Votre Template de données pour le processus Purchase to Pay - Traitement des factures

L'Event Time, ou Heure de début, enregistre la date et l'heure exactes auxquelles une activité commerciale a eu lieu. Chaque activité du processus, de 'Facture reçue' à 'Paiement exécuté', est associée à un timestamp. Cette information chronologique est essentielle pour ordonner les events et calculer les durées.

Cet attribut est utilisé pour trier les events chronologiquement afin de construire le flux de processus pour chaque case. C'est la base de toute analyse basée sur le temps, y compris le calcul des temps de cycle entre les activités, l'identification des bottlenecks où du temps est perdu, et le suivi des performances par rapport aux accords de niveau de service. Des timestamps précis et exacts sont cruciaux pour la fiabilité de toute analyse de Process Mining.

Il fournit l'ordre chronologique des events et est le fondement de tous les calculs de performance et de durée, tels que le temps de cycle.

Ceci se trouve généralement dans les Event Logs ou comme un champ 'Date de création' (Creation Date) ou 'Date de saisie' (Entry Date) associé à chaque transaction ou changement de statut.

Le Nom d'activité décrit une étape ou un jalon unique dans le parcours de traitement des factures. Les exemples incluent 'Facture reçue', 'Facture envoyée pour approbation', 'Blocage de paiement appliqué' et 'Paiement exécuté'. Cet attribut fournit la narration du processus, décrivant ce qui est arrivé à la facture au fil du temps.

En Process Mining, cet attribut est utilisé pour générer la cartographie des processus, qui représente visuellement le workflow. L'analyse de la séquence, de la fréquence et des chemins de ces activités aide à identifier les flux de processus courants, les déviations, les bottlenecks et les boucles de retravail. La qualité et la granularité des noms d'activité sont critiques pour créer une analyse de processus significative et actionable.

Cet Attribut définit les étapes du processus, formant l'épine dorsale de la carte de processus et permettant toutes les analyses liées au flux.

Ces informations sont souvent dérivées des journaux de changement de statut, des tables d'événements ou des codes de transaction au sein du système source.

Le Numéro de facture est le code alphanumérique unique attribué à une facture par un fournisseur. En Process Mining, cet attribut est fondamentalement important car il sert généralement d'identifiant de case (Case ID), identifiant de manière unique le parcours de chaque facture de la réception au paiement.

En utilisant le Numéro de facture comme identifiant de case, toutes les activités connexes, telles que 'Facture reçue', 'Facture approuvée' et 'Paiement exécuté', peuvent être liées entre elles pour reconstituer le processus de bout en bout de cette facture spécifique. Cela permet une analyse détaillée des temps de cycle, des chemins et des déviations pour chaque case individuel, formant ainsi la base de l'analyse complète du processus.

C'est l'identifiant de cas essentiel qui connecte tous les events liés, permettant de tracer le cycle de vie de bout en bout d'une seule facture.

Il s'agit d'un champ principal que l'on trouve généralement dans l'en-tête d'une table de transactions de factures.

Cet Attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction ou du dernier rafraîchissement des données. Il sert de champ de métadonnées qui indique la fraîcheur de l'ensemble de données analysé.

Bien qu'elle ne soit pas utilisée directement dans la création de la carte de processus, cette information est essentielle pour comprendre la ponctualité de l'analyse. Elle aide les utilisateurs à savoir s'ils consultent des données en temps réel ou un instantané d'un point précis dans le temps, ce qui est crucial pour prendre des décisions opérationnelles éclairées. Elle est également vitale pour surveiller la santé et la fréquence du pipeline de données.

Il indique la fraîcheur des données, permettant aux utilisateurs de comprendre à quel point l'analyse du processus est actuelle.

Ce timestamp est généralement généré et ajouté à l'ensemble de données pendant le processus d'extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L'attribut Source System identifie l'application ou la plateforme où l'événement de traitement des factures a été enregistré. Dans des paysages informatiques complexes, le parcours d'une facture peut s'étendre sur plusieurs systèmes, tels qu'une solution de numérisation, un outil de Workflow et un système ERP.

Comprendre le système source fournit un contexte aux données et aide à résoudre les problèmes de qualité des données. Cela permet également d'analyser les processus qui traversent les frontières des systèmes, mettant en évidence les défis potentiels d'intégration ou les retards causés par les transferts entre différentes applications. Cela peut être particulièrement utile lors de la consolidation de données provenant de systèmes existants et modernes.

Il fournit le contexte sur l'origine des données, ce qui est crucial pour la validation des données et pour l'analyse des processus qui s'étendent sur plusieurs systèmes IT.

C'est souvent une valeur statique ajoutée lors de l'extraction des données ou un champ disponible dans les journaux système qui indique le nom ou l'ID de l'application.

La Date d'échéance de paiement est une date critique calculée sur la base de la date de la facture et des conditions de paiement convenues. Elle représente la date limite de paiement au fournisseur pour maintenir une bonne réputation et éviter les pénalités de retard.

Cet attribut est fondamental pour le suivi des performances liées aux paiements à temps. Il est utilisé pour calculer des KPIs comme le Taux de paiement à temps et pour identifier les factures qui risquent de devenir en retard. L'analyse de l'écart entre la date d'approbation de la facture et la date d'échéance de paiement permet d'évaluer l'efficacité des étapes finales de planification et d'exécution du paiement.

Il est essentiel pour mesurer la performance des paiements à temps et analyser les causes des paiements tardifs.

Cette date se trouve généralement dans les détails de la transaction de la facture. Elle peut être saisie directement ou dérivée de la date de la facture et des conditions de paiement.

Cet Attribut spécifie la devise dans laquelle le montant de la facture est libellé. Il est essentiel pour les organisations qui opèrent à l'international et traitent avec des fournisseurs de différents pays. Le code de devise, généralement conforme à la norme ISO 4217, garantit que les données financières sont interprétées correctement.

Dans l'analyse, la devise de la facture (Invoice Currency) est utilisée pour segmenter les données pour des vues régionales ou spécifiques à un pays. Elle est cruciale pour les rapports financiers afin de garantir que les montants sont agrégés correctement, nécessitant souvent une conversion vers une devise de reporting standard. L'analyse des variations de processus par devise peut également révéler des complexités liées aux paiements internationaux ou à la gestion des devises étrangères.

Il fournit le contexte nécessaire pour les montants des factures, permettant une analyse financière précise et une segmentation pour les opérations mondiales.

C'est un champ standard que l'on trouve dans l'en-tête d'une table de transactions de factures.

L'attribut Heure de fin enregistre le moment précis où une étape de processus se termine. Il est crucial pour calculer avec précision la durée des activités, qui est une métrique fondamentale en Process Mining. En comparant l'Heure de début et l'Heure de fin, les analystes peuvent mesurer le temps que prend chaque étape, identifiant les bottlenecks et les domaines d'amélioration de l'efficacité.

En analyse, l'Heure de fin est utilisée pour calculer les temps de cycle pour les activités individuelles et les segments de processus entiers. Par exemple, la durée de l'étape 'Approbation de la facture' peut être déterminée en soustrayant l'Heure de début de l'Heure de fin de l'activité 'Facture approuvée'. Ces données aident à construire des dashboards de performance, à établir des benchmarks et à surveiller l'impact des changements de processus.

Il permet le calcul précis des durées d'activité, ce qui est essentiel pour identifier les bottlenecks et mesurer l'efficacité du traitement.

Trouvé dans les logs système ou les données de transaction, souvent sous la forme d'une 'Date de fin', 'Date de modification' ou d'un champ timestamp distinct pour la fin de l'activité.

Le Montant de la facture représente la valeur totale de la facture, incluant toutes les lignes, taxes et frais. Il s'agit d'un attribut financier fondamental qui définit l'importance monétaire de chaque case. Il est souvent analysé conjointement avec d'autres attributs pour comprendre son impact sur le processus.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse financière et la priorisation. En filtrant les factures en fonction de leur montant, les analystes peuvent vérifier si les factures de grande valeur suivent un chemin d'approbation différent et plus strict, ou si elles sont plus sujettes aux retards. Il est également indispensable pour les dashboards qui suivent la valeur totale du flux de factures et pour les KPIs liés à la capture de remises, où les économies potentielles représentent un pourcentage du montant de la facture.

Il permet l'analyse d'impact financier, la priorisation des factures de grande valeur et aide à identifier si la valeur de la facture affecte le temps ou le chemin de traitement.

C'est un champ standard que l'on trouve dans l'en-tête d'une table de transactions de factures.

Cet Attribut capture la raison spécifique pour laquelle le progrès d'une facture a été interrompu, soit par un rejet pendant le Workflow d'approbation, soit par un blocage de paiement après approbation. Les raisons peuvent aller de 'Quantité incorrecte' et 'Désaccord sur le prix' à 'Numéro de commande manquant' ou 'Facture en double'.

C'est l'un des Attributs les plus importants pour l'analyse des causes profondes (root cause analysis). En analysant la fréquence des différentes raisons, les organisations peuvent identifier les sources les plus courantes de friction et d'inefficacité dans le processus de facturation. Cette information basée sur les données leur permet de résoudre les problèmes sous-jacents, tels que l'amélioration de la communication avec les fournisseurs, le renforcement de la Conformité des bons de commande (PO compliance), ou la fourniture d'une meilleure formation au personnel.

C'est crucial pour l'analyse des causes profondes (root cause analysis), aidant à identifier les raisons les plus courantes des retards de traitement, des reprises et des inefficacités.

Ces informations se trouvent dans des champs spécifiques 'Code de raison' (Reason Code) ou 'Raison de blocage' (Hold Reason) dans les données de transaction de la facture ou les journaux d'approbation associés.

Cet Attribut capture le nom de la partie externe qui a émis la facture. Il fournit un contexte essentiel, reliant la transaction financière à une relation fournisseur spécifique. Des données fournisseurs (vendor data) cohérentes et propres sont vitales pour des rapports et des analyses précis.

Dans le Process Mining, le nom du fournisseur (Vendor Name) est une dimension clé pour la segmentation. Les analystes peuvent filtrer le processus pour examiner le traitement des factures pour les fournisseurs à volume élevé ou problématiques. Cela aide à identifier les fournisseurs qui soumettent fréquemment des factures avec des erreurs, entraînant des retards et des reprises. Cela soutient également les initiatives stratégiques telles que la gestion de la performance des fournisseurs et l'identification d'opportunités pour des programmes de fournisseurs privilégiés.

Il permet de segmenter le processus pour analyser la performance par fournisseur, ce qui est essentiel pour la gestion des fournisseurs et l'identification des sources de factures problématiques.

Ceci se trouve généralement dans les données d'en-tête de facture, lié à partir d'une table de données de base des fournisseurs (vendor master data) basée sur un identifiant de fournisseur.

L'attribut Utilisateur identifie l'individu ou le système automatisé responsable de l'exécution d'une étape spécifique dans le Workflow de traitement des factures. Il peut s'agir d'un comptable fournisseurs qui a saisi la facture, d'un manager qui l'a approuvée, ou d'un bot automatisé qui a effectué une tâche de rapprochement.

L'analyse des données par utilisateur est essentielle pour comprendre la répartition de la charge de travail, la performance individuelle et identifier les besoins en formation. Elle permet de filtrer la carte des processus pour voir comment différentes équipes ou individus traitent les factures, révélant des variations dans leurs Workflows. Cette analyse peut révéler les meilleurs performeurs, mettre en évidence les problèmes de routage ou identifier les utilisateurs qui pourraient nécessiter un support ou une formation supplémentaire sur les procédures de l'entreprise.

Il aide à analyser la répartition de la charge de travail, la performance des utilisateurs et les variations de processus entre différentes équipes ou individus.

Ces informations sont généralement disponibles dans les détails de la transaction, souvent étiquetées comme 'Nom d'utilisateur' (User Name), 'Saisi par' (Entered By), 'Modifié par' (Changed By) ou 'Approbateur' (Approver).

Le Code de société représente une entité juridique ou une filiale spécifique au sein d'une plus grande entreprise. Dans de nombreux systèmes financiers, les transactions sont séparées par code de société à des fins de comptabilité et de reporting.

Cet attribut permet une analyse comparative entre différentes unités commerciales. En segmentant la cartographie des processus par Code de société, les analystes peuvent établir des benchmarks de performance, identifier les meilleures pratiques au sein d'une entité et découvrir des problèmes systémiques dans une autre. C'est un attribut fondamental pour toute organisation ayant plus d'une entité juridique afin de comprendre les variations de processus et d'assurer une conformité à l'échelle de l'entreprise.

Il permet d'établir des benchmarks et de comparer les processus entre différentes entités juridiques ou unités commerciales au sein d'une organisation.

Il s'agit d'un champ organisationnel fondamental que l'on trouve généralement dans l'en-tête de toutes les tables de transactions financières.

Les Conditions de paiement sont les conditions convenues avec un fournisseur pour le règlement d'une facture. Ces conditions sont généralement exprimées dans un format standardisé, tel que 'Net 30' (paiement dû dans 30 jours) ou '2% 10, Net 30' (une remise de 2 % si payé dans les 10 jours, sinon le montant total est dû dans 30 jours).

Cet attribut est essentiel pour la stratégie financière et l'analyse de performance. Il sert de base pour le calcul de la Date d'échéance de paiement et l'identification des opportunités de capture de remises pour paiement anticipé. L'analyse du processus par différentes conditions de paiement peut révéler si certaines conditions sont corrélées à des retards de traitement ou si l'organisation capitalise efficacement sur les opportunités de remise favorables.

Il est essentiel pour analyser la performance des paiements à temps et identifier les opportunités de capture de remises pour paiement anticipé.

Ces informations proviennent généralement des données de base des fournisseurs (vendor master data) et sont spécifiées dans l'en-tête de la facture.

La Date de facture est la date fournie par le fournisseur sur le document de facture lui-même. Elle marque le début officiel du cycle de vie des paiements du point de vue du fournisseur et sert souvent de base pour calculer la date d'échéance de paiement selon les conditions de paiement convenues.

L'analyse du décalage temporel entre la Date de facture et l'activité 'Facture reçue' ou 'Facture saisie' est cruciale pour identifier les retards dans la soumission ou l'ingestion des factures. Ce 'délai de réception de facture' peut être une composante cachée significative du temps de cycle total, et sa réduction peut améliorer la performance des paiements à temps et augmenter les opportunités de capture de remises pour paiement anticipé.

Il aide à mesurer le 'délai de réception de facture' entre le moment où un fournisseur émet une facture et le moment où elle est saisie dans le système.

C'est un champ de date standard dans les données d'en-tête de facture, souvent étiqueté 'Date du document' (Document Date) ou 'Date de la facture' (Invoice Date).

Le Numéro de bon de commande relie une facture à un document d'approvisionnement pré-approuvé. Cette connexion est centrale au processus de rapprochement, où le système vérifie que les détails de la facture, tels que les quantités et les prix, correspondent à ce qui a été commandé dans le bon de commande.

Cet attribut est crucial pour analyser l'efficacité du processus de rapprochement. Un taux élevé de factures adossées à un bon de commande qui sont traitées directement indique un processus d'approvisionnement sain. Inversement, l'analyse des factures sans bon de commande peut révéler des achats non conformes ou des domaines où les politiques d'approvisionnement ne sont pas suivies. La présence ou l'absence d'un bon de commande est un moyen courant de segmenter le processus pour comparer l'efficacité.

Il aide à différencier les factures avec et sans bon de commande (PO), qui suivent souvent des processus différents et ont des niveaux d'efficacité variés.

Cet identifiant se trouve généralement dans les détails de la ligne ou de l'en-tête de la transaction de la facture, la liant au document d'achat.

Le Statut de la facture fournit un aperçu de l'emplacement d'une facture dans son cycle de vie au moment de l'extraction des données. Les statuts courants incluent 'En cours', 'Approuvée', 'Payée', 'Rejetée' ou 'Bloquée'. Cet attribut donne une vue d'ensemble de la condition actuelle de la facture.

Bien que le Process Mining reconstitue le parcours complet, le statut actuel est précieux pour les dashboards opérationnels qui surveillent la charge de travail active. Il aide les gestionnaires à comprendre le volume de factures à chaque étape, comme le nombre de factures en attente d'approbation ou bloquées. Cela permet une gestion proactive du pipeline de factures pour prévenir les bottlenecks et les retards.

Il fournit un aperçu de la charge de travail actuelle, aidant à surveiller les volumes de factures à différentes étapes comme 'En attente d'approbation' ou 'Bloquée'.

Il s'agit généralement d'un champ de statut dans la table d'en-tête de la facture qui est mis à jour à mesure que la facture progresse dans son cycle de vie.