Uw Order to Cash - Facturatie & Debiteurenbeheer Data Template

Het Factuurnummer, bekend als het Factuurdocumentnummer in SAP, identificeert uniek elke facturatietransactie. Het fungeert als de centrale sleutel die alle gerelateerde activiteiten koppelt, van factuuraanmaak en boeking tot betalingsontvangst en afstemming.

In process mining is dit attribuut essentieel voor case correlatie. Alle gebeurtenissen die hetzelfde Factuurnummer delen, worden gegroepeerd in één procesinstantie, wat een complete, end-to-end analyse van de facturatiecyclus voor elke individuele factuur mogelijk maakt. Dit maakt het mogelijk om cyclustijden te volgen, afwijkingen te identificeren en het traject van elke factuur te analyseren.

Het is de fundamentele identifier die alle gerelateerde facturatieactiviteiten verbindt tot één case, waardoor end-to-end procesanalyse mogelijk wordt.

SAP Tabel: VBRK, Veld: VBELN

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de facturatiecyclus. Deze activiteiten zijn afgeleid van diverse datapunten in SAP, zoals transactiecodes, wijzigingen in documentstatus of specifieke log-vermeldingen, om een sequentiële processtroom te creëren.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is de kern van process mining. Het helpt bij het visualiseren van de proceskaart, het ontdekken van veelvoorkomende en zeldzame procesvarianten, het identificeren van knelpunten tussen stappen en het meten van de frequentie van niet-waardetoevoegende activiteiten zoals herstelwerk of annuleringen.

Dit attribuut definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie van proceskaarten en de analyse van processtroom, variaties en knelpunten mogelijk maakt.

Afgeleid van verschillende bronnen, waaronder transactiecodes (SY-TCODE), wijzigingsdocumentstatussen (tabellen CDHDR/CDPOS) of bedrijfsworkflowlogs (bijv. SWW_WI2OBJ).

Event Time biedt de datum en tijd voor elke activiteit en vormt de chronologische ruggengraat van het proces. Deze timestamp is cruciaal voor het berekenen van duren, cyclustijden en wachttijden tussen verschillende stappen in het facturatieproces.

In de analyse wordt Event Time gebruikt om activiteiten sequentieel te rangschikken, key performance indicators zoals Days Sales Outstanding en Factuurgeneratie Cyclustijd te berekenen, en tijdsgebonden knelpunten te identificeren. Het maakt een dynamische weergave van het proces mogelijk, en toont hoe de prestaties in de loop van de tijd veranderen en hoe lang elke fase van de facturatiecyclus duurt.

Het biedt de chronologische reeks van events, wat essentieel is voor het berekenen van alle tijdsgebonden metrics, zoals cyclustijden en duren.

Geëxtraheerd uit verschillende datum- en tijdvelden, afhankelijk van de activiteit, zoals aanmaakdatum en -tijd (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), wijzigingstimestamps (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) of boekingsdatum (BKPF-BUDAT).

De Eindtijd markeert de voltooiing van een activiteit. In process mining wordt dit vaak afgeleid als de Starttijd van de volgende activiteit in de case, of het kan direct worden verkregen als het systeem zowel start- als eindgebeurtenissen vastlegt.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van de Verwerkingstijd van individuele activiteiten. Door de Starttijd van de Eindtijd af te trekken, kan men de duur van elke stap meten, wat cruciaal is voor knelpuntenanalyse, zoals het identificeren van vertragingen in de factuurgoedkeuringsfase.

Het maakt de berekening mogelijk van de exacte duur (verwerkingstijd) van elke activiteit, wat fundamenteel is voor knelpuntanalyse.

Dit is een afgeleid attribuut voor process mining. Het wordt doorgaans berekend als de Starttijd van de volgende gebeurtenis in de case-volgorde. In sommige scenario's kunnen specifieke tabellen voltooiingstijden loggen.

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale monetaire waarde van de goederen of diensten die worden gefactureerd, exclusief belastingen. Het is een fundamenteel financieel datapunt voor elke factuur case.

Factuurbedrag wordt gebruikt in een breed scala aan analyses. Het maakt de segmentatie van het proces op waarde mogelijk, bijvoorbeeld om te zien of hoogwaardige facturen anders worden verwerkt of meer vertragingen ondervinden. Het is ook de basis voor financiële rapportage en voor het berekenen van de totale waarde van openstaande vorderingen.

Het kwantificeert de financiële waarde van elke factuur, waardoor waardebasierte analyse, prioritering van incasso's en financiële impactanalyse mogelijk zijn.

SAP Tabel: VBRK, Veld: NETWR

De Factuurdatum, ook bekend als de factuurdatum in SAP, dient als het startpunt voor veel financiële berekeningen. Het is de datum van waaruit betalingsvoorwaarden, vervaldata en de ouderdom van de vordering worden bepaald.

Deze datum is een kritiek attribuut op caseniveau voor financiële analyse. Het is de basislijn voor het berekenen van de Days Sales Outstanding (DSO) KPI en voor het creëren van rapporten over de ouderdom van openstaande facturen, wat essentiële tools zijn voor het beheren van cashflow en incasso.

Het is de primaire datum voor financiële berekeningen, en dient als het startpunt voor DSO, betalingsvervaldatums en analyse van de factuurleeftijd.

SAP Tabel: VBRK, Veld: FKDAT

Dit attribuut legt de SAP gebruikers-ID vast die verantwoordelijk is voor een specifieke gebeurtenis, zoals het aanmaken van een factuur, het boeken van een document of het afboeken van een betaling. Het biedt een koppeling tussen processtappen en de individuen of teams die deze uitvoeren.

Analyseren op Gebruikersnaam helpt bij het identificeren van goed presterende individuen, trainingsbehoeften of onevenwichtigheden in de werkdrukverdeling. Het is ook cruciaal voor compliance-analyse, door te laten zien wie kritieke activiteiten heeft uitgevoerd, en voor het begrijpen van variaties in hoe verschillende gebruikers hetzelfde proces uitvoeren.

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers, waardoor analyse van werkdruk, prestaties en compliance op individueel of teamniveau mogelijk is.

Voor aanmaak-events staat dit in VBRK-ERNAM. Voor daaropvolgende wijzigingen is het te vinden in wijzigingshistorie-tabellen zoals CDHDR-USERNAME of in workflow logs.

Dit attribuut identificeert de wettelijke naam van de klant die wordt gefactureerd. Het is afkomstig uit de centrale klantstamdata in SAP.

Het analyseren van het proces per klant maakt de identificatie mogelijk van patronen die specifiek zijn voor bepaalde accounts. Zo kan het bijvoorbeeld onthullen welke klanten consequent te laat betalen, welke de meeste geschillen aankaarten, of voor wie het facturatieproces het meest inefficiënt is. Dit maakt gericht klantrelatiebeheer en op maat gemaakte incassostrategieën mogelijk.

Het maakt klantgerichte analyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van betalingsgedrag, geschilfrequenties en procesinefficiënties voor specifieke accounts.

Opgehaald uit klantstamdatatable KNA1 (Veld: NAME1), gekoppeld via de Betalers-ID in de factuurheader (VBRK-KUNRG).

Het attribuut Regio geeft het geografische gebied aan, zoals een staat of provincie, dat geassocieerd is met het adres van de klant. Deze data maakt doorgaans deel uit van het klantstamrecord.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Regionale Facturatieprestaties'. Het maakt het mogelijk om belangrijke metrics zoals cyclustijden, foutpercentages en DSO te benchmarken tussen verschillende regio's. Deze vergelijking kan regionale verschillen in procesuitvoering, compliance of efficiëntie benadrukken, wat de weg vrijmaakt voor gerichte verbeteringen en standaardisatie van best practices.

Het maakt vergelijking van facturatieprestaties over verschillende geografische gebieden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van regionale verschillen en het standaardiseren van processen.

Opgehaald uit klantstamdatatable KNA1 (Veld: REGIO), gekoppeld via de Betalers-ID in de factuurheader (VBRK-KUNRG).

De Vervaldatum betaling wordt berekend op basis van de factuurdatum en de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Het vertegenwoordigt de deadline voor het ontvangen van betaling zonder dat de factuur achterstallig wordt.

Dit attribuut is essentieel voor het monitoren van de effectiviteit van incasso en cashflowprognoses. Het wordt direct gebruikt bij het berekenen van de KPI voor de tijdige betalingsgraad en voor het segmenteren van facturen in ouderdomsrapporten. Het analyseren van afwijkingen tussen de vervaldatum en de daadwerkelijke betaaldatum helpt bij het evalueren van de effectiviteit van verschillende betalingsvoorwaarden.

Het stelt de deadline voor klantbetaling vast, waardoor het cruciaal is voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen en het beheren van debiteuren.

Deze datum wordt niet direct opgeslagen, maar wordt berekend op basis van de Factuurdatum (VBRK-FKDAT) en de Betalingsvoorwaarden sleutel (VBRK-ZTERM) met behulp van SAP's standaard datumdeterminatie functies.

De Bedrijfscode is een fundamentele organisatorische entiteit in SAP Financials, die een juridisch onafhankelijk bedrijf vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Elk factuurdocument wordt toegewezen aan een specifieke bedrijfscode.

Analyseren op basis van Bedrijfscode is essentieel in multi-company organisaties om procesprestaties, financiële metrics zoals DSO en compliance te vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten. Het biedt een organisatorisch filter op hoog niveau voor alle process dashboards.

Het maakt procesanalyse mogelijk die per juridische entiteit kan worden gesegmenteerd, waardoor prestatievergelijking en financiële consolidatie binnen de organisatie mogelijk worden.

SAP Tabel: VBRK, Veld: BUKRS

De Betalingsstatus geeft een momentopname van waar een factuur zich bevindt in de incassocyclus. Dit is geen enkel veld in SAP, maar wordt afgeleid door de afstemmingsstatus van het bijbehorende boekhoudkundige document te controleren.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Openstaande Facturen op Leeftijd'. Het maakt de segmentatie van alle openstaande facturen mogelijk op basis van hun status en ouderdom, waardoor het incassoteam zijn inspanningen effectief kan prioriteren. Het volgen van de overgangen tussen statussen is tevens een manier om het incassoproces zelf te monitoren.

Het biedt een duidelijk, direct overzicht van de incassostatus van een factuur, wat essentieel is voor het beheren van debiteuren en het prioriteren van incassopogingen.

Afgeleid door de vereffeningsstatus van het boekhoudkundige document (VBRK-BELNR) te controleren in financiële tabellen zoals BSID (openstaande posten) en BSAD (vereffende posten).

Betalingsvoorwaarden zijn vooraf gedefinieerde condities die met een klant zijn overeengekomen en die bepalen wanneer een factuurbetaling verschuldigd is. Voorbeelden zijn 'Netto 30' (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of '2/10 Netto 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders verschuldigd binnen 30 dagen).

Analyseren op basis van betalingsvoorwaarden helpt bij het beoordelen van hun effectiviteit. Door verschillende betalingsvoorwaarden te correleren met de daadwerkelijke tijd die nodig is om betaling te ontvangen, kan een bedrijf bepalen welke voorwaarden het meest succesvol zijn in het stimuleren van snelle betalingen en zijn voorwaarden optimaliseren om de cashflow te verbeteren.

Het definieert het overeengekomen betalingsschema, wat analyse mogelijk maakt van welke termijnen het meest effectief zijn in het waarborgen van tijdige betaling van klanten.

SAP Tabel: VBRK, Veld: ZTERM

Verwerkingstijd meet de tijd die actief aan een taak wordt gewerkt, in tegenstelling tot de wachttijd tussen taken. Het wordt berekend als het verschil tussen de Eindtijd en de Starttijd van een activiteit.

Deze berekende meting is een hoeksteen van prestatieanalyse. Het wordt gebruikt in dashboards zoals de 'Factuurgoedkeuring Knelpuntenanalyse' om te kwantificeren hoe lang specifieke stappen duren. Hoge verwerkingstijden voor bepaalde activiteiten kunnen duiden op inefficiënties, complexiteit of een behoefte aan automatisering.

Het meet de actieve duur van processtappen, wat helpt bij het identificeren van inefficiënte activiteiten die uitstekende kandidaten zijn voor optimalisatie of automatisering.

Berekende metric, afgeleid door de 'StartTime' af te trekken van de 'EndTime' tijdens het data-transformatieproces.

Dit attribuut specificeert de herkomst van de data, wat bijzonder nuttig is in omgevingen met meerdere SAP-instanties of andere geïntegreerde systemen. Het omvat doorgaans de systeem-ID en het clientnummer.

In analyse helpt het processen en prestaties te onderscheiden tussen verschillende systemen of organisatorische entiteiten. Het waarborgt data-herkomst en biedt context, vooral wanneer data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd voor een holistisch procesoverzicht.

Het biedt cruciale context over de herkomst van de data, wat zorgt voor duidelijkheid in multi-systeemomgevingen en datagovernance ondersteunt.

Dit is typisch een statische waarde die wordt gedefinieerd tijdens data-extractie, vaak een combinatie van de systeem-ID (SY-SYSID) en client (SY-MANDT).

Wanneer een factuur incorrect is en gecrediteerd moet worden, wordt typisch een reden toegewezen aan het creditnotadocument. Dit biedt een gestructureerde manier om de bronnen van facturatiefouten te categoriseren.

Dit attribuut ondersteunt direct de KPI voor het facturatiefoutenpercentage. Door de redenen voor creditnota's te aggregeren en te analyseren, kan een bedrijf de meest voorkomende soorten fouten identificeren, zoals prijsfouten of productretouren. Deze analyse stuurt procesverbeteringen aan die gericht zijn op het verminderen van de behoefte aan financiële correcties en herwerk.

Het categoriseert de redenen voor het uitgeven van creditnota's, wat helpt bij het lokaliseren van de meest voorkomende bronnen van factureringsfouten en het stimuleren van kwaliteitsverbeteringen.

SAP Tabel: VBRK, Veld: AUGRU (Reden voor order). Dit veld wordt gebruikt voor credit-/debetnota-aanvragen die vervolgens worden gefactureerd.

Het Factuurdocumenttype is een sleutelveld dat transacties binnen het facturatieproces categoriseert. Het beheert hoe het document wordt verwerkt, inclusief het nummerbereik en de boekingsregels.

Dit attribuut maakt het mogelijk om het proces te filteren en specifieke soorten transacties te analyseren. Men zou bijvoorbeeld een aparte procesweergave kunnen creëren voor creditnota's om de redenen en processtroom voor financiële correcties te begrijpen, of standaard facturen afzonderlijk van annuleringen analyseren om een duidelijker beeld te krijgen van het primaire facturatieproces.

Het classificeert transacties, waardoor gerichte analyse van specifieke documentstromen zoals standaardfacturen, creditnota's of annuleringen mogelijk is.

SAP Tabel: VBRK, Veld: FKART

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem. Het is een metadata veld dat cruciaal is voor het begrijpen van de actualiteit van de geanalyseerde data.

Deze informatie wordt gebruikt om de recentheid van de analyse te valideren en om data-verversingsschema's te beheren. Het zorgt ervoor dat belanghebbenden op de hoogte zijn van de tijdigheid van de data bij het nemen van beslissingen op basis van de process mining dashboards en inzichten.

Het geeft de versheid van de data aan, wat essentieel is voor het vertrouwen in de analyse en het begrijpen van de relevantie ervan voor de huidige operationele status.

Deze timestamp wordt gegenereerd en gestempeld op elke record tijdens het data-extractie- en laad (ETL) proces.

Wanneer een klant een factuur betwist, wordt de reden voor het geschil vaak vastgelegd. Dit kan te wijten zijn aan prijsfouten, incorrecte hoeveelheden of beschadigde goederen. Deze informatie kan worden opgeslagen in de SAP Dispute Management module of als tekstnotities.

Het analyseren van geschilredenen is fundamenteel voor de KPI voor het facturatiefoutenpercentage en de bijbehorende foutenanalyse. Het helpt de hoofdoorzaken van factuuronjuistheden te identificeren, waardoor het bedrijf systeemproblemen in upstream processen kan aanpakken, de factuurkwaliteit kan verbeteren en de klanttevredenheid kan verhogen.

Het verklaart waarom facturen worden betwist, en biedt direct inzicht in de grondoorzaken van factureringsfouten en klantontevredenheid.

Indien SAP Dispute Management wordt gebruikt, is deze informatie te vinden in tabellen zoals UDM_DISPUTE. Anders kan het worden afgeleid van redenencodes op gerelateerde documenten of tekstvelden.

Dit is een berekend attribuut dat de werkelijke betaaldatum vergelijkt met de geplande vervaldatum. Het is 'waar' als de betaling op tijd was en 'onwaar' als deze te laat was.

Deze vlag vereenvoudigt de berekening en visualisatie van de KPI voor de tijdige betalingsgraad. Het maakt eenvoudig filteren en segmenteren mogelijk om de kenmerken te analyseren van facturen die te laat worden betaald versus die op tijd worden betaald. Dit kan helpen patronen te ontdekken gerelateerd aan specifieke klanten, regio's of betalingsvoorwaarden die leiden tot late betalingen.

Het vereenvoudigt prestatiemeting door elke factuur duidelijk te markeren als 'op tijd' of 'te laat', wat direct de KPI voor Tijdige Betalingspercentage ondersteunt.

Dit is een berekend veld. De logica vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Klantbetaling ontvangen' met de waarde in het attribuut 'Vervaldatum betaling'.

Dit attribuut specificeert de valuta waarin de factuurbedragen zijn uitgedrukt, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context voor alle monetaire waarden.

In een globale organisatie is valuta essentieel voor correcte financiële analyse en rapportage. Het maakt de juiste aggregatie van financiële data mogelijk door alle bedragen om te zetten naar een gemeenschappelijke rapportagevaluta en maakt vergelijking van facturatieprestaties mogelijk in regio's met verschillende lokale valuta's.

Dit biedt de essentiële context voor alle monetaire waarden. Zo bent u verzekerd van nauwkeurige financiële analyses en rapportages, wat cruciaal is voor internationale organisaties.

SAP Tabel: VBRK, Veld: WAERK

Het Verkoopordernummer koppelt het factuurdocument terug aan de voorafgaande verkoopactiviteiten. Eén verkooporder kan resulteren in één of meer facturen, en deze koppeling biedt de complete documentenstroom.

Dit attribuut is cruciaal voor een ware end-to-end Order-to-Cash analyse. Het maakt het mogelijk om de procesweergave stroomopwaarts uit te breiden, facturatieproblemen te verbinden met hun potentiële hoofdoorzaken in de aanmaak- of uitvoeringsfasen van de verkooporder. Zo helpt het bijvoorbeeld bij het berekenen van de algehele cyclustijd voor factuurgeneratie, beginnend vanaf het moment dat de order werd uitgevoerd.

Het koppelt de factuur aan de oorspronkelijke verkooporder, waardoor een breder, end-to-end overzicht van het Order to Cash-proces mogelijk is, verder dan alleen facturatie.

SAP Tabel: VBRP (Factuurdocument Postgegevens), Veld: AUBEL