Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

La Hora del Evento, a menudo llamada timestamp, registra el momento exacto en que ocurrió una actividad. Estos datos son críticos para secuenciar los eventos correctamente y para todo análisis de procesos basado en el tiempo, incluyendo el cálculo del tiempo de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el monitoreo del rendimiento.\n\nEn Process Mining, los timestamps se utilizan para ordenar las actividades dentro de cada caso y para medir la duración entre diferentes pasos. Analizar estas duraciones ayuda a descubrir retrasos, entender las causas de los tiempos de ciclo largos y evaluar si se están cumpliendo los acuerdos de nivel de servicio. Los datos de timestamp precisos y completos son un requisito previo para cualquier análisis de rendimiento significativo.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar eventos, calcular tiempos de ciclo y analizar el rendimiento del proceso y los cuellos de botella.

Típicamente registrado en los registros de auditoría del sistema, registros de eventos, o como fecha de creación o modificación en los registros de transacciones.

El ID de Solicitud de Compra es una clave única asignada a cada documento de solicitud cuando se crea. Actúa como el punto de referencia central para todas las actividades, cambios y aprobaciones asociadas con una única solicitud, desde su inicio hasta su finalización.

En Process Mining, este ID es crucial para la correlación de casos. Permite al sistema reconstruir el recorrido de principio a fin de cada solicitud, conectando eventos dispares como 'Solicitud Creada', 'Paso de Aprobación Aprobado' y 'Orden de Compra Creada' en un flujo de proceso coherente. El análisis de variantes de proceso, tiempos de ciclo y resultados es imposible sin un identificador de caso consistente y único.

Esta es la clave esencial para rastrear el ciclo de vida completo de una solicitud, permitiendo la conexión de todos los eventos relacionados en una única instancia de proceso.

Típicamente encontrado en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o tabla de documentos.

El Nombre de la Actividad describe un único paso o cambio de estado dentro del ciclo de vida de la solicitud de compra. Proporciona una etiqueta legible para eventos como 'Solicitud Enviada', 'Paso de Aprobación Iniciado' o 'Solicitud Rechazada', formando los pilares fundamentales del mapa de procesos.

Este atributo es esencial para el descubrimiento y análisis de procesos. Al secuenciar estas actividades, las herramientas de Process Mining pueden visualizar el flujo de proceso real, identificar desviaciones del procedimiento estándar y señalar cuellos de botella o bucles de reelaboración. Los nombres de actividad coherentes y significativos son clave para crear un modelo de proceso comprensible y accionable.

Define los pasos individuales del proceso, esenciales para visualizar el mapa de procesos y analizar el flujo del proceso.

A menudo derivado de registros de eventos, tablas de cambio de estado o códigos de transacción asociados con el documento de solicitud.

El atributo Sistema de Origen especifica el origen de los datos del proceso. En organizaciones con múltiples sistemas, como un ERP central y una herramienta de e-procurement especializada, este campo ayuda a distinguir los datos de diferentes fuentes.

Esta información es valiosa para la validación de datos, la resolución de problemas y la comprensión de las variaciones del proceso que pueden depender del sistema. Por ejemplo, las solicitudes originadas en un sistema podrían seguir una ruta de aprobación diferente o tener un tiempo de ciclo más rápido que las de otro. El análisis de datos por sistema de origen puede revelar problemas de integración u oportunidades para la consolidación de sistemas.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, lo cual es crucial para la validación de datos y para analizar las diferencias de procesos entre múltiples sistemas.

Este es a menudo un valor estático añadido durante el proceso de extracción de datos o se puede encontrar en campos de metadatos técnicos.

La marca de tiempo de la Última Actualización de Datos indica la actualidad de los datos que se analizan. Muestra cuándo se extrajo el registro por última vez del sistema de origen y se cargó en el entorno de Process Mining.

Este atributo es esencial para el monitoreo operativo y para asegurar que los análisis se basen en información actual. Ayuda a los usuarios a comprender el posible retraso entre los eventos del mundo real y su representación en el modelo de proceso. Los Dashboards y KPIs que rastrean operaciones en curso dependen de esta información para proporcionar información oportuna y relevante.

Informa a los usuarios sobre la puntualidad de los datos, lo cual es fundamental para asegurar que los análisis sean relevantes y estén actualizados.

Típicamente añadido por la herramienta de integración de datos o ETL (Extract, Transform, Load) durante el proceso de carga de datos.

El atributo Departamento representa la unidad organizativa responsable de la compra, como 'Marketing', 'TI' o 'Finanzas'. Es un dato financiero y organizativo clave utilizado para la elaboración de presupuestos y la asignación de costos.

En Process Mining, analizar los datos por departamento es una técnica común y poderosa. Permite comparar el rendimiento entre diferentes unidades de negocio, ayudando a identificar qué departamentos son más eficientes y cuáles pueden necesitar apoyo. Este análisis puede revelar variaciones en el tiempo de ciclo, las tasas de aprobación o el cumplimiento que son específicos de los hábitos de compra o procesos internos de un departamento.

Permite la evaluación comparativa del rendimiento y el análisis de costos en diferentes unidades de negocio, revelando comportamientos de proceso específicos de cada departamento.

Típicamente disponible en los datos de cabecera o de línea de la solicitud de compra, vinculado a la estructura organizativa de la empresa.

El Estado de la Solicitud indica el estado de la solicitud en un momento dado o su resultado final. Los estados comunes incluyen 'En Progreso', 'Pendiente de Aprobación', 'Aprobada', 'Rechazada' y 'Cerrada'.\n\nEste atributo es esencial para el análisis de resultados y el monitoreo operativo. Permite a los analistas filtrar solicitudes basándose en su estado final para calcular métricas como las tasas de rechazo o las tasas de conversión a órdenes de compra. En un contexto operativo, ayuda a los equipos a comprender la carga de trabajo actual, como el número de solicitudes pendientes de aprobación, permitiéndoles priorizar el trabajo y gestionar los recursos de manera efectiva.

Proporciona una vista clara de los resultados de las solicitudes, permitiendo el cálculo de métricas clave como las tasas de rechazo y apoyando la gestión de la carga de trabajo operativa.

Normalmente se encuentra en el campo de estado de la cabecera del documento de solicitud de compra.

El ID de Orden de Compra es el número único del documento de OC generado a partir de una solicitud de compra aprobada. Este campo vincula el proceso de solicitud con los procesos posteriores de adquisición y pago.

Este atributo es fundamental para analizar la eficiencia de conversión de Solicitud a OC. Confirma que una solicitud resultó exitosamente en una orden de compra y permite medir el tiempo que tomó esta conversión. Al analizar qué solicitudes tienen una OC correspondiente, las empresas pueden evaluar la efectividad de la fase de pre-adquisición e identificar solicitudes que son aprobadas pero nunca ejecutadas.

Vincula la solicitud al proceso de adquisición subsiguiente, permitiendo el análisis de las tasas y tiempos de conversión de solicitud a orden de compra.

A menudo se encuentra en los datos del documento de solicitud después de que se ha creado una orden de compra, a veces en una tabla de documentos relacionados o de flujo de documentos.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria del Monto de la Solicitud. Para organizaciones multinacionales, las solicitudes pueden crearse en diversas monedas dependiendo de la ubicación del solicitante o proveedor.

Este campo es esencial para una contabilidad y análisis financiero precisos. Garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite una conversión adecuada al agregar datos de diferentes regiones. Cualquier análisis que implique el valor de la solicitud debe considerar la moneda para evitar comparar directamente unidades monetarias diferentes.

Proporciona el contexto necesario para los datos financieros, asegurando una interpretación y agregación precisas de los valores de las solicitudes en todas las regiones.

Típicamente ubicado en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra, junto con los campos de importe.

El Monto de Solicitud representa el valor financiero total de todos los artículos y servicios solicitados en la solicitud de compra. Esta es una métrica financiera clave utilizada en todo el proceso de adquisiciones.\n\nEn el análisis de procesos, este atributo es vital para el filtrado y análisis basado en el valor. Permite la segmentación de solicitudes en categorías como alto valor y bajo valor, que a menudo tienen diferentes workflows de aprobación y perfiles de riesgo. Analizar los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo basándose en el monto de la solicitud puede revelar que las solicitudes de alto valor tardan significativamente más en aprobarse o son rechazadas con mayor frecuencia, proporcionando un punto de partida para la mejora del proceso.

Permite un análisis basado en el valor, ayudando a priorizar las solicitudes de alto valor y a comprender cómo el valor financiero impacta el comportamiento del proceso.

Típicamente encontrado en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o tabla de documentos.

El Nombre del Solicitante identifica a la persona que inició la solicitud de compra. Esta persona es típicamente el usuario de negocio que necesita los bienes o servicios.\n\nAnalizar el proceso por solicitante puede ayudar a identificar patrones relacionados con individuos o grupos específicos. Por ejemplo, puede revelar si ciertos solicitantes presentan con frecuencia solicitudes incompletas o no conformes que requieren retrabajo. Esta información puede usarse para proporcionar capacitación dirigida o para simplificar el proceso de solicitud para grupos de usuarios comunes, mejorando en última instancia la eficiencia y el cumplimiento.

Ayuda a identificar comportamientos específicos del usuario, permitiendo capacitaciones dirigidas y mejoras de procesos para individuos o equipos.

Se encuentra en los datos de cabecera de la solicitud de compra, a menudo vinculado a los datos maestros del empleado.

El Tipo de Solicitud clasifica la petición de compra según su naturaleza o propósito. Ejemplos incluyen solicitudes de materiales estándar, servicios, gastos de capital o de un catálogo específico. Esta clasificación a menudo determina el workflow de aprobación y el tratamiento contable.\n\nAnalizar el proceso por tipo de solicitud ayuda a comprender si diferentes tipos de solicitudes siguen rutas distintas o experimentan diferentes niveles de eficiencia. Por ejemplo, las solicitudes de gastos de capital pueden tener tiempos de ciclo más largos debido a capas de aprobación adicionales, mientras que las solicitudes de artículos de catálogo estándar pueden estar altamente automatizadas. Este análisis ayuda a diseñar y optimizar variantes de proceso específicas por tipo.

Permite el análisis de diferentes rutas de proceso, ya que el tipo de solicitud a menudo determina el workflow de aprobación requerido y la complejidad.

Esta información se almacena típicamente como un tipo de documento o código de categoría en los datos de cabecera de la solicitud.

La Fecha Requerida es especificada por el solicitante para indicar la fecha límite de cumplimiento. Esta fecha sirve como objetivo para todo el proceso de adquisición, desde la aprobación de la solicitud hasta la entrega final.

Este atributo es importante para analizar la puntualidad del proceso y su alineación con las necesidades del negocio. Al comparar la Fecha Requerida con la fecha real de creación de la Orden de Compra o la fecha de entrega, las organizaciones pueden medir su capacidad para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio internos. Ayuda a responder preguntas críticas, como si el proceso de adquisición es lo suficientemente rápido para cumplir con los plazos del negocio.

Proporciona un benchmark para medir el rendimiento del proceso frente a los plazos comerciales y evaluar las capacidades de cumplimiento a tiempo.

Típicamente introducido por el usuario durante la creación de la solicitud y almacenado en los detalles de la cabecera o línea de la solicitud.

El Motivo de Rechazo es un campo de texto o código que explica por qué se denegó una solicitud. Los aprobadores proporcionan esta información para dar retroalimentación al solicitante, quien podría necesitar modificar y reenviar la solicitud.

Este atributo es invaluable para el análisis de causa raíz de los fallos del proceso. Al categorizar y analizar los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas comunes como 'Código de Cuenta Contable Incorrecto', 'Presupuesto Excedido' o 'Proveedor No Conforme'. Estos conocimientos pueden impulsar mejoras específicas, como una mejor capacitación para los solicitantes, una comunicación de políticas más clara o mejoras del sistema para prevenir errores comunes.

Proporciona una visión directa de por qué fallan las solicitudes, permitiendo el análisis de la causa raíz para reducir el retrabajo y mejorar las tasas de aprobación a la primera.

Típicamente capturado en un campo de comentarios o notas asociado a la actividad 'Rechazada' o a un cambio de estado.

El Nivel de Urgencia, a veces llamado Prioridad, es un campo utilizado por los solicitantes para indicar con qué rapidez se necesitan los bienes o servicios solicitados. Esta clasificación puede influir en cómo la solicitud es encaminada y priorizada por el equipo de adquisiciones y los aprobadores.

Analizar el rendimiento del proceso por nivel de urgencia ayuda a determinar si el proceso responde a las necesidades del negocio. Por ejemplo, se puede verificar si las solicitudes de urgencia 'Alta' se procesan realmente más rápido que las de urgencia 'Baja'. Si no es así, podría indicar un cuello de botella o un fallo en el mecanismo de priorización que necesita ser abordado.

Ayuda a evaluar si el proceso prioriza eficazmente las solicitudes urgentes y si la urgencia declarada se alinea con la velocidad de procesamiento real.

Normalmente un campo opcional u obligatorio en el formulario de creación de solicitudes, almacenado en la cabecera de la solicitud.

El Nombre de Usuario identifica al individuo responsable de cualquier actividad dada en el registro del proceso. Este es un atributo general que puede capturar al solicitante, un editor, un aprobador o cualquier otra persona que interactúe con la solicitud.

Este atributo es fundamental para el análisis de recursos y automatización. Ayuda a comprender el 'principio de las cuatro miradas' (transferencias de responsabilidades entre diferentes usuarios) y puede utilizarse para calcular las tasas de automatización identificando las actividades realizadas por usuarios del sistema o de procesos por lotes. Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender cómo los diferentes roles interactúan con el proceso.

Este atributo es esencial para comprender las transferencias entre usuarios, analizar la automatización y atribuir pasos de proceso específicos al actor correcto.

Encontrado en el registro de auditoría o en los datos del registro de eventos para cada transacción, a menudo almacenado como un ID de Usuario.

El Nombre del Aprobador identifica a la persona, rol o grupo que realizó un paso de aprobación o rechazo en el workflow. Esto es distinto del solicitante o del usuario general que podría realizar otras actividades.\n\nEste atributo es clave para analizar el proceso de aprobación en sí mismo. Ayuda a medir el rendimiento del aprobador, como el tiempo promedio que un aprobador tarda en tomar una decisión. También puede identificar la distribución de la carga de trabajo, mostrando si ciertos aprobadores son cuellos de botella en el proceso. Este análisis apoya una mejor asignación de recursos y gestión del rendimiento dentro de la cadena de aprobación.

Permite un análisis detallado del workflow de aprobación, incluyendo la carga de trabajo del aprobador, el rendimiento y la identificación de cuellos de botella.

Registrado en el log de eventos o auditoría para actividades relacionadas con la aprobación. Puede requerir unirse con los datos maestros del empleado.