Jouw template voor onboardingdata

SAP SuccessFactors Onboarding
Jouw template voor onboardingdata

Jouw template voor onboardingdata

Deze template biedt een uitgebreide gids voor het verzamelen van de benodigde data om uw employee onboardingproces te analyseren. Het schetst essentiële attributen om vast te leggen, belangrijke activiteiten om te volgen en praktische begeleiding bij data-extractie uit uw systemen. Gebruik deze resource om uw datavoorbereiding te stroomlijnen en uw procesanalyse-reis te kickstarten.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Onboarding-attributen

Dit zijn de essentiële data-velden die worden aanbevolen voor opname in uw event log om een grondige en inzichtelijke analyse van uw employee onboardingproces te waarborgen.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke taak of mijlpaal die plaatsvond in het onboardingproces.
Omschrijving

Deze attribuut beschrijft een specifieke gebeurtenis of stap binnen de onboarding workflow, zoals 'Antecedentenonderzoek Gestart' of 'Manager Taken Toegewezen'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart.\n\nHet analyseren van de sequentie en frequentie van activiteiten helpt de daadwerkelijke processtroom te identificeren, afwijkingen van de standaardprocedure te ontdekken en knelpunten aan te wijzen waar het proces stagneert. Het is een kerncomponent voor elke procesontdekking en -analyse.

Het belang

Het definieert de stappen in de proceskaart. Het analyseren van de reeks activiteiten is de primaire manier om de onboarding workflow te begrijpen en te optimaliseren.

Vindplaats

Deze informatie wordt gelogd in de proceshistorie- of audit trail-tabellen binnen de SAP SuccessFactors Onboarding module voor elke case.

Voorbeelden
Onboarding Proces GestartBackground Check voltooidIT-provisioning aangevraagd30-dagen check-in uitgevoerd
Gebeurtenistijdstempel
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop een activiteit werd voltooid of een mijlpaal werd bereikt.
Omschrijving

De Event Timestamp registreert het precieze moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is cruciaal voor het correct sequencen van gebeurtenissen en voor alle tijdsgebonden analyses, zoals het berekenen van cyclustijden, wachttijden en duren tussen verschillende stappen.\n\nIn Process Mining worden timestamps gebruikt om de activiteiten binnen elke case te ordenen en een accurate weergave van de processtroom over tijd op te bouwen. Ze vormen de basis voor prestatieanalyse, SLA-monitoring en knelpuntidentificatie.

Het belang

Deze attribuut is essentieel voor het berekenen van alle tijdsgerelateerde metrics, inclusief cyclustijden en knelpuntduur, die cruciaal zijn voor prestatieanalyse.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans vastgelegd naast elke activiteit in het event log of de audit trail van de SAP SuccessFactors Onboarding module.

Voorbeelden
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Onboarding Case
OnboardingCaseId
De unieke identificatie voor het onboardingproces van één nieuwe medewerker, die alle gerelateerde activiteiten groepeert.
Omschrijving

De Onboarding Case ID is de centrale identificatie die alle gebeurtenissen en datapunten verbindt voor de onboardingreis van één nieuwe medewerker. Het begint wanneer het onboardingproces wordt geïnitieerd en eindigt wanneer het proces als voltooid is gemarkeerd.\n\nIn Process Mining is deze attribuut essentieel voor het reconstrueren van de end-to-end processtroom voor elke nieuwe medewerker. Het maakt de analyse mogelijk van verschillende paden (varianten), cyclustijden en resultaten op een case-by-case basis, en vormt zo de basis van de gehele analyse.

Het belang

Dit is de fundamentele attribuut die de reikwijdte van de analyse definieert. Zonder deze is het onmogelijk om de reis van een nieuwe medewerker te traceren en belangrijke prestatie-indicatoren zoals de totale onboardingtijd te meten.

Vindplaats

Dit is doorgaans een procesinstantie-ID die wordt gegenereerd binnen de SAP SuccessFactors Onboarding module wanneer de onboarding van een nieuwe medewerker wordt geïnitieerd.

Voorbeelden
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het systeem waaruit de `data` is geëxtraheerd.
Omschrijving

Deze attribuut specificeert de herkomst van de data, wat in dit geval 'SAP SuccessFactors Onboarding' is. Het is bijzonder nuttig in omgevingen waar data van meerdere systemen kan worden gecombineerd voor een bredere procesweergave.\n\nVoor analyse helpt het bij datagovernance, troubleshooting en het waarborgen dat de data correct aan de bron wordt toegeschreven. Het biedt context, vooral bij het vergelijken van processen of data uit verschillende applicaties.

Het belang

Biedt essentiële context voor de dataherkomst, wat belangrijk is voor datagovernance, validatie en integratie met andere systemen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de dataset te labelen.

Voorbeelden
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Laatste data-update
LastDataUpdateTimestamp
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is ververst of geëxtraheerd uit de bron.
Omschrijving

Deze attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem. Het representeert niet wanneer de gebeurtenis plaatsvond, maar wanneer de record van de gebeurtenis voor het laatst is bijgewerkt in de dataset die voor analyse wordt gebruikt.\n\nDit is een kritiek metadata-veld om de actualiteit van de data te begrijpen. Het helpt analisten en zakelijke gebruikers te weten hoe actueel de procesanalyse is en wanneer ze kunnen verwachten dat nieuwe data wordt weerspiegeld in de dashboards.

Het belang

Zorgt ervoor dat gebruikers de actualiteit van de data begrijpen, wat cruciaal is voor het nemen van beslissingen op basis van de analyse.

Vindplaats

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd aan elke record tijdens het data-extractieproces.

Voorbeelden
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Aanwervingsmanager
HiringManager
De naam van de manager aan wie de nieuwe medewerker zal rapporteren.
Omschrijving

Deze attribuut identificeert de hiring manager die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker. De hiring manager heeft vaak specifieke taken toegewezen gekregen tijdens het onboardingproces, zoals het opzetten van teamintroducties of het definiëren van 30-dagen doelen.\n\nHet analyseren van data per Hiring Manager helpt bij het identificeren van manageriële knelpunten en het beoordelen van managerbetrokkenheid in het onboardingproces. Het ondersteunt direct het 'Managerial Onboarding Task Delays' dashboard door managers te belichten die mogelijk extra ondersteuning of training nodig hebben.

Het belang

Helpt knelpunten te identificeren gerelateerd aan manager-afhankelijke taken en meet de managerbetrokkenheid bij het onboardingproces.

Vindplaats

Dit maakt deel uit van de kernfunctie-informatie en rapportagestructuur zoals gedefinieerd in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Afdeling
Department
De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker aan de slag gaat.
Omschrijving

Deze attribuut specificeert de organisatie-eenheid waaraan de nieuwe medewerker is toegewezen, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance'. Dit is een fundamenteel onderdeel van organisatorische data.\n\nHet analyseren van het proces per afdeling is een veelvoorkomende vereiste. Het maakt benchmarking van prestaties mogelijk, het identificeren van afdelingsspecifieke knelpunten (bijv. IT-provisioning voor engineers duurt langer), en het begrijpen hoe het onboardingproces varieert binnen de organisatie. Deze segmentatie is cruciaal voor het Departmental Onboarding Benchmarks dashboard.

Het belang

Maakt kritieke segmentatie en benchmarking van het onboardingproces mogelijk over verschillende delen van de organisatie.

Vindplaats

Deze informatie maakt deel uit van de vacatureaanvraag en de data van de nieuwe medewerker binnen SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Verkoop en MarketingOnderzoek en OntwikkelingFinanciënKlantenservice
Eindtijd
EndTime
De timestamp die de voltooiing van een activiteit markeert, met name voor taken met een meetbare duur.
Omschrijving

Terwijl StartTime (EventTimestamp) aangeeft wanneer een activity begint of plaatsvindt, registreert EndTime wanneer deze eindigt. Voor atomaire events kunnen StartTime en EndTime hetzelfde zijn. Voor activities zoals 'Background Check' is een afzonderlijke start- en eindtijd cruciaal.\n\nDit attribute maakt de directe berekening van de verwerkingstijd voor individuele activities mogelijk, in plaats van alleen de wachttijd ertussen. Dit helpt om actieve werktijd te onderscheiden van inactiviteit, wat diepere inzichten biedt in de procesefficiëntie.

Het belang

Maakt een precieze berekening van activiteitsverwerkingstijden mogelijk, wat helpt te identificeren welke specifieke taken tijdrovend zijn.

Vindplaats

Dit kan beschikbaar zijn in het proces log voor langlopende taken of kan worden afgeleid uit de starttijd van de daaropvolgende activiteit.

Voorbeelden
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
Functietitel
PositionTitle
De officiële functietitel van de nieuwe medewerker, zoals 'Software Engineer' of 'Account Manager'.
Omschrijving

De Functietitel beschrijft de specifieke rol waarvoor de nieuwe medewerker is aangenomen. Dit biedt een gedetailleerder niveau dan alleen de afdeling.\n\nDeze attribuut wordt gebruikt om te analyseren of het onboardingproces verschilt voor diverse rollen. Het proces voor een executive kan bijvoorbeeld andere stappen of SLA's hebben dan voor een instapfunctie. Het is cruciaal voor het Onboarding Process Variant Analysis dashboard om rolgebaseerde procesafwijkingen te begrijpen.

Het belang

Maakt analyse van procesvariaties op basis van functieprofiel mogelijk, wat helpt bij het aanpassen en standaardiseren van onboardingervaringen.

Vindplaats

Dit is een standaardveld in de vacatureaanvraag en de dienstverbanddetails van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Senior Software EngineerFinancial AnalystHR Business PartnerSales Development Representative
Officiële startdatum
OfficialStartDate
De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
Omschrijving

Deze attribuut is de contractueel overeengekomen startdatum voor de nieuwe medewerker. Het dient als een cruciale deadline voor vele pre-boarding activiteiten, zoals IT-provisioning, documentenafhandeling en antecedentenonderzoeken.\n\nIn analyse wordt deze datum gebruikt als benchmark om de tijdigheid van pre-boarding activiteiten te meten. Het is essentieel voor de 'Day One IT Resource Readiness Rate' KPI en voor dashboards die monitoren of het bedrijf voorbereid is op de komst van de nieuwe medewerker.

Het belang

Dient als een cruciale deadline en benchmark voor het evalueren van de tijdigheid en het succes van alle pre-boarding activiteiten.

Vindplaats

Dit is een essentieel datumveld in het dienstverbanddossier van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
2024-07-012024-07-152024-08-01
Onboarding Coördinator
OnboardingCoordinator
De HR-professional of coördinator die verantwoordelijk is voor het beheer van de onboarding case.
Omschrijving

Deze attribuut identificeert de persoon, meestal binnen HR, die toezicht houdt op het onboardingproces van de nieuwe medewerker. Zij zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat taken op tijd worden voltooid en voor het oplossen van eventuele problemen die zich voordoen.\n\nDeze data is essentieel voor workload management en resourcetoewijzing binnen het HR-team. Het 'Onboarding Coordinator Workload' dashboard is afhankelijk van deze attribuut om case-toewijzingen in balans te brengen en coördinatoren te identificeren die overbelast of bijzonder efficiënt zijn.

Het belang

Cruciaal voor het analyseren van de HR-team workload, capaciteitsplanning en het identificeren van best practices onder coördinatoren.

Vindplaats

Dit is waarschijnlijk een toegewezen rol- of gebruikersveld binnen de SAP SuccessFactors Onboarding procesinstantie.

Voorbeelden
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Werknemers-ID nieuwe medewerker
NewHireEmployeeId
De unieke werknemers-ID toegewezen aan de nieuwe medewerker.
Omschrijving

Deze attribuut is de officiële, permanente identificatie voor de nieuwe medewerker binnen het HR-systeem van het bedrijf. Het wordt doorgaans toegewezen nadat het HR-profiel is aangemaakt en blijft bij de medewerker gedurende diens hele dienstverband.\n\nTerwijl de Onboarding Case ID het proces volgt, linkt de Employee ID het onboardingproces aan het permanente dossier van de medewerker. Dit maakt analyse op lange termijn mogelijk, zoals het correleren van onboardingervaringen met toekomstige werknemersprestaties of retentie.

Het belang

Verbindt het tijdelijke onboardingproces met het permanente werknemersrecord, wat langetermijnimpactanalyse mogelijk maakt.

Vindplaats

Beschikbaar in de data record van de nieuwe medewerker binnen de Onboarding- of Employee Central-modules van SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
100523100524100525
`Soort dienstverband`
EmploymentType
Geeft de aanstellingsstatus van de nieuwe medewerker aan, zoals fulltime, parttime of contractor.
Omschrijving

Deze attribuut categoriseert de nieuwe medewerker op basis van hun arbeidscontract. Het onboardingproces kan aanzienlijk verschillen op basis van dit type; zo kunnen contractors een vereenvoudigd proces hebben met minder stappen.\n\nHet wordt gebruikt voor segmentatie in procesanalyse om de workflows en efficiënties voor verschillende soorten aanwervingen te vergelijken. Dit helpt bij het begrijpen van procesvarianten en het waarborgen dat het juiste onboardingpad wordt gevolgd voor elk dienstverbandtype.

Het belang

Maakt vergelijking en optimalisatie van onboardingprocessen voor verschillende categorieën werknemers mogelijk, zoals fulltime medewerkers versus contractors.

Vindplaats

Dit is een standaardveld binnen de functie-informatie van de medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Fulltime medewerkerParttime MedewerkerContractorStagiair
Bewerkingstijd
ProcessingTime
De berekende duur van de tijd die actief aan een taak is gewerkt.
Omschrijving

De Verwerkingstijd is de duur tussen het begin en einde van een activiteit. Dit verschilt van de cyclustijd, die wachttijd omvat. De verwerkingstijd voor een antecedentenonderzoek is bijvoorbeeld de tijd die de leverancier er daadwerkelijk aan werkt.\n\nDeze metric, vaak berekend door de starttijd af te trekken van de eindtijd van een activiteit, is cruciaal om te begrijpen waar actief werk de meeste tijd in het proces kost. Het helpt onderscheid te maken tussen lange taken en lange wachttijden, wat leidt tot gerichtere verbeterinspanningen.

Het belang

Brengt precies in kaart welke specifieke activiteiten het meest tijdrovend zijn, in tegenstelling tot het identificeren van lange wachttijden tussen taken.

Vindplaats

Dit wordt berekend tijdens data-analyse door de EventTimestamp af te trekken van de EndTime voor een gegeven activiteit.

Voorbeelden
P3DT5HPT15MP7D
Compliance vervaldatum
ComplianceDueDate
De deadline waartegen alle verplichte compliance-activiteiten moeten zijn voltooid.
Omschrijving

Deze attribuut specificeert de streefdatum voor het voltooien van kritieke compliance-taken zoals antecedentenonderzoeken of verplichte training. Deze uiterste datum wordt vaak bepaald door bedrijfsbeleid of wettelijke vereisten.\n\nHet wordt gebruikt om compliance-naleving te meten en is een kerncomponent van de 'Compliance Documentation Rate' KPI. Door de daadwerkelijke voltooiingsdatum van compliance-activiteiten te vergelijken met deze uiterste datum, kan het systeem achterstallige taken markeren en de algehele compliance-gezondheid van het proces meten.

Het belang

Biedt een duidelijke deadline voor het meten van de naleving van compliance-richtlijnen en helpt bij het proactief identificeren van cases met een risico.

Vindplaats

Deze datum kan dynamisch worden ingesteld door de Onboarding workflow op basis van de startdatum en het taaktype van de nieuwe medewerker, of het kan een vast veld zijn.

Voorbeelden
2024-06-302024-07-142024-07-31
Gebruikers-ID
UserId
De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Deze attribuut legt de ID vast van de persoon of het systeemaccount dat een specifieke taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de nieuwe medewerker, de hiring manager, een HR-coördinator of een systeemgebruiker zijn voor geautomatiseerde stappen.\n\nHet maakt analyse van werkverdeling en prestaties op gebruikersniveau mogelijk. Het kan bijvoorbeeld helpen identificeren welke onboardingcoördinatoren de meeste taken afhandelen of welke managers het snelst hun toegewezen taken voltooien. Het vormt de basis voor resource- en gebruikersniveau prestatieanalyse.

Het belang

Maakt gedetailleerde analyse van workloadverdeling en prestaties door individuele gebruikers of gebruikersgroepen mogelijk.

Vindplaats

Deze informatie is doorgaans beschikbaar in de audit trail of het event log van de SAP SuccessFactors Onboarding module, vaak gelabeld als 'Voltooid Door' of 'Gebruiker'.

Voorbeelden
jdoedleeSYSTEEM
Is Compliance Overtijd
IsComplianceOverdue
Een berekende flag die waar is als een compliance-activiteit na de vervaldatum is voltooid.
Omschrijving

Deze boolean attribuut wordt afgeleid door de daadwerkelijke voltooiings-timestamp van een compliance-gerelateerde activiteit (bijv. 'Antecedentenonderzoek Voltooid') te vergelijken met de corresponderende 'Compliance Uiterste Datum'. Indien de voltooiing na de uiterste datum plaatsvindt, wordt de vlag op 'true' gezet.\n\nDeze attribuut is essentieel voor het 'Critical Compliance Monitoring' dashboard. Het maakt eenvoudige identificatie en kwantificering van compliance overtredingen mogelijk, wat de organisatie helpt risico's te beperken en de naleving van beleid en regelgeving te verbeteren.

Het belang

Biedt een duidelijke en directe manier om compliancefouten te identificeren en te rapporteren, wat proactief risicobeheer mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit wordt berekend in de Process Mining tool. De logica is: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Voorbeelden
truefalse
Is Dag Eén Klaar
IsDayOneReady
Een berekende flag die aangeeft of IT-resources klaar waren op of vóór de startdatum van de nieuwe medewerker.
Omschrijving

Deze boolean attribuut wordt afgeleid door de voltooiings-timestamps van kritieke pre-boarding activiteiten, zoals 'IT Provisioning Aangevraagd' en 'Apparatuur Geleverd', te vergelijken met de 'Officiële Startdatum'. Een waarde van 'true' betekent dat alle benodigde items klaar waren voor de nieuwe medewerker op diens eerste dag.\n\nDit is een belangrijke prestatie-indicator die wordt gebruikt in het 'IT Resource Readiness for Day One' dashboard. Het biedt een duidelijk, meetbaar doel voor de IT- en HR-teams en beoordeelt direct hun effectiviteit bij de voorbereiding op nieuwe medewerkers.

Het belang

Meet direct het succes van pre-boarding activiteiten, wat een grote invloed heeft op de productiviteit en initiële ervaring van een nieuwe medewerker.

Vindplaats

Dit is geen veld in het bronsysteem. Het wordt berekend in de Process Mining tool op basis van de logica: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Voorbeelden
truefalse
Is Geautomatiseerd
IsAutomated
Een flag die aangeeft of een activiteit is uitgevoerd door een systeem of een menselijke gebruiker.
Omschrijving

Deze boolean attribuut onderscheidt activiteiten die automatisch door het systeem worden uitgevoerd (bijv. 'Pre-Dag 1 Documenten Verzonden') van die handmatig door een gebruiker worden verricht (bijv. '30-Dagen Check-in Uitgevoerd').\n\nHet analyseren van deze attribuut helpt bij het begrijpen van het automatiseringsniveau in het proces. Het kan worden gebruikt om mogelijkheden voor verdere automatisering te identificeren door handmatige, repetitieve taken te belichten. Het helpt ook bij het correct toeschrijven van verwerkingstijden aan systeem- of menselijke inspanningen.

Het belang

Helpt het automatiseringsniveau in het proces te meten en kansen te identificeren om handmatige taken te vervangen door geautomatiseerde workflows.

Vindplaats

Dit kan vaak worden afgeleid uit de 'Gebruiker' die is gekoppeld aan een gebeurtenis. Als de gebruiker een systeem- of serviceaccount is, is de gebeurtenis geautomatiseerd.

Voorbeelden
truefalse
Locatie
Location
De fysieke werklocatie, kantoor of het land van de nieuwe medewerker.
Omschrijving

Deze attribuut specificeert de geografische locatie waar de nieuwe medewerker zal worden gestationeerd. Onboardingvereisten, zoals compliance documenten of het verzenden van IT-apparatuur, kunnen aanzienlijk variëren per locatie of land.\n\nHet analyseren van het proces per locatie helpt regionale variaties in efficiëntie en compliance te identificeren. Antecedentenonderzoeken kunnen bijvoorbeeld langer duren in bepaalde landen, of er kunnen verschillende juridische documenten vereist zijn. Deze segmentatie helpt regionale onboardingprocessen aan te passen en te verbeteren.

Het belang

Helpt regionale verschillen in onboardingprocessen, compliance-vereisten en prestaties te identificeren en aan te pakken.

Vindplaats

Deze informatie maakt deel uit van de functie- en locatie data van de nieuwe medewerker binnen SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
New York, VSLonden, VKSingaporeBerlin, Germany
Naam nieuwe medewerker
NewHireName
De volledige naam van de nieuwe medewerker die het onboardingproces doorloopt.
Omschrijving

Deze attribuut slaat de volledige naam van de nieuwe medewerker op. Het biedt een menselijk leesbare identificatie voor de case, waardoor het gemakkelijker wordt voor gebruikers zoals HR business partners of onboarding coördinatoren om specifieke onboarding instances op te zoeken en te bespreken.\n\nIn dashboards en rapporten maakt het gebruik van de naam van de nieuwe medewerker naast de case ID de data toegankelijker en begrijpelijker voor operationele gebruikers die individuele voortgang moeten monitoren.

Het belang

Biedt een gebruiksvriendelijke identificatie voor individuele cases, wat de bruikbaarheid van dashboards voor operationele monitoring verbetert.

Vindplaats

Dit is een standaardveld dat geassocieerd is met het profiel van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors Onboarding.

Voorbeelden
John SmithMaria GarciaChen Wei
Onboarding Status
OnboardingStatus
De huidige algehele status van de onboarding case, zoals 'In Uitvoering' of 'Afgerond'.
Omschrijving

Deze attribuut biedt een samenvatting op hoog niveau van waar de onboarding case zich bevindt in zijn levenscyclus. Het geeft aan of het proces actief, voltooid of om een bepaalde reden geannuleerd is.\n\nDit is nuttig voor het filteren van data in dashboards om alleen te focussen op actieve cases of om de resultaten van voltooide cases te analyseren. Voor het 'Individual New Hire Onboarding Progress' dashboard geeft deze status een snel overzicht voordat er wordt ingezoomd op de gedetailleerde activiteitengeschiedenis.

Het belang

Maakt eenvoudig filteren en rapporteren over de algehele status van onboarding cases mogelijk, wat helpt bij het beheren van actieve workloads.

Vindplaats

Deze status wordt doorgaans beheerd en bijgewerkt door de workflow engine binnen de SAP SuccessFactors Onboarding module.

Voorbeelden
In uitvoeringVoltooidGeannuleerdIn de wacht
Status Achtergrondcontrole
BackgroundCheckStatus
De uitkomst of huidige status van het antecedentenonderzoek.
Omschrijving

Deze attribuut registreert het resultaat van het antecedentenonderzoeksproces, wat een kritieke compliance-stap is. Mogelijke waarden zijn onder andere 'Gestart', 'In Uitvoering', 'Akkoord' of 'Nadelige Bevinding'.\n\nDeze data is essentieel voor het monitoren van een potentieel belangrijk knelpunt en compliancerisico. De 'Background Check Cycle Time' en 'Critical Compliance Monitoring' dashboards gebruiken deze status om de voortgang te volgen en cases te markeren die onmiddellijke aandacht vereisen.

Het belang

Volgt de voortgang en uitkomst van een kritieke, en vaak langdurige, compliance-stap in het onboardingproces.

Vindplaats

Deze informatie wordt doorgaans bijgewerkt in de Onboarding module, vaak via een integratie met een externe antecedentenonderzoek leverancier.

Voorbeelden
KlaarPendingNadelige bevindingNiet geïnitieerd
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Onboarding-activiteiten

Dit zijn de kritieke processtappen en belangrijke mijlpalen die u in uw event log moet bijhouden voor accurate procesontdekking en knelpuntidentificatie.
8 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Omschrijving
30-dagen check-in uitgevoerd
Vertegenwoordigt de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en diens manager of HR, meestal rond de 30-dagen markering. Het wordt vastgelegd wanneer een manager of HR-vertegenwoordiger het corresponderende checklistitem als voltooid markeert.
Het belang

Deze activiteit wordt vaak gebruikt als indicator voor het einde van de initiële, intensieve onboardingperiode. Het is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de tijd tot productiviteit en de algehele procesduur van de nieuwe medewerker.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit de voltooiings-timestamp van een specifieke '30-Dagen Check-in' taak of formulier binnen de onboarding proces checklist in SuccessFactors.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiings-timestamp van de '30-Day Check-in' taak.

Gebeurtenistype inferred
Background Check voltooid
Markeert de voltooiing van het antecedentenonderzoeksproces en de ontvangst van de resultaten. Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van de antecedentenonderzoekstaak wordt bijgewerkt naar 'Voltooid' of 'Klaar' in de SuccessFactors Onboarding-module.
Het belang

Dit is een kritieke compliance mijlpaal en een voorwaarde voor het afronden van een aanbod in veel organisaties. Vertragingen hier kunnen de startdatum en de totale onboardingtijd van de nieuwe medewerker aanzienlijk beïnvloeden.

Vindplaats

Dit kan worden afgeleid uit de timestamp wanneer de status van de antecedentenonderzoekstaak wordt bijgewerkt naar een eindstatus zoals 'Voltooid'. Dit wordt vaak bijgewerkt via een API van de externe leverancier.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiings-timestamp geassocieerd met de antecedentenonderzoekstaak in het onboardingplan.

Gebeurtenistype inferred
Eerste dag vond plaats
Een berekend event dat de officiële startdatum van de nieuwe medewerker representeert. Het is geen expliciete gebruikersactie maar is afgeleid van het 'Official Start Date' attribute dat gekoppeld is aan de onboarding case.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal voor het analyseren van pre-dag één en post-dag één activiteiten. Het dient als een cruciaal referentiepunt voor het beoordelen van de tijdigheid van andere activiteiten zoals IT-installatie en oriëntatie.

Vindplaats

Dit is een berekende gebeurtenis. Het wordt direct afgeleid uit het veld 'Officiële Startdatum' dat is opgeslagen in de record van de nieuwe medewerker binnen de Onboarding of Employee Central module.

Vastleggen

Afgeleid van het 'Official Start Date' attribute in het werknemersrecord.

Gebeurtenistype calculated
HR Profiel aangemaakt
Deze activiteit betekent de aanmaak van het officiële werknemersprofiel van de nieuwe medewerker in de kern-HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Het wordt vastgelegd wanneer het 'Manage Pending Hires' proces is voltooid en de werknemersrecord actief wordt.
Het belang

Het aanmaken van het HR-profiel is een kritiek integratiepunt dat de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere kern-HR-functies mogelijk maakt. Het volgen hiervan helpt de administratieve efficiëntie van HR te monitoren en herstelwerk te identificeren als het meerdere keren voorkomt.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd met een aanmaak-timestamp op het profiel van de medewerker in Employee Central. De actie wordt doorgaans uitgevoerd door een HR-beheerder via de 'Manage Pending Hires' tool.

Vastleggen

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van het Employee Central profiel van de gebruiker.

Gebeurtenistype explicit
Managertaken Toegewezen
Vertegenwoordigt het punt waarop een reeks onboardingverantwoordelijkheden wordt toegewezen aan de hiring manager. Dit wordt vastgelegd wanneer het systeem automatisch taken zoals 'Werkplek Voorbereiden' of 'Team Welkomstgesprek Plannen' triggert en toewijst aan de manager.
Het belang

Managerbetrokkenheid is cruciaal voor een succesvolle onboardingervaring. Deze activiteit helpt te analyseren hoe snel managers worden geïnformeerd en maakt het meten van hun daaropvolgende taakvoltooiingstijden mogelijk.

Vindplaats

De gebeurtenis kan worden geïdentificeerd aan de hand van de toewijzings-timestamp van de eerste taak die is toegewezen aan de hiring manager rol binnen de onboarding proces workflow.

Vastleggen

Timestamp van wanneer managerspecifieke taken worden aangemaakt en toegewezen in de procesinstantie.

Gebeurtenistype explicit
Onboarding Proces Gestart
Deze activiteit markeert de start van het onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Het wordt doorgaans automatisch getriggerd wanneer de status van een kandidaat wordt gewijzigd naar 'Klaar voor Indiensttreding' in de SAP SuccessFactors Recruiting module, en hun data wordt doorgegeven aan de Onboarding module.
Het belang

Dit is de primaire startgebeurtenis voor de onboarding case. Het maakt de meting van de totale onboarding cyclustijd mogelijk en dient als de basislijn voor alle daaropvolgende processtappen.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt doorgaans vastgelegd via de aanmaak-timestamp van de record of procesinstantie van de nieuwe medewerker binnen de SuccessFactors Onboarding module (Proces object). De initiatiedatum en -tijd worden meestal expliciet gelogd.

Vastleggen

Vastgelegd vanuit de aanmaak-timestamp van de onboarding procesinstantie.

Gebeurtenistype explicit
Onboardingproces voltooid
Dit is de laatste activiteit, die de succesvolle afsluiting van de onboarding case van de nieuwe medewerker in het systeem markeert. Het wordt vastgelegd wanneer een HR-beheerder of geautomatiseerd proces de onboardingprocesstatus naar de definitieve status 'Voltooid' verschuift.
Het belang

Deze activiteit sluit het proces officieel af, dienend als de primaire eindgebeurtenis voor analyse. Het maakt de berekening mogelijk van de end-to-end cyclustijd en voltooiingspercentages.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit de timestamp wanneer de algehele onboarding processtatus wordt bijgewerkt naar 'Voltooid' of 'Aangenomen' in de SuccessFactors Onboarding module.

Vastleggen

Afgeleid van de laatste statuswijzigings-timestamp van het algehele onboardingproces naar een terminale staat.

Gebeurtenistype inferred
Pre-Dag 1 Documenten Afgerond
Vertegenwoordigt de afronding door de nieuwe medewerker van alle vereiste pre-indiensttredingsformulieren en -taken via hun onboarding portaal. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het systeem registreert dat alle taken in de stap 'Pre-Dag 1' of 'Nieuwe Medewerker Documenten' zijn voltooid.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de nieuwe medewerker betrokken is en essentiële administratieve stappen heeft voltooid. Het deblokkeert vervolgactiviteiten zoals het aanmaken van het HR-profiel en IT-provisioning.

Vindplaats

Dit wordt gelogd wanneer de status van het documentenverzamelproces of een reeks gerelateerde taken overgaat naar 'Voltooid'. De voltooiings-timestamp voor de laatste vereiste taak kan worden gebruikt.

Vastleggen

Afgeleid van de timestamp wanneer de bovenliggende taakgroep 'Papierwerk' als voltooid wordt gemarkeerd in het systeem.

Gebeurtenistype inferred
Apparatuur besteld
Deze activiteit vertegenwoordigt het punt waarop een aanvraag voor fysieke hardware, zoals een laptop of telefoon, wordt ingediend. Het wordt vastgelegd via de timestamp van de apparatuuraanvraagtaak binnen de SuccessFactors Onboarding checklist.
Het belang

Ervoor zorgen dat apparatuur klaar is voor de eerste dag van een nieuwe medewerker is cruciaal voor productiviteit en een positieve ervaring. Het volgen hiervan helpt vertragingen te identificeren in het inkoop- en hardwareprovisioningproces.

Vindplaats

Dit kan worden afgeleid uit de statuswijziging van een 'Bestel Apparatuur' taak in het onboardingproces. De timestamp van de statuswijziging naar 'Ingediend' of 'Voltooid' markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiings-timestamp van de taak 'Apparatuur bestellen' in de checklist van de manager of IT.

Gebeurtenistype inferred
Apparatuur geleverd
Bevestigt dat de fysieke apparatuur van de nieuwe medewerker succesvol is geleverd op de aangewezen locatie. Dit event wordt vastgelegd wanneer een IT-teamlid of manager de status van de taak 'Apparatuurlevering' bijwerkt naar 'Voltooid'.
Het belang

Deze activiteit is een belangrijke indicator voor Dag Eén gereedheid. Het vergelijken van de timestamp van deze gebeurtenis met de startdatum van de medewerker helpt bij het meten van de 'Dag Eén IT Resource Readiness Rate' KPI.

Vindplaats

Afgeleid van de timestamp wanneer de status van een 'Apparatuur geleverd' of 'Apparatuur ingesteld' taak als 'Voltooid' wordt gemarkeerd in het onboarding procesplan.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiings-timestamp van de taak voor bevestiging van apparatuurlevering.

Gebeurtenistype inferred
Background Check gestart
Deze activiteit markeert het punt waarop het antecedentenonderzoeksproces formeel wordt gestart, vaak via een geïntegreerde externe dienst. Het wordt vastgelegd wanneer de corresponderende taak of processtap wordt getriggerd binnen de SuccessFactors workflow.
Het belang

Het antecedentenonderzoek is een cruciale, vaak langdurige, compliance-stap. Het meten van de duur van initiatie tot voltooiing helpt knelpunten te identificeren bij interne processen of externe leveranciers.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans vastgelegd als een statuswijziging voor een specifieke 'Antecedentenonderzoek' taak in de Onboarding proces workflow. De statuswijziging-timestamp markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid van de statuswijzigings-timestamp van de antecedentenonderzoekstaak naar 'In uitvoering' of een vergelijkbare status.

Gebeurtenistype inferred
IT-provisioning aangevraagd
Dit markeert de formele aanvraag voor IT-resources, zoals gebruikersaccounts, e-mail en systeemtoegang voor de nieuwe medewerker. Het wordt vaak automatisch getriggerd na het voltooien van documenten en vastgelegd via een integratie of een handmatig gelogde taak.
Het belang

Dit is het startpunt voor een kritiek pad dat bepaalt of een nieuwe medewerker op dag één productief zal zijn. Het volgen hiervan helpt bij het meten en optimaliseren van de IT-installatie doorlooptijd.

Vindplaats

Dit is doorgaans een specifieke taak binnen het onboardingproces. De gebeurtenis wordt vastgelegd via de aanmaak- of initiatie-timestamp van de 'IT Provisioning' taak, die mogelijk een melding stuurt naar een servicedesk systeem zoals ServiceNow.

Vastleggen

Vastgelegd vanuit de aanmaak-timestamp van het IT-provisioning verzoek of de taak.

Gebeurtenistype explicit
Pre-Dag 1 Documenten Verzonden
Vertegenwoordigt het moment waarop de initiële set van vereiste documenten en formulieren, zoals complianceformulieren en persoonlijke gegevensverzameling, naar de nieuwe medewerker wordt verzonden. Dit is meestal een geautomatiseerde stap binnen een vooraf gedefinieerde onboarding workflow in SuccessFactors.
Het belang

Het volgen van deze activiteit helpt de efficiëntie van de administratieve setup te meten. De tijd tussen deze stap en 'Documenten Voltooid' is een belangrijke KPI voor het identificeren van vertragingen veroorzaakt door het systeem of de nieuwe medewerker.

Vindplaats

Dit is vaak een expliciete gebeurtenis of een statuswijziging op de 'Activiteiten Nieuwe Medewerker' of een vergelijkbare taak binnen het Onboarding procesobject. Een timestamp voor wanneer de taak werd toegewezen of getriggerd is doorgaans beschikbaar.

Vastleggen

Geïdentificeerd door de timestamp wanneer de papierwerktaak wordt toegewezen of geïnitieerd in de onboarding portal van de nieuwe medewerker.

Gebeurtenistype explicit
Verplichte training toegewezen
Vertegenwoordigt de toewijzing van verplichte compliance- of rolgebaseerde trainingen aan het leerplan van de nieuwe medewerker. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de integratie tussen SuccessFactors Onboarding en het Learning Management System (LMS) de cursussen toewijst.
Het belang

Deze activiteit initieert het compliance training proces. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot de voltooiing van de training helpt bij het begrijpen van de leerbetrokkenheid en het identificeren van compliancerisico's.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd via de toewijzingsdatum-timestamp van de vereiste trainingen in de SuccessFactors Learning module, gekoppeld aan de gebruikers-ID van de nieuwe medewerker.

Vastleggen

Vastgelegd vanuit de toewijzingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.

Gebeurtenistype explicit
Verplichte training voltooid
Deze activiteit markeert de afronding door de nieuwe medewerker van alle toegewezen verplichte trainingen. Het wordt vastgelegd wanneer de SuccessFactors Learning module de status van alle vereiste cursussen bijwerkt naar 'Voltooid'.
Het belang

Het voltooien van verplichte training is een cruciaal compliance-checkpoint. Het volgen van deze mijlpaal is essentieel voor auditdoeleinden en om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd via de voltooiingsdatum-timestamp van het laatste vereiste training item in de SuccessFactors Learning module.

Vastleggen

Vastgelegd vanuit de voltooiingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw `data` kunt verkrijgen uit `SAP SuccessFactors Onboarding`.