Votre Modèle de Données de Demandes d'Achat – Du Bon de Commande au Paiement

L'ID de demande d'achat (Purchase Requisition ID) est la clé centrale qui lie toutes les activités liées à une seule demande de biens ou de services. Chaque demande créée dans SAP Ariba se voit attribuer un ID unique qui reste constant tout au long de son cycle de vie, de la création et soumission à l'approbation finale, au rejet ou à la clôture.

Dans l'analyse de Process Mining, cet attribut est fondamental pour la corrélation des cas. Il permet la reconstitution du parcours complet de bout en bout de chaque demande, permettant le calcul précis des temps de cycle, l'identification des variantes de processus et l'analyse des boucles de reprise. Sans cet identifiant, il serait impossible de distinguer les événements appartenant à différentes demandes.

C'est l'identifiant de cas essentiel qui connecte toutes les activités connexes, rendant possible l'analyse du processus de demande de bout en bout pour chaque demande unique.

C'est un champ de clé primaire dans les tables d'en-tête principales des demandes d'achat au sein de la structure de données de SAP Ariba.

Le nom de l'activité (Activity Name) décrit une seule étape ou un jalon dans le processus de demande d'achat, comme 'Demande créée', 'Étape d'approbation approuvée' ou 'Demande clôturée'. Ces données sont généralement dérivées des journaux d'événements, des changements de statut ou des actions utilisateur spécifiques enregistrées dans SAP Ariba.

Cet attribut est crucial pour construire la cartographie des processus, qui représente visuellement le flux d'activités. En analysant la séquence et la fréquence de ces activités, les analystes peuvent identifier les chemins de processus courants, les goulots d'étranglement, les déviations par rapport à la procédure standard et les zones de reprise. Il constitue l'épine dorsale de toute analyse de Process Mining.

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du workflow de demande, y compris les goulots d'étranglement et les déviations.

Dérivé des journaux d'événements, des pistes d'audit ou des enregistrements de changement de statut au sein de SAP Ariba, souvent associés aux tables d'en-tête et d'articles de la demande.

L'horodatage de l'événement (Event Timestamp) enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Ces données de haute précision sont essentielles pour ordonner correctement les événements au sein de chaque cas et pour calculer la durée entre les différentes étapes du processus.

En analyse, cet horodatage est la base de tous les calculs basés sur le temps, y compris les temps de cycle, les temps d'attente et les durées de traitement. Il est utilisé pour alimenter des dashboards qui analysent les performances, tels que le temps de cycle d'approbation des demandes et l'analyse des goulots d'étranglement du chemin d'approbation. La précision de ce champ impacte directement la fiabilité de toutes les métriques de performance.

Cet attribut fournit l'ordre chronologique des événements et est la base de tous les calculs de performance et de durée, tels que les temps de cycle et les goulots d'étranglement.

Généralement trouvé à côté des enregistrements d'activité ou de changement de statut dans la piste d'audit ou les tables de journaux de transactions de SAP Ariba.

La catégorie d'article (Item Category) fournit des détails sur ce qui est acheté. Cette classification aide à comprendre les modèles de dépenses et à appliquer des stratégies et politiques d'approvisionnement spécifiques aux catégories.

Dans le Process Mining, cet attribut est vital pour le dashboard 'Analyse des modifications de demandes', car il peut mettre en évidence si certaines catégories d'articles sont plus sujettes aux modifications, indiquant des spécifications peu claires ou une tarification volatile. Il permet également de comparer les performances du processus, comme les délais d'approbation, entre différents types d'achats pour voir si des catégories spécifiques rencontrent plus de friction.

Permet une analyse basée sur le type de biens ou de services achetés, aidant à identifier les goulots d'étranglement ou les problèmes de conformité spécifiques à une catégorie.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations se trouvent généralement au niveau de l'article de la demande.

Cet attribut définit la variante de processus standard ou la matrice d'approbation à laquelle une demande d'achat doit adhérer en fonction de ses caractéristiques, telles que la valeur, la catégorie d'article et le département. Il représente le processus 'cible' ou le 'chemin idéal'.

C'est fondamental pour la vérification de conformité et est utilisé dans le dashboard 'Aperçu de la conformité des demandes'. En comparant la séquence réelle des activités au chemin de workflow d'approbation attendu, les analystes peuvent détecter automatiquement les violations de politique, les étapes d'approbation non autorisées ou les contrôles ignorés. C'est critique pour l'audit interne et la gestion des risques.

Définit le processus standard à suivre, permettant la vérification de conformité pour détecter automatiquement les déviations et les violations de politique.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ceci peut être dérivé de la configuration de la matrice d'approbation ou d'un champ spécifique de la demande.

Cet attribut fournit un contexte organisationnel en identifiant quelle partie de l'entreprise a initié la demande. Il est généralement dérivé du profil utilisateur du demandeur ou spécifié directement sur le formulaire de demande.

En analyse, c'est une dimension puissante pour le filtrage et la comparaison. Il est utilisé dans presque tous les dashboards, tels que 'Temps de cycle d'approbation des demandes' et 'Analyse du taux de rejet des demandes', pour ventiler les métriques par département. Cela permet d'identifier quels départements ont les temps de cycle les plus longs, les taux de modification les plus élevés ou les demandes les plus non conformes, guidant ainsi les efforts d'amélioration ciblés des processus.

Permet de segmenter et de comparer les performances des processus entre les différentes parties de l'organisation, en mettant en évidence les problèmes spécifiques à un service ou les meilleures pratiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. Généralement disponible dans les données d'en-tête de la demande, souvent lié au profil utilisateur du demandeur.

L'attribut Utilisateur de l'événement (Event User) identifie la personne responsable de l'exécution d'une étape spécifique du processus. Il peut s'agir de l'employé qui a soumis la demande, du responsable qui l'a approuvée ou de l'agent d'approvisionnement qui l'a traitée.

Cet attribut est essentiel pour l'analyse de la charge de travail, les comparaisons de performances et l'identification des opportunités de formation. Il alimente le dashboard 'Charge de travail et performance des approbateurs' en permettant l'analyse des temps d'approbation par utilisateur. Il est également utilisé pour investiguer les sources de retards ou de déviations en les retraçant jusqu'à des individus ou des équipes spécifiques.

Il permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, des performances des utilisateurs et de l'allocation des ressources, aidant à identifier les goulots d'étranglement causés par des utilisateurs ou des équipes spécifiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont souvent stockées dans les tables de journal d'audit ou d'historique, liées aux données de base des utilisateurs.

Cet attribut capture la valeur financière de l'ensemble de la demande. C'est une information de contexte commercial cruciale qui aide à catégoriser et à prioriser les demandes.

L'analyse des métriques de processus par rapport à cette valeur peut révéler des modèles importants. Par exemple, les demandes de grande valeur peuvent suivre des chemins d'approbation différents, plus stricts, ou connaître des temps de cycle plus longs. Cet attribut est essentiel pour comprendre l'impact financier des inefficacités de processus et pour catégoriser les demandes en tranches de valeur pour une analyse comparative.

Fournit un contexte financier crucial, permettant d'analyser comment la valeur des demandes d'achat impacte le comportement du processus, tels que les délais d'approbation et la complexité des workflows.

Consultez la documentation SAP Ariba. C'est un champ standard de l'en-tête de la demande d'achat.

Lorsqu'une demande est refusée, les approbateurs fournissent souvent une raison, qui peut être du texte libre ou sélectionnée à partir d'une liste prédéfinie. Cet attribut capture ce feedback crucial.

Ces données sont la pierre angulaire du dashboard 'Analyse du taux de rejet des demandes'. L'analyse des raisons de rejet les plus courantes aide à identifier les causes profondes des échecs de processus, tels que des codifications incorrectes, une justification insuffisante ou des problèmes budgétaires. Ces insights peuvent ensuite être utilisés pour améliorer la formation des demandeurs et la qualité des soumissions initiales, réduisant ainsi les reprises.

Fournit une vision directe des raisons pour lesquelles les demandes échouent, permettant une analyse des causes profondes pour réduire les reprises et améliorer les taux de réussite dès la première fois.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont généralement enregistrées dans la section des commentaires ou de l'historique associée à un événement de rejet.

Le niveau d'urgence (Urgency Level), souvent représenté par un indicateur de priorité, signale le besoin commercial d'un traitement accéléré. Il est généralement défini par le demandeur pour s'assurer que les besoins critiques sont traités rapidement.

Cet attribut est le moteur principal du dashboard 'Moniteur de processus des demandes urgentes' et du KPI 'Temps de traitement des demandes urgentes'. Il permet une comparaison directe des temps de cycle entre les demandes urgentes et standard pour valider si le traitement prioritaire est efficace. L'analyse des déviations ou des retards dans les demandes urgentes est un cas d'utilisation clé pour assurer la continuité des activités.

Permet de prioriser l'analyse et de suivre si les demandes à haute priorité sont traitées plus rapidement, garantissant ainsi que les besoins commerciaux critiques sont satisfaits.

Consultez la documentation SAP Ariba. Il s'agit souvent d'un champ sélectionnable dans le formulaire de création de demande.

Cet attribut reflète le statut en temps réel d'une demande d'achat, comme 'En rédaction', 'Soumise', 'Approuvée', 'Refusée' ou 'Clôturée'. Il offre un aperçu de l'état de chaque cas dans le processus au moment de l'extraction des données.

Bien que le Process Mining reconstitue le flux historique, cet attribut est vital pour le suivi opérationnel. C'est le point de données principal pour le 'Suivi en temps réel du statut des demandes', permettant aux managers de voir la charge de travail actuelle et d'identifier les demandes bloquées ou en attente. Il fournit une visibilité immédiate et exploitable sur le pipeline de demandes actif.

Permet un suivi en temps réel du pipeline des demandes, aidant à identifier et à résoudre les requêtes bloquées ou vieillissantes avant qu'elles ne deviennent problématiques.

Consultez la documentation SAP Ariba. C'est un champ de statut standard de l'en-tête de la demande.

C'est une métrique calculée qui mesure la durée totale de bout en bout pour convertir un besoin commercial en un bon de commande exploitable. Elle offre une vue complète de l'efficacité de la phase initiale du processus d'approvisionnement.

Cet attribut soutient directement le KPI 'Délai entre la demande et le bon de commande'. Il est calculé comme la différence de temps entre les événements 'Demande créée' et 'Bon de commande créé'. L'analyse de cette métrique aide les organisations à comprendre le délai total subi par les utilisateurs métier et à identifier les domaines d'amélioration holistique.

Mesure le temps de bout en bout complet de la demande à la commande, fournissant un KPI holistique pour l'efficacité du cycle d'approvisionnement.

Calculé en soustrayant l'horodatage de 'Demande créée' de l'horodatage de 'Commande créée'.

Cet attribut indique la date et l'heure de la dernière extraction ou mise à jour des données pour un événement donné. Il offre une transparence sur la fraîcheur des données analysées, ce qui est particulièrement important pour le suivi des processus en cours.

Les analystes utilisent cette information pour comprendre la récence des informations générées. Pour des dashboards comme le 'Suivi en temps réel du statut des demandes', ce champ est critique pour informer les utilisateurs de l'actualité des informations affichées. Il aide à gérer les attentes concernant l'actualité des données.

Indique la fraîcheur des données, ce qui est essentiel pour comprendre l'actualité et la pertinence des informations du Process Mining.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté à chaque enregistrement pendant le processus d'ingestion des données.

Cette métrique calculée mesure la durée des segments individuels au sein du workflow d'approbation plus large. Elle isole le temps passé à attendre un approbateur spécifique ou un niveau d'approbation.

Cet attribut est essentiel pour le dashboard 'Analyse des goulots d'étranglement du chemin d'approbation' et le KPI 'Durée moyenne des étapes d'approbation'. Il est calculé comme le temps entre un événement 'Étape d'approbation commencée' et l'événement correspondant 'Étape d'approbation approuvée' ou 'Étape d'approbation rejetée'. Cette mesure granulaire identifie les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent des retards.

Offre une vue granulaire du workflow d'approbation, identifiant les étapes ou les approbateurs spécifiques à l'origine des goulots d'étranglement.

Calculé comme la différence entre les horodatages de 'Étape d'approbation démarrée' et son événement terminal correspondant ('Approuvé' ou 'Rejeté').

Cet attribut fait la distinction entre les événements système automatisés, tels que les auto-approbations ou les changements de statut pilotés par le système, et les activités manuelles effectuées par les utilisateurs. C'est crucial pour comprendre le niveau d'automatisation du processus.

En analyse, cela aide à mesurer avec précision l'effort humain et à identifier les opportunités d'automatisation supplémentaire. Par exemple, le filtrage des activités manuelles permet un calcul précis des temps de traitement centrés sur l'utilisateur. Il aide également à valider que les règles automatisées fonctionnent comme prévu dans le processus.

Distingue les actions humaines des actions système, ce qui est essentiel pour mesurer les taux d'automatisation et identifier de nouvelles opportunités d'automatisation.

Ceci est généralement dérivé en vérifiant si l''Utilisateur de l'événement' correspond à un ID d'utilisateur système ou de lot.

Cet attribut calculé identifie les cas qui ont subi au moins une activité de 'Demande modifiée'. Il simplifie le processus de signalement des demandes qui ont nécessité des modifications au cours de leur cycle de vie.

Cet indicateur est utilisé pour calculer le KPI 'Taux de modification des demandes'. En comptant le nombre de cas où cet indicateur est vrai, les analystes peuvent facilement mesurer la fréquence des reprises et investiguer les causes profondes en le corrélant avec d'autres attributs comme 'Nom du demandeur' ou 'Catégorie d'article'.

Simplifie le calcul du KPI de taux de modification, aidant à quantifier les reprises et à identifier les domaines nécessitant des spécifications initiales plus claires.

Calculé comme vrai si un cas contient une ou plusieurs activités 'Demande modifiée', et faux sinon.

Cet attribut calculé est une mesure d'inefficacité plus large que 'EstModifié'. Il signale les cas qui ont connu des boucles de reprise importantes, typiquement définies comme ayant un ou plusieurs événements 'Étape d'approbation rejetée' ou plusieurs événements 'Demande modifiée'.

Cet indicateur est utilisé pour calculer le KPI 'Taux de reprise des demandes'. Il aide à quantifier les coûts cachés et les retards associés aux échecs de processus. L'analyse des cas marqués comme des reprises peut révéler des modèles liés à certains approbateurs, départements ou types de demandes qui entraînent des frictions dans le processus.

Identifie les cas présentant des frictions de processus significatives, telles que les rejets, permettant une analyse ciblée des causes d'inefficacité et de retard.

Calculé comme vrai si un cas contient une activité de rejet ou plus d'une activité de modification.

Cet attribut lie une demande d'achat à son document en aval, le Bon de Commande (PO). Sa présence signifie la conversion réussie d'une demande en commande.

C'est essentiel pour une analyse de processus de bout en bout qui s'étend au-delà de la phase de demande. Il est utilisé pour calculer le KPI 'Délai entre la demande et le bon de commande' en connectant l'événement de création de la demande à l'événement de création du bon de commande. Cela offre une vue holistique de la phase initiale du cycle d'approvisionnement.

Lie la demande à la commande d'achat subséquente, permettant la mesure du temps de cycle de bout en bout Demande-à-Commande.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont généralement stockées dans les données des articles de la demande après la génération d'une commande.

Cet attribut identifie le responsable ou la partie prenante spécifique en charge d'une activité d'approbation. Il est distinct de l''Utilisateur de l'événement' général car il se rapporte spécifiquement aux tâches d'approbation.

C'est un attribut clé pour le dashboard 'Charge de travail et performance des approbateurs'. Il permet de suivre le nombre de demandes traitées par chaque approbateur et leur temps d'approbation moyen. Cela aide à identifier les goulots d'étranglement individuels, à équilibrer les charges de travail et à évaluer les performances par rapport aux objectifs.

Identifie la personne spécifique responsable d'une approbation, permettant un équilibrage détaillé de la charge de travail et une analyse des performances des approbateurs.

Consultez la documentation SAP Ariba. Ces informations sont stockées dans les données de flux d'approbation liées à la demande.

Cet attribut au niveau du cas identifie le créateur de la demande d'achat. Il fournit un contexte sur l'origine de la demande et la partie prenante individuelle.

En analyse, cet attribut est utilisé pour filtrer le processus et analyser le comportement par des demandeurs spécifiques. Par exemple, les dashboards 'Analyse des modifications de demandes' et 'Analyse du taux de rejet des demandes' l'utilisent pour identifier les individus qui pourraient nécessiter une formation supplémentaire en raison de taux élevés de modifications ou de rejets. Il aide à personnaliser les retours et les initiatives d'amélioration.

Identifie le créateur de la demande, permettant une analyse du comportement et de la qualité du processus par demandeur.

Consultez la documentation SAP Ariba. C'est un champ standard de l'en-tête de la demande, souvent étiqueté 'Créé par' ou 'Demandeur'.

Cet attribut identifie l'origine des données du processus. Pour cette vue, la valeur serait systématiquement 'SAP Ariba', mais dans un contexte plus large où les données pourraient être fusionnées à partir de plusieurs systèmes, ce champ est crucial pour la traçabilité des données et le dépannage.

En analyse, il aide à confirmer l'origine des données et peut être utilisé pour filtrer ou comparer des processus qui s'étendent sur différents systèmes. Il assure la clarté et la confiance dans la source de données, ce qui est important pour l'adhésion des parties prenantes.

Identifie l'origine des données, ce qui est crucial pour la gouvernance des données, le dépannage et la compréhension du contexte de l'analyse.

Il s'agit généralement d'une valeur statique ajoutée pendant le processus d'extraction et de transformation des données pour étiqueter l'origine du jeu de données.

C'est une métrique calculée qui mesure la durée du processus d'approbation principal. C'est un indicateur clé de performance (KPI) qui reflète l'efficacité du workflow d'approbation.

Ce KPI alimente directement le dashboard 'Temps de cycle d'approbation des demandes' et constitue la base du KPI 'Temps d'approbation moyen des demandes'. Il est calculé comme la différence de temps entre les événements 'Demande soumise' et 'Demande approuvée' pour chaque cas. L'analyse de cette métrique aide à identifier les retards globaux dans la chaîne d'approbation.

Mesure l'efficacité du processus d'approbation principal, soutenant directement un KPI clé et un tableau de bord pour identifier et réduire les retards.

Calculé en soustrayant l'horodatage de 'Demande soumise' de l'horodatage de 'Demande approuvée'.