Uw Kredietbeheer & Incasso Data Template

De Activity Name beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het Kredietbeheer en Incasso proces. Dit zijn de bouwstenen van de proceskaart en vertegenwoordigen acties zoals 'Factuur Verzonden Naar Klant', 'Herinnering Verzonden' of 'Betaling Toegepast Op Factuur'.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Het helpt de daadwerkelijke processtroom bloot te leggen, deze te vergelijken met het ontworpen model en afwijkingen, herwerkcycli en inefficiënte paden te identificeren. Een hoge frequentie van 'Geschil Geregistreerd' activiteiten kan bijvoorbeeld wijzen op problemen met factuurnauwkeurigheid of productkwaliteit.

Dit attribute definieert de stappen in het proces, vormt de basis van de proceskaart en maakt de analyse van processtromen en -variaties mogelijk.

Gegenereerd uit verschillende statuswijzigingen, transactiecodes of event logs binnen de financiële, verkoop- of incassomodules van het bronsysteem.

De Invoice Number is een unieke alfanumerieke code die aan elk factuurdocument wordt toegewezen. Het dient als het centrale referentiepunt voor alle activiteiten en transacties met betrekking tot die specifieke facturering, van aanmaak tot uiteindelijke afwikkeling of afschrijving.

In process mining wordt de Invoice Number gebruikt om alle gerelateerde events, zoals 'Factuur Aangemaakt', 'Betaling Ontvangen' en 'Geschil Geregistreerd', te koppelen aan één enkele procesinstantie of case. Dit maakt de end-to-end visualisatie en analyse van de gehele levenscyclus van een factuur mogelijk. Door processen te analyseren die gegroepeerd zijn op Invoice Number, kunnen organisaties knelpunten identificeren, cyclustijden volgen en de variaties begrijpen in hoe verschillende facturen worden afgehandeld.

Dit is de essentiële Case ID die alle gerelateerde events verbindt, waardoor de reconstructie en analyse van de end-to-end factuurlevenscyclus mogelijk is.

Doorgaans te vinden in de header tabel van een factuur of debiteurendocument in het financiële bronsysteem.

Event Time, of timestamp, markeert het exacte moment waarop een specifieke activiteit in het proces plaatsvond. Het verschaft de chronologische volgorde die nodig is om de reeks gebeurtenissen voor elke factuurzaak te reconstrueren. Deze data is fundamenteel voor elke tijdgebaseerde analyse.\n\nIn process mining wordt Event Time gebruikt om kritieke prestatiestatistieken te berekenen, zoals cyclustijden tussen activiteiten, totale zaakduur en naleving van service level agreements. Zo beïnvloedt de tijd tussen 'Factuur Verzonden' en 'Betaling Ontvangen' direct de Days Sales Outstanding (DSO). Het analyseren van timestamps helpt bij het identificeren van vertragingen, het meten van de efficiëntie van processtappen en het opsporen van knelpunten.

Deze timestamp is cruciaal voor het ordenen van events, het berekenen van cyclustijden en -duren, en het uitvoeren van alle tijdgebaseerde prestatieanalyses.

Doorgaans vastgelegd als een document creatiedatum, boekingsdatum of systeemlog timestamp geassocieerd met een transactie of statuswijziging.

Het Source System attribute identificeert de specifieke applicatie of het platform waar de event data oorspronkelijk is vastgelegd. In complexe IT-landschappen kan een enkel proces, zoals credit-to-cash, meerdere systemen omvatten, bijvoorbeeld een ERP voor facturering en een afzonderlijk incassoplatform voor aanmaningen.

Dit attribute is waardevol voor het begrijpen van de technologische context van het proces. Het kan helpen bij datavalidatie, het identificeren van systeemspecifieke procesvariaties en het diagnosticeren van integratieproblemen tussen verschillende platforms. Analyse kan bijvoorbeeld uitwijzen dat vertragingen consistent optreden wanneer overdrachten plaatsvinden tussen het ERP en de incassotool.

Identificeert de herkomst van de data, wat cruciaal is voor het begrijpen van procesvariaties tussen verschillende systemen en voor datavalidatie.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens het data-extractie (ETL) proces of kan worden gevonden in technische metadata fields binnen de brontabellen.

Dit attribute registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem in de process mining omgeving is gehaald. Het dient als een metadata field dat de versheid van de geanalyseerde dataset weerspiegelt.

Het begrijpen van de Last Data Update is belangrijk om ervoor te zorgen dat elke analyse of elk dashboard de meest actuele staat van het proces weerspiegelt. Het helpt gebruikers de data correct te interpreteren door het 'cutoff point' te kennen. Dit is met name relevant bij het monitoren van doorlopende processen of near-real-time KPI's, aangezien het context biedt voor hoe up-to-date de inzichten zijn.

Geeft de actualiteit van de data aan, biedt context voor de tijdigheid van de analyse en zorgt ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van het cutoff-punt van de data.

Dit is doorgaans metadata die wordt gegenereerd en opgeslagen door de ETL tool of data pipeline tijdens het data-inname proces.

De Dunning Level geeft aan hoe ver een openstaande factuur is gevorderd in het formele incassocommunicatieproces. Dit wordt vaak weergegeven als een nummer of code, waarbij 'Niveau 1' een vriendelijke herinnering kan zijn en 'Niveau 4' een laatste aanmaning vóór juridische stappen.

Het analyseren van de Dunning Level is essentieel voor het evalueren van de effectiviteit van de aanmaningsstrategie. Process mining kan laten zien welke procespaden leiden tot hogere aanmaningsniveaus en of bepaalde niveaus effectief zijn in het triggeren van betaling. Analyse kan bijvoorbeeld aantonen dat de meeste betalingen plaatsvinden na Dunning Level 2, waardoor Niveaus 3 en 4 grotendeels ineffectief en kostbaar zijn. Dit helpt bij het optimaliseren van de timing en inhoud van incassoberichten.

Meet de intensiteit van incassopogingen en is cruciaal voor het analyseren van de effectiviteit van de aanmaningsstrategie in elke fase.

Te vinden in incassobeheermodules of debiteurendata, vaak geassocieerd met de klantenrekening of specifieke vervallen documenten.

Factuurbedrag vertegenwoordigt het totale geldbedrag dat de klant in rekening wordt gebracht en wordt verwacht te betalen. Dit is een fundamenteel financieel cijfer voor elke factuurzaak.\n\nDit attribuut is essentieel voor financiële impactanalyse. Door processtatistieken te correleren met het factuurbedrag, kunnen organisaties hun incassopogingen prioriteren. Analyse kan bijvoorbeeld aantonen dat facturen met een hoge waarde langere betalingsvertragingen ervaren of vaker worden betwist. Het maakt het mogelijk om belangrijke financiële KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) te berekenen en de geldwaarde te bepalen die vastzit in procesknelpunten of afschrijvingen.

Cruciaal voor financiële analyse, het prioriteren van incasso's voor facturen met hoge waarde, en het kwantificeren van de monetaire impact van procesinefficiënties.

Een standaardveld in de factuurheaderdata binnen de debiteuren- of facturatiemodule van het bronsysteem.

Factuurstatus geeft de huidige staat van een factuur binnen zijn levenscyclus aan. Deze status verandert naarmate gebeurtenissen plaatsvinden, van 'Open' bij aanmaak, naar 'Vervallen' indien onbetaald na de vervaldatum, en uiteindelijk naar 'Betaald' of 'Afgeschreven'.\n\nDit attribuut biedt een momentopname van de huidige gezondheid van debiteuren. In een procesmining-analyse helpt het om cases te categoriseren en de uitkomsten van verschillende procesvarianten te begrijpen. Bijvoorbeeld, het vergelijken van de processtromen die leiden tot een 'Betwiste' status versus een 'Betaalde' status kan hoofdoorzaken van betalingsproblemen onthullen. Het wordt ook gebruikt om te filteren op actieve cases, zoals alle momenteel 'Vervallen' facturen, om lopende incassopogingen te analyseren.

Biedt een duidelijk beeld van de huidige status van facturen, waardoor analyse van procesresultaten en filtering op cases in een specifieke fase zoals 'Vervallen' of 'Betwist' mogelijk is.

Doorgaans beschikbaar als een status field op de factuur of de header van het debiteurendocument.

De Customer ID is de unieke code die een specifieke klantenrekening in het systeem vertegenwoordigt. Het koppelt een factuur aan de entiteit die wettelijk verantwoordelijk is voor de betaling.

In een process mining analyse is de Customer ID een kritische dimensie voor segmentatie. Het stelt analisten in staat om procesprestaties te onderzoeken voor specifieke klanten of klantgroepen. Dit kan patronen onthullen zoals welke klanten consequent te laat betalen, welke de meeste geschillen aankaarten, of dat bepaalde procesinefficiënties slechts een deel van het klantenbestand beïnvloeden. Deze inzichten zijn van vitaal belang voor het afstemmen van incassostrategieën en het verbeteren van klantrelaties.

Maakt krachtige segmentatie van de procesdata mogelijk om klantgedrag te analyseren, problematische accounts te identificeren en incassostrategieën op maat te maken.

Beschikbaar in de factuurdocumentheader of gekoppeld via klantstamdatatabellen in het financiële of verkoopsysteem.

Naam Incasseerder identificeert de persoon of groep die is toegewezen om een vervallen factuur te beheren en incassoactiviteiten uit te voeren. Dit kan een boekhoudkundig medewerker, een toegewijde incassomedewerker of een incassoteam zijn.\n\nDit attribuut maakt prestatieanalyse op individueel of teamniveau mogelijk. Door processen te filteren of te vergelijken op basis van de Naam Incasseerder, kunnen organisaties best practices van top performers identificeren, trainingsbehoeften voor anderen detecteren en de werkdrukverdeling analyseren. Het is essentieel voor het begrijpen van het menselijke element van het incassoproces en de impact ervan op resultaten zoals betalingstijden en afschrijvingen.

Maakt analyse van team- en individuele prestaties, werkdrukverdeling en de effectiviteit van verschillende incassomedewerkers of -strategieën mogelijk.

Te vinden in AR-transactiedata, klantstamgegevens of specifieke incassobeheermodules. Het kan overeenkomen met velden zoals 'Boekhoudkundig Medewerker' of 'Gebruikers-ID'.

Reden Geschil legt de oorzaak vast van de weigering van een klant om een factuur te betalen. Veelvoorkomende redenen zijn onjuiste prijzen, beschadigde goederen, hoeveelheidsverschillen of ontbrekende documentatie. Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd wanneer een formele geschilzaak wordt geopend.\n\nDe Reden Geschil is een krachtig attribuut voor hoofdoorzaakanalyse. Door de frequentie van verschillende geschilredenen te analyseren, kan een bedrijf systemische problemen buiten de incassoafdeling identificeren, zoals problemen met verzending, factuurnauwkeurigheid of verkooporderinvoer. Process mining kan verder onthullen hoe verschillende geschilredenen de oplossingstijd en de processtroom beïnvloeden, wat helpt bij het stroomlijnen van het geschillenbeheerproces.

Maakt hoofdoorzaakanalyse van betalingsvertragingen en geschillen mogelijk, en helpt problemen stroomopwaarts in gebieden zoals facturering, verzending of verkoop te identificeren en op te lossen.

Opgeslagen in modules voor geschillenbeheer, CRM-systemen of als een redencode op de factuur of het debiteurendocument zelf.

De Due Date is de specifieke datum waarop een factuurbetaling ontvangen moet zijn om als tijdig te worden beschouwd. Deze wordt doorgaans berekend op basis van de factuurcreatietatum en de overeengekomen betalingstermijn.

Deze datum is een kritische benchmark voor prestatiemeting in het incassoproces. Het vormt de basis voor het bepalen of een betaling te laat is, het triggeren van aanmaningsprocedures en het berekenen van verouderingsrapporten. In process mining wordt de Due Date gebruikt om KPI's zoals de On-Time Payment Rate en Days Sales Outstanding (DSO) te berekenen, en om de effectiviteit van incassoactiviteiten te analyseren in relatie tot betalingsdeadlines.

Dient als de primaire benchmark voor het meten van tijdige betalingsprestaties en is essentieel voor het berekenen van KPI's zoals DSO en betalingstijdigheid.

Te vinden in de factuurheaderdata. Het kan een direct veld zijn of afgeleid van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden.

De Company Code is een organisatorische eenheidsidentificator die een juridisch onafhankelijk bedrijf of een afzonderlijk bedrijfsonderdeel vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. In een multi-entiteit organisatie wordt elke transactie toegewezen aan een specifieke company code.

Dit attribute is fundamenteel voor analyse op organisatieniveau. Het maakt het mogelijk om procesprestaties te vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten, dochterondernemingen of bedrijfsonderdelen. Dergelijke vergelijkingen kunnen verschillen in procesefficiëntie, beleidsnaleving en prestaties van incassomedewerkers tussen onderdelen van de organisatie aan het licht brengen, wat de uitwisseling van best practices en de standaardisatie van processen vergemakkelijkt waar nodig.

Maakt procesvergelijking en prestatiebenchmarking mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten, dochterondernemingen of bedrijfsonderdelen binnen een organisatie.

Een standaard organisatieveld op alle financiële documenten, inclusief facturen, binnen een ERP-systeem.

Betalingsvoorwaarden specificeren de voorwaarden waaronder een verkoop wordt gedaan, voornamelijk met betrekking tot de timing van de betaling. Ze worden meestal uitgedrukt als een code of korte tekst, zoals 'Netto 30' (betaling verschuldigd binnen 30 dagen) of '2/10 Netto 30' (een korting van 2% indien betaald binnen 10 dagen, anders is het volledige bedrag verschuldigd binnen 30 dagen).\n\nDit attribuut biedt essentiële context voor de vervaldatum van de factuur en het betalingsgedrag van de klant. Het analyseren van het proces op basis van betalingsvoorwaarden kan onthullen of bepaalde voorwaarden gecorreleerd zijn met hogere percentages late betalingen of geschillen. Het kan ook worden gebruikt om de effectiviteit van vroegbetalingskortingen te beoordelen en om toekomstige onderhandelingen over betalingsvoorwaarden met klanten te informeren, wat helpt bij het optimaliseren van de cashflow.

Biedt context voor factuurvervaldata en maakt analyse mogelijk van hoe verschillende betalingsovereenkomsten de tijdige betalingspercentages en de algehele cashflow beïnvloeden.

Opgeslagen in klantstamdata of op de verkooporder- en factuurheader.

Factuurvaluta specificeert de munteenheid, zoals USD, EUR of JPY, waarin de factuur is opgesteld en betaling wordt verwacht. Dit is met name relevant voor bedrijven die internationaal opereren.\n\nHoewel process mining zich vaak richt op processtromen in plaats van financiële conversies, is dit attribuut belangrijk voor een correcte interpretatie van het Factuurbedrag. Het maakt het mogelijk om de analyse te filteren op een specifieke valuta of om het proces te segmenteren om te zien of transacties in bepaalde valuta's verschillende patronen volgen, wellicht vanwege internationale betalingsvertragingen of verschillende incassostrategieën in buitenlandse markten.

Biedt de noodzakelijke context voor het factuurbedrag en maakt segmentatie van de analyse per valuta mogelijk, wat relevant kan zijn voor internationale bedrijven.

Een standaardveld in de factuurheaderdata.

Klantsegment is een categorisatie die klanten groepeert op basis van gemeenschappelijke kenmerken. Segmenten kunnen worden gedefinieerd door factoren zoals branche (bijv. productie, detailhandel), grootte (bijv. grote onderneming, MKB), geografische regio of strategische waarde (bijv. goud, zilver, brons).\n\nDit attribuut maakt een meer genuanceerde en strategische analyse van het incassoproces mogelijk. Door de procesprestaties van verschillende segmenten te vergelijken, kunnen bedrijven ontdekken dat bepaalde klantgroepen uniek betalingsgedrag of specifieke uitdagingen hebben. Internationale klanten kunnen bijvoorbeeld langere betalingstermijnen hebben vanwege grensoverschrijdend bankieren. Deze inzichten maken de ontwikkeling van gerichte incassostrategieën en -beleid voor elk segment mogelijk, wat de algehele efficiëntie en klanttevredenheid verbetert.

Maakt vergelijkende analyse tussen verschillende klantgroepen mogelijk, wat de ontwikkeling van gerichte incassostrategieën en -beleid faciliteert.

Doorgaans te vinden in de klantstamdata binnen een CRM- of ERP-systeem.