Il Vostro Template Dati per la Gestione del Credito e Riscossioni

Il Nome dell'Attività descrive un passo specifico o una tappa fondamentale nel processo di Gestione del Credito e Riscossioni. Questi sono i blocchi costitutivi della mappa di processo, rappresentando azioni come 'Fattura Inviata al Cliente', 'Sollecito Inviato' o 'Pagamento Applicato alla Fattura'.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è il cuore del Process Mining. Aiuta a scoprire il flusso di processo effettivo, confrontarlo con il modello progettato e identificare deviazioni, cicli di rilavorazione e percorsi inefficienti. Ad esempio, un'alta frequenza di attività di 'Contestazione Registrata' potrebbe indicare problemi con l'accuratezza della fattura o la qualità del prodotto.

Questo attributo definisce i passaggi del processo, costituendo la base della mappa di processo e consentendo l'analisi dei flussi di processo e delle variazioni.

Generato da varie modifiche di stato, codici di transazione o event log all'interno dei moduli finanziari, di vendita o di recupero crediti del sistema sorgente.

Il Numero Fattura è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni documento di fattura. Funge da punto di riferimento centrale per tutte le attività e le transazioni relative a quella specifica fatturazione, dalla creazione alla liquidazione finale o svalutazione.

Nel process mining, il Numero Fattura viene utilizzato per collegare tutti gli eventi correlati, come 'Fattura Creata', 'Pagamento Ricevuto' e 'Contestazione Registrata', in una singola istanza di processo o case. Questo consente la visualizzazione e l'analisi end-to-end dell'intero ciclo di vita di una fattura. Analizzando i processi raggruppati per Numero Fattura, le organizzazioni possono identificare i colli di bottiglia, tracciare i tempi di ciclo e comprendere le variazioni nel modo in cui vengono gestite le diverse fatture.

Questo è l'essenziale Case ID che collega tutti gli eventi correlati, consentendo la ricostruzione e l'analisi del ciclo di vita completo della fattura.

Tipicamente trovato nella tabella header di una fattura o di un documento di contabilità clienti nel sistema finanziario di origine.

L'Event Time, o timestamp, segna il momento esatto in cui una specifica attività si è svolta nel processo. Fornisce l'ordine cronologico necessario per ricostruire la sequenza degli eventi per ogni caso di fattura. Questo dato è fondamentale per qualsiasi analisi basata sul tempo.

Nel Process Mining, l'Event Time viene utilizzato per calcolare metriche di performance critiche come i tempi di ciclo tra le attività, la durata totale del caso e l'aderenza agli accordi sui livelli di servizio. Ad esempio, il tempo tra 'Fattura inviata' e 'Pagamento ricevuto' incide direttamente sul Days Sales Outstanding (DSO). L'analisi dei timestamp aiuta a identificare i ritardi, a misurare l'efficienza dei passaggi di processo e a individuare i bottleneck.

Questo timestamp è critico per l'ordinamento degli eventi, il calcolo dei tempi di ciclo e delle durate, e l'esecuzione di tutte le analisi delle prestazioni basate sul tempo.

Tipicamente registrato come data di creazione del documento, data di contabilizzazione o timestamp del log di sistema associato a una transazione o a un cambio di stato.

L'attributo Source System identifica l'applicazione o la piattaforma specifica in cui sono stati originariamente registrati i dati dell'event. In complessi scenari IT, un singolo processo come quello dal credito all'incasso può coinvolgere più sistemi, ad esempio un ERP per la fatturazione e una piattaforma di riscossione separata per i solleciti.

Questo attributo è prezioso per comprendere il contesto tecnologico del processo. Può aiutare nella validazione dei dati, nell'identificazione delle variazioni di processo specifiche del sistema e nella diagnosi di problemi di integrazione tra diverse piattaforme. Ad esempio, l'analisi potrebbe rivelare che i ritardi si verificano costantemente quando i passaggi avvengono tra l'ERP e lo strumento di riscossione.

Identifica l'origine dei dati, che è cruciale per comprendere le variazioni di processo tra diversi sistemi e per la convalida dei dati.

Queste informazioni vengono spesso aggiunte durante il processo di estrazione dati (ETL) o si trovano in campi metadati tecnici all'interno delle tabelle di origine.

Questo attributo registra la data e l'ora in cui i dati sono stati estratti l'ultima volta dal sistema di origine nell'ambiente di process mining. Serve come campo metadati che riflette la freschezza del dataset analizzato.

Comprendere l'Last Data Update è importante per assicurare che qualsiasi analisi o dashboard rifletta lo stato più attuale del processo. Aiuta gli utenti a interpretare correttamente i dati conoscendo il loro punto di cutoff. Ciò è particolarmente rilevante quando si monitorano processi in corso o near-real-time KPI, poiché fornisce contesto su quanto siano aggiornate le intuizioni.

Indica l'attualità dei dati, fornendo contesto per la tempestività dell'analisi e assicurando che gli utenti siano consapevoli del punto di taglio dei dati.

Questo è tipicamente metadati generati e memorizzati dallo strumento ETL o dalla pipeline di dati durante il processo di ingestione dei dati.

La Data di Scadenza è la data specifica entro cui un pagamento di fattura deve essere ricevuto per essere considerato puntuale. È tipicamente calcolata in base alla data di creazione della fattura e ai termini di pagamento concordati.

Questa data è un riferimento critico per la misurazione delle prestazioni nel processo di riscossione. È la base per determinare se un pagamento è in ritardo, attivare le procedure di sollecito e calcolare i report sull'invecchiamento dei crediti. Nel process mining, la Data di Scadenza viene utilizzata per calcolare KPI come il Tasso di Pagamento Puntuale e il Days Sales Outstanding (DSO), e per analizzare l'efficacia delle attività di riscossione in relazione alle scadenze di pagamento.

Serve come punto di riferimento primario per misurare la performance di pagamento puntuale ed è essenziale per il calcolo di KPI come il DSO e la tempestività dei pagamenti.

Trovato nei dati di intestazione della fattura. Può essere un campo diretto o derivato dalla data della fattura e dai termini di pagamento.

L'ID Cliente è il codice unico che rappresenta un account cliente specifico nel sistema. Collega una fattura all'entità legalmente responsabile del pagamento.

In un'analisi di process mining, l'ID Cliente è una dimensione critica per la segmentazione. Permette agli analisti di esaminare le prestazioni del processo per clienti specifici o gruppi di clienti. Questo può rivelare schemi come quali clienti pagano costantemente in ritardo, quali sollevano più contestazioni, o se certe inefficienze del processo influenzano solo un sottoinsieme della base clienti. Queste intuizioni sono vitali per personalizzare le strategie di riscossione e migliorare le relazioni con i clienti.

Consente una potente segmentazione dei dati di processo per analizzare il comportamento dei clienti, identificare account problematici e personalizzare le strategie di recupero crediti.

Disponibile nell'intestazione del documento di fattura o collegato tramite tabelle anagrafiche clienti nel sistema finanziario o di vendita.

L'Importo Fattura rappresenta la somma totale di denaro che viene addebitata al cliente e che ci si aspetta che paghi. Questa è una cifra finanziaria fondamentale per ogni caso di fattura.

Questo attributo è essenziale per l'analisi dell'impatto finanziario. Correlarando le metriche di processo con l'importo della fattura, le organizzazioni possono prioritizzare i loro sforzi di recupero crediti. Ad esempio, l'analisi potrebbe mostrare che le fatture di alto valore subiscono ritardi di pagamento più lunghi o sono più propense a essere contestate. Permette di calcolare KPI finanziari chiave come il Days Sales Outstanding (DSO) e di determinare il valore monetario immobilizzato nei bottleneck di processo o nelle cancellazioni.

Cruciale per l'analisi finanziaria, la prioritizzazione del recupero crediti per fatture di alto valore e la quantificazione dell'impatto monetario delle inefficienze di processo.

Un campo standard nei dati di intestazione della fattura all'interno del modulo contabilità clienti o fatturazione del sistema sorgente.

Il Livello di Sollecito indica quanto una fattura scaduta è progredita attraverso il processo formale di comunicazione di riscossione. Questo è spesso rappresentato come un numero o un codice, dove 'Livello 1' potrebbe essere un sollecito delicato e 'Livello 4' potrebbe essere un avviso finale prima di un'azione legale.

Analizzare il Livello di Sollecito è fondamentale per valutare l'efficacia della strategia di sollecito. Il process mining può mostrare quali percorsi di processo portano a livelli di sollecito più alti e se certi livelli sono efficaci nel far scattare il pagamento. Ad esempio, l'analisi potrebbe rivelare che la maggior parte dei pagamenti avviene dopo il Livello di Sollecito 2, rendendo i Livelli 3 e 4 in gran parte inefficaci e costosi. Questo aiuta a ottimizzare la tempistica e il contenuto degli avvisi di riscossione.

Misura l'intensità degli sforzi di recupero crediti ed è fondamentale per analizzare l'efficacia della strategia di sollecito in ogni fase.

Trovato nei moduli di gestione del recupero crediti o nei dati della contabilità clienti, spesso associato al conto cliente o a specifici documenti scaduti.

La ragione della contestazione cattura la causa del rifiuto di un cliente di pagare una fattura. Le ragioni comuni includono prezzi errati, merci danneggiate, discrepanze di quantità o documentazione mancante. Questa informazione viene tipicamente registrata all'apertura di un caso di contestazione formale.

La ragione della contestazione è un attributo potente per l'analisi delle cause profonde. Analizzando la frequenza delle diverse ragioni di contestazione, un'azienda può identificare problemi sistemici al di fuori del dipartimento di recupero crediti, come problemi di spedizione, accuratezza della fatturazione o inserimento degli ordini di vendita. Il Process Mining può inoltre rivelare come diverse ragioni di contestazione influenzano il tempo di risoluzione e il flusso del processo, aiutando a snellire il processo di gestione delle contestazioni.

Consente l'analisi delle cause profonde di ritardi nei pagamenti e contestazioni, aiutando a identificare e risolvere problemi a monte in aree come la fatturazione, la spedizione o le vendite.

Memorizzato nei moduli di gestione delle contestazioni, nei sistemi CRM o come codice motivo sulla fattura o sul documento AR stesso.

Il nome del recuperatore crediti identifica l'individuo o il gruppo incaricato di gestire una fattura scaduta ed eseguire le attività di recupero crediti. Potrebbe essere un impiegato contabile, un agente di recupero crediti dedicato o un team di recupero crediti.

Questo attributo consente l'analisi delle prestazioni a livello individuale o di team. Filtrando o confrontando i processi in base al nome del recuperatore crediti, le organizzazioni possono identificare le migliori pratiche dei performer più bravi, individuare le esigenze di formazione per gli altri e analizzare la distribuzione del carico di lavoro. È essenziale per comprendere l'elemento umano del processo di recupero crediti e il suo impatto su risultati come i tempi di pagamento e le cancellazioni.

Consente l'analisi delle prestazioni del team e individuali, la distribuzione del carico di lavoro e l'efficacia di diversi agenti o strategie di recupero crediti.

Trovato nei dati delle transazioni AR, nei record anagrafici dei clienti o in moduli specifici di gestione del recupero crediti. Può corrispondere a campi come 'Impiegato Contabile' o 'ID Utente'.

Lo Stato Fattura indica lo stato attuale di una fattura all'interno del suo ciclo di vita. Questo stato cambia man mano che si verificano eventi, passando da 'Aperta' alla creazione, a 'Scaduta' se non pagata oltre la data di scadenza, e infine a 'Pagata' o 'Cancellata'.

Questo attributo fornisce un'istantanea della salute attuale dei crediti. In un'analisi di Process Mining, aiuta a categorizzare i casi e a comprendere i risultati delle diverse varianti di processo. Ad esempio, il confronto dei flussi di processo che portano a uno stato 'Contestata' rispetto a uno stato 'Pagata' può rivelare le cause profonde dell'attrito nei pagamenti. Viene anche utilizzato per filtrare i casi attivi, come tutte le fatture attualmente 'Scadute', per analizzare gli sforzi di recupero crediti in corso.

Fornisce una chiara visione dello stato attuale delle fatture, consentendo l'analisi degli esiti dei processi e il filtraggio dei casi in una fase specifica come 'Scaduta' o 'Contestata'.

Tipicamente disponibile come campo stato sull'intestazione della fattura o del documento di contabilità clienti.

Il Codice Società è un identificatore di unità organizzativa che rappresenta un'azienda legalmente indipendente o un'area di business distinta per la quale vengono preparati i bilanci. In un'organizzazione multi-entità, ogni transazione è assegnata a uno specifico codice società.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi a livello organizzativo. Permette di confrontare le prestazioni del processo tra diverse entità legali, filiali o unità di business. Tali confronti possono evidenziare differenze nell'efficienza del processo, nell'adesione alle politiche e nelle prestazioni degli addetti al recupero crediti tra le diverse parti dell'organizzazione, facilitando la condivisione delle migliori pratiche e la standardizzazione dei processi, ove appropriato.

Consente il confronto dei processi e il benchmarking delle prestazioni tra diverse entità legali, filiali o unità di business all'interno di un'organizzazione.

Un campo organizzativo standard su tutti i documenti finanziari, incluse le fatture, all'interno di un sistema ERP.

Il segmento di clientela è una categorizzazione che raggruppa i clienti in base a caratteristiche condivise. I segmenti possono essere definiti da fattori come il settore (ad esempio, manifatturiero, retail), la dimensione (ad esempio, grande impresa, PMI), la regione geografica o il valore strategico (ad esempio, oro, argento, bronzo).

Questo attributo consente un'analisi più sfumata e strategica del processo di recupero crediti. Confrontando le prestazioni del processo tra diversi segmenti, le aziende possono scoprire che alcuni gruppi di clienti hanno comportamenti di pagamento o sfide uniche. Ad esempio, i clienti internazionali potrebbero affrontare cicli di pagamento più lunghi a causa delle operazioni bancarie transfrontaliere. Queste intuizioni consentono lo sviluppo di strategie e politiche di recupero crediti mirate per ciascun segmento, migliorando l'efficienza complessiva e la soddisfazione del cliente.

Consente l'analisi comparativa tra diversi gruppi di clienti, permettendo lo sviluppo di strategie e politiche di recupero crediti mirate.

Tipicamente trovato nei dati anagrafici del cliente all'interno di un sistema CRM o ERP.

I termini di pagamento specificano le condizioni alle quali viene effettuata una vendita, principalmente per quanto riguarda i tempi di pagamento. Sono solitamente espressi come un codice o un testo breve, come 'Net 30' (pagamento dovuto in 30 giorni) o '2/10 Net 30' (uno sconto del 2% se pagato in 10 giorni, altrimenti l'intero importo è dovuto in 30 giorni).

Questo attributo fornisce un contesto essenziale per la data di scadenza della fattura e il comportamento di pagamento del cliente. Analizzare il processo in base ai termini di pagamento può rivelare se determinati termini sono correlati a tassi più elevati di pagamenti in ritardo o contestazioni. Può anche essere utilizzato per valutare l'efficacia degli sconti per pagamenti anticipati e per informare future negoziazioni sui termini di pagamento con i clienti, contribuendo a ottimizzare il flusso di cassa.

Fornisce contesto per le date di scadenza delle fatture e consente l'analisi di come diversi accordi di pagamento influenzano i tassi di pagamento puntuali e il flusso di cassa complessivo.

Memorizzato nei dati anagrafici del cliente o nell'intestazione dell'ordine di vendita e della fattura.

La Valuta Fattura specifica l'unità di denaro, come USD, EUR o JPY, in cui la fattura è emessa e il pagamento è atteso. Questo è particolarmente rilevante per le aziende che operano a livello internazionale.

Sebbene il Process Mining si concentri spesso sui flussi di processo piuttosto che sulle conversioni finanziarie, questo attributo è importante per interpretare correttamente l'Importo Fattura. Consente di filtrare l'analisi a una valuta specifica o di segmentare il processo per vedere se le transazioni in determinate valute seguono schemi diversi, forse a causa di ritardi nell'elaborazione dei pagamenti internazionali o di diverse strategie di recupero crediti nei mercati esteri.

Fornisce il contesto necessario per l'Importo della Fattura e consente la segmentazione dell'analisi per valuta, il che può essere rilevante per le aziende internazionali.

Un campo standard nei dati di intestazione della fattura.