività siano riconosciute correttamente. Il monitoraggio delle deviazioni, come i pagamenti effettuati prima della registrazione, è fondamentale per l'analisi della conformità.
Dove trovare
Il flag 'Registrazione' sulla fattura del fornitore è impostato su true. Il timestamp può essere ricavato dalla data dell'evento di approvazione, poiché la registrazione è tipicamente sincrona con l'approvazione.
Acquisisci
Timestamp dell'azione di approvazione finale che attiva la registrazione GL.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento Fornitore Creato
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Questa attività segna la creazione della transazione di pagamento che salda la fattura del fornitore. Questo è un evento esplicito catturato dalla creazione di un record di pagamento fornitore collegato alla fattura. | ||
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Perché è importante
Rappresenta l'esecuzione del pagamento, un passaggio critico per l'analisi dei pagamenti puntuali e la previsione del flusso di cassa. È un traguardo chiave prima della fine del processo.
Dove trovare
Dalla data di creazione del record di transazione del Pagamento Fornitore. Il record di pagamento avrà un riferimento nella sua sottolista 'Apply' alla Fattura Fornitore che sta pagando.
Acquisisci
Timestamp della creazione della transazione di pagamento del fornitore.
Tipo di evento
explicit
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Blocco Pagamento Impostato
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Un blocco di pagamento è attivamente posto su una fattura approvata, impedendone il pagamento. Questo è spesso dedotto da una specifica casella di controllo selezionata o dall'applicazione di uno stato 'Blocco' personalizzato. | ||
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Perché è importante
Questa attività è cruciale per il dashboard 'Analisi della risoluzione del blocco pagamento'. Individua i ritardi tra l'approvazione e la prontezza al pagamento, che possono danneggiare le relazioni con i fornitori.
Dove trovare
Deducibile dal registro di audit per una casella di controllo 'Blocco Pagamento' o un campo di stato personalizzato sulla transazione Vendor Bill.
Acquisisci
Timestamp dell'evento di modifica per un campo 'Blocco Pagamento' o simile.
Tipo di evento
inferred
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Blocco Pagamento Rilasciato
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Il blocco pagamento su una fattura viene rimosso, rendendola nuovamente idonea al pagamento. Questo si deduce dalla deselezione della casella 'Blocco pagamento' o da un cambiamento di stato che si allontana da uno stato di 'Blocco'. | ||
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Perché è importante
Misurare la durata tra 'Blocco pagamento impostato' e questa attività rivela l'efficienza del processo di risoluzione. Aiuta a identificare le ragioni comuni dei blocchi e a semplificarne la rimozione.
Dove trovare
Deducibile dal registro di audit per la casella di controllo 'Blocco Pagamento' deselezionata o un campo di stato personalizzato aggiornato sul Vendor Bill.
Acquisisci
Timestamp dell'evento di modifica per un campo 'Blocco Pagamento' o simile che viene cancellato.
Tipo di evento
inferred
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Discrepanza di matching identificata
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Questa attività si verifica quando una fattura che dovrebbe corrispondere a un ordine d'acquisto fallisce le regole di matching automatizzate, richiedendo una revisione manuale. Si deduce spesso dal fatto che la fattura entra in uno stato specifico di 'Matching Hold' o 'Discrepanza'. | ||
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Perché è importante
Evidenzia le inefficienze nei processi di procurement e ricezione che portano a rilavorazioni manuali. Questo supporta direttamente la dashboard 'Efficienza di corrispondenza delle fatture' e il KPI 'Tasso di rilavorazione per discrepanze di corrispondenza'.
Dove trovare
Deducibile da un cambiamento di stato sul Vendor Bill che indica un blocco o un'eccezione, o identificando le fatture collegate a un PO che hanno richiesto significative modifiche manuali prima dell'approvazione.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato a 'blocco' o 'discrepanza'. Potrebbe richiedere l'analisi di campi personalizzati o workflow.
Tipo di evento
inferred
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Fattura Inviata per Approvazione
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Rappresenta il punto in cui la fattura del fornitore creata viene formalmente sottoposta a un workflow di approvazione. Questo si deduce tipicamente da un cambiamento nello stato della fattura da 'Aperta' o 'In attesa di invio' a 'In attesa di approvazione'. | ||
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Perché è importante
Inizia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo da questo evento a 'Fattura Approvata' o 'Fattura Rifiutata' è fondamentale per la dashboard di Analisi del Tempo del Ciclo di Approvazione delle Fatture.
Dove trovare
Deducibile dalle note di sistema o dal registro di audit sul record Vendor Bill, tracciando specificamente i cambiamenti al campo 'Approval Status'.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato in 'In attesa di approvazione' nel registro di audit della fattura del fornitore.
Tipo di evento
inferred
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Fattura Inviata per Rilavorazione
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Si verifica quando un approvatore o revisore rimanda la fattura all'originator per la correzione. Questo si deduce da un cambiamento di stato che riporta la fattura indietro nel workflow, per esempio da 'In attesa di approvazione' a 'In attesa di invio'. | ||
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Perché è importante
Identifica i cicli di rilavorazione che estendono significativamente i tempi di elaborazione e aumentano lo sforzo manuale. Il monitoraggio di questo aiuta a individuare le cause comuni degli errori, come codifiche errate o errori di inserimento dati.
Dove trovare
Deducibile dalle note di sistema o dal registro di audit sul Vendor Bill, cercando una regressione di stato o uno stato 'Rilavorazione' specifico.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato che indica un passo indietro nel workflow di approvazione.
Tipo di evento
inferred
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Fattura Rifiutata
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La fattura del fornitore viene rifiutata da un approvatore e rimossa dalla coda di elaborazione attiva. Questo è acquisito da un cambiamento esplicito di stato a 'Rifiutata' e spesso rappresenta uno stato terminale a meno che non venga nuovamente inviata. | ||
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Perché è importante
Evidenzia i fallimenti di processo, come fatture duplicate o informazioni fornitore errate. Il monitoraggio della frequenza e delle ragioni del rifiuto aiuta a migliorare l'accuratezza al primo tentativo e a ridurre lo sforzo sprecato.
Dove trovare
Catturato dalle note di sistema o dal registro di audit per la Vendor Bill, registrando il timestamp quando il campo 'Approval Status' è impostato su 'Rejected'.
Acquisisci
Timestamp del cambiamento di stato in 'Rifiutato' nel registro di audit della fattura del fornitore.
Tipo di evento
explicit
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Nota di Credito Applicata
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Rappresenta l'applicazione di una nota di credito fornitore a una fattura, riducendo l'importo dovuto. Questo è un evento esplicito catturato dal record di applicazione della transazione di credito fornitore. | ||
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Perché è importante
Mostra un percorso alternativo per risolvere una fattura che non prevede un pagamento diretto in contanti. Frequenti note di credito possono indicare problemi con l'accuratezza iniziale dell'ordine o le performance del fornitore.
Dove trovare
Dal record di applicazione che collega un Credito Fornitore a una Fattura Fornitore. La data di applicazione servirebbe come timestamp dell'evento.
Acquisisci
Timestamp dell'applicazione di una transazione di nota di credito fornitore alla fattura del fornitore.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento programmato in batch
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La fattura approvata viene selezionata e inclusa in un batch di pagamento per futura esecuzione. Questa è un'azione esplicita in cui le fatture vengono aggiunte a un batch di pagamento fornitore o elaborate tramite la pagina 'Paga fatture'. | ||
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Perché è importante
Mostra la transizione da una passività approvata a un deflusso di cassa previsto. L'analisi dei ritardi tra approvazione e programmazione può rivelare strategie di gestione della liquidità o inefficienze nel processo di pagamento.
Dove trovare
Questo può essere difficile da catturare come evento distinto. Spesso fa parte del processo stesso di creazione del pagamento. Può essere dedotto dalla data di creazione di un record di batch di pagamento che include la fattura.
Acquisisci
Timestamp di creazione di un record di batch di pagamento che fa riferimento alla fattura.
Tipo di evento
inferred
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Sconto per Pagamento Anticipato Perso
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Evento calcolato che indica che il pagamento di una fattura con termini di pagamento anticipato disponibili non è stato eseguito entro la finestra di sconto. Questo evento è derivato confrontando la data di pagamento con la data di scadenza dello sconto. | ||
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Perché è importante
Supporta direttamente il KPI 'Tasso di acquisizione sconti per pagamento anticipato' quantificando i risparmi persi. Aiuta le organizzazioni a identificare problemi di processo o di flusso di cassa che impediscono loro di acquisire gli sconti.
Dove trovare
Questo è un evento calcolato. Richiede il confronto della 'Data' della transazione di pagamento del fornitore applicata con il campo 'Data Sconto' sul record della fattura del fornitore di origine.
Acquisisci
Confrontare la data di pagamento del fornitore con la data di sconto della fattura fornitore. Se la data di pagamento > data di sconto, l'evento si verifica.
Tipo di evento
calculated
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