Seu Template de Dados para Requisição no Purchase to Pay

O ID da Requisição de Compra é uma chave exclusiva atribuída a cada documento de requisição no momento da sua criação. Ele atua como o ponto de referência central para todas as atividades, alterações e aprovações associadas a uma única solicitação, do início ao fim.

No Process Mining, este ID é crucial para a correlação de casos. Ele permite que o sistema reconstrua a jornada de ponta a ponta de cada requisição, conectando eventos distintos como "Requisição Criada", "Etapa de Aprovação Aprovada" e "Pedido de Compra Criado" em um fluxo de processo coerente. Sem um identificador de caso consistente e exclusivo, é impossível analisar variantes de processo, tempos de ciclo e resultados.

Esta é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de uma requisição, permitindo a conexão de todos os eventos relacionados em uma única instância de processo.

Geralmente encontrado nos dados de cabeçalho da transação ou tabela de documentos da requisição de compra.

O Nome da Atividade descreve uma etapa específica ou mudança de status no ciclo de vida da requisição de compra. Ele fornece um rótulo claro para eventos como "Requisição Enviada", "Início da Etapa de Aprovação" ou "Requisição Rejeitada", formando a base do seu mapa de processo.

Este atributo é fundamental para a descoberta e análise de processos. Ao sequenciar essas atividades, as ferramentas de Process Mining visualizam o fluxo real, identificam desvios do procedimento padrão e apontam gargalos ou ciclos de retrabalho. Nomes de atividade consistentes e significativos são essenciais para criar um modelo de processo compreensível e acionável.

Define as etapas individuais do processo, que são essenciais para visualizar o mapa do processo e analisar o fluxo.

Geralmente derivado de logs de eventos, tabelas de mudança de status ou códigos de transação associados ao documento de requisição.

O Horário do Evento (Event Time), frequentemente chamado de Timestamp, registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esses dados são cruciais para ordenar os eventos corretamente e para toda análise baseada em tempo, incluindo cálculo de tempo de ciclo, identificação de gargalos e monitoramento de performance.

No Process Mining, os Timestamps são usados para ordenar as atividades dentro de cada Case e medir a duração entre os passos. Analisar essas durações ajuda a descobrir atrasos, entender as causas de ciclos longos e avaliar se os SLAs estão sendo cumpridos. Dados de Timestamp precisos e completos são pré-requisitos para qualquer análise de desempenho relevante.

Este timestamp é essencial para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar o desempenho do processo e seus gargalos.

Geralmente registrado em trilhas de auditoria, logs de eventos ou como data de criação/alteração nos registros de transação.

O atributo Sistema de Origem especifica de onde vêm os dados do processo. Em organizações que utilizam múltiplos sistemas, como um ERP central e uma ferramenta especializada de e-procurement, este campo ajuda a distinguir a origem dos dados.

Essa informação é valiosa para validação de dados, resolução de problemas e para entender variações de processo que podem depender do sistema utilizado. Por exemplo, requisições originadas em um sistema podem seguir um caminho de aprovação diferente ou ter um tempo de ciclo mais rápido do que em outro. Analisar dados pelo sistema de origem pode revelar problemas de integração ou oportunidades para consolidação de sistemas.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial para validação e para analisar diferenças de processo entre múltiplos sistemas.

Este é frequentemente um valor estático adicionado durante a extração de dados ou encontrado em campos de metadados técnicos.

O carimbo de Última Atualização de Dados indica o quão recentes são as informações analisadas. Ele mostra quando o registro foi extraído do sistema de origem e carregado no ambiente de Process Mining.

Este atributo é essencial para o monitoramento operacional, garantindo que as análises se baseiem em informações atuais. Ajuda os usuários a entender o possível atraso entre os eventos reais e sua representação no modelo de processo. Dashboards e KPIs que acompanham operações em andamento dependem dessa informação para fornecer insights relevantes em tempo real.

Informa os usuários sobre a atualidade dos dados, o que é fundamental para garantir que as análises sejam relevantes e atualizadas.

Geralmente adicionado por ferramentas de integração de dados ou ETL (Extração, Transformação e Carga) durante o carregamento dos dados.

O atributo Departamento representa a unidade organizacional responsável pela compra, como "Marketing", "TI" ou "Financeiro". É um dado financeiro e organizacional fundamental usado para orçamento e alocação de custos.

No Process Mining, analisar dados por departamento é uma técnica poderosa. Isso permite comparar o desempenho entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar quais áreas são mais eficientes e quais podem precisar de suporte. Essa análise pode revelar variações no tempo de ciclo, taxas de aprovação ou conformidade que são específicas dos hábitos de compra ou processos internos de cada departamento.

Permite o Benchmarking de desempenho e análise de custos entre diferentes unidades de negócio, revelando comportamentos específicos de cada departamento.

Geralmente disponível no cabeçalho ou nos itens de linha da requisição de compra, vinculado à estrutura organizacional da empresa.

O ID do Pedido de Compra (PO ID) é o número exclusivo do documento de pedido gerado a partir de uma requisição de compra aprovada. Este campo conecta o processo de requisição aos processos subsequentes de compras e pagamento.

Este atributo é crítico para analisar a eficiência da conversão de Requisição para Pedido. Ele confirma que uma requisição resultou em um pedido de compra e permite medir o tempo levado nessa conversão. Ao analisar quais requisições possuem um pedido correspondente, as empresas podem avaliar a eficácia da fase de pré-aquisição e identificar requisições aprovadas que nunca foram atendidas.

Vincula a requisição ao processo de compra subsequente, permitindo analisar taxas e tempos de conversão de requisição para pedido (PO).

Geralmente encontrado nos dados do documento de requisição após a criação do pedido (PO), às vezes em tabelas de documentos relacionados ou fluxo de documentos.

O atributo Moeda especifica a unidade monetária do Valor da Requisição. Em organizações multinacionais, as requisições podem ser criadas em diversas moedas, dependendo da localização do solicitante ou do fornecedor.

Este campo é essencial para relatórios financeiros e análises precisas. Ele garante que os valores monetários sejam interpretados corretamente e permite a conversão adequada ao consolidar dados de diferentes regiões. Qualquer análise que envolva o valor da requisição deve considerar a moeda para evitar a comparação direta de unidades monetárias distintas.

Fornece o contexto necessário para os dados financeiros, garantindo a interpretação correta e a agregação dos valores das requisições entre as regiões.

Geralmente localizado nos dados de cabeçalho da transação de requisição, junto aos campos de valores.

O nome do solicitante identifica o indivíduo que iniciou o pedido de compra. Geralmente, é o usuário de negócio que precisa dos bens ou serviços.

Analisar o processo pelo solicitante ajuda a identificar padrões em indivíduos ou grupos. Por exemplo, pode revelar se certos usuários costumam enviar requisições incompletas ou fora de conformidade que exigem retrabalho. Essa informação serve para oferecer treinamentos focados ou simplificar o processo para grupos específicos, melhorando a eficiência e a conformidade final.

Ajuda a identificar comportamentos de usuários específicos, permitindo treinamentos direcionados e melhorias para indivíduos ou equipes.

Encontrado nos dados de cabeçalho da requisição de compra, geralmente vinculado ao cadastro de funcionários.

O status da requisição indica o estado do pedido em um dado momento ou seu resultado final. Status comuns incluem 'Em Progresso', 'Aprovação Pendente', 'Aprovado', 'Rejeitado' e 'Fechado'.

Este atributo é essencial para análise de resultados e monitoramento operacional. Ele permite filtrar requisições com base em seu estado final para calcular métricas como taxas de rejeição ou taxas de conversão para pedido (PO). No contexto operacional, ajuda as equipes a entenderem a carga de trabalho atual, como o número de pedidos pendentes, permitindo priorizar tarefas e gerir recursos de forma eficaz.

Oferece uma visão clara dos resultados das requisições, permitindo o cálculo de métricas como taxas de rejeição e apoiando a gestão da carga de trabalho operacional.

Geralmente encontrado no campo de status do cabeçalho do documento de requisição de compra.

O tipo de requisição classifica o pedido com base na sua natureza ou propósito. Exemplos incluem materiais padrão, serviços, CAPEX (despesas de capital) ou pedidos de catálogo específico. Essa classificação costuma determinar o Workflow de aprovação e o tratamento contábil.

Analisar o processo pelo tipo de requisição ajuda a entender se diferentes solicitações seguem caminhos distintos ou têm níveis variados de eficiência. Por exemplo, requisições de CAPEX podem ter ciclos mais longos por causa de níveis extras de aprovação, enquanto itens de catálogo podem ser altamente automatizados. Essa análise auxilia no desenho e na otimização de variantes específicas para cada tipo.

Permite analisar diferentes caminhos do processo, já que o tipo de requisição costuma ditar o Workflow de aprovação e a complexidade necessária.

Essa informação geralmente é armazenada como um tipo de documento ou código de categoria nos dados de cabeçalho da requisição.

O valor da requisição representa o valor financeiro total de todos os itens e serviços solicitados. É uma métrica financeira chave em todo o processo de compras.

Na análise de processo, este atributo é vital para filtros baseados em valor. Ele permite segmentar requisições em categorias como 'alto valor' e 'baixo valor', que geralmente possuem Workflows de aprovação e perfis de risco distintos. Analisar tempos de ciclo ou taxas de rejeição por valor pode revelar, por exemplo, que pedidos caros demoram muito mais para serem aprovados ou são rejeitados com mais frequência, servindo como base para melhorias.

Permite análises baseadas em valor, ajudando a priorizar requisições críticas e entender como o valor financeiro impacta o comportamento do processo.

Geralmente encontrado nos dados de cabeçalho da transação ou tabela de documentos da requisição de compra.

A Data de Necessidade é especificada pelo solicitante para indicar o prazo de atendimento. Essa data serve como meta para todo o processo de compras, da aprovação da requisição à entrega final.

Este atributo é importante para analisar a pontualidade do processo e seu alinhamento com as necessidades do negócio. Ao comparar a Data de Necessidade com a data real de criação do Pedido de Compra ou a data de entrega, as organizações podem medir sua capacidade de cumprir SLAs (acordos de nível de serviço) internos. Isso ajuda a responder se o processo de compras é rápido o suficiente para atender aos prazos do negócio.

Oferece uma referência para medir a performance do processo em relação aos prazos do negócio e avaliar a capacidade de atendimento pontual.

Geralmente inserido pelo usuário durante a criação da requisição e armazenado no cabeçalho ou nos detalhes dos itens de linha.

O Motivo da Rejeição é um campo de texto ou código que explica por que uma requisição foi negada. Os aprovadores fornecem essa informação para dar feedback ao solicitante, que pode precisar alterar e reenviar a solicitação.

Este atributo é valioso para a análise de causa raiz de falhas no processo. Ao categorizar e analisar os motivos de rejeição, as organizações podem identificar problemas comuns, como "Código Contábil Incorreto", "Orçamento Excedido" ou "Fornecedor Fora de Conformidade". Esses insights permitem melhorias direcionadas, como treinamentos, comunicação mais clara de políticas ou melhorias no sistema para evitar erros recorrentes.

Fornece Insights diretos sobre por que as requisições falham, permitindo a análise de causa raiz para reduzir o retrabalho e melhorar as taxas de aprovação de primeira.

Geralmente capturado em um campo de comentários ou notas associado à atividade de "Rejeitado" ou mudança de status.

O Nível de Urgência, às vezes chamado de Prioridade, é um campo usado pelos solicitantes para indicar a rapidez com que os bens ou serviços são necessários. Essa classificação pode influenciar como a requisição é direcionada e priorizada pela equipe de compras e pelos aprovadores.

Analisar o desempenho do processo por nível de urgência ajuda a determinar se o processo responde às necessidades do negócio. Por exemplo, é possível verificar se solicitações de urgência "Alta" são realmente processadas mais rápido do que as de urgência "Baixa". Caso contrário, isso pode indicar um gargalo ou uma falha no mecanismo de priorização que precisa ser corrigida.

Ajuda a avaliar se o processo prioriza efetivamente os pedidos urgentes e se a urgência declarada condiz com a velocidade real de processamento.

Geralmente um campo opcional ou obrigatório no formulário de criação da requisição, armazenado no cabeçalho.

O nome do aprovador identifica o indivíduo, cargo ou grupo que realizou uma etapa de aprovação ou rejeição no Workflow. Isso é diferente do solicitante ou do usuário comum que realiza outras atividades.

Este atributo é fundamental para analisar o processo de aprovação em si. Ajuda a medir a performance do aprovador, como o tempo médio para tomada de decisão. Também permite identificar a distribuição da carga de trabalho, revelando se certos aprovadores são gargalos no processo. Essa análise auxilia na melhor alocação de recursos e na gestão de desempenho da cadeia de aprovação.

Permite uma análise detalhada do Workflow de aprovação, incluindo carga de trabalho e performance dos aprovadores, além da identificação de gargalos.

Registrado no Event Log ou log de auditoria para atividades relacionadas a aprovações. Pode exigir cruzamento com o cadastro de funcionários.

O Nome de Usuário identifica o indivíduo responsável por qualquer atividade no log do processo. Este é um atributo geral que pode capturar o solicitante, um editor, um aprovador ou qualquer outra pessoa que interaja com a requisição.

Este atributo é fundamental para a análise de recursos e automação. Ajuda a entender o "princípio de quatro olhos" (passagens de bastão entre usuários) e pode ser usado para calcular taxas de automação, identificando atividades realizadas por sistemas ou usuários de lote (batch). Analisar atividades por usuário ajuda a compreender como os diferentes papéis interagem com o processo.

Este atributo é essencial para entender as passagens de bastão entre usuários, analisar a automação e atribuir etapas específicas do processo ao executor correto.

Encontrado na trilha de auditoria ou nos dados do Event Log de cada transação, geralmente armazenado como ID de Usuário.