Su Plantilla de Datos de Onboarding de Empleados

SAP SuccessFactors Onboarding
Su Plantilla de Datos de Onboarding de Empleados

Su Plantilla de Datos de Onboarding de Empleados

Esta plantilla ofrece una guía completa para la recopilación de los datos necesarios para analizar su proceso de onboarding de empleados. Detalla los atributos esenciales a capturar, las actividades clave a rastrear y orientación práctica sobre la extracción de datos de sus sistemas. Utilice este recurso para agilizar la preparación de sus datos e iniciar su viaje de análisis de procesos.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave para el seguimiento
  • Guía de Extracción
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos de Onboarding de Empleados

Estos son los campos de datos esenciales recomendados para incluir en su registro de eventos para asegurar un análisis exhaustivo y perspicaz de su proceso de onboarding de empleados.
5 Requerido 7 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Caso de Onboarding
OnboardingCaseId
El identificador único para el proceso de onboarding de un nuevo empleado, agrupando todas las actividades relacionadas.
Descripción

El ID de Caso de Onboarding es el identificador central que conecta todos los eventos y puntos de datos para el recorrido de onboarding de un solo nuevo empleado. Comienza cuando se inicia el proceso de onboarding y concluye cuando el proceso se marca como completado.\n\nEn Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el flujo del proceso de extremo a extremo para cada nuevo empleado. Permite el análisis de diferentes rutas (variantes), tiempos de ciclo y resultados caso por caso, formando la base de todo el análisis.

Por qué es importante

Este es el atributo fundamental que define el alcance del análisis. Sin él, es imposible rastrear el recorrido de un nuevo empleado y medir indicadores clave de rendimiento como el tiempo total de onboarding.

Dónde obtener

Este es típicamente un ID de instancia de proceso generado dentro del módulo de SAP SuccessFactors Onboarding cuando se inicia el onboarding de un nuevo empleado.

Ejemplos
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Nombre de la Actividad
ActivityName
El nombre de la tarea específica o hito que ocurrió en el proceso de onboarding.
Descripción

Este atributo describe un evento o paso específico dentro del workflow de onboarding, como 'Verificación de Antecedentes Iniciada' o 'Tareas del Gerente Asignadas'. Estas actividades son los bloques de construcción del mapa de procesos.\n\nAnalizar la secuencia y frecuencia de las actividades ayuda a identificar el flujo de proceso real, descubrir desviaciones del procedimiento estándar y señalar cuellos de botella donde el proceso se estanca. Es un componente central para cualquier descubrimiento y análisis de procesos.

Por qué es importante

Define los pasos en el mapa de procesos. Analizar la secuencia de actividades es la forma principal de comprender y optimizar el flujo de trabajo de onboarding.

Dónde obtener

Esta información se registra en el historial de procesos o en las tablas de seguimiento de auditoría dentro del módulo de SAP SuccessFactors Onboarding para cada caso.

Ejemplos
Proceso de Onboarding iniciadoVerificación de antecedentes completadaAprovisionamiento de TI SolicitadoSeguimiento a 30 Días Realizado
Timestamp del Evento
EventTimestamp
La fecha y hora exactas en que se completó una actividad o se alcanzó un hito.
Descripción

La Marca de Tiempo del Evento registra el momento preciso en que ocurrió una actividad. Estos datos son críticos para secuenciar los eventos correctamente y para todo análisis basado en el tiempo, como el cálculo de tiempos de ciclo, tiempos de espera y duraciones entre diferentes pasos.\n\nEn Process Mining, las marcas de tiempo se utilizan para ordenar las actividades dentro de cada caso y para construir una representación precisa del flujo del proceso a lo largo del tiempo. Son la base para el análisis de rendimiento, el monitoreo de SLA y la identificación de cuellos de botella.

Por qué es importante

Este atributo es esencial para calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, incluidos los tiempos de ciclo y las duraciones de los cuellos de botella, que son cruciales para el análisis del rendimiento.

Dónde obtener

Esto se registra típicamente junto a cada actividad en el registro de eventos o la pista de auditoría del módulo de SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Source System
SourceSystem
Identifica el sistema del cual se extrajeron los `datos`.
Descripción

Este atributo especifica el origen de los datos, que en este caso es 'SAP SuccessFactors Onboarding'. Es particularmente útil en entornos donde los datos de múltiples sistemas podrían combinarse para una vista más amplia del proceso.\n\nPara el análisis, ayuda en la gobernanza de datos, la resolución de problemas y a asegurar que los datos se atribuyen correctamente a su fuente. Proporciona contexto, especialmente al comparar procesos o datos de diferentes aplicaciones.

Por qué es importante

Proporciona un contexto esencial para el origen de los datos, importante para la gobernanza de datos, la validación y la integración con otros sistemas.

Dónde obtener

Este es típicamente un valor estático añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el conjunto de datos.

Ejemplos
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Última actualización de datos
LastDataUpdateTimestamp
La marca de tiempo que indica cuándo los datos para este evento fueron actualizados o extraídos por última vez de la fuente.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen. No representa cuándo ocurrió el evento, sino cuándo el registro del evento fue actualizado por última vez en el conjunto de datos utilizado para el análisis.\n\nEste es un campo de metadatos crítico para comprender la frescura de los datos. Ayuda a los analistas y usuarios de negocios a saber cuán actual es el análisis del proceso y cuándo esperar que se reflejen nuevos datos en los dashboards.

Por qué es importante

Asegura que los usuarios comprendan la actualidad de los datos, lo cual es crucial para tomar decisiones basadas en el análisis.

Dónde obtener

Esta marca de tiempo típicamente se genera y se añade a cada registro durante el proceso de extracción de datos.

Ejemplos
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Coordinador de Onboarding
OnboardingCoordinator
El profesional de RRHH o coordinador responsable de gestionar el caso de onboarding.
Descripción

Este atributo identifica a la persona, típicamente en RRHH, que supervisa el proceso de onboarding del nuevo empleado. Son responsables de asegurar que las tareas se completen a tiempo y de resolver cualquier problema que surja.\n\nEstos datos son esenciales para la gestión de la carga de trabajo y la asignación de recursos dentro del equipo de RRHH. El dashboard de 'Carga de Trabajo del Coordinador de Onboarding' se basa en este atributo para equilibrar las asignaciones de casos e identificar coordinadores que pueden estar sobrecargados o ser particularmente eficientes.

Por qué es importante

Crucial para analizar la carga de trabajo del equipo de RRHH, la planificación de la capacidad y la identificación de mejores prácticas entre los coordinadores.

Dónde obtener

Es probable que este sea un campo de rol o usuario asignado dentro de la instancia de proceso de SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Departamento
Department
El departamento o unidad de negocio al que se une el nuevo empleado.
Descripción

Este atributo especifica la unidad organizacional a la que se asigna el nuevo empleado, como 'Ventas', 'Ingeniería' o 'Finanzas'. Esta es una pieza fundamental de los datos organizacionales.\n\nAnalizar el proceso por departamento es un requisito común. Permite comparar el rendimiento, identificar cuellos de botella específicos del departamento (por ejemplo, el aprovisionamiento de TI para ingenieros toma más tiempo) y comprender cómo varía el proceso de onboarding en toda la organización. Esta segmentación es clave para el dashboard de 'Benchmarks de Onboarding Departamental'.

Por qué es importante

Permite una segmentación y un benchmarking críticos del proceso de onboarding en diferentes partes de la organización.

Dónde obtener

Esta información forma parte de la requisición de puesto y los datos del nuevo empleado dentro de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Ventas y MarketingInvestigación y DesarrolloFinanzasSoporte al Cliente
Fecha de inicio oficial
OfficialStartDate
El primer día oficial de empleo del nuevo empleado.
Descripción

Este atributo es la fecha de inicio acordada contractualmente para el nuevo empleado. Sirve como un plazo crítico para muchas actividades previas al onboarding, como el aprovisionamiento de TI, la finalización de la documentación y las verificaciones de antecedentes.\n\nEn el análisis, esta fecha se utiliza como un punto de referencia para medir la puntualidad de las actividades previas al onboarding. Es esencial para el KPI de 'Tasa de preparación de recursos de TI para el Día Uno' y para los dashboards que monitorean si la empresa está preparada para la llegada del nuevo empleado.

Por qué es importante

Sirve como un plazo crítico y un punto de referencia para evaluar la puntualidad y el éxito de todas las actividades previas al onboarding.

Dónde obtener

Este es un campo de fecha clave en el registro de empleo del nuevo empleado en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
2024-07-012024-07-152024-08-01
Gerente de Contratación
HiringManager
El nombre del gerente al que reportará el nuevo empleado.
Descripción

Este atributo identifica al gerente de contratación responsable del nuevo empleado. El gerente de contratación a menudo tiene tareas específicas asignadas durante el proceso de onboarding, como organizar presentaciones de equipo o definir objetivos a 30 días.\n\nAnalizar los datos por Gerente de Contratación ayuda a identificar cuellos de botella gerenciales y a evaluar la participación del gerente en el proceso de onboarding. Apoya directamente el dashboard de 'Retrasos en Tareas de Onboarding del Gerente' al destacar a los gerentes que pueden necesitar apoyo o capacitación adicional.

Por qué es importante

Ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con tareas dependientes del gerente y mide el compromiso del gerente en el proceso de onboarding.

Dónde obtener

Esto forma parte de la información central de empleo y la estructura de informes definida en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Hora de Finalización
EndTime
El `timestamp` que marca la `finalización` de una `actividad`, especialmente para `tareas` con una `duración medible`.
Descripción

Mientras que StartTime (EventTimestamp) indica cuándo comienza o sucede una actividad, EndTime registra cuándo concluye. Para eventos atómicos, StartTime y EndTime pueden ser iguales. Para actividades como 'Background Check', tener una hora de inicio y fin distintas es crucial.

Este atributo permite el cálculo directo del tiempo de procesamiento para actividades individuales, en lugar de solo el tiempo de espera entre ellas. Esto ayuda a diferenciar el tiempo de trabajo activo del tiempo inactivo, proporcionando hallazgos más profundos sobre la eficiencia del proceso.

Por qué es importante

Permite el cálculo preciso de los tiempos de procesamiento de actividades, ayudando a identificar qué tareas específicas consumen mucho tiempo.

Dónde obtener

Esto puede estar disponible en el registro del proceso para tareas de larga duración o puede derivarse de la hora de inicio de la actividad subsiguiente.

Ejemplos
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
ID de Empleado Nuevo
NewHireEmployeeId
El ID de empleado único asignado al nuevo empleado.
Descripción

Este atributo es el identificador oficial y permanente para el nuevo empleado dentro del sistema de RRHH de la empresa. Típicamente se asigna después de la creación del perfil de RRHH y permanece con el empleado durante toda su permanencia.\n\nMientras que el ID de Caso de Onboarding rastrea el proceso, el ID de Empleado vincula el proceso de onboarding con el registro permanente del empleado. Esto permite un análisis a largo plazo, como correlacionar las experiencias de onboarding con el rendimiento o la retención futuros del empleado.

Por qué es importante

Conecta el proceso de onboarding temporal con el registro permanente del empleado, permitiendo un análisis de impacto a largo plazo.

Dónde obtener

Disponible en el registro de datos del nuevo empleado dentro de los módulos de Onboarding o Employee Central de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
100523100524100525
Título del puesto
PositionTitle
El título de puesto oficial del nuevo empleado, como 'Ingeniero de Software' o 'Gerente de Cuentas'.
Descripción

El Título del Puesto describe el rol específico para el que fue contratado el nuevo empleado. Esto proporciona un nivel de detalle más granular que solo el departamento.\n\nEste atributo se utiliza para analizar si el proceso de onboarding difiere para varios roles. Por ejemplo, el proceso para un ejecutivo podría tener diferentes pasos o SLAs en comparación con un puesto de nivel de entrada. Es crucial para el dashboard de Análisis de Variantes del Proceso de Onboarding para comprender las desviaciones del proceso basadas en roles.

Por qué es importante

Permite el análisis de variaciones de procesos basadas en el rol de trabajo, ayudando a personalizar y estandarizar las experiencias de onboarding.

Dónde obtener

Este es un campo estándar en la requisición de puesto y en los detalles de empleo del nuevo empleado en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Ingeniero de Software SeniorAnalista FinancieroSocio de Negocio de RRHHRepresentante de Desarrollo de Ventas
Automatizado
IsAutomated
Un indicador que señala si una actividad fue realizada por un sistema o un usuario humano.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre actividades ejecutadas automáticamente por el sistema (por ejemplo, 'Documentación Pre-Día 1 Enviada') y aquellas realizadas manualmente por un usuario (por ejemplo, 'Chequeo del Día 30 Realizado').\n\nAnalizar este atributo ayuda a comprender el nivel de automatización en el proceso. Puede utilizarse para identificar oportunidades de mayor automatización al resaltar tareas manuales y repetitivas. También ayuda a atribuir correctamente los tiempos de procesamiento al esfuerzo del sistema o al humano.

Por qué es importante

Ayuda a medir el nivel de automatización en el proceso e identificar oportunidades para reemplazar tareas manuales con flujos de trabajo automatizados.

Dónde obtener

Esto a menudo se puede inferir del 'Usuario' asociado con un evento. Si el usuario es una cuenta de sistema o de servicio, el evento es automatizado.

Ejemplos
truefalse
Cumplimiento Vencido
IsComplianceOverdue
Un indicador calculado que es verdadero si una actividad de cumplimiento se completó después de su fecha de vencimiento.
Descripción

Este atributo booleano se deriva comparando la marca de tiempo de finalización real de una actividad relacionada con el cumplimiento (por ejemplo, 'Verificación de Antecedentes Completada') con su 'Fecha de Vencimiento de Cumplimiento' correspondiente. Si la finalización ocurre después de la fecha de vencimiento, la bandera se establece en 'verdadero'.\n\nEste atributo es esencial para el dashboard de 'Monitoreo Crítico de Cumplimiento'. Permite una fácil identificación y cuantificación de las infracciones de cumplimiento, ayudando a la organización a mitigar riesgos y mejorar su adhesión a políticas y regulaciones.

Por qué es importante

Proporciona una forma clara e inmediata de identificar e informar sobre fallos de cumplimiento, permitiendo una gestión proactiva de riesgos.

Dónde obtener

Esto se calcula en la herramienta de Process Mining. La lógica es: MarcaDeTiempo(ActividadDeCumplimiento) > FechaDeVencimientoDeCumplimiento.

Ejemplos
truefalse
Estado de la Verificación de Antecedentes
BackgroundCheckStatus
El resultado o estado actual de la verificación de antecedentes.
Descripción

Este atributo registra el resultado del proceso de verificación de antecedentes, que es un paso crítico de cumplimiento. Los posibles valores podrían incluir 'Iniciado', 'En Progreso', 'Aprobado' o 'Hallazgo Adverso'.\n\nEstos datos son vitales para monitorear un cuello de botella potencial clave y un riesgo de cumplimiento. Los dashboards de 'Tiempo de Ciclo de Verificación de Antecedentes' y 'Monitoreo Crítico de Cumplimiento' utilizan este estado para seguir el progreso y señalar casos que requieren atención inmediata.

Por qué es importante

Rastrea el progreso y el resultado de un paso crítico, y a menudo prolongado, de cumplimiento en el proceso de incorporación.

Dónde obtener

Esta información típicamente se actualiza en el módulo de Onboarding, a menudo a través de una integración con un proveedor externo de verificación de antecedentes.

Ejemplos
AprobadoPendienteHallazgo AdversoNo iniciado
Estado de Onboarding
OnboardingStatus
El estado general actual del caso de onboarding, como 'En progreso' o 'Completado'.
Descripción

Este atributo proporciona un resumen de alto nivel del estado del caso de onboarding en su ciclo de vida. Indica si el proceso está activo, finalizado o ha sido cancelado por alguna razón.\n\nEsto es útil para filtrar datos en los dashboards y centrarse solo en casos activos o para analizar los resultados de los completados. Para el dashboard de 'Progreso de Onboarding de Nuevos Empleados Individuales', este estado ofrece una visión general rápida antes de profundizar en el historial detallado de actividades.

Por qué es importante

Permite un filtrado y reporte sencillos sobre el estado general de los casos de onboarding, ayudando a gestionar las cargas de trabajo activas.

Dónde obtener

Este estado es típicamente gestionado y actualizado por el motor de workflow dentro del módulo de SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
En ProgresoCompletadoCanceladaEn espera
Fecha de Vencimiento de Cumplimiento
ComplianceDueDate
La fecha límite para completar todas las actividades de cumplimiento obligatorias.
Descripción

Este atributo especifica la fecha objetivo para completar tareas críticas de cumplimiento como verificaciones de antecedentes o capacitación obligatoria. Esta fecha de vencimiento a menudo se determina por la política de la empresa o los requisitos regulatorios.\n\nSe utiliza para medir la adherencia al cumplimiento y es un componente clave del KPI de 'Tasa de Documentación de Cumplimiento'. Al comparar la fecha de finalización real de las actividades de cumplimiento con esta fecha de vencimiento, el sistema puede marcar tareas vencidas y medir la salud general de cumplimiento del proceso.

Por qué es importante

Proporciona un plazo claro para medir el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar de forma proactiva los casos de riesgo.

Dónde obtener

Esta fecha puede establecerse dinámicamente por el workflow de Onboarding basándose en la fecha de inicio del nuevo empleado y el tipo de tarea, o podría ser un campo fijo.

Ejemplos
2024-06-302024-07-142024-07-31
ID de Usuario
UserId
El identificador del usuario que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo captura el ID de la persona o cuenta del sistema que ejecutó una tarea específica en el proceso. Podría ser el nuevo empleado, el gerente de contratación, un coordinador de RRHH o un usuario del sistema para los pasos automatizados.\n\nPermite el análisis de la distribución del trabajo y el rendimiento a nivel de usuario. Por ejemplo, puede ayudar a identificar qué coordinadores de onboarding manejan más tareas o qué gerentes son más rápidos en completar sus tareas asignadas. Proporciona la base para el análisis de rendimiento a nivel de recurso y usuario.

Por qué es importante

Permite un análisis detallado de la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento por usuarios individuales o grupos de usuarios.

Dónde obtener

Esta información suele estar disponible en la pista de auditoría o en el registro de eventos del módulo de SAP SuccessFactors Onboarding, a menudo etiquetada como 'Completado por' o 'Usuario'.

Ejemplos
jdoedleeSYSTEM
Listo para el Primer Día
IsDayOneReady
Un indicador calculado que señala si los recursos de TI estaban listos en o antes de la fecha de inicio del nuevo empleado.
Descripción

Este atributo booleano se deriva comparando las marcas de tiempo de finalización de actividades críticas previas al onboarding, como 'Aprovisionamiento de TI Solicitado' y 'Equipo Entregado', con la 'Fecha de Inicio Oficial'. Un valor de 'verdadero' significa que todos los elementos necesarios estaban listos para el nuevo empleado en su primer día.\n\nEste es un indicador clave de rendimiento utilizado en el dashboard de 'Preparación de Recursos de TI para el Día Uno'. Proporciona un objetivo claro y medible para los equipos de TI y RRHH y evalúa directamente su eficacia en la preparación para nuevos empleados.

Por qué es importante

Mide directamente el éxito de las actividades de pre-onboarding, lo que impacta en gran medida la productividad y la experiencia inicial de un nuevo empleado.

Dónde obtener

Este no es un campo en el sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining basándose en la lógica: (MarcaDeTiempo('Equipo Entregado') <= FechaInicioOficial) Y (MarcaDeTiempo('Aprovisionamiento de TI Completado') <= FechaInicioOficial).

Ejemplos
truefalse
Nombre del Nuevo Empleado
NewHireName
El nombre completo del nuevo empleado que está pasando por el proceso de onboarding.
Descripción

Este atributo almacena el nombre completo del nuevo empleado. Proporciona un identificador legible para el caso, facilitando a usuarios como socios de negocio de RRHH o coordinadores de onboarding buscar y discutir instancias de onboarding específicas.\n\nEn dashboards e informes, usar el nombre del nuevo empleado junto con el ID del caso hace que los datos sean más accesibles y comprensibles para los usuarios operativos que necesitan monitorear el progreso individual.

Por qué es importante

Proporciona un identificador fácil de usar para casos individuales, mejorando la usabilidad de los dashboards para el monitoreo operativo.

Dónde obtener

Este es un campo estándar asociado con el perfil del nuevo empleado en SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
John SmithMaria GarciaChen Wei
Tiempo de Procesamiento
ProcessingTime
La duración calculada del tiempo dedicado activamente a una tarea.
Descripción

El Tiempo de Procesamiento es la duración entre el inicio y el fin de una actividad. Esto es diferente del tiempo de ciclo, que incluye el tiempo de espera. Por ejemplo, el tiempo de procesamiento de una verificación de antecedentes es el tiempo que el proveedor trabaja activamente en ella.\n\nEsta métrica, a menudo calculada restando la hora de inicio de la hora de finalización de una actividad, es crucial para entender dónde el trabajo activo consume la mayor parte del tiempo en el proceso. Ayuda a diferenciar entre tareas largas y esperas prolongadas, lo que lleva a esfuerzos de mejora más específicos.

Por qué es importante

Identifica qué actividades específicas consumen más tiempo, en lugar de solo señalar largos periodos de espera entre tareas.

Dónde obtener

Esto se calcula durante el análisis de datos restando el EventTimestamp del EndTime para una actividad dada.

Ejemplos
P3DT5HPT15MP7D
Tipo de Empleo
EmploymentType
Indica el estado de empleo del nuevo empleado, como tiempo completo, tiempo parcial o contratista.
Descripción

Este atributo categoriza al nuevo empleado según su contrato de trabajo. El proceso de onboarding puede diferir significativamente según este tipo; por ejemplo, los contratistas pueden tener un proceso simplificado con menos pasos.\n\nSe utiliza para la segmentación en el análisis de procesos para comparar los workflows y las eficiencias para diferentes tipos de contrataciones. Esto ayuda a comprender las variantes del proceso y a asegurar que se siga la ruta de onboarding adecuada para cada tipo de empleo.

Por qué es importante

Permite comparar y optimizar los procesos de onboarding para diferentes categorías de trabajadores, como empleados a tiempo completo versus contratistas.

Dónde obtener

Este es un campo estándar dentro de la información de empleo del empleado en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Empleado a Tiempo CompletoEmpleado a tiempo parcialContratistaBecario
Ubicación
Location
La ubicación física de trabajo, oficina o país del nuevo empleado.
Descripción

Este atributo especifica la ubicación geográfica donde se basará el nuevo empleado. Los requisitos de onboarding, como la documentación de cumplimiento o el envío de equipos de TI, pueden variar significativamente según la ubicación o el país.\n\nAnalizar el proceso por ubicación ayuda a identificar variaciones regionales en la eficiencia y el cumplimiento. Por ejemplo, las verificaciones de antecedentes pueden tardar más en ciertos países, o pueden requerirse diferentes documentos legales. Esta segmentación ayuda a adaptar y mejorar los procesos de onboarding regionales.

Por qué es importante

Ayuda a identificar y abordar las diferencias regionales en los procesos de onboarding, los requisitos de cumplimiento y el rendimiento.

Dónde obtener

Esta información forma parte de los datos de puesto y ubicación del nuevo empleado dentro de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Nueva York, EE. UU.Londres, Reino UnidoSingapurBerlín, Alemania
Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Onboarding de Empleados

Estos son los pasos críticos del proceso y los hitos importantes que debe rastrear en su registro de eventos para una descubrimiento de procesos y una identificación de cuellos de botella precisos.
8 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Documentación Pre-Día 1 completada
Representa la finalización por parte del nuevo empleado de todos los formularios y tareas pre-empleo requeridos a través de su portal de onboarding. Este evento se registra cuando el sistema detecta que todas las tareas en el paso 'Documentación Pre-Día 1' o 'Documentación del Nuevo Empleado' han sido finalizadas.
Por qué es importante

Este es un hito clave que indica que el nuevo empleado está comprometido y ha completado los pasos administrativos esenciales. Desbloquea actividades posteriores como la creación del perfil de RRHH y el aprovisionamiento de TI.

Dónde obtener

Esto se registra cuando el estado del proceso de recopilación de documentación o un conjunto de tareas relacionadas cambia a 'Completado'. Se puede usar la marca de tiempo de finalización de la última tarea requerida.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo cuando el grupo de tareas padre 'Papeleo' se marca como completado en el sistema.

Tipo de evento inferred
Perfil de RRHH Creado
Esta actividad significa la creación del perfil oficial del nuevo empleado en el HRIS central, SAP SuccessFactors Employee Central. Se registra cuando el proceso 'Administrar contrataciones pendientes' se completa y el registro del empleado se activa.
Por qué es importante

La creación del perfil de RRHH es un punto de integración crítico que habilita la nómina, los beneficios y otras funciones centrales de RRHH. El seguimiento de esto ayuda a monitorear la eficiencia administrativa de RRHH e identificar retrabajos si ocurren varias veces.

Dónde obtener

Este evento se registra explícitamente con una marca de tiempo de creación en el perfil del empleado en Employee Central. La acción típicamente es realizada por un administrador de RRHH a través de la herramienta 'Administrar Contrataciones Pendientes'.

Capturar

Capturado de la fecha de creación del perfil de Employee Central del usuario.

Tipo de evento explicit
Primer Día Ocurrido
Un evento calculado que representa la fecha oficial de inicio del nuevo empleado. No es una acción de usuario explícita, sino que se deriva del atributo 'Fecha de Inicio Oficial' asociado con el caso de onboarding.
Por qué es importante

Este es un hito crítico para analizar las actividades previas y posteriores al primer día. Sirve como un punto de referencia crucial para evaluar la puntualidad de otras actividades como la configuración de TI y la orientación.

Dónde obtener

Este es un evento calculado. Se deriva directamente del campo 'Fecha de Inicio Oficial' almacenado en el registro del nuevo empleado dentro del módulo de Onboarding o Employee Central.

Capturar

Derivado del atributo 'Fecha de Inicio Oficial' en el registro del empleado.

Tipo de evento calculated
Proceso de Onboarding completado
Esta es la actividad final, que marca el cierre exitoso del caso de onboarding del nuevo empleado en el sistema. Se registra cuando un administrador de RRHH o un proceso automatizado mueve el estado del proceso de onboarding a su estado final 'Completado'.
Por qué es importante

Esta actividad concluye oficialmente el proceso, sirviendo como el evento final principal para el análisis. Permite el cálculo del tiempo de ciclo de extremo a extremo y las tasas de finalización.

Dónde obtener

Este evento se infiere de la marca de tiempo cuando el estado general del proceso de onboarding se actualiza a 'Completado' o 'Contratado' en el módulo de SuccessFactors Onboarding.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo del último cambio de estado del proceso general de onboarding a un estado terminal.

Tipo de evento inferred
Proceso de Onboarding iniciado
Esta actividad marca el inicio del proceso de onboarding para un nuevo empleado. Típicamente se activa automáticamente cuando el estado de un candidato cambia a 'Listo para contratar' en el módulo de Reclutamiento de SAP SuccessFactors, y sus datos se pasan al módulo de Onboarding.
Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal para el caso de onboarding. Permite la medición del tiempo total del ciclo de onboarding y sirve como línea base para todos los pasos posteriores del proceso.

Dónde obtener

Este evento típicamente se registra a partir de la marca de tiempo de creación del registro o instancia de proceso del nuevo empleado dentro del módulo de SuccessFactors Onboarding (objeto Proceso). La fecha y hora de inicio suelen registrarse explícitamente.

Capturar

Capturado de la marca de tiempo de creación de la instancia del proceso de onboarding.

Tipo de evento explicit
Seguimiento a 30 Días Realizado
Representa la finalización de una reunión de seguimiento programada entre el nuevo empleado y su gerente o RRHH, típicamente alrededor del día 30. Se registra cuando un gerente o representante de RRHH marca el elemento de la lista de verificación correspondiente como completado.
Por qué es importante

Esta actividad se utiliza a menudo como un proxy para el final del período inicial e intensivo de onboarding. Es un hito clave para medir el tiempo de productividad del nuevo empleado y la duración total del proceso.

Dónde obtener

Este evento se infiere de la marca de tiempo de finalización de una tarea o formulario específico de 'Chequeo del Día 30' dentro de la lista de verificación del proceso de onboarding en SuccessFactors.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo de finalización de la tarea 'Seguimiento a 30 Días'.

Tipo de evento inferred
Tareas del Gerente Asignadas
Representa el punto en el que se asigna un conjunto de responsabilidades de onboarding al gerente de contratación. Esto se registra cuando el sistema activa y asigna automáticamente tareas como 'Preparar espacio de trabajo' o 'Programar bienvenida del equipo' al gerente.
Por qué es importante

El compromiso del gerente es crucial para una experiencia de onboarding exitosa. Esta actividad ayuda a analizar con qué rapidez se notifica a los gerentes y permite medir los tiempos de finalización de sus tareas subsiguientes.

Dónde obtener

El evento se puede identificar a partir de la marca de tiempo de asignación de la primera tarea asignada al rol de gerente de contratación dentro del workflow del proceso de onboarding.

Capturar

Marca de tiempo de cuándo se crean y asignan tareas específicas del gerente en la instancia del proceso.

Tipo de evento explicit
Verificación de antecedentes completada
Marca la finalización del proceso de verificación de antecedentes y la recepción de los resultados. Este evento se captura cuando el estado de la tarea de verificación de antecedentes se actualiza a 'Completado' o 'Aprobado' en el módulo de Onboarding de SuccessFactors.
Por qué es importante

Este es un hito crítico de cumplimiento y un requisito previo para finalizar una oferta en muchas organizaciones. Los retrasos aquí pueden impactar significativamente la fecha de inicio del nuevo empleado y el tiempo total de onboarding.

Dónde obtener

Esto se puede inferir de la marca de tiempo cuando el estado de la tarea de verificación de antecedentes se actualiza a un estado final como 'Completado'. Esto a menudo se actualiza a través de una API del proveedor externo.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo de finalización asociada con la tarea de verificación de antecedentes en el plan de onboarding.

Tipo de evento inferred
Aprovisionamiento de TI Solicitado
Esto marca la solicitud formal de recursos de TI, como cuentas de usuario, correo electrónico y acceso al sistema para el nuevo empleado. A menudo se activa automáticamente después de la finalización de la documentación y se registra a través de una integración o una tarea registrada manualmente.
Por qué es importante

Este es el punto de partida para una ruta crítica que determina si un nuevo empleado será productivo desde el primer día. El seguimiento de esto ayuda a medir y optimizar el tiempo de entrega de la configuración de TI.

Dónde obtener

Esta es típicamente una tarea específica dentro del proceso de onboarding. El evento se registra a partir de la marca de tiempo de creación o inicio de la tarea de 'Aprovisionamiento de TI', que puede enviar una notificación a un sistema de mesa de servicio como ServiceNow.

Capturar

Capturado de la marca de tiempo de creación de la solicitud o tarea de aprovisionamiento de TI.

Tipo de evento explicit
Capacitación Obligatoria Asignada
Representa la asignación de la capacitación de cumplimiento o basada en roles requerida al plan de aprendizaje del nuevo empleado. Este evento se registra cuando la integración entre SuccessFactors Onboarding y el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) asigna los cursos.
Por qué es importante

Esta actividad inicia el proceso de capacitación de cumplimiento. Analizar el tiempo desde este punto hasta la finalización de la capacitación ayuda a comprender la participación en el aprendizaje e identificar riesgos de cumplimiento.

Dónde obtener

Este evento se registra a partir de la marca de tiempo de la fecha de asignación de los elementos de capacitación requeridos en el módulo de SuccessFactors Learning, vinculado al ID de usuario del nuevo empleado.

Capturar

Capturado de la fecha de asignación del curso en el módulo integrado SuccessFactors Learning.

Tipo de evento explicit
Capacitación Obligatoria Completada
Esta actividad marca la finalización por parte del nuevo empleado de toda la capacitación obligatoria asignada. Se registra cuando el módulo de SuccessFactors Learning actualiza el estado de todos los cursos requeridos a 'Completado'.
Por qué es importante

Completar la capacitación obligatoria es un punto de control de cumplimiento crítico. El seguimiento de este hito es esencial para fines de auditoría y para garantizar que la empresa cumpla con sus obligaciones regulatorias.

Dónde obtener

Este evento se registra a partir de la marca de tiempo de la fecha de finalización del último elemento de capacitación requerido en el módulo de SuccessFactors Learning.

Capturar

Capturado de la fecha de finalización del curso en el módulo integrado SuccessFactors Learning.

Tipo de evento explicit
Documentación Pre-Día 1 enviada
Representa el momento en que el conjunto inicial de documentos y formularios requeridos, como formularios de cumplimiento y recopilación de datos personales, se envía al nuevo empleado. Este suele ser un paso automatizado dentro de un workflow de onboarding predefinido en SuccessFactors.
Por qué es importante

El seguimiento de esta actividad ayuda a medir la eficiencia de la configuración administrativa. El tiempo entre este paso y 'Paperwork Completed' es un KPI clave para identificar retrasos causados por el sistema o por el nuevo empleado.

Dónde obtener

Este es a menudo un evento explícito o un cambio de estado en las 'Actividades del Nuevo Empleado' o una tarea similar dentro del objeto de proceso de Onboarding. Una marca de tiempo para cuando la tarea fue asignada o activada suele estar disponible.

Capturar

Identificado por la marca de tiempo cuando la tarea de papeleo es asignada o iniciada en el portal de onboarding del nuevo empleado.

Tipo de evento explicit
Equipo Entregado
Confirma que el equipo físico del nuevo empleado ha sido entregado exitosamente en su ubicación designada. Este evento se captura cuando un miembro del equipo de TI o un gerente actualiza el estado de la tarea 'Entrega de Equipo' a 'Completado'.
Por qué es importante

Esta actividad es un indicador clave de la preparación para el Día Uno. Comparar la marca de tiempo de este evento con la fecha de inicio del empleado ayuda a medir el KPI de 'Tasa de preparación de recursos de TI para el Día Uno'.

Dónde obtener

Inferido de la marca de tiempo cuando el estado de una tarea 'Equipo Entregado' o 'Configuración de Equipo' se marca como 'Completado' en el plan de proceso de onboarding.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo de finalización de la tarea de confirmación de entrega de equipo.

Tipo de evento inferred
Equipo Solicitado
Esta actividad representa el momento en que se envía una solicitud de hardware físico, como una computadora portátil o un teléfono. Se registra a partir de la marca de tiempo de la tarea de solicitud de equipo dentro de la lista de verificación de SuccessFactors Onboarding.
Por qué es importante

Asegurar que el equipo esté listo para el primer día de un nuevo empleado es crítico para la productividad y una experiencia positiva. El seguimiento de esto ayuda a identificar retrasos en el proceso de adquisición y provisión de hardware.

Dónde obtener

Esto se puede inferir del cambio de estado de una tarea de 'Pedir Equipo' en el proceso de onboarding. La marca de tiempo del cambio de estado a 'Enviado' o 'Completado' marca el evento.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo de finalización de la tarea 'Solicitar Equipo' en la lista de verificación del gerente o de TI.

Tipo de evento inferred
Verificación de Antecedentes Iniciada
Esta actividad significa el punto en el que se inicia formalmente el proceso de verificación de antecedentes, a menudo a través de un servicio integrado de terceros. Se registra cuando la tarea o el paso del proceso correspondiente se activa dentro del workflow de SuccessFactors.
Por qué es importante

La verificación de antecedentes es un paso crítico, a menudo largo, de cumplimiento. Medir la duración desde el inicio hasta la finalización ayuda a identificar cuellos de botella en los procesos internos o con proveedores externos.

Dónde obtener

Esto se registra típicamente como un cambio de estado para una tarea específica de 'Verificación de Antecedentes' en el workflow del proceso de Onboarding. La marca de tiempo del cambio de estado marca el evento.

Capturar

Inferido de la marca de tiempo del cambio de estado de la tarea de verificación de antecedentes a 'En Progreso' o un estado similar.

Tipo de evento inferred
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