Modelo de Dados: Processamento de Faturas de Contas a Pagar

O ID da Fatura é um código alfanumérico único atribuído a cada fatura recebida de um fornecedor. Ele atua como o ponto de referência central para todas as atividades e dados relacionados a essa fatura específica, desde seu recebimento inicial até o pagamento final e a compensação.

No Process Mining, o ID da Fatura é fundamental. Ele funciona como o Case ID, permitindo que o software junte a sequência de eventos (como 'Fatura Recebida', 'Aprovada', 'Paga') em um fluxo de processo coerente para uma única fatura. Isso possibilita a análise de variantes de processo, tempos de ciclo e gargalos por fatura, proporcionando uma visão clara de como cada fatura é tratada.

Este é o atributo mais crítico, pois conecta todas as etapas do processo relacionadas em um único caso, permitindo a análise e visualização do processo de ponta a ponta.

Geralmente encontrado nos dados do cabeçalho da fatura ou nas tabelas de transação de contas a pagar no sistema de origem.

O Nome da Atividade descreve uma ação específica, mudança de status ou marco no ciclo de vida do processamento de faturas. Cada evento registrado para uma fatura, como 'Fatura Validada', 'Submetido para Aprovação' ou 'Pagamento Executado', é representado por um nome de atividade distinto.

Este atributo forma a espinha dorsal do mapa de processo, onde cada valor único se torna um nó no fluxo de processo visualizado. Analisar a sequência, frequência e duração entre essas atividades é o cerne do Process Mining, ajudando a identificar caminhos comuns, desvios e ciclos de retrabalho. É essencial para entender o que realmente está acontecendo no processo.

Define as etapas no mapa de processo, permitindo a visualização e análise do fluxo do processo, gargalos e variações.

Geralmente derivado de códigos de transação, Event Logs, campos de mudança de status ou registros de ações específicas do usuário dentro do sistema de origem.

O Event Time (Tempo do Evento) registra o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no ciclo de vida da fatura. Cada atividade, desde 'Fatura Recebida' até 'Fatura Compensada', possui um timestamp associado.

Este atributo é crucial para a análise de desempenho. Permite o cálculo dos tempos de ciclo entre atividades (por exemplo, tempo de aprovação, tempo de pagamento) e o tempo total de processamento de ponta a ponta para cada fatura. Ao analisar essas durações, as organizações podem identificar gargalos, medir o desempenho em relação aos Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e apontar oportunidades de aceleração. Também possibilita a ordenação cronológica dos eventos para reconstruir o fluxo do processo com precisão.

Isso é essencial para calcular os tempos de ciclo, identificar gargalos e analisar a sequência cronológica dos eventos do processo.

Encontrado em logs de sistema, campos de data de criação/alteração de transação ou registros de timestamp de eventos associados a documentos de fatura.

Este atributo identifica o sistema de TI original onde os dados do evento foram gerados ou registrados, como um ERP, um sistema de gestão de documentos ou uma ferramenta de Workflow. Em ambientes com múltiplos sistemas envolvidos no processo de Contas a Pagar, este campo ajuda a distinguir a origem de diferentes atividades.

Analisar os dados por "Sistema de Origem" é útil para entender a fragmentação do processo e os desafios de integração de dados. Pode destacar se atrasos ou problemas estão associados a transferências entre sistemas diferentes. Também é crítico para a governança de dados e validação, garantindo que a visão do processo reflita com precisão as contribuições de cada sistema.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial para a validação de dados, resolução de problemas e análise de variações de processo em diferentes sistemas.

Geralmente é um valor estático adicionado durante o processo de extração de dados ou disponível nos cabeçalhos de logs do sistema.

O carimbo de data/hora de "Última Atualização dos Dados" indica o momento mais recente em que os dados foram extraídos do sistema de origem e carregados no ambiente de Process Mining. Ele não representa quando o evento de negócio ocorreu, mas sim a atualidade dos dados que estão sendo analisados.

Este atributo é importante para a governança de dados e para que os usuários compreendam a pontualidade dos insights. Ele ajuda a confirmar que a análise se baseia em informações atualizadas e pode ser usado para monitorar a saúde e a frequência do pipeline de dados. Garante que os stakeholders estejam cientes da atualidade dos dados ao tomar decisões com base nos dashboards e nas análises de processo.

Crucial para a governança de dados e para garantir que os usuários estejam cientes da atualidade dos dados que estão analisando, o que constrói confiança nos insights.

Este timestamp é geralmente gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

O Código da Empresa é uma chave única que representa uma entidade legal ou empresa distinta dentro de uma organização. As faturas são processadas e registradas em nome de um código de empresa específico.

Este atributo é uma dimensão fundamental para a análise comparativa em organizações multi-entidade. Ele permite o benchmarking do desempenho do processo de Contas a Pagar em diferentes empresas, subsidiárias ou unidades de negócio. A análise pode revelar se certas entidades são mais eficientes, têm taxas de automação mais altas ou sofrem de mais bloqueios de pagamento. Isso ajuda a padronizar as melhores práticas e a identificar problemas específicos da região ou da entidade.

Permite o benchmarking de processos entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio, ajudando a padronizar práticas e identificar problemas localizados.

Localizado no cabeçalho de documentos de transação financeira ou de fatura, representando a entidade lançadora.

A Data de Vencimento da Fatura é a data calculada em que o pagamento deve ser feito ao fornecedor para ser considerado em dia e para evitar possíveis multas ou penalidades por atraso. Ela é tipicamente derivada da data da fatura e dos termos de pagamento acordados (por exemplo, Net 30).

Este atributo é essencial para medir o desempenho do pagamento. É a base para calcular o KPI de Taxa de Pagamento em Dia e para identificar pagamentos atrasados. Comparar a data de vencimento com a data de pagamento real permite a análise da pontualidade do pagamento, ajudando as organizações a melhorar o relacionamento com fornecedores, evitar penalidades e gerenciar estrategicamente o fluxo de caixa.

Isso é crítico para medir o desempenho de pagamento no prazo, gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso de pagamento.

Esta data é frequentemente calculada pelo sistema de origem com base na data da fatura e nos termos de pagamento, e armazenada no cabeçalho da fatura.

O "Nome do Fornecedor" identifica a razão social ou nome comercial do fornecedor que presta os bens ou serviços. Este atributo fornece um contexto de negócio crucial para cada fatura.

Na análise, segmentar o processo por "Nome do Fornecedor" permite a avaliação do desempenho e dos relacionamentos com fornecedores específicos. Pode ajudar a responder a perguntas como: 'Quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação?', 'Temos frequentemente discrepâncias de faturas com certos fornecedores?' ou 'Estamos capturando descontos de pagamento antecipado de forma eficaz para nossos fornecedores chave?'. Esta visão é vital para a área de compras e para a gestão do relacionamento com fornecedores.

Permite a análise de desempenho por fornecedor, auxiliando na identificação de fornecedores problemáticos, na conformidade com os termos de pagamento e nas variações de processo por fornecedor.

Localizado nas tabelas de dados mestre de fornecedores e vinculado aos dados da transação da fatura através de um ID de fornecedor.

O "Nome do Usuário" identifica o funcionário individual ou usuário do sistema responsável pela execução de uma determinada etapa do processo, como lançamento de fatura, aprovação ou contabilização. Para etapas automatizadas, este pode ser um ID de usuário do sistema ou de job em lote.

Este atributo permite uma visão centrada no humano do processo. Ele é usado para analisar a distribuição da carga de trabalho, o desempenho individual ou de equipe e identificar necessidades de treinamento. Ao rastrear as atividades por usuário, as organizações podem descobrir ciclos de retrabalho causados por indivíduos específicos, identificar onde as aprovações estão travando e garantir a segregação de funções adequada. É um atributo chave para entender o elemento humano do processo de Contas a Pagar.

Permite a análise do desempenho individual e da equipe, a distribuição da carga de trabalho e auxilia na identificação de oportunidades de treinamento ou questões de conformidade.

Geralmente encontrado em Event Logs ou em campos 'Alterado Por' / 'Criado Por' em tabelas de transação.

O "Número do Pedido de Compra" é o ID de referência para o documento que inicialmente autorizou a compra de bens ou serviços do fornecedor. As faturas podem ser baseadas em PO ou não.

Este atributo é crítico para analisar o processo de conciliação de faturas. Ele permite distinguir entre faturas baseadas em PO e não baseadas em PO, que frequentemente seguem caminhos de processo muito diferentes. A análise pode se concentrar na eficiência da conciliação de três vias (PO vs. recebimento de mercadorias vs. fatura), identificar razões para falhas de conciliação e medir o KPI de "Taxa de Conciliação no Primeiro Passe". Um número de PO ausente para uma fatura que deveria ter um é frequentemente um indicador de um problema de conformidade do processo.

Crucial para analisar a eficiência da correspondência de faturas, diferenciar processos de faturas com e sem Pedido de Compra e identificar problemas de conformidade.

Encontrado nos dados da transação da fatura, frequentemente em um campo de referência que o vincula ao módulo de compras.

O Valor da Fatura representa o valor bruto total da fatura conforme apresentado pelo fornecedor. Esta é uma métrica financeira crucial para cada caso.

Este atributo é amplamente utilizado na análise financeira e de desempenho. Ele permite filtrar processos com base na materialidade (por exemplo, analisar faturas de alto valor separadamente), identificar gargalos de aprovação para faturas acima de um determinado limite e calcular o impacto financeiro das ineficiências do processo. Por exemplo, pode ser usado para quantificar o valor das faturas bloqueadas ou para priorizar esforços de automação em faturas de alto volume e baixo valor. É uma dimensão fundamental para quase todos os dashboards de Contas a Pagar.

Permite a análise de impacto financeiro, como a quantificação do valor de pagamentos bloqueados, e ajuda a priorizar faturas com base na materialidade.

Geralmente encontrado nas tabelas de cabeçalho ou de item de linha dos dados da transação da fatura.

Os Termos de Pagamento definem as condições sob as quais uma fatura deve ser paga. Isso frequentemente inclui os dias líquidos de vencimento (por exemplo, 30 dias) e quaisquer descontos potenciais por pagamento antecipado (por exemplo, 2% de desconto se pago em 10 dias).

Este atributo fornece um contexto crítico para a análise de desempenho financeiro. Ele é usado para calcular a Data de Vencimento da Fatura e para identificar oportunidades de captura de descontos por pagamento antecipado. Ao analisar o desempenho do processo pelos termos de pagamento, as organizações podem verificar se estão perdendo sistematicamente oportunidades de desconto devido a longos tempos de ciclo internos. Esta análise vincula diretamente a eficiência do processo à economia financeira.

Determina o cálculo da data de vencimento da fatura e é crucial para analisar as taxas de captura de descontos por pagamento antecipado, vinculando a eficiência do processo à economia de custos.

Geralmente proveniente dos dados mestre do fornecedor e copiado para o cabeçalho da transação da fatura no momento da criação.

A "Data de Pagamento" é o carimbo de data/hora que marca quando os fundos foram desembolsados ao fornecedor para uma fatura específica. Este é um marco essencial que muitas vezes significa o fim do fluxo principal de processamento.

Na análise de Process Mining, esta data é comparada com a "Data de Vencimento da Fatura" para determinar se um pagamento foi feito no prazo, antecipado ou atrasado. É um componente central para o cálculo de KPIs críticos, como a "Taxa de Pagamento no Prazo", e para a análise de oportunidades de desconto por pagamento antecipado. Entender a lacuna entre a aprovação da fatura e a data de pagamento também pode revelar ineficiências na execução do pagamento ou nas funções de tesouraria.

Essencial para o cálculo das taxas de pagamento no prazo, análise do comportamento de pagamento e identificação de oportunidades para capturar descontos por pagamento antecipado.

Encontrado nos dados do documento de pagamento ou compensação, que está vinculado à transação original da fatura.

Este atributo booleano indica se uma etapa específica do processo foi executada por um usuário do sistema (automação, Workflow, job em lote) ou por um usuário humano. Isso ajuda a diferenciar entre atividades manuais e automatizadas.

Analisar este atributo é fundamental para entender o nível de automação no processo de Contas a Pagar e medir o sucesso das iniciativas de transformação digital. Ajuda a calcular a taxa de "Processamento Direto" (STP) identificando faturas que são tratadas sem intervenção manual. Comparar o desempenho de caminhos automatizados versus manuais pode construir um caso de negócio para investimentos adicionais em automação, quantificando a economia de tempo e custos.

Permite a medição dos níveis de automação (por exemplo, taxa de Processamento Direto - STP) e ajuda a quantificar o impacto da automação na eficiência do processo.

Frequentemente derivado verificando se o 'UserName' de uma atividade corresponde a um ID de usuário de sistema ou de lote conhecido.

A Moeda da Fatura especifica a unidade monetária na qual o valor da fatura é expresso. Isso é particularmente importante para organizações multinacionais que lidam com fornecedores em diferentes países.

Na análise, este atributo é essencial para interpretar corretamente o Valor da Fatura e para realizar cálculos financeiros precisos. Ele permite filtrar o processo por moeda para entender diferenças regionais ou desafios específicos da moeda. Quando combinado com dados de taxa de câmbio, pode ser usado para normalizar valores financeiros em uma única moeda de relatório para uma análise global consistente.

Fornece o contexto necessário para o valor da fatura, possibilitando análises financeiras precisas e segmentação de processos para organizações globais.

Geralmente localizado no cabeçalho da tabela de transação da fatura juntamente com o valor da fatura.

Um Motivo de Bloqueio é um código ou texto que explica por que uma fatura foi intencionalmente impedida de seguir para a etapa de pagamento. Motivos comuns incluem divergências de quantidade ou preço, ausência de recebimento de mercadorias ou uma inspeção de qualidade necessária.

É um atributo vital para a análise da causa raiz de exceções e retrabalho. Ao analisar a frequência e o impacto de diferentes motivos de bloqueio, as organizações podem identificar as fontes mais comuns de ineficiência em seu processo de Contas a Pagar (AP). Isso permite iniciativas de melhoria direcionadas, como aprimorar a precisão do pedido de compra (PO) com fornecedores ou otimizar o processo de recebimento de mercadorias. A redução dos bloqueios de pagamento é um fator chave para melhorar a taxa de Processamento Direto (STP).

Essencial para a análise da causa-raiz de bloqueios de pagamento, auxiliando na identificação dos maiores impulsionadores de ineficiência e retrabalho no processo.

Encontrado no documento da fatura ou em uma tabela de status relacionada, geralmente preenchido quando ocorre uma atividade 'Bloqueado'.