Votre template de données Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement

Le numéro de facture, connu sous le nom de numéro de document de facturation dans SAP, identifie de manière unique chaque transaction de facturation. Il agit comme la clé centrale qui lie toutes les activités connexes, de la création et de la comptabilisation de la facture à la réception et à la réconciliation du paiement.

En Process Mining, cet attribut est essentiel pour la corrélation des cases. Tous les events partageant le même numéro de facture sont regroupés en une seule instance de processus, permettant une analyse complète, de bout en bout, du cycle de vie de la facturation pour chaque facture individuelle. Cela permet de suivre les temps de cycle, d'identifier les déviations et d'analyser le parcours de chaque facture.

C'est l'identifiant fondamental qui relie toutes les activités de facturation connexes en un seul cas, rendant possible l'analyse de processus de bout en bout.

Table SAP : VBRK, Champ : VBELN

L'heure de l'événement fournit la date et l'heure pour chaque activité, formant l'épine dorsale chronologique du processus. Cet horodatage est crucial pour calculer les durées, les temps de cycle et les temps d'attente entre les différentes étapes du processus de facturation.

En analyse, l'heure de l'événement est utilisée pour ordonner séquentiellement les activités, calculer des indicateurs clés de performance comme le délai moyen de recouvrement et le temps de cycle de génération de facture, et identifier les goulots d'étranglement basés sur le temps. Elle permet une vue dynamique du processus, montrant comment les performances évoluent au fil du temps et combien de temps prend chaque étape du cycle de facturation.

Il fournit la séquence chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle et les durées.

Extrait de divers champs de date et d'heure selon l'activité, tels que la date et l'heure de création (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), les horodatages de modification (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou la date de comptabilisation (BKPF-BUDAT).

Le nom de l'activité décrit une étape ou un jalon spécifique dans le cycle de facturation. Ces activités sont dérivées de divers points de données dans SAP, tels que les codes de transaction, les changements de statut de document ou les entrées de log spécifiques, pour créer un flux de processus séquentiel.

L'analyse de la séquence et de la fréquence de ces activités est le cœur du Process Mining. Elle aide à visualiser la carte des processus, à découvrir les variantes de processus courantes et rares, à identifier les bottlenecks entre les étapes et à mesurer la fréquence des activités sans valeur ajoutée comme les retouches ou les annulations.

Cet attribut définit les étapes du processus, permettant la visualisation des cartes de processus et l'analyse du flux de processus, des variations et des bottlenecks.

Dérivé de diverses sources, y compris les codes de transaction (SY-TCODE), les statuts de document de modification (tables CDHDR/CDPOS) ou les journaux de workflow métier (par exemple, SWW_WI2OBJ).

La date d'échéance de paiement est calculée en fonction de la date de la facture et des conditions de paiement convenues. Elle représente la date limite de réception du paiement sans que la facture ne devienne en retard.

Cet attribut est essentiel pour suivre l'efficacité du recouvrement et prévoir la trésorerie. Il est directement utilisé dans le calcul du KPI de Taux de paiement à temps et pour la segmentation des factures dans les rapports d'ancienneté. L'analyse des écarts entre la date d'échéance et la date de paiement réelle aide à évaluer l'efficacité des différentes conditions de paiement.

Il fixe la date limite de paiement pour le client, ce qui est crucial pour calculer les taux de paiement à temps et gérer les comptes clients.

Cette date n'est pas directement stockée mais est calculée en fonction de la date de facture (VBRK-FKDAT) et de la clé des conditions de paiement (VBRK-ZTERM) en utilisant les fonctions standard de détermination de date de SAP.

La date de facture, également connue sous le nom de date de facturation dans SAP, sert de point de départ pour de nombreux calculs financiers. C'est la date à partir de laquelle les conditions de paiement, les dates d'échéance et l'ancienneté de la créance sont déterminées.

Cette date est un attribut critique au niveau du case pour l'analyse financière. Elle constitue la base pour le calcul du KPI des Days Sales Outstanding (DSO) et pour la création de rapports d'ancienneté des factures impayées, qui sont des outils essentiels pour la gestion de la trésorerie et du recouvrement.

C'est la date principale pour les calculs financiers, servant de point de départ pour le DSO, les dates d'échéance de paiement et l'analyse du vieillissement des factures.

Table SAP : VBRK, Champ : FKDAT

L'heure de fin marque l'achèvement d'une activité. En Process Mining, celle-ci est souvent déduite comme l'heure de début de l'activité suivante dans le case, ou elle peut être directement obtenue si le système enregistre à la fois les events de début et de fin.

Cet attribut est essentiel pour calculer le temps de traitement des activités individuelles. En soustrayant l'heure de début de l'heure de fin, on peut mesurer la durée de chaque étape, ce qui est crucial pour l'analyse des bottlenecks, comme l'identification des retards dans l'étape d'approbation des factures.

Il permet le calcul de la durée exacte (temps de traitement) de chaque activité, ce qui est fondamental pour l'analyse des goulots d'étranglement.

Ceci est un attribut dérivé pour le Process Mining. Il est généralement calculé comme l'heure de début du prochain event dans la séquence de case. Dans certains scénarios, des tables spécifiques peuvent enregistrer les temps d'achèvement.

Cet attribut représente la valeur monétaire totale des biens ou services facturés, hors taxes. C'est un point de données financier fondamental pour chaque case de facture.

Le montant de la facture est utilisé dans un large éventail d'analyses. Il permet la segmentation du processus par valeur, par exemple, pour voir si les factures de grande valeur sont traitées différemment ou subissent plus de retards. Il constitue également la base des rapports financiers et du calcul de la valeur totale des créances en suspens.

Il quantifie la valeur financière de chaque facture, permettant une analyse basée sur la valeur, la priorisation des recouvrements et l'évaluation de l'impact financier.

Table SAP : VBRK, Champ : NETWR

Cet attribut capture l'ID utilisateur SAP responsable d'un event particulier, tel que la création d'une facture, la comptabilisation d'un document ou le lettrage d'un paiement. Il établit un lien entre les étapes du processus et les individus ou les équipes qui les exécutent.

L'analyse par nom d'utilisateur aide à identifier les individus très performants, les besoins en formation ou les déséquilibres dans la répartition de la charge de travail. Elle est également cruciale pour l'analyse de la conformité, montrant qui a effectué des activités critiques, et pour comprendre les variations dans la manière dont différents utilisateurs exécutent le même processus.

Il lie les activités de processus à des utilisateurs spécifiques, permettant l'analyse de la charge de travail, des performances et de la conformité au niveau individuel ou d'équipe.

Pour les événements de création, cela se trouve dans VBRK-ERNAM. Pour les modifications ultérieures, on le trouve dans les tables d'historique des modifications comme CDHDR-USERNAME ou dans les journaux de workflow.

Cet attribut identifie le nom légal du client facturé. Il est issu des données de base client centrales dans SAP.

L'analyse du processus par client permet d'identifier des schémas spécifiques à certains comptes. Par exemple, elle peut révéler quels clients paient constamment en retard, quels sont ceux qui soulèvent le plus de litiges, ou pour lesquels le processus de facturation est le plus inefficace. Cela permet une gestion de la relation client ciblée et des stratégies de recouvrement adaptées.

Il permet une analyse axée sur le client, aidant à identifier les comportements de paiement, les fréquences de litiges et les inefficacités de processus pour des comptes spécifiques.

Récupéré de la table de données de base client KNA1 (Champ : NAME1), lié via l'ID du payeur dans l'en-tête de facture (VBRK-KUNRG).

L'attribut Région indique la zone géographique, telle qu'un État ou une province, associée à l'adresse du client. Ces données font généralement partie de la fiche client.

Cet attribut est essentiel pour le dashboard de performance de facturation régionale. Il permet de comparer des métriques clés comme les temps de cycle, les taux d'erreur et le DSO entre différentes régions. Cette comparaison peut mettre en évidence des différences régionales dans l'exécution des processus, la conformité ou l'efficacité, ouvrant la voie à des améliorations ciblées et à la standardisation des meilleures pratiques.

Il permet de comparer les performances de facturation entre différentes zones géographiques, aidant à identifier les disparités régionales et à standardiser les processus.

Récupéré de la table de données de base client KNA1 (Champ : REGIO), lié via l'ID du payeur dans l'en-tête de facture (VBRK-KUNRG).

Le code société est une entité organisationnelle fondamentale dans SAP Financials, représentant une entreprise juridiquement indépendante pour laquelle des états financiers sont créés. Chaque document de facturation est affecté à un code société spécifique.

L'analyse par code société est essentielle dans les organisations multi-sociétés pour comparer la performance des processus, les métriques financières comme le DSO, et la conformité entre différentes entités légales. Il fournit un filtre organisationnel de haut niveau pour tous les dashboards de processus.

Il permet de segmenter l'analyse des processus par entité juridique, facilitant la comparaison des performances et la consolidation financière à l'échelle de l'organisation.

Table SAP : VBRK, Champ : BUKRS

Les conditions de paiement sont des modalités prédéfinies, convenues avec un client, qui stipulent quand le règlement d'une facture est dû. Les exemples incluent 'Net 30' (paiement dû sous 30 jours) ou '2/10 Net 30' (une remise de 2 % si payé sous 10 jours, sinon dû sous 30 jours).

L'analyse par conditions de paiement permet d'évaluer leur efficacité. En corrélant différentes conditions de paiement avec le délai réel de réception du règlement, une entreprise peut déterminer quelles conditions sont les plus efficaces pour encourager un paiement rapide et optimiser ses conditions pour améliorer sa trésorerie.

Il définit l'échéancier de paiement convenu, permettant d'analyser quelles conditions sont les plus efficaces pour assurer un paiement rapide des clients.

Table SAP : VBRK, Champ : ZTERM

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction de données du système source. C'est un champ de métadonnées essentiel pour comprendre la fraîcheur des données analysées.

Cette information est utilisée pour valider la récence de l'analyse et pour gérer les plannings de rafraîchissement des données. Elle garantit que les parties prenantes sont conscientes de l'actualité des données lorsqu'elles prennent des décisions basées sur les dashboards et les insights du Process Mining.

Il indique la fraîcheur des données, ce qui est vital pour la fiabilité de l'analyse et la compréhension de sa pertinence par rapport à l'état actuel des opérations.

Ce timestamp est généré et apposé sur chaque enregistrement lors du processus d'extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

Cet attribut spécifie la devise dans laquelle les montants de facture sont libellés, tels que USD, EUR ou JPY. Il fournit le contexte nécessaire pour toutes les valeurs monétaires.

Dans une organisation mondiale, la devise est essentielle pour une analyse et un reporting financier corrects. Elle permet une agrégation appropriée des données financières en convertissant tous les montants vers une devise de reporting commune et permet la comparaison des performances de facturation entre les régions avec différentes devises locales.

Il fournit un contexte essentiel pour toutes les valeurs monétaires, garantissant une analyse et un reporting financiers précis, en particulier dans les opérations multinationales.

Table SAP : VBRK, Champ : WAERK

Ceci est un attribut calculé qui compare la date de paiement réelle avec la date d'échéance de paiement prévue. Il retourne 'true' si le paiement a été effectué à temps et 'false' s'il était en retard.

Ce drapeau simplifie le calcul et la visualisation du KPI de Taux de paiement à temps. Il permet un filtrage et une segmentation faciles pour analyser les caractéristiques des factures payées en retard par rapport à celles payées à temps. Cela peut aider à découvrir des schémas liés à des clients spécifiques, des régions ou des conditions de paiement qui entraînent des retards de paiement.

Il simplifie la mesure des performances en signalant clairement chaque facture comme 'à temps' ou 'en retard', soutenant directement le KPI de Taux de paiement à temps.

Ceci est un champ calculé. La logique compare le timestamp de l'activité 'Paiement client reçu' avec la valeur de l'attribut 'PaymentDueDate'.

Lorsqu'une facture est incorrecte et doit être créditée, un motif est généralement attribué au document d'avoir. Cela offre une manière structurée de catégoriser les sources d'erreurs de facturation.

Cet attribut soutient directement le KPI du Taux d'erreur de facturation. En agrégeant et en analysant les raisons pour les notes de crédit, une entreprise peut identifier les types d'erreurs les plus courants, tels que les erreurs de prix ou les retours de produits. Cette analyse stimule les améliorations de processus visant à réduire le besoin de corrections financières et de retravail.

Il catégorise les raisons d'émission de crédit, ce qui aide à identifier les sources les plus fréquentes d'erreurs de facturation et à stimuler les améliorations de qualité.

Table SAP : VBRK, Champ : AUGRU (Motif de commande). Ce champ est utilisé sur les demandes d'avoir/débit qui sont ensuite facturées.

Lorsqu'un client conteste une facture, le motif du litige est souvent enregistré. Cela peut être dû à des erreurs de prix, des quantités incorrectes ou des marchandises endommagées. Cette information peut être stockée dans le module SAP Dispute Management ou sous forme de notes textuelles.

L'analyse des motifs de litige est fondamentale pour le KPI du Taux d'erreur de facturation et l'analyse d'erreurs associée. Elle aide à identifier les causes profondes des inexactitudes de facturation, permettant à l'entreprise de résoudre les problèmes systémiques dans les processus en amont, d'améliorer la qualité des factures et d'accroître la satisfaction client.

Il explique pourquoi les factures sont contestées, offrant un aperçu direct des causes profondes des erreurs de facturation et de l'insatisfaction client.

Si SAP Dispute Management est utilisé, ces informations peuvent être trouvées dans des tables comme UDM_DISPUTE. Sinon, elles peuvent être dérivées de codes de motif sur des documents liés ou des champs de texte.

Le numéro de commande client relie le document de facturation aux activités de vente précédentes. Une seule commande client peut générer une ou plusieurs factures, et ce lien fournit le flux de documents complet.

Cet attribut est essentiel pour une véritable analyse Order to Cash de bout en bout. Il permet d'étendre la vue du processus en amont, reliant les problèmes de facturation à leurs causes profondes potentielles dans les phases de création ou d'exécution de la commande client. Par exemple, il aide à calculer le temps de cycle global de génération de facture à partir du moment où la commande a été exécutée.

Il relie la facture à la commande client d'origine, permettant une vue plus large et de bout en bout du processus De la commande à l'encaissement au-delà de la simple facturation.

Table SAP : VBRP (Données de poste de document de facturation), Champ : AUBEL

Le statut de paiement offre une vue d'ensemble de la position d'une facture dans le cycle de recouvrement. Ce n'est pas un champ unique dans SAP, mais il est déterminé en vérifiant le statut de lettrage du document comptable correspondant.

Cet attribut est essentiel pour le tableau de bord de l'ancienneté des factures impayées. Il permet de segmenter toutes les factures ouvertes par leur statut et leur âge, aidant ainsi l'équipe de recouvrement à prioriser efficacement ses efforts. Le suivi des transitions entre les statuts est également un moyen de surveiller le processus de recouvrement lui-même.

Il offre une vue claire et rapide du statut de recouvrement d'une facture, ce qui est essentiel pour gérer les créances et prioriser les efforts de recouvrement.

Dérivé en vérifiant le statut de compensation du document comptable (VBRK-BELNR) dans des tables financières comme BSID (postes ouverts) et BSAD (postes compensés).

Cet attribut spécifie l'origine des données, ce qui est particulièrement utile dans des environnements avec plusieurs instances SAP ou d'autres systèmes intégrés. Il inclut généralement l'ID système et le numéro de client.

En analyse, il aide à différencier les processus et les performances entre différents systèmes ou entités organisationnelles. Il assure la lignée des données et fournit un contexte, surtout lorsque les données de plusieurs sources sont combinées pour une vue holistique du processus.

Il fournit un contexte crucial sur l'origine des données, assurant la clarté dans les environnements multi-systèmes et soutenant la gouvernance des données.

Ceci est généralement une valeur statique définie lors de l'extraction des données, combinant souvent l'ID système (SY-SYSID) et le client (SY-MANDT).

Le temps de traitement mesure le temps passé à travailler activement sur une tâche, par opposition au temps d'attente entre les tâches. Il est calculé comme la différence entre l'heure de fin et l'heure de début d'une activité.

Cette métrique calculée est une pierre angulaire de l'analyse des performances. Elle est utilisée dans des dashboards tels que l'analyse des bottlenecks d'approbation des factures pour quantifier la durée de chaque étape spécifique. Des temps de traitement élevés pour certaines activités peuvent indiquer des inefficacités, une complexité ou un besoin d'automatisation.

Il mesure la durée active des étapes du processus, aidant à identifier les activités inefficaces qui sont des candidats privilégiés pour l'optimisation ou l'automatisation.

Métriques calculées, dérivées en soustrayant le 'StartTime' du 'EndTime' pendant le processus de transformation des données.

Le type de document de facturation est un champ clé qui catégorise les transactions au sein du processus de facturation. Il contrôle la manière dont le document est traité, y compris sa plage de numéros et ses règles de comptabilisation.

Cet attribut permet de filtrer le processus pour analyser des types de transactions spécifiques. Par exemple, on pourrait créer une vue de processus séparée uniquement pour les notes de crédit afin de comprendre les raisons et le flux de processus des corrections financières, ou analyser les factures standard séparément des annulations pour obtenir une image plus claire du processus de facturation principal.

Il classe les transactions, permettant une analyse ciblée sur des flux de documents spécifiques comme les factures standard, les avoirs ou les annulations.

Table SAP : VBRK, Champ : FKART