Il Suo template per i dati delle richieste Purchase to Pay

L'ID Richiesta di Acquisto è una chiave univoca assegnata a ogni documento di richiesta al momento della sua creazione. Agisce come punto di riferimento centrale per tutte le attività, le modifiche e le approvazioni associate a una singola richiesta dall'inizio al completamento.

Nel Process Mining, questo ID è cruciale per la correlazione dei case. Consente al sistema di ricostruire il percorso end-to-end di ogni richiesta, collegando eventi disparati come 'Richiesta Creata', 'Fase di Approvazione Approvata' e 'Ordine di Acquisto Creato' in un flusso di processo coerente. L'analisi delle varianti di processo, dei tempi di ciclo e degli esiti è impossibile senza un identificatore di case coerente e univoco.

Questa è la chiave essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di una richiesta, abilitando la connessione di tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo.

Tipicamente trovato nei dati di intestazione della transazione o della tabella del documento di richiesta di acquisto.

Il Nome Attività descrive un singolo passaggio o una modifica di stato all'interno del ciclo di vita della richiesta di acquisto. Fornisce un'etichetta leggibile dall'utente per eventi come 'Richiesta Inviata', 'Fase di Approvazione Avviata' o 'Richiesta Rifiutata', formando i blocchi fondamentali della mappa di processo.

Questo attributo è fondamentale per la scoperta e l'analisi dei processi. Sequenziando queste attività, gli strumenti di Process Mining possono visualizzare il flusso di processo effettivo, identificare deviazioni dalla procedura standard e individuare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione. Nomi di attività coerenti e significativi sono la chiave per creare un modello di processo comprensibile e attuabile.

Definisce i singoli passaggi del processo, essenziali per visualizzare la mappa di processo e analizzare il flusso del processo.

Spesso derivato da event log, tabelle di cambio stato o codici di transazione associati al documento di richiesta.

L'Event Time, spesso chiamato timestamp, registra l'esatto momento in cui si è svolta un'attività. Questo dato è cruciale per sequenziare correttamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo del cycle time, l'identificazione dei bottleneck e il monitoraggio delle performance.

Nel Process Mining, i timestamp sono usati per ordinare le attività di ogni case e per misurare la durata tra i diversi passaggi. Analizzare queste durate aiuta a scoprire ritardi, capire le cause di cicli lunghi e valutare se gli SLA (Service Level Agreement) vengono rispettati. Dati di timestamp accurati e completi sono un prerequisito fondamentale per qualsiasi analisi delle prestazioni significativa.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni del processo e i colli di bottiglia.

Tipicamente registrato nei registri di audit di sistema, negli event logs, o come data di creazione o modifica sui record delle transazioni.

L'attributo Sistema Sorgente specifica l'origine dei dati di processo. In organizzazioni con più sistemi, come un ERP centrale e uno strumento di e-procurement specializzato, questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da diverse sorgenti.

Questa informazione è preziosa per la convalida dei dati, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle variazioni di processo che possono dipendere dal sistema. Ad esempio, le richieste originate in un sistema potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso o avere tempi di ciclo più rapidi rispetto a quelle provenienti da un altro. L'analisi dei dati per sistema sorgente può rivelare problemi di integrazione o opportunità di consolidamento del sistema.

Fornisce contesto sull'origine dei dati, il che è cruciale per la validazione dei dati e per analizzare le differenze di processo tra più sistemi.

Questo è spesso un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati o può essere trovato nei campi di metadati tecnici.

Il timestamp di Ultimo Aggiornamento Dati indica la freschezza dei dati analizzati. Mostra quando il record è stato estratto l'ultima volta dal sistema sorgente e caricato nell'ambiente di Process Mining.

Questo attributo è essenziale per il monitoraggio operativo e per garantire che le analisi si basino su informazioni attuali. Aiuta gli utenti a comprendere il potenziale ritardo tra gli eventi del mondo reale e la loro rappresentazione nel modello di processo. Le Dashboard e i KPI che monitorano le operazioni in corso si affidano a queste informazioni per fornire insight tempestivi e pertinenti.

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati, il che è critico per garantire che le analisi siano pertinenti e aggiornate.

Tipicamente aggiunto dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (Extract, Transform, Load) durante il processo di caricamento dei dati.

L'attributo Dipartimento rappresenta l'unità organizzativa responsabile dell'acquisto, come 'Marketing', 'IT' o 'Finanza'. È un elemento chiave di dati finanziari e organizzativi utilizzato per il budgeting e l'allocazione dei costi.

Nel Process Mining, l'analisi dei dati per dipartimento è una tecnica comune e potente. Consente un confronto delle prestazioni tra diverse unità di business, aiutando a identificare quali dipartimenti sono più efficienti e quali potrebbero aver bisogno di supporto. Questa analisi può scoprire variazioni nei tempi di ciclo, nei tassi di approvazione o nella conformità che sono specifiche per le abitudini di acquisto o i processi interni di un dipartimento.

Abilita il benchmarking delle prestazioni e l'analisi dei costi tra diverse unità di business, rivelando comportamenti di processo specifici del dipartimento.

Tipicamente disponibile nei dati di intestazione o di riga della richiesta di acquisto, collegato alla struttura organizzativa dell'azienda.

L'ID Ordine di Acquisto è il numero univoco del documento di Ordine di Acquisto generato da una richiesta di acquisto approvata. Questo campo collega il processo di richiesta ai successivi processi di approvvigionamento e pagamento.

Questo attributo è fondamentale per analizzare l'efficienza della conversione dalla Richiesta all'Ordine di Acquisto. Conferma che una richiesta ha portato con successo a un ordine di acquisto e consente di misurare il tempo impiegato per questa conversione. Analizzando quali richieste hanno un Ordine di Acquisto corrispondente, le aziende possono valutare l'efficacia della fase di pre-approvvigionamento e identificare le richieste approvate ma mai evase.

Collega la richiesta al successivo processo di approvvigionamento, abilitando l'analisi dei tassi e dei tempi di conversione dalla richiesta all'ordine d'acquisto.

Spesso trovato nei dati del documento di richiesta dopo che un ordine d'acquisto è stato creato, a volte in tabelle di documenti correlati o di flusso di documenti.

Il "Requisition Amount" rappresenta il valore finanziario totale di beni e servizi richiesti. È una metrica finanziaria chiave usata in tutto il processo di procurement.

Nell'analisi di processo, questo attributo è vitale per filtrare e segmentare le richieste in base al valore (es. alto vs basso), che spesso seguono workflow e profili di rischio diversi. Analizzare i tempi di ciclo o i tassi di rifiuto in base all'importo può rivelare, ad esempio, che le richieste di valore elevato richiedono molto più tempo o vengono rifiutate più spesso, offrendo un punto di partenza per ottimizzare il processo.

Permette un'analisi basata sul valore, aiutando a prioritizzare le richieste di alto valore e a comprendere come il valore finanziario influenzi il comportamento del processo.

Tipicamente trovato nei dati di intestazione della transazione o della tabella del documento di richiesta di acquisto.

Il Nome del Richiedente identifica l'individuo che ha avviato la richiesta di acquisto. Questa persona è tipicamente l'utente aziendale che necessita dei beni o servizi.

Analizzare il processo per richiedente può aiutare a identificare modelli legati a individui o gruppi specifici. Ad esempio, può rivelare se certi richiedenti inviano frequentemente richieste incomplete o non conformi che richiedono rilavorazione. Questa informazione può essere utilizzata per fornire formazione mirata o per semplificare il processo di richiesta per gruppi di utenti comuni, migliorando in definitiva l'efficienza e la conformità.

Aiuta a identificare comportamenti specifici dell'utente, abilitando formazione mirata e miglioramenti del processo per individui o team.

Presente nei dati di testata della richiesta d'acquisto, spesso collegato ai dati anagrafici del dipendente.

Lo Stato della Richiesta indica lo stato della richiesta in un dato momento o il Suo esito finale. Gli stati comuni includono 'In Corso', 'In Attesa di Approvazione', 'Approvata', 'Rifiutata' e 'Chiusa'.

Questo attributo è essenziale per l'analisi degli esiti e il monitoraggio operativo. Permette agli analisti di filtrare le richieste in base al loro stato finale per calcolare metriche come i tassi di rifiuto o i tassi di conversione in ordine d'acquisto. In un contesto operativo, aiuta i team a comprendere il carico di lavoro attuale, come il numero di richieste in attesa di approvazione, consentendo loro di prioritizzare il lavoro e gestire le risorse in modo efficace.

Fornisce una visione chiara degli esiti delle richieste, abilitando il calcolo di metriche chiave come i tassi di rifiuto e supportando la gestione del carico di lavoro operativo.

Solitamente trovato nel campo dello stato dell'intestazione del documento di richiesta di acquisto.

Il Tipo di Richiesta classifica la richiesta di acquisto in base alla Sua natura o scopo. Esempi includono richieste di materiali standard, servizi, spese in conto capitale o da un catalogo specifico. Questa classificazione spesso determina il workflow di approvazione e il trattamento contabile.

L'analisi del processo per tipo di richiesta aiuta a capire se diversi tipi di richieste seguono percorsi diversi o sperimentano livelli di efficienza diversi. Ad esempio, le richieste di spese in conto capitale potrebbero avere tempi di ciclo più lunghi a causa di strati di approvazione aggiuntivi, mentre le richieste per articoli di catalogo standard possono essere altamente automatizzate. Questa analisi aiuta nella progettazione e ottimizzazione di varianti di processo specifiche per tipo.

Permette l'analisi di diversi percorsi di processo, poiché il tipo di richiesta spesso detta il workflow di approvazione e la complessità richiesti.

Queste informazioni sono tipicamente archiviate come tipo di documento o codice di categoria nei dati di intestazione della richiesta.

L'attributo Valuta specifica l'unità monetaria per l'Importo della Richiesta. Per le organizzazioni multinazionali, le richieste possono essere create in diverse valute a seconda della sede del richiedente o del fornitore.

Questo campo è essenziale per una rendicontazione e analisi finanziaria accurate. Garantisce che i valori monetari siano interpretati correttamente e consente una conversione adeguata quando si aggregano i dati tra diverse regioni. Qualsiasi analisi che coinvolga il valore della richiesta deve considerare la valuta per evitare il confronto diretto di diverse unità monetarie.

Fornisce il contesto necessario per i dati finanziari, garantendo un'interpretazione e aggregazione accurate dei valori delle richieste tra le regioni.

Tipicamente situato nei dati di intestazione della transazione di richiesta di acquisto, accanto ai campi importo.

La Data di Consegna Richiesta è specificata dal richiedente per indicare la scadenza per l'evasione. Questa data serve come obiettivo per l'intero processo di approvvigionamento, dall'approvazione della richiesta alla consegna finale.

Questo attributo è importante per analizzare la tempestività del processo e il suo allineamento con le esigenze aziendali. Confrontando la Data di Consegna Richiesta con la data effettiva di creazione dell'Ordine di Acquisto o la data di consegna, le organizzazioni possono misurare la loro capacità di rispettare gli accordi sui livelli di servizio interni. Aiuta a rispondere a domande cruciali, ad esempio se il processo di approvvigionamento è abbastanza rapido da rispettare le scadenze aziendali.

Fornisce un benchmark per misurare le prestazioni del processo rispetto alle scadenze aziendali e valutare le capacità di adempimento puntuale.

Tipicamente inserito dall'utente durante la creazione della richiesta e archiviato nell'intestazione della richiesta o nei dettagli della riga.

Il Livello di Urgenza, a volte chiamato Priorità, è un campo utilizzato dai richiedenti per indicare la rapidità con cui sono necessari i beni o servizi richiesti. Questa classificazione può influenzare il modo in cui la richiesta viene instradata e prioritizzata dal team di approvvigionamento e dagli approvatori.

L'analisi delle prestazioni del processo per livello di urgenza aiuta a determinare se il processo è reattivo alle esigenze aziendali. Ad esempio, si può verificare se le richieste ad alta urgenza vengono effettivamente elaborate più velocemente di quelle a bassa urgenza. In caso contrario, potrebbe indicare un collo di bottiglia o un fallimento nel meccanismo di prioritizzazione che deve essere affrontato.

Aiuta a valutare se il processo prioritizza efficacemente le richieste urgenti e se l'urgenza dichiarata si allinea con la velocità di elaborazione effettiva.

Solitamente un campo opzionale o obbligatorio nel modulo di creazione della richiesta, archiviato nell'intestazione della richiesta.

La Motivazione del Rifiuto è un campo di testo o un codice che spiega perché una richiesta è stata negata. Gli approvatori forniscono queste informazioni per dare feedback al richiedente, che potrebbe aver bisogno di modificare e reinviare la richiesta.

Questo attributo è di inestimabile valore per l'analisi delle cause profonde dei fallimenti di processo. Categorizzando e analizzando le motivazioni del rifiuto, le organizzazioni possono identificare problemi comuni come 'Codice Conto Errato', 'Budget Superato' o 'Fornitore Non Conforme'. Questi insight possono guidare miglioramenti mirati, come una migliore formazione per i richiedenti, una comunicazione più chiara delle politiche o miglioramenti del sistema per prevenire errori comuni.

Fornisce insight diretti sul perché le richieste falliscono, abilitando l'analisi delle cause profonde per ridurre le rilavorazioni e migliorare i tassi di approvazione al primo tentativo.

Tipicamente acquisito in un campo commenti o note associato all'attività 'Rifiutata' o al cambio di stato.

Il campo "Approver Name" identifica la persona, il ruolo o il gruppo che ha approvato o rifiutato un passaggio nel workflow. Questo dato si distingue dal richiedente o dall'utente generico che svolge altre attività.

Questo attributo è fondamentale per analizzare il processo di approvazione stesso. Permette di misurare le performance degli approvatori, come il tempo medio necessario per prendere una decisione, e di identificare la distribuzione del carico di lavoro, evidenziando se certi approvatori rappresentano dei bottleneck. Questa analisi supporta una migliore allocazione delle risorse e la gestione delle prestazioni all'interno della catena di approvazione.

Consente un'analisi dettagliata del workflow di approvazione, inclusi il carico di lavoro degli approvatori, le performance e l'individuazione dei bottleneck.

Registrato nel log eventi o nell'audit log per le attività legate alle approvazioni. Potrebbe richiedere l'integrazione con l'anagrafica dipendenti.

Nome Utente identifica l'individuo responsabile di qualsiasi attività nell'event log del processo. Questo è un attributo generico che può catturare il richiedente, un editor, un approvatore o chiunque altro interagisca con la richiesta.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi delle risorse e dell'automazione. Aiuta a comprendere il 'principio dei quattro occhi' (passaggi di responsabilità tra diversi utenti) e può essere utilizzato per calcolare i tassi di automazione identificando le attività eseguite da utenti di sistema o batch. L'analisi delle attività per utente aiuta a comprendere come i diversi ruoli interagiscono con il processo.

Questo attributo è essenziale per comprendere i passaggi di responsabilità tra utenti, analizzare l'automazione e attribuire specifici passaggi di processo all'attore corretto.

Disponibile nell'audit trail o nei log eventi di ogni transazione, spesso memorizzato come User ID.