Il Suo Template Dati per il Processo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture

Il Nome Attività descrive un singolo passaggio o milestone nel percorso di elaborazione della fattura. Esempi includono 'Fattura Ricevuta', 'Fattura Inviata per Approvazione', 'Blocco Pagamento Applicato' e 'Pagamento Eseguito'. Questo Attributo fornisce la narrazione del processo, delineando cosa è accaduto alla fattura nel tempo.

Nel Process Mining, questo Attributo viene utilizzato per generare la mappa di processo, che rappresenta visivamente il Workflow. Analizzare la sequenza, la frequenza e i percorsi di queste attività aiuta a identificare i flussi di processo comuni, le deviazioni, i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione. La qualità e la granularità dei nomi delle attività sono fondamentali per creare un'analisi di processo significativa e azionabile.

Questo Attributo definisce i passaggi del processo, formando la spina dorsale della process map e abilitando tutte le analisi relative al flusso.

Queste informazioni sono spesso derivate da log di modifica stato, tabelle di event o codici di transazione all'interno del sistema sorgente.

Il Numero Fattura è il codice alfanumerico univoco assegnato a una fattura da un fornitore. Nel Process Mining, questo Attributo è di fondamentale importanza in quanto solitamente funge da Case ID, identificando in modo univoco il percorso di ogni fattura dalla ricezione al pagamento.

Utilizzando il Numero Fattura come Case ID, tutte le attività correlate, come 'Fattura Ricevuta', 'Fattura Approvata' e 'Pagamento Eseguito', possono essere collegate insieme per ricostruire il processo end-to-end per quella specifica fattura. Ciò consente un'analisi dettagliata dei tempi di ciclo, dei percorsi e delle deviazioni per ogni singolo case, formando le fondamenta dell'intera analisi di processo.

È l'essenziale Identificatore di Case che collega tutti gli event correlati, rendendo possibile tracciare il ciclo di vita end-to-end di una singola fattura.

Questo è un campo primario tipicamente presente nell'intestazione di una tabella di transazione di fattura.

L'Event Time, o Tempo di Inizio, registra la data e l'ora esatte in cui un'attività aziendale ha avuto luogo. Ogni attività nel processo, da 'Fattura Ricevuta' a 'Pagamento Eseguito', ha un timestamp associato. Questa informazione cronologica è essenziale per ordinare gli event e calcolare le durate.

Questo Attributo viene utilizzato per ordinare gli event cronologicamente per costruire il flusso di processo per ogni case. È la base per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività, l'identificazione dei colli di bottiglia dove si perde tempo e il monitoraggio delle prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Timestamp accurati e precisi sono cruciali per l'affidabilità di qualsiasi analisi di Process Mining.

Fornisce l'ordine cronologico degli event ed è la base per tutti i calcoli basati su prestazioni e durata, come il tempo di ciclo.

Questo si trova tipicamente negli event log o come campo 'Data di Creazione' o 'Data di Inserimento' associato a ciascuna transazione o modifica di stato.

L'Attributo Sistema Sorgente identifica l'applicazione o la piattaforma in cui è stato registrato l'event di elaborazione della fattura. In scenari IT complessi, il percorso di una fattura potrebbe estendersi su più sistemi, come una soluzione di scansione, un workflow tool e un sistema ERP.

Comprendere il sistema sorgente fornisce contesto ai dati e aiuta nella risoluzione dei problemi di qualità dei dati. Permette inoltre l'analisi dei processi che attraversano i confini dei sistemi, evidenziando potenziali sfide di integrazione o ritardi causati dai trasferimenti tra diverse applicazioni. Questo può essere particolarmente utile quando si consolidano dati da sistemi legacy e moderni.

Fornisce contesto sull'origine dei dati, che è cruciale per la validazione dei dati e per l'analisi di processi che abbracciano più sistemi IT.

Questo è spesso un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati o un campo disponibile nei log di sistema che indica il nome o l'ID dell'applicazione.

Questo Attributo registra la data e l'ora dell'ultima estrazione o aggiornamento dei dati. Serve come campo di metadati che indica la freschezza del dataset analizzato.

Sebbene non venga utilizzato direttamente nella creazione della process map, questa informazione è fondamentale per comprendere la tempestività dell'analisi. Aiuta gli utenti a sapere se stanno esaminando dati in tempo reale o uno snapshot da un momento specifico, il che è essenziale per prendere decisioni operative informate. È anche vitale per monitorare la salute e la frequenza della data pipeline.

Indica l'attualità dei dati, consentendo agli utenti di comprendere quanto sia recente l'analisi del processo.

Questo timestamp è tipicamente generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

La Data di Scadenza del Pagamento è una data critica calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta la scadenza per il pagamento al fornitore per mantenere una buona reputazione ed evitare penali per ritardato pagamento.

Questo Attributo è fondamentale per il monitoraggio delle prestazioni relative ai pagamenti puntuali. Viene utilizzato per calcolare KPI come il Tasso di Pagamento Puntuale e per identificare le fatture a rischio di scadenza. Analizzare il divario tra la data di approvazione della fattura e la data di scadenza del pagamento aiuta a valutare l'efficienza delle fasi finali di pianificazione ed esecuzione del pagamento.

È essenziale per misurare le prestazioni di pagamento puntuali e analizzare le cause dei ritardi nei pagamenti.

Questa data si trova tipicamente nei dettagli della transazione di fattura. Può essere inserita direttamente o derivata dalla data della fattura e dai termini di pagamento.

L'Importo Fattura rappresenta il valore totale della fattura, incluse tutte le voci, le tasse e le commissioni. Questo è un Attributo finanziario fondamentale che definisce il significato monetario di ogni case. Viene spesso analizzato in congiunzione con altri attributi per comprenderne l'impatto sul processo.

Questo Attributo è fondamentale per l'analisi finanziaria e la prioritizzazione. Filtrando le fatture in base al loro importo, gli analisti possono indagare se le fatture di alto valore seguono un percorso di approvazione diverso e più rigoroso o se sono più soggette a ritardi. È anche essenziale per i Dashboard che tracciano il valore totale delle fatture elaborate e per i KPI relativi all'acquisizione di sconti, dove i potenziali risparmi sono una percentuale dell'importo della fattura.

Consente l'analisi dell'impatto finanziario, la prioritizzazione delle fatture di alto valore e aiuta a identificare se il valore della fattura influisce sul tempo o sul percorso di elaborazione.

Questo è un campo standard presente nell'intestazione di una tabella di transazione di fattura.

Questo Attributo cattura la ragione specifica per cui l'avanzamento di una fattura è stato interrotto, sia tramite un rifiuto durante il workflow di approvazione, sia tramite un blocco del pagamento dopo l'approvazione. Le ragioni possono variare da 'Quantità Errata' e 'Discrepanza di Prezzo' a 'Numero Ordine Mancante' o 'Fattura Duplicata'.

Questo è uno degli Attributi più importanti per l'analisi delle cause profonde. Analizzando la frequenza delle diverse ragioni, le organizzazioni possono individuare le fonti più comuni di attrito e inefficienza nel processo di fatturazione. Questo insight basato sui dati consente loro di affrontare i problemi sottostanti, come migliorare la comunicazione con i fornitori, potenziare la Conformità degli ordini di acquisto o fornire una migliore formazione al personale.

Questo è cruciale per l'analisi delle cause profonde, aiutando a identificare le ragioni più comuni di ritardi di elaborazione, rilavorazioni e inefficienze.

Queste informazioni si trovano in specifici campi 'Codice Motivo' o 'Motivo Sospensione' nei dati di transazione della fattura o nei log di approvazione associati.

Questo Attributo cattura il nome della parte esterna che ha emesso la fattura. Fornisce un contesto critico, collegando la transazione finanziaria a una specifica relazione con il fornitore. Dati dei fornitori coerenti e puliti sono vitali per reporting e analisi accurati.

Nel process mining, il Nome del Fornitore è una dimensione chiave per la segmentazione. Gli analisti possono filtrare il processo per esaminare la gestione delle fatture per fornitori ad alto volume o problematici. Questo aiuta a identificare i fornitori che presentano frequentemente fatture con errori, portando a ritardi e rilavorazioni. Supporta anche iniziative strategiche come la gestione delle prestazioni dei fornitori e l'identificazione di opportunità per programmi di fornitori preferenziali.

Permette di segmentare il processo per analizzare le prestazioni per fornitore, il che è fondamentale per la gestione dei fornitori e l'identificazione delle fonti di fatture problematiche.

Questo si trova tipicamente nei dati dell'intestazione della fattura, collegato da una tabella di dati anagrafici del fornitore basata su un ID fornitore.

L'Attributo Tempo di Fine registra il momento preciso in cui un passaggio del processo si conclude. È cruciale per calcolare accuratamente la durata delle attività, che è una metrica fondamentale nel Process Mining. Confrontando il Tempo di Inizio e il Tempo di Fine, gli analisti possono misurare quanto tempo impiega ogni passaggio, identificando i colli di bottiglia e le aree di miglioramento dell'efficienza.

Nell'analisi, il Tempo di Fine viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo per le singole attività e per interi segmenti di processo. Ad esempio, la durata del passaggio 'Approvazione Fattura' può essere determinata sottraendo il Tempo di Inizio dal Tempo di Fine dell'attività 'Fattura Approvata'. Questi dati aiutano a costruire Dashboard di performance, a stabilire benchmark e a monitorare l'impatto dei cambiamenti di processo.

Consente il calcolo preciso delle durate delle attività, essenziale per identificare i colli di bottiglia e misurare l'efficienza di elaborazione.

Trovato nei log di sistema o nei dati delle transazioni, spesso come 'Data di Completamento', 'Data di Modifica' o un campo timestamp separato per il completamento dell'attività.

L'Attributo Utente identifica l'individuo o il sistema automatizzato responsabile dell'esecuzione di un passaggio specifico nel workflow di elaborazione delle fatture. Questo potrebbe essere un addetto alla contabilità fornitori che ha inserito la fattura, un responsabile che l'ha approvata o un bot automatizzato che ha eseguito un'attività di matching.

L'analisi dei dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e identificare le esigenze di formazione. Permette di filtrare la process map per vedere come diversi team o individui gestiscono le fatture, rivelando variazioni nei loro workflow. Questa analisi può scoprire i migliori esecutori, evidenziare problemi di routing o individuare gli utenti che potrebbero richiedere supporto o formazione aggiuntiva sulle procedure aziendali.

Aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e le variazioni di processo tra diversi team o individui.

Queste informazioni sono tipicamente disponibili nei dettagli delle transazioni, spesso etichettate come 'Nome Utente', 'Inserito Da', 'Modificato Da' o 'Approvatore'.

Questo Attributo specifica la valuta in cui è denominato l'Importo della Fattura. È essenziale per le organizzazioni che operano a livello internazionale e che hanno a che fare con fornitori di diversi paesi. Il codice valuta, che di solito segue lo standard ISO 4217, assicura che i dati finanziari siano interpretati correttamente.

Nell'analisi, la Valuta della Fattura viene utilizzata per segmentare i dati per viste regionali o specifiche per paese. È cruciale per il reporting finanziario garantire che gli importi siano aggregati correttamente, spesso richiedendo la conversione a una valuta di reporting standard. L'analisi delle variazioni di processo per valuta può anche rivelare complessità legate ai pagamenti internazionali o alla gestione dei cambi.

Fornisce il contesto necessario per gli importi delle fatture, consentendo un'accurata analisi finanziaria e segmentazione per le operazioni globali.

Questo è un campo standard presente nell'intestazione di una tabella di transazione di fattura.

Il Codice Società rappresenta una specifica entità legale o filiale all'interno di una corporazione più grande. In molti sistemi finanziari, le transazioni sono segregate per codice società a fini contabili e di reporting.

Questo Attributo consente l'analisi comparativa tra diverse unità di business. Segmentando la mappa di processo per Codice Società, gli analisti possono confrontare le prestazioni, identificare le best practice all'interno di un'entità e scoprire problemi sistemici in un'altra. È un Attributo fondamentale per qualsiasi organizzazione con più di un'entità legale per comprendere le variazioni di processo e garantire la Conformità a livello aziendale.

Permette il benchmarking e il confronto dei processi tra diverse entità legali o unità di business all'interno di un'organizzazione.

Questo è un campo organizzativo fondamentale tipicamente presente nell'intestazione di tutte le tabelle di transazione finanziaria.

La Data Fattura è la data fornita dal fornitore sul documento di fattura stesso. Segna l'inizio ufficiale del ciclo di vita del pagamento dal punto di vista del fornitore ed è spesso la base per calcolare la data di scadenza del pagamento secondo i termini di pagamento concordati.

Analizzare il ritardo tra la Data Fattura e l'attività 'Fattura Ricevuta' o 'Fattura Inserita' è cruciale per identificare i ritardi nella sottomissione o nell'ingestione della fattura. Questo 'ritardo di ricezione della fattura' può essere una componente nascosta significativa del tempo di ciclo totale, e la sua riduzione può migliorare le prestazioni di pagamento puntuali e aumentare le opportunità di catturare sconti per pagamento anticipato.

Aiuta a misurare il 'ritardo di ricezione della fattura' tra il momento in cui un fornitore emette una fattura e il momento in cui essa viene inserita nel sistema.

Questo è un campo data standard nei dati dell'intestazione della fattura, spesso etichettato 'Data Documento' o 'Data Fattura'.

Il Numero Ordine di Acquisto collega una fattura a un documento di approvvigionamento pre-approvato. Questa connessione è centrale per il processo di corrispondenza, dove il sistema verifica che i dettagli della fattura, come quantità e prezzi, siano allineati con quanto ordinato nel PO.

Questo Attributo è cruciale per analizzare l'efficienza del processo di corrispondenza. Un'elevata percentuale di fatture basate su PO elaborate in modo diretto indica un processo di approvvigionamento sano. Al contrario, l'analisi delle fatture senza PO può rivelare acquisti non autorizzati o aree in cui le politiche di approvvigionamento non vengono seguite. La presenza o l'assenza di un PO è un modo comune per segmentare il processo al fine di confrontare l'efficienza.

Aiuta a distinguere tra fatture con ordine di acquisto (PO) e senza PO, che spesso seguono processi diversi e hanno livelli di efficienza differenti.

Questo identificatore si trova tipicamente nei dettagli della riga o dell'intestazione della transazione di fattura, collegandola al documento di acquisto.

Lo Stato Fattura fornisce un'istantanea di dove si trova una fattura nel suo ciclo di vita al momento dell'estrazione dei dati. Gli stati comuni includono 'In Processo', 'Approvata', 'Pagata', 'Rifiutata' o 'Bloccata'. Questo Attributo offre una panoramica di alto livello della condizione attuale della fattura.

Sebbene il Process Mining ricostruisca l'intero percorso, lo stato attuale è prezioso per i Dashboard operativi che monitorano il carico di lavoro attivo. Aiuta i manager a comprendere il volume di fatture in ogni fase, ad esempio quante sono in attesa di approvazione o bloccate. Ciò consente una gestione proattiva della pipeline delle fatture per prevenire colli di bottiglia e ritardi.

Fornisce un'istantanea del carico di lavoro attuale, aiutando a monitorare i volumi delle fatture in diverse fasi come 'In attesa di Approvazione' o 'Bloccate'.

Questo è tipicamente un campo di stato nella tabella dell'intestazione della fattura che viene aggiornato man mano che la fattura si muove attraverso il suo ciclo di vita.

I Termini di Pagamento sono le condizioni concordate con un fornitore per il pagamento di una fattura. Questi termini sono tipicamente espressi in un formato standardizzato, come 'Netto 30' (pagamento dovuto entro 30 giorni) o '2% 10, Netto 30' (uno sconto del 2% se pagato entro 10 giorni, altrimenti l'intero importo è dovuto entro 30 giorni).

Questo Attributo è essenziale per la strategia finanziaria e l'analisi delle prestazioni. È la base per il calcolo della Data di Scadenza del Pagamento e per l'identificazione di opportunità per cogliere sconti per pagamento anticipato. Analizzare il processo in base a diversi termini di pagamento può rivelare se certi termini sono correlati a ritardi di elaborazione o se l'organizzazione sta capitalizzando efficacemente opportunità di sconto favorevoli.

È fondamentale per analizzare le prestazioni di pagamento puntuali e identificare opportunità per cogliere gli sconti per pagamento anticipato.

Queste informazioni sono solitamente ricavate dai dati anagrafici del fornitore e specificate nell'intestazione della fattura.