Ihre Purchase-to-Pay – Bestellanforderungs-Datenvorlage

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder eine Statusänderung innerhalb des Lebenszyklus der Bestellanforderung. Er bietet eine lesbare Bezeichnung für Ereignisse wie 'Bestellanforderung eingereicht', 'Genehmigungsschritt gestartet' oder 'Bestellanforderung abgelehnt' und bildet die Grundbausteine der Prozesslandkarte.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Prozesserkenntnis und -analyse. Durch das Aneinanderreihen dieser Aktivitäten können Process Mining Tools den tatsächlichen Prozessfluss visualisieren, Abweichungen vom Standardverfahren erkennen und Engpässe oder Nacharbeitszyklen aufzeigen. Konsistente und aussagekräftige Aktivitätsnamen sind der Schlüssel zur Erstellung eines verständlichen und umsetzbaren Prozessmodells.

Es definiert die einzelnen Prozessschritte, die für die Visualisierung der Prozesslandkarte und die Analyse des Prozessflusses unerlässlich sind.

Oft abgeleitet aus Event Logs, Statusänderungstabellen oder Transaktionscodes, die dem Bestellanforderungsdokument zugeordnet sind.

Die Purchase Requisition ID (Bestellanforderungs-ID) ist ein eindeutiger Schlüssel, der jedem Bestellanforderungsdokument bei seiner Erstellung zugewiesen wird. Sie dient als zentraler Referenzpunkt für alle Aktivitäten, Änderungen und Genehmigungen, die mit einem einzigen Antrag von der Initiierung bis zum Abschluss verbunden sind.

Im Process Mining ist diese ID entscheidend für die Case Correlation (Fallkorrelation). Sie ermöglicht es dem System, die End-to-End-Reise jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren und unterschiedliche Ereignisse wie 'Bestellanforderung erstellt', 'Genehmigungsschritt genehmigt' und 'Bestellung erstellt' zu einem kohärenten Prozessfluss zu verbinden. Die Analyse von Prozessvarianten, Zykluszeiten und Ergebnissen ist ohne einen konsistenten und eindeutigen Case Identifier (Fall-ID) unmöglich.

Dies ist der wesentliche Schlüssel zur Verfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Bestellanforderung, der die Verbindung aller zusammengehörigen Ereignisse zu einer einzigen Prozessinstanz ermöglicht.

Typischerweise in den Kopfdaten der Bestellanforderungstransaktion oder Dokumententabelle zu finden.

Die Event Time, oft als Timestamp bezeichnet, zeichnet den genauen Zeitpunkt auf, zu dem eine Aktivität stattfand. Diese Daten sind entscheidend für die korrekte Sequenzierung von Events und für alle zeitbasierten Prozessanalysen, einschließlich der Zykluszeitberechnung, Engpasserkennung und Leistungsüberwachung.

Im Process Mining werden Timestamps verwendet, um die Aktivitäten innerhalb jedes Case zu ordnen und die Dauer zwischen verschiedenen Schritten zu messen. Die Analyse dieser Dauern hilft, Verzögerungen aufzudecken, die Ursachen langer Zykluszeiten zu verstehen und zu bewerten, ob Service Level Agreements eingehalten werden. Genaue und vollständige Timestamp-Daten sind eine Voraussetzung für jede aussagekräftige Leistungsanalyse.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten und die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Wird typischerweise in System-Audit-Trails, Event Logs oder als Erstellungs- oder Änderungsdatum in Transaktionsdatensätzen erfasst.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt die Aktualität der analysierten Daten an. Er zeigt, wann der Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert und in die Process Mining Umgebung geladen wurde.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die operative Überwachung und um sicherzustellen, dass Analysen auf aktuellen Informationen basieren. Es hilft Benutzern, die mögliche Verzögerung zwischen realen Ereignissen und deren Darstellung im Prozessmodell zu verstehen. Dashboards und KPIs, die laufende Operationen verfolgen, stützen sich auf diese Informationen, um zeitnahe und relevante Einblicke zu liefern.

Es informiert Benutzer über die Aktualität der Daten, was entscheidend dafür ist, dass Analysen relevant und auf dem neuesten Stand sind.

Wird typischerweise vom Datenintegrations- oder ETL-Tool (Extract, Transform, Load) während des Datenladeprozesses hinzugefügt.

Das Attribut Quellsystem gibt den Ursprung der Prozessdaten an. In Organisationen mit mehreren Systemen, wie einem zentralen ERP-System und einem spezialisierten E-Procurement-Tool, hilft dieses Feld, Daten aus verschiedenen Quellen zu unterscheiden.

Diese Information ist wertvoll für die Datenvalidierung, Fehlerbehebung und das Verständnis von Prozessvariationen, die systemabhängig sein können. Zum Beispiel können Bestellanforderungen, die in einem System entstanden sind, einen anderen Genehmigungspfad durchlaufen oder eine schnellere Durchlaufzeit haben als jene aus einem anderen System. Die Analyse von Daten nach Quellsystem kann Integrationsprobleme oder Möglichkeiten zur Systemkonsolidierung aufdecken.

Es liefert Kontext zum Datenursprung, was für die Datenvalidierung und die Analyse von Prozessunterschieden über mehrere Systeme hinweg entscheidend ist.

Dies ist oft ein statischer Wert, der während des Datenextraktionsprozesses hinzugefügt wird oder in technischen Metadatenfeldern zu finden ist.

Das Attribut Abteilung repräsentiert die Organisationseinheit, die für den Einkauf verantwortlich ist, wie z.B. 'Marketing', 'IT' oder 'Finanzen'. Es ist ein zentraler Bestandteil der Finanz- und Organisationsdaten, der für die Budgetierung und Kostenverteilung verwendet wird.

Im Process Mining ist die Analyse von Daten nach Abteilung eine gängige und effektive Technik. Sie ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und hilft, zu ermitteln, welche Abteilungen am effizientesten sind und welche möglicherweise Unterstützung benötigen. Diese Analyse kann Variationen bei Durchlaufzeiten, Genehmigungsraten oder Compliance aufdecken, die spezifisch für die Einkaufsgewohnheiten oder internen Prozesse einer Abteilung sind.

Es ermöglicht Leistungs-Benchmarking und Kostenanalysen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg, wodurch abteilungsspezifische Prozessverhaltensweisen aufgedeckt werden.

Typischerweise in den Kopf- oder Positionsdaten der Bestellanforderung verfügbar, verknüpft mit der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Der Bestellanforderungstyp klassifiziert die Bestellanforderung nach ihrer Art oder ihrem Zweck. Beispiele hierfür sind Anfragen für Standardmaterialien, Dienstleistungen, Investitionsausgaben oder aus einem bestimmten Katalog. Diese Klassifizierung bestimmt oft den Genehmigungs-Workflow und die buchhalterische Behandlung.

Die Analyse des Prozesses nach Bestellanforderungstyp hilft zu verstehen, ob verschiedene Arten von Anfragen unterschiedliche Pfade verfolgen oder unterschiedliche Effizienzgrade aufweisen. Beispielsweise könnten Investitionsanforderungen aufgrund zusätzlicher Genehmigungsebenen längere Zykluszeiten haben, während Anfragen für Standardkatalogartikel stark automatisiert sein können. Diese Analyse hilft bei der Gestaltung und Optimierung typspezifischer Prozessvarianten.

Es ermöglicht die Analyse unterschiedlicher Prozesspfade, da der Bestellanforderungstyp oft den erforderlichen Genehmigungs-Workflow und dessen Komplexität bestimmt.

Diese Information wird typischerweise als Dokumententyp oder Kategoriecode in den Kopfdaten der Bestellanforderung gespeichert.

Die Purchase Order ID (Bestell-ID) ist die eindeutige Nummer des Bestellbelegs, der aus einer genehmigten Bestellanforderung erstellt wird. Dieses Feld verknüpft den Anforderungsprozess mit den nachfolgenden Beschaffungs- und Zahlungsprozessen.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse der Effizienz der Umwandlung von Bestellanforderung in Bestellung. Es bestätigt, dass eine Bestellanforderung erfolgreich zu einer Bestellung führte, und ermöglicht die Messung der Zeit, die für diese Umwandlung benötigt wird. Durch die Analyse, welche Bestellanforderungen eine entsprechende Bestellung haben, können Unternehmen die Effektivität der Vorbeschaffungsphase bewerten und Bestellanforderungen identifizieren, die genehmigt, aber nie ausgeführt werden.

Es verknüpft die Bestellanforderung mit dem nachfolgenden Beschaffungsprozess und ermöglicht so die Analyse von Bestellanforderungs-zu-Bestellungs-Konvertierungsraten und -zeiten.

Oft in den Bestellanforderungsdokumentdaten nach Erstellung einer Bestellung zu finden, manchmal in einer Tabelle für verknüpfte Dokumente oder den Dokumentenfluss.

Der Bestellanforderungsbetrag repräsentiert den gesamten finanziellen Wert aller in der Bestellanforderung angeforderten Artikel und Dienstleistungen. Dies ist eine wichtige Finanzkennzahl, die während des gesamten Beschaffungsprozesses verwendet wird.

In der Prozessanalyse ist dieses Attribut entscheidend für die wertbasierte Filterung und Analyse. Es ermöglicht die Segmentierung von Bestellanforderungen in Kategorien wie „hochwertig“ und „geringwertig“, die oft unterschiedliche Genehmigungs-Workflows und Risikoprofile aufweisen. Die Analyse von Zykluszeiten oder Ablehnungsraten basierend auf dem Bestellanforderungsbetrag kann zeigen, dass hochwertige Anfragen deutlich länger zur Genehmigung benötigen oder häufiger abgelehnt werden, was einen Ausgangspunkt für Prozessverbesserungen bietet.

Es ermöglicht eine wertbasierte Analyse, die hilft, Bestellanforderungen mit hohem Wert zu priorisieren und zu verstehen, wie der finanzielle Wert das Prozessverhalten beeinflusst.

Typischerweise in den Kopfdaten der Bestellanforderungstransaktion oder Dokumententabelle zu finden.

Der Bestellanforderungsstatus gibt den Zustand der Bestellanforderung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder ihr Endergebnis an. Gängige Status sind „In Bearbeitung“, „Zur Genehmigung ausstehend“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“ und „Geschlossen“.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Ergebnisprüfung und das operative Monitoring. Es ermöglicht Analysten, Bestellanforderungen nach ihrem Endzustand zu filtern, um Metriken wie Ablehnungsraten oder Bestellungs-Konvertierungsraten zu berechnen. Im operativen Kontext hilft es Teams, die aktuelle Arbeitslast zu verstehen, z. B. die Anzahl der zur Genehmigung ausstehenden Bestellanforderungen, wodurch sie die Arbeit priorisieren und Ressourcen effektiv verwalten können.

Es bietet einen klaren Überblick über die Bestellanforderungsergebnisse, ermöglicht die Berechnung wichtiger Metriken wie Ablehnungsraten und unterstützt das operative Arbeitslastmanagement.

In der Regel im Kopfstatusfeld des Bestellanforderungsdokuments zu finden.

Der Name des Anfragenden identifiziert die Person, die die Bestellanforderung initiiert hat. Dies ist typischerweise der Geschäftsanwender, der die Waren oder Dienstleistungen benötigt.

Die Analyse des Prozesses nach Anfragendem kann helfen, Muster im Zusammenhang mit bestimmten Personen oder Gruppen zu identifizieren. Zum Beispiel kann sie aufzeigen, ob bestimmte Anfragende häufig unvollständige oder nicht-konforme Bestellanforderungen einreichen, die Nacharbeit erfordern. Diese Informationen können genutzt werden, um gezielte Schulungen anzubieten oder den Anforderungsprozess für häufige Benutzergruppen zu vereinfachen, was letztlich Effizienz und Compliance verbessert.

Es hilft, benutzerspezifische Verhaltensweisen zu identifizieren, was gezielte Schulungen und Prozessverbesserungen für Einzelpersonen oder Teams ermöglicht.

In den Kopfdaten der Bestellanforderung zu finden, oft mit den Mitarbeiterstammdaten verknüpft.

Das Attribut Währung gibt die Geldbetragseinheit für den Bestellanforderungswert an. In multinationalen Organisationen können Bestellanforderungen in verschiedenen Währungen erstellt werden, abhängig vom Standort des Anforderers oder Lieferanten.

Dieses Feld ist unerlässlich für eine präzise Finanzberichterstattung und -analyse. Es stellt sicher, dass monetäre Werte korrekt interpretiert werden und ermöglicht eine korrekte Umrechnung bei der Aggregation von Daten über verschiedene Regionen hinweg. Jede Analyse, die den Bestellanforderungswert betrifft, muss die Währung berücksichtigen, um den direkten Vergleich unterschiedlicher Geldeinheiten zu vermeiden.

Es liefert den notwendigen Kontext für Finanzdaten und gewährleistet eine genaue Interpretation und Aggregation der Bestellanforderungswerte über Regionen hinweg.

Typischerweise in den Kopfdaten der Bestellanforderungstransaktion zu finden, neben den Betragsfeldern.

Der Ablehnungsgrund ist ein Textfeld oder Code, der erklärt, warum eine Bestellanforderung abgelehnt wurde. Genehmigende geben diese Information, um Feedback an den Anforderer zu geben, der den Antrag möglicherweise ändern und erneut einreichen muss.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Ursachenanalyse von Prozessfehlern. Durch die Kategorisierung und Analyse von Ablehnungsgründen können Organisationen häufige Probleme identifizieren, wie 'Falscher GL-Code', 'Budget überschritten' oder 'Nicht-konformer Lieferant'. Diese Erkenntnisse können gezielte Verbesserungen vorantreiben, wie z.B. bessere Schulungen für Anforderer, klarere Kommunikationsrichtlinien oder Systemverbesserungen zur Vermeidung häufiger Fehler.

Es bietet direkte Einblicke, warum Bestellanforderungen fehlschlagen, und ermöglicht eine Ursachenanalyse, um Nacharbeit zu reduzieren und die Erstgenehmigungsraten zu verbessern.

Wird typischerweise in einem Kommentar- oder Notizfeld erfasst, das mit der Aktivität 'Abgelehnt' oder der Statusänderung verknüpft ist.

Der Benutzername identifiziert die Person, die für eine bestimmte Aktivität im Prozess-Log verantwortlich ist. Dies ist ein allgemeines Attribut, das den Anforderer, einen Bearbeiter, einen Genehmiger oder jede andere Person erfassen kann, die mit der Bestellanforderung interagiert.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Ressourcen- und Automatisierungsanalyse. Es hilft, das 'Vier-Augen-Prinzip' (Übergaben zwischen verschiedenen Benutzern) zu verstehen und kann zur Berechnung von Automatisierungsraten verwendet werden, indem Aktivitäten identifiziert werden, die von System- oder Batch-Benutzern durchgeführt wurden. Die Analyse von Aktivitäten nach Benutzer hilft zu verstehen, wie verschiedene Rollen mit dem Prozess interagieren.

Dieses Attribut ist entscheidend, um Übergaben zwischen Benutzern zu verstehen, Automatisierung zu analysieren und spezifische Prozessschritte dem richtigen Akteur zuzuordnen.

Im Audit Trail oder den Event Log-Daten jeder Transaktion zu finden, oft als User ID gespeichert.

Die Dringlichkeitsstufe, manchmal auch Priorität genannt, ist ein Feld, das von Anforderern verwendet wird, um anzugeben, wie schnell die angeforderten Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese Klassifizierung kann beeinflussen, wie die Bestellanforderung vom Beschaffungsteam und den Genehmigenden geleitet und priorisiert wird.

Die Analyse der Prozessleistung nach Dringlichkeitsstufe hilft festzustellen, ob der Prozess auf die Geschäftsanforderungen reagiert. Zum Beispiel kann man überprüfen, ob Anfragen mit 'hoher' Dringlichkeit tatsächlich schneller bearbeitet werden als solche mit 'niedriger' Dringlichkeit. Ist dies nicht der Fall, kann dies auf einen Engpass oder ein Versagen des Priorisierungsmechanismus hinweisen, das behoben werden muss.

Es hilft zu bewerten, ob der Prozess dringende Anfragen effektiv priorisiert und ob die angegebene Dringlichkeit mit der tatsächlichen Bearbeitungsgeschwindigkeit übereinstimmt.

Meist ein optionales oder Pflichtfeld im Bestellanforderungsformular, das in den Bestellanforderungs-Kopfdaten gespeichert wird.

Das 'Required By Date' (Benötigt-bis-Datum) wird vom Anforderer angegeben, um die Frist für die Erfüllung zu kennzeichnen. Dieses Datum dient als Ziel für den gesamten Beschaffungsprozess, von der Genehmigung der Bestellanforderung bis zur endgültigen Lieferung.

Dieses Attribut ist wichtig für die Analyse der Prozesseffizienz und deren Ausrichtung an den Geschäftsanforderungen. Durch den Vergleich des 'Required By Date' mit dem tatsächlichen Erstellungsdatum der Bestellung oder dem Lieferdatum können Organisationen ihre Fähigkeit messen, interne Service Level Agreements einzuhalten. Es hilft, kritische Fragen zu beantworten, z.B. ob der Beschaffungsprozess schnell genug ist, um geschäftliche Fristen einzuhalten.

Es bietet einen Benchmark zur Messung der Prozessleistung im Vergleich zu Geschäftsfristen und zur Bewertung der termingerechten Erfüllungskapazitäten.

Wird typischerweise vom Benutzer bei der Erstellung der Bestellanforderung eingegeben und in den Kopf- oder Positionsdetails der Bestellanforderung gespeichert.

Der Genehmigername identifiziert die Person, Rolle oder Gruppe, die einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt im Workflow ausgeführt hat. Dies unterscheidet sich vom Anfragenden oder dem allgemeinen Benutzer, der andere Aktivitäten ausführen könnte.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse des Genehmigungsprozesses selbst. Es hilft, die Leistung des Genehmigers zu messen, z. B. die durchschnittliche Zeit, die ein Genehmiger für eine Entscheidung benötigt. Es kann auch die Arbeitslastverteilung identifizieren und zeigen, ob bestimmte Genehmiger Engpässe im Prozess darstellen. Diese Analyse unterstützt eine bessere Ressourcenallokation und Leistungsverwaltung innerhalb der Genehmigungskette.

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse des Genehmigungs-Workflows, einschließlich der Arbeitslast und Leistung der Genehmiger sowie der Identifizierung von Engpässen.

Im Event- oder Audit Log für genehmigungsbezogene Aktivitäten aufgezeichnet. Kann eine Verknüpfung mit Mitarbeiterstammdaten erfordern.