Plantilla de Datos: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

El tiempo del evento captura el momento exacto en que tuvo lugar una actividad específica en el ciclo de vida de la factura. Cada actividad, desde 'Factura Recibida' hasta 'Factura Liquidada', tiene una marca de tiempo asociada.

Este atributo es crucial para el análisis de rendimiento. Permite el cálculo de los tiempos de ciclo entre actividades (por ejemplo, tiempo de aprobación, tiempo de pago) y el tiempo total de procesamiento de principio a fin para cada factura. Al analizar estas duraciones, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA) e identificar oportunidades de aceleración. También permite el orden cronológico de los eventos para reconstruir con precisión el flujo del proceso.

Esto es esencial para calcular los tiempos de ciclo, identificar los bottlenecks y analizar la secuencia cronológica de los eventos del proceso.

Se encuentra en los registros del sistema, campos de fecha de creación/modificación de transacciones o registros de marcas de tiempo de eventos asociados a los documentos de factura.

El ID de Factura es un código alfanumérico único asignado a cada factura recibida de un proveedor. Actúa como punto de referencia central para todas las actividades y datos relacionados con esa factura específica, desde su recepción inicial hasta el pago final y la liquidación.

En Process Mining, el ID de Factura es fundamental. Funciona como el ID de Caso, permitiendo que el software una la secuencia de eventos (como 'Factura Recibida', 'Aprobada', 'Pagada') en un flujo de proceso coherente para una sola factura. Esto permite el análisis de variantes de proceso, tiempos de ciclo y cuellos de botella por cada factura, proporcionando una visión clara de cómo se maneja cada una.

Este es el atributo más crítico, ya que conecta todos los pasos del proceso relacionados en un solo caso, permitiendo el análisis de procesos de extremo a extremo y su visualización.

Se encuentra habitualmente en los datos de cabecera de la factura o en las tablas de transacciones de cuentas por pagar en el sistema de origen.

El Nombre de la Actividad describe una acción específica, un cambio de estado o un hito en el ciclo de vida del procesamiento de facturas. Cada evento registrado para una factura, como 'Factura Validada', 'Enviada para Aprobación' o 'Pago Ejecutado', está representado por un nombre de actividad distinto.

Este atributo forma la columna vertebral del mapa de procesos, donde cada valor único se convierte en un nodo en el flujo del proceso visualizado. Analizar la secuencia, frecuencia y duración entre estas actividades es el núcleo del Process Mining, ayudando a identificar rutas comunes, desviaciones y ciclos de retrabajo. Es esencial para comprender lo que realmente está ocurriendo en el proceso.

Define los pasos en el mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis del flujo del proceso, los cuellos de botella y las variaciones.

Generalmente derivado de códigos de transacción, Registros de eventos, campos de cambio de estado o registros de acciones específicas del usuario dentro del sistema de origen.

Este atributo identifica el sistema de TI original donde los datos del evento fueron generados o registrados, como un ERP, un sistema de gestión documental o una herramienta de workflow. En entornos con múltiples sistemas involucrados en el proceso de AP, este campo ayuda a distinguir el origen de las diferentes actividades.

Analizar los datos por Sistema de Origen es útil para comprender la fragmentación del proceso y los desafíos de integración de datos. Puede resaltar si los retrasos o problemas están asociados con las transferencias entre diferentes sistemas. También es crítico para la gobernanza y la validación de datos, asegurando que la vista del proceso refleje con precisión las contribuciones de cada sistema.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, lo cual es crucial para la validación de datos, la resolución de problemas y el análisis de variaciones de procesos en diferentes sistemas.

Normalmente un valor estático añadido durante el proceso de extracción de datos o disponible en las cabeceras de los logs del sistema.

La marca de tiempo de la Última Actualización de Datos indica el momento más reciente en que los datos fueron extraídos del sistema de origen y cargados en el entorno de Process Mining. No representa cuándo ocurrió el evento de negocio, sino la frescura de los datos que se están analizando.

Este atributo es crucial para la gobernanza de datos y para que los usuarios comprendan la actualidad de los insights. Ayuda a confirmar que el análisis se basa en información actualizada y puede utilizarse para monitorear la salud y la frecuencia del pipeline de datos. Asegura que las partes interesadas estén al tanto de la actualidad de los datos al tomar decisiones basadas en los dashboards y análisis del proceso.

Crucial para la gobernanza de datos y para asegurar que los usuarios estén al tanto de la actualidad de los datos que están analizando, lo que genera confianza en la información obtenida.

Este timestamp se genera y se suele añadir durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

La Fecha de Vencimiento de la Factura es la fecha calculada en la que se debe realizar el pago al proveedor para que se considere a tiempo y para evitar posibles cargos por mora o penalizaciones. Normalmente se deriva de la fecha de la factura y de las condiciones de pago acordadas (ej., Neto 30).

Este atributo es esencial para medir el rendimiento de los pagos. Es la base para calcular el KPI de Tasa de Pago a Tiempo y para identificar pagos atrasados. Comparar la fecha de vencimiento con la fecha de pago real permite el análisis de la puntualidad de los pagos, ayudando a las organizaciones a mejorar las relaciones con los proveedores, evitar penalizaciones y gestionar estratégicamente el flujo de caja.

Esto es fundamental para medir el rendimiento de los pagos a tiempo, gestionar el flujo de caja y evitar penalizaciones por pagos atrasados.

Esta fecha suele ser calculada por el sistema de origen basándose en la fecha de la factura y las condiciones de pago, y se almacena en la cabecera de la factura.

El importe de la factura representa el valor bruto total de la factura tal como la presentó el proveedor. Es una métrica financiera clave para cada caso.

Este atributo se utiliza ampliamente en el análisis financiero y de rendimiento. Permite filtrar procesos en función de la materialidad (por ejemplo, analizar facturas de alto valor por separado), identificar cuellos de botella en la aprobación de facturas por encima de un cierto umbral y calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso. Por ejemplo, se puede utilizar para cuantificar el valor de las facturas bloqueadas o para priorizar los esfuerzos de automatización en facturas de alto volumen y bajo valor. Es una dimensión fundamental para casi todos los dashboards de Cuentas por Pagar.

Permite el análisis de impacto financiero, como cuantificar el valor de los pagos bloqueados, y ayuda a priorizar las facturas según su materialidad.

Normalmente se encuentra en las tablas de cabecera o de partidas de los datos de transacción de la factura.

El Nombre del Proveedor identifica la razón social o nombre comercial del proveedor que suministra los bienes o servicios. Este atributo proporciona un contexto de negocio crucial para cada factura.

En el análisis, segmentar el proceso por Nombre del Proveedor permite evaluar el rendimiento y las relaciones con proveedores específicos. Puede ayudar a responder preguntas como: '¿Qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos?', '¿Tenemos frecuentemente discrepancias en las facturas con ciertos proveedores?' o '¿Estamos aprovechando eficazmente los descuentos por pronto pago con nuestros proveedores clave?'. Esta perspectiva es vital para la gestión de adquisiciones y la relación con proveedores.

Permite el análisis del rendimiento por proveedor, ayudando a identificar relaciones problemáticas con proveedores, el cumplimiento de los términos de pago y las variaciones del proceso por proveedor.

Ubicado en las tablas de datos maestros de proveedores y vinculado a los datos de transacciones de facturas a través de un ID de proveedor.

El Nombre de Usuario identifica al empleado individual o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso determinado del proceso, como la entrada, aprobación o contabilización de facturas. Para los pasos automatizados, este puede ser un ID de usuario de sistema o por lotes.

Este atributo permite una visión del proceso centrada en el factor humano. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual o del equipo, e identificar necesidades de capacitación. Al rastrear las actividades por usuario, las organizaciones pueden descubrir ciclos de retrabajo causados por individuos específicos, identificar dónde se atascan las aprobaciones y asegurar una adecuada segregación de funciones. Es un atributo clave para comprender el elemento humano del proceso de AP.

Permite el análisis del rendimiento a nivel de equipo e individual, la distribución de la carga de trabajo y ayuda a identificar oportunidades de capacitación o problemas de cumplimiento.

Normalmente se encuentra en los Registros de eventos o en los campos 'Modificado por' / 'Creado por' en las tablas de transacciones.

El Número de Orden de Compra es el ID de referencia del documento que autorizó inicialmente la adquisición de bienes o servicios al proveedor. Las facturas pueden estar respaldadas por OC o no.

Este atributo es fundamental para analizar el proceso de conciliación de facturas. Permite distinguir entre facturas basadas en OC y no basadas en OC, que a menudo siguen rutas de proceso muy diferentes. El análisis puede centrarse en la eficiencia de la conciliación a tres vías (OC vs. entrada de mercancía vs. factura), identificar las razones de los errores de conciliación y medir el KPI de Tasa de Conciliación al Primer Intento. Un número de OC faltante en una factura que debería tenerlo es a menudo un indicador de un problema de cumplimiento del proceso.

Crucial para analizar la eficiencia en la conciliación de facturas, diferenciar los procesos de facturación con y sin orden de compra (PO), e identificar problemas de cumplimiento.

Se encuentra en los datos de la transacción de la factura, a menudo en un campo de referencia que lo vincula al módulo de compras.

El Código de Compañía es una clave única que representa una entidad legal o empresa distinta dentro de una organización. Las facturas se procesan y registran a nombre de un código de compañía específico.

Este atributo es una dimensión fundamental para el análisis comparativo en organizaciones multi-entidad. Permite realizar un benchmarking del rendimiento del proceso de Cuentas por Pagar entre diferentes empresas, subsidiarias o unidades de negocio. El análisis puede revelar si ciertas entidades son más eficientes, tienen mayores tasas de automatización o sufren más bloqueos de pago. Esto ayuda a estandarizar las mejores prácticas e identificar problemas específicos de la región o de la entidad.

Permite el benchmarking de procesos entre diferentes entidades legales o unidades de negocio, ayudando a estandarizar prácticas e identificar problemas locales.

Ubicado en el encabezado de documentos de transacciones financieras o de facturas, representando la entidad contable.

Este atributo booleano indica si un paso específico del proceso fue ejecutado por un usuario de sistema (automatización, workflow, trabajo por lotes) o por un usuario humano. Esto ayuda a diferenciar entre actividades manuales y automatizadas.

Analizar este atributo es fundamental para comprender el nivel de automatización en el proceso de AP y medir el éxito de las iniciativas de transformación digital. Ayuda a calcular la tasa de Procesamiento Directo (STP) al identificar las facturas que se gestionan sin intervención manual. Comparar el rendimiento de las rutas automatizadas frente a las manuales puede construir un caso de negocio para futuras inversiones en automatización, cuantificando los ahorros de tiempo y costos.

Permite la medición de los niveles de automatización (ej., tasa de Procesamiento Directo) y ayuda a cuantificar el impacto de la automatización en la eficiencia del proceso.

A menudo se deriva comprobando si el 'UserName' para una actividad corresponde a un ID de usuario de sistema o de lote conocido.

Las condiciones de pago definen las condiciones bajo las cuales debe pagarse una factura. Esto a menudo incluye los días netos de vencimiento (por ejemplo, 30 días) y cualquier descuento potencial por pronto pago (por ejemplo, un 2% de descuento si se paga en 10 días).

Este atributo proporciona un contexto crítico para el análisis del rendimiento financiero. Se utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura e identificar oportunidades para aprovechar los descuentos por pronto pago. Al analizar el rendimiento del proceso por condiciones de pago, las organizaciones pueden ver si están perdiendo sistemáticamente oportunidades de descuento debido a largos tiempos de ciclo internos. Este análisis vincula directamente la eficiencia del proceso con los ahorros financieros.

Impulsa el cálculo de la fecha de vencimiento de la factura y es clave para analizar las tasas de captura de descuentos por pronto pago, vinculando la eficiencia del proceso con el ahorro de costes.

Normalmente obtenido de los datos maestros del proveedor y copiado a la cabecera de la transacción de la factura al crearse.

La Fecha de Pago es la marca de tiempo que indica cuándo se desembolsaron los fondos al proveedor para una factura específica. Este es un hito clave que a menudo marca el final del flujo de procesamiento principal.

En el análisis de Process Mining, esta fecha se compara con la Fecha de Vencimiento de la Factura para determinar si un pago se realizó a tiempo, de forma anticipada o con retraso. Es un componente fundamental para calcular KPIs críticos como la Tasa de Pago a Tiempo y para analizar oportunidades de descuento por pronto pago. Comprender la brecha entre la aprobación de la factura y la fecha de pago también puede revelar ineficiencias en la ejecución del pago o en las funciones de tesorería.

Esencial para calcular las tasas de pago a tiempo, analizar el comportamiento de pago e identificar oportunidades para capturar descuentos por pronto pago.

Se encuentra en los datos del documento de pago o liquidación, que está vinculado a la transacción de factura original.

La Moneda de la Factura especifica la unidad monetaria en la que se denomina el importe de la factura. Esto es particularmente importante para organizaciones multinacionales que trabajan con proveedores en diferentes países.

En el análisis, este atributo es esencial para interpretar correctamente el Importe de la Factura y para realizar cálculos financieros precisos. Permite filtrar el proceso por moneda para comprender las diferencias regionales o los desafíos específicos de cada moneda. Cuando se combina con datos de tipo de cambio, se puede utilizar para normalizar los valores financieros en una única moneda de informe para un análisis global consistente.

Proporciona el contexto necesario para el importe de la factura, lo que permite un análisis financiero preciso y la segmentación de procesos para organizaciones globales.

Generalmente ubicado en la cabecera de la tabla de transacciones de la factura junto con el importe de la factura.

Un motivo de bloqueo es un código o texto que explica por qué una factura ha sido detenida intencionadamente antes de pasar a la fase de pago. Entre las razones comunes se incluyen discrepancias de cantidad o precio, la falta de un recibo de mercancías o una inspección de calidad requerida.

Este atributo es vital para el análisis de la causa raíz de excepciones y retrabajos. Al analizar la frecuencia y el impacto de los diferentes motivos de bloqueo, las organizaciones pueden identificar las fuentes más comunes de ineficiencia en su proceso de Cuentas por Pagar. Esto permite implementar iniciativas de mejora específicas, como mejorar la precisión de los pedidos de compra (PO) con los proveedores o agilizar el proceso de recepción de mercancías. Reducir los bloqueos de pago es un factor clave para mejorar la tasa de Procesamiento Directo (STP).

Esencial para el análisis de la causa raíz de los bloqueos de pago, ayudando a identificar los mayores impulsores de ineficiencia y reprocesos en el proceso.

Se encuentra en el documento de factura o en una tabla de estado relacionada, a menudo se rellena cuando ocurre una actividad 'Bloqueada'.