Seu Template de Dados para Purchase to Pay - Processamento de Faturas

O Nome da Atividade descreve uma etapa ou marco individual na jornada de processamento da fatura. Exemplos incluem 'Fatura Recebida', 'Fatura Enviada para Aprovação', 'Bloqueio de Pagamento Aplicado' e 'Pagamento Executado'. Este atributo fornece a narrativa do processo, detalhando o que aconteceu com a fatura ao longo do tempo.

No Process Mining, este atributo é usado para gerar o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo de trabalho. Analisar a sequência, frequência e caminhos dessas atividades ajuda a identificar fluxos comuns, desvios, gargalos e loops de retrabalho. A qualidade e o detalhamento dos nomes das atividades são fundamentais para criar uma análise de processo significativa e acionável.

Este atributo define as etapas do processo, formando a espinha dorsal do mapa do processo e permitindo todas as análises relacionadas ao fluxo.

Esta informação é frequentemente derivada de logs de alteração de status, tabelas de eventos ou códigos de transação dentro do sistema de origem.

O Número da Fatura é o código alfanumérico exclusivo atribuído a uma fatura por um fornecedor. No Process Mining, este atributo é de suma importância, pois costuma servir como o ID do Caso (Case ID), identificando de forma única a jornada de cada fatura do recebimento ao pagamento.

Ao usar o Número da Fatura como ID do Caso, todas as atividades relacionadas — como 'Fatura Recebida', 'Fatura Aprovada' e 'Pagamento Executado' — podem ser vinculadas para reconstruir o processo de ponta a ponta daquela fatura específica. Isso permite uma análise detalhada de tempos de ciclo, caminhos e desvios para cada caso individual, formando a base de toda a análise do processo.

É o Identificador de Caso essencial que conecta todos os eventos relacionados, tornando possível rastrear o ciclo de vida completo de uma única fatura.

Este é um campo primário geralmente encontrado no cabeçalho de uma tabela de transação de fatura.

A Hora do Evento, ou Hora de Início (Start Time), registra a data e hora exatas em que uma atividade de negócio ocorreu. Cada atividade no processo, de 'Fatura Recebida' a 'Pagamento Executado', possui um timestamp associado. Essa informação cronológica é essencial para ordenar os eventos e calcular as durações.

Este atributo é usado para organizar os eventos cronologicamente e construir o fluxo do processo para cada caso. É a base de toda análise temporal, incluindo o cálculo de tempos de ciclo entre atividades, a identificação de gargalos onde se perde tempo e o monitoramento do desempenho em relação aos SLAs. Timestamps precisos são cruciais para a confiabilidade de qualquer análise de Process Mining.

Fornece a ordem cronológica dos eventos e é a base para todos os cálculos de desempenho e duração, como o tempo de ciclo.

Geralmente é encontrado em logs de eventos ou como um campo 'Data de Criação' ou 'Data de Entrada' associado a cada transação ou alteração de status.

O atributo Sistema de Origem identifica o aplicativo ou plataforma onde o evento de processamento da fatura foi registrado. Em cenários de TI complexos, a jornada de uma fatura pode abranger vários sistemas, como uma solução de digitalização, uma ferramenta de workflow e um sistema ERP.

Entender o sistema de origem fornece contexto para os dados e ajuda a resolver problemas de qualidade de dados. Também permite a análise de processos que cruzam as fronteiras do sistema, destacando potenciais desafios de integração ou atrasos causados por transferéncias entre diferentes aplicações. Isso pode ser particularmente ùtil ao consolidar dados de sistemas legados e modernos.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial para a validação e para analisar processos que abrangem múltiplos sistemas de TI.

Este é frequentemente um valor estático adicionado durante a extração de dados ou um campo disponível nos logs do sistema que indica o nome ou ID do aplicativo.

Este atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos ou atualizados pela ùltima vez. Ele serve como um campo de metadados que indica a atualidade do conjunto de dados analisado.

Embora não seja usada diretamente no desenho do mapa do processo, essa informação é crítica para entender a tempestividade da análise. Ela ajuda os usuários a saberem se estão olhando para dados em tempo real ou para um recorte de um momento específico, o que é essencial para tomar decisões operacionais informadas. Também é vital para monitorar a saúde e a frequéncia do pipeline de dados.

Indica o quão recentes são os dados, permitindo que os usuários entendam quão atualizada está a análise do processo.

Este timestamp é geralmente gerado e incluído no conjunto de dados durante o processo de extração, transformação e carga (ETL).

A Data de Vencimento do Pagamento é uma data crítica calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Representa o prazo limite para o pagamento ao fornecedor a fim de manter uma boa relação e evitar multas por atraso.

Este atributo é fundamental para o monitoramento de desempenho de pagamentos pontuais. É usado para calcular KPIs como a Taxa de Pagamento no Prazo e identificar faturas com risco de atraso. Analisar o intervalo entre a aprovação da fatura e a data de vencimento ajuda a avaliar a eficiência do agendamento final e das etapas de execução do pagamento.

É essencial para medir o desempenho de pagamentos no prazo e analisar as causas dos pagamentos em atraso.

Esta data geralmente é encontrada nos detalhes da transação da fatura. Pode ser inserida diretamente ou derivada da data da fatura e das condições de pagamento.

O atributo Hora de Término (End Time) registra o momento exato em que uma etapa do processo é concluída. É crucial para calcular com precisão a duração das atividades, uma métrica fundamental no Process Mining. Ao comparar a Hora de Início e a Hora de Término, os analistas conseguem medir quanto tempo cada etapa leva, identificando gargalos e pontos de melhoria de eficiência.

Na análise, o End Time é usado para calcular tempos de ciclo de atividades individuais ou segmentos inteiros do processo. Por exemplo, a duração da etapa 'Aprovação de Fatura' pode ser determinada subtraindo o Start Time do End Time da atividade 'Fatura Aprovada'. Esses dados ajudam na criação de dashboards de desempenho, definição de benchmarks e monitoramento do impacto de mudanças no processo.

Possibilita o cálculo preciso das durações das atividades, o que é essencial para identificar gargalos e medir a eficiência do processamento.

Encontrado em logs do sistema ou dados de transação, geralmente como 'Data de Conclusão', 'Data de Alteração' ou um campo de timestamp específico para a conclusão da atividade.

Este atributo especifica a moeda na qual o Valor da Fatura está denominado. É essencial para organizações que operam internacionalmente e lidam com fornecedores de diferentes países. O código da moeda, seguindo geralmente o padrão ISO 4217, garante que os dados financeiros sejam interpretados corretamente.

Na análise, a Moeda da Fatura é usada para segmentar dados por visões regionais ou específicas por país. É fundamental para o reporte financeiro garantir que os valores sejam agregados corretamente, exigindo muitas vezes a conversão para uma moeda de reporte padrão. Analisar variações de processo por moeda também pode revelar complexidades relacionadas a pagamentos internacionais ou gestão de câmbio.

Fornece o contexto necessário para os valores das faturas, permitindo análises financeiras precisas e segmentação para operações globais.

Este é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transação de fatura.

Este atributo captura o motivo específico pelo qual o progresso de uma fatura foi interrompido, seja por uma rejeição durante o workflow de aprovação ou por um bloqueio de pagamento após a aprovação. Os motivos podem variar de 'Quantidade Incorreta' e 'Divergéncia de Preço' até 'Número do Pedido de Compra Ausente' ou 'Fatura Duplicada'.

Este é um dos atributos mais importantes para a análise de causa raiz. Ao analisar a frequéncia de diferentes motivos, as organizações podem identificar as fontes mais comuns de atrito e ineficiéncia no processo de faturamento. Esse insight baseado em dados permite tratar problemas subjacentes, como melhorar a comunicação com fornecedores, aumentar a conformidade com pedidos de compra ou fornecer melhor treinamento à equipe.

Isso é crucial para a análise de causa raiz, ajudando a identificar os motivos mais comuns para atrasos no processamento, retrabalho e ineficiéncias.

Esta informação é encontrada em campos específicos como 'Código do Motivo' ou 'Motivo de Retenção' nos dados de transação da fatura ou logs de aprovação associados.

Este atributo captura o nome da parte externa que emitiu a fatura. Ele fornece um contexto crítico, vinculando a transação financeira a um relacionamento específico com o fornecedor. Dados de fornecedores consistentes e limpos são vitais para relatórios e análises precisas.

No process mining, o Nome do Fornecedor é uma dimensão fundamental para a segmentação. Os analistas podem filtrar o processo para examinar o tratamento de faturas de fornecedores com alto volume ou problemáticos. Isso ajuda a identificar fornecedores que frequentemente enviam faturas com erros, gerando atrasos e retrabalho. Também apoia iniciativas estratégicas, como a gestão de desempenho de fornecedores e a identificação de oportunidades para programas de fornecedores preferenciais.

Permite segmentar o processo para analisar o desempenho por fornecedor, o que é fundamental para a gestão de fornecedores e para identificar a origem de faturas problemáticas.

Isso geralmente é encontrado nos dados do cabeçalho da fatura, vinculados a uma tabela de dados mestres de fornecedores com base no ID do fornecedor.

O atributo Usuário identifica o indivíduo ou sistema automatizado responsável por executar uma etapa específica no workflow de processamento de faturas. Pode ser um assistente de contas a pagar que inseriu a fatura, um gerente que a aprovou ou um robô automatizado que realizou uma tarefa de conferéncia.

Analisar os dados por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, o desempenho individual e identificar necessidades de treinamento. Isso permite filtrar o mapa do processo para ver como diferentes equipes ou indivíduos lidam com as faturas, revelando variações em seus fluxos de trabalho. Esta análise pode revelar os melhores desempenhos, destacar problemas de roteamento ou identificar usuários que possam precisar de suporte adicional ou treinamento sobre os procedimentos da empresa.

Ajuda a analisar a distribuição da carga de trabalho, o desempenho dos usuários e as variações de processo entre diferentes equipes ou indivíduos.

Esta informação geralmente está disponível nos detalhes da transação, muitas vezes rotulada como 'Nome de Usuário', 'Inserido Por', 'Alterado Por' ou 'Aprovador'.

O Valor da Fatura representa o valor total do documento, incluindo todos os itens, impostos e taxas. Este é um atributo financeiro fundamental que define a relevância monetária de cada caso. Frequentemente, é analisado junto com outros atributos para entender seu impacto no processo.

Este atributo é crítico para análise financeira e priorização. Ao filtrar faturas com base em seus valores, os analistas podem investigar se faturas de alto valor seguem um caminho de aprovação diferente e mais rigoroso, ou se são mais propensas a atrasos. Também é essencial para dashboards que monitoram o valor total processado e para KPIs relacionados à captura de descontos, onde a economia potencial é uma porcentagem do valor da fatura.

Viabiliza a análise de impacto financeiro, a priorização de faturas de alto valor e ajuda a identificar se o valor da fatura afeta o tempo ou o caminho do processamento.

Este é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transação de fatura.

O Código da Empresa representa uma entidade legal ou subsidiária específica dentro de uma corporação maior. Em muitos sistemas financeiros, as transações são segregadas por código de empresa para fins contábeis e de relatório.

Este atributo permite a análise comparativa entre diferentes unidades de negócio. Ao segmentar o mapa do processo pelo Código da Empresa, os analistas podem realizar benchmarks de desempenho, identificar melhores práticas em uma entidade e expor problemas sistêmicos em outra. É um atributo fundamental para qualquer organização com múltiplas entidades legais que deseja entender variações de processos e garantir a conformidade corporativa.

Permite realizar benchmarks e comparar processos entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio dentro de uma organização.

Este é um campo organizacional fundamental geralmente encontrado no cabeçalho de todas as tabelas de transações financeiras.

As Condições de Pagamento são os termos acordados com um fornecedor para o pagamento da fatura. Elas costumam ser expressas em formatos padrão, como 'Net 30' (pagamento em 30 dias) ou '2% 10, Net 30' (2% de desconto se pago em 10 dias).

Este atributo é essencial para a estratégia financeira e análise de desempenho. É a base para o cálculo da Data de Vencimento e para identificar chances de descontos por antecipação. Analisar o processo por diferentes condições de pagamento pode revelar se certos termos estão correlacionados a atrasos ou se a empresa está aproveitando bem as oportunidades de desconto.

É fundamental para analisar o desempenho de pagamentos pontuais e identificar oportunidades de captura de descontos por antecipação.

Esta informação é geralmente obtida dos dados mestres de fornecedores e especificada no cabeçalho da fatura.

A Data da Fatura é a data informada pelo fornecedor no próprio documento. Ela marca o início oficial do ciclo de vida do pagamento sob a ótica do fornecedor e costuma ser a base para calcular o vencimento conforme as condições de pagamento acordadas.

Analisar o intervalo entre a Data da Fatura e a atividade 'Fatura Recebida' ou 'Fatura Registrada' é fundamental para identificar atrasos no envio ou na recepção dos documentos. Esse 'atraso no recebimento' pode ser um componente oculto relevante do tempo de ciclo total; reduzi-lo ajuda a melhorar a pontualidade dos pagamentos e aumenta as chances de aproveitar descontos por antecipação.

Ajuda a medir o 'atraso no recebimento da fatura' entre o momento em que o fornecedor emite a fatura e quando ela é registrada no sistema.

Este é um campo de data padrão nos dados do cabeçalho da fatura, muitas vezes rotulado como 'Data do Documento' ou 'Data da Fatura'.

O Número do Pedido de Compra (PO) vincula uma fatura a um documento de compra pré-aprovado. Essa conexão é central para o processo de conciliação, onde o sistema verifica se os detalhes da fatura — como quantidades e preços — estão alinhados com o que foi pedido na PO.

Este atributo é crucial para analisar a eficiência do processo de conciliação. Uma alta taxa de faturas vinculadas a POs processadas sem intervenção manual (straight-through) indica um processo de compras saudável. Por outro lado, analisar faturas sem PO pode revelar compras irregulares (maverick buying) ou áreas onde as políticas de compras não estão sendo seguidas. A presença ou ausência de uma PO é uma forma comum de segmentar o processo para comparar a eficiência.

Ajuda a diferenciar faturas com PO de faturas sem PO, que costumam seguir processos distintos e apresentam diferentes níveis de eficiência.

Este identificador é geralmente encontrado nos itens de linha ou nos detalhes do cabeçalho da transação da fatura, vinculando-a ao documento de compra.

O Status da Fatura fornece uma visão instantânea de onde a fatura se encontra em seu ciclo de vida no momento da extração de dados. Status comuns incluem 'Em processamento', 'Aprovada', 'Paga', 'Rejeitada' ou 'Bloqueada'. Este atributo oferece uma visão geral da condição atual da fatura.

Enquanto o Process Mining reconstrói toda a jornada, o status atual é valioso para dashboards operacionais que monitoram a carga de trabalho ativa. Ele ajuda os gestores a entender o volume de faturas em cada etapa, como quantas estão aguardando aprovação ou bloqueadas. Isso permite uma gestão proativa do pipeline de faturas para evitar gargalos e atrasos.

Oferece uma visão instantânea da carga de trabalho atual, ajudando a monitorar volumes de faturas em diferentes estágios, como 'Aguardando Aprovação' ou 'Bloqueada'.

Este é geralmente um campo de status na tabela de cabeçalho da fatura que é atualizado conforme a fatura se move pelo seu ciclo de vida.