Siparişten Tahsilata - Faturalandırma ve Fatura Veri Şablonunuz

SAP'de Faturalama Belgesi Numarası olarak bilinen Fatura Numarası, her faturalama işlemini benzersiz bir şekilde tanımlar. Fatura oluşturma ve muhasebeleştirmeden ödeme alma ve mutabakata kadar ilgili tüm aktiviteleri birbirine bağlayan merkezi anahtar görevi görür.

Process mining'de bu öznitelik, case korelasyonu için esastır. Aynı Fatura Numarasını paylaşan tüm event'ler tek bir süreç örneğinde gruplandırılır, bu da her bir fatura için faturalama yaşam döngüsünün eksiksiz, uçtan uca analizini sağlar. Bu, döngü sürelerini takip etmeyi, sapmaları belirlemeyi ve her faturanın yolculuğunu analiz etmeyi mümkün kılar.

Tüm ilgili faturalama faaliyetlerini tek bir vakada birleştiren temel tanımlayıcıdır, böylece uçtan uca süreç analizi mümkün olur.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: VBELN

Aktivite Adı, faturalama yaşam döngüsündeki belirli bir adımı veya kilometre taşını tanımlar. Bu aktiviteler, sıralı bir süreç akışı oluşturmak için işlem kodları, belge durumu değişiklikleri veya belirli log girişleri gibi SAP'deki çeşitli veri noktalarından türetilir.

Bu aktivitelerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, process mining'in özüdür. Süreç haritasını görselleştirmeye, yaygın ve nadir süreç varyantlarını keşfetmeye, adımlar arasındaki darboğazları belirlemeye ve yeniden çalışma veya iptaller gibi katma değersiz aktivitelerin sıklığını ölçmeye yardımcı olur.

Bu öznitelik, süreçteki adımları tanımlar, süreç haritalarının görselleştirilmesini ve süreç akışı, varyasyonlar ve darboğazların analizini mümkün kılar.

İşlem kodları (SY-TCODE), değişiklik belgesi durumları (CDHDR/CDPOS tabloları) veya iş akışı günlükleri (örn. SWW_WI2OBJ) dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan türetilir.

Olay Zamanı, her faaliyet için tarih ve saati sağlar, sürecin kronolojik omurgasını oluşturur. Bu zaman damgası, faturalama sürecindeki farklı adımlar arasındaki süreleri, döngü sürelerini ve bekleme sürelerini hesaplamak için çok önemlidir.

Analizde, Olay Zamanı faaliyetleri sıralamak, Tahsil Edilmeyi Bekleyen Gün Sayısı ve Fatura Oluşturma Döngü Süresi gibi temel performans göstergelerini hesaplamak ve zaman bazlı darboğazları belirlemek için kullanılır. Sürecin dinamik bir görünümünü sağlar, performansın zaman içinde nasıl değiştiğini ve faturalama döngüsünün her aşamasının ne kadar sürdüğünü gösterir.

Olayların kronolojik sırasını sağlar, bu da döngü süreleri ve süreler gibi tüm zaman bazlı metrikleri hesaplamak için esastır.

Faaliyete bağlı olarak çeşitli tarih ve saat alanlarından alınır; örneğin oluşturma tarihi ve saati (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), değişiklik zaman damgaları (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) veya kayıt tarihi (BKPF-BUDAT).

Bitiş Zamanı, bir aktivitenin tamamlanmasını işaret eder. Process mining'de bu genellikle case'deki sonraki aktivitenin Başlangıç Zamanı olarak çıkarılır veya sistem hem başlangıç hem de bitiş event'lerini kaydederse doğrudan kaynaklanabilir.

Bu öznitelik, bireysel aktivitelerin İşlem Süresini hesaplamak için esastır. Bitiş Zamanından Başlangıç Zamanını çıkararak, her adımın süresini ölçebiliriz, bu da fatura onay aşamasındaki gecikmeleri belirlemek gibi darboğaz analizi için çok önemlidir.

Her faaliyetin kesin süresinin (işlem süresi) hesaplanmasını sağlayarak darboğaz analizi için temel oluşturur.

Bu, process mining için türetilmiş bir özniteliktir. Genellikle case dizisindeki bir sonraki event'in Başlangıç Zamanı olarak hesaplanır. Bazı senaryolarda, belirli tablolar tamamlama sürelerini kaydedebilir.

Bölge özniteliği, müşterinin adresiyle ilişkili coğrafi alanı (eyalet veya il gibi) gösterir. Bu veri genellikle müşteri ana kaydının bir parçasıdır.

Bu öznitelik, Bölgesel Faturalama Performansı dashboard'u için anahtardır. Farklı bölgelerdeki döngü süreleri, hata oranları ve DSO gibi temel metriklerin kıyaslanmasına olanak tanır. Bu karşılaştırma, süreç yürütme, uyumluluk veya verimlilikteki bölgesel farklılıkları vurgulayabilir, hedeflenmiş iyileştirmelerin ve en iyi uygulamaların standardizasyonunun önünü açar.

Farklı coğrafi alanlarda faturalama performansının karşılaştırılmasını sağlayarak bölgesel farklılıkları belirlemeye ve süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olur.

Müşteri ana veri tablosu KNA1'den (Alan: REGIO) alınır, fatura başlığındaki Ödeyen Kimliği (VBRK-KUNRG) aracılığıyla bağlanır.

SAP'de faturalama tarihi olarak da bilinen Fatura Tarihi, birçok finansal hesaplama için başlangıç noktası olarak hizmet eder. Ödeme koşulları, vade tarihleri ve alacağın yaşı bu tarihten itibaren belirlenir.

Bu tarih, finansal analiz için kritik bir case seviyesi özniteliğidir. Günlük Satış Bekletme Süresi (DSO) KPI'sını hesaplamak ve nakit akışını ve tahsilatları yönetmek için temel araçlar olan bekleyen fatura yaşlandırma raporları oluşturmak için temeldir.

Finansal hesaplamalar için birincil tarihtir, DSO, ödeme vadeleri ve fatura yaşlandırma analizi için başlangıç noktası olarak işlev görür.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: FKDAT

Bu öznitelik, faturalanan mal veya hizmetlerin vergiler hariç toplam parasal değerini temsil eder. Her fatura case'i için temel bir finansal veri noktasıdır.

Fatura Tutarı, geniş bir analiz yelpazesinde kullanılır. Sürecin değere göre segmentlere ayrılmasına olanak tanır; örneğin, yüksek değerli faturaların farklı şekilde işlenip işlenmediğini veya daha fazla gecikme yaşayıp yaşamadığını görmek için. Aynı zamanda finansal raporlama ve bekleyen alacakların toplam değerini hesaplamak için temeldir.

Her faturanın finansal değerini nicelikselleştirir, değere dayalı analizi, tahsilatların önceliklendirilmesini ve finansal etki değerlendirmesini mümkün kılar.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: NETWR

Bu öznitelik, fatura oluşturma, belge muhasebeleştirme veya ödeme clear etme gibi belirli bir event'ten sorumlu SAP kullanıcı kimliğini yakalar. Süreç adımları ile bunları gerçekleştiren kişiler veya ekipler arasında bir bağlantı sağlar.

Kullanıcı Adına göre analiz yapmak, yüksek performanslı kişileri, eğitim ihtiyaçlarını veya iş yükü dağıtım dengesizliklerini belirlemeye yardımcı olur. Aynı zamanda uyumluluk analizi için de kritik öneme sahiptir, kritik aktiviteleri kimin gerçekleştirdiğini gösterir ve farklı kullanıcıların aynı süreci nasıl yürüttüğündeki varyasyonları anlamak için kullanılır.

Süreç faaliyetlerini belirli kullanıcılara bağlar, bireysel veya ekip düzeyinde iş yükü, performans ve uyumluluk analizini mümkün kılar.

Oluşturma olayları için bu VBRK-ERNAM'dadır. Sonraki değişiklikler için CDHDR-USERNAME gibi değişiklik geçmişi tablolarında veya workflow günlüklerinde bulunur.

Bu öznitelik, faturalanan müşterinin yasal adını tanımlar. SAP'deki merkezi müşteri ana verilerinden alınır.

Süreci müşteriye göre analiz etmek, belirli hesaplara özgü kalıpların belirlenmesine olanak tanır. Örneğin, hangi müşterilerin sürekli geç ödeme yaptığını, hangilerinin en çok itirazda bulunduğunu veya faturalama sürecinin kimler için en verimsiz olduğunu ortaya çıkarabilir. Bu durum, hedeflenmiş müşteri ilişkileri yönetimi ve özel tahsilat stratejileri sağlar.

Müşteri odaklı analizi mümkün kılar, belirli hesaplar için ödeme davranışlarını, anlaşmazlık sıklıklarını ve süreç verimsizliklerini belirlemeye yardımcı olur.

Müşteri ana veri tablosu KNA1'den (Alan: NAME1) alınır, fatura başlığındaki Ödeyen Kimliği (VBRK-KUNRG) aracılığıyla bağlanır.

Ödeme Vadesi, fatura tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanır. Faturanın vadesi geçmeden ödemenin alınması için son tarihi temsil eder.

Bu öznitelik, tahsilat etkinliğini ve nakit akışı tahminini izlemek için esastır. Zamanında Ödeme Oranı KPI'sını hesaplamakta ve yaşlandırma raporlarında faturaları segmentlere ayırmakta doğrudan kullanılır. Vade tarihi ile fiili ödeme tarihi arasındaki sapmaları analiz etmek, farklı ödeme koşullarının etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Müşteri ödemesi için son tarihi belirler, bu da zamanında ödeme oranlarını hesaplamak ve alacakları yönetmek için çok önemlidir.

Bu tarih doğrudan saklanmaz ancak Fatura Tarihi (VBRK-FKDAT) ve Ödeme Koşulları anahtarı (VBRK-ZTERM) kullanılarak SAP'nin standart tarih belirleme fonksiyonları ile hesaplanır.

Faturalama Belgesi Türü, faturalama sürecindeki işlemleri kategorize eden önemli bir alandır. Belgenin numara aralığı ve muhasebe kayıt kuralları dahil olmak üzere nasıl işleneceğini kontrol eder.

Bu öznitelik, belirli işlem türlerini analiz etmek için süreci filtrelemeye olanak tanır. Örneğin, finansal düzeltmelerin nedenlerini ve süreç akışını anlamak için sadece alacak dekontları için ayrı bir süreç görünümü oluşturulabilir veya birincil faturalama sürecinin daha net bir resmini elde etmek için standart faturalar iptallerden ayrı ayrı analiz edilebilir.

İşlemleri sınıflandırır, standart faturalar, kredi notları veya iptaller gibi belirli belge akışları üzerinde odaklanmış analiz yapılmasını sağlar.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: FKART

İşlem Süresi, bir görev üzerinde aktif olarak çalışılan süreyi ölçer, görevler arasındaki bekleme süresinin aksine. Bir aktivitenin Bitiş Zamanı ile Başlangıç Zamanı arasındaki fark olarak hesaplanır.

Bu hesaplanmış metrik, performans analizinin temel taşıdır. Fatura Onay Darboğaz Analizi gibi dashboard'larda belirli adımların ne kadar sürdüğünü niceliksel olarak belirlemek için kullanılır. Belirli aktiviteler için yüksek işlem süreleri, verimsizlikleri, karmaşıklığı veya otomasyon ihtiyacını gösterebilir.

Süreç adımlarının aktif süresini ölçer, optimizasyon veya otomasyon için öncelikli aday olan verimsiz faaliyetleri belirlemeye yardımcı olur.

Veri dönüştürme süreci sırasında 'Başlangıç Zamanı'nın 'Bitiş Zamanı'ndan çıkarılmasıyla türetilen hesaplanmış bir metrik.

Bu öznitelik, verinin kaynağını belirtir; bu da birden fazla SAP örneği veya diğer entegre sistemlerin bulunduğu ortamlarda özellikle faydalıdır. Genellikle sistem kimliğini ve istemci numarasını içerir.

Analizde, farklı sistemler veya organizasyonel varlıklar arasındaki süreçleri ve performansı ayırt etmeye yardımcı olur. Veri soy ağacını sağlar ve özellikle birden çok kaynaktan gelen veriler bütünsel bir süreç görünümü için birleştirildiğinde bağlam sunar.

Verinin kökeni hakkında kritik bağlam sağlar, çoklu sistem ortamlarında netliği ve veri yönetişimini destekler.

Bu genellikle veri çıkarma sırasında tanımlanan statik bir değerdir, genellikle sistem kimliği (SY-SYSID) ve istemci (SY-MANDT) birleşiminden oluşur.

Bir fatura yanlış olduğunda ve alacak dekontu gerektirdiğinde, alacak dekontu belgesine genellikle bir neden atanır. Bu, faturalama hatalarının kaynaklarını kategorize etmek için yapılandırılmış bir yol sağlar.

Bu öznitelik, Faturalama Hata Oranı KPI'sını doğrudan destekler. Alacak dekontlarının nedenlerini toplayarak ve analiz ederek, bir şirket fiyatlandırma hataları veya ürün iadeleri gibi en yaygın hata türlerini belirleyebilir. Bu analiz, finansal düzeltme ve yeniden işleme ihtiyacını azaltmayı amaçlayan süreç iyileştirmelerini yönlendirir.

Kredi düzenleme nedenlerini kategorize eder, bu da faturalama hatalarının en sık görülen kaynaklarını belirlemeye ve kalite iyileştirmelerini sağlamaya yardımcı olur.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: AUGRU (Sipariş Nedeni). Bu alan, daha sonra faturalandırılan alacak/borç dekontu taleplerinde kullanılır.

Ödeme Durumu, bir faturanın tahsilat yaşam döngüsünde nerede olduğunu gösteren anlık bir görüntüdür. Bu, SAP'de tek bir alan değildir, ancak ilgili muhasebe belgesinin temizleme durumu kontrol edilerek elde edilir.

Bu öznitelik, Bekleyen Fatura Yaşlandırma dashboard'u için çok önemlidir. Tüm açık faturaların durumlarına ve yaşlarına göre segmentlere ayrılmasını sağlayarak, tahsilat ekibinin çabalarını etkili bir şekilde önceliklendirmesine yardımcı olur. Durumlar arasındaki geçişleri takip etmek, tahsilat sürecini izlemenin de bir yoludur.

Bir faturanın tahsilat durumuna dair net, tek bakışta bir görünüm sunar, bu da alacakları yönetmek ve tahsilat çabalarını önceliklendirmek için hayati önem taşır.

Muhasebe belgesinin (VBRK-BELNR) açık kalemler (BSID) ve kapatılan kalemler (BSAD) gibi finansal tablolardaki mahsuplaşma durumu kontrol edilerek türetilir.

Ödeme Koşulları, bir fatura ödemesinin ne zaman vadesi geleceğini belirleyen, müşteriyle üzerinde anlaşmaya varılmış önceden tanımlanmış koşullardır. Örnekler arasında 'Net 30' (ödeme 30 gün içinde vadesi gelir) veya '2/10 Net 30' (10 gün içinde ödenirse %2 indirim, aksi takdirde 30 gün içinde vadesi gelir) bulunur.

Ödeme koşullarına göre analiz yapmak, bunların etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olur. Farklı ödeme koşullarını ödemenin alınması için geçen fiili süre ile ilişkilendirerek, bir işletme hangi koşulların hızlı ödemeyi teşvik etmede en başarılı olduğunu belirleyebilir ve nakit akışını iyileştirmek için koşullarını optimize edebilir.

Mutabakatlı ödeme takvimini tanımlar, bu da hangi koşulların müşterilerden zamanında ödeme sağlamada en etkili olduğunu analiz etmeye olanak tanır.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: ZTERM

Bu öznitelik, fatura tutarlarının hangi para biriminde (USD, EUR veya JPY gibi) ifade edildiğini belirtir. Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar.

Küresel bir kuruluşta, para birimi doğru finansal analiz ve raporlama için esastır. Tüm tutarları ortak bir raporlama para birimine dönüştürerek finansal verilerin doğru şekilde toplanmasına olanak tanır ve farklı yerel para birimlerine sahip bölgeler arasında faturalama performansının karşılaştırılmasını sağlar.

Tüm parasal değerler için temel bağlam sağlar, özellikle çok uluslu operasyonlarda doğru finansal analiz ve raporlama sağlar.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: WAERK

Satış Sipariş Numarası, faturalama belgesini önceki satış aktivitelerine bağlar. Tek bir satış siparişi bir veya daha fazla fatura ile sonuçlanabilir ve bu bağlantı eksiksiz belge akışını sağlar.

Bu öznitelik, gerçek bir uçtan uca Siparişten Tahsilata analizi için kritiktir. Süreç görünümünün yukarı doğru genişletilmesine, faturalama sorunlarını satış siparişi oluşturma veya yerine getirme aşamalarındaki potansiyel temel nedenleriyle ilişkilendirmeye olanak tanır. Örneğin, siparişin yerine getirildiği andan itibaren genel Fatura Oluşturma Döngü Süresini hesaplamaya yardımcı olur.

Faturayı orijinal satış siparişine bağlar, böylece sadece faturalamanın ötesinde Siparişten Nakde sürecine daha geniş, uçtan uca bir bakış açısı sağlar.

SAP Tablosu: VBRP (Faturalama Belgesi Kalem Verileri), Alan: AUBEL

Şirket Kodu, SAP Finansalları'nda finansal tabloların oluşturulduğu yasal olarak bağımsız bir şirketi temsil eden temel bir organizasyonel varlıktır. Her faturalama belgesi belirli bir şirket koduna atanır.

Çok şirketli kuruluşlarda Şirket Koduna göre analiz yapmak, farklı tüzel kişilikler arasında süreç performansını, DSO gibi finansal metrikleri ve uyumluluğu karşılaştırmak için esastır. Tüm süreç dashboard'ları için üst düzey bir organizasyonel filtre sağlar.

Süreç analizinin tüzel kişilik bazında segmentlere ayrılmasına olanak tanıyarak kuruluş genelinde performans karşılaştırması ve finansal konsolidasyon sağlar.

SAP Tablosu: VBRK, Alan: BUKRS

Bu öznitelik, kaynak sistemden son veri çekme tarihini ve saatini kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliğini anlamak için kritik olan bir metadata alanıdır.

Bu bilgi, analizin güncelliğini doğrulamak ve veri yenileme programlarını yönetmek için kullanılır. Paydaşların process mining dashboard'ları ve içgörülerine dayanarak karar verirken verilerin güncelliğinden haberdar olmalarını sağlar.

Verilerin güncelliğini gösterir, bu da analize güvenmek ve mevcut operasyon durumuna uygunluğunu anlamak için hayati önem taşır.

Bu timestamp, veri çıkarma ve yükleme (ETL) süreci sırasında her kayda oluşturulur ve damgalanır.

Bir müşteri bir faturaya itiraz ettiğinde, anlaşmazlığın nedeni genellikle kaydedilir. Bu, fiyatlandırma hatalarından, yanlış miktarlardan veya hasarlı mallardan kaynaklanabilir. Bu bilgi, SAP Anlaşmazlık Yönetimi modülünde veya metin notları olarak saklanabilir.

Anlaşmazlık nedenlerini analiz etmek, Faturalama Hata Oranı KPI'sı ve ilgili hata analizi için temeldir. Faturalama hatalarının temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur, işletmenin yukarı akış süreçlerindeki sistemik sorunları ele almasına, fatura kalitesini iyileştirmesine ve müşteri memnuniyetini artırmasına olanak tanır.

Faturaların neden itiraz edildiğini açıklayarak, faturalama hatalarının ve müşteri memnuniyetsizliğinin temel nedenlerine doğrudan içgörü sağlar.

SAP Anlaşmazlık Yönetimi kullanılıyorsa, bu bilgi UDM_DISPUTE gibi tablolarda bulunabilir. Aksi takdirde, ilgili belgelerdeki neden kodlarından veya metin alanlarından türetilebilir.

Bu, fiili ödeme tarihini planlanan ödeme vade tarihiyle karşılaştıran hesaplanmış bir özniteliktir. Ödeme zamanında yapıldıysa 'doğru', geç yapıldıysa 'yanlış' olarak sonuçlanır.

Bu işaret, Zamanında Ödeme Oranı KPI'sının hesaplanmasını ve görselleştirilmesini basitleştirir. Geç ödenen faturaların özellikleri ile zamanında ödenen faturaların özelliklerini analiz etmek için kolay filtreleme ve segmentasyona olanak tanır. Bu, geç ödemelere yol açan belirli müşteriler, bölgeler veya ödeme koşullarıyla ilgili kalıpları ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir.

Her faturayı 'zamanında' veya 'gecikmiş' olarak açıkça işaretleyerek performans ölçümünü basitleştirir, Zamanında Ödeme Oranı KPI'sını doğrudan destekler.

Bu hesaplanmış bir alandır. Mantık, 'Müşteri Ödemesi Alındı' aktivitesinin timestamp'ini 'PaymentDueDate' özniteliğindeki değere karşılaştırır.