Su Plantilla de Datos para el Proceso de Compras a Pagos y Procesamiento de Facturas

El Tiempo del Evento, o Hora de Inicio (Start Time), registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad de negocio. Cada actividad en el proceso, desde 'Factura Recibida' hasta 'Pago Ejecutado', tiene una marca de tiempo asociada. Esta información cronológica es esencial para ordenar los eventos y calcular las duraciones.\n\nEste atributo se utiliza para ordenar los eventos cronológicamente y construir el flujo del proceso para cada caso. Es la base de todo análisis basado en el tiempo, incluyendo el cálculo de los tiempos de ciclo entre actividades, la identificación de cuellos de botella donde se pierde tiempo y el monitoreo del rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio. Las marcas de tiempo precisas y exactas son cruciales para la fiabilidad de cualquier análisis de Process Mining.

Proporciona el orden cronológico de los eventos y es la base para todos los cálculos de rendimiento y duración, como el tiempo de ciclo.

Esto se encuentra típicamente en los registros de eventos o como un campo de 'Fecha de Creación' o 'Fecha de Entrada' asociado con cada transacción o cambio de estado.

El Nombre de la Actividad describe un solo paso o hito en el ciclo de vida del procesamiento de facturas. Ejemplos incluyen 'Factura Recibida', 'Factura Enviada para Aprobación', 'Bloqueo de Pago Aplicado' y 'Pago Ejecutado'. Este atributo proporciona la narrativa del proceso, describiendo lo que sucedió con la factura a lo largo del tiempo.\n\nEn el Process Mining, este atributo se utiliza para generar el mapa de procesos, que representa visualmente el flujo de trabajo (workflow). Analizar la secuencia, frecuencia y rutas de estas actividades ayuda a identificar flujos de proceso comunes, desviaciones, cuellos de botella y bucles de retrabajo. La calidad y granularidad de los nombres de las actividades son críticas para crear un análisis de proceso significativo y accionable.

Este atributo define los pasos en el proceso, formando la columna vertebral del mapa de procesos y permitiendo todo el análisis relacionado con el flujo.

Esta información a menudo se deriva de logs de cambio de estado, tablas de eventos o códigos de transacción dentro del sistema de origen.

El Número de Factura es el código alfanumérico único asignado a una factura por un proveedor. En Process Mining, este atributo es fundamentalmente importante ya que típicamente sirve como ID de Caso, identificando de manera única el recorrido de cada factura desde la recepción hasta el pago.\n\nAl usar el Número de Factura como ID de Caso, todas las actividades relacionadas, como 'Factura Recibida', 'Factura Aprobada' y 'Pago Ejecutado', pueden vincularse para reconstruir el proceso de principio a fin de esa factura específica. Esto permite un análisis detallado de los tiempos de ciclo, las rutas y las desviaciones para cada caso individual, formando la base de todo el análisis del proceso.

Es el Identificador de Caso esencial que conecta todos los eventos relacionados, haciendo posible rastrear el ciclo de vida de principio a fin de una sola factura.

Este es un campo primario que se encuentra típicamente en el encabezado de una tabla de transacciones de facturas.

El atributo de Sistema de Origen identifica la aplicación o plataforma donde se registró el evento de procesamiento de la factura. En entornos de TI complejos, el recorrido de una factura podría abarcar varios sistemas, como una solución de escaneo, una herramienta de flujo de trabajo y un sistema ERP.

Comprender el sistema de origen proporciona contexto para los datos y ayuda a solucionar problemas de calidad de los datos. También permite el análisis de procesos que cruzan los límites del sistema, destacando posibles desafíos de integración o demoras causadas por traspasos entre diferentes aplicaciones. Esto puede ser particularmente útil al consolidar datos de sistemas heredados y modernos.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, lo cual es crucial para la validación de datos y para analizar procesos que abarcan múltiples sistemas de TI.

Este es a menudo un valor estático agregado durante la extracción de datos o un campo disponible en los logs del sistema que indica el nombre o ID de la aplicación.

Este atributo registra la fecha y hora en que se extrajeron o actualizaron por última vez los datos. Sirve como un campo de metadatos que indica la frescura del conjunto de datos que se analiza.

Aunque no se utiliza directamente para dibujar el mapa de procesos, esta información es fundamental para comprender la puntualidad del análisis. Ayuda a los usuarios a saber si están viendo datos en tiempo real o una instantánea de un momento específico, lo cual es esencial para tomar decisiones operativas informadas. También es vital para monitorear la salud y la frecuencia del pipeline de datos.

Indica la actualidad de los datos, permitiendo a los usuarios comprender cuán reciente es el análisis del proceso.

Este timestamp se genera y agrega típicamente al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

La Fecha de Vencimiento de Pago es una fecha crítica calculada en función de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Representa la fecha límite para el pago al proveedor a fin de mantener una buena reputación y evitar sanciones por pagos atrasados.\n\nEste atributo es fundamental para la supervisión del rendimiento relacionada con los pagos a tiempo. Se utiliza para calcular KPI como la Tasa de Pago a Tiempo y para identificar facturas que corren el riesgo de vencer. Analizar la brecha entre la fecha de aprobación de la factura y la fecha de vencimiento de pago ayuda a evaluar la eficiencia de la programación y ejecución de los pasos finales del pago.

Es esencial para medir el rendimiento de los pagos a tiempo y analizar las causas de los pagos atrasados.

Esta fecha se encuentra típicamente en los detalles de la transacción de la factura. Puede ingresarse directamente o derivarse de la fecha de la factura y los términos de pago.

El atributo Hora de Finalización (End Time) registra el momento preciso en que concluye un paso del proceso. Es crucial para calcular con precisión la duración de las actividades, que es una métrica fundamental en el Process Mining. Al comparar la Hora de Inicio (Start Time) y la Hora de Finalización, los analistas pueden medir cuánto tiempo tarda cada paso, identificando cuellos de botella y áreas de mejora de la eficiencia.\n\nEn el análisis, la Hora de Finalización se utiliza para calcular los tiempos de ciclo de actividades individuales y segmentos completos del proceso. Por ejemplo, la duración del paso 'Aprobación de Factura' puede determinarse restando la Hora de Inicio de la Hora de Finalización de la actividad 'Factura Aprobada'. Estos datos ayudan a construir dashboards de rendimiento, establecer puntos de referencia y monitorear el impacto de los cambios en el proceso.

Permite el cálculo preciso de las duraciones de las actividades, lo cual es esencial para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del procesamiento.

Se encuentra en los registros del sistema o en los datos de transacciones, a menudo como 'Fecha de finalización', 'Fecha de cambio' o un campo de marca de tiempo separado para la finalización de la actividad.

El Monto de la Factura representa el valor total de la factura, incluyendo todas las partidas, impuestos y tarifas. Este es un atributo financiero fundamental que define la significancia monetaria de cada caso. A menudo se analiza en conjunto con otros atributos para comprender su impacto en el proceso.\n\nEste atributo es crítico para el análisis financiero y la priorización. Al filtrar las facturas según su monto, los analistas pueden investigar si las facturas de alto valor siguen una ruta de aprobación diferente y más estricta, o si son más propensas a retrasos. También es esencial para los dashboards que rastrean el valor total de las facturas procesadas y para los KPI relacionados con la captura de descuentos, donde los ahorros potenciales son un porcentaje del monto de la factura.

Permite el análisis de impacto financiero, la priorización de facturas de alto valor y ayuda a identificar si el valor de la factura afecta el tiempo o la ruta de procesamiento.

Este es un campo estándar que se encuentra en el encabezado de una tabla de transacciones de facturas.

Este atributo especifica la moneda en la que se denomina el Monto de la Factura. Es esencial para organizaciones que operan internacionalmente y tratan con proveedores de diferentes países. El código de moneda, que generalmente sigue el estándar ISO 4217, asegura que los datos financieros se interpreten correctamente.

En el análisis, la Moneda de la Factura se utiliza para segmentar los datos para vistas regionales o específicas de cada país. Es crucial para la elaboración de informes financieros para asegurar que los montos se agreguen correctamente, a menudo requiriendo la conversión a una moneda de informe estándar. Analizar las variaciones del proceso por moneda también puede revelar complejidades relacionadas con los pagos internacionales o la gestión de divisas.

Proporciona el contexto necesario para los montos de las facturas, lo que permite un análisis financiero preciso y la segmentación para operaciones globales.

Este es un campo estándar que se encuentra en el encabezado de una tabla de transacciones de facturas.

Este atributo captura la razón específica por la cual el progreso de una factura fue detenido, ya sea por un rechazo durante el flujo de trabajo de aprobación o un bloqueo de pago después de la aprobación. Las razones pueden variar desde 'Cantidad Incorrecta' y 'Desajuste de Precio' hasta 'Número de PO Faltante' o 'Factura Duplicada'.

Este es uno de los atributos más importantes para el análisis de la causa raíz. Al analizar la frecuencia de diferentes razones, las organizaciones pueden identificar las fuentes más comunes de fricción e ineficiencia en el proceso de facturación. Este insight basado en datos les permite abordar problemas subyacentes, como mejorar la comunicación con los proveedores, mejorar el compliance de la PO o proporcionar una mejor capacitación al personal.

Esto es crucial para el análisis de la causa raíz, ayudando a identificar las razones más comunes de los retrasos en el procesamiento, los retrabajos y las ineficiencias.

Esta información se encuentra en campos específicos de 'Código de Razón' o 'Razón de Retención' en los datos de la transacción de la factura o en los logs de aprobación asociados.

Este atributo captura el nombre de la parte externa que emitió la factura. Proporciona un contexto crítico, vinculando la transacción financiera a una relación específica con el proveedor. Los datos de proveedor consistentes y limpios son vitales para una elaboración de informes y un análisis precisos.

En Process Mining, el Nombre del Proveedor es una dimensión clave para la segmentación. Los analistas pueden filtrar el proceso para examinar el manejo de facturas para proveedores de alto volumen o problemáticos. Esto ayuda a identificar proveedores que con frecuencia envían facturas con errores, lo que provoca demoras y retrabajos. También apoya iniciativas estratégicas como la gestión del rendimiento de los proveedores y la identificación de oportunidades para programas de proveedores preferidos.

Permite segmentar el proceso para analizar el rendimiento por proveedor, lo cual es clave para la gestión de proveedores e identificar el origen de facturas problemáticas.

Esto se encuentra típicamente en los datos del encabezado de la factura, vinculado desde una tabla de datos maestros de proveedores basada en un ID de proveedor.

El atributo de Usuario identifica al individuo o sistema automatizado responsable de ejecutar un paso específico en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Podría ser un empleado de cuentas por pagar que ingresó la factura, un gerente que la aprobó o un bot automatizado que realizó una tarea de cotejo.

Analizar los datos por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y la identificación de necesidades de capacitación. Permite filtrar el mapa de procesos para ver cómo diferentes equipos o individuos manejan las facturas, revelando variaciones en sus flujos de trabajo. Este análisis puede descubrir a los de mejor rendimiento, resaltar problemas de enrutamiento o identificar usuarios que pueden requerir soporte o capacitación adicional sobre los procedimientos de la empresa.

Ayuda a analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del usuario y las variaciones del proceso entre diferentes equipos o individuos.

Esta información suele estar disponible en los detalles de la transacción, a menudo etiquetada como 'Nombre de Usuario', 'Introducido Por', 'Modificado Por' o 'Aprobador'.

Las Condiciones de Pago son los términos acordados con un proveedor para el pago de una factura. Estos términos suelen expresarse en un formato estandarizado, como 'Neto 30' (pago a 30 días) o '2% 10, Neto 30' (un descuento del 2% si se paga en 10 días; de lo contrario, el importe total vence en 30 días).\n\nEste atributo es esencial para la estrategia financiera y el análisis de rendimiento. Es la base para calcular la Fecha de Vencimiento de Pago e identificar oportunidades para capturar descuentos por pronto pago. Analizar el proceso según diferentes condiciones de pago puede revelar si ciertos términos se correlacionan con retrasos en el procesamiento o si la organización está aprovechando eficazmente las oportunidades de descuento favorables.

Es fundamental para analizar el rendimiento de los pagos a tiempo e identificar oportunidades para capturar descuentos por pronto pago.

Esta información generalmente se obtiene de los datos maestros del proveedor y se especifica en el encabezado de la factura.

El Estado de la Factura ofrece una instantánea de dónde se encuentra una factura en su ciclo de vida en el momento de la extracción de datos. Los estados comunes incluyen 'En Proceso', 'Aprobada', 'Pagada', 'Rechazada' o 'Bloqueada'. Este atributo proporciona una visión general del estado actual de la factura.\n\nAunque el Process Mining reconstruye el recorrido completo, el estado actual es valioso para los dashboards operativos que monitorean la carga de trabajo activa. Ayuda a los gerentes a comprender el volumen de facturas en cada etapa, como cuántas están pendientes de aprobación o bloqueadas. Esto permite una gestión proactiva del flujo de facturas para prevenir cuellos de botella y retrasos.

Proporciona una instantánea de la carga de trabajo actual, ayudando a monitorear los volúmenes de facturas en diferentes etapas como 'Pendiente de Aprobación' o 'Bloqueada'.

Este es típicamente un campo de estado en la tabla de encabezados de facturas que se actualiza a medida que la factura avanza a través de su ciclo de vida.

La Fecha de Factura es la fecha proporcionada por el proveedor en el documento de la factura. Marca el inicio oficial del ciclo de vida de pago desde el punto de vista del proveedor y a menudo es la base para calcular la fecha de vencimiento de pago según las condiciones de pago acordadas.\n\nAnalizar el desfase temporal entre la Fecha de Factura y la actividad 'Factura Recibida' o 'Factura Introducida' es crucial para identificar retrasos en el envío o la ingestión de la factura. Este 'retraso en la recepción de la factura' puede ser un componente oculto significativo del tiempo total del ciclo, y reducirlo puede mejorar el rendimiento de los pagos a tiempo y aumentar las oportunidades para capturar descuentos por pronto pago.

Ayuda a medir el 'retraso de recepción de factura' entre el momento en que un proveedor emite una factura y el momento en que se introduce en el sistema.

Este es un campo de fecha estándar en los datos del encabezado de la factura, a menudo etiquetado como 'Fecha de Documento' o 'Fecha de Factura'.

El Número de Orden de Compra (PO) vincula una factura a un documento de adquisición preaprobado. Esta conexión es fundamental para el proceso de conciliación, donde el sistema verifica que los detalles de la factura, como las cantidades y los precios, se alinean con lo solicitado en la PO.\n\nEste atributo es crucial para analizar la eficiencia del proceso de conciliación. Una alta tasa de facturas respaldadas por PO que se procesan sin problemas indica un proceso de adquisición saludable. Por el contrario, analizar las facturas sin PO puede revelar compras no autorizadas o áreas donde las políticas de adquisición no se están siguiendo. La presencia o ausencia de una PO es una forma común de segmentar el proceso para comparar la eficiencia.

Ayuda a diferenciar entre facturas con orden de compra (PO) y sin PO, que a menudo siguen procesos diferentes y tienen distintos niveles de eficiencia.

Este identificador se encuentra típicamente en los detalles de la partida o del encabezado de la transacción de la factura, vinculándola al documento de compra.

El Código de Sociedad representa una entidad legal o subsidiaria específica dentro de una corporación más grande. En muchos sistemas financieros, las transacciones se segregan por código de sociedad para fines contables y de reporte.\n\nEste atributo permite el análisis comparativo entre diferentes unidades de negocio. Al segmentar el mapa de procesos por Código de Sociedad, los analistas pueden comparar el rendimiento, identificar las mejores prácticas en una entidad y descubrir problemas sistémicos en otra. Es un atributo fundamental para cualquier organización con más de una entidad legal para comprender las variaciones del proceso y asegurar el cumplimiento a nivel corporativo.

Permite comparar y contrastar procesos entre diferentes entidades legales o unidades de negocio dentro de una organización.

Este es un campo organizacional fundamental que se encuentra típicamente en el encabezado de todas las tablas de transacciones financieras.