Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

De Activity Name beschrijft een enkele stap of mijlpaal in het factuurverwerkingstraject. Voorbeelden zijn 'Factuur Ontvangen', 'Factuur Verzonden ter Goedkeuring', 'Betalingsblokkade Geplaatst' en 'Betaling Uitgevoerd'. Deze attribute biedt het verhaal voor het proces, en schetst wat er met de factuur is gebeurd over de tijd.

In process mining wordt deze attribute gebruikt om de procesmap te genereren, die de workflow visueel weergeeft. Het analyseren van de volgorde, frequentie en paden van deze activiteiten helpt bij het identificeren van veelvoorkomende processtromen, afwijkingen, knelpunten en herstelwerk-loops. De kwaliteit en granulariteit van activity names zijn cruciaal voor het creëren van een zinvolle en bruikbare procesanalyse.

Dit attribuut definieert de stappen in het proces, vormt de ruggengraat van de process map en maakt alle flow-gerelateerde analyse mogelijk.

Deze informatie is vaak afgeleid van status change logs, event tables of transactiecodes binnen het bronsysteem.

Het Factuurnummer is de unieke alfanumerieke code die door een leverancier aan een factuur wordt toegekend. In process mining is deze attribute fundamenteel belangrijk, aangezien het doorgaans dient als de Case ID, die het traject van elke factuur van ontvangst tot betaling uniek identificeert.

Door het Factuurnummer als Case ID te gebruiken, kunnen alle gerelateerde activiteiten, zoals 'Factuur Ontvangen', 'Factuur Goedgekeurd' en 'Betaling Uitgevoerd', aan elkaar worden gekoppeld om het end-to-end proces voor die specifieke factuur te reconstrueren. Dit maakt gedetailleerde analyse van cyclustijden, paden en afwijkingen voor elke individuele case mogelijk, en vormt de basis van de gehele procesanalyse.

Het is de essentiële Case Identifier die alle gerelateerde events met elkaar verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end lifecycle van één enkele factuur te traceren.

Dit is een primair veld dat doorgaans te vinden is in de header van een factuurtransactietabel.

De Event Time, of Start Time, registreert de exacte datum en tijd waarop een bedrijfsactiviteit plaatsvond. Elke activiteit in het proces, van 'Factuur Ontvangen' tot 'Betaling Uitgevoerd', heeft een bijbehorende timestamp. Deze chronologische informatie is essentieel voor het ordenen van events en het berekenen van duren.

Deze attribute wordt gebruikt om events chronologisch te sorteren om de processtroom voor elke case te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdgebonden analyse, inclusief het berekenen van cyclustijden tussen activiteiten, het identificeren van knelpunten waar tijd verloren gaat, en het monitoren van prestaties ten opzichte van service level agreements. Nauwkeurige en precieze timestamps zijn cruciaal voor de betrouwbaarheid van elke process mining analyse.

Het biedt de chronologische volgorde van events en is de basis voor alle prestatie- en duur-gebaseerde berekeningen, zoals cyclustijd.

Dit is doorgaans te vinden in event logs of als een 'Creation Date' of 'Entry Date' veld gekoppeld aan elke transactie of statuswijziging.

Het Source System attribuut identificeert de applicatie of het platform waar de factuurverwerkingsgebeurtenis is vastgelegd. In complexe IT-landschappen kan het traject van een factuur meerdere systemen omvatten, zoals een scanoplossing, een workflow tool en een ERP-systeem.

Inzicht in het bronsysteem geeft context aan de data en helpt bij het oplossen van datakwaliteitsproblemen. Het maakt ook analyse mogelijk van processen die systeemgrenzen overschrijden, waarbij potentiële integratieproblemen of vertragingen als gevolg van overdrachten tussen verschillende applicaties worden benadrukt. Dit kan bijzonder nuttig zijn bij het consolideren van data uit legacy en moderne systemen.

Het biedt context over de data-oorsprong, wat cruciaal is voor datavalidatie en voor het analyseren van processen die meerdere IT-systemen omspannen.

Dit is vaak een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens data-extractie of een veld dat beschikbaar is in systeemlogs en de applicatienaam of ID aangeeft.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of ververst. Het dient als een metadata-veld dat de recentheid van de geanalyseerde dataset aangeeft.

Hoewel deze informatie niet direct wordt gebruikt bij het tekenen van de process map, is deze cruciaal voor het begrijpen van de actualiteit van de analyse. Het helpt gebruikers te weten of ze naar real-time data kijken of naar een momentopname van een specifiek tijdstip, wat essentieel is voor het nemen van geïnformeerde operationele beslissingen. Het is ook van vitaal belang voor het monitoren van de status en frequentie van de data pipeline.

Het geeft de actualiteit van de data aan, waardoor gebruikers kunnen begrijpen hoe recent de procesanalyse is.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data extraction, transformation, en loading (ETL) proces.

Dit attribuut legt de specifieke reden vast waarom de voortgang van een factuur werd stopgezet, hetzij door een afwijzing tijdens de goedkeuringsworkflow, hetzij door een betalingsblokkade na goedkeuring. Redenen kunnen variëren van 'Incorrecte Hoeveelheid' en 'Prijsverschil' tot 'Ontbrekend PO Nummer' of 'Dubbele Factuur'.

Dit is een van de belangrijkste attributen voor root cause analysis. Door de frequentie van verschillende redenen te analyseren, kunnen organisaties de meest voorkomende bronnen van frictie en inefficiëntie in het factuurproces identificeren. Dit datagedreven inzicht stelt hen in staat onderliggende problemen aan te pakken, zoals het verbeteren van de communicatie met leveranciers, het verhogen van de PO-compliance of het bieden van betere training aan personeel.

Dit is cruciaal voor root cause analysis en helpt bij het identificeren van de meest voorkomende redenen voor verwerkingsvertragingen, herstelwerkzaamheden en inefficiënties.

Deze informatie is te vinden in specifieke 'Reason Code' of 'Hold Reason' velden in de factuurtransactie data of bijbehorende goedkeuringslogs.

De End Time attribute registreert het precieze moment dat een processtap wordt afgerond. Het is cruciaal voor het nauwkeurig berekenen van de duur van activiteiten, wat een fundamentele metric is in process mining. Door de Start Time en End Time te vergelijken, kunnen analisten meten hoe lang elke stap duurt, knelpunten en gebieden voor efficiëntieverbetering identificeren.

In analyse wordt End Time gebruikt om cyclustijden te berekenen voor individuele activiteiten en hele processegmenten. Bijvoorbeeld, de duur van de stap 'Factuur Goedkeuring' kan worden bepaald door de Start Time af te trekken van de End Time van de activiteit 'Factuur Goedgekeurd'. Deze data helpt bij het bouwen van performance dashboards, het instellen van benchmarks en het monitoren van de impact van proceswijzigingen.

Het maakt de precieze berekening van activiteitsduren mogelijk, wat essentieel is voor het identificeren van knelpunten en het meten van verwerkingsefficiëntie.

Gevonden in systeemlogs of transactiedata, vaak als een 'Voltooiingsdatum', 'Wijzigingsdatum', of een apart timestamp veld voor activiteitsvoltooiing.

Het factuurbedrag vertegenwoordigt de totale waarde van de factuur, inclusief alle posten, belastingen en kosten. Dit is een fundamentele financiële attribute die de monetaire significantie van elke case definieert. Het wordt vaak geanalyseerd in combinatie met andere attributes om de impact ervan op het proces te begrijpen.

Deze attribute is cruciaal voor financiële analyse en prioritering. Door facturen te filteren op hun bedrag, kunnen analisten onderzoeken of hoogwaardige facturen een ander, strenger goedkeuringspad volgen of dat ze vatbaarder zijn voor vertragingen. Het is ook essentieel voor dashboards die de totale doorvoerwaarde van facturen volgen en voor KPI's gerelateerd aan het benutten van kortingen, waarbij de potentiële besparingen een percentage van het factuurbedrag zijn.

Het maakt financiële impactanalyse en prioritering van hoogwaardige facturen mogelijk, en helpt te identificeren of de factuurwaarde de verwerkingstijd of het pad beïnvloedt.

Dit is een standaard veld dat te vinden is in de header van een factuurtransactietabel.

Dit attribuut specificeert de valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt. Het is essentieel voor organisaties die internationaal opereren en te maken hebben met leveranciers uit verschillende landen. De valutacode, die doorgaans de ISO 4217-standaard volgt, zorgt ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd.

Bij analyse wordt Invoice Currency gebruikt om data te segmenteren voor regionale of landspecifieke weergaven. Het is cruciaal voor financiële rapportage om ervoor te zorgen dat bedragen correct worden geaggregeerd, vaak met een conversie naar een standaard rapportagevaluta. Het analyseren van procesvariaties per valuta kan ook complexiteiten met betrekking tot internationale betalingen of valutamanagement aan het licht brengen.

Het biedt de nodige context voor factuurbedragen, wat nauwkeurige financiële analyse en segmentatie voor wereldwijde operaties mogelijk maakt.

Dit is een standaard veld dat te vinden is in de header van een factuurtransactietabel.

Het User attribuut identificeert de persoon of het geautomatiseerde systeem dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke stap in de factuurverwerkingsworkflow. Dit kan een crediteurenmedewerker zijn die de factuur heeft ingevoerd, een manager die deze heeft goedgekeurd, of een geautomatiseerde bot die een matchingstaak heeft uitgevoerd.

Het analyseren van data per gebruiker is essentieel voor het begrijpen van de werkdrukverdeling, individuele prestaties en het identificeren van trainingsbehoeften. Het maakt het mogelijk de process map te filteren om te zien hoe verschillende teams of individuen facturen afhandelen, wat variaties in hun workflows onthult. Deze analyse kan toppresteerders aan het licht brengen, routingproblemen benadrukken of gebruikers identificeren die mogelijk extra ondersteuning of training nodig hebben over bedrijfsprocedures.

Het helpt bij het analyseren van de werkdrukverdeling, gebruikersprestaties en procesvariaties tussen verschillende teams of individuen.

Deze informatie is doorgaans beschikbaar in transactiegegevens, vaak aangeduid als 'User Name', 'Entered By', 'Changed By' of 'Approver'.

Dit attribuut legt de naam vast van de externe partij die de factuur heeft uitgegeven. Het biedt cruciale context en koppelt de financiële transactie aan een specifieke leveranciersrelatie. Consistente en schone leveranciersdata is essentieel voor accurate rapportage en analyse.

In process mining is de Vendor Name een belangrijke dimensie voor segmentatie. Analisten kunnen het proces filteren om de factuurafhandeling voor leveranciers met een hoog volume of problematische leveranciers te onderzoeken. Dit helpt bij het identificeren van leveranciers die vaak facturen met fouten indienen, wat leidt tot vertragingen en herstelwerkzaamheden. Het ondersteunt ook strategische initiatieven zoals leveranciersprestatiemanagement en het identificeren van kansen voor voorkeursleveranciersprogramma's.

Het maakt het mogelijk het proces te segmenteren om de prestaties per leverancier te analyseren, wat cruciaal is voor leveranciersmanagement en het identificeren van bronnen van problematische facturen.

Dit is doorgaans te vinden in de factuurheader data, gekoppeld vanuit een leverancier master data tabel op basis van een leveranciers-ID.

De Betalingsvervaldatum is een kritieke datum, berekend op basis van de factuurdatum en de overeengekomen payment terms. Het vertegenwoordigt de deadline voor betaling aan de leverancier om een goede reputatie te behouden en boetes voor late betaling te voorkomen.

Deze attribute is fundamenteel voor prestatiemonitoring gerelateerd aan tijdige betalingen. Het wordt gebruikt om KPI's zoals de On-Time Payment Rate te berekenen en om facturen te identificeren die het risico lopen over tijd te raken. Het analyseren van het gat tussen de factuurgoedkeuringsdatum en de betalingsvervaldatum helpt de efficiëntie van de laatste betalingsplanning en -uitvoeringsstappen te beoordelen.

Het is essentieel voor het meten van tijdige betalingsprestaties en het analyseren van de oorzaken van late betalingen.

Deze datum is doorgaans te vinden in de transactiegegevens van de factuur. Deze kan direct worden ingevoerd of worden afgeleid van de factuurdatum en betalingstermijnen.

De Company Code vertegenwoordigt een specifieke rechtspersoon of dochteronderneming binnen een grotere corporatie. In veel financiële systemen worden transacties gescheiden per company code voor boekhoudkundige en rapportagedoeleinden.

Deze attribute maakt vergelijkende analyse over verschillende business units mogelijk. Door de procesmap te segmenteren per Company Code, kunnen analisten prestaties benchmarken, best practices binnen één entiteit identificeren en systemische problemen in een andere blootleggen. Het is een fundamentele attribute voor elke organisatie met meer dan één rechtspersoon om procesvariaties te begrijpen en compliance bedrijfsbreed te waarborgen.

Het maakt benchmarking en het vergelijken van processen over verschillende rechtspersonen of business units binnen een organisatie mogelijk.

Dit is een fundamenteel organisatorisch veld dat doorgaans te vinden is in de header van alle financiële transactietabellen.

Payment Terms zijn de met een leverancier overeengekomen voorwaarden voor het betalen van een factuur. Deze voorwaarden worden doorgaans uitgedrukt in een gestandaardiseerd formaat, zoals 'Netto 30' (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of '2% 10, Netto 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders het volledige bedrag verschuldigd binnen 30 dagen).

Deze attribute is essentieel voor financiële strategie en prestatieanalyse. Het vormt de basis voor het berekenen van de Betalingsvervaldatum en het identificeren van kansen voor het benutten van vroegbetalingskortingen. Het analyseren van het proces aan de hand van verschillende payment terms kan onthullen of bepaalde voorwaarden gecorreleerd zijn met verwerkingsvertragingen of dat de organisatie gunstige kortingsmogelijkheden effectief benut.

Het is cruciaal voor het analyseren van tijdige betalingsprestaties en het identificeren van kansen om vroegbetalingskortingen te benutten.

Deze informatie wordt gewoonlijk afgeleid uit de vendor master data en gespecificeerd in de factuurheader.

De Factuurdatum is de datum die door de leverancier op het factuurdocument zelf is vermeld. Het markeert de officiële start van de betalings-lifecycle vanuit het oogpunt van de leverancier en is vaak de basis voor het berekenen van de betalingsvervaldatum volgens de overeengekomen payment terms.

Het analyseren van de tijdsvertraging tussen de Factuurdatum en de activiteit 'Factuur Ontvangen' of 'Factuur Ingevoerd' is cruciaal voor het identificeren van vertragingen in factuurinzending of -opname. Deze 'factuurontvangstvertraging' kan een significant verborgen onderdeel zijn van de totale cyclustijd, en het verminderen ervan kan de tijdige betalingsprestaties verbeteren en de mogelijkheden vergroten om vroegbetalingskortingen te benutten.

Het helpt de 'factuurontvangstvertraging' te meten tussen het moment dat een leverancier een factuur verstuurt en wanneer deze in het systeem wordt ingevoerd.

Dit is een standaard datumveld in de factuurheader data, vaak gelabeld als 'Document Date' of 'Invoice Date'.

Factuurstatus biedt een momentopname van waar een factuur zich bevindt in zijn lifecycle op het moment van data-extractie. Veelvoorkomende statussen zijn 'In Behandeling', 'Goedgekeurd', 'Betaald', 'Afgewezen' of 'Geblokkeerd'. Deze attribute geeft een overzicht op hoog niveau van de huidige conditie van de factuur.

Hoewel process mining het volledige traject reconstrueert, is de huidige status waardevol voor operationele dashboards die de actieve workload monitoren. Het helpt managers het volume van facturen in elke fase te begrijpen, zoals hoeveel er wachten op goedkeuring of geblokkeerd zijn. Dit maakt proactief management van de factuurpipeline mogelijk om knelpunten en vertragingen te voorkomen.

Het biedt een momentopname van de huidige workload en helpt bij het monitoren van factuurvolumes in verschillende stadia zoals 'Wachtend op goedkeuring' of 'Geblokkeerd'.

Dit is doorgaans een statusveld in de factuurheader-tabel dat wordt bijgewerkt naarmate de factuur zijn levenscyclus doorloopt.

Het Purchase Order Number koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurd inkoopdocument. Deze verbinding is essentieel voor het matchingproces, waarbij het systeem verifieert dat de factuurdetails, zoals hoeveelheden en prijzen, overeenkomen met wat in de PO is besteld.

Deze attribute is cruciaal voor het analyseren van de efficiëntie van het matchingproces. Een hoog percentage PO-gesteunde facturen die rechtstreeks worden verwerkt, duidt op een gezond inkoopproces. Omgekeerd kan het analyseren van facturen zonder PO ongewenste aankopen of gebieden aan het licht brengen waar inkoopbeleid niet wordt gevolgd. De aanwezigheid of afwezigheid van een PO is een veelgebruikte manier om het proces te segmenteren voor efficiëntievergelijking.

Het helpt onderscheid te maken tussen PO- en non-PO-facturen, die vaak verschillende processen volgen en verschillende efficiëntieniveaus hebben.

Deze identificatiecode is doorgaans te vinden in de regel- of headerdetails van de factuurtransactie en koppelt deze aan het inkoopdocument.