Su Plantilla de Datos de Gestión de Crédito y Cobranzas

El Tiempo del Evento, o timestamp, marca el momento exacto en que una actividad específica tuvo lugar en el proceso. Proporciona el orden cronológico necesario para reconstruir la secuencia de eventos para cada caso de factura. Estos datos son fundamentales para cualquier análisis basado en el tiempo.

En Process Mining, el Tiempo del Evento se utiliza para calcular métricas de rendimiento críticas como los tiempos de ciclo entre actividades, la duración total del caso y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Por ejemplo, el tiempo entre 'Factura Enviada' y 'Pago Recibido' impacta directamente los Days Sales Outstanding (DSO). Analizar los timestamps ayuda a identificar retrasos, medir la eficiencia de los pasos del proceso y señalar cuellos de botella.

Esta marca de tiempo es crítica para ordenar eventos, calcular tiempos de ciclo y duraciones, y realizar todo el análisis de rendimiento basado en el tiempo.

Típicamente registrado como una fecha de creación de documento, fecha de contabilización o marca de tiempo de registro del sistema asociada a una transacción o cambio de estado.

El Nombre de la Actividad describe un paso o hito específico en el proceso de Gestión de Crédito y Cobranzas. Estos son los bloques de construcción del mapa de procesos, representando acciones como 'Factura Enviada al Cliente', 'Recordatorio Enviado' o 'Pago Aplicado a Factura'.

Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades es el núcleo de Process Mining. Ayuda a descubrir el flujo real del proceso, compararlo con el modelo diseñado e identificar desviaciones, bucles de retrabajo y vías ineficientes. Por ejemplo, una alta frecuencia de actividades de 'Disputa Registrada' podría indicar problemas con la precisión de la factura o la calidad del producto.

Este atributo define los pasos del proceso, formando la base del mapa de procesos y permitiendo el análisis de los flujos y variaciones del proceso.

Generado a partir de diversos cambios de estado, códigos de transacción o registros de eventos dentro de los módulos financieros, de ventas o de cobros del sistema de origen.

El Número de Factura es un código alfanumérico único asignado a cada documento de factura. Actúa como el punto de referencia central para todas las actividades y transacciones relacionadas con esa facturación específica, desde su creación hasta su liquidación final o baja contable.

En Process Mining, el Número de Factura se utiliza para vincular todos los eventos relacionados, como 'Factura Creada', 'Pago Recibido' y 'Disputa Registrada', en una única instancia o caso de proceso. Esto permite la visualización y el análisis de extremo a extremo de todo el ciclo de vida de una factura. Al analizar los procesos agrupados por Número de Factura, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella, rastrear los tiempos de ciclo y comprender las variaciones en cómo se manejan las diferentes facturas.

Este es el Case ID fundamental que vincula todos los eventos relacionados, lo que permite reconstruir y analizar el ciclo de vida completo de la factura de principio a fin.

Típicamente encontrado en la tabla de cabecera de una factura o documento de cuentas por cobrar en el sistema financiero de origen.

El atributo Sistema de Origen identifica la aplicación o plataforma específica donde se registraron originalmente los datos del evento. En entornos de TI complejos, un único proceso como el de crédito a efectivo puede abarcar múltiples sistemas, por ejemplo, un ERP para la facturación y una plataforma de cobros separada para el dunning.

Este atributo es valioso para comprender el contexto tecnológico del proceso. Puede ayudar en la validación de datos, la identificación de variaciones de procesos específicas del sistema y el diagnóstico de problemas de integración entre diferentes plataformas. Por ejemplo, el análisis podría revelar que los retrasos ocurren consistentemente cuando hay traspasos entre el ERP y la herramienta de cobros.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para comprender las variaciones del proceso entre diferentes sistemas y para la validación de datos.

Esta información a menudo se añade durante el proceso de extracción de datos (ETL) o puede encontrarse en campos de metadatos técnicos dentro de las tablas de origen.

Este atributo registra la fecha y hora en que los datos fueron extraídos por última vez del sistema de origen al entorno de Process Mining. Sirve como un campo de metadatos que refleja la frescura del conjunto de datos que se está analizando.

Comprender la Última Actualización de Datos es importante para asegurar que cualquier análisis o panel de control refleje el estado más actual del proceso. Ayuda a los usuarios a interpretar los datos correctamente al conocer su punto de corte. Esto es particularmente relevante al monitorear procesos en curso o KPI casi en tiempo real, ya que proporciona contexto sobre cuán actualizados están los insights.

Indica la frescura de los datos, proporcionando contexto para la puntualidad del análisis y asegurando que los usuarios estén al tanto del punto de corte de los datos.

Esto es típicamente metadatos generados y almacenados por la herramienta ETL o el pipeline de datos durante el proceso de ingesta de datos.

El Estado de la Factura indica el estado actual de una factura dentro de su ciclo de vida. Este estado cambia a medida que ocurren eventos, pasando de 'Abierta' al momento de su creación, a 'Vencida' si no se paga después de la fecha de vencimiento, y finalmente a 'Pagada' o 'Cancelada'.

Este atributo proporciona una instantánea de la salud actual de las cuentas por cobrar. En un análisis de Process Mining, ayuda a categorizar casos y comprender los resultados de diferentes variantes de proceso. Por ejemplo, comparar los flujos de proceso que conducen a un estado 'Disputado' frente a un estado 'Pagado' puede revelar las causas raíz de la fricción en el pago. También se utiliza para filtrar casos activos, como todas las facturas actualmente 'Vencidas', para analizar los esfuerzos de cobro en curso.

Proporciona una vista clara del estado actual de las facturas, permitiendo el análisis de los resultados del proceso y el filtrado de casos en una etapa específica como 'Vencida' o 'Disputada'.

Típicamente disponible como un campo de estado en la cabecera de la factura o del documento de cuentas por cobrar.

La Fecha de Vencimiento es la fecha específica en la que debe recibirse un pago de factura para ser considerado a tiempo. Se calcula típicamente en base a la fecha de creación de la factura y los términos de pago acordados.

Esta fecha es un punto de referencia crítico para la medición del rendimiento en el proceso de cobros. Es la base para determinar si un pago está atrasado, activar procedimientos de cobro y calcular informes de antigüedad. En Process Mining, la Fecha de Vencimiento se utiliza para calcular KPI como la Tasa de Pago a Tiempo y los Días de Ventas Pendientes (DSO), y para analizar la efectividad de las actividades de cobro en relación con los plazos de pago.

Sirve como el principal punto de referencia para medir el rendimiento de pago a tiempo y es esencial para calcular KPI como el DSO y la puntualidad de pago.

Se encuentra en los datos de cabecera de la factura. Puede ser un campo directo o derivarse de la fecha de la factura y las condiciones de pago.

El ID de Cliente es el código único que representa una cuenta de cliente específica en el sistema. Vincula una factura a la entidad legalmente responsable del pago.

En un análisis de Process Mining, el ID de Cliente es una dimensión crítica para la segmentación. Permite a los analistas examinar el rendimiento del proceso para clientes específicos o grupos de clientes. Esto puede revelar patrones como qué clientes pagan tarde consistentemente, cuáles presentan más disputas o si ciertas ineficiencias del proceso solo afectan a un subconjunto de la base de clientes. Estos insights son vitales para adaptar las estrategias de cobro y mejorar las relaciones con los clientes.

Permite una potente segmentación de los datos del proceso para analizar el comportamiento del cliente, identificar cuentas problemáticas y adaptar las estrategias de cobro.

Disponible en la cabecera del documento de factura o vinculado a través de tablas de datos maestros de clientes en el sistema financiero o de ventas.

El Importe de la Factura representa la suma total de dinero que se factura al cliente y que se espera que pague. Esta es una cifra financiera fundamental para cada caso de factura.

Este atributo es esencial para el análisis del impacto financiero. Al correlacionar las métricas del proceso con el importe de la factura, las organizaciones pueden priorizar sus esfuerzos de cobro. Por ejemplo, el análisis podría mostrar que las facturas de alto valor experimentan retrasos de pago más largos o son más propensas a ser disputadas. Permite calcular KPI financieros clave como los Days Sales Outstanding (DSO) y determinar el valor monetario inmovilizado en cuellos de botella del proceso o cancelaciones.

Fundamental para el análisis financiero, priorizar los cobros de facturas de alto valor y cuantificar el impacto monetario de las ineficiencias del proceso.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura dentro del módulo de cuentas por cobrar o facturación del sistema de origen.

El Nivel de Cobro indica cuánto ha avanzado una factura vencida a través del proceso formal de comunicación de cobros. A menudo se representa como un número o código, donde el 'Nivel 1' podría ser un recordatorio suave y el 'Nivel 4' podría ser un aviso final antes de una acción legal.

Analizar el Nivel de Cobro es clave para evaluar la efectividad de la estrategia de cobro. Process Mining puede mostrar qué rutas de proceso conducen a niveles de cobro más altos y si ciertos niveles son efectivos para desencadenar el pago. Por ejemplo, el análisis puede revelar que la mayoría de los pagos ocurren después del Nivel de Cobro 2, haciendo que los Niveles 3 y 4 sean en gran medida ineficaces y costosos. Esto ayuda a optimizar el momento y el contenido de los avisos de cobro.

Mide la intensidad de los esfuerzos de cobro y es crítico para analizar la efectividad de la estrategia de cobro en cada etapa.

Se encuentra en módulos de gestión de cobros o datos de cuentas por cobrar, a menudo asociado con la cuenta del cliente o documentos vencidos específicos.

El Nombre del Cobrador identifica al individuo o grupo asignado para gestionar una factura vencida y realizar actividades de cobro. Esto podría ser un contable, un agente de cobros dedicado o un equipo de cobros.

Este atributo permite el análisis de rendimiento a nivel individual o de equipo. Al filtrar o comparar procesos basados en el Nombre del Cobrador, las organizaciones pueden identificar las mejores prácticas de los de mejor rendimiento, detectar necesidades de capacitación para otros y analizar la distribución de la carga de trabajo. Es esencial para comprender el elemento humano del proceso de cobros y su impacto en resultados como los tiempos de pago y las cancelaciones.

Permite el análisis del rendimiento del equipo e individual, la distribución de la carga de trabajo y la eficacia de diferentes agentes o estrategias de cobro.

Se encuentra en los datos de transacciones de Cuentas por Cobrar, registros maestros de clientes o módulos específicos de gestión de cobros. Puede corresponder a campos como 'Contable' o 'ID de Usuario'.

La Razón de la Disputa captura la causa de la negativa de un cliente a pagar una factura. Las razones comunes incluyen precios incorrectos, bienes dañados, discrepancias de cantidad o documentación faltante. Esta información se registra típicamente cuando se abre un caso formal de disputa.

La Razón de la Disputa es un atributo poderoso para el análisis de la causa raíz. Al analizar la frecuencia de diferentes razones de disputa, una empresa puede identificar problemas sistémicos fuera del departamento de cobros, como problemas en el envío, precisión de la facturación o entrada de pedidos de venta. Process Mining puede revelar además cómo las diferentes razones de disputa impactan el tiempo de resolución y el flujo del proceso, ayudando a optimizar el proceso de gestión de disputas.

Permite el análisis de la causa raíz de los retrasos en los pagos y las disputas, ayudando a identificar y solucionar problemas aguas arriba en áreas como la facturación, el envío o las ventas.

Almacenado en módulos de gestión de disputas, sistemas CRM o como un código de motivo en la propia factura o documento de cuentas por cobrar.

Las Condiciones de Pago especifican los términos bajo los cuales se realiza una venta, principalmente en lo que respecta al momento del pago. Generalmente se expresan como un código o texto corto, como 'Net 30' (pago a los 30 días) o '2/10 Net 30' (un descuento del 2% si se paga en 10 días, de lo contrario el importe total vence en 30 días).

Este atributo proporciona un contexto esencial para la fecha de vencimiento de la factura y el comportamiento de pago del cliente. Analizar el proceso por condiciones de pago puede revelar si ciertos términos se correlacionan con tasas más altas de pagos atrasados o disputas. También se puede utilizar para evaluar la efectividad de los descuentos por pago anticipado y para informar futuras negociaciones sobre condiciones de pago con los clientes, ayudando a optimizar el flujo de caja.

Proporciona contexto para las fechas de vencimiento de las facturas y permite analizar cómo los diferentes acuerdos de pago impactan las tasas de pago a tiempo y el flujo de caja general.

Almacenado en los datos maestros del cliente o en la cabecera del pedido de venta y de la factura.

La Moneda de la Factura especifica la unidad monetaria, como USD, EUR o JPY, en la que se emite la factura y se espera el pago. Esto es particularmente relevante para empresas que operan internacionalmente.

Aunque Process Mining a menudo se centra en los flujos de proceso en lugar de las conversiones financieras, este atributo es importante para interpretar correctamente el Importe de la Factura. Permite filtrar el análisis a una moneda específica o segmentar el proceso para ver si las transacciones en ciertas monedas siguen patrones diferentes, quizás debido a retrasos en el procesamiento de pagos internacionales o a diferentes estrategias de cobro en mercados extranjeros.

Proporciona el contexto necesario para el Importe de la Factura y permite la segmentación del análisis por moneda, lo cual puede ser relevante para negocios internacionales.

Un campo estándar en los datos de cabecera de la factura.

El Segmento de Cliente es una categorización que agrupa a los clientes en función de características compartidas. Los segmentos pueden definirse por factores como la industria (ej., manufactura, retail), el tamaño (ej., gran empresa, PYME), la región geográfica o el valor estratégico (ej., oro, plata, bronce).

Este atributo permite un análisis más matizado y estratégico del proceso de cobros. Al comparar el rendimiento del proceso entre diferentes segmentos, las empresas pueden descubrir que ciertos grupos de clientes tienen comportamientos de pago o desafíos únicos. Por ejemplo, los clientes internacionales pueden enfrentar ciclos de pago más largos debido a la banca transfronteriza. Estos conocimientos permiten el desarrollo de estrategias y políticas de cobro específicas para cada segmento, mejorando la eficiencia general y la satisfacción del cliente.

Permite el análisis comparativo entre diferentes grupos de clientes, posibilitando el desarrollo de estrategias y políticas de cobro segmentadas.

Típicamente encontrado en los datos maestros del cliente dentro de un sistema CRM o ERP.

El Código de Empresa es un identificador de unidad organizacional que representa una empresa legalmente independiente o un área de negocio distinta para la cual se preparan estados financieros. En una organización multi-entidad, cada transacción se asigna a un código de empresa específico.

Este atributo es fundamental para el análisis a nivel organizacional. Permite comparar el rendimiento del proceso entre diferentes entidades legales, subsidiarias o unidades de negocio. Dichas comparaciones pueden resaltar diferencias en la eficiencia del proceso, el cumplimiento de políticas y el rendimiento del cobrador entre partes de la organización, facilitando el intercambio de mejores prácticas y la estandarización de procesos cuando sea apropiado.

Permite la comparación de procesos y la evaluación comparativa del rendimiento entre diferentes entidades legales, subsidiarias o unidades de negocio dentro de una organización.

Un campo organizacional estándar en todos los documentos financieros, incluidas las facturas, dentro de un sistema ERP.