Seu Template de Dados para Gestão de Crédito e Cobrança

O Nome da Atividade descreve um passo ou marco específico no processo de Gestão de Crédito e Cobrança. Estes são os blocos fundamentais do mapa de processos, representando ações como 'Fatura Enviada ao Cliente', 'Lembrete Enviado' ou 'Pagamento Aplicado à Fatura'.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é o cerne do Process Mining. Isso ajuda a descobrir o fluxo real do processo, compará-lo com o modelo planejado e identificar desvios, loops de retrabalho e caminhos ineficientes. Por exemplo, uma alta frequência de atividades de 'Disputa Registrada' pode indicar problemas com a precisão do faturamento ou com a qualidade do produto.

Este atributo define as etapas do processo, formando a base do mapa de processos e permitindo a análise de fluxos e variações.

Gerado a partir de várias mudanças de status, códigos de transação ou logs de eventos dentro dos módulos financeiro, de vendas ou de cobrança do sistema de origem.

O Número da Fatura é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada documento de fatura. Ele atua como o ponto de referência central para todas as atividades e transações relacionadas a esse faturamento específico, desde a criação até a liquidação final ou baixa.

No Process Mining, o Número da Fatura é usado para vincular todos os eventos relacionados, como 'Fatura Criada', 'Pagamento Recebido' e 'Disputa Registrada', em uma única instância de processo ou caso. Isso permite a visualização e análise de ponta a ponta de todo o ciclo de vida de uma fatura. Ao analisar processos agrupados pelo Número da Fatura, as organizações podem identificar gargalos, rastrear tempos de ciclo e entender as variações na forma como diferentes faturas são tratadas.

Este é o Case ID essencial que conecta todos os eventos relacionados, permitindo a reconstrução e análise de todo o ciclo de vida da fatura.

Normalmente encontrado na tabela de cabeçalho de uma fatura ou documento de contas a receber no sistema financeiro de origem.

O Tempo do Evento, ou timestamp, marca o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no processo. Ele fornece a ordem cronológica necessária para reconstruir a sequência de eventos de cada fatura. Esses dados são fundamentais para qualquer análise baseada em tempo.

No Process Mining, o Tempo do Evento é usado para calcular métricas críticas de desempenho, como tempos de ciclo entre atividades, duração total do caso e adesão aos acordos de nível de serviço (SLAs). Por exemplo, o tempo entre "Fatura Enviada" e "Pagamento Recebido" impacta diretamente o DSO. A análise dos timestamps ajuda a identificar atrasos, medir a eficiência das etapas do processo e apontar gargalos.

Este timestamp é fundamental para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e durações, além de realizar todas as análises de desempenho baseadas em tempo.

Normalmente registrado como data de criação do documento, data de lançamento ou timestamp do log do sistema associado a uma transação ou mudança de status.

O atributo Sistema de Origem identifica o aplicativo ou plataforma específica onde os dados do evento foram originalmente registrados. Em ambientes de TI complexos, um único processo como o credit-to-cash pode abranger vários sistemas, por exemplo, um ERP para faturamento e uma plataforma de cobrança separada para dunning.

Este atributo é valioso para entender o contexto tecnológico do processo. Ele ajuda na validação de dados, na identificação de variações de processos específicas de cada sistema e no diagnóstico de problemas de integração entre plataformas. Por exemplo, a análise pode revelar que os atrasos ocorrem consistentemente nas transferências entre o ERP e a ferramenta de cobrança.

Identifica a origem dos dados, o que é crucial para entender as variações do processo em diferentes sistemas e para a validação dos dados.

Esta informação é frequentemente adicionada durante o processo de extração de dados (ETL) ou pode ser encontrada em campos de metadados técnicos nas tabelas de origem.

Este atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos pela última vez do sistema de origem para o ambiente de Process Mining. Ele serve como um campo de metadados que reflete a atualidade do conjunto de dados analisado.

Entender a Última Atualização de Dados é importante para garantir que qualquer análise ou Dashboard reflita o estado mais atual do processo. Ajuda os usuários a interpretarem os dados corretamente ao conhecerem seu ponto de corte. Isso é particularmente relevante ao monitorar processos em andamento ou KPIs em tempo real, pois fornece contexto sobre o quão atualizados os Insights estão.

Indica quão recentes são os dados, fornecendo contexto para a atualidade da análise e garantindo que os usuários saibam qual é o ponto de corte dos dados.

Isso é normalmente um metadado gerado e armazenado pela ferramenta de ETL ou pipeline de dados durante o processo de ingestão de dados.

A Data de Vencimento é a data específica em que o pagamento de uma fatura deve ser recebido para ser considerado pontual. Normalmente, é calculada com base na data de criação da fatura e nos termos de pagamento acordados.

Esta data é um benchmark crítico para a medição de desempenho no processo de cobrança. É a base para determinar se um pagamento está atrasado, acionar procedimentos de cobrança e calcular relatórios de aging. No Process Mining, a Data de Vencimento é usada para calcular KPIs como Taxa de Pagamento no Prazo e Days Sales Outstanding (DSO), além de analisar a eficácia das atividades de cobrança em relação aos prazos de pagamento.

Serve como o principal benchmark para medir o desempenho de pagamentos pontuais e é essencial para calcular KPIs como DSO e pontualidade de pagamento.

Encontrado nos dados de cabeçalho da fatura. Pode ser um campo direto ou derivado da data da fatura e dos prazos de pagamento.

O ID do Cliente é o código exclusivo que representa uma conta de cliente específica no sistema. Ele vincula uma fatura à entidade legalmente responsável pelo pagamento.

Em uma análise de Process Mining, o ID do Cliente é uma dimensão crítica para segmentação. Permite que os analistas examinem o desempenho do processo para clientes ou grupos de clientes específicos. Isso pode revelar padrões como quais clientes pagam com atraso consistentemente, quais geram mais disputas ou se certas ineficiências do processo afetam apenas uma parcela da base de clientes. Esses Insights são vitais para personalizar estratégias de cobrança e melhorar o relacionamento com o cliente.

Permite uma segmentação poderosa dos dados do processo para analisar o comportamento do cliente, identificar contas problemáticas e personalizar as estratégias de cobrança.

Disponível no cabeçalho do documento da fatura ou vinculado através das tabelas de dados mestre de clientes no sistema financeiro ou de vendas.

O Motivo da Disputa captura a causa da recusa de um cliente em pagar uma fatura. Motivos comuns incluem preços incorretos, mercadorias danificadas, divergências de quantidade ou falta de documentação. Essas informações geralmente são registradas quando um caso de disputa formal é aberto.

O Motivo da Disputa é um atributo poderoso para análise de causa raiz. Ao analisar a frequência de diferentes motivos de disputa, uma empresa pode identificar problemas sistêmicos fora do departamento de cobrança, como problemas no envio, precisão do faturamento ou entrada de pedidos de venda. O Process Mining pode revelar ainda como diferentes motivos de disputa impactam o tempo de resolução e o fluxo do processo, ajudando a simplificar a gestão de disputas.

Permite a análise de causa raiz de atrasos em pagamentos e disputas, ajudando a identificar e corrigir problemas anteriores em áreas como faturamento, frete ou vendas.

Armazenado em módulos de gestão de disputas, sistemas CRM ou como um código de motivo na própria fatura ou documento de contas a receber.

O Nível de Cobrança (Dunning Level) indica o quanto uma fatura vencida progrediu no processo formal de comunicação de cobrança. Isso é frequentemente representado por um número ou código, onde o 'Nível 1' pode ser um lembrete amigável e o 'Nível 4' um aviso final antes de medidas legais.

Analisar o Nível de Cobrança é fundamental para avaliar a eficácia da estratégia de cobrança. O Process Mining pode mostrar quais caminhos de processo levam a níveis de cobrança mais altos e se certos níveis são eficazes para gerar pagamentos. Por exemplo, a análise pode revelar que a maioria dos pagamentos ocorre após o Nível de Cobrança 2, tornando os níveis 3 e 4 ineficazes e caros. Isso ajuda a otimizar o tempo e o conteúdo das notificações de cobrança.

Mede a intensidade dos esforços de cobrança e é fundamental para analisar a eficácia da estratégia de cobrança em cada estágio.

Encontrado em módulos de gestão de cobrança ou dados de contas a receber, frequentemente associado à conta do cliente ou a documentos vencidos específicos.

O Nome do Cobrador identifica o indivíduo ou grupo encarregado de gerenciar uma fatura vencida e realizar as atividades de cobrança. Pode ser um assistente financeiro, um agente de cobrança dedicado ou uma equipe de cobrança.

Este atributo permite a análise de desempenho em nível individual ou de equipe. Ao filtrar ou comparar processos com base no Nome do Cobrador, as organizações podem identificar as melhores práticas dos profissionais com melhor desempenho, detectar necessidades de treinamento e analisar a distribuição de carga de trabalho. É essencial para entender o elemento humano no processo de cobrança e seu impacto em resultados como prazos de pagamento e baixas.

Permite a análise do desempenho de equipes e indivíduos, a distribuição da carga de trabalho e a eficácia de diferentes agentes ou estratégias de cobrança.

Encontrado nos dados de transação de AR, registros mestre de clientes ou módulos específicos de gestão de cobrança. Pode corresponder a campos como "Responsável Contábil" ou "ID do Usuário".

O Status da Fatura indica o estado atual de uma fatura dentro do seu ciclo de vida. Este status muda conforme os eventos ocorrem, passando de "Aberta" na criação, para "Vencida" se não for paga após o vencimento e, finalmente, para "Paga" ou "Baixada".

Este atributo fornece um panorama da saúde atual do contas a receber. Na análise de Process Mining, ele ajuda a categorizar os casos e entender os resultados das diferentes variantes do processo. Por exemplo, comparar os fluxos de processo que levam ao status "Disputada" em relação ao status "Paga" pode revelar as causas raiz de atritos no pagamento. Também é usado para filtrar casos ativos, como todas as faturas atualmente "Vencidas", para analisar os esforços de cobrança em andamento.

Fornece uma visão clara do estado atual das faturas, permitindo a análise dos resultados do processo e a filtragem de casos em estágios específicos, como "Vencido" ou "Disputado".

Normalmente disponível como um campo de status no cabeçalho da fatura ou do documento de contas a receber.

O Valor da Fatura representa a soma total de dinheiro que o cliente é faturado e deve pagar. Este é um valor financeiro fundamental para cada caso de fatura.

Este atributo é essencial para a análise de impacto financeiro. Ao correlacionar as métricas do processo com o valor da fatura, as organizações podem priorizar seus esforços de cobrança. Por exemplo, a análise pode mostrar que faturas de alto valor sofrem maiores atrasos no pagamento ou têm maior probabilidade de serem contestadas. Ele permite calcular KPIs financeiros fundamentais, como o DSO, e determinar o valor monetário imobilizado em gargalos do processo ou baixas.

Crucial para análise financeira, priorização de cobranças para faturas de alto valor e quantificação do impacto monetário das ineficiências do processo.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura dentro do módulo de contas a receber ou faturamento do sistema de origem.

O Código da Empresa (Company Code) é um identificador de unidade organizacional que representa uma empresa legalmente independente ou uma área de negócio distinta para a qual as demonstrações financeiras são preparadas. Em uma organização multi-entidade, cada transação é atribuída a um código de empresa específico.

Este atributo é fundamental para a análise em nível organizacional. Ele permite que o desempenho do processo seja comparado entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio. Tais comparações podem destacar diferenças na eficiência do processo, adesão a políticas e desempenho de cobrança entre partes da organização, facilitando o compartilhamento de melhores práticas e a padronização de processos.

Permite a comparação de processos e o benchmarking de desempenho entre diferentes entidades legais, subsidiárias ou unidades de negócio dentro de uma organização.

Um campo organizacional padrão em todos os documentos financeiros, incluindo faturas, dentro de um sistema ERP.

Os Prazos de Pagamento especificam as condições sob as quais uma venda é realizada, referindo-se principalmente ao tempo para o pagamento. Eles são geralmente expressos como um código ou texto curto, como "Net 30" (pagamento em 30 dias) ou "2/10 Net 30" (2% de desconto se pago em 10 dias, caso contrário, o valor total deve ser pago em 30 dias).

Este atributo fornece o contexto essencial para a data de vencimento da fatura e o comportamento de pagamento do cliente. Analisar o processo pelos prazos de pagamento pode revelar se certos prazos estão correlacionados com taxas mais altas de atrasos ou disputas. Também pode ser usado para avaliar a eficácia dos descontos por pagamento antecipado e para informar futuras negociações de prazos com clientes, ajudando a otimizar o fluxo de caixa.

Fornece contexto para as datas de vencimento das faturas e permite analisar como diferentes acordos de pagamento impactam as taxas de pontualidade e o fluxo de caixa geral.

Armazenado nos dados mestres do cliente ou no cabeçalho do pedido de venda e da fatura.

A Moeda da Fatura especifica a unidade monetária, como BRL, USD ou EUR, na qual a fatura é emitida e o pagamento é esperado. Isso é particularmente relevante para empresas que operam internacionalmente.

Embora o Process Mining foque frequentemente nos fluxos de processos em vez de conversões financeiras, este atributo é importante para interpretar corretamente o Valor da Fatura. Ele permite filtrar a análise por uma moeda específica ou segmentar o processo para verificar se transações em certas moedas seguem padrões diferentes, talvez devido a atrasos no processamento de pagamentos internacionais ou diferentes estratégias de cobrança em mercados estrangeiros.

Fornece o contexto necessário para o Valor da Fatura e permite a segmentação da análise por moeda, o que é relevante para empresas internacionais.

Um campo padrão nos dados de cabeçalho da fatura.

O Segmento de Cliente é uma categorização que agrupa clientes com base em características compartilhadas. Os segmentos podem ser definidos por fatores como setor (ex: manufatura, varejo), tamanho (ex: grande empresa, PME), região geográfica ou valor estratégico (ex: ouro, prata, bronze).

Este atributo permite uma análise mais refinada e estratégica do processo de cobrança. Ao comparar o desempenho do processo em diferentes segmentos, as empresas podem descobrir que certos grupos de clientes têm comportamentos de pagamento ou desafios únicos. Por exemplo, clientes internacionais podem enfrentar ciclos de pagamento mais longos devido a trâmites bancários transfronteiriços. Esses insights permitem o desenvolvimento de estratégias e políticas de cobrança direcionadas para cada segmento, melhorando a eficiência geral e a satisfação do cliente.

Permite a análise comparativa entre diferentes grupos de clientes, possibilitando o desenvolvimento de estratégias e políticas de cobrança direcionadas.

Normalmente encontrado nos dados mestres do cliente em um sistema CRM ou ERP.