Su Plantilla de Datos de Pedido a Cobro - Facturación y Cobranza

El Número de Factura, conocido como Número de Documento de Facturación en SAP, identifica de forma única cada transacción de facturación. Actúa como la clave central que vincula todas las actividades relacionadas, desde la creación y contabilización de la factura hasta la recepción y conciliación del pago.

En Process Mining, este atributo es esencial para la correlación de cases. Todos los events que comparten el mismo Número de Factura se agrupan en una única instancia de proceso, lo que permite un análisis completo de extremo a extremo del ciclo de vida de la facturación para cada factura individual. Esto permite el seguimiento de los tiempos de ciclo, la identificación de desviaciones y el análisis del recorrido de cada factura.

Es el identificador fundamental que conecta todas las actividades de facturación relacionadas en un único caso, haciendo posible el análisis de procesos de principio a fin.

SAP Table: VBRK, Field: VBELN

Event Time (Tiempo del Evento) proporciona la fecha y hora de cada actividad, formando la columna vertebral cronológica del proceso. Esta marca de tiempo es crucial para calcular duraciones, tiempos de ciclo y tiempos de espera entre diferentes pasos en el proceso de facturación.

En el análisis, Event Time se utiliza para ordenar actividades secuencialmente, calcular indicadores clave de rendimiento (KPI) como los Días de Ventas Pendientes de Cobro y el Tiempo de Ciclo de Generación de Facturas, e identificar cuellos de botella basados en el tiempo. Permite una vista dinámica del proceso, mostrando cómo cambia el rendimiento con el tiempo y cuánto tarda cada etapa del ciclo de facturación.

Proporciona la secuencia cronológica de eventos, lo cual es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Extraído de varios campos de fecha y hora según la actividad, como fecha y hora de creación (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), marcas de tiempo de cambio (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o fecha de contabilización (BKPF-BUDAT).

El Nombre de la Actividad describe un paso o hito específico en el ciclo de vida de la facturación. Estas actividades se derivan de varios data points en SAP, como códigos de transacción, cambios de estado de documentos o entradas de log específicas, para crear un flujo de proceso secuencial.

Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades es el núcleo del Process Mining. Ayuda a visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes de proceso comunes y raras, identificar bottlenecks entre pasos y medir la frecuencia de actividades que no añaden valor, como retrabajos o cancelaciones.

Este atributo define los pasos en el proceso, permitiendo la visualización de mapas de proceso y el análisis del flujo del proceso, sus variaciones y los bottlenecks.

Derivado de varias fuentes, incluyendo códigos de transacción (SY-TCODE), estados de documentos de cambio (tablas CDHDR/CDPOS) o registros de flujo de trabajo de negocio (por ejemplo, SWW_WI2OBJ).

La Fecha de Factura, también conocida como fecha de facturación en SAP, sirve como punto de partida para muchos cálculos financieros. Es la fecha a partir de la cual se determinan las condiciones de pago, las fechas de vencimiento y la antigüedad de la cuenta por cobrar.

Esta fecha es un atributo crítico a nivel de case para el análisis financiero. Es la base para calcular el KPI de Días de Cartera (DSO) y para crear informes de antigüedad de facturas pendientes, que son herramientas esenciales para gestionar el flujo de caja y los cobros.

Es la fecha principal para los cálculos financieros, actuando como punto de partida para el DSO, las fechas de vencimiento de pago y el análisis de antigüedad de facturas.

SAP Table: VBRK, Field: FKDAT

La Fecha de Vencimiento de Pago se calcula basándose en la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Representa la fecha límite para recibir el pago sin que la factura se convierta en vencida.

Este atributo es esencial para monitorear la efectividad de los cobros y la previsión del flujo de caja. Se utiliza directamente para calcular el KPI de Tasa de Pago a Tiempo y para segmentar facturas en informes de antigüedad. Analizar las desviaciones entre la fecha de vencimiento y la fecha de pago real ayuda a evaluar la efectividad de diferentes condiciones de pago.

Establece la fecha límite para el pago del cliente, lo que lo hace crucial para calcular las tasas de pago a tiempo y gestionar las cuentas por cobrar.

Esta fecha no se almacena directamente, sino que se calcula basándose en la Fecha de Factura (VBRK-FKDAT) y la clave de Condiciones de Pago (VBRK-ZTERM) utilizando las funciones estándar de determinación de fechas de SAP.

La Hora de Finalización marca la culminación de una actividad. En Process Mining, esto a menudo se infiere como la Hora de Inicio de la actividad subsiguiente en el case, o puede ser obtenido directamente si el sistema registra tanto los events de inicio como los de fin.

Este atributo es esencial para calcular el Tiempo de Procesamiento de actividades individuales. Al restar la Hora de Inicio de la Hora de Finalización, se puede medir la duración de cada paso, lo cual es crucial para el análisis de bottlenecks, como la identificación de retrasos en la etapa de aprobación de facturas.

Permite el cálculo de la duración exacta (tiempo de procesamiento) de cada actividad, lo cual es fundamental para el análisis de cuellos de botella.

Este es un atributo derivado para Process Mining. Se calcula típicamente como la Hora de Inicio del siguiente event en la secuencia del case. En algunos escenarios, tablas específicas pueden registrar los tiempos de finalización.

Este atributo representa el valor monetario total de los bienes o servicios que se facturan, excluyendo impuestos. Es un data point financiero fundamental para cada case de factura.

El Importe de la Factura se utiliza en una amplia gama de análisis. Permite la segmentación del proceso por valor, por ejemplo, para ver si las facturas de alto valor se procesan de manera diferente o experimentan más retrasos. También es la base para la presentación de informes financieros y para calcular el valor total de las cuentas por cobrar pendientes.

Cuantifica el valor financiero de cada factura, permitiendo un análisis basado en el valor, la priorización de los cobros y la evaluación del impacto financiero.

SAP Table: VBRK, Field: NETWR

Este atributo captura el ID de usuario de SAP responsable de un event particular, como crear una factura, contabilizar un documento o compensar un pago. Proporciona un vínculo entre los pasos del proceso y los individuos o equipos que los realizan.

Analizar por Nombre de Usuario ayuda a identificar individuos de alto rendimiento, necesidades de capacitación o desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo. También es crucial para el análisis de compliance, mostrando quién realizó actividades críticas, y para comprender las variaciones en cómo diferentes usuarios ejecutan el mismo proceso.

Vincula las actividades del proceso a usuarios específicos, permitiendo el análisis de la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento a nivel individual o de equipo.

Para eventos de creación, esto se encuentra en VBRK-ERNAM. Para cambios posteriores, se encuentra en tablas de historial de cambios como CDHDR-USERNAME o en logs de workflow.

Este atributo identifica el nombre legal del cliente al que se factura. Se obtiene de los datos maestros centrales de clientes en SAP.

Analizar el proceso por cliente permite identificar patrones específicos de ciertas cuentas. Por ejemplo, puede revelar qué clientes pagan tarde consistentemente, cuáles presentan más disputas o para quién el proceso de facturación es más ineficiente. Esto permite una gestión de relaciones con el cliente dirigida y estrategias de cobro personalizadas.

Permite un análisis centrado en el cliente, ayudando a identificar comportamientos de pago, frecuencias de disputas e ineficiencias de proceso para cuentas específicas.

Obtenido de la tabla de datos maestros de cliente KNA1 (Campo: NAME1), vinculado a través del ID de Pagador en la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

El atributo Región indica el área geográfica, como un estado o provincia, asociada a la dirección del cliente. Esta data suele formar parte del registro maestro de clientes.

Este atributo es clave para el dashboard de Rendimiento de Facturación Regional. Permite comparar métricas clave como los tiempos de ciclo, las tasas de error y el DSO entre diferentes regiones. Esta comparación puede resaltar las diferencias regionales en la ejecución del proceso, la compliance o la eficiencia, allanando el camino para mejoras específicas y la estandarización de las mejores prácticas.

Permite la comparación del rendimiento de la facturación entre diferentes áreas geográficas, ayudando a identificar disparidades regionales y a estandarizar procesos.

Obtenido de la tabla de datos maestros de cliente KNA1 (Campo: REGIO), vinculado a través del ID de Pagador en la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

Este es un atributo calculado que compara la fecha de pago real con la fecha de vencimiento de pago programada. Se resuelve a 'true' si el pago fue a tiempo y 'false' si fue tardío.

Este indicador simplifica el cálculo y la visualización del KPI de Tasa de Pago a Tiempo. Permite un filtrado y segmentación fáciles para analizar las características de las facturas que se pagan tarde frente a las que se pagan a tiempo. Esto puede ayudar a descubrir patrones relacionados con clientes, regiones o condiciones de pago específicas que conducen a pagos atrasados.

Simplifica la medición del rendimiento al etiquetar claramente cada factura como 'a tiempo' o 'tardía', apoyando directamente el KPI de Tasa de Pago a Tiempo.

Este es un campo calculado. La lógica compara el timestamp de la actividad 'Pago del Cliente Recibido' con el valor en el atributo 'Fecha de Vencimiento de Pago'.

Las Condiciones de Pago son condiciones predefinidas acordadas con un cliente que establecen cuándo vence el pago de una factura. Ejemplos incluyen 'Neto 30' (pago a 30 días) o '2/10 Neto 30' (un 2% de descuento si se paga en 10 días, de lo contrario, vence en 30 días).

Analizar por condiciones de pago ayuda a evaluar su efectividad. Al correlacionar diferentes condiciones de pago con el tiempo real que se tarda en recibir el pago, una empresa puede determinar qué condiciones son más exitosas para fomentar el pago puntual y optimizar sus términos para mejorar el flujo de caja.

Define el calendario de pagos acordado, permitiendo el análisis de qué condiciones son más efectivas para asegurar el pago puntual de los clientes.

SAP Table: VBRK, Field: ZTERM

El Estado de Pago ofrece una visión general de la situación de una factura en su ciclo de cobro. No es un campo único en SAP, sino que se obtiene verificando el estado de compensación del documento contable correspondiente.

Este atributo es fundamental para el dashboard de Antigüedad de Facturas Pendientes. Permite segmentar todas las facturas abiertas por su estado y antigüedad, lo que ayuda al equipo de cobros a priorizar sus esfuerzos de manera eficaz. El seguimiento de las transiciones entre estados también es una forma de monitorear el propio proceso de cobro.

Proporciona una vista clara y rápida del estado de cobro de una factura, lo cual es vital para gestionar las cuentas por cobrar y priorizar los esfuerzos de cobro.

Derivado al verificar el estado de compensación del documento contable (VBRK-BELNR) en tablas financieras como BSID (partidas abiertas) y BSAD (partidas compensadas).

Este atributo especifica la moneda en la que se denominan los importes de las facturas, como USD, EUR o JPY. Proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios.

En una organización global, la moneda es esencial para un análisis e informes financieros correctos. Permite la agregación adecuada de data financiera al convertir todos los importes a una moneda de informe común y permite la comparación del rendimiento de la facturación entre regiones con diferentes monedas locales.

Proporciona contexto esencial para todos los valores monetarios, asegurando un análisis financiero y una presentación de informes precisos, especialmente en operaciones multinacionales.

SAP Table: VBRK, Field: WAERK

Cuando una factura es incorrecta y necesita ser abonada, normalmente se asigna un motivo al documento de nota de crédito. Esto proporciona una forma estructurada de categorizar las fuentes de errores de facturación.

Este atributo apoya directamente el KPI de Tasa de Error de Facturación. Al agregar y analizar los motivos de las notas de crédito, una empresa puede identificar los tipos de errores más comunes, como errores de precios o devoluciones de productos. Este análisis impulsa mejoras de procesos destinadas a reducir la necesidad de correcciones financieras y retrabajos.

Categoriza los motivos para emitir crédito, lo que ayuda a identificar las fuentes más frecuentes de errores de facturación e impulsa mejoras en la calidad.

Tabla SAP: VBRK, Campo: AUGRU (Motivo de Pedido). Este campo se utiliza en solicitudes de nota de crédito/débito que luego se facturan.

El Número de Pedido de Venta vincula el documento de facturación con las actividades de venta precedentes. Un solo pedido de venta puede resultar en una o varias facturas, y este vínculo proporciona el flujo de documentos completo.

Este atributo es crítico para un verdadero análisis de Pedido a Cobro de extremo a extremo. Permite que la vista del proceso se extienda hacia arriba, conectando los problemas de facturación con sus posibles causas raíz en las fases de creación o cumplimiento del pedido de venta. Por ejemplo, ayuda a calcular el Tiempo de Ciclo general de Generación de Facturas a partir del momento en que se completó el pedido.

Vincula la factura al pedido de venta original, lo que permite una visión más amplia y de extremo a extremo del proceso Order to Cash (Pedido a Cobro) más allá de la simple facturación.

Tabla SAP: VBRP (Datos de Posición de Documento de Facturación), Campo: AUBEL

Cuando un cliente impugna una factura, el motivo de la disputa suele registrarse. Esto podría deberse a errores de precio, cantidades incorrectas o mercancía dañada. Esta información puede almacenarse en el módulo de Gestión de Disputas de SAP o como notas de texto.

Analizar los motivos de las disputas es fundamental para el KPI de Tasa de Error de Facturación y el análisis de errores asociado. Ayuda a identificar las causas raíz de las imprecisiones en la facturación, permitiendo a la empresa abordar problemas sistémicos en los procesos anteriores, mejorar la calidad de las facturas y aumentar la satisfacción del cliente.

Explica por qué se disputan las facturas, proporcionando una visión directa de las causas raíz de los errores de facturación y la insatisfacción del cliente.

Si se utiliza SAP Dispute Management, esta información se puede encontrar en tablas como UDM_DISPUTE. De lo contrario, puede derivarse de códigos de motivo en documentos relacionados o campos de texto.

La Sociedad (Company Code) es una entidad organizativa fundamental en SAP Financials, que representa una empresa legalmente independiente para la cual se crean los estados financieros. Cada documento de facturación se asigna a una sociedad específica.

Analizar por Sociedad es esencial en organizaciones multiempresariales para comparar el rendimiento del proceso, métricas financieras como el DSO y la compliance en diferentes entidades legales. Proporciona un filtro organizacional de alto nivel para todos los dashboards de proceso.

Permite segmentar el análisis de procesos por entidad legal, posibilitando la comparación de rendimiento y la consolidación financiera en toda la organización.

SAP Table: VBRK, Field: BUKRS

Este atributo especifica el origen de la data, lo cual es particularmente útil en entornos con múltiples instancias de SAP u otros sistemas integrados. Normalmente incluye el ID del sistema y el número de cliente.

En el análisis, ayuda a diferenciar procesos y rendimiento entre diferentes sistemas o entidades organizativas. Asegura la trazabilidad de la data y proporciona contexto, especialmente cuando se combina data de múltiples fuentes para una vista de proceso holística.

Proporciona un contexto crucial sobre el origen de los datos, asegurando claridad en entornos multisistema y apoyando la gobernanza de datos.

Este es típicamente un valor estático definido durante la extracción de data, a menudo combinando el ID del sistema (SY-SYSID) y el cliente (SY-MANDT).

El Tiempo de Procesamiento mide el tiempo dedicado activamente a una tarea, a diferencia del tiempo de espera entre tareas. Se calcula como la diferencia entre la Hora de Finalización y la Hora de Inicio de una actividad.

Esta métrica calculada es una piedra angular del análisis de rendimiento. Se utiliza en dashboards como el Análisis de Bottleneck de Aprobación de Facturas para cuantificar cuánto tiempo tardan los pasos específicos. Los tiempos de procesamiento altos para ciertas actividades pueden indicar ineficiencias, complejidad o la necesidad de automatización.

Mide la duración activa de los pasos del proceso, ayudando a identificar actividades ineficientes que son candidatas principales para la optimización o la automatización.

Métrica calculada, derivada al restar el 'StartTime' del 'EndTime' durante el proceso de transformación de datos.

El Tipo de Documento de Facturación es un campo clave que categoriza las transacciones dentro del proceso de facturación. Controla cómo se procesa el documento, incluyendo su rango de números y reglas de contabilización contable.

Este atributo permite filtrar el proceso para analizar tipos específicos de transacciones. Por ejemplo, se podría crear una vista de proceso separada solo para notas de crédito para entender las razones y el flujo del proceso para correcciones financieras, o analizar las facturas estándar por separado de las cancelaciones para obtener una imagen más clara del proceso de facturación principal.

Clasifica las transacciones, permitiendo un análisis enfocado en flujos de documentos específicos como facturas estándar, notas de crédito o anulaciones.

SAP Table: VBRK, Field: FKART

Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de data del sistema de origen. Es un campo de metadatos crítico para comprender la actualidad de la data que se analiza.

Esta información se utiliza para validar la actualidad del análisis y para gestionar los programas de actualización de data. Asegura que las partes interesadas estén al tanto de la puntualidad de la data al tomar decisiones basadas en los dashboards y insights de Process Mining.

Indica la actualidad de los datos, lo cual es vital para confiar en el análisis y comprender su relevancia para el estado actual de las operaciones.

Este timestamp se genera y se marca en cada registro durante el proceso de extracción y carga de data (ETL).