Votre Modèle de Données de Demandes d'Achat – Du Bon de Commande au Paiement

L'heure de l'événement, souvent appelée timestamp, enregistre le moment exact où une activité a eu lieu. Ces données sont essentielles pour séquencer correctement les événements et pour toutes les analyses de processus basées sur le temps, y compris le calcul du temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et le suivi des performances.

En Process Mining, les timestamps sont utilisés pour ordonner les activités au sein de chaque case et pour mesurer la durée entre les différentes étapes. L'analyse de ces durées aide à découvrir les retards, à comprendre les causes des longs temps de cycle et à évaluer si les accords de niveau de service sont respectés. Des données de timestamp précises et complètes sont un prérequis pour toute analyse de performance significative.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance des processus ainsi que les goulots d'étranglement.

Généralement enregistré dans les journaux d'audit système, les journaux d'événements, ou comme date de création ou de modification sur les enregistrements de transaction.

L'ID de la demande d'achat (Purchase Requisition ID) est une clé unique attribuée à chaque document de demande lors de sa création. Il sert de point de référence central pour toutes les activités, modifications et approbations associées à une seule demande, de son initiation à sa finalisation.

En Process Mining, cet ID est crucial pour la corrélation des cas. Il permet au système de reconstituer le parcours de bout en bout de chaque demande, en connectant des événements disparates comme « Demande créée », « Étape d'approbation approuvée » et « Commande d'achat créée » en un flux de processus cohérent. L'analyse des variantes de processus, des temps de cycle et des résultats est impossible sans un identifiant de cas cohérent et unique.

C'est la clé essentielle pour suivre l'ensemble du cycle de vie d'une demande d'achat, permettant la connexion de tous les événements liés en une seule instance de processus.

Généralement trouvé dans les données d'en-tête de la transaction de demande d'achat ou de la table de documents.

Le nom de l'activité décrit une étape unique ou un changement de statut dans le cycle de vie d'une demande d'achat. Il fournit une étiquette lisible pour des événements comme « Demande soumise », « Étape d'approbation débutée » ou « Demande rejetée », constituant les éléments fondamentaux de la cartographie des processus.

Cet attribut est essentiel à la découverte et à l'analyse des processus. En séquençant ces activités, les outils de Process Mining peuvent visualiser le flux de processus réel, identifier les écarts par rapport à la procédure standard et repérer les goulots d'étranglement ou les boucles de retravail. Des noms d'activité cohérents et significatifs sont la clé pour créer un modèle de processus compréhensible et exploitable.

Il définit les étapes individuelles du processus, essentielles pour visualiser la cartographie de processus et analyser le flux de processus.

Souvent dérivé des journaux d'événements, des tables de changement de statut ou des codes de transaction associés au document de demande d'achat.

L'horodatage de la dernière mise à jour des données indique la fraîcheur des données analysées. Il montre la date et l'heure de la dernière extraction de l'enregistrement du système source et de son chargement dans l'environnement de Process Mining.

Cet attribut est essentiel pour la surveillance opérationnelle et pour garantir que les analyses sont basées sur des informations actuelles. Il aide les utilisateurs à comprendre le décalage potentiel entre les événements réels et leur représentation dans le modèle de processus. Les tableaux de bord et les KPI qui suivent les opérations en cours s'appuient sur cette information pour fournir des aperçus pertinents et opportuns.

Il informe les utilisateurs sur l'actualité des données, ce qui est essentiel pour garantir que les analyses sont pertinentes et à jour.

Généralement ajouté par l'outil d'intégration de données ou ETL (Extraction, Transformation, Chargement) pendant le processus de chargement des données.

L'attribut Système source spécifie l'origine des données de processus. Dans les organisations dotées de plusieurs systèmes, tels qu'un ERP central et un outil d'approvisionnement électronique spécialisé, ce champ aide à distinguer les données provenant de différentes sources.

Ces informations sont précieuses pour la validation des données, le dépannage et la compréhension des variations de processus qui peuvent dépendre du système. Par exemple, les demandes d'achat provenant d'un système peuvent suivre un chemin d'approbation différent ou avoir un temps de cycle plus rapide que celles provenant d'un autre. L'analyse des données par système source peut révéler des problèmes d'intégration ou des opportunités de consolidation des systèmes.

Il fournit un contexte sur l'origine des données, crucial pour la validation des données et pour l'analyse des différences de processus entre plusieurs systèmes.

C'est souvent une valeur statique ajoutée lors du processus d'extraction des données ou que l'on trouve dans les champs de métadonnées techniques.

L'attribut Département représente l'unité organisationnelle responsable de l'achat, comme le « Marketing », l'« IT » ou les « Finances ». C'est une information clé, à la fois financière et organisationnelle, utilisée pour la budgétisation et l'allocation des coûts.

En Process Mining, l'analyse des données par département est une technique courante et puissante. Elle permet de comparer les performances entre différentes unités commerciales, aidant à identifier quels départements sont les plus efficaces et lesquels pourraient nécessiter un soutien. Cette analyse peut révéler des variations dans les temps de cycle, les taux d'approbation ou la conformité, spécifiques aux habitudes d'achat ou aux processus internes d'un département.

Il permet l'analyse comparative des performances et l'analyse des coûts entre différentes unités commerciales, révélant les comportements de processus spécifiques aux services.

Généralement disponible dans les données d'en-tête ou de poste de la demande d'achat, lié à la structure organisationnelle de l'entreprise.

L'attribut Devise spécifie l'unité monétaire du Montant de la demande. Pour les organisations multinationales, les demandes d'achat peuvent être créées dans diverses devises, selon l'emplacement du demandeur ou du fournisseur.

Ce champ est essentiel pour des rapports et analyses financiers précis. Il garantit que les valeurs monétaires sont interprétées correctement et permet une conversion appropriée lors de l'agrégation des données à travers différentes régions. Toute analyse impliquant la valeur d'une demande d'achat doit tenir compte de la devise pour éviter de comparer directement des unités monétaires différentes.

Il fournit le contexte nécessaire aux données financières, garantissant une interprétation et une agrégation précises des valeurs des demandes d'achat à travers les régions.

Généralement situé dans les données d'en-tête de la transaction de demande d'achat, à côté des champs de montant.

L'ID de commande d'achat (Purchase Order ID) est le numéro unique du document de commande généré à partir d'une demande d'achat approuvée. Ce champ relie le processus de demande aux processus d'approvisionnement et de paiement subséquents.

Cet attribut est essentiel pour analyser l'efficacité de la conversion de la demande en commande. Il confirme qu'une demande a abouti avec succès à une commande d'achat et permet de mesurer le temps nécessaire à cette conversion. En analysant quelles demandes ont une commande correspondante, les entreprises peuvent évaluer l'efficacité de la phase de pré-approvisionnement et identifier les demandes qui sont approuvées mais jamais exécutées.

Il relie la demande d'achat au processus d'approvisionnement ultérieur, permettant l'analyse des taux et des délais de conversion des demandes d'achat en bons de commande.

Souvent trouvé dans les données du document de demande d'achat après la création d'un bon de commande, parfois dans une table de documents liés ou de flux de documents.

Le montant de la demande d'achat représente la valeur financière totale de tous les articles et services demandés dans la demande d'achat. Il s'agit d'une métrique financière clé utilisée tout au long du processus d'approvisionnement.

En analyse de processus, cet attribut est vital pour le filtrage et l'analyse basés sur la valeur. Il permet la segmentation des demandes d'achat en catégories telles que « à forte valeur » et « à faible valeur », qui ont souvent des workflows d'approbation et des profils de risque différents. L'analyse des temps de cycle ou des taux de rejet basés sur le montant de la demande d'achat peut révéler que les demandes de grande valeur prennent significativement plus de temps à approuver ou sont rejetées plus souvent, offrant un point de départ pour l'amélioration des processus.

Il permet une analyse basée sur la valeur, aidant à prioriser les demandes d'achat de grande valeur et à comprendre comment la valeur financière impacte le comportement du processus.

Généralement trouvé dans les données d'en-tête de la transaction de demande d'achat ou de la table de documents.

Le nom du demandeur identifie l'individu qui a initié la demande d'achat. Cette personne est généralement l'utilisateur métier qui a besoin des biens ou services.

L'analyse du processus par demandeur peut aider à identifier des schémas liés à des individus ou des groupes spécifiques. Par exemple, elle peut révéler si certains demandeurs soumettent fréquemment des demandes d'achat incomplètes ou non conformes qui nécessitent des reprises. Cette information peut être utilisée pour offrir une formation ciblée ou pour simplifier le processus de demande d'achat pour les groupes d'utilisateurs courants, améliorant finalement l'efficacité et la Conformité.

Il aide à identifier les comportements spécifiques aux utilisateurs, permettant des formations ciblées et des améliorations de processus pour les individus ou les équipes.

Trouvé dans les données d'en-tête de la demande d'achat, souvent lié aux données de base des employés.

Le statut de la demande d'achat indique l'état de la demande à un moment donné ou son résultat final. Les statuts courants incluent « En cours », « En attente d'approbation », « Approuvée », « Rejetée » et « Clôturée ».

Cet attribut est essentiel pour l'analyse des résultats et le suivi opérationnel. Il permet aux analystes de filtrer les demandes d'achat en fonction de leur état final pour calculer des métriques comme les taux de rejet ou les taux de conversion en bons de commande. Dans un contexte opérationnel, il aide les équipes à comprendre la charge de travail actuelle, comme le nombre de demandes d'achat en attente d'approbation, leur permettant de prioriser le travail et de gérer efficacement les ressources.

Il offre une vue claire des résultats des demandes d'achat, permettant le calcul de métriques clés telles que les taux de rejet et le soutien à la gestion de la charge de travail opérationnelle.

Généralement trouvé dans le champ de statut d'en-tête du document de demande d'achat.

Le type de demande d'achat classifie la demande d'achat en fonction de sa nature ou de son objectif. Les exemples incluent les demandes de matériaux standard, de services, de dépenses d'investissement ou d'un catalogue spécifique. Cette classification détermine souvent le workflow d'approbation et le traitement comptable.

L'analyse du processus par type de demande d'achat aide à comprendre si différents types de demandes suivent des chemins différents ou connaissent des niveaux d'efficacité différents. Par exemple, les demandes d'achat de dépenses d'investissement pourraient avoir des temps de cycle plus longs en raison de couches d'approbation supplémentaires, tandis que les demandes d'articles de catalogue standard peuvent être hautement automatisées. Cette analyse aide à concevoir et à optimiser des variantes de processus spécifiques au type.

Il permet d'analyser différents chemins de processus, car le type de demande d'achat dicte souvent le workflow d'approbation et la complexité requis.

Cette information est généralement stockée comme type de document ou code de catégorie dans les données d'en-tête de la demande d'achat.

La Date requise est spécifiée par le demandeur pour indiquer la date limite d'exécution. Cette date sert de cible pour l'ensemble du processus d'approvisionnement, de l'approbation de la demande à la livraison finale.

Cet attribut est important pour analyser la ponctualité du processus et son alignement avec les besoins de l'entreprise. En comparant la Date requise avec la date réelle de création de la commande d'achat ou la date de livraison, les organisations peuvent mesurer leur capacité à respecter les accords de niveau de service internes. Il aide à répondre à des questions critiques, telles que la rapidité du processus d'approvisionnement pour respecter les délais commerciaux.

Il fournit un benchmark pour mesurer la performance des processus par rapport aux délais commerciaux et évaluer les capacités de livraison à temps.

Généralement saisi par l'utilisateur lors de la création de la demande et stocké dans l'en-tête de la demande ou les détails du poste.

La Raison du rejet est un champ de texte ou un code expliquant pourquoi une demande a été refusée. Les approbateurs fournissent cette information pour donner un feedback au demandeur, qui pourrait avoir besoin de modifier et de soumettre à nouveau sa demande.

Cet attribut est inestimable pour l'analyse des causes profondes des défaillances de processus. En catégorisant et en analysant les raisons de rejet, les organisations peuvent identifier des problèmes courants tels que « Code GL incorrect », « Budget dépassé » ou « Fournisseur non conforme ». Ces aperçus peuvent mener à des améliorations ciblées, comme une meilleure formation pour les demandeurs, une communication plus claire des politiques ou des améliorations de système pour prévenir les erreurs courantes.

Il offre un aperçu direct des raisons pour lesquelles les demandes d'achat échouent, permettant l'analyse des causes profondes pour réduire les reprises et améliorer les taux d'approbation au premier passage.

Généralement capturé dans un champ de commentaires ou de notes associé à l'activité « Rejetée » ou au changement de statut.

Le Niveau d'urgence, parfois appelé Priorité, est un champ utilisé par les demandeurs pour indiquer la rapidité avec laquelle les biens ou services demandés sont nécessaires. Cette classification peut influencer la manière dont la demande est acheminée et priorisée par l'équipe d'approvisionnement et les approbateurs.

L'analyse de la performance du processus par niveau d'urgence aide à déterminer si le processus répond aux besoins de l'entreprise. Par exemple, on peut vérifier si les demandes à « Haute » urgence sont réellement traitées plus rapidement que celles à « Faible » urgence. Si ce n'est pas le cas, cela peut indiquer un goulot d'étranglement ou une défaillance dans le mécanisme de priorisation qui doit être corrigée.

Il aide à évaluer si le processus priorise efficacement les demandes urgentes et si l'urgence déclarée correspond à la vitesse de traitement réelle.

Généralement un champ facultatif ou obligatoire sur le formulaire de création de demande, stocké dans l'en-tête de la demande.

Le Nom d'utilisateur identifie l'individu responsable de toute activité donnée dans le journal de processus. C'est un attribut général qui peut désigner le demandeur, un éditeur, un approbateur ou toute autre personne qui interagit avec la demande d'achat.

Cet attribut est fondamental pour l'analyse des ressources et de l'automatisation. Il aide à comprendre le « principe des quatre yeux » (les transferts entre différents utilisateurs) et peut être utilisé pour calculer les taux d'automatisation en identifiant les activités effectuées par des utilisateurs système ou de batch. L'analyse des activités par utilisateur aide à comprendre comment les différents rôles interagissent avec le processus.

Cet attribut est essentiel pour comprendre les transferts entre utilisateurs, analyser l'automatisation et attribuer les étapes de processus spécifiques au bon acteur.

Trouvé dans la piste d'audit ou les données du journal d'événements pour chaque transaction, souvent stocké comme un ID utilisateur.

Le nom de l'approbateur identifie l'individu, le rôle ou le groupe qui a effectué une étape d'approbation ou de rejet dans le workflow. Il se distingue du demandeur ou de l'utilisateur général qui pourrait effectuer d'autres activités.

Cet attribut est essentiel pour analyser le processus d'approbation lui-même. Il aide à mesurer la performance des approbateurs, tel que le temps moyen qu'un approbateur met à prendre une décision. Il peut également identifier la répartition de la charge de travail, montrant si certains approbateurs sont des goulots d'étranglement dans le processus. Cette analyse soutient une meilleure allocation des ressources et une gestion des performances au sein de la chaîne d'approbation.

Il permet une analyse détaillée du workflow d'approbation, incluant la charge de travail des approbateurs, leurs performances et l'identification des goulots d'étranglement.

Enregistré dans le journal d'événements ou d'audit pour les activités liées à l'approbation. Il peut nécessiter une jointure avec les données de base des employés.